Es
un
conjunto
de
elementos
organizados que se encuentran en
interacción, que busca alguna meta en
común, operando para ello sobre datos o
información para producir como salida
información
Es un conjunto de componentes o
partes que trabajan coordinadamente,
para lograr un objetivo previamente
fijado.
Es importante tener en cuenta que
antes de elaborar un instrumento de
levantamiento de información es
necesario tener una idea clara o un
esquema de lo que se pretende
buscar.
a.- Requerimientos básicos o necesidades de cada tipo de usuario para ver cuales requerimientos son
satisfechos por el sistema actual y cuáles deben ser incorporados al sistema nuevo.
b.- El grado, tipo y secuencia de participación de cada usuario en el funcionamiento del sistema.
c.- Objetivos del sistema, actuales y futuros.
d.- Estructura y relaciones.
e.- Cambios que afecten o pueden afectar al nuevo diseño.
Instrumentos
• Entrevista
• Técnicas Audiovisuales
• Observación de Actividades • Cuestionario
• Inspección Bibliográfica o Documental • Simulación
• Técnica Delphi
Entrevista
• La entrevista estructurada: Constituye un interrogatorio, para el cual se han preparado previamente un conjunto de preguntas. Las preguntas se formulan siempre en el mismo orden y en los mismos términos; el interrogador anota las respuestas en forma textual o atendiendo a un código.
Consideraciones
• Determinar la posición que ocupa el entrevistado en la organización
• Preparar el cuestionario de la entrevista (Cédula)
• Fijar límite de tiempo para la entrevista y hacerlo conocer al entrevistado.
• Ser cortés y comedido, no emitir juicios de valor (objetividad)
• Conservar el control de la entrevista, evitar las divagaciones y los comentarios.(Control)
Ventajas:
• Es una técnica eficaz para averiguar qué dice, qué hacen los usuarios (al menos en el campo de los sistemas)
• Las respuestas se pueden tratar estadísticamente • Se puede lograr mayor porcentaje de respuestas • Se puede repreguntar para aclarar respuestas
ambiguas
• Cierto subjetivismo al no otorgar la misma validez a la respuesta de acuerdo a la persona que responda.
• Si la persona que entrevista o la que responde tiene limitaciones en expresión verbal, no se aprovechó la entrevista.
• La información que se obtiene es estática (lo que la persona dice que hace)
• El entrevistado puede no estar dispuesto a contestar. Puede bloquearse.
• Puede responder de forma no sincera.
• Puede ser sincero y sin embargo no expresar la respuesta en la forma adecuada.
Técnicas Audiovisuales
• Observación general: en la cual se pretende obtener una visión global del medio ambiente del sistema.
• Observación sobre personal seleccionado, por ejemplo, sobre los vendedores, los oficinistas, el personal de almacén, profesores, o sobre aquel que labora en cualquier otra actividad especifica.
• Observación de la ruta o camino: esta observación sigue un documento o forma.; en esta observación se encuentra un valioso auxiliar en los gráficos o diagramas.
• Determinar lo que se va a observar.
• Estimar el tiempo necesario.
• Obtener autorización de las altas
esferas directivas para realizar la
observación.
• Explicar a las personas que van a ser
observadas o en cuya área de trabajo
se va a realizar la operación
• Familiriarizarse con los componentes físicos del área inmediata bajo observación. • Medir el tiempo periódicamente mientras se
realiza la observación.
• Anotar lo que se observa lo más específicamente posible evitando las generalidades o descripciones ambiguas.
• Abstenerse de hacer comentarios
cualitativos cuando se está en contacto con las personas observadas.
• Observar la reglas de cortesía y seguridad.
Cuestionario
• Cuestionario de respuesta directa que se utiliza en las entrevistas estructuradas.
• Cuestionario de respuestas indirectas también llamados de encuesta por correo.
De acuerdo a que la respuestas estén preestablecidas (codificadas) o no, se tendrán:
• Cuestionarios precodificados, en los cuales el encuestado solo debe señalar la respuesta con una cruz o una palabra.
• De acuerdo a la forma de las preguntas se clasifican en:
• Preguntas abiertas.
• Preguntas cerradas dicotómicas, aquellas que se responde marcando: Sí, No; con opinión sin opinión, etc.
• Preguntas de elección múltiple
• Con respuesta en abanico. Estas son preguntas cerradas con varias opciones a escoger.
• Preguntas de estimación. Son preguntas cerradas y en abanico pero dentro de las opciones hay un grado de intensidad creciente o decreciente.
Ventajas
• Menor costo que la entrevista y otras técnicas.
• Menores gastos y uso del personal y mayor cobertura respecto al número de personas y área físicas.
• Menor peligro de distorsión en las
• No se pueden solicitar aclaratorias a
ciertas respuestas.
• Dificultades para verificar la
información.
• Puede haber un gran número de
cuestionarios no respondidos.
• Reportes periódicos. • Reportes de auditoria • Recortes de prensa • Récords de calidad
• Sugerencias de los empleados • Quejas de usuarios y clientes
• Organigramas (reales y aparentes) • Estructuras de control
• Archivos y manuales
Simulación
Técnica DELPHI
• De personas ubicadas en sitios muy distantes (diferentes ciudades), pero que son especialistas en la materia.
• De personas entre las cuales existen conflictos personales o intereses encontrados y a las
cuales no se les puede reunir para tomar opiniones por métodos interactivos.
• Cuando existe el peligro de que al efectuar una reunión, alguien domine la misma e inhiba a otras personas para que exprese su opinión. • Cualquier situación en la cual nos interese la
Condiciones
• Tiempo suficiente o adecuado.
• Las personas que participan en el proceso (los encuestados) deben poseer facilidad para la comunicación escrita, ya que cuando se trata de respuestas abiertas deben redactar y expresar sus juicios e ideas.
Grupos Participantes
• a.- Los entrevistados.
• b.- El conductor.
• Formulación de la pregunta Delphi
(pregunta que gira entorno del problema). • Selección del tamaño de la muestra.
• Selección de los entrevistados y contacto con ellos.
• Elaboración y aplicación del primer cuestionario (vuelta 1)
• a.- Mecanografiar y enviar. • b.- Tiempo para responder.
• c.- Tiempo para recordatorio (opcional) • Análisis de las primeras respuestas.
• Elaboración y aplicación del segundo cuestionario (vuelta 2)
• a.- Mecanografiar y enviar • b.- Tiempo para responder.
• c.- Tiempo para recordatorio (opcional) • Análisis del cuestionario dos
• Elaboración y aplicación del tercer cuestionario (vuelta 3)
• a.- Mecanografiar y enviar • b.- Tiempo para responder.
• c.- Tiempo para recordatorio (opcional)
• Análisis del cuestionario tres.
• Preparación del informe final
• a.- Mecanografiar y enviar el informe
• b.- Preparar informe de los
participantes
Técnica del Grupo Nominal (TGN)
Esta es una técnica que sirve para:
•Ayudar a identificar problemas y separarlos de los síntomas.
•Ayudar a resolver o aclarar problemas
estructurales u organizacionales que incidan en la comprensión del sistema total.
•Evaluar las propuestas del grupo de
Técnica del Grupo Nominal (TGN)
Ventajas:
•Se obtiene un consenso sin la posibilidad de que alguien domine la reunión ni imponga sus ideas.
•Se logra la participación de todos los presentes.
•Se disminuye otras influencias a través de la
Walkthrough
Puede tener lugar después de:
- Especificaciones - Diseño Conceptual - Diseño detallado - Codificación
-Desarrollo
Walkthrough
Tipos de Walkthrough
De acuerdo a la etapa o fase de
programación en la cual se aplique:
a.- De especificaciones b. De diseño
c.- Codificación
d.- Adecuación de datos de pruebas al sistema
Walkthrough
Ventajas y características
•Desarrolla la capacidad de trabajo en grupo en oposición al trabajo dirigido.
•Se estimula el sentido de cooperación en contra del de competencia.
•Se usan talentos específicos en puntos, áreas o etapas específicas: análisis, programación, prueba, depuración. •En cada punto la persona que posee talentos específicos puede contribuir a mejora el producto.
Dificultades.
•Nadie es jefe, nadie está a cargo.
•Algunas organizaciones con muchos problemas no pueden instrumentar el concepto de equipo, generalmente por problemas sociales o políticos.
Walkthrough
Roles
a.- Presentador
b.- Coordinador
c.- El escribiente o el secretario
d.- El predictor de mantenimiento
e.- La gente de soporte de calidad
