UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIACARRERA: CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADO(A) EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TEMA:
EL CONTROL INTERNO CONTABLE COMO HERRAMIENTA PARA LOGRAR UNA ADMINISTRACIÓN EFICIENTE EN LA
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO SAC-AIET LTDA.
AUTOR:
JEANETTE ISABEL PAREDES OÑATE
DIRECTOR:
MSC. JORGE REVELO ROSERO
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CERTIFICACIÓN DEL DIRECTOR
En mi calidad de Tutor del Trabajo de Grado presentado por la señora Jeanette Paredes Oñate, para optar el Grado Académico de Licenciada en Contabilidad y Auditoría cuyo título es:
EL CONTROL INTERNO CONTABLE COMO HERRAMIENTA PARA LOGRAR UNA ADMINISTRACIÓN EFICIENTE EN LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO SAC-AIET LTDA.
Considero que dicho trabajo reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometidos a la presentación pública y evaluación por parte del Jurado examinador que se designe.
En la ciudad de Quito D. M. a los veinte días del mes de febrero del 2013.
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MENCIÓN DE RESPONSABILIDAD
Por la presente declaro que este tema de investigación es fruto de mi trabajo y esfuerzo diario, no contiene material previamente publicado o escrito por otra persona que de manera substancial haya sido aceptado, excepto donde se ha hecho reconocimiento debido en el texto.
Ambato, febrero de 2013.
____________________________
iv
DEDICATORIA
A mi familia.
v
AGRADECIMIENTO
Mi sincero agradecimiento al Dr. Segundo Toalombo - Gerente General de la Cooperativa de Ahorro y Crédito ¨SAC-AIET Ltda¨, por su apertura y confianza brindada para la realización de este trabajo investigativo en su prestigiosa entidad.
A mi tutor MSc. Jorge Revelo, por su paciencia y apoyo que han sido vitales en el desarrollo del presente documento.
vi CAPITULO 1
EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del problema ... 2
1.2 Justificación ... 4
1.3 Delimitación del tema ... 7
1.3.1 Delimitación espacial ... 7
1.3.2 Delimitación temporal ... 7
1.4 Objetivos ... 7
1.4.1 Objetivo General ... 7
1.4.2 Objetivos específicos ... 8
1.5 Idea a defender ... 8
1.5.1 Formulación de Hipótesis ... 8
1.6 Variables ... 8
1.6.1 Clasificación de variables... 8
1.6.1.1 Variable independiente... 8
1.6.1.2 Variable Dependiente ... 8
1.6.2 Operacionalización de variables... 9
1.7 Análisis Crítico ... 9
CAPITULO II MARCO REFERENCIAL 2.1 La Empresa... 10
2.1.1 Definición ... 10
2.1.2 Clasificación ... 10
2.1.2.1 Por el Sector Económico ... 10
vii
2.1.2.3 Por el origen del capital ... 12
2.1.2.4 Por la función social ... 12
2.1.2.5 Por la organización de su capital ... 12
2.1.3 Características ... 13
2.1.4 Finalidad y objetivos ... 14
2.1.5 Estructura Organizacional ... 14
2.2 Cooperativismo ... 15
2.2.1 Definición ... 15
2.2.2 Cooperativismo en el Ecuador ... 15
2.2.3 Base Legal ... 16
2.3 Administración ... 19
2.3.1 Definición ... 19
2.3.2 Etapas del Proceso Administrativo ... 20
2.3.2.1 Planeación ... 20
2.3.2.2 Organización ... 20
2.3.2.3 Ejecución ... 21
2.3.2.4 Control ... 21
2.3.3 Administración eficiente ... 22
2.4 Contabilidad ... 22
2.4.1 Definición ... 22
2.4.2 Quienes deben llevar contabilidad ... 23
2.4.3 Ejercicio Administrativo ... 24
2.4.4 La Partida Doble... 25
2.4.5 Cuenta Contable ... 26
2.4.6 Plan General de Cuentas ... 26
viii
2.4.8 Estados Financieros ... 27
2.4.9 Tipos de Estados Financieros ... 28
2.4.9.1 Balance General ... 28
2.4.9.2 Estado de Resultados ... 28
2.4.9.3Flujo de Caja ... 28
2.5 Control Interno Contable ... 29
2.5.1 Definición ... 29
2.5.2 Características para un buen Control Interno Contable ... 31
2.5.2.1 Ambiente de Control ... 31
2.5.2.2 Proceso de evaluación del riesgo ... 32
2.5.2.3 Sistema de información ... 32
2.5.2.4 Actividades de control ... 33
2.5.2.5 Monitoreo de controles... 33
2.5.3 Limitaciones del Control Interno ... 34
2.5.4 Objetivos del Sistema de Control Interno ... 34
2.5.5 El Control Interno en el marco de la empresa ... 34
2.5.6 Aspectos importantes en la estructura del proceso de control ... 35
2.5.7 Principios del Control Interno ... 36
2.5.8 Procedimientos aceptados para mantener u control eficaz ... 37
2.5.9 Responsabilidad del Control Interno ... 38
2.5.10 Diseño del Sistema de control interno... 39
2.5.11 Riesgos del Control Interno ... 39
2.5.11.1 Definición ... 39
2.5.12 Clasificación de riesgos ... 40
2.5.12.1 De mercado ... 40
ix
2.5.12.3 Legal ... 40
2.5.12.4 Operativo ... 40
2.5.12.5 Auditoría... 40
2.5.12.6 Negocio ... 40
2.5.12.7 A nivel de Estados Financieros ... 42
2.5.12.8 Riesgo probable ... 42
CAPITULO III DISEÑO METODOLOGICO DE LA INVESTIGACIÓN 3.1 Diseño de la investigación ... 43
3.1.1Tipo de investigación ... 43
3.1.2 Métodos de investigación ... 43
3.2.Unidad de estudio ... 44
3.3.Técnicas e instrumentos de recolección de datos ... 44
3.4 Diagnóstico situacional ... 44
3.4.1 Encuesta ... 45
3.4.2 Ficha de observación ... 49
CAPITULO IV PROPUESTA: DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE 4.1 Antecedentes de la investigación ... 50
4.2 Objetivo de la investigación ... 50
4.3 Desarrollo ... 51
4.3.1 Manual de Políticas Internas ... 51
x
4.3.1.2 Departamento de Contabilidad ... 55
4.3.1.3 Departamento de Crédito y Cobranzas ... 63
4.3.1.4 Área de Cajas ... 66
4.3.1.5 Auditoría Interna ... 69
4.3.1.6 Bodega y adquisiciones ... 73
4.3.2 Manual de Funciones ... 75
4.3.2.1 Asamblea General de Socios ... 75
4.3.2.2 Consejo de Administración ... 76
4.3.2.3 Consejo de Vigilancia ... 78
4.3.2.4 Gerente General... 80
4.3.2.5 Contador General ... 81
4.3.2.6 Auxiliar de Contabilidad ... 82
4.3.2.7 Jefe de Crédito ... 83
4.3.2.8 Analistas de Crédito ... 84
4.3.2.9 Inspectores Técnicos ... 85
4.3.2.10 Encargado de Cobranzas ... 86
4.3.2.11 Jefe de Cajas ... 87
4.3.2.12 Cajero ... 88
4.3.2.13 Auditor Interno ... 89
4.3.2.14 Auxiliar de Auditoría ... 90
4.3.2.15 Jefe de Bodega ... 91
4.3.2.16 Auxiliar de Bodega... 92
4.3.3 Procedimientos Contables ... 93
4.3.3.1 Ingreso de valores monetarios ... 93
4.3.3.2 Egreso de valores monetarios ... 95
xi
4.3.3.4 Concesión de créditos... 99
4.3.2.5 Recuperación de Cartera ... 101
4.3.2.6 Pago de impuestos y aportaciones al IESS ... 103
4.3.2.7 Pago de remuneraciones al personal ... 105
4.3.4 Plan de Cuentas ... 107
4.3.5. Tipos de Créditos ... 114
4.3.5.1 Quirografario ... 114
4.3.5.2 Emergente... 115
4.3.5.3 Comercial ... 116
4.3.5.4 Hipotecario ... 117
CAPITULO V 5.1 Conclusiones ... 118
5.2 Recomendaciones ... 119
xii INDICE DE TABLAS
TABLAS
Tabla 1: Encuesta ... 45
Tabla 2: Encuesta ... 46
Tabla 3: Encuesta ... 47
Tabla 4: Encuesta ... 48
Tabla 5: Ingresos de valores monetarios ... 94
Tabla 6: Egresos de valores monetarios ... 96
Tabla 7: Inversiones ... 98
Tabla 8: Concesión de créditos ... 100
Tabla 9: Recuperación de cartera ... 102
Tabla 10: Pago de impuestos ... 104
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RESUMEN EJECUTIVO
Las Cooperativas de Ahorro y Crédito han adquirido prestigio y han logrado posicionarse en el mercado financiero de manera satisfactoria, su crecimiento ha sido rápido y se ha expandido a nivel nacional, es así que la Cooperativa de Ahorro y Crédito SAC-AIET Ltda, es una institución sólida que goza de la confianza de miles de socios.
En un acelerado proceso de crecimiento esta cooperativa ha tenido que ir adaptando su sistema de control contable a las necesidades que han surgido entre las que señalaremos: incremento de socios, aumento de capital y generación de nuevos servicios financieros; estos continuos cambios han originado que se omita y descuide
ciertos aspectos contables muy importantes para la entidad, siendo de vital importancia que se dé un correctivo al respecto, con el fin de evitar una situación que pueda afectar a la solvencia y rentabilidad de la misma.
En este contexto se ha visto que en la actualidad es imprescindible cambiar el Sistema de Control Interno Contable, es por esto que la propuesta es implementar este sistema diseñándolo en base a las necesidades y carencias de la cooperativa, además tomando en cuenta normativas y reglamentos de ley que se encuentran actualmente vigentes en nuestro país.
1
INTRODUCCION
Desde la antigüedad las primeras civilizaciones realizaban primitivas formas de ahorro, recolectando su cosecha y reservando una porción para los tiempos de sequia; estos son los primeros indicios de que el hombre lucha por su supervivencia y la herramienta que utiliza es el ahorro.
Luego aparecen en Europa agrupaciones que practican formas de ahorro organizadas, las que han evolucionado a través de los siglos; en la actualidad se considera al ahorro como un factor determinante para la sociedad, pues se constituido en parte fundamental del Sistema Financiero de cada país, ya que combina el ahorro con el crédito; es decir que con los recursos que una persona deposita se puede conceder un crédito a otra que lo necesita.
En el Ecuador también el ahorro ha evolucionado y a pesar de la profunda crisis ocurrida en los 90, en la que la economía del país se desestabilizó; en la actualidad se
ha consolidado y se ha ganado nuevamente la confianza de las personas.
En este contexto es preciso señalar que la oferta de servicios financieros ha crecido y que existe una amplia gama de opciones a las que puede recurrir la ciudadanía; por lo que en el Sistema Financiero se ha creado un ambiente competitivo que ha obligado a mejorar y ampliar sus servicios, cobertura y logística.
Uno de los aspectos más importantes que debe cuidar cada entidad financiera es la constante renovación y actualización de procedimientos contables y administrativos que le permita mantener la competitividad y posicionamiento en el mercado.
2 CAPÍTULO I EL PROBLEMA
“El Control Interno Contable como herramienta para lograr una administración
eficiente en la Cooperativa de Ahorro y Crédito SAC-AIET Ltda”.
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En la década de los años 90 nuestro país sufre una crisis bancaria considerada la peor en la historia nacional debido a las reformas que se hicieron en el sistema financiero y las políticas inadecuadas por parte del gobierno en turno, lo que afectó enormemente a la población ecuatoriana y su estabilidad socio-económica ya que se produjo el cierre o transferencia al Estado de más de la mitad de los principales bancos del país, afectando a más de la mitad de la población ecuatoriana que perdieron sus ahorros logrados con años de trabajo y esfuerzo.
Los indicadores macroeconómicos se mantenían sumamente bajos, tornándose crítico
el asunto ya que incluso a nivel internacional sufrimos un duro aislamiento empeorando aún más la situación económica que ya se vivía en ese entonces; creándose un caos total en el país, lo que generó una vertiginosa expansión del desempleo, subempleo, pobreza y una masiva migración internacional.
La mayor parte de la población perdió la confianza en el sistema financiero, a pesar de que el gobierno en turno en su afán de tratar de controlar la situación, puso en marcha algunas medidas de salvataje, nada se puso conseguir.
Nuestro país vivía verdaderos momentos de caos e inseguridad; la ciudadanía no volvió a creer en los Bancos del país por ser evidente que no ofrecían ningún tipo de garantías a sus socios más bien al contrario fueron ellos los que provocaron este desequilibrio económico.
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importante a nivel nacional ya que la población empieza a buscar una alternativa más confiable; estas aparecen incentivando la cultura del ahorro, preocupándose por el bienestar y desarrollo de sus socios y proporcionando créditos a interés más convenientes que los de la incierta Banca Nacional de aquel entonces, promoviendo y dinamizando a su vez la economía del sector artesanal, agrícola, del comercio informal y la microempresa; resguardando a sus socios de recurrir a los prestamos de persona a persona comúnmente llamados “chulqueros”, quienes prestaban sus
recursos económicos y a cambio cobraban porcentajes de interés del 100% o incluso aún más, afectando enormemente a quienes recurrieron a esta modalidad.
Las cooperativas de ahorro y crédito son entidades netamente con una visión social y solidaria, regidas por principios en los que el objetivo principal es velar por la seguridad y tranquilidad de sus socios.
El movimiento cooperativo se inicia en nuestro país de una manera muy simple, expandiéndose en sectores indígenas rurales en donde la población solo confía en sus integrantes; las nuevas generaciones de estos sectores empiezan a interesarse por las finanzas y ven la necesidad de cuidar y multiplicar los ahorros de la gente de su
comunidad, por lo que se preparan académicamente y posteriormente animan a su gente a confiar en ellos, formando una cooperativa de ahorro y crédito en la que depositen su dinero y también puedan realizar créditos de acuerdo a sus necesidades, con bajos intereses y plazos que se acomoden a su actividad económica y capacidad de pago.
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Para el estudio se señala a la Cooperativa de Ahorro y Crédito SAC-AIET Ltda, que nace en 1982 en la Parroquia Pilahuin del cantón Ambato, donde se reúnen líderes indígenas para analizar la situación económica del sector decidiendo crear el SERVICIO DE AHORRO Y CREDITO, con el propósito de lograr una vida digna, libre de explotación y marginación en los miembros de su comunidad.
El proceso de creación de la misma alienta a los miembros de esta comunidad quienes en su mayoría por primera vez confían sus ahorros y proyectos a otras personas, luego ya no son solo los integrantes de esta comunidad los que se interesan por esta razón social sino también sectores aledaños; trasladándose su oficina principal a la ciudad de Ambato en donde actualmente es conocida por el apoyo que presta a la ciudadanía y la comunidad en general.
Ante este contexto, es que se ha visto la necesidad de que se implemente un sistema de control interno contable que cubra y se adapte a las necesidades propias de la cooperativa, tomando en cuenta todos los servicios que presta y el mercado al que
actualmente esta direccionado.
La forma como se ha venido llevando el control contable fue improvisado y creado de acuerdo a otra realidad, con leyes que hoy ya no se aplican, contaba con una cantidad inferior de socios, ofrecía pocos servicios y contaba con limitado personal; en la actualidad el movimiento financiero de esta entidad es extenso por lo que este control contable omite documentos y procesos importantes en la contabilidad, situación que es importante remediar a fin de que no afecte su estabilidad financiera.
1.2 JUSTIFICACION
5
La Cooperativa de Ahorro y Crédito SAC-AIET Ltda, es una institución creada con visión social y solidaria que brinda sus servicios financieros con la finalidad de mejorar la estabilidad económica de sus socios, durante los últimos años ha tenido un gran crecimiento institucional.
Ante tales cambios es necesario implementar un sistema de control contable diseñado exclusivamente para las necesidades de la cooperativa; considerando que actualmente se están cometiendo errores u omisiones con la actual forma de control contable.
Además, se debe considerar que en toda actividad económica, existe la posibilidad de contar con empleados deshonestos, descuidados o ineficientes, que provocan que los estados financieros que la empresa no sean reales, que la custodia de activos sea deficiente, que el cumplimiento de funciones se realice de manera inapropiada obteniendo como consecuencia que no se genere información confiable sobre la cual
se puedan fundamentar los directivos y tomar decisiones operativas y financieras que son de vital importancia para el futuro de la cooperativa.
El control interno contable es la parte de la administración que influye directamente en el salvaguardo de datos y registros contables de manera que los estados financieros que se elaboren posteriormente muestren la verdadera situación financiera de la organización y de esta manera la administración pueda tomar las mejores decisiones.
Este control debe garantizar un alto grado de seguridad de los datos financieros contables para los directivos de la cooperativa, minimizando el riesgo de prácticas fraudulentas; para lo cual recurriremos a la observación de los manuales de políticas del área contable de la Institución, para que este sea aplicado en forma correcta.
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lo cual le permitiría mantenerse en el mercado a través de la oferta de servicios y productos financieros con costos razonables; reduciendo al mínimo los riesgos inherentes de la actividad financiera que podrían provocar falta de liquidez, disminución del patrimonio, entre otros problemas administrativos financieros.
El nuevo sistema de control contable deberá ser diseñado de tal modo que permita a la administración detectar errores, irregularidades, intentos de fraude, cometidos en el tratamiento de la información contable, así como recoger, procesar y difundir adecuadamente la información contable, con el fin de que llegue fidedigna y puntualmente a las altas instancias de la empresa.
La confiabilidad en la información contable es la base segura para una correcta y acertada toma de decisiones, lo que permitirá que la cooperativa logre consolidarse, será importante también tomar en cuenta que este sistema no deberá tener un costo más elevado que el de los beneficios que prestará a la misma.
SAC es una organización indígena de intermediación financiera con enfoque social, orientada a mejorar las condiciones de vida, y satisfacer las necesidades y expectativas de la población indígena, campesina y urbano marginal de la provincia de Tungurahua y el país; mediante la prestación e innovación de productos financieros integrales de calidad, dentro de los principios y valores cristianos, buscando permanentemente el desarrollo integral y equitativo de su talento humano y un modelo de administración eficiente.
Esta entidad desde sus inicios ha procurado ser un aporte positivo para la comunidad, apoyando en diversos proyectos al gobierno seccional, acciones con las que los principales beneficiados han sido los ciudadanos y ciudadanas de la provincia de Tungurahua.
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SAC-AIET Ltda, quiere mejorar contexto real de sus socios; proyectándose a un futuro libre del conformismo, la ignorancia, pobreza y permitiéndole plasmar sus metas en hechos reales para beneficio personal, familiar y de la sociedad en general.
Por lo expuesto anteriormente y por tener relación con el área contable he seleccionado a esta institución como caso de estudio por ser factible el acceso a la información financiera y poder aportar con esta investigación para ponerlos en práctica y así obtener resultados positivos en la misma.
1.3 DELIMITACION DEL TEMA
1.3.1 DELIMITACION ESPACIAL
La investigación se la realiza en la Cooperativa SAC-AIET Ltda, en el departamento contable, ubicada en la ciudad de Ambato, Calle Castillo entre Juan B. Vela y Av. 12
de Noviembre.
1.3.2 DELIMITACION TEMPORAL.
La investigación se la efectúa en un plazo de 7 meses desde agosto hasta febrero del 2013.
1.4 OBJETIVOS
1.4.1 OBJETIVO GENERAL
8 1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
a) Precisar la situación financiera de la Cooperativa.
b) Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos de la contabilidad.
c) Diseñar políticas de control que se adapten a los requerimientos de la cooperativa.
d) Comprobar la importancia del control interno contable en el desarrollo de las actividades financieras
1.5 IDEA A DEFENDER
La aplicación de un sistema de Control Interno Contable diseñado acorde a las necesidades de la cooperativa, permitirá que la administración sea más eficiente y logre un mayor crecimiento financiero en la Cooperativa de Ahorro y Crédito SAC-AIET Ltda., de la ciudad de Ambato.
1.5.1 FORMULACION DE LA HIPOTESIS
¿La implementación de un sistema de control interno contable incide en lograr una administración eficiente en la COAC SAC-AIETLtda?.
1.6. VARIABLES
1.6. 1 CLASIFICACION DE LAS VARIABLES
VARIABLE INDEPENDIENTE
Control Interno Contable
VARIABLE DEPENDIENTE
9
1.6.2 OPERACIONALIZACION DE VARIABLES
1.7. ANALISIS CRÍTICO
Centrando la investigación en la Cooperativa de Ahorro y Crédito SAC-AIET Ltda.., ubicada en la ciudad de Ambato y al hacer la indagación correspondiente se afirma que el problema surge por la ausencia de un sistema de control interno que garantice la confiabilidad en los estados financieros, minimice riesgos de fraudulencia para que los directivos puedan tomar decisiones favorables para la cooperativa.
Se ha omitido manuales, registros contables, documentos de respaldo por otra parte los procesos contables no han sido llevados correctamente debido a la ausencia de políticas que regulen el manejo eficiente de información contable, además que no ha existido el debido control por parte de la jefatura contable.
Lo expuesto anteriormente ha causado el desperdicio de recursos humanos y materiales, además no se ha optimizado tiempo, lo que ha estancado el desarrollo y crecimiento de la cooperativa ya que no se ha podido determinar la verdadera situación contable y administrativa, por lo que el control interno contable se hace imprescindible para poder obtener excelentes resultados.
VARIABLES DIMENSIONES INDICADORES
Control Interno Contable
Administración empírica Falta de definición de procesos Contables
Situación actual de la entidad.
Administración eficiente
Sistema de Control Contable Interno: Manual de Funciones
Políticas Internas
10 CAPÍTULO II MARCO REFERENCIAL
2.1 LA EMPRESA
2.1.1 DEFINICIÓN
La empresa es un ente económico que en continua coordinación de sus miembros, fijan sus esfuerzos en la realización de un objetivo común; para lo cual emplea recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos.
“Empresa es la organización de personal, capital y trabajo, con una
finalidad lucrativa; ya sea de carácter privado, en la que se persigue la obtención de un lucro para los socios o accionistas; o de carácter estatal, en que se propone prestar un servicio público o cumplir otra finalidad beneficiosa para el interés general”.(Rojas, 2007, p. 1).
Las empresas dependiendo su naturaleza elaboran o comercializan bienes, productos o servicios que al ser vendidos producirán una utilidad para sus dueños o accionistas; en la actualidad es muy importante contar con un alto grado de competitividad, actualizando sus conocimientos, capacitando a su personal y procurando la constante innovación tecnológica.
2.1.2 CLASIFICACIÓN
2.1.2.1 ¨POR EL SECTOR ECONÓMICO:
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COMERCIAL: Compra y venta de productos terminados a cambio de una rentabilidad determinada.
INDUSTRIAL: Compra de materia prima para transformarla en un producto que al término será comercializado.
FINANCIERA: Captación y colocación de valores monetarios reservando un margen de utilidad.
AGROPECUARIA: Explotación de los productos naturales de la tierra y su respectiva comercialización.
2.1.2.2 POR SU TAMAÑO
GRANDE: Extenso valor del capital, gran existencia de activos fijos, número de trabajadores superior a 100 personas.
MEDIANA: Moderado valor del capital, moderada existencia de activos fijos, número de trabajadores inferior a 100 personas.
PEQUEÑA: Se subdivide en :
PEQUEÑAS: ingresos reducidos y el número de trabajadores es igual o menor a 20 personas.
MICRO: ingresos cuasi personales y el número de trabajadores no excede de 10 personas.
12 2.1.2.3 POR EL ORIGEN DEL CAPITAL
PRIVADO: El capital social en su totalidad está conformado por personas naturales o jurídicas.
PÚBLICO: El capital social pertenece al estado.
ECONOMÍA MIXTA: El capital social se conforma con aportes del sector privado y público.
2.1.2.4 POR LA FUNCIÓN SOCIAL
CON FINES DE LUCRO: se crea la empresa con el fin de obtener lucro o utilidad.
SIN FINES DE LUCRO: Son empresas en la que el objetivo principal es la ayuda social y apoyo a la comunidad.
ECONOMÍA SOLIDARIA: A este grupo pertenecen las COOPERATIVAS sin importar su naturaleza en ellas lo más importante es el bienestar y progreso de sus socios, si obtienen ganancia la misma que es repartida entre sus asociados.
2.1.2.5 POR LA ORGANIZACIÓN DE SU CAPITAL
UNIPERSONALES: El capital en su totalidad corresponde al aporte de una sola persona natural.
SOCIEDAD: El capital es conformado por el aporte de varias personas naturales o jurídicas y se subdividen en:
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SOCIEDAD DE CAPITAL: Sociedad Anónima Economía Mixta Compañía Limitada
En comandita por Acciones¨.
¨La unidad económica fundamental del régimen capitalista de producción
es la empresa, la cual se encarga de generar los bienes y servicios que
demanda la población con carácter lucrativo o no lucrativo, en el
ámbito privado o estatal, así la empresa para su adecuado
funcionamiento requiere de varias áreas de actividad, que son:
finanzas, producción, mercadotecnia y recursos humanos¨.
(http://eddson1964.wordpress.com)1
2.1.3 CARACTERÍSTICAS
La empresa debe tener claramente definido su objetivo, misión, visión y
políticas de calidad para así canalizar adecuadamente la actividad a la que se dedica.
Su organización debe estar bien estructurada, y dividida en departamentos o
áreas.
Contar con un manual de políticas internas en la que establezca claramente lo
que es permitido y lo que no es permitido dentro de la empresa.
Contar con un manual de funciones para cada puesto creado en la empresa
con la finalidad de describir las atribuciones, responsabilidades y limitaciones que los empleados poseen.
1
14
Establecer periódicamente controles internos para cada área específica de tal
manera que al final de un ejercicio económico se complementen unos con otros.
Poseer una planta física adecuada a la naturaleza de su actividad económica,
dando preferencia a su área más importante.
2.1.4 FINALIDAD Y OBJETIVOS
La finalidad en la mayoría de empresas es realizar su actividad económica para conseguir una utilidad significativa para sus dueños o accionistas.
En la actualidad existen otros tipos de empresas en los que su única finalidad es la ayuda social y apoyo a la comunidad en la que se desarrollan.
Existen también las de economía solidaria, en las que la principal finalidad es el bienestar y beneficio de los socios y sus familias, en estas se obtiene utilidad, la misma que es dividida entre todos sus socios.
Los objetivos estarán diseñados de acuerdo con la finalidad de la empresa, estos serán los indicadores que permitirán saber hacia dónde se orientará los recursos de la empresa y coordinar el trabajo dentro de la misma.
El establecimiento de los objetivos es responsabilidad de la administración, debiendo
tomar en cuenta que se debe inmiscuir a todos los departamentos de la organización.
2.1.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
“En toda empresa se necesita de referentes para poder iniciar con
15
divide adecuadamente las unidades de trabajo de acuerdo a sus necesidades” (Rojas, 2007, p.15).
Se la representa a través del organigrama, el mismo que se estructura luego de realizar un análisis a la empresa según su actividad económica, tamaño y otros aspectos propios de cada una.
El organigrama es una representación gráfica en el que se señalará cada puesto enmarcado en un cuadro, que encierra el nombre de ese puesto, unido mediante líneas, que representan claramente los canales de autoridad y responsabilidad.
La selección de personal se realizará en función de que los perfiles se ajusten a la función determinada en el organigrama.
2.2 COOPERATIVISMO
2.2.1 DEFINICION
El cooperativismo es una alternativa económica, que maneja una doctrina social basada en principios fundamentales en los que prima la equidad, justicia, democracia y solidaridad y tiene la principal finalidad de apoyarse mutuamente entre sus socios y así conseguir metas en común que los beneficien y mejoren su condición de vida.
2.2.2 COOPERATIVISMO EN EL ECUADOR
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En la actualidad el cooperativismo abarca una gran parte de la población; su crecimiento ha sido de gran importancia para la economía del país; a nivel nacional existen cooperativas de ahorro y crédito posicionados y con gran prestigio.
En la Constitución Política del Ecuador constan las disposiciones que regulan el funcionamiento de las instituciones cooperativas.
2.2.3 BASE LEGAL
¨Según la Constitución de la República del Ecuador, en su artículo 283, establece que el sistema económico es social y solidario; reconoce al ser humano como sujeto y fin; propende a una relación dinámica y equilibrada entre la sociedad, estado y mercado, en armonía con la naturaleza; y tiene por objeto garantizar la producción y reproducción de las condiciones materiales y inmateriales que posibiliten el buen vivir. Además, establece que el sistema económico se integrará por las formas de organización económica popular y solidaria e incluirá a los sectores cooperativistas, asociativos y comunitarios.
La Constitución de la República, en su artículo 309, establece que
el Sistema Financiero Nacional incluye al sector financiero popular y solidario, el cual contará con normas y entidades de control específicas y diferenciadas, que se encargarán de preservar su seguridad, estabilidad, transparencia y solidez.
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que impulsen el desarrollo de la economía popular y solidaria¨ (www.portalmicrofinanzas.org) 2
¨TITULO I
Naturaleza y fines
Artículo 1
Son cooperativas las sociedades de derecho privado, formadas por personas naturales o jurídicas que, sin perseguir finalidades de lucro, tienen por objeto planificar y realizar actividades o trabajos de beneficio social o colectivo, a través de una empresa manejada en común y formada con la aportación económica, intelectual y moral de sus miembros.
Artículo 2
Los derechos, obligaciones y actividades de las cooperativas y de sus socios se regirán por las normas establecidas en esta Ley, en el Reglamento General, en los reglamentos especiales y en los
estatutos, y por los principios universales del cooperativismo.
TITULO II
Constitución y responsabilidad
Artículo 5
Para constituir una cooperativa se requiere de once personas, por lo menos, salvo el caso de las cooperativas de consumo y las formadas sólo por personas jurídicas, que requerirán del número señalado en el Reglamento General.
Artículo 6
2http://www.portalmicrofinanzas.org/gm/document1.9.48439/Ecuador.%20Decreto%20194.%20Coop
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Las personas interesadas en la formación de cooperativa, reunidas, en la Asamblea General, aprobarán, por mayoría de votos, el estatuto que regirá a la cooperativa.
Artículo 7
Compete exclusivamente al Ministerio de Previsión Social y Cooperativas estudiar y aprobar los estatutos de todas las cooperativas que se originan en el País, concederles personería jurídica y registrarlas.
Artículo 8
La fecha de inscripción en el Registro, que se llevará en la Dirección Nacional de Cooperativas, fijará el principio de la existencia legal de las cooperativas.
TITULO IV
Estructura interna y administrativa
Artículo 30
El gobierno, administración, contraloría y fiscalización de una cooperativa se hará a través de la Asamblea General de Socios, del Consejo de Administración, del Consejo de Vigilancia, de la Gerencia y de las Comisiones Especiales, de conformidad con las atribuciones señaladas en esta Ley, en el Reglamento General y en el estatuto para cada uno de dichos organismos.
Artículo 31
19
Artículo 35
El Consejo de Administración es el organismo directivo de la cooperativa, y estará compuesto por un mínimo de tres miembros y un máximo de nueve, elegidos por la Asamblea General.
Artículo 36
El Presidente del Consejo de Administración lo será también de la cooperativa y de la Asamblea General.
Artículo 39
El Consejo de Vigilancia es el organismo fiscalizador y controlador de las actividades del Consejo de Administración, de la Gerencia, de los administradores, de los jefes y demás empleados de la cooperativa¨.(www.inclusion.gob.ec) 3
2.3 ADMINISTRACIÓN 2.3.1 DEFINICIÓN
¨La administración se refiere al proceso en el que se planea, dirige y controla los recursos de la empresa de tal manera que permita alcanzar la finalidad primordial de la empresa que es el lucro¨.
¨Existen organizaciones de diferentes tipos unas más complejas que otras y en cada una de ellas las necesidades y requerimientos son diferentes, la administración debe adaptarse y cubrir estas necesidades y en lo posible adelantarse a los posibles acontecimientos que puedan cambiar el desarrollo normal de la misma¨.
3
http://www.inclusion.gob.ec/wpcontent/uploads/downloads/2012/07/LEY_DE_COOPERATIVAS.p
20
El proceso administrativo debe ser preparado cuidadosamente, tomando en cuenta las variaciones y requerimientos de cada etapa de esto dependerá en gran medida el éxito a futuro de cualquier tipo de organización; en este proceso se encuentran inmersos todos los miembros de la organización quienes deberán respetar y cumplir los principios y procedimientos.
De aquí nace la administración eficiente tomando en cuenta que la eficiencia significa hace bien las cosas procurando la obtención de máximos resultados con poca inversión; entonces administración financiera será la correcta aplicación del proceso administrativo en todas sus etapas. (http://smedel.obolog.com) 4
2.3.2 ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.
La administración se compone de fases que se detalla a continuación:
2.3.2.1 PLANEACIÓN
La planeación es la parte inicial del proceso administrativo en la que se debe decidir adecuadamente lo que se hará en el futuro y como se lo hará, estableciendo los objetivos a los que pretende llegar la empresa, así como también de situaciones inesperados que puedan alterar estos objetivos organizacionales, de manera que no afecten significativamente a la empresa.
Es por esto que la planeación es el inicio del proceso administrativo ya que es el punto de partida que determinará el destino de una organización, la eficiencia de las otras etapas en gran medida depende de la acertada planeación.
2.3.2.2 ORGANIZACIÓN
La organización se da cuando se asigna responsablemente las funciones y responsabilidades al recurso humano; determinando jerarquías y delimitando cada
21
puesto creado en la empresa; buscando al personal capacitado para adaptarse a los requerimientos del cargo al que se postula.
En esta fase es importante dividir en áreas o departamentos de acuerdo a las funciones que se realicen, es importante establecer jerarquías con la designación de jefes a área o departamentales, con la finalidad de que dirija en forma ordenada y eficiente el trabajo de su área correspondiente y sea el vinculo entre los miembros de su departamento y los directivos de la empresa.
2.3.2.3 EJECUCIÓN
La ejecución corresponde al paso en el que todo lo planeado y organizado en las etapas anteriores se realiza; se ponga en marcha de acuerdo a lo establecido.
En esto la gerencia y jefes departamentales deben manejarse con mucho equilibrio ya que no es cuestión de dar órdenes y nada más, existen técnicas para que esto se desarrolle óptimamente como: el liderazgo, comunicando oportunamente las decisiones o cambios de la gerencia y la motivación a que todos plasmen su mejor
esfuerzo para que al final el trabajo bien hecho sea reconocido y valorado.
2.3.2.4 CONTROL
El control es la parte final del proceso administrativo en el que se comprueba que lo planeado y organizado se haya ejecutado correctamente, es decir se haya conseguido los objetivos propuestos en la primera fase de este proceso.
Es común que se presenten errores en la ejecución y que no se rija 100% a lo planificado; pero estas desviaciones deben ser mínimas y precisamente eso es lo que determina el control; el porcentaje de cumplimiento de los objetivos para poder establecer correctivos necesarios para que esto no vuelva a ocurrir.
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medios más efectivos para medir los resultados, sugerir acciones correctivas ante los errores.
El control ofrece a la gerencia la información necesaria para que la toma de decisiones sea más acertada y se puedan corregir las fallas ocurridas en un nuevo periodo. (www.mercadosunidos.com) 5
2.3.3 ADMINISTRACION EFICIENTE
Para hablar de administración eficiente es necesario comprender claramente el concepto de eficiencia.
Eficiencia se considera a la capacidad de optimizar los recursos necesarios para realizar una actividad, es decir obtener los mejores resultados con la menor inversión posible.
Por tanto podríamos decir que la administración eficiente comprende seguir el proceso administrativo en todas sus etapas procurando cumplir exitosamente los objetivos trazados por la entidad utilizando el mínimo de inversión.
¨La administración no sólo se ocupa de determinar las actividades y
cumplir con las metas de la organización (eficacia), sino también de hacerlo de la manera más eficiente (organización exitosa)¨. (http://www.aunclicdelastic.com) 6
2.4 CONTABILIDAD
2.4.1 DEFINICION
La Real Academia define la contabilidad como "Aptitud de las cosas para poder reducirlas a cuenta o cálculo. Sistema adoptado para levar la cuenta y razón en las oficinas públicas y particulares.
5http:www.mercadosunidos.com/workexpress, (02-10-12)
6
23
Para el diccionario Hispano Americano es el "Orden adoptado para llevar la cuenta y razón en las oficinas públicas y particulares"
"La contabilidad es el lenguaje de los negocios - "La contabilidad está basada en el hecho fundamental que se encuentra en toda empresa mercantil y que consiste en que su activo es igual a su pasivo, tanto a favor de terceros como de los dueños. (Fundamentos de la contabilidad, 1938, p.3)
"La contabilidad y la teneduría de libros constituyen un proceso de análisis, registro e interpretación del efecto de las operaciones comerciales" . Y, agrega, que en general, la teneduría de libros se ocupa del análisis y del registro de las operaciones, y la contabilidad, en cambio, trata principalmente "la síntesis e interpretación de la información aportada por la teneduría de libros. (McGraw Hill Book Company Inc. 3a. edc, 1956, p. 3).
2.4.2 QUIENES DEBEN LLEVAR CONTABILIDAD
¨Las personas naturales o jurídicas que tengan actividad económica en el territorio ecuatoriano deben llevar contabilidad rigiéndose a lo estipulado en las leyes pertinentes a materia financiera¨.
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“Las personas naturales que realicen actividades empresariales y
que operen con un capital u obtengan ingresos inferiores a los previstos en el inciso anterior, así como los profesionales, comisionistas, artesanos, agentes, representantes y demás trabajadores autónomos deberán llevar una cuenta de ingresos y egresos para determinar su renta imponible.”
Art. 20. Principios generales
¨La contabilidad utiliza el sistema de partida doble, idioma español y en la moneda actualmente vigente en el país: Dólares de los Estados Unidos de América, basándose en los principios de contabilidad generalmente aceptados para registrar el movimiento económico y establecer el estado de situación financiera y los de
los estados financieros del ejercicio contable¨.
(http://www.derechoecuador.com) 7
2.4.3 EJERCICIO ADMINISTRATIVO
Las empresas tienen una duración indeterminada por lo que es necesario establecer periodos prudenciales de tiempo para conocer
el resultado de las operaciones financieras, a este espacio de tiempo se lo denomina ejercicio contable y se los determinará luego de realizar un análisis sobre la naturaleza, actividad económica y características propias de la misma, por lo general en nuestro país se aplica los trimestres, semestres y anuales; en cualquiera de los casos se podrá determinar su situación financiera y se podrá tomar los correctivos y cambios pertinentes. (Goxens-Goxens, 2003, p.28).
7http://www.derechoecuador.com/index.php?option=com_content&view=article&id=4140&Itemid=
25 2.4.4 LA PARTIDA DOBLE
La partida doble es aquella teoría aplicada a la contabilidad que dice que el registro de toda operación requiere el asiento de débitos y créditos con igual importe, obteniendo como resultado obvio que el total de débitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los créditos.
Cada uno de los grupos o clases de elementos del patrimonio representado por cuentas, tienen la facultad de aumentar o de disminuir, como consecuencia de las operaciones efectuadas.
Al aumentar, porque se reciben o entran valores de la clase contenida en cada grupo, aportamos una entrada en la cuenta que representa al grupo, lo que les supone un cargo y efectuamos una anotación en el debe del importe que corresponda.
Si disminuyen, porque se entregan o salen valores de la clase contenida en cada grupo, se anotará una salida en la cuenta y
formularemos un abono o anotación en el haber del importe que sea.
26 2.4.5 CUENTA CONTABLE
Es el nombre contable que se le da a cada rubro, activo, bien u obligación de la empresa así también de su patrimonio.
2.4.6 PLAN GENERAL DE CUENTAS
El Plan General de Cuentas es un catálogo en el cual se sintetizan las cuentas de activo, pasivo o patrimonio que se usan comúnmente en una entidad financiera, con el cual es fácil encontrar el origen de sus movimientos, saldo y la relación que existe entre las distintas cuentas que intervienen en las operaciones de una empresa.
El Plan de Cuentas clasifica, distribuye y agrupa a las cuentas de acuerdo con el movimiento financiero de la empresa, agrupándolas por afinidades contables en grupos que permitan la fácil verificación de la situación económica de la empresa.
El objeto de la contabilidad es representar el patrimonio, por clases de valores y cada motivo de la actividad económica que tiene por finalidad facilitar la gestión de
la empresa. Por consiguiente cada clase de valores y cada motivo de modificación patrimonial pueden dar lugar a una cuenta diferente.
Ahora bien ha de evitar llegarse a un número exagerado en el desarrollo de cuentas pues lo que pueda ganarse en detalle, se pierde en visión concreta de la situación patrimonial y sus modificaciones.
Las distintas clases de cuentas representan:
Los elementos materiales o materializados que constituyen el patrimonio.
Las relaciones con terceras personas
Las modificaciones del neto. En su conjunto expresan el beneficio o pérdida obteniendo en el ejercicio y cada cuenta comprende un conjunto de desglose.
27 2.4.7 LIBROS DE CONTABILIDAD 2.4.7.1 LIBRO DIARIO
Es el registro por partida doble que muestra las transacciones comerciales en orden cronológico; cada transacción registrada se denominará asiento contable.
Se utilizarán las cuentas contables en cada asiento, el mismo puede estar conformado por una o más cuentas deudoras o acreedoras, pero que al final la suma entre las dos debe ser igual.
2.4.7.2LIBRO MAYOR
Este libro es el que se elabora a continuación del libro diario; es la agrupación de los valores de cada cuenta contable, como dato adicional podemos señalar que cada mayor podrá tener un saldo acreedor o deudor e incluso puede que su saldo sea cero. (Goxens-Goxens, 2003, p. )
2.4.8 ESTADOS FINANCIEROS
Los Estados Financieros son documentos emitidos a determinado periodo de tiempo que muestran la situación financiera de una empresa, los resultados obtenidos y el comportamiento del efectivo. Son de vital importancia para el desarrollo de una empresa.
Existen algunos tipos de estados financieros los cuales arrojan distinta información que servirá de guía a diferentes departamentos y su importancia se da por la imperiosa necesidad que tienen las empresas por conocer y dar a conocer su situación financiera.
La Ley de Régimen Tributario los define así:
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como también para su presentación a la Superintendencia de Compañías y a la Superintendencia de Bancos y Seguros, según el caso. Las entidades financieras así como las entidades y organismos del sector público que, para cualquier trámite, requieran conocer sobre la situación financiera de las empresas, exigirán la presentación de los mismos estados financieros que sirvieron para fines tributarios¨.(www.derechoecuador.com) 8
2.4.9 TIPOS DE ESTADOS FINANCIEROS 2.4.9.1 BALANCE GENERAL
Este estado debe reflejar la situación patrimonial de la empresa, mostrando por separado las cuentas de activo que constituyen lo que posee la misma y el pasivo detalla el origen de los recursos y se distingue en capital propio, circulante y a largo plazo.
2.4.9.2 ESTADO DE RESULTADOS
Documento que indica el resultado de las operaciones financieras que pueden ser: utilidad, pérdida remanente y excedente durante el periodo establecido por la misma entidad, tomando como medida los ingresos y gastos efectuados; para obtener la utilidad neta de la empresa.
2.4.9.3 FLUJO DE CAJA
Es aquél que indica las salidas y entradas de efectivo que se darán en la empresa durante un periodo determinado.
8
http://www.derechoecuador.com/index.php?option=com_content&view=article&id=4140&Itemid=4
29 2.5 CONTROL INTERNO CONTABLE
2.5.1 DEFINICIÓN
El control en términos generales el control quiere decir: inspeccionar, revisar, comprobar el correcto desarrollo de una acción; basándonos en este concepto y aplicándolo al área contable se puede determinar que el control interno que se desarrolla en una empresa, consiste en el monitoreo de los de los procesos contables, es decir; como fueron desarrollados los mismos con la finalidad de determinar su eficiencia y aplicabilidad en la entidad.
¨El control interno es un proceso aplicado en una entidad financiera para cerciorarse sobre la confiabilidad de los datos contables; es de vital relevancia para la estructura administrativa y contable de las empresas, ya que correctamente diseñado y prolijamente aplicado permite a la organización trabajar sin mayores inconvenientes,
optimizando los recursos de la misma¨.
¨En términos de auditoría, el control interno se utiliza para hacer referencia a todo el sistema de control de cualquier institución, diseñado al servicio de los objetivos de la dirección general, se debe diferenciarlo del control ejercido sobre la misma desde otras instancias y en favor de terceros, como pueden ser, por ejemplo, las auditorias practicadas por profesionales independientes a requerimiento de los accionistas, de los acreedores o incluso de la propia dirección. Son dos las finalidades principales de todo sistema de control interno:
30
b) asegurar que la política empresarial diseñada por la alta dirección es ejecutada correctamente por los diferentes departamentos y en los distintos niveles jerárquicos de la organización¨.
(http://www.economia48.com) 9.
Whittington-Pany, 2005, p.213: El control Interno Contable es el medio utilizado para obtener un fin, el mismo que lo llevan a cabo el personal de la institución basados en manuales de políticas, formularios, registros y documentos diseñados acorde a las exigencias de la empresa.
En este proceso la responsabilidad directa la tiene el gerente de la entidad a controlarse, pues es él quien deberá asignar funciones y responsabilidades, diseñar los informes y reportes a fin de distribuirlos a quien corresponda para poder tener el control de las actividades realizadas, además cumplir y hacer cumplir las leyes y reglamentos internos y los vigentes en la constitución del país.
De esta manera se pretende cumplir en su totalidad los objetivos empresariales tomando en cuenta que este sistema de control no puede tener un costo más alto que lo que se quiere controlar.
El control interno debe ofrecer algunos parámetros básicos de seguridad entre las que mencionare: el gerente debe tener conocimiento de las transacciones que se realizan en la entidad, todas las transacciones se registraran obligatoriamente para asegurar la veracidad de la información al momento de preparar los estados financieros, solo el personal autorizado tendrá acceso a la información financiera, los registros contables
deben y pueden ser comparativos con los activos actuales en intervalos razonables para poder verificar las diferencias.
Es importante tomar en cuenta que el control interno contable debe ajustarse a la empresa en donde será aplicado tomando en cuenta su naturaleza, tamaño, actividad económica y objetivos.
9
31
El Consejo de Administración, es el órgano regulador que influye directamente en el ambiente de control ya que factores como la independencia de la gerencia, experiencia y prestigio de los altos directivos, la comunicación fluida entre la gerencia y los departamentos relacionados permitirá la pronta resolución de conflictos.
2.5.2 CARACTERISTICAS ESENCIALES PARA UN BUEN CONTROL INTERNO
2.5.2.1 AMBIENTE DE CONTROL
Influye directamente en el recurso humano, ya que se refiere al grado de concientización alcanzado y su compromiso con la organización.
El personal encargado del área contable específicamente del controlar el proceso contable debe ser integro con altos valores éticos y morales como la honestidad,
responsabilidad, compromiso institucional.
Deberá crear normas conductuales y éticas mediante la elaboración de las políticas oficiales, códigos de convivencia o similares, que anulen toda posibilidad actos deshonestos o ilegales.
El establecimiento de metas u objetivos reales es otra manera de prevenir situaciones de peligro, nótese que si un empleado está demasiado presionado con cumplir la labor encomendada (la cual es inalcanzable), existen muchas más probabilidades de incurrir en un acto reprobable.
El personal encargado del control interno debe contar con la suficiente preparación académica y amplia experiencia, estos dos factores son sumamente importantes para obtener resultados positivos.
32
La división del área financiera: se deberá separar esta área con la finalidad de optimizar su desempeño. El departamento de finanzas se encargará de las operaciones financieras y la custodia de los valores
Socialización oportunamente de la descripción de cada puesto definiendo claramente límites y responsabilidades, además de establecer políticas internas y externas sobre su actividad económica.
Por otro lado el buen trato brindado a los empleados, la capacitación, orientación influye mucho en la eficiencia del control interno.
2.5.2.2 PROCESO DE EVALUACION DEL RIESGO
Esto se refiere a invertir tiempo y recursos en identificar y evaluar los posibles riesgos relevantes, estableciendo su importancia y buscando acertadas soluciones en caso de que se presentaren.
Hay aspectos significativos que se deben tomar en cuenta para realizar este análisis entre los que se menciona: cambios operacionales en la organización, cambios de
personal, sistemas de información actualizados, crecimiento apresurado de la entidad, cambios tecnológicos, reestructuraciones internas, nuevas leyes o reglamentos financieros.
2.5.2.3 SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE
33 2.5.2.4 ACTIVIDADES DE CONTROL
Son los métodos o procedimientos establecidos para asegurarse del cumplimiento de los directivos en lo que a control interno se refiere: la evaluación del desempeño, los controles del procesamiento de la información, control físico y división de obligaciones son los ejemplos más comunes que podemos citar.
La evaluación del desempeño, es un indicador comparativo, pues al analizarlo con su similar de ejercicios anteriores, establecerá los cambios y permitirá implantar los correctivos necesarios en los casos que así lo amerite.
Los controles del procesamiento de la información, son métodos que se utilizan para comprobar la veracidad de las transacciones y se clasifica en dos grupos: actividades generales de control que se utiliza en las transacciones comunes y actividades de control de aplicaciones que se utiliza en una actividad en particular.
Controles físicos, estos inciden en la protección física a los registros contables, además de limitar el acceso solamente al personal autorizado a los programas de
computación y archivos físicos y electrónicos de datos.
El resguardo se puede dar por la utilización de cajas de seguridad, bóvedas temporizadas, guardias, alarmas, etc.
La división de obligaciones consiste en la descentralización de funciones, es decir no permitir que una sola persona o departamento sea la encargada de autorizar, registrar y custodiar las transacciones financieras con la finalidad de que no exista el riesgo de errores o fraudes.
2.5.2.5 MONITOREO DE CONTROLES.
34
2.5.3 LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO
En el control interno contable existen limitaciones intrínsecas como: Errores en la aplicación de los controles por desconocer o no entender las instrucciones básicas, por criterios incorrectos, negligencia o distracción.
También pueden existen errores de automatización ya sea al momento de diseñarlos o de realizar actualizaciones.
2.5.4 OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Garantizar la eficacia y eficiencia en todas las operaciones de la organización,
promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades establecidas.
Velar porque todas las actividades y recursos de la institución estén dirigidos
al cumplimiento de los objetivos previstos.
Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de la
organización.
Asegura la confiabilidad de la información y los registros que respaldan la
administración de la institución.
2.5.4 EL CONTROL INTERNO EN EL MARCO DE LA EMPRESA
El control interno contable debe ser diseñado en base a necesidades y requerimientos de la empresa en la que será aplicada, así también se tomará en cuenta su tamaño, actividad comercial y entorno en el que se desarrolla; tomar en cuenta todos estos aspectos permitirá que exista un verdadero control sobre el proceso contable evitando situaciones que podrían irrumpir el normal desenvolvimiento de la misma.
De acuerdo al tamaño de la empresa se deberá diseñar un sistema de control interno, una empresa de un solo dueño no necesitará mayor complejidad en su control
35
En empresas con varios accionistas las funciones son mayores ya que por lo general son empresas grandes con gran amplitud en el mercado, mayor cantidad de empleados e innumerables operaciones comerciales; por lo tanto sus dueños pierden control y es necesario un control interno más estructurado que se ajuste a las necesidades de la empresa en función de su naturaleza comercial.
De la misma manera en organizaciones de tipo multinacional, la junta de accionistas debe preocuparse por el correcto control interno en sus sucursales regionales e internacionales vigilando el cumplimiento de las mismas tan frecuentemente como le sea posible; es importante mencionar que en cuanto los accionistas no puedan vigilar de cerca sus sucursales es imprescindible un sistema de control interno bien estructurado.
2.5.6 ASPECTOS IMPORTANTES EN LA ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CONTROL
El proceso de control debe ser estructurado tomando en cuenta que debe ser:
1. Comparativo: que pueda basarse en normas, presupuestos u objetivos que puedan servir de referencia.
2. Real: que se pueda contrastar con un ejercicio anterior.
3. Desviación: que se da como resultado del comparativo y el real.
4. Análisis de causas: para determinar el origen de la desviación.
36
2. 5.7 PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO
Responsabilidad delimitada: Cada persona que forma parte de la organización debe conocer claramente sus funciones y será responsable de cumplirlas correctamente.
Separación de funciones de carácter incompatible: Se separará adecuadamente las áreas de la organización de acuerdo a su naturaleza.
Servidores hábiles y capacitados: Se seleccionará y capacitará a los empleados con la finalidad de que tengan el suficiente conocimiento para desempeñarse óptimamente en el cargo asignado.
Aplicación de pruebas continúas de exactitud: Se verificará constantemente los procesos y operaciones contables para asegurar su transparencia y eficacia.
Movimiento de personal: Llevar a cabo un movimiento de personal hasta donde sea posible y exigir que los empleados de confianza disfruten de sus vacaciones, en especial aquellos empleados que desempeñan cargos de responsabilidad sobre recursos financieros o materiales, esta medida permitirá entre otras cosas: capacitar a
los empleados en otras labores de la administración; erradicar la idea de que “hay empleados indispensables” y descubrir errores y fraudes, cuando se hayan cometido.
Fianzas: Los empleados que manejan recursos financieros, valores o materiales, deberán estar afianzados, a fin de permitir a la entidad, resarcirse adecuadamente de una pérdida o de un fraude efectuado por ellos mismos.
Instrucciones por escrito: Obligatoriamente deberá socializarse por escrito con una redacción amplia, clara y precisa las funciones de cada empleado.
Uso de formas pre numeradas: Será imprescindible la utilización de documentos impresos y pre-numerados para las operaciones contables.
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Depósitos inmediatos o intactos: El efectivo que se reciba durante el día se lo deberá depositar poco antes de terminar la jornada laboral.
Uso mínimo de cuentas corrientes: Se debe reducir al mínimo el mantenimiento de varias cuentas bancarias, ello dependerá de cada entidad en particular.
Utilización de una cuenta de control: Se utilizará el principio de una cuenta de control en los casos que sean aplicables. El uso de cuentas de control permite efectuar comparaciones, sirve como prueba de exactitud entre los saldos de las cuentas y ayuda a evaluar el desempeño de los empleados que las llevan.
Uso de equipos mecánicos con dispositivos de prueba: El equipo mecánico deberá contener dispositivos de prueba interconstruidos, siempre que sea posible. Esto es aplicable en las entidades que utilizan equipos mecánicos de registro directo, tales
como máquinas registradoras. (http://www.slideshare.net)10
2.5.8 PROCEDIMIENTOS GENERALMENTE ACEPTADOS PARA MANTENER UN EFICAZ CONTROL
Seleccionar minuciosamente al personal, escogiendo a los más idóneos para sus funciones.
Delimitar adecuadamente las responsabilidades y funciones de cada
empleado.
Crear los procedimientos contables acordes a la actividad financiera de la
institución.
Emitir las disposiciones o instrucciones por escrito mediante memo u oficios.
Utilizar cuentas de control
Valorar los sistemas informáticos
Utilizar registros con secuencia numérica.
10
38 Evitar en lo posible el uso de efectivo
Realizar los depósitos en un periodo relativamente corto de tiempo
Realizar inspecciones frecuentes
Mantener puntos estratégicos de control previamente determinados
Renovar y mejorar constantemente las medidas de seguridad
Registrar adecuada y oportunamente las transacciones diarias
Procurar la ordenada conservación de los documentos y registros contables
Considerar la posibilidad de reemplazos en las funciones contables a fin de
no crear dependencia laboral en ningún puesto.
Controlar físicamente los activos
Establecer metas y objetivos reales.(Rojas, 2007, p.45)
2. 5.9 RESPONSABILIDAD DEL CONTROL INTERNO
El Control Interno debe ajustarse a las necesidades y requerimientos de cada organización, es preciso que sea exacto, confiable cumpliendo con las exigencias internas así como también de los organismos de control y las leyes vigentes en el
país.
Es importante considerar que los sistemas de control interno van a ser distintos precisamente para cubrir con los requerimientos propios de cada entidad, pero la correcta implementación, cumplimiento y seguimiento del mismo siempre será responsabilidad de la Gerencia General.
“El Sistema de Control Interno debe ser un conjunto armónico,
39
evaluación que se utilicen para realimentar su ciclo de operaciones”. (http://aprendeenlinea.udea.edu.co)11
2. 5.10 DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El encargado de establecer el sistema de control interno contable que se aplicará en la empresa es el Gerente con su más cercano grupo de colaboradores, los mismos que deben tratar de encontrar un equilibrio en los parámetros de este diseño.
La relación costo-beneficio, se debe tomar en cuenta ya que el control no debe tener un costo más elevado de lo que se va a controlar:
Un excesivo control puede ser costoso y contraproducente en las labores diarias de los empleados, limitando su desempeño laboral.
2.5.11 RIESGOS DE CONTROL INTERNO
2.5.11.1 DEFINICION
Riesgo, término que viene del idioma latín “risicare” cuyo significado es: atreverse;
por lo que podríamos definirlo como un vocablo relacionado directamente con un peligro, problema, pérdida.
Aplicando el riesgo en la contabilidad también encontraremos una relación directa ya que la naturaleza de esta ciencia contempla la posibilidad errores, omisiones, desvíos de información, incluso fraudes o malversaciones en el proceso contable.
Como consecuencia el riesgo de control interno debe ser considerado ya que pueden darse errores mínimos y en casos excepcionales errores significativos o irregularidades en los estados financieros y que los mismos no sean detectados.
11
40 2.5.11.2 CLASIFICACIÓN DE RIESGOS
(Rojas, 2007, p.19):
2.5.11.2.1 DE MERCADO: estos son propios del mercado financiero en los que puede incurrir el inversionista como: tipos de cambio, tasas de interés.
2.5.11.2.2 DE CRÉDITO: Inherente con la colocación de recursos financieros a través de préstamos, el riesgo potencial está en que la contraparte no cumpla con el compromiso de pago de estos recursos.
2.5.11.2.3 LEGAL: se refiere al riesgo que existe por el incumplimiento en el pago de obligaciones por alguna de las partes y que al recurrir a la vía jurídica se produzcan interpretaciones contraproducentes de la ley u omisiones en los documentos legales.
2.5.11.2.4 OPERATIVO: Se refiere al error que puede darse por el sistema informático, métodos erróneos, falla administrativa, controles defectuosos, fraude, o
error humano por falta de capacitación o por inoperancia.
2.5.11.2.5 DE AUDITORÍA: Es el riesgo que existe al momento en que los auditores analizan los estados financieros y emiten sus opiniones ya que existe la posibilidad de que se emita una orientación errónea o que físicamente los estados financieros estén mal elaborados y en base a estos se emita los criterios contables.
Los riesgos de auditoría pueden ser resultado de errores (equivocaciones no Intencio- nales, tales como omisiones y comisiones), o fraudes (equivocaciones intencionales, incluyen apropiación indebida y presentación fraudulenta de estados financieros.