RESPONSABILIDAD
Del contenido de este documento se responsabiliza su autor, declarando que la
investigación e información obtenida para el desarrollo de este trabajo, son
absolutamente originales y personales. Las conclusiones y recomendaciones
ofrecidas son producto del esfuerzo e iniciativa propios, por lo que garantizo su
autenticidad.
………
Ricardo García Toledo
DEDICATORIA
A mi amada esposa, a mis lindas hijas y a mi querida Madre por su constante
apoyo y comprensión durante todos estos años de esfuerzo y dedicación hasta
AGRADECIMIENTO
La consecución de esta meta ha merecido grandes esfuerzos no sólo de mi
parte sino también de toda mi familia, quienes han tenido que sacrificar parte
del tiempo que normalmente hubiera sido de ellos para dedicarlo a apoyarme
en todo lo que estuvo a su alcance. Por todo ello mi sincero agradecimiento.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial, porque en sus aulas recibí la
formación para convertirme en un profesional íntegro.
A mi Directora de Tesis, Dra. Paquita Salazar, por su paciencia, sabiduría y
constante apoyo, no sólo durante la elaboración de este mi trabajo de grado
sino durante toda la etapa estudiantil.
A la Lic. Hipatia de Rocha, Directora de la Escuela Profesor Luis Merani, por
haberme permitido la realización de mi trabajo investigativo, y a todo el
personal administrativo de la Institución por su oportuna y permanente
RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo describe el proceso de implementación de un sistema
integral de contabilidad para la Escuela Particular Profesor Luis Merani. Se
analizan y establecen procesos, normas, políticas, funciones entre otros
puntos, para mejorar la situación actual de la empresa y establecer un sistema
de información contable útil, adecuado y oportuno para la toma de decisiones
de las Autoridades de la Institución.
Este proyecto ha permitido establecer un diagnóstico de la situación actual del
departamento contable de la institución y establecer oportunidades de mejora
para contribuir a que el área financiera y contable de la Escuela cuenten con un
adecuado esquema de distribución de funciones y actividades para
desempeñar de la mejor manera las tareas cotidianas y contribuir al logro de
los objetivos planteados.
Para cumplir con estos objetivos, el trabajo está estructurado de la siguiente
manera:
CAPÍTULO I trata del planteamiento del problema; la formulación del problema,
describe el objetivo general, los objetivos específicos, la justificación,
delimitación del tema, tipos y diseños de la investigación, los métodos de
investigación, una descripción de la población y la muestra, las técnicas e
instrumentos utilizados para la recolección de información y concluye con la
hipótesis o idea a defender del proyecto.
CAPÍTULO II establece el Marco Referencial del trabajo. Se describe el Marco
Teórico, Conceptual y Legal, es decir todos los conceptos básicos relacionados
con la Contabilidad, sus normas y principios, los sistemas de control. Se
analiza la parte legal de la Contabilidad enmarcada en PCGA, normas NEC y
normas NIIF así como también el ámbito legal de la Institución basado la Ley
CAPÍTULO III abarca un diagnóstico de la situación actual de la Institución, se
presenta su aspecto jurídico, técnico, comercial y tributario y se profundiza en
el tema administrativo. Se realiza un análisis FODA de la institución y se
describe la estructura orgánica y funcional de su departamento financiero
contable, estableciendo un flujograma y un detalle de los procedimientos para
realizar ingresos, egresos y registros contables que se utilizan actualmente.
CAPÍTULO IV es uno de los capítulos más importantes del trabajo, pues en él
se sintetizan y se describe formalmente la propuesta para implementar el
sistema contable, cuyos aspectos fundamentales son los siguientes:
• Estructura Orgánica y Funcional del Departamento Contable • Elaboración del Plan de Cuentas de la Escuela
• Instructivo para el Manejo del Plan de Cuentas • Principios de Control Interno
• Ciclo de Ingresos, incluyendo objetivo, alcance, procedimiento de registro, asientos tipo y medidas de control
• Ciclo de Egresos, incluyendo objetivo, alcance, procedimiento de registro, asientos tipo y medidas de control
• Caja Chica, creación, manejo y esquema de reposiciones
• Diseño del Ciclo Contable, incorporando documentos de respaldo, análisis y desarrollo del ciclo contable y un proceso de seguimiento al
proceso de implementación.
El Capítulo IV concluye con el ejercicio práctico y la presentación de la
contabilidad del mes de Enero de la Institución. Partiendo del balance general
al 31 de diciembre del 2010, se realiza la jornalización de las transacciones del
mes de enero, se presentan los mayores de las cuentas y finalmente se
CAPÍTULO V presenta las conclusiones obtenidas en gran parte del
diagnóstico realizado a la Institución y se establecen las correspondientes
recomendaciones para contribuir a un mejor desarrollo de las actividades y
mejorar el desempeño laboral y económico de la misma.
En la parte final del trabajo se presentan los Anexos, que contienen tablas
legales de leyes tributarias vigentes, así como los formatos y procedimientos
que deberán utilizarse par efectos de la implementación del sistema contable.
Y finalmente se incluye la Bibliografía en donde constan los nombres de los
libros con sus respectivos autores de donde se extrajeron los diferentes
INDICE
CAPITULO I PRESENTACIÓN Y ENFOQUE 1
1.1 Planteamiento del Problema 1
1.2 Formulación del Problema 2
1.3 Objetivos 3
1.4 Justificación del tema 3
1.5 Delimitación del tema 5
1.6 Marco Metodológico 6
1.6.1 Tipo y diseño de la investigación 6
1.6.2 Métodos de la investigación 6
1.6.3 Población y Muestra 7
1.6.4 Técnicas e instrumentos de recolección de información 8
1.7 Hipótesis o idea a defender 9
CAPÍTULO II MARCO REFERENCIAL 10
2.1. Marco Referencial 10
2.2 Marco Teórico 12
2.3 Marco Conceptual 14
2.3.1 Empresa 14
2.3.2 Contabilidad 15
2.3.3 Sistema de Información Contable 17
2.3.4 Manual de Procedimientos Contables 18
2.3.5 Política Contable 19
2.3.6 Cuenta Contable 20
2.3.6.1 Tipos de Cuenta 21
2.3.6.2 Código de Cuentas 22
2.3.6.3 Plan de Cuentas 23
2.3.7 Ciclo Contable 25
2.3.7.1 Flujograma del Ciclo Contable 27
2.3.7.2 Documentos Fuente 27
2.3.7.3 Comprobantes de Venta 28
2.3.7.5 Principio de la partida doble 29
2.3.7.6 Libro Diario 30
2.3.7.7 Libro Mayor 31
2.3.7.8 Estados Financieros 31
2.3.8 Control lnterno 36
2.3.8.1 Definición 36
2.3.8.2 Sistema de Control Interno 36
2.3.8.3 Principios Básicos de Control Interno 37
2.3.8.4 Modalidades de Control Interno 39
2.3.8.5 Tipos de Control Interno 40
2.4 Marco Legal 41
2.4.1 PCGA 41
2.4.2 Normas Internacionales de Contabilidad NIC y Normas
Ecuatorianas de Contabilidad NEC 46
2.4.2.1 NEC 1 49
2.4.2.2 NEC 3 49
2.4.2.3 NEC 4 50
2.4.2.4 NEC 9 50
2.4.2.5 NEC 12 51
2.4.2.6 NEC 13 51
2.4.2.7 NEC 26 52
2.4.2.8 NEC 27 52
2.4.3 NIIF 53
2.4.3.1 Adopción por primera vez de las NIIF 55
2.4.3.2 Instrumentos Financieros 56
2.4.4 Normativa y Base Legal para instituciones educativas 57
2.4.5 Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno 58
2.4.6 Impuestos 61
2.4.6.1 Impuesto al Valor Agregado IVA 61
2.4.6.2 Impuesto a la Renta 66
CAPÍTULO III DIAGNÓSTICO 69
3.1 Aspecto Jurídico 69
3.2 Aspecto Técnico 69
3.3 Aspecto Comercial 70
3.4 Aspecto Tributario 70
3.5 Aspecto Administrativo 70
3.5.1 Análisis FODA 70
3.6 Estructura Orgánica y Funcional 77
3.6.1 Estructura Funcional 77
3.7 Estructura del Departamento Contable 80
3.8 Desarrollo del Proceso Contable 82
3.8.1 Ingresos 82
3.8.2 Egresos 83
3.8.3 Procesos y Registro Contable 84
CAPÍTULO IV PROPUESTA 86
4.1 Diseño del Proceso 86
4.1.1 Visión, Misión, Objetivos y valores 86
4.1.2 Estructura Orgánica del Área Financiera Contable 88
4.1.3 Estructura Funcional del Área Financiera Contable 90
4.2 Propuesta para la Implementación del Sistema Contable 96
4.2.1 Elaboración del Plan de Cuentas 97
4.2.2 Instructivo para el manejo del Plan de Cuentas 112
4.2.3 Principios de Control Interno 152
4.3 Ciclo de Ingresos y Egresos 157
4.3.1 Ciclo de Ingresos 157
4.3.1.1 Objetivo 157
4.3.1.2 Alcance 157
4.3.1.3 Procedimiento de Registro de Ingresos 158
4.3.1.4 Asiento tipo de Ingresos 161
4.3.1.5 Medidas de Control para el Manejo del Efectivo 166
4.3.2.1 Objetivo 167
4.3.2.2 Alcance 167
4.3.2.3 Procedimiento de Registro de Egresos 168
4.3.2.4 Asiento tipo de egresos 170
4.3.2.5 Medidas de control para los egresos 172
4.3.2.6 Creación del Fondo de Caja Chica 172
4.4 Diseño del Ciclo Contable 173
4.4.1 Documentos que respaldan el ciclo contable 174
4.4.2 Análisis y desarrollo del Ciclo Contable 174
4.4.2.1 Generación de las transacciones 174
4.4.2.2 Preparación y revisión de documentos fuente 175
4.4.2.3 Libro Diario 176
4.4.2.4 Libro Mayor 176
4.4.2.5 Ajustes Contables 177
4.4.2.6 Balance de Comprobación 178
4.4.2.7 Estados Financieros 178
4.4.3 Seguimiento de implementación del Plan de Contabilidad 179
Ejercicio Práctico 180
Conclusiones 202
Recomendaciones 203
Listado de Anexos 205
ANEXOS
CAPÍTULO I
PRESENTACIÓN Y ENFOQUE
1.1. Planteamiento del Problema
La Escuela Experimental “Profesor Luis Merani” es una escuela Particular,
en ella se educan 435 alumnos distribuidos en los 7 grados de Educación
Básica. Cuenta con 15 maestros, entre los que se incluyen 3 maestros de
materias especiales; también forman parte de la Institución 3 personas
que se encargan de la parte administrativa y 2 personas que constituyen
el área directiva de la Institución. Su filosofía es totalmente abierta e
impulsa un nuevo modelo de enseñanza y estimulación que incluye a los
niños escolares dentro de un marco pedagógico, que les permita no
solamente desarrollarse físicamente bien, sino también intelectualmente.
Para la Institución constituye un reto el demostrar que la educación
experimental contribuye al cambio de mentalidad con respecto a la
educación y a la vida y consecuentemente, eleva el nivel intelectual de los
niños. Todas las experiencias acumuladas a lo largo de los años de
educación dan origen a conclusiones inesperadas y sorprendentes, que
deben ser socializadas, con el único propósito de mejorar el sistema
educativo, que será el fuerte cimiento sobre el cual, el niño ecuatoriano
construya su verdadera vida.
Actualmente cuentan con un sistema contable poco organizado, lo cual
les impide tomar decisiones con la debida oportunidad. Su principal fuente
de ingresos constituye las matrículas y pensiones de los niños, sin
embargo mantienen un retraso constante y un porcentaje elevado de
incobrables. Esto genera un constante problema de iliquidez y dificultad
para cubrir con los pagos a profesores y otras obligaciones. Se hace muy
necesario diseñar un mecanismo de cobro eficaz y atractivo a fin de
reducir al mínimo posible los retrasos en el pago de pensiones. La
embargo se identifica que existe oportunidades de mejora para esta
actividad. Se lleva un kardex por niño para manejar sus respectivas
cuentas pendientes, sin embargo existe retraso en su actualización. El
proceso de jornalización y mayorización es deficiente, pues no se cumple
diariamente y únicamente se elaboran estados financieros anuales. Es
necesario establecer un mecanismo para que los asientos contables se
realicen diariamente y se mantenga un registro actualizado de mayores
que posibilite contar de manera ágil y oportuna, con toda la información
requerida para la toma de decisiones.
Las Autoridades de la Institución están concientes de todas estas
deficiencias y creen que el manejo adecuado de la información es un
factor fundamental para el éxito de su proceso educativo y de que
mientras mayores sean los argumentos de desarrollo que se les brinde,
mejores serán los resultados que obtengan con sus alumnos. Por todo
ello, están dispuestos a colaborar para la elaboración de esta Tesis de
Grado cuyo tema fundamental sería el establecimiento de un Sistema
Integral de Contabilidad para la Escuela.
1.2. Formulación del Problema
¿Es conveniente la implementación de un Sistema Integral de
Contabilidad en la Escuela Profesor Luis Merani?
1.2.1. Subpreguntas
1. ¿El establecimiento de un sistema contable va a mejorar la recaudación de las pensiones?
2. ¿Se va reducir con esto los problemas de iliquidez?
3. ¿Va a mejorar el sistema de control y manejo de efectivo en la Institución?
4. ¿La información obtenida permitirá la toma de decisiones con mayor rapidez y oportunidad?
1.2.2. Título del Trabajo de Investigación
“Establecimiento de un Sistema de Contabilidad Integral en la Escuela
Profesor Luis Merani”
1.3. Objetivos
1.3.1. Objetivo General
• Establecer en la Escuela Profesor Luis Merani, un Sistema Integral de Contabilidad que permita mantener un registro actualizado de
clientes y movimientos, al tiempo de reducir retrasos en el pago de
pensiones y la consiguiente iliquidez de la Institución.
1.3.2. Objetivos Específicos
• Describir la situación actual e identificar oportunidades de mejoras en todas las áreas.
• Mantener un registro actualizado de alumnos cuyas pensiones no han sido canceladas
• Reducir al mínimo posible el retraso en la cancelación de pensiones
• Establecer sistemas de control interno para las operaciones de la escuela.
• Definir un proceso de jornalización y mayorización para registrar diariamente las operaciones de la Institución
1.4. Justificación
El inicio del nuevo milenio fue esperado con incertidumbre, incluso con
temor, pero también con esperanza. Sin embargo, los días pasan y cada
esperanza agoniza. ¡Pero no puede morir!; tenemos que construir un
futuro mejor y la educación representa esa piedra sólida que formará
parte de los cimientos de la nueva sociedad ecuatoriana, libre,
responsable, capaz de vencer dificultades, de tomar decisiones
acertadas, de crear soluciones con respeto y dignidad.
El mundo actual se caracteriza por su constante cambio, día a día se
presentan nuevos retos que únicamente las organizaciones mas
desarrolladas y preparadas podrán superarlos. La situación actual exige
que las organizaciones tomen conciencia de abrirse al cambio, rompiendo
viejos esquemas y paradigmas y buscando nuevas herramientas,
procesos y esquemas donde el ser humano pase a ser el protagonista y el
motor que genere un crecimiento organizacional sostenido.
Es indudable que el concepto de la contabilidad como herramienta técnica
de información ha conseguido un predominio absoluto y se ha eliminado
el prejuicio de considerarla como un mero registro de hechos históricos.
Actualmente, la contabilidad es una herramienta indispensable para
facilitar el proceso administrativo y la toma de decisiones internas y
externas por parte de los diferentes usuarios.
El mundo de los negocios, cada más complejo, exige más profesionalismo
en la dirección de las empresas, si es que las organizaciones quieren
obtener un lugar destacado en la economía del país, dentro de un mundo
tan competitivo como el actual. Para conseguir este propósito, se
requiere, entre otros elementos, contar con un sistema de información
relevante, oportuna y confiable, generado mediante un buen sistema de
contabilidad. Este sistema de información debe estar al servicio de las
necesidades de la administración, con orientación pragmática destinada a
facilitar las funciones de planeación, control y toma de decisiones. Esta
rama es la que, con sus diferentes tecnologías, permite que la empresa
clara diferenciación que la distinga de otras empresas. El análisis de
todas sus actividades, así como de los eslabones que las unen, facilita
detectar áreas de oportunidad para lograr una estrategia que asegure el
éxito.
Por todo ello, la importancia de establecer un sistema integral de
Contabilidad en la Escuela; sus autoridades están seguras y creen
firmemente que esto será una herramienta que mejorará su control
administrativo y que les permitirá tomar las decisiones más adecuadas
con la debida oportunidad y con un alto grado de certeza para conseguir
el éxito deseado.
1.5. Delimitación del Tema
1.5.1. Limitaciones de Tiempo
El tiempo requerido para la implementación del proyecto es de 5 meses.
El objetivo sería iniciar con el establecimiento del plan en el mes de
agosto, diseñarlo, probarlo y ejecutarlo durante 5 meses y tenerlo
totalmente definido y operativo enero del 2011.
1.5.2. Limitaciones de Espacio
El Proyecto se desarrollará íntegramente en la Escuela Profesor Luis
Merani, ubicada en la ciudad de Quito, parroquia de Calderón, calle 9 de
agosto 845 y Carán.
1.5.3. Limitaciones de Recursos
La disponibilidad de recursos financieros para la realización del proyecto
es bastante limitada, se deberán diseñar estrategias y programas que no
impliquen mayores desembolsos económicos, pues actualmente la
1.6. Marco Metodológico
1.6.1. Tipo y diseño de la Investigación
El proyecto de la implementación de un Sistema Contable Integral para la
Escuela Profesor Luis Merani se fundamentó en una investigación de tipo documental o bibliográfico así como también una investigación de campo.
Fue necesario acudir a datos bibliográficos de fuentes secundarias a fin
de obtener información sobre el tema en libros, revistas, documentos
similares, etc. Pero de igual forma se obtuvo información directa de
fuentes primarias consultado en la propia organización y con sus
integrantes aspectos relevantes que ayuden a mejorar el proceso
investigativo.
Desde el punto de vista de la profundidad del estudio, la investigación fue
Descriptiva, pues fue necesario determinar con cierta profundidad las
propiedades, características y los perfiles importantes de las personas y el
grupo.
1.6.2. Métodos de la Investigación
Los Métodos de Investigación son los procedimientos, procesos rigurosos,
formulados de una manera lógica que el investigador debe seguir para
adquirir el conocimiento.
El proceso de la implementación de un Sistema Contable exige en primer
lugar realizar un diagnóstico de la situación actual. Para el proceso
investigativo se utilizó el Método de Análisis, pues fue necesario realizar un diagnóstico profundo y general de la situación de la Escuela. Este
método se utilizó durante la etapa de diagnóstico y evaluación actual del
áreas e identificaron oportunidades de mejora. Este proceso analítico
combinado con el método de observación científica y la investigación bibliográfica en textos y manuales especializados ayudaron el diseño del sistema contable. Este método se utilizó durante todo el proceso de
desarrollo y establecimiento de manuales, políticas y procedimientos
contables que se decidieron implementar en la Institución.
1.6.3. Población y Muestra
Población.- También llamada Universo, constituye la totalidad de un
conjunto de elementos, seres u objetos que se desea investigar. Cuando
la población es pequeña, se puede trabajar con toda la población, pero si
es una población grande (mayor de 60 0 70 casos) es necesario trabajar
con una muestra de esa población.
Muestra.- Es un subconjunto representativo de la población o universo. Es
una fracción extraída de la población que se pretende reúna las mismas
características del universo, esto es ser representativa o reflejo general
del conjunto universo, reproduciendo de la manera más exacta posible las
características de éste.
En el tema analizado, el procedimiento se aplicó a toda la Población, pues
fue necesario analizar con todas las personas involucradas los detalles
específicos de la situación actual. La población no es muy grande pues
únicamente son 5 las personas encargadas de las áreas Directiva y
Administrativa-Contable de la Institución. Incluso en algún momento en
que fue necesario, se solicitó la ayuda de los maestros quienes
colaboraron con algunas sugerencias.
En el aspecto organizativo de igual manera fue necesario analizar todas
las actividades y evaluar la totalidad de operaciones y registros que se
necesariamente debe abordar todas las áreas si queremos que se
constituya en una herramienta de apoyo y de gran utilidad para mejorar y
eliminar los problemas actuales que afectan a la Escuela Merani.
1.6.4. Técnicas e instrumentos para la recolección de información
La Técnica consiste en determinar cómo se va a obtener la información y
los instrumentos indican con qué se va a obtener esa información. Para
seleccionarlos adecuadamente hay que tomar en cuenta los objetivos, la
población y las fuentes de investigación.
Dentro del proyecto fue necesario combinar algunas técnicas para
recolectar los datos, así por ejemplo:
• En primer lugar se realizó una Entrevista con los directivos de la Institución, con el propósito de indagar su nivel de aceptación y el
grado de involucramiento que tendrían con el proyecto. De igual
forma fue muy importante conocer su opinión acerca de los
principales problemas que aquejan a la Institución y que requieren
ser superados.
• Se aplicó una Encuesta a Directivos y Personal administrativo, abordando temas importantes y específicos a las personas
involucradas sobre registros y necesidades contables, problemas
frecuentes, conocimientos, etc.
Formato propuesto de Encuesta.
Para la construcción del instrumento para la recolección de datos se
El problema, los objetivos y la hipótesis o idea a defender
Las características de la población objeto de estudio.
Cuestionarios y técnicas de recolección de datos de proyectos similares.
Considerando todo esto, el formato de la Encuesta aplicado consta en el
Anexo N. 1.
Esta Encuesta fue aplicada a personas específicas que conocen y saben
el manejo de la Institución, especialmente Directivos y personal
administrativo que son quienes manejan estas actividades.
Oportunamente y durante el desarrollo del proyecto fue necesario
profundizar con cada uno de ellos los temas más importantes para
desarrollar la investigación con eficacia y oportunidad.
El resto de datos fueron recolectados mediante una observación directa
en la fuente misma de los hechos. Fue necesario profundizar y evaluar
personalmente las actividades diarias de la Institución a fin de analizar los
documentos y procedimientos existentes e ir elaborando poco a poco los
instructivos y manuales que permitan establecer un sistema contable de
fácil aplicación y gran utilidad.
1.7. Hipótesis o Idea a defender
Idea a defender: El establecimiento de un Sistema Integral de Contabilidad en la Escuela Profesor Luis Merani va a mejorar el control
administrativo y financiero, al tiempo que contribuirá a reducir el retraso
en el cobro de las pensiones y ayudar a solventar los problemas de
CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL
2.1. Marco Referencial
El mundo en que vivimos hoy en día exige de quienes dirigen las
organizaciones, los conocimientos o el uso de tecnología, pero sobre todo
el manejo eficiente de información que les permita una correcta toma de
decisiones, para asegurar la permanencia de las empresas a largo plazo.
La contabilidad es uno de los principales sistemas de información que
reflejan el fruto de la toma de decisiones de los administradores, así como
un excelente banco de datos para producir el futuro de las empresas. “El
objetivo de la Contabilidad es facilitar la toma de decisiones a sus
diferentes usuarios. Si no cumple con ese objetivo, la contabilidad pierde
su razón de ser”.1
En el actual marco en el que se desenvuelven las organizaciones
económicas y teniendo en cuenta las tendencias que se vislumbran para
el nuevo siglo, necesitan de la información como un elemento esencial
para la conducción empresarial. La doctrina contable y la administración
de empresas se han enriquecido con nuevos enfoques sobre la
importancia de la información general y el rol de la información contable
en particular.
El origen de las técnicas contables es tan antiguo como la necesidad que
tiene una persona de disponer de información para cuantificar los
beneficios obtenidos en la realización de las actividades comerciales. Se
ha demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la
egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que se derivan del
intercambio comercial.
1
La contabilidad de doble entrada se inicio en las ciudades comerciales
italianas; los libros de contabilidad mas antiguos que se conservan
provienen de la ciudad de Génova, datan del año 1340, y muestran que,
para aquel entonces, las técnicas contables estaban ya muy avanzadas.
El desarrollo en China de los primeros formularios de tesorería y de los
ábacos, durante los primeros siglos de nuestra era, permitieron el
progreso de las técnicas contables en Oriente.
El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del monje
veneciano Luca Pacioli titulada: " La Summa de Aritmética, Geometría
Proportioni et Proportionalitá" en donde se considera el concepto de la
partida doble por primera vez. A pesar de que la obra de Pacioli, más que
crear, se limitaba a difundir el conocimiento de contabilidad, en sus libros
se sintetizaban principios contables que han perdurado hasta nuestro
días. Fray Luca Pacioli, quien en el año 1494, estableció las bases de
toda la teoría contable, entre uno de los varios méritos que tuvo este
monje, estuvo el de haber explicado en forma detallada los
procedimientos que se debían aplicar para el manejo de las cuentas lo
cual se conoce hasta hoy como la teoría de la partida doble.
El valor de los principios establecidos por el monje Fray Luca Pacioli ha
transcendido hasta nuestros días, en el sentido de que todos los negocios
recurren de alguna manera al registro de sus operaciones a través de la
teoría de la partida doble.
La Revolución Industrial provocó la necesidad de adoptar las técnicas
contables para poder reflejar la creciente mecanización de los procesos,
las operaciones típicas de la fábrica y la producción masiva de bienes y
servicios. Con la aparición, a mediados del siglo XIX, de corporaciones
industriales, propiedades de accionistas anónimos, el papel de la
contabilidad adquirió aun mayor importancia.
La teneduría de libros, parte esencial de cualquier sistema, ha sido
cada vez mas, corresponde a los ordenadores o computadoras la
realización de estas tareas. El uso generalizado de los equipos
informáticos permitió sacar mayor provecho de la contabilidad utilizándose
a menudo el término procesamiento de datos, actualmente el concepto de
teneduría ha caído en desuso.
La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto de toda una
gran cantidad de prácticas mercantiles disímiles que han exigido a través
de los años, el mejorar la calidad de la información financiera en las
empresas.
2.2. Marco Teórico
La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones
gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No existe actividad
económica ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia
contable. Desde la actividad económica mas pequeña hasta las
transacciones económicas de grandes corporaciones, la ciencia contable
aporta a un gran cúmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean
aplicados por profesionales de la contaduría publica altamente
capacitados.
La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos
económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte
en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que
conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica
el constituir una empresa determinada.
La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y
resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de
interpretar sus resultados, para que los gerentes a través de ella puedan
contables; permitiendo así conocer la estabilidad, la solvencia de la
compañía y la capacidad financiera de la empresa.
Las nuevas tendencias de la administración de los negocios exigen que la
contabilidad responda a los retos que enfrentan las organizaciones para
poder ser competitivas; por ello es necesario que al utilizar cualquier
herramienta se tomen en cuenta dichas tendencias, de tal forma que los
sistemas de información cumplan con su misión: proporcionar a los
usuarios internos información relevante, útil y oportuna.
Actualmente, ha surgido una nueva corriente en la profesión contable que
afirma que la misión y el objetivo primordial de la contabilidad debe ser
modificar el comportamiento humano; es decir se debe promover el
mejoramiento continuo al planear, al tomar decisiones y al controlar, de tal
forma que al contar con un excelente sistema de información se logre
transformar a las organizaciones en empresas de clase mundial. La
contabilidad es igualmente esencial para la operación exitosa de un
negocio, una universidad, una comunidad, un programa social o una
ciudad. Todos los ciudadanos necesitan cierto conocimiento de
contabilidad si desean actuar en forma inteligente y aceptar retos que les
impone la sociedad. En torno a este tema y haciendo referencia a la
importancia de manejar un sistema contable, el autor David Pérez Padilla
menciona en su libro:
“La información contable seguirá siendo el mejor apoyo para la toma de
decisiones de los negocios; es necesario recordar que mejor calidad de la
información corresponde mayor probabilidad de éxito en las decisiones.
Pero para lograr dicha calidad, ésta deberá contar con datos que
satisfagan las necesidades de los diferentes usuarios. En la actualidad,
los parámetros o subsistemas que más interesan a cualquier usuario son
liquidez, rentabilidad, crecimiento, apalancamiento y productividad “.2
2
2.3. Marco Conceptual
2.3.1. Empresa:
Es un grupo de personas, capital, medio ambiente y recursos tecnológicos
asentados en un lugar geográfico determinado con el propósito de realizar
una actividad económica en particular y con la finalidad de obtener un
lucro, beneficio o utilidad.
Clasificación de las Empresas:
Las Empresas de acuerdo a la actividad que desarrollan se clasifican en:
De Servicios: Aquellas que ofrecen o venden un servicio y no un producto. Ejemplos de estos negocios son los colegios, escuelas,
hospitales, hoteles.
Comerciales: Empresas que compran un producto terminado a los productores o mayoristas y luego los revenden a los consumidores sin
cambiar las características originales del mismo y marginándose para si
mismo una utilidad. Ejemplos de estos negocios son almacenes de ropa,
electrodomésticos, farmacias, tiendas de alimentos.
Industriales: Aquellas que compran materia prima, la procesan y la transforman en un producto terminado que luego es comercializado al
público. Ejemplos de este tipo de empresas con las fábricas textiles,
confecciones de ropa, calzado, fabricantes de muebles.
Financieras: Aquellas cuya actividad principal es la compra y venta de productos y servicios financieros. Ejemplos de este tipo de empresas son
2.3.2. Contabilidad:
Es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente
información cuantitativa, expresada en unidades monetarias de las
transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos
identificables que la afectan, con el objeto de informar e interpretar los
resultados económicos y financieros obtenidos (cualitativa y
cuantitativamente) para facilitar a los interesados la toma de decisiones
en relación con dicha entidad económica.
Otros conceptos de Contabilidad son los siguientes:
“La Contabilidad es una herramienta que se utiliza en el control de la
actividad económica. Es un artefacto para medir e interpretar ciertos
hechos de una empresa que se expresan en forma cuantitativa”. 3
“La Contabilidad es el lenguaje de los negocios. Está basada en el hecho
fundamental que se encuentra en toda empresa mercantil y que consiste
en que su activo es igual a su pasivo, tanto a favor de terceros como de
los dueños”. 4
“La Contabilidad es un elemento del sistema de información de una
entidad o empresa, que proporciona datos sobre su patrimonio y la
evolución del mismo, destinados a facilitar las decisiones de sus
administradores y de los terceros que interactúan con ella en cuanto se
refiere a su relación actual y potencial”. 5
3
PUFUS, Porem, Accounting Method Universidad de Chicago-Chicago 1930 4
HIMMELBLAU, David, Fundamentos de la Contabilidad, México 1938, Página 3 5
Importancia de la Contabilidad
La Contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen
la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y
financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su
patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son
imprescindibles para obtener información de carácter legal.
También es importante porque registra en forma histórica, exacta, fiel,
todas las operaciones que realiza el comerciante, clasificándolas
correctamente y registrándolas en forma metódica y justificada en unos
libros especiales llamados de contabilidad y de acuerdo con las leyes
comerciales de cada país. Una Contabilidad bien organizada y al día
constituye la brújula que guía a la empresa camino al éxito.
Cualquiera sea la función que desempeñe una persona ya como directivo
o empresario o como empleado de dirección o de los mandos medios e
inferiores, debe tener conocimientos básicos o avanzados de algunas
disciplinas que se constituyen en herramientas de administración o
gestión de empresas o instituciones públicas o privadas; una de esas
herramientas es la Contabilidad.
Clasificación de la Contabilidad:
Dependiendo del tipo de empresa en la que se aplique la contabilidad se
presenta con el carácter de contabilidad especializada, por ejemplo:
Contabilidad General o Comercial.- Es aquella que se utiliza en los negocios que compran y venden mercaderías o en entidades o empresas
que se dedican a la prestación de servicios no financieros. Ejemplo:
almacenes, comisariatos, farmacias, consultorios, oficinas de servicios
Contabilidad de Costos.- Se aplica especialmente en empresas dedicadas a transformar materias primas en productos elaborados o las
que se dedican a la explotación minera, agropecuaria.
Contabilidad Gubernamental.- Se aplica en entidades o empresas y organismos públicos como: Ministerios, Entidades Educativas Estatales,
Municipios, etc.
Contabilidad Financiera.- Aquella que se utiliza en Bancos, casas de cambio, Cooperativas de Ahorro y Crédito, Mutualistas y todo tipo de
institución financiera.
Contabilidad General + Contabilidad Especializada.- Aquella que se utiliza en entidades e instituciones que requieren utilizar una Contabilidad
General con cierta tipo de especialización para determinadas actividades.
Ejemplo: Instituciones Educativas, almacenes de electrodomésticos,
empresas de servicios de publicidad, etc.
2.3.3. Sistema de Información Contable:
Conjunto de los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una
entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas
en forma útil para la toma de decisiones.
Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados
que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y
posteriormente se da a conocer a sus usuarios.
La Contabilidad es un sistema de información ya que captura, almacena,
procesa y distribuye información vital para la correcta toma de decisiones
en la empresa. No es suficiente con que un sistema suministre
información que permita a la dirección de la empresa ejercer un control
técnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones. Es
preciso que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la
organización y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma
de decisiones en el momento oportuno.
2.3.4. Manual de Procedimientos Contables
Los manuales de procedimientos constituyen el medio mediante el cual se
logra, de forma eficiente, documentar el funcionamiento integral de una
empresa, queda expuesta la forma de hacer cumplir las políticas,
interrelaciones, flujos de operaciones, códigos, procedimientos y rutinas
de trabajo, alcance de funciones, sistemas de información y otros
elementos que son el soporte de cualquier organización. De ahí la
importancia de que estén definidos los procedimientos contables para
cada uno de los subsistemas de una entidad.
El manual de procedimientos es un componente del sistema de control
interno, que se crea para obtener una información detallada, ordenada,
sistemática e integral que contiene todas las instrucciones,
responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan
en una organización.
Tiene como objetivo reunir en un solo cuerpo y de forma organizada los
reglamentos, instrucciones y procedimientos que norman las distintas
actividades que desarrolla una organización, permitiendo la ubicación
rápida y el control de estas disposiciones y sobre todo la necesaria
uniformidad en la ejecución de las funciones asignadas a las distintas
áreas organizativas que la integran.
Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de
control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales, los
cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente
todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo
medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en
el cumplimiento con la función empresarial.
Cada procedimiento es un traje a la medida y debe cumplir con los
objetivos propuestos y requerimientos específicos, este debe ser capaz
de hacer que las personas hagan lo que tienen que hacer en el momento
indicado y que se haga como es debido. Este, indica como ejecutar las
operaciones y procesos de forma estándar y uniforme, con una calidad
predeterminada, una garantía de seguridad, oportunidad, economía,
eficiencia y eficacia
2.3.5. Política Contable
La NIC 8, en su párrafo 5, define una Política Contable como:
“Los principios, bases, acuerdos, reglas y procedimientos específicos
adoptados por la entidad en la elaboración y presentación de sus estados
financieros”.
Al momento de contabilizar una transacción debemos considerar que
políticas contables se adoptan con la finalidad de mostrar información
razonable. Por ello la necesidad de revelar en las notas a los Estados
Financieros el detalle de las políticas adoptadas por la organización.
Ejemplos de políticas contables que podrían adoptarse son las siguientes:
• Las cuentas bancarias, emisión de cheques e inversiones son administradas bajo el registro de firmas conjuntas.
2.3.6. Cuenta Contable
Nombre genérico que se da al conjunto de conceptos de naturaleza
semejante. Permite efectuar las mediciones monetarias de los aumentos y
las disminuciones relacionados con estas operaciones y posibilita
determinar el saldo en un momento determinado.
Esquemáticamente y para fines didácticos la cuenta se representa con la
T
. Toda cuenta consta de las siguientes partes:Nombre: Que la identifica. Ej: Bancos, Vehículos, Cuentas por Pagar,
Ingreso por Pensiones, Servicios Básicos, etc.
Debe: Todo lo que ingresa, recibe o se carga a la cuenta, débito.
Haber: Todo lo que egresa, entrega o se abona a la cuenta, crédito.
Saldo: La existencia en un determinado momento. La diferencia
entre el debe y el haber.
Saldo deudor: Cuando la suma del debe es mayor que la del haber.
Saldo acreedor: Cuando la suma del haber es mayor que la del debe.
Saldo Cero o nulo: Cuando la suma del debe y el haber son iguales.
La representación gráfica de una cuenta es la siguiente:
NOMBRE
DEBE HABER
2.3.6.1. Tipos de Cuentas
Cuentas de Activo
Activos son todos los bienes, valores y derechos propiedad de la
empresa. Es todo lo que posee o le adeudan a la Empresa. Se compone
también de recursos económicos de los cuales se espera que generen
beneficios en el futuro.
Cuentas de Pasivo
Obligaciones contraídas por la Empresa con terceras personas.
Constituyen las obligaciones económicas (deudas) pagaderas a esas
entidades o personas denominadas acreedores.
Cuentas de Patrimonio
Es el derecho y las obligaciones que tiene la Empresa con los socios. Se
encuentran básicamente las cuentas que constituyen la propiedad de los
accionistas sobre la empresa.
Ingresos
Son aquellos valores recibos o no, pero devengados efectivamente en un
periodo determinado, y que son producto de las actividades de la
Empresa. Es la entrada o percepción de activo en forma de efectivo,
cuentas por cobrar u otra clase de propiedades que se reciben de clientes
con motivo de la prestación de servicios o de la venta de mercancías. Una
entrada de activo que esté compensada con un aumento en el pasivo no
constituye un ingreso.
Ingresos Operacionales:
Son los valores recibidos por el giro normal de las actividades del
Ingresos No Operacionales:
Ingresos provenientes de actividades diferentes a las del giro normal del
negocio, por ejemplo utilidad por ventas de Activos Fijos
Costos:
Son todas las erogaciones y salidas de dinero necesarias para producir
un bien o generar un servicio. Es una inversión que es recuperable el
momento que se venden los productos o servicios. (pago de mano de
obra, compra de materiales directos, costos indirectos de fabricación)
Gastos
Desembolsos o pagos que realiza una empresa para cumplir con sus
actividades relacionadas con la generación de sus ingresos. Los gastos
se recuperan al final del periodo si se obtuvieron utilidades. (arriendos,
servicios básicos, comisiones por ventas, pagos financieros)
Gastos Operacionales
Son todos los gastos provenientes del giro normal del negocio, aquellos
que se efectúan como consecuencia lógica de las actividades corrientes
del negocio. Ejemplo, sueldos.
Gastos No Operacionales
Constituyen todos los egresos no relacionados directamente con el giro
normal del negocio, aquellos que se originan en actividades distintas a la
operación normal de la empresa. Ejemplo, pérdida por venta de activos
fijos.
2.3.6.2. Código de Cuentas
La Codificación de Cuentas consiste en la utilización de números, letras y
al grupo, subgrupo, cuentas y subcuentas. Los sistemas de codificación
utilizados son los siguientes:
1. Numéricos.- Cuando se codifica utilizando exclusivamente
números.
2. Alfabéticos.- Cuando se codifica utilizando exclusivamente letras
3. Mixtos.- Cuando se codifica utilizando números y letras.
Todo código que sea eficiente debe reunir ciertas características,
cualidades y propiedades que eliminan la improvisación y que lo hace
más aceptable. Estas características son:
• Sencillez • Claridad • Flexibilidad • Amplitud
• Identificación o traducción • Viabilidad
• Lógico
• “Auto verificable”.6
2.3.6.3. Plan de Cuentas
El Catálogo o Plan de Cuentas es una lista completa de las cuentas por
su nombre y su respectiva numeración y código. Es necesario establecer
un método sistemático para identificar y localizar con relativa facilidad
cada cuenta de mayor dentro del contexto del Sistema Contable. La
estructura del Plan de Cuentas debe ofrecer una adecuada flexibilidad, de
manera que se puedan incluir nuevas cuentas sin necesidad de modificar
todo el sistema. Existen varios sistemas de codificación de acuerdo a las
necesidades y requerimientos de cada institución. El Plan de Cuentas
6
facilita la aplicación de los registros contables y depende de las
características de la empresa: comercial, de servicios, industrial, etc.
“El Plan de Cuentas constituye un listado lógico y ordenado de las
cuentas de Mayor General y de las subcuentas aplicables a una entidad
especifica con su denominación y código correspondiente”.7
El Plan o Catálogo de Cuentas debe contener:
GRUPO
1. Activo
2. Pasivo
3. Patrimonio
4. Ingresos (Rentas)
5. Costos
6. Gastos
7. Cuentas de Orden
SUBGRUPO
ACTIVO
• Activo Corriente • Activo No Corriente • Otros Activos
PASIVO
• Pasivo Corriente (Corto Plazo) • Pasivo No Corriente (Largo Plazo) • Otros Pasivos
PATRIMONIO
• Capital
7
• Reservas
• Superávit de Capital • Resultados
INGRESOS (Rentas)
• Ingresos Operacionales • Ingresos No Operacionales • Ingresos Financieros
COSTOS
• Costos Operacionales • Costos No Operacionales
GASTOS
• Gastos Operacionales • Gastos No Operacionales • Gastos Financieros
CUENTAS DE ORDEN
• Cuentas de Orden Deudoras • Cuentas de Orden Acreedoras
2.3.7. Ciclo Contable:
Un ciclo consiste en una serie de sucesos, cambios o fluctuaciones que
se repiten o bien pueden terminar y presentarse de nuevo. Un ciclo
contable comprende todas las actividades necesarias para proporcionar a
la administración la información cuantificada que se requiere para planear,
controlar y dar a conocer la situación financiera y las operaciones de la
empresa. Es el tiempo que se demora una transacción en verse reflejada
“El proceso o ciclo contable se refiere a todas las operaciones y
transacciones que registra la contabilidad en un periodo determinado,
regularmente el del año calendario o ejercicio económico, desde la
apertura de libros hasta la preparación y elaboración de los estados
financieros”.8
El Ciclo Contable contiene:
1. Estado de Situación Inicial
2. Comprobantes o documentos fuente
3. Libro Diario
4. Libro Mayor
5. Libros Auxiliares
6. Balance de Comprobación
7. Hoja de Trabajo
8. Ajustes y Resultados
9. Cierre de Libros
10. Estados Financieros
8
2.3.7.1. Flujograma del Ciclo Contable:
2.3.7.2. Documentos Fuente:
Es el documento justificante propio o ajeno que da origen a un registro
contable. Contiene la información necesaria para el registro contable de
una operación y frecuentemente tiene la función de comprobar
razonablemente la realidad de dicha operación. Ejemplos de documentos
2.3.7.3. Comprobantes de Venta:
Los comprobantes de venta son documentos establecidos por ley,
autorizados por el Servicio de Rentas Internas y emitidos por los
contribuyentes, que acreditan la transferencia de bienes y la prestación de
servicios.
Los Artículos 1, 2 y 13 del Reglamento de Comprobantes de Venta y
Retención establecen que son comprobantes de venta autorizados por el
SRI los siguientes:
Facturas
Notas o boletas de venta
Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios.
Tiquetes emitidos por máquinas registradoras
Boletas o entradas a espectáculos públicos
Notas de crédito
Notas de Débito
Guías de remisión
Documentos emitidos por bancos, instituciones financieras y crediticias
Documento Único de Aduanas
Boletos o tickets aéreos
2.3.7.4. Asiento Contable
Es la forma técnica que debe observar el contador para registrar la
transacción en el libro diario, aplicando el principio de la partida doble.
Los asientos contables pueden ser:
Asientos Simples.- Constan de una cuenta deudora y una acreedora
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
1
8-Aug-10 Bancos 2.500,00
Cuentas por Cobrar 2.500,00
Valor cancelado por el Cliente Carlos
Morales
Asientos Compuestos.- Constan de dos o más cuentas acreedoras y dos
o más cuentas acreedoras.
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
1
08-Ago-10 Vehículos 18,000.00
IVA en Compras 2,160.00
Bancos 2,980.00
Ret. Fuente por Pagar 180.00
Documento por Pagar 17,000.00
Compra de vehículo
Asientos mixtos.- Constan de una cuenta deudora y dos o más cuentas
acreedoras o viceversa.
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
1
8-Aug-10 Bancos 1.200,00
Ingreso Pensiones 1.176,00
Intereses por mora 24,00
Cobro de pensiones retrasadas
2.3.7.5. Principio de la partida doble:
No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin su correspondiente deudor y
por el mismo valor monetario. El valor que ingresa al debe de una o más
cuentas, tiene que ser exactamente igual al valor que sale de una o más
2.3.7.6. Libro Diario (Jornalización):
Es un formato especializado donde registramos en forma cronológica
todas las transacciones que realiza la empresa, en forma de asiento
contable y en la fecha en que se realizan. El libro diario constituye el
primer paso del ciclo contable y su proceso de registro consta de cuatro
pasos:
Identificación de la transacción y sus datos
Especificar las cuentas afectadas y clasificarlas (activo, pasivo, ingresos)
Usar la regla del debe y el haber para determinar si debe cargar o abonar la cuenta.
Realizar la transacción en el diario haciendo una breve descripción del origen del asiento.
Ejemplo de Libro Diario
Fecha de las operaciones
Código de cuenta afectada
Nombre de la cuenta
Descripción de los conceptos
Columna de Parciales
Columna de Débitos
Columna de Créditos
FECHA CÓDIGO DETALLE PARCIAL DEBE HABER
1
8-Aug-10 5.1.1. Compras 2.500,00
1.1.10
IVA en
Compras 300,00
1.1.2. Bancos 2.775,00
1.1.2.01 Produbanco 2.775,00
Ret. Fuente por
Pagar 25,00
Compra de uniformes Factura N. 120
2.3.7.7.Libro Mayor (Mayorización)
Mayorizar es la acción de trasladar sistemáticamente y clasificando de
acuerdo al nombre de cada cuenta los valores que se encuentran
jornalizados en el libro diario. Los valores registrados en el debe del libro
diario pasan al debe del mayor y los valores registrados en el haber pasan
al haber del mayor. De ser necesario el Mayor General usado para las
cuentas de control general, puede subdividirse en mayores auxiliares para
un mejor control de las subcuentas y cuentas auxiliares.
Ejemplo de Libro Mayor
CUENTA: IVA EN COMPRAS CÓDIGO: 5.1.1.
FECHA CONCEPTO N.AS DEBE HABER SALDO
Compra Telemundo 1 493,92
Devolución en Compras 2 58,80
Compra a Mercurio 4 996,00
Compra a Francia Cruz 7 108,00
suman….. 1.597,92 58,80 1.539,12
2.3.7.8. Estados Financieros:
Son documentos informativos en los que se presentan los resultados que
ha obtenido la Empresa como consecuencia de las operaciones
económico financieras que ha realizado durante un periodo. Presentan en
forma detallada y ordenada los saldos de las cuentas contables que han
intervenido en el registro de las actividades desarrolladas por la empresa.
Balance General:
Conocido como Estado de Situación Financiera. Es la presentación
ordenada de los Activos, Pasivos y Patrimonio de la Empresa. Es un
estado que muestra la situación financiera de una entidad a una fecha
determinada. Por medio del balance general se detalla la información
ESCUELA XYZ
Estado de Situación Financiera AL 1 enero del 2010
ACTIVO
Corriente 42.150,00
Caja Chica 1.000,00
Bancos 11.300,00
Documentos por Cobrar 1.500,00
Mercaderías 28.000,00
IVA en Compras 350,00
No Corriente 40.210,00
Edificios 26.400,00
(-) Dep. Acumulada Edificios -2.340,00
Equipos de Computación 6.900,00
(-) Dep. Acumulada Equipos -3.300,00
Muebles de Oficina 12.300,00
(-) Dep. Acumulada Muebles -2.650,00
Libros y Colecciones 2.900,00
Otros Activos 4.300,00
Gastos de Constitución 5.600,00
(-) Amortización Gastos de Const. -1.300,00
TOTAL ACTIVO 86.660,00
PASIVO
Corriente 3.690,00
Documentos por Pagar 2.850,00
Impuestos por Pagar 340,00
Provisión Beneficios Sociales 500,00
No Corriente 4.900,00
Documentos por Pagar Largo Plazo 2.900,00
Préstamos Bancarios Largo Plazo 2.000,00
Otros Pasivos 1.200,00
Pensiones Precobradas 1.200,00
TOTAL PASIVOS 9.790,00
PATRIMONIO 76.870,00
Capital 40.090,00
Utilidad / Pérdida del Ejercicio 36.780,00
Estado de Resultados
Es aquel en que se muestra la relación entre las cuentas de Ingresos,
Costos y Gastos. Permite conocer la situación económica de la empresa,
su resultado; utilidad o pérdida del ejercicio. Muestra también un resumen
de los hechos significativos que originaron un aumento o distribución en el
patrimonio de la entidad durante un periodo.
ESCUELA EXPERIMENTAL XYZ
Estado de Resultados Del 1 al 31 de diciembre del 2009
Ingresos 72.000,00
Matrículas 8.000,00
Pensiones 64.000,00
(-) Costo de Ventas 35.000,00
Utilidad en Ventas 37.000,00
(-) Gastos Operacionales 23.250,00
Gastos de Ventas 6.750,00
Gastos Sueldos 3.600,00
Transporte en Ventas 550,00
Gasto Suministros 2.600,00
Gastos Administrativos 16.500,00
Gastos Servicios 8.400,00
Gasto Depreciación y Amortización 4.500,00
Arriendo local 3.600,00
Utilidad Operacional 13.750,00
(+) Otros Ingresos 2.000,00
Arrendamiento Bares 2.000,00
Otros ingresos
(-) Otros Gastos 730,00
Gasto Interés 230,00
Gasto Asesoría 500,00
Utilidad del Ejercicio 15.020,00
15% Participación trabajadores 2.253,00
Utilidad antes de impuesto 12.767,00
25% Impuesto a la Renta 3.191,75
Utilidad Neta 9.575,25
Estado de Evolución del Patrimonio:
Este informe contable presenta datos explícitos sobre el origen, cambios y
situación presente de las cuentas del Patrimonio (capital, reservas,
resultados, superávit), sobre cuya base se pueden tomar decisiones como
aumentar o reducir el capital. Este estado interesa a las empresas que
persiguen fines de lucro. En el caso de la educación, interesará a las
entidades privadas, mas no a las entidades públicas cuyo fin es el servicio
y no la obtención de utilidades.
A continuación consta un ejemplo de este informe para conocer su
estructura:
ESCUELA EXPERIMENTAL XYZ
Estado de Evolución del Patrimonio Del 1 al 31 de diciembre del 2009
# Cuentas Saldo
Inicial Capital
Aporte Fut. Capit.
Utilidad Reten.
Dividen dos
Saldo Final
1 Capital Acciones 12.000 12.000
2 Reserva Legal 1.800 1.800
3 Donaciones de Capital 4.000 4.000
4 Utilidades Retenidas 3.000 -2.000 -1.000 0
5 Pérdida Ejercicio 2009 1.000 1.000
6
Aporte Futura
Capitalización 0 2.000 2.000
7 SUMAN 21.800 20.800
Estado de Flujo de Efectivo:
Presenta un resumen de los diversos conceptos de entrada y salida de
recursos monetarios, clasificados por actividades de operación
(corrientes) inversión (capital) y financiamiento , cuyo propósito
fundamental es informar sobre los cambios en la situación financiera en
términos de liquidez y por lo tanto ayuda a la gerencia o directivos de una
entidad a tomar decisiones sobre nuevas inversiones , mantener o
cambiar las políticas de comercialización o crediticias, tomar medidas
ESCUELA EXPERIMENTAL XYZ Estado de Flujo de Efectivo
Método Indirecto
Año terminado el 31 de diciembre del 2009
Actividades Operativas
Utilidad Neta del Ejercicio 20,000.00
Provisión obsolecencia de Inventarios 40,000.00
Gasto Depreciación 202,000.00
Amortización 10,000.00
Cuentas Incobrables 2,000.00
Cuentas por Cobrar 58,000.00
Inventarios -550,000.00
Cuentas por Pagar 264,000.00
Impuesto a la Renta 30,000.00
Intereses por Pagar 52,000.00
Total Actividades Operativas 128,000.00
Actividades de Inversión
Propiedad Planta y Equipo 94,000.00
Total Actividades de Inversión 94,000.00
Actividades de Financiamiento
Obligaciones Bancarias 260,000.00
Pasivo a Largo Plazo -600,000.00
Incremento Capital Social 200,000.00
Pago de Dividendos -112,000.00
Total Actividades de Financiamiento -252,000.00
Total Movimientos de Efectivo -30,000.00
Saldo Inicial Caja Bancos 80,000.00
Saldo Final Caja Bancos 50,000.00
Movimientos de Efectivo -30,000.00
... ………...
2.3.8. Control Interno 2.3.8.1. Definición
El sistema de control interno comprende el plan de la organización y todos
los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una
organización con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la
confiabilidad de los datos contables. Es un proceso que lleva a cabo la
Alta Dirección de una entidad y que debe estar diseñado para
proporcionar una seguridad razonable, en relación con el logro de los
objetivos previamente establecidos en los siguientes aspectos básicos:
efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de los reportes
financieros y cumplimiento de leyes, normas y regulaciones que
enmarcan la actuación administrativa.
2.3.8.2. Sistema de Control Interno
Es el conjunto de todos los elementos en donde lo principal son las
personas, los sistemas de información y los procedimientos. Es de vital
importancia ya que promueve la eficiencia, asegura la efectividad,
previene que se violen las normas y los principios contables de general
aceptación. El sistema de control interno se divide en cinco fases:
1. Ambiente de control
2. Administración del riesgo
3. Operatividad de los elementos
4. Documentación
5. Retroalimentación
Los elementos del Sistema de Control Interno son cuatro:
1. Ambiente de control
2. Sistema de contabilidad
3. Control contable interno
2.3.8.3. Principios Básicos de Control Interno
De acuerdo a Wanda Wallace, quien goza de gran prestigio y
reconocimiento entre los profesionales de la Auditoria de Estados
Financieros y autora del más importante Manual sobre control interno, se
establecen los siguientes principios básicos para el control interno:
1. Segregación de funciones
2. Autocontrol
3. De arriba hacia abajo
4. Costo menor que beneficio
5. Eficacia
6. Confiabilidad
7. Documentación
Segregación de funciones
La Segregación de funciones implica no solamente la separación de
funciones entre quien maneja los dineros y quien elabora y custodia los
registros contables, sino que de manera ideal ninguna persona debe ser
capaz de registrar, autorizar y conciliar una transacción.
Autocontrol
La dirección, gestión, supervisión y evaluación del control interno son
funciones de la administración. No hay controles internos que sean
externos; el sistema de control interno se controla a si mismo. El mejor de
todos los controles internos es que los procesos sean desempeñados por