Diseño de un manual de procedimientos contables para la Constructora del Pacífico IMERVAL Cía. Ltda.

Texto completo

(1)UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL. FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS CARRERA: INGENIERÍA EN FINANZAS, AUDITORÍA Y C.P.A.. TEMA:. DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA “CONSTRUCTORA DEL PACIFÍCO IMERVAL CIA LTDA”. CARLOS ESTEBAN ARELLANO GÓMEZ. QUITO, 2010.

(2) DEDICATORIA El presente trabajo esta dedicado para la mujer que con su amor y comprensión hizo que día a día me impulse a seguir adelante, alcanzar la primera meta en mi vida, superar las adversidades y los retos de la vida diaria, soñar despierto con el mejor regalo que la vida pudo darme, un hijo. Con mucho amor, para ti María Fernanda..

(3) DECLARACIÓN Yo. Carlos Esteban Arellano Gómez, declaro que el presente trabajo ha sido investigado y desarrollado de una forma autentica y que no ha sido presentado para ningún grado o calificación profesional en ninguna universidad.. Carlos Esteban Arellano Gómez.

(4) AGRADECIMIENTO. Agradezco a Dios por estar a mi lado siempre y apoyarme en aquellos momentos de debilidad. A mis Padres por estar a mi lado en las buenas y en las malas, por hacer que su sacrificio sea recompensado al lograr la meta trazada. A mi prestigiosa Universidad por haberme brindado los conocimientos y enseñanzas para ser un excelente profesional. A la Constructora del Pacífico IMERVAL Cía. Ltda., por abrirme las puertas para el estudio realizado, en especial al Señor Ricardo Álvarez, quién con su colaboración hizo posible la culminación del presente manual. A mi director de tesis, el Dr. Jorge Guerrero, quién con su comprensión y tiempo brindo los conocimientos necesarios para el desarrollo del Diseño del Manual de Procedimientos Contables..

(5) RESUMEN EJECUTIVO. La presente tesis trata acerca del Diseño de un Manual de Procedimientos Contables para la Constructora del Pacífico IMERVAL CIA LTDA, en la cual se describen procesos, normas y políticas para el mejoramiento de la situación actual de dicha empresa.. En este manual se incluye las responsabilidades y funciones de las personas encargadas de llevar la Contabilidad dentro de la Constructora.. El estudio realizado en este manual, permitió conocer la situación actual de la constructora y al mismo tiempo enfocarnos en el mejoramiento de las debilidades y las amenazas, con un importante aporte en el departamento contable y financiero, proponiendo nuevos procesos contables, políticas innovadoras, requiriendo un personal altamente profesional para cumplir las funciones a cabalidad dentro y fuera de la compañía.. Para lograr con los objetivos propuestos del presente Manual, se estructuro cada uno de los capítulos de la siguiente manera:. En el CAPITULO I se enfoca el planteamiento del problema, antecedentes, de la misma forma se señala el objetivo general, los objetivos específicos, la justificación, la hipótesis, la idea a defender, los tipos de investigación que utilizamos para el desarrollo de la presente tesis..

(6) CAPITULO II, en este capítulo se describe el marco teórico y conceptual, los conceptos básicos de la Contabilidad, la definición de la cuenta contable, el ciclo contable y los sistemas de control interno.. CAPITULO III, se describe la situación actual de la Constructora del Pacífico IMERVAL CIA LTDA, su composición accionaria, la visión, misión, estructura orgánica funcional, marco conceptual, políticas que rige a la Constructora, el objeto social de la compañía, el análisis FODA, el control interno, la contabilidad en la constructora y el registro de las transacciones.. CAPITULO IV, este es el capitulo con mayor importancia de la presente tesis, la propuesta del Manual de Procedimientos Contables a implementarse a la presente constructora, donde proponemos los siguientes puntos:. . Análisis y asientos tipo de las cuentas contables más relevantes.. . Nuevas políticas contables.. . Plan de Cuentas propuesto. . Funciones a implementarse en el departamento contable de la Constructora del Pacífico IMERVAL CIA LTDA.. . Organigrama funcional propuesto.. . Perfil profesional para las personas encargadas en el departamento contable.. CAPITULO V, se describe todas las conclusiones extraídas del diagnostico realizado en la Constructora del Pacífico IMERVAL CIA LTDA, y de la misma forma se exponen las recomendaciones del caso, para el buen desempeño de la constructora, y así alcanzar.

(7) el objetivo propuesto, llevar una contabilidad ética y con mucha veracidad para el desarrollo de la compañía en el mercado constructor ecuatoriano, y porque no, en el ámbito internacional..

(8) INDICE CAPITULO I. 1. 1. 1.1.. 1 1 1 2 3 3 4 4 4 5 5 5 6 6 6 7 7 7 8. INTRODUCCION ANTECEDENTES 1.1.1 ANTECEDENTES HISTORICOS 1.1.2 ANTECEDENTES TEORICOS. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.11. 1.12. 1.13. 1.14.. PLATEAMIENTO DEL PROBLEMA FORMULACION DEL PROBLEMA LIMITACION DEL ESTUDIO ALCANCE DEL TRABAJO OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS IDEA A DEFENDER JUSTIFICACION HIPOTESIS METODO DE INVESTIGACION HISTORICO-LOGICO METODO DE INVESTIGACION INDUCTIVO-DEDUCTIVO METODO DE INVESTIGACION DESCRIPTIVO TECNICAS DE INVESTIGACION 1.14.1. PRIMARIAS 1.14.2. SECUNDARIAS. CAPITULO II 2. 2. 2.1 2.2 2.3. BASE TEORICA BASE CONCEPTUAL LA EMPRESA CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS LA CONTABILIDAD 2.3.1. CONCEPTO 2.3.2. IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD 2.3.3. CUENTA CONTABLE. 2.4.. PLAN DE CUENTAS 2.4.1. ESTRUCTURA 2.4.2. CODIGO DE CUENTAS. 2.5.. CICLO CONTABLE 2.5.1. RECONOCIMIENTO DE LA OPERACIÓN MERCANTIL 2.5.2. JORNALIZACION 2.5.3. LIBRO DIARIO 2.5.4. MAYORIZACION 2.5.5. LIBRO MAYOR 2.5.6. COMPROBACION 2.5.7. AJUSTES Y RECLASIFICACION CONTABLES 2.5.8. ESTADOS FINANCIEROS BASICOS. 2.6.. LOS PCGA 2.6.1. CONCEPTOS BASICOS 2.6.2. CONCEPTOS ESENCIALES 2.6.3. CONCEPTOS GENERALES DE OPERACIÓN. 9 9 10 10 11 15 15 18 18 22 22 24 26 26 27 28 28 28 29 30 31 33 34 35 35.

(9) 2.7.. LEY DE EQUIDAD TRIBUTARIA 2.7.1. OBJETIVOS DE LA REFORMA 2.7.2. MEDIDAS. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. 2.13.. IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA) RETENCIONES DE IVA CREDITO TRIBUTARIO LIQUIDACION DEL IMPUESTO AL VALOR AGREDADO DEVOLUCION DEL IVA IMPUESTO A LOS CONSUMOS ESPECIALES. 38 39 39 44 44 46 47 47 50. CAPITULO III. 53. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8.. 3.12. ANALISIS FODA. 53 54 54 55 55 56 56 57 57 57 57 59 60 62 67 69 72 82 83 84. CAPITULO IV. 86. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA ANTECEDENTES HISTORIA COMPOSICION ACCIONARIA MISION VISION ACTIVIDADES DE LA CONSTRUCTORA DEL PACIFICO FUENTES DE FINANCIAMIENTO PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS 3.8.1. INTRODUCCION 3.8.2. ASPECTOS PRELIMINARES 3.8.3. PROCEDIMIENTO PARA EJECUTAR OBRAS DE CONSTRUCCION 3.8.4. TIPOS DE CONTRATOS 3.8.5. REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO 3.8.6. CODIGO DE ETICA EMPRESARIAL. 3.9. ANALISIS ACTUAL DE LA CONSTRUCTORA 3.10. PLAN DE CUENTAS 3.11. CONTROL INTERNO 3.11.1. CONTROL INTERNO DE LA CONSTRUCTORA DEL PACIFICO. 4. 4.1. 4.2.. DISEÑO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES INTRODUCCION OBJETIVOS 4.2.1. OBJETIVO GENERAL 4.2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS. 4.3. 4.4. 4.5.. AMBITO DE APLICACIÓN POLITICAS CONTABLES ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL PROPUESTO 4.5.1. RESPONSABLES DEL DEPARTAMENTO CONTABLE. 4.6. 4.7.. CUENTAS PRINCIPALES CAMPO DE LA CONSTRUCCION PROCESO CONTABLE 4.7.1. JORNALIZACION 4.7.2. MAYORIZACION. 86 86 86 86 86 87 87 90 91 92 96 96 103.

(10) 4.7.3. BALANCE DE COMPROBACIÓN 4.7.4. AJUSTES 4.7.5. ESTADOS FINANCIEROS 4.7.6. CICLO CONTABLE PROPUESTO. 4.8. 4.9.. FLUJOGRAMA DE COMPRAS FLUJOGRAMA DE INGRESO DE FONDOS (VENTAS). 104 104 104 108 109 114. CAPITULO V. 115. 5. 5.1. 5.2.. 115 115 117. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES RECOMENDACIONES. GLOSARIO DE TERMINOS. 118. ANEXOS. 129. COMPROBANTE DE INGRESO COMPROBANTE DE EGRESO COMPROBANTE DE RETENCION LIQUIDACION DE COMPRAS DE BIENES Y/O SERVICIOS FACTURA NOTA DE CREDITO VALE DE CAJA CHICA COMPROBANTE DE DIARIO. 130 131 132 133 134 135 136 137.

(11) CAPITULO I 1. INTRODUCCION. 1.1. ANTECEDENTES 1.1.1. ANTECEDENTES HISTORICOS. Cuando hablamos de construcción, nos referimos a diversas formas y combinaciones de cómo hacer o crear varios tipos de estructura. La construcción se dirige hacia el terreno donde la mano de obra se trabaja con aparatos superiores y más integrados; y así dejando atrás la mano de obra tradicional. Además, la construcción actual se complementa o se integra, a un mas en las coordinaciones de las dimensiones, por lo tanto, es por esto que diseñamos las edificaciones y los aparatos se elaboran en una diversidad de patrones estándar, lo que disminuye los errores y las malas edificaciones en la construcción, y así evitamos tener que romper paredes, tapar huecos, etc. Después de hecho. Y por esta gran habilidad que las construcciones ha ido creciendo y mejorando, llegando así a construir grandes complejos y estructuras, como ciudades y sectores enteros, los centros comerciales, ciudades dormitorio, campos universitarios, etc. A medida que la humanidad se ha ido desarrollando, sus formas de vida también han ido cambiando utilizando de mejor manera los recursos disponibles y obteniendo cada vez mejores condiciones de vida y comodidad. El sector de la construcción esta ligado a las condiciones sociales, culturales y sobre todo a las condiciones económicas dentro de una comunidad, es por eso que ha sufrido cambios en el transcurso de los tiempos. En la actualidad, el avance tecnológico, el crecimiento de las poblaciones, los recursos limitados han generado nuevas condiciones dentro del sector de la construcción, situaciones que hacen que se innoven nuevos procesos para la optimización de variables tales como los costos en mano de obra, costos en los materiales de construcción, expectativas en el mercado de los constructores, las mismas que harán la diferencia entre obtener importantes resultados económicos y sociales o tan solo limitaciones . 1.

(12) 1.1.2. ANTECEDENTES TEORICOS: Cuando hablamos de Contabilidad en el campo de las construcciones nos referimos a los proyectos, obras y servicios necesarios para la infraestructura física como la construcción de viviendas, carreteras, servicios básicos, urbanizaciones industriales, oficinas, etc. Las alternativas contables de registrar las transacciones en el sector de la construcción dependerán de la modalidad de contratación, tipo de proyecto, reconocimiento de las obras iniciadas y terminadas en un mismo período contable, obras en las cuales intervengan terceros o por cuenta propia.. Es importante considerar la Norma Ecuatoriana de Contabilidad No. 15, la misma que ha sido desarrollada con referencia a la Norma Internacional de Contabilidad (NIC 11), cuyo objetivo es señalar el tratamiento contable de los ingresos y costos asociados con los contratos de construcción. A causa de la naturaleza de la actividad desempeñada en los contratos de construcción, la fecha en que se inicia la actividad del contrato y la fecha cuando la actividad es completada generalmente caen en diferentes períodos contables. Por lo tanto el asunto primordial al contabilizar los contratos de construcción es la asignación de los ingresos y los costos del contrato de los períodos contables en los que se realiza el trabajo de construcción.1. No debemos dejar de lado las obligaciones fiscales y tributarias a las que las empresas están obligadas en la actualidad. Cuando las empresas se convierten en agentes de percepción de impuestos esto lleva a tener mayor responsabilidad y por ende lleva a la necesidad de cumplir de manera oportuna con el Servicio de Rentas Internas, con la finalidad de evitar incumplimientos y llevar a la empresa al pago de multas.. Como sabemos, en los tiempos actuales las compañías constructoras en su gran mayoría no mantienen el control contable dentro de la misma organización, sino que son los asesores contables quienes le brindan este servicio, es por esta razón que es necesario que se establezca un manual de procedimientos contables exclusivo para constructoras.. 1. Norma Ecuatoriana de Contabilidad No. 15 Objetivo de la norma.. 2.

(13) 1.2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. Las empresas deben tener una razón de constituirse para poder cumplir con las metas deseadas y ser competitivas dentro del mercado en el cual se desenvuelven, para esto deben cumplir con ciertos requisitos amparados en la ley de constitución de empresas, además, deben seleccionar un excelente personal humano y técnico, con eficientes sistemas de información en cada departamento, cumpliendo con responsabilidad cada una de las actividades otorgadas, y con la ética profesional que se requiere para obtener resultados positivos dentro de la organización.. Uno de los departamentos más importantes dentro de una organización es sin duda, el departamento contable, el mismo que esta encargado de recopilar, analizar, registrar, y documentar todas las transacciones realizadas por la organización, además podrá describir oportunamente las transacciones con suficiente detalle para poder clasificarlas e incluirlas en los estados financieros que deben cumplir con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Otra de las actividades que cumple este departamento es determinar el período en que ocurrieron las transacciones para registrarlas en el período contable correspondiente.. Debido a esto es necesario implementar un diseño de manual de procedimientos contables para constructoras, ya que en nuestro país no existe un manual determinado para establecer los procedimientos contables de las mismas, en este caso el diseño se enfocará a CONSTRUCTORA DEL PACIFICO IMERVAL CÍA LTDA, la misma que tiene ya 15 años en nuestro país aportando con varios proyectos de urbanidad en nuestra ciudad, en especial en el área periférica de Quito, proyectos destinados para la clase media alta y alta, con edificaciones muy cómodas y lujosas con el propósito de satisfacer las necesidades habitacionales de las personas.. 1.3 FORMULACION DEL PROBLEMA. ¿Cuáles son los procedimientos contables y políticas mas adecuados que se debe implementar en la CONSTRUCTORA DEL PACIFICO IMERVAL CÍA LTDA para el. 3.

(14) registro de hechos económicos, que al cierre de un período contable proporcione información contable financiera confiable y oportuna a la gerencia?. 1.4. LIMITACIONES DEL ESTUDIO. Se puede considerar como las principales limitaciones al estudio las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y la Ley de Equidad Tributaria para el siguiente manual. Es primordial la consideración de las diferentes normas, reglamentos y políticas de la empresa constructora así también como la puesta en marcha en forma parcial o total del presente manual considerando esto como otro limitante.. 1.5. ALCANCE DEL TRABAJO. El presente trabajo esta dirigido específicamente para la elaboración del manual de procedimientos contables para la empresa “Constructora del Pacífico IMERVAL Cía Ltda.”, en conformidad con los requerimientos y necesidades que la empresa solicita en los tiempos actuales. Para realizar este manual se obtuvo el respaldo incondicional de la gerencia con el fin de que éste sea de gran ayuda dentro de la organización para la implementación permanente.. 1.6. OBJETIVO GENERAL:. Diseñar un Manual de Procedimientos Contables para “Constructora del Pacífico IMERVAL Cía Ltda.”, basado en los P.C.G.A., las Normas Ecuatorianas de Contabilidad y la Ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento, con la finalidad de desarrollar una herramienta que facilite el control técnico y económico de los proyectos que la empresa participe, así como para el cumplimiento correcto y oportuno de las obligaciones tributarias, fiscales y laborales con las que debe cumplir en cada período contable.. 4.

(15) 1.7. OBJETIVOS ESPECIFICOS: •. Conocer la misión, visión y estrategias de la empresa.. •. Conocer la situación contable actual de la compañía.. •. Establecer las necesidades contables.. •. Buscar alternativas de solución para las falencias encontradas.. •. Realizar un análisis de las obligaciones legales con los organismos de control.. •. Minimizar gastos de contratación de empresas terciarizadas de contabilidad.. •. Identificar los beneficios que la empresa obtendría con la implementación del manual de procedimientos contables: estados financieros oportunos y confiables, cumplimiento de obligaciones tributarias, patronales y fiscales.. 1.8. IDEA A DEFENDER. El diseño de un Manual de Procedimientos Contables para la Empresa “Constructora del Pacífico IMERVAL Cía Ltda.” contribuirá a estandarizar los procedimientos y criterios contables, a mejorar el Control Interno que requiere el departamento, optimizara los recursos económicos y el desempeño de las personas vinculadas con el área Financiera-Contable.. 1.9. JUSTIFICACIÓN:. Con el diseño y ejecución del manual de procedimientos contables se optimizará recursos humanos y materiales dentro de la compañía, esto permitirá a su vez llevar un mayor control sobre los recursos existentes y maximizarlos de manera que produzcan mayor rentabilidad.. Además se podrá contar con un sistema de información claro y oportuno, que permita conocer la situación real de la compañía; los ingresos que se recaudan por las diversas transacciones que se cumplan y los desembolsos de efectivo que se realicen. Se pretende tener una idea innovadora dentro del manejo contable de este tipo de empresas, puesto que el manejo y control contable que éstas poseen se realiza mediante 5.

(16) empresas especializadas de contabilidad dentro de nuestra ciudad, es decir, contratan los servicios contables a través de empresas terciarizadas y no poseen departamentos contables directos.. Esta es la razón fundamental del diseño de este manual, el mismo que sería muy beneficioso para implementarlo dentro de las constructoras ya que existe un gran movimiento de dinero debido a las transacciones que se realizan en cada uno de los proyectos de urbanidad y construcción.. Pero debemos destacar, que a pesar de no tener una contabilidad directa en cada una de las empresas constructoras de nuestro país, la mayoría de ellas tienen una organización y control contable muy satisfactorio, ya que sino fuera de esta manera varias de estas empresas ya hubieran fracasado.. 1.10 HIPOTESIS:. Con la implementación de un Manual de Contabilidad para la Constructora del Pacifico IMERVAL CIA LTDA. obtendrá información económica – financiera, en forma confiable y oportuna que asegure el cumplimiento de las disposiciones legales y la correcta toma de decisiones.. 1.11. METODO DE INVESTIGACION HISTORICO-LOGICO:. Este método esta vinculado el conocimiento de las distintas etapas de los objetivos es su secesión cronológica, para conocer la evolución y desarrollo del objeto o fenómeno de investigación se hace necesario revelar su historia, las etapas principales de su desenvolvimiento y las conexiones históricas fundamentales.. 1.12. METODO DE INVESTIGACION INDUCTIVO-DEDUCTIVO. Para la investigación ha realizarse se ha tomado este método de investigación, ya que consiste del estudio de lo general a lo particular, tomando en cuentas los resultados que se desean obtener. 6.

(17) 1.13. METODO DE INVESTIGACIÓN DESCRIPTIVO:. Se describe la problemática presentada en el departamento Financiero-Contable por la carencia de un Manual de Procedimientos Contables para Empresas Constructoras, para llegar a la comprensión y entendimiento del mismo.. 1.14. TECNICAS DE INVESTIGACION: 1.14.1. PRIMARIAS 1.14.1.1 Observación Directa.. Es aquella donde se tienen un contacto directo con los elementos o caracteres en los cuales se presenta el fenómeno que se pretende investigar, y los resultados obtenidos se consideran datos estadísticos originales. El investigador observa directamente los casos o individuos en los cuales se produce el fenómeno, entrando en contacto con ellos; sus resultados se consideran datos estadísticos originales, por esto se llama también a esta investigación primaria. La observación directa se realizará en las oficinas de la Constructora del Pacífico IMERVAL CIA LTDA.. 1.14.1.2 Entrevista no estructurada.. Se trabaja con preguntas abiertas, sin un orden preestablecido, adquiriendo características de conversación. Esta técnica consiste en realizar preguntas de acuerdo a las respuestas que vayan surgiendo durante la entrevista. Tiene el inconveniente de que puede pasar por alto áreas de aptitud, conocimiento o experiencia del solicitante, al obviar preguntas importantes del tema a tratar. En este sentido, la empresa no resulta beneficiada, porque se pierde información que puede ser de interés. Esta técnica será aplicada en la Constructora del Pacífico IMERVAL CIA LTDA, realizando visitas directamente en las oficinas ubicadas en el norte de la ciudad de Quito, se entrevistará al personal que labora en la misma en especial al Contador General, para obtener la mayor información posible acerca de los procedimientos contables existentes en la compañía.. 7.

(18) 1.14.1.3 Consulta a Expertos.. La consulta a expertos tiene que ser una guía en el desarrollo de la investigación en curso.. 1.14.1.4 Trabajo de Campo. Sirve para que facilite el desenvolvimiento del investigador al conocer el proceso productivo con sus necesidades y falencias.. 1.14.2. SECUNDARIAS. 1.14.2.1 TEXTOS. Todo lo referente al desarrollo de este plan será consultado en bibliografías referentes al tema.. 1.14.2.2 DOCUMENTOS. Se analizará todos los documentos del área contable de la empresa procurando la identificación de las posibles falencias que en ellas se encontraran.. 1.14.2.3 INTERNET. Una de las principales fuentes de información en la actualidad es el internet por tanto en el diseño de este manual se considera un medio de consulta permanente.. 8.

(19) CAPITULO II. 1. Base Teórica:. Los manuales de procedimientos de los define como herramientas indispensables ya que son medios de comunicación que permiten registrar y dar un destino a la información de un área especifica de una organización. En este tipo de manuales se registra la secuencia que debe tener las distintas operaciones o actividades para tener al final un resultado optimo del procedimiento implantado en la organización.. Para algunos autores definen al manual de procedimientos como: El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones,. responsabilidades. e. información. sobre. políticas,. funciones,. sistemas. y. procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización. Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial. El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.2. La implementación del manual. es primordial para establecer las propuestas y. recomendaciones en acciones específicas para elevar la productividad, agilitar las actividades dentro de la empresa y homogenizar el conocimiento.. Los aspectos principales que se deben tomar en cuenta en un manual de procedimientos son los siguientes:. 2. http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/26/manproc.htm. 9.

(20) Para dar a conocer el manual se deberán dar charlas, seminarios, reuniones; con esto las personas que están involucradas en la organización se podrán familiarizar con las propuestas de los nuevos procesos a implementarse y las bondades que tengan los cambios respectivos.. La utilidad de los manuales radica en la actualización periódica conforme transcurre el tiempo, con esto, la veracidad de la información que se propone será confiable y sobre todo al día para que no exista inconvenientes en cada uno de los procesos propuestos.. Los manuales de procedimientos como instrumentos administrativos apoyan al que hacer institucional, ya que facilitan la adecuada relación entre las distintas unidades de la organización.. Cuando se entiende la utilidad y la función que posee un manual de procedimientos, es importante hablar acerca del Sector de la Construcción que alcanzado un crecimiento en los últimos años.. Siendo este uno de los principales indicadores económicos a considerar, el sector de Construcción nos permite medir un índice de confianza empresarial basado en valor y volumen de ventas, nivel de producción, nivel de empleo, precios de materiales, precios de ventas, nivel de competencia.. 10.

(21) 2. Base Conceptual. 2.1. LA EMPRESA. La empresa es la institución o agente económico que toma las decisiones sobre la utilización de factores de la producción para obtener los bienes y servicios que se ofrecen en el mercado. La actividad productiva consiste en la transformación de bienes intermedios (materias primas y productos semielaborados) en bienes finales, mediante el. empleo. de. factores. productivos. (básicamente. trabajo. y. capital).. Para poder desarrollar su actividad la empresa necesita disponer de una tecnología que especifique que tipo de factores productivos precisa y como se combinan. Asimismo, debe adoptar una organización y forma jurídica que le permita realizar contratos, captar recursos financieros, si no dispone de ellos, y ejerce sus derechos sobre los bienes que produce. La empresa es el instrumento universalmente empleado para producir y poner en manos del publico la mayor parte de los bienes y servicios existentes en la economía. Para tratar de alcanzar sus objetivos, la empresa obtiene del entono los factores que emplea en la producción, tales como materias primas, maquinaria y equipo, mano de obra, capital, etc. Dado un objetivo u objetivos prioritarios hay que definir la forma de alcanzarlos y adecuar los medios disponibles al resultado deseado. Toda empresa engloba una amplia gama de personas e intereses ligados entre sí mediante relaciones contractuales que reflejan una promesa de colaboración. Desde esta perspectiva, la figura del empresario aparece como una pieza básica, pues es el elemento conciliador de los. distintos. intereses.. El empresario es la persona que aporta el capital y realiza al mismo tiempo las funciones propias de la dirección: organizar, planificar y controlar. En muchos casos el origen de la empresa esta en una idea innovadora sobre los procesos y productos, de forma que el empresario actúa como agente difusor del desarrollo económico. En este caso se encuentran unidas en una única figura el empresario-administrador, el empresario que asume el riesgo y el empresario innovador. Esta situación es característica de las empresas familiares y, en general, de las empresas pequeñas. 11.

(22) Por otra parte, y a medida que surgen empresas de gran tamaño, se produce una separación, entre las funciones clásicas del empresario. Por un lado, esta la figura del inversionista, que asume los riesgos ligados a la promoción y la innovación mediante la aportación de capital. Por otro lado, se consolida el papel del directivo profesional, especializado en la gestión y administración de empresas. De esta forma, se produce una clara separación entre la propiedad y la gestión efectiva de la empresa. El empresario actual es un órgano individual o colegiado que toma las decisiones oportunas para la consecución de ciertos objetivos presentes en las empresas y de las circunstancias del entorno. El empresario, individual o colegiado, es el que coordina el entramado interno de la empresa con su entorno económico y social.3. 2.2. CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS. Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras. Sin embargo, según en qué aspecto nos fijemos, podemos clasificarlas de varias formas. Dichas empresas, además cuentan con funciones, funcionarios y aspectos disímiles, a continuación se presentan los tipos de empresas según sus ámbitos.. 2.2.1 Según la actividad o giro Las empresas pueden clasificarse, de acuerdo con la actividad que desarrollen, en: Industriales. La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación de la materia o extracción de materias primas. Las industrias, a su vez, se clasifican en: •. Extractivas. Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales, ya sea renovables o no renovables. Ejemplos de este tipo de empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.. •. Manufactureras: Son empresas que transforman la materia prima en productos terminados, y pueden ser:. •. De consumo final. Producen bienes que satisfacen de manera directa las necesidades del consumidor. Por ejemplo: prendas de vestir, alimentos, aparatos eléctricos, etc.. 3. http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml. 12.

(23) •. De producción. Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo: maquinaria ligera, productos químicos, etc.. Comerciales. Son intermediarias entre productor y consumidor; su función primordial es la compra/venta de productos terminados. Pueden clasificarse en: •. Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos.. •. Minoristas (detallistas): Venden al menudeo.. •. Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignación.. Servicio. Son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su vez se clasifican en: •. Transporte. •. Turismo. •. Instituciones financieras. •. Servicios públicos (energía, agua, comunicaciones). •. Servicios privados (asesoría, ventas, publicidad, contable, administrativo). •. Educación. •. Finanzas. •. Salubridad. •. Estética. 2.2.2. Según la forma jurídica Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus propietarios. Podemos distinguir: Empresas individuales: si solo pertenece a una persona. Esta puede responder frente a terceros con todos sus bienes, es decir, con responsabilidad ilimitada, o sólo hasta el monto del aporte para su constitución, en el caso de las empresas individuales de responsabilidad limitada o EIRL. Es la forma más sencilla de establecer un negocio y suelen ser empresas pequeñas o de carácter familiar. •. Empresas societarias o sociedades: constituidas por varias personas. Dentro de esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva, la sociedad comanditaria y la sociedad de responsabilidad limitada. •. Las cooperativas u otras organizaciones de economía social.. 13.

(24) 2.2.3. Según su dimensión No hay unanimidad entre los economistas a la hora de establecer qué es una empresa grande o pequeña, puesto que no existe un criterio único para medir el tamaño de la empresa. Los principales indicadores son: el volumen de ventas, el capital propio, número de trabajadores, beneficios, etc. El más utilizado suele ser según el número de trabajadores. Este criterio delimita la magnitud de las empresas de la forma mostrada a continuación: Micro empresa: si posee 10 o menos trabajadores. Pequeña empresa: si tiene un número entre 11 y 50 trabajadores. Mediana empresa: si tiene un número entre 51 y 250 trabajadores. Gran empresa: si posee más de 250 trabajadores. 2.2.4. Según su ámbito de actuación En función del ámbito geográfico en el que las empresas realizan su actividad, se pueden distinguir •. Empresas locales. •. Regionales. •. Nacionales. •. Multinacionales. •. Transnacionales. •. Mundial. 2.2.5. Según la titularidad del capital •. Empresa privada: si el capital está en manos de accionistas particulares (empresa familiar si es la familia, empresa autogestionada si son los trabajadores, etc.). •. Empresa pública: si el capital y el control está en manos del Estado. •. Empresa mixta: si la propiedad es compartida. 2.2.6. Según la cuota de mercado que poseen las empresas •. Empresa aspirante: aquélla cuya estrategia va dirigida a ampliar su cuota frente al líder y demás empresas competidoras, y dependiendo de los objetivos que se plantee, actuará de una forma u otra en su planificación estratégica.. •. Empresa especialista: aquélla que responde a necesidades muy concretas, dentro de un segmento de mercado, fácilmente defendible frente a los competidores y en el que pueda actuar casi en condiciones de monopolio. Este segmento debe 14.

(25) tener un tamaño lo suficientemente grande como para que sea rentable, pero no tanto como para atraer a las empresas líderes. •. Empresa líder: aquélla que marca la pauta en cuanto a precio, innovaciones, publicidad, etc., siendo normalmente imitada por el resto de los actuantes en el mercado.. •. Empresa seguidora: aquélla que no dispone de una cuota suficientemente grande como para inquietar a la empresa líder.4. 2.3. LA CONTABILIDAD. 2.3.1. CONCEPTO:. Es un elemento de sistema de información de un ente, que proporciona datos sobre su patrimonio y la evolución del mismo, destinados a facilitar las decisiones de sus administradores y de sus terceros que interactúan con él en cuanto se refiere a su relación actual o potencial con el mismo.5. Según el instituto Americano de Contadores Públicos Certificados, la Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados. La palabra contabilidad proviene del verbo latino “coputare” el cual significa contar, tanto en el sentido de comparar magnitudes con la unidad de medida, o sea “sacar cuentas”, como en el sentido de “relatar”, o hacer historia.. Para Horngren & Harrison. 1991, la Contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunicando estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones.. Para Meigs, Robert, la Contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica. 4 5. http://es.wikipedia.org/wiki/Empresa Contabilidad General 5ta. Edición, Zapata Sánchez Pedro, Pág. 18. 15.

(26) La Contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio económico, la situación financiera de las empresas, los cambios en la posición financiera y/o en el flujo de efectivo, según Catacora, Fernando, 1998.. Se puede decir que la Contabilidad es una técnica que se ocupo de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio en el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. Se dice también que “la Contabilidad es el lenguaje de los negocios” no existe una definición universalmente aceptada.. La Contabilidad es una técnica importante para la elaboración y prestación de la información financiera de las transacciones comerciales, financieras y económicas realizadas por las entidades comerciales, industriales de servicio, de servicios públicos y privados y se utilizan en la toma de decisiones. Los sistemas contables comunican información económica; es una forma de saber en que estado se encuentra la empresa.6. Contabilidad, proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica la información económica de una organización o empresa, con el fin de que los gestores puedan evaluar la situación de la entidad. La teneduría de libros se refiere a la elaboración de los registros contables, por lo que es la que permite obtener los datos, ajustados a principios contables, utilizados para evaluar la situación y obtener la información financiera relevante de una entidad.. Cuando se lleva a cabo una contabilidad personal se suele utilizar un sistema simple mediante el cual se van registrando las cantidades de los gastos en columnas. Este 6. www.monografias.com. 16.

(27) sistema refleja la fecha de la transacción, su naturaleza y la cantidad desembolsada. Sin embargo, cuando se lleva a cabo la contabilidad de una organización, se utiliza un sistema de doble entrada: cada transacción se registra reflejando el doble impacto que tiene sobre la posición financiera de la empresa y sobre los resultados que ésta obtiene. La información relativa a la posición financiera de una empresa se refleja en el llamado balance, mientras que los resultados obtenidos aparecen desglosados en la cuenta de pérdidas y ganancias.. La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías: la contabilidad financiera o contabilidad externa y la contabilidad de costes o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los sindicatos y los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también tiene mucho interés para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez (es decir, las posibilidades que tiene para obtener con rapidez dinero en efectivo) y su rentabilidad.. La Contabilidad de costes estudia las relaciones coste-beneficio-volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política de capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económica-financiera de la empresa, la contabilidad de costes tiene como objetivo esencial facilitar información de los distintos departamentos, a los directivos y planificadores para que puedan desempeñar sus funciones.7. La Contabilidad, en su aplicación práctica, constituye un conjunto de trabajos materiales e intelectuales que se reflejan a través de instrumentos idóneos, sistemáticos y armónicamente estructurados y organizados para servir, conocer, iluminar, demostrar, prever y censurar una gestión economicoadministrativa. Según la resolución de un congreso internacional de contables, <el objeto de la contabilidad es representar las. 7. Biblioteca de Consulta Microsoft ENCARTA 2006.. 17.

(28) operaciones de la empresa para proporcionar a la dirección de la misma los medios de controlar sus movimientos y resultados>.8. La contabilidad es un sistema de información basado en el registro, clasificación, medición y resumen de cifras significativas que expresadas básicamente en términos monetarios, muestra el estado de las operaciones y transacciones realizadas por un ente económico contable.9. 2.3.2. IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD. La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.10. Es de vital importancia enmarcar el aspecto contable, tributario y financiero conforme a las necesidades individuales de cada organización sin olvidar las normas y procedimientos contables así como el tipo de empresa y el sector económico que se desarrolla.. 2.3.3. CUENTA CONTABLE:. Es un término (nombre o denominación objetiva) usado en Contabilidad para registrar, clasificar y resumir los incrementos y reducciones de naturaleza similar(originados en las transacciones comerciales) que corresponden a los diferentes rubros integrantes del Activo, el Pasivo, el Patrimonio, las Rentas, Costos y Gastos.. 8. Enciclopedia Autodidáctica OCEANO. Edición 1990. www.bves.com.sv/glosario/g_c.htm. 10 www.monografias.com 9. 18.

(29) 2.3.3.1. PRESENTACIÓN. La cuenta se presenta en forma de “T”, en la cual se identifican cuatro partes: 1.- El título o nombre de la cuenta. Ejemplo: CAJA 2.- El sector izquierdo en el que se registran los débitos, que se denomina DEBE; aquí se anotan los valores que incrementan el activo, los valores que representa pérdidas o gastos y la disminución del pasivo. 3.- El sector derecho en el que se registran los créditos o abonos, que se denomina HABER; aquí constan los valores de aportes de capital(patrimonio), de deudas contraidas (pasivos), las rentas o ganancias y la disminución de los activos. 4.- Saldo. Se obtiene de la diferencia entre el debe y el haber; si la suma del DEBE es mayor a la suma del HABER, se tiene un saldo deudor; si la sumatoria del HABER es mayor que la del DEBE, se obtiene saldo acreedor; si las sumas son iguales, el saldo será nulo.. TITULO O NOMBRE DE LA CUENTA DEBE. HABER. SALDO = DEBE – HABER. 2.3.3.2. CONDICIONES PARA DENOMINAR UNA CUENTA:. El nombre o denominación de una cuenta que asigne el contador a un grupo de bienes, valores, obligaciones, hechos, servicios y demás acontecimientos, requerirá de las siguientes exigencias: •. El nombre de la cuenta debe ser explicito, es decir, su sola denominación debe permitir entender y apreciar la naturaleza y alcance de la cuenta.. •. El nombre debe ser completo, con el fin de evitar dudas y malas interpretaciones.. 19.

(30) 2.3.3.3. TIPOS DE CUENTAS. Cuentas reales: Estas cuentas pertenecen al balance general y por su naturaleza no se cierran al finalizar un ejercicio económico, sino que su saldo al final del período se constituye en saldo inicial para el siguiente. Aquí se encuentran cuentas como CAJA, BANCOS, VEHICULOS, CUENTAS POR PAGAR, etc.. Cuentas temporales: En este grupo se encuentran cuentas que representan rentas y gastos, cuentas que, por su naturaleza, al final de un ejercicio se cierran con el fin de incrementar o disminuir el patrimonio empresarial con el resultado económico; aquí se encuentran cuentas como VENTAS, INGRESOS POR SERVICIOS PRESTADO, GASTOS GENERALES, etc.. Cuentas mixtas: Son cuentas formadas por una parte real y una temporal, como es el caso de os pagos y cobros anticipados, cuyo valor inicial (REAL) será modificado por efectos de los ajustes que muestre el gasto o renta devengado al final de un ejercicio económico.. Clasificación: Existen diversas formas de clasificar las cuentas. Las más utilizadas son:. a) Según su naturaleza: -Personales. Ej.: Cuentas por cobrar -Impersonales. Ej.: Caja b) Según al grupo al cual pertenecen: -Activo. Ej. Bancos -Pasivo. Ej. Cuentas por pagar -Capital. Ej. Aportes de capital - Rentas. Ej. Intereses ganados. - Gastos. Ej. Sueldos c) Por el estado financiero: -Balance General. Ej. Muebles de oficina. -Resultados. Ej. Beneficios sociales. 20.

(31) d) Por el saldo: -Deudoras. Ej.: Sueldos -Acreedoras. Ej.: Intereses ganados.. Cuentas del Activo: Están representadas por todos los bienes, valores y derechos que una empresa posee en una fecha determinada; estas cuentas pueden ser tangibles, como: Caja, Documentos por cobrar, vehículos, etc., e intangibles, como: Franquicias, Marcas, Patentes, etc.. Cuentas de valuación del Activo: Tienen el propósito de presentar el valor de realización de ciertas cuentas del activo al final de un ejercicio económico, mediante un ajuste que registre la disminución del costo histórico del activo. En este grupo se encuentran cuentas como Provisión para cuentas incobrables. Depreciaciones, Amortizaciones, etc.; estas cuentas se presentan en el balance general con signo negativo; por lo tanto, su saldo por naturaleza, es acreedor.. Cuentas del Pasivo: Representan obligaciones y responsabilidades contraídas por la empresa con terceras personas, las mismas que en un plazo determinado deben ser honradas, pagadas o devengadas. Ej.: Documentos por pagar, Ingresos cobrados por anticipado, etc.. Cuentas del Patrimonio: Representan los aportes de los socios, los resultados obtenidos por la actividad de la empresa, y las reservas de la empresa. Ej. Capital social, Reserva legal, Utilidades del ejercicio (del presente año o del año pasado).. Cuentas de Gastos: Denominación aplicada a los conceptos que denotan uso, consumo, extinción o devengo de bienes y servicios necesarios para mantener las operaciones de la empresa; estos valores se relacionan con el nivel de ingresos operativos de una empresa; un ejemplo son los pagos de remuneraciones del sector administrativo (gasto operativo), ya que, independientemente de que las ventas aumentan o disminuyan, se deberán cumplir con estos pagos en forma periódica. Los gastos que no se relacionan con la actividad propia de la empresa se denominan no operativos; un ejemplo son los gastos navideños, o por el día del obrero.. 21.

(32) Cuentas de Costos: Son valores pagados para cubrir actividades indispensables para generar un ingreso operativo; estos valores se recuperan con la venta de un bien o un servicio; un ejemplo son los costos de la mercadería, materia prima, insumos.. Cuentas de Rentas: Representan los beneficios o ganancias de una empresa; cuando éstas se generan por el giro normal del negocio, se denominan rentas operativas; por ejemplo, la venta de mercaderías para una empresa comercial. Cuando los ingresos provienen de actividades ocasionales, se denominan rentas no operativas; por ejemplo, intereses ganados en una inversión temporal.. Cuentas de Orden: Son cuentas que por su naturaleza no afectan la situación económica ni financiera de la empresa, pero es necesario mantenerlas registradas para controlar ciertas operaciones que podrían significar derechos u obligaciones empresariales. Estas cuentas se registran al pie del balance general; en este grupo se encuentran cuentas como mercaderías en consignación, valores entregados en garantía.. 2.4. PLAN DE CUENTAS. “Es la lista de cuentas ordenada metódicamente, ideada de manera específica para una empresa o ente, que sirve de base al sistema de procesamiento contable para el logro de sus fines.”11. El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar a la gerencia estados financieros y estadísticos de importancia trascendente para la toma de decisiones, y posibilitar un adecuado control. Se diseña y elabora atendiendo los principios de contabilidad generalmente aceptados y las normas de contabilidad.. 2.4.1. ESTRUCTURA. El plan se debe estructurar de acuerdo con las necesidades de información presentes y futuras de la empresa, y se elaborará luego de un estudio previo que permita conocer sus. 11. Contabilidad 1, Aguayo Caballero Paulina, Asunción, Paraguay, 1996.. 22.

(33) metas, particularidades, políticas, etc. Por lo anterior, un plan de cuentas debe ser específico y particularizado. Además, debe reunir las siguientes características: •. Sistemático en el ordenamiento y presentación. •. Flexible y capaz de aceptar nuevas cuentas. •. Homogéneo en los agrupamientos practicados. •. Claro en la denominación de las cuentas seleccionadas. La estructura del plan de cuentas debe partir de agrupamientos convencionales, los cuales, al ser jerarquizados, presentan los siguientes niveles:. Primer nivel: El grupo está dado por los términos de la situación financiera, económica y potencial, así: •. •. •. Situación financiera -. Activo. -. Pasivo. -. Patrimonio. Situación económica -. Cuentas de resultados deudoras (Gastos). -. Cuentas de resultados acreedores (Rentas). Situación potencial -. Cuentas de orden. Segundo nivel: El subgrupo está dado por la división racional de los grupos, efectuada bajo algún criterio de uso generalizado, así: •. •. El activo se desagrega bajo el criterio de liquidez: -. Activo corriente. -. Activo fijo o Propiedad, planta o equipo. -. Diferidos y Otros activos.. El pasivo, se desagrega bajo el criterio de temporalidad: -. Pasivo corriente (corto plazo). -. Pasivo fijo (largo plazo). -. Diferidos y Otros pasivos. 23.

(34) •. •. •. •. El patrimonio se desagrega bajo el criterio de inmovilidad: -. Capital. -. Reservas. -. Superávit de capital. -. Resultados. Las cuentas de resultados deudoras (Gastos) se desagregan así: -. Operacionales. -. No operacionales. -. Extraordinarios. Las cuentas de resultados acreedores (Rentas) se desagregan así: -. Ingresos operacionales. -. Ingresos no operacionales. -. Extraordinarios. Las cuentas de orden se desagregan en: -. Deudoras. -. Acreedoras. 2.4.2. EL CODIGO DE CUENTAS: Es la expresión resumida de una idea a través de la utilización de números, letras y símbolos; en consecuencia, el código viene a ser el equivalente a la denominación de una cuenta.. En general el código viene a reemplazar el nombre de la cuenta que se debe registrar, informar y procesar. En el campo administrativo, la codificación sustituye los datos.. Simplifica el manejo y el proceso de la información, es decir, facilita el registro y el procesamiento de éste.. Con la codificación de cuentas se obtienen las siguientes ventajas: •. Facilita el archivo y la rápida ubicación de las fichas o registros que representan las cuentas.. •. Permite la incorporación de nuevas cuentas dentro del plan, como consecuencia de nuevas operaciones.. 24.

(35) •. Posibilita, mediante la asignación de código, que se puedan distinguir las clases de cuentas(Ejemplo: se asigna el dígito 1 al Activo; una cuenta que lleve el número 1101 indicará que forma parte del Activo). •. Permite el acceso, con relativa facilidad, al procesamiento automático de datos.. El código de cuentas se debe acoger a las siguientes características: •. Ser flexible: capacidad de aceptar la intercalación de nuevos ítems.. •. Ser amplio: capacidad de aceptar la intercalación de nuevas categorías o jerarquías.. •. Ser funcional: capacidad para funcionar a través de cualquier medio.. Sistemas de codificación: •. Alfabético: Cuando se asigna a cada cuenta del plan un código formado por una o varias letras.. •. Numérico: Se basa en la asignación de números como códigos para identificar las cuentas.. •. Nemotécnico: Se basa en la asignación de códigos que consisten básicamente en las abreviaturas de los nombres de las cuentas.. •. Mixto: Cuando utiliza simultáneamente el número, la letra o la abreviatura.. Métodos de codificación •. Método serial simple: Se deben ordenar los datos bajo algún criterio; luego se les asigna un número, comenzando por el uno (1), respetando la serie numérica. Este método no permite una clasificación jerarquizada.. •. Método serial simple: Ordenando los datos bajo algún criterio, se salta o interrumpe la serie, con el objeto de intercalar en el futuro nuevos datos. Tampoco permite jerarquizar los datos.. •. Método serial en bloques: Establece un tipo de agrupamiento y de jerarquía al determinar límites, respetando la serie numérica, para el grupo o la categoría. Generalmente, el límite está dado por el (0).. El método más utilizado en la practica contable, por ser fácil, integrador y generalizador, es el Método decimal puntuado que establece la jerarquización de los datos. 25.

(36) Ejemplo:. GRUPO. SUBGRUPO. 1.. 1.1. CUENTA MAYOR GENERAL. 1.1.01. CUENTA MAYOR AUXILIAR. 1.1.01.002. 2.5. CICLO CONTABLE:. El ciclo contable se debe desarrollar en el marco de las leyes, principios y normas contables. Cualquier actividad fuera de este marco dará lugar a que se cometa una ilegalidad o que no se observen mandatos técnicos que al final provocarán reparos de parte de los organismos de control y, obviamente, los datos que figuran en los libros e informes financieros no serán confiables, ni comparables, ni comprensibles, ni tampoco relevantes.. 2.5.1. RECONOCIMIENTO DE LA OPERACIÓN MERCANTIL: Constituye el inicio del proceso. El reconocimiento implica entrar en contacto con la documentación de sustento (facturas, recibos, notas de crédito, etc.) y efectuar el análisis que conlleve a identificar la naturaleza, el alcance de la operación y las cuentas contables afectadas.. Los documentos fuentes: Constituyen la evidencia escrita que da origen a los registros contables y respaldan todas las transacciones que realiza la empresa. La clasificación de los documentos fuente se realiza bajo los siguientes criterios: •. Por su formato -. Regulados: aquellos que se expiden bajo un formato preestablecido por regulaciones de organismos de control gubernamental (ejemplo: SRI).. -. No regulados: aquellos que se expiden bajo un formato preestablecido por la propia empresa. (ejemplo: vales, comprobantes de ingreso, etc.). •. Por su importancia -. Documentos principales: aquellos considerados indispensables y, en consecuencia, se generan como contraseña fundamental de la. 26.

(37) transacción; por ejemplo, las facturas, las notas de venta, las notas de crédito, etc. -. Documentos secundarios: aquellos que completan el expediente de una transacción; por ejemplo, las notas de pedido, las facturas proforma, las actas de entrega y recepción, las notas de ingreso o afines, memorandos, etc.. •. Por su origen -. Documentos internos: aquellos que deben ser expedidos por la empresa y, por lo tanto, entregados como contraseña de la transacción; por ejemplo, nota de venta.. -. Documentos externos: aquellos que deben llegar a la empresa, a fin de evidenciar las operaciones afectadas con otros entes: por ejemplo, las facturas de compras.. Archivo de la documentación contable: Es obligación del contador almacenar debidamente la documentación, guardarla durante el tiempo exigido por la ley y presentarla a auditores y otros organismos de control, legalmente facultados para ello.. 2.5.2. JORNALIZACION: Acto de registrar las transacciones por vez primera en libros adecuados, mediante la forma de asiento contable y conforme vayan ocurriendo.. Asiento contable: es la fórmula técnica de anotación de las transacciones, bajo el principio de partida doble.. Todo asiento contiene: •. Fecha. •. Cuenta o cuentas deudoras y el valor afectado. •. Cuenta o cuentas acreedoras y el valor afectado. •. Explicación del asiento y el comprobante que originó la jornalización.. Los asientos se clasifican en: •. Simples: Constan de una cuenta deudora y una cuenta acreedora.. 27.

(38) •. Compuestos: Consta de dos o más cuentas deudoras y de dos o más cuentas acreedoras.. •. Mixtos: Constan de una cuenta deudora y dos o más cuentas acreedoras, o viceversa.. 2.5.3. LIBRO DIARIO: Es el registro contable principal, en el que se anota todas las operaciones en forma de asiento.. 2.5.4. MAYORIZACION. Acción de trasladar sistemáticamente y de manera clasificada los valores que se encuentran jornalizados, respetando la ubicación de las cifras, de tal manera que si un valor está en el debe, pasará al debe de la cuenta correspondiente.. 2.5.5. LIBRO MAYOR: Es el segundo registro principal que se mantiene en cada cuenta, según sea el caso, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. Para fines didácticos, se utiliza la denominada “T” contable (diseño informal). Tipos de Libro mayor: Se reconoce la existencia de dos tipos: •. Libro mayor principal: Para las cuentas de control general; ejemplo: Caja general.. •. Libro mayor auxiliar: Para las subcuentas y auxiliares; ejemplo: Caja No. 1, Caja No. 2, etc.. Procedimiento para mayorizar: 1. Tome cuenta por cuenta, las que constan en el Libro diario. 2. A cada cuenta, asígnele una tarjeta (o archivo magnético) y escriba el nombre completo de la cuenta (o auxiliar). Ponga el número del código que le corresponda (según el Plan general o Catálogo de cuentas vigentes) 3. Pase los valores de la cuenta que consta en el diario; si está en el debe, al DEBE; si están en el haber, al HABER de la respectiva cuenta.. 28.

(39) 4. Obtenga los saldos así: asigne a los valores del debe el signo (+), y si están en el haber el signo (-), obtenga la diferencia matemática; si el resultado es positivo, se trata de un saldo deudor; por el contrario, si el valor es negativo, se trata de un saldo acreedor. Tipos de saldos: •. Saldo deudor: se obtiene cuando los valores debitados en una cuenta son mayores que los valores acreditados. Generalmente, este tipo de saldo es propio de las cuentas de Activo, Costos y Gastos.. •. Saldo acreedor: se obtiene cuando los valores acreditados en una cuenta son mayores que los valores debitados. Generalmente, este tipo de saldo es propio de las cuentas de Pasivo, Patrimonio y Rentas.. •. Saldo Nulo: se obtiene cuando los valores debitados y acreditados en una cuenta son exactamente iguales. Este tipo de saldo es excepcional; se puede dar en cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, pero momentáneamente; y en las cuentas de Costos, Gastos y Rentas, al final del ejercicio, a través de los asientos de cierre.. 2.5.6. COMPROBACION:. Se aconseja que mensualmente se verifiquen el cumplimiento del concepto de partida doble y otros relacionados con la valuación, consistencia, etc.; para esto será necesario elaborar un Balance de comprobación, el mismo que se prepara con los saldos de las diferentes cuentas que constan en el Libro mayor principal.. Relatividad del Balance de comprobación: Conseguir en este balance que los saldos deudores se equiparen a los acreedores constituye un avance significativo; sin embargo, es en este preciso instante cuando el criterio y conocimiento del contador se debe evidenciar, ya que es el momento de analizar y comprobar la precisión y actualidad de los saldos, puesto que muchos de ellos, por diversas causas, están desactualizados o incompletos o simplemente mal determinados.. 29.

(40) 2.5.7. AJUSTES Y RECLASIFICACION CONTABLES. En el proceso contable (manual e incluso electrónico) se filtran errores, omisiones, desactualizaciones y otras situaciones que afectan la razonabilidad de las cuentas. Ante estos hechos, la técnica contable ha desarrollado la metodología denominada ajustes.. Los ajustes permiten presentar saldos razonables a través de la depuración oportuna y apropiada de todas las cuentas que, por diversas causas, no presentan valores que puedan ser comprobados y por ende, no denotan la verdadera situación y estado actual del negocio o empresa.. Causas y efectos de saldos incorrectos: •. Omisión: Por falta de registro de operaciones efectuadas, que el sistema contable no las ha conocido. Esto provoca que las cuentas presenten saldos incompletos.. •. Errores: Por selección equivocada de cuentas y aplicación de valores incorrectos. Estas acciones inapropiadas provocarán que ciertas cuentas presenten valores que no les corresponden, por lo inapropiadas provocarán que ciertas cuentas presenten valores que no les corresponden, por lo que algunas cuentas. subvalorarán. sus. saldos,. pero. también. podrán. presentar. sobrevaloraciones por valores aplicados incorrectamente. •. Desactualizaciones: Por uso sistemático de bienes y/o servicios, por realización de rentas que fueron precobradas o que no pudieron ser liquidadas en el período; por gastos que se pagaron por anticipado o que aún no se han pagado. Además, por previsión objetiva de situaciones futuras, como es el caso de posibles incobrables. En cualquier caso, los saldos estarán desactualizados en el momento de preparar el Balance de comprobación.. •. Uso indebido: por abusos o exceso de confianza de parte de los custodios de dinero, bienes, etc., se suelen presentar desfases (faltantes) entre los saldos contables y la presencia física de recursos.. Los ajustes se deberán registrar tan pronto se evidencie el error, omisión o desactualización; sin embargo, algunos prefieren ajustar las cuentas en bloque, es decir,. 30.

(41) a fin de mes o a fin de año, como prerrequisito indispensable para elaborar los estados financieros.. El libro apropiado para la anotación es el diario general. De éste se traslada a las cuentas respectivas para luego pasar en resumen a un nuevo Balance de comprobación denominado “balance ajustado”.. 2.5.8. ESTADOS FINANCIEROS BASICOS:. El ciclo contable se realiza actualmente de manera expedita y segura con la ayuda de la computadora que, a través de programas genéricos o específicos, procesa la información automáticamente; es decir, el contador sólo tiene que definir las partidas afectadas y digitalizar los valores que correspondan a las cuentas, y el programa automatizado de contabilidad se encargará de mayorizar, emitir el balance de comprobación e incluso emitir los estados financieros. Esta fabulosa ayuda, que simplifica tareas y reduce significativamente el tiempo de proceso, debe ser aprovechada por el contador quien, en compensación, pondrá toda su atención en los ajustes contables, es decir, en depurar y analizar los saldos de las cuentas, a tal punto que éstas puedan: -. Reflejar razonablemente la situación económica-financiera.. -. Ser verificables y comprobables bajo cualquier óptica y prueba.. Los estados financieros son informes que se elaboran al finalizar un período contable, con el objeto de proporcionar información sobre la situación económica y financiera de la empresa. Esta información permite examinar los resultados obtenidos y evaluar el potencial económico de la entidad.. Los principales estados financieros tienen como objetivo informar sobre la situación financiera de la empresa en una fecha determinada, sobre los resultados se sus operaciones y el flujo del efectivo.. Los estados financieros deben servir para: •. Tomar decisiones de inversión y crédito.. •. Evaluar la gestión gerencial, la solvencia y la liquidez de la empresa, así como su capacidad para generar fondos.. 31.

(42) •. Conocer el origen y las características de sus recursos, para estimar la capacidad financiera de crecimiento.. •. Formularse un juicio sobre los resultados financieros de la administración, en cuanto a la rentabilidad, solvencia, generación de fondos y capacidad de desarrollo empresarial.. Limitación de los balances: Los estados financieros no son exactos ni las cifras que se muestran son definitivas. Esto sucede porque las operaciones se registran bajo juicios personales y principios de contabilidad que permiten optar por diferentes alternativas para el tratamiento y cuantificación monetaria de las operaciones. La moneda, por otra parte, no conserva su poder de compra y, con el paso del tiempo, puede perder su significado en las transacciones de carácter permanente en economías con una actividad inflacionaria importante. De aquí se desprende que los estados financieros no representan valores absolutos; por tanto, la información que ofrecen no es una medida exacta de su situación ni de su productividad, pero sí proporcionan ideas claras sobre la situación, si las cifras son razonables. La utilidad o pérdida definitiva no se conoce sino hasta el momento de la venta o liquidación de la empresa.. CARACTERISTICAS CUALITATIVAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS A fin de que los estados financieros cumplan a cabalidad con el propósito principal para el que se han creado, deben reunir las siguientes características de calidad: •. Comprensibilidad: Cualidad esencial, que facilitará comprender los aspectos más importantes sin mayor dificultad, aún a usuarios que no tengan cultura contable.. •. Relevancia: La información que proporcionan debe permitir a los usuarios detectar los datos más importantes, a partir de los cuales se tomarán decisiones.. •. Confiabilidad: Las cifras que correspondan a los conceptos expuestos deben ser suficientemente confiables y razonables.. •. Comparabilidad: Las cifras estarán expresadas en moneda de un mismo poder adquisitivo, bajo métodos de consistencia.. 32.

(43) REGLAS DE PRESENTACION: En la presentación de cualquier estado financiero, se deben proporcionar algunos datos y seguir ciertas normas, que se denominan reglas generales, y son:. 1. Nombre de la empresa 2. Título del estado financiero 3. Fecha en la que se presenta la información 4. Márgenes individuales que deben conservar cada grupo y clasificación 5. Cortes de subtotales y totales claramente indicados 6. Moneda en que se expresa el estado. Deberán cuidarse que la terminología empleada sea comprensible, tomando en cuenta quiénes serán los lectores de los estados financieros.. 2.6. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS. Los principios de contabilidad generalmente aceptados son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información económica y financiera de la empresa a través de los Estados Financieros.. Principio Fundamental: PARTIDA DOBLE. “No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”. Significa que toda transacción que se realice en la empresa será registrada en cuentas deudoras que reciben valores y en cuentas acreedoras que entregan valores. Tanto en el DEBE como en el HABER se registrará el mismo valor.. El Instituto de Investigaciones Contables de la Federación Nacional de Contadores del Ecuador, señala que los Principios de Contabilidad VIGENTES en el país están divididos en tres grupos:. 33.

(44) •. CONCEPTOS BASICOS: Son aquellos que se consideran fundamentales por cuanto orientan la acción de la profesión contable y deben considerarse en la aplicación de los principios contables.. •. CONCEPTOS ESENCIALES: Especifican el tratamiento general que debe aplicarse al reconocimiento y medición de hechos ciertos que afectan la posición financiera y los resultados de las operaciones de las empresas. Estos conceptos establecen las bases para la contabilidad acumulativa.. •. CONCEPTOS GENERALES DE OPERACIÓN: Los principios generales de operación guían la selección y medición de los acontecimientos en la contabilidad, así como también la presentación de la información a través de los estados financieros.. 2.6.1. CONCEPTOS BASICOS. -. Ente Contable.. -. Equidad. -. Medición de Recursos. -. Período de tiempo. -. Esencia de la forma. -. Continuidad del ente contable. -. Medición en términos monetarios. -. Estimaciones. -. Acumulación. -. Precio de Intercambio. -. Juicio o criterio. -. Uniformidad. -. Clasificación y Contabilización. -. Significatividad. 34.

(45) 2.6.2. CONCEPTOS ESENCIALES. -. Determinación de resultados. -. Ingresos y realización. -. Registro inicial. -. Registro inicial de activos y pasivos. -. Realización. -. Reconocimiento de costos y gastos. -. Asociación de causa y efecto. -. Distribución sistemática y racional. -. Reconocimiento inmediato. -. Aplicación de los principios de reconocimiento de costos y gastos. -. Efectos de los principios de registro inicial realización y reconocimiento de costos y gastos. -. Unidad de medida. -. Conservatismo. -. Énfasis de los resultados. 2.6.3. CONCEPTOS GENERALES DE OPERACIÓN. -. Registro de intercambios. -. Precios de intercambio. -. Adquisición de activos. -. Costo de adquisición. -. Valor equitativo o justo. -. Adquisición de grupo de activos en un intercambio. -. Adquisición de un negocio en intercambio. -. Ventas de activos. -. Medición de activos vendidos. -. Registro de pasivos 35.

(46) -. Medición de pasivos. -. Disminución de pasivos. -. Medición de las disminuciones de pasivos. -. Compromisos. -. Ingresos de intercambio. -. Medición de los ingresos. -. Reconocimiento de ingresos y gastos cuando el producto es cobrable a través de un largo período sin una seguridad razonable de cobrabilidad. -. Medición de ingresos y gastos en los métodos de ventas a largo plazo y recuperación de costos. -. Gastos directamente asociados con ingresos de intercambios. -. Medición de costos y gastos. -. Registro de inversiones y retiros de recursos. -. Medición de inversiones y retiro de recursos. -. Adquisición de un negocio por medio de emisión de acciones o participaciones. -. Medición de la adquisición de un negocio por medio de emisión de acciones o participaciones.. -. Fusión de intereses. -. Medición de la fusión de intereses. -. Inversiones de activos no monetarios hecha por los fundadores o accionistas principales de una fusión. -. Registro de transferencias no recíprocas. -. Medición de transferencias no recíprocas. -. Retención de cantidades registradas. -. Registro de algunos acontecimientos favorables. -. Medición de acontecimientos favorables. -. Registro de acontecimientos externos desfavorables diferentes de transferencias. -. Medición de acontecimientos desfavorables. -. Baja en el precio de mercado en ciertas inversiones transitorias. -. Medición de las pérdidas por baja en el precio de las inversiones transitorias. -. Daños causados por terceros 36.

(47) -. Medición de daños causados por terceros. -. La baja en el precio de mercado de los activos no corrientes generalmente no se registra. -. Retención de las cantidades registradas. -. Registro de los aumentos en las cantidades requeridas para liquidar pasivos pagaderos en moneda extranjera. -. Medición de los aumentos de pasivos. -. Registro de la producción. -. Medición de la producción. -. Costos de producción y de prestación de servicios. -. Medición de costo de producción y de prestación de servicios. -. Costo de los productos y servicios. -. Medición de los costos de producción y servicios. -. Gastos provenientes de una distribución sistemática y racional. -. Medición o determinación de gastos mediante la distribución sistemática y racional. -. Gastos que se reconocen de inmediato. -. Medición de los gastos que se reconocen de inmediato. -. Registro del ingreso a la terminación de la producción de ciertos artículos. -. Medición del ingreso por el valor neto de realización del producto. -. Casos fortuitos. -. Medición de los casos fortuitos. -. El ingreso se origina principalmente por los intercambios. -. Origen de los gastos. -. Efectos de la contabilización de activos y pasivos que no son recursos ni obligaciones. -. Capital de trabajo. -. Costumbre o rutina de revelación. 37.