CONJUNTO RESIDENCIAL PUERTO BAHIA P.H.
INFORME DE GESTIÓN 2012 PROYECCIÓN AÑO 2013
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS
CONSEJO DE ADMINISTRACION
Beatriz Elena Henao – Presidente Luis Carlos Rodríguez – Vicepresidente
Jacqueline Noguera Jairo Narváez Aida de Romero
Blanca Hoyos Luis Felipe Martínez
Camilo Manjarres Luis Camelo Jorge Sarmiento
Yesid Cifuentes
REVISOR FISCAL
Alejandro Rivera
CONTADOR
Irene Marín Gomez
ADMINISTRADORA
Andrea Paola Nieto Ramirez
Bogotá, D.C. Marzo 22 de 2013
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS
En mi calidad de Administradora del Conjunto Residencial Puerto Bahía, en uso de las facultades legales que me confiere la Ley 675 del 3 de Agosto de 2001, me permito CONVOCARLOS A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS que se realizará el:
FECHA : Domingo, 7 de Abril de 2013 HORA : 9:00a.m.
LUGAR : Salones sociales ORDEN DEL DÍA
1. Llamado a lista y verificación del Quórum
2. Elección Presidente y Secretario de la Asamblea 3. Aprobación del Reglamento de la Asamblea.
4. Lectura y Aprobación del Orden del Día.
5. Validación de la Comisión verificadora de las actas anteriores.
6. Elección del Comité de Verificación de la presente acta 7. Elección del Comité de Escrutinio.
8. Informes de gestión 8.1. Administración
8.2. Consejo de Administración 8.3. Revisoría Fiscal
9. Aprobación Estados Financieros año 2012
10. Presentación y Aprobación del Presupuesto Vigencia 2013 11. Presentación y Aprobación Cuota Extraordinaria 2013
12. Presentación de candidatos y elección del Comité de Convivencia 2013.
13. Presentación de candidatos y elección del Revisor Fiscal período 2013.
14. Presentación de candidatos y elección del Consejo de Administración período 2013 - 2014 15. Proposiciones y varios.
16. Cierre.
Si no se puede sesionar por falta de quórum reglamentario (51%) del total de coeficientes de las unidades, se convocará a una nueva reunión de segunda convocatoria que se realizará el tercer día hábil siguiente, para este caso el miércoles, 10de Abril de 2013 a las 8:00 p.m. en el mismo lugar, artículo 41 de la Ley 675/01, la cual sesionara válidamente con un número plural de copropietarios cualquiera que sea el porcentaje de coeficiente representados (art. 22 del reglamento de propiedad horizontal).
El registro de asistencia se realizará a partir de las 8:00a.m.; con el objetivo que la reunión inicie puntualmente.
NOTAS PARA TENER EN CUENTA
El registro de asistencia se realizará a partir de las 8:00 a.m.; con el objetivo que la reunión inicie puntualmente; Se dará un tiempo de espera hasta las 9:00a.m.; momento en el cual se hará una verificación del quórum deliberatorio; en caso de no reunirlo, se procederá a levantar la sesión, cobrando la multa correspondiente a los ausentes (1 Cuota de Administración mensual plena) y se realizará la reunión el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial (Art 41. Ley 675 de 2001).
ANDREA PAOLA NIETO Administradora
Favor enviar por escrito las proposiciones y varios antes de la Asamblea a la Administración, a más tardar el 4de Abril de 2013.
Recuerde señor Copropietario que las decisiones tomadas válidamente en la Asamblea obligan a:
Presentes, Ausentes y Disidentes.
La no asistencia a la Asamblea conlleva a una multa equivalente a una cuota de administración vigente al momento de la reunión (art. 55/07 reforma reglamento de propiedad horizontal).
Los propietarios podrán actuar en la Asamblea directamente ó por sus representados, mediante poder de delegación hecho por comunicación escrita (el cual se envía adjunto). Los miembros de la Administración no están autorizados para recibir ningún tipo de poder para representar a Terceros en la Asamblea.
Ningún propietario podrá tener más de dos poderes adicionales al propio.
Se solicita a los arrendatarios informar, a los propietarios ó a las inmobiliarias, de la Asamblea a realizarse.
Los propietarios que estén interesados en formar parte del Consejo de Administración, favor acercase a la oficina de Administración a más tardar el día viernes 5 de Abril de 2013.
Los días 1 y 4 de Abril en un horario de 4:00 p.m. a 7:00 p.m., el equipo de Administración atenderá todas las dudas e inquietudes que surjan sobre los Informes, Estados Financieros y Presupuesto, rogamos tener en cuenta estas fechas y hacer las aclaraciones respectivas. Lo anterior con el ánimo de realizar una reunión ágil y específica.
La presente convocatoria se hace en los términos que la Ley 675 de 2001 régimen al que está sometido el Conjunto.
CONSTANCIA
Se ha convocado con la anticipación estatutaria de 15 días fijando la Convocatoria en las Carteleras del Conjunto y Copia de la misma que se entregará a cada apartamento.
REGLAMENTO DE LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA
1. No se permitirá la entrada a menores de edad.
2. Verificación del Quórum: Esta actividad será a cargo del Consejo de Administración, a partir del momento de cierre de las mesas de control de asistencia no se aceptarán más inscripciones para votar en Asamblea.
3. Elección del Presidente de la Asamblea: Se hará por aclamación o por aprobación oral de proposición presentada en tal sentido.
4. Duración estimada de la Asamblea: La Asamblea tendrá una duración estimada de (4) horas (o los asambleístas podrán proponer la duración).
5. Sanción: Establecido y aprobado el tiempo de duración quien no permanezca en el recinto de reunión hasta su terminación será considerado como no asistente de la Asamblea, hecho que representará el cobro de una sanción equivalente a 1 cuota de Administración plena.
6. Intervenciones: Quien desee intervenir en cada una de las discusiones deberá pedir la palabra levantando la mano, cada intervención tendrá una duración MÁXIMA de (3) TRES MINUTOS, las intervenciones deben hacerse con respeto, en forma clara, breve y sobre el tema especifico que se esté tratando en ese momento, evitando discusiones de tipo personal; el Presidente de la Asamblea nombrara un auxiliar quien le colaborara con el control del tiempo e indicara al participante cuando le falte (1) UN MINUTO para terminar cada intervención, cuando se agote el tiempo este hará una señal al Presidente indicándole que el tiempo se ha terminado.
7. Facultades del Presidente de la Asamblea: Serán facultades del Presidente de la Asamblea las siguientes:
a. Uso de la palabra: Solo el Presidente de la Asamblea podrá conceder el uso de la palabra.
b. Interpelaciones: Solo el Presidente de la Asamblea podrá conceder interpelaciones. Dicha interpelación tendrá una duración MAXIMA de (2) MINUTOS.
c. Expulsión: El Presidente podrá expulsar de la Asamblea, previo aviso de llamado de atención (por una sola vez), al asistente que no respete el uso de la palabra, use palabras descorteses, o muestre desacato al presente reglamento.
d. Moción de Orden, Aclaraciones, Declaratoria de suficiente ilustración y aviso de reiteración temática: Serán de exclusiva discrecionalidad del Presidente de la Asamblea.
e. Auxiliares de la Asamblea: Los nombrara el Presidente y pueden ser: El Presidente del Consejo, El Administrador, El Contador, o los escrutadores.
8. Identificación: Quien haga uso de la palabra, deberá expresar en voz alta, su nombre, apellidos, hacer referencia al apartamento que está representando.
9. Voz y voto: de acuerdo a la sentencia C-522/02 el voto de cada propietario equivaldrá al porcentaje de coeficiente de propiedad del respectivo bien privado, sólo para las decisiones de contenido económico, para las demás decisiones se tendrá en cuenta el voto por mayoría simple de los asistentes de la asamblea.
10. No podrán participar en los órganos de dirección:
a. Personas procesadas judicialmente.
b. Personas con antecedentes negativos de convivencia.
c. Personas no propietarias (Art. 56 del Reglamento de P.H.)
d. Propietarios en mora con las cuotas del conjunto desde una (1) cuota de Administración.
11. En cuanto a los Estados Financieros, el Presupuesto y Revisor fiscal se aprobaran mediante voto en la urna cuando lo estime el presidente.
12. Escrutinios: Los escrutadores tendrán las siguientes funciones:
a. De ser por conteo, o voto, los escrutadores serán quienes cumplan esta función.
b. Se debe verificar que se encuentra vacía la urna antes de iniciar las votaciones y vigilar que solo se deposite un solo voto de acuerdo a las instrucciones que de él Presidente de la Asamblea.
c. Terminada la votación deben abrir la urna, contar el número de votos, verificar que corresponda al número de votantes, los votos que sobren se deben anular al azar.
d. La lectura y conteo de votos se debe hacer en voz alta y se llevará la cuenta en un tablero en lugar visible.
13. Informes: Los informes de: Administrador, Consejo de Administración, Comité de Convivencia, Revisor Fiscal y Contador serán enviados junto con la presente citación a cada uno de los propietarios junto con el presupuesto y estados financieros; estos informes serán aclarados en la oficina de la Administración los días 1 y 4 de Abril de 4:00 p.m. a 7:00 p.m.
Para lograr el buen desarrollo de nuestra reunión se pondrá en consideración el presente reglamento junto con el orden del día.
Cordialmente,
ANDREA PAOLA NIETO R.
Administradora
INFORME DE GESTIÓN - ADMINISTRACIÓN Abril de 2012 a Marzo de 2013
En relación con el Informe de Gestión de Administración correspondiente a los meses de Marzo 26 de 2013 a Marzo 15 de 2013, relaciono continuación los hechos más destacados de la gestión realizada:
OBRA DE MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO DE ILUMINACIÓN PERIMETRAL Y PEATONAL De acuerdo con el presupuesto aprobado en la Asamblea Ordinaria de General de Copropietarios, se contrató el Mantenimiento y Mejoramiento de la Iluminación Perimetral y Peatonal con el Ingeniero Electricista Eduardo Cruz, copropietario del Conjunto, quien además realizo el diseño para tal fin. Se realizó el reemplazo total de luminarias en mercurio a luminarias en Sodio, se instalaron nuevos puntos de iluminación en la cancha múltiple, en los dos parques infantiles, parqueaderos de visitantes, plazoleta torre 10 y torre 6, senderos perimetrales de las torre 2, 5, 7, 12 y 13, entrada vehicular y peatonal.
Teniendo en cuenta el monto de la contratación y la necesidad de la verificación de todos los insumos, el Consejo de Administración aprobó la contratación de la Interventoría, la Administración contrato los servicios del Ing. Electricista Luis Ricardo Granados, profesional con amplia experiencia en el tema. Esta obra ha recibido muy buenos comentarios por parte de la población de la Copropiedad, ahora contamos con un Conjunto totalmente iluminado y más seguro para todos los residentes.
OBRA DE ARREGLO DE LAS FILTRACIONES DE LOS SOTANOS
En la Asamblea General Ordinaria celebrada el 25 de marzo de 2012, se aprobó una apropiación del fondo de Imprevistos legal por valor de $28.000.000 para tal fin, la interventoría de esta obra estuvo a cargo de la Arquitecta Leonor Medina, quien además realizo todos los pliegos de la obra, fue seleccionado para la ejecución de la obra el Ing. Freddy Jiménez Capera, cabe resaltar que esta obra se realizó en los meses de diciembre/2012 y enero/2013 tiempo en el cual se presentó tiempo seco y se intervinieron las filtraciones reportadas. Durante el mes de febrero /2013 se han presentado lluvias fuertes y se han evidenciado algunas filtraciones que no habían sido reportadas, estas filtraciones también serán intervenidas. La Administración ha recibido muy buenos comentarios sobre esta reparación.
OBRA DE MANTENIMIENTO DE FACHADAS
Esta obra fue terminada en el mes de mayo de 2012 y se firmó la respectiva Acta de recibo por parte de la Interventoría y la Administración en el mes de Julio de 2012. Las reclamaciones en relación con esta obra han sido atendidas por parte del Contratista.
OBRA MANTENIMIENTO ZÓCALOS
Esta obra fue terminada en el mes de febrero de 2012 y se firmó la respectiva Acta de Recibo por parte de la Interventoría y la Administración en el mes de Septiembre de 2012. Sobre esta obra no se ha presentado ninguna reclamación.
OBRA MANTENIMIENTO CUBIERTAS
Teniendo en cuenta la temporada de lluvias presentadas el año pasado, esta obra fue interrumpida en varias oportunidades; a la fecha se tiene estimado el recibo total de la obra para el día 1 de Abril de 2013 de acuerdo a las instrucciones dadas por la Interventoría. El Contratista ha atendido oportunamente todas las reclamaciones presentadas.
Todo el proceso de adjudicación, contratación y ejecución, se encuentra disponible en la oficina
ÁREAS COMUNES
Pisos: Durante el año 2012, se realizó el mantenimiento a los pisos de las zonas comunes, particularmente resaltamos la reparación y mantenimiento realizado a la plazoleta ubicada en frente de la torre 9 y 10, de igual manera el cambio total de los pisos de la torre 9 y el mantenimiento general realizado a los pisos de los senderos peatonales.
Piscina: Teniendo en cuenta algunas goteras presentadas en el sótano, se solicitó por garantía a la Empresa Restrepo Herrán la intervención nuevamente de la membrana; se realizó la compra de la motobomba, la compra de la manta térmica, el emboquillado general de la playa y el mantenimiento general del domo, que consta de lavado general y sellamiento.
Gimnasio: De acuerdo con la apropiación aprobada por la Asamblea General de Copropietarios celebrada el 25 de Marzo de 2012, se adquirieron las siguientes maquinas por valor de $5.101.500
1 Elíptica E700P 3 Spinning spin 850 R 1 Banca gold s gym
1 cuerda de resistencia 209 1 cuerda de resistencia 309
Por otro lado se recibió una donación en máquinas por valor de $5.220.000, las cuales fueron incluidas en los activos fijos de la Copropiedad.
Parques Infantiles y Sillas Zonas Comunes: Se realizó la pintura general y cambio de un rodadero y dos columpios en los parques infantiles, a las sillas se les realizo mantenimiento de pintura general y colocación de soportes en acero.
Servicio de Energía: En el año 2012 gracias al cambio de comercializador realizado en el año 2011 de la energía de las zonas comunes, se presenta un ahorro de $9.505.969. Es importante anotar que el distribuidor de la energía es Codensa, pero la facturación la realiza Enertotal ESP.
Gas Natural: Teniendo en cuenta que el consumo del Gas Natural es dado principalmente por el consumo del calentador de la piscina, gracias a la compra de la manta térmica se presentó un ahorro de
$4.307.471 en el año 2012. Por otro lado se presentó una fuga en la acometida principal de la torre 9, situación detectada y subsanada de inmediato.
Mantenimiento de Cuarto de Máquinas: Se realizó el mantenimiento del cuarto de Máquinas de la Copropiedad, esto incluye bombas eyectoras, bombas sumergibles y red de incendios, se realizó mantenimiento general de la tubería galvanizada.
Decoración Halloween y Navidad: Como es costumbre en la Copropiedad, se realizó la decoración de Halloween y navidad en cada una de las entradas de las torres, Administración y Portería.
Iluminación Navideña: Teniendo en cuenta la importancia de estas fechas para todos los residentes, hemos trabajado año tras año en el mejoramiento de la iluminación, para este año la Copropiedad adquirió 21 figuras más y se hizo necesario darle de baja a 10 figuras que ya no tenían ninguna utilidad.
Las figuras que se compraron fueron:
1 Copo de Nieve en led– Instalado en el domo de la entrada vehicular 2 Luceros en led- Instalados en el domo de la entrada vehicular 2 Árboles en led – Instalados en la rampa vehicular
2 Estrellas Fugaces en led – Instaladas en la fachada de la zona social 6 Copos en led – Instalados en la fachada de la zona social
8 Flores de jardín en led – Instaladas en la zona perimetral
Cabe resaltar que este año el Conjunto tuvo un mejoramiento importante en el aspecto de la iluminación En general se realizaron todos los mantenimientos programados de acuerdo con las necesidades de Conjunto, trabajando en la mejora de las falencias que se han venido presentado en el día a día.
ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS
Asamblea General Extraordinaria de Copropietarios 2011
Se realizó la Asamblea Extraordinaria de Copropietarios el 22 de Abril de 2012, contó con un quórum del 88.24%, en esta asamblea se trataron los puntos de Informe de Interventoría de las obras de Mantenimiento de Fachadas, Zócalos y Cubiertas y la demanda contra Cusezar, para el tema de la demanda contra Cusezar se contó con la presentación del Dr. Andrés Martínez, abogado que adelanto el proceso de conciliación inicial y el Ingeniero Daniel Santiago Sánchez, encargado del Estudio técnico de la Copropiedad, después de varias deliberaciones, la Asamblea decidió no iniciar el proceso de demanda contra Cusezar y aceptar la propuesta realizada por Cusezar en la conciliación.
Todos los resultados de la Asamblea General Ordinaria y Extraordinaria fueron publicados en las carteleras del Conjunto y en la página Web, de igual manera fueron publicadas las respectivas actas.
Conciliación Cusezar
De acuerdo con lo decidido por lo Asambleístas en la reunión extraordinaria, la Administración continuo con el proceso de conciliación de acuerdo con la propuesta aceptada por la Asamblea; sin embargo teniendo en cuenta la problemática de las alfajías, la Administración puso en consideración de Cusezar y el Centro de Conciliación este asunto, con el ánimo que se procediera a su reparación. Posteriormente se realizó una visita de inspección por parte de Cusezar y después de varias deliberaciones aceptaron conciliar la reparación de las alfajías que estuvieran provocando humedad en los apartamentos.
En el mes de septiembre de 2012 se iniciaron las obras contempladas en la conciliación, a la fecha se han ejecutado las obras en un 95%, queda pendiente la rectificación de algunas alfajías.
En el mes de Febrero de 2013 la Administración evidencio que los cuartos de basuras no tienen desagüe a las Cajas de Inspección, por lo tanto se procedio a poner en conocimiento de Cusezar y del Centro de Conciliación esta situación, después de varias deliberaciones conseguimos que Cusezar realizara esta reparación, se establece que entregaran el total de las obras conciliadas el día 20 de Mayo de 2013.
Plan de Emergencia
En el mes de Octubre de 2013 se dio inicio a la realización del plan para el manejo de emergencias de la Copropiedad, para esta actividad contamos con la colaboración del Ingeniero Ambiental Diego Ordoñez, especialista en el tema, lamentablemente no se ha contado con la participación activa de los residentes, situación que ha dificultado la conformación de la Brigadas de Emergencia, a la fecha por falta de brigadistas no se han podido conformar ninguna de las brigadas. La finalidad del Plan de emergencia no es tener un documento archivado en la oficina de Administración, sino un documento operativo que podamos poner en práctica para el bien de todos los habitantes del Conjunto.
Es importante resaltar que la Administración ha realizado más de 7 reuniones, invitando a los residentes a que participen de la Brigadas y únicamente se han inscrito trece (13) personas.
Adjunto a la presente cartilla encontraran CD con el Plan de Emergencias, con el fin que lo lean y podamos hacerlo efectivo en los próximos simulacros.
Convivencia
El año 2012 se contó con un Comité de Convivencia proactivo, se realizaron varias reuniones con el ánimo de mejorar la convivencia en la Copropiedad, se realizaron varias actividades, entre las cuales se destaca la reunión realizada el día 7 de Julio de 2013 con las personas que tienen mascotas, a esta reunión asistieron 28 personas de 60 residentes que en promedio tienen animales. También se implementó la ficha de las mascotas, lamentablemente a la fecha solo han llegado 20 fichas a la oficina de la Administración.
De acuerdo con lo aprobado en la reunión de Asamblea Ordinaria celebrada el 25 de marzo de 2012, se procedió a solicitarle el retiro de los depósitos y todos los elementos que no pertenecena los garajes.
A continuación relacionamos las sanciones interpuestas por convivencia:
Torre Apto Valor Incumplimiento 2 504 $188.900.00 Invasión parqueadero 2 602 $188.900.00 Invasión parqueadero 2 902 $188.900.00 Invasión parqueadero 4 603 $188.900.00 Invasión parqueadero 5 103 $188.900.00 Invasión parqueadero
5 103 $199.900.00 Incumplimiento tenencia de mascotas 9 104 $203.700.00 Incumplimiento utilización parqueadero 10 102 $188.900.00 Invasión parqueadero
Actualización de datos residentes
De acuerdo con el constante flujo de personas del Conjunto se ha venido realizando la respectiva actualización de datos de los residentes del Conjunto, de acuerdo con la información suministrada por los residentes, la cual reposa en la oficina de la Administración; la información suministrada por los residentes es confidencial y de uso único y exclusivo de la Administración
ACTIVIDADES DE INTEGRACIÓN
La Copropiedad se ha caracterizado por realizar actividades que buscan la integración de los residentes, para este año contamos con actividades de gran impacto, en las cuales se evidencio la unión familiar y el compromiso de toda la comunidad.
a) Celebración día de la Madre: Mayo 13 de 2012 b) Celebración día de la Familia: Octubre 21 de 2012 c) Celebración Día de las Velitas: Diciembre 7 de 2012 d) Novena de Aguinaldos: Diciembre 20 de 2012
e) Reunión personal de mantenimiento y seguridad: Diciembre 19 de 2011
Este año contamos con donaciones por valor de $3.000.000 entregadas por Seguridad Atlas, Universal de Limpieza y Colamseg. Corredores de Seguros.
Total Actividades de Integración: $18.289.342 Total pagado por la Copropiedad $12.419.165
Total pagado con donaciones $ 3.000.000
Saldo pagado con comisiones por ventas en los
eventos del día de la familia y día de las velitas $ 2.870.178
SEGURIDAD
Lamentablemente el día 14 de Octubre de 2012 se presentaron hurtos en los apartamentos 103 y 203 de la torre 2; se evidencio que los delincuentes entraron a la Copropiedad por la parte baja del cerramiento e ingresaron a los apartamentos por las ventanas que dan al costado de la calle 23. La Administración presentara en la Asamblea Ordinaria un proyecto de mejoramiento de Cerramiento y mejoramiento del CCTV con el fin de minimizar los riesgos de siniestros en la Copropiedad.
Cabe resaltar que en la temporada de vacaciones de semana santa, vacaciones de mitad de año y época decembrina no se presentó ningún siniestro.
CARTERA
La cartera de la Copropiedad presentó el siguiente comportamiento:
La cartera total tuvo una disminución de $12.976.743 de Diciembre 31 de 2011 a Diciembre 31 de 2012.
Informe de cartera a Diciembre 31 de 2012 CONCEPTO
AÑO 2012 Diciembre
AÑO 2011
Diciembre DIFERENCIA CARTERA GENERAL $ 75.879.391 $ 88.856.134 $ 12.976.743
MORA VALOR
0 -30 DIAS $ 6.379.241
31-60 DIAS $ 5.228.500
61-90 DIAS $ 3.122.000
MAYOR A 90 DIAS $ 60.098.026
ANTICIPOS CUOTAS ADMON $ 1.051.624 TOTAL CARTERA DICIEMBRE 31/2012 $ 75.879.391
MES ADMON INTERESES EXTRA 2010 EXTRA 2011 OTROS TOTAL CARTERA DICIEMBRE $ 48.107.354 $ 12.278.704 $ 364.294 $ 9.311.198 $ 5.817.841 $ 75.879.391
ANALISIS CARTERA A DICIEMBRE /2012
Composición de la cartera a Diciembre 31 de 2012
A febrero 28 de 2013 la cartera presenta el siguiente comportamiento:
CONCEPTO
Febrero 2013 AÑO 2011
Diciembre DIFERENCIA CARTERA GENERAL $ 69.269.340 $ 88.856.134 $ 19.586.794
De enero 1 de 2012 a Febrero 28 de 2013 la cartera ha tenido una disminución total de $19.586.794.
A pesar del paro judicial presentado durante los meses de Octubre a Diciembre de 2012, es importante anotar que la disminución de la cartera se ha dado principalmente por la gestión de cobro jurídico, ya sea en la recuperación de deudas totales o la realización de acuerdos de pago.
A corte Febrero 28 de 2013 se encuentran en acuerdo de pago los siguientes apartamentos por un valor total de $24.892.491 correspondiente al 36% del total de la cartera de la Copropiedad.
Jorge Humberto Garcés 5 – 102 Janeth Barrera Donato 6 – 104 Monica Guarnizo Gabilan 7 – 1003
Alba Torrejano 8 – 401
Luis Alfonso Lotta 8 – 404 Mauricio Rodríguez Teuta 9 – 102
Olga de Herrera 12-1004
Quiero agradecer al gran equipo humano de Administración, Mantenimiento y Seguridad, por el compromiso y sentido de pertenencia que tienen con la Copropiedad, nuevamente su actitud de servicio al colaborar con todas las actividades, muestran su interés en pro del bienestar de cada uno de los residentes.
Por ultimo aprovecho la oportunidad para agradecer al Consejo de Administración y a cada uno de ustedes toda la colaboración y el apoyo recibido en el desarrollo de mi gestión.
Cordialmente,
ANDREA PAOLA NIETO R.
Administradora
INFORME DE GESTIÓN CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
CONJUNTO RESIDENCIAL PUERTO BAHIA ABRIL 2012 – MARZO 2013
A continuación presentamos un resumen de las actividades desarrolladas durante el período Abril de 2012 a Marzo de 2013 por el Consejo de Administración del Conjunto Residencial Puerto Bahía P.H., enfocados en evaluar las determinaciones necesarias para que la Administración cumpla sus funciones y objetivos, de acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal y el mandato de la Asamblea General de Copropietarios, siempre con un objetivo principal, la calidad de vida de los residentes.
ADMINISTRACIÓN
Un trabajo en equipo logró consolidarse durante este período en cabeza de la Administradora del Conjunto, logrando llevar a cabo las metas propuestas en pos del beneficio integral de los residentes e infraestructura del Conjunto, en las que el diálogo permanente, el respeto a las diferencias y la toma oportuna de decisiones, hicieron posible entregar los positivos resultados que hoy son muestra de su gestión, entre los que podemos destacar: ejecución presupuestal del 100%, entrega de información contable y financiera de manera clara y oportuna, acompañamiento permanente en todo el proceso de realización de las obras contratadas y en ejecución actual para el mejoramiento del Conjunto, buen manejo de los diferentes procesos administrativos y de gestión inherentes a su cargo y que hacen posible el normal desarrollo y funcionamiento del Conjunto y buen manejo de las relaciones interpersonales con todos los copropietarios y residentes.
OBRAS CONTRATADAS Y EN EJECUCIÓN
Acompañamiento en la ejecución de las obras de mejoramiento de iluminación perimetral y peatonal, reparación de la filtraciones de los sótanos, fachadas, zócalos y cubiertas, las cuales han mejorado notablemente el embellecimiento del Conjunto, resaltado principalmente por la valorización que han tenido nuestros apartamentos, acompañamiento realizado desde el proceso de selección de los proveedores, con el permanente seguimiento, asesoría y orientación de la interventoría contratada. Todo el proceso de contratación y ejecución de obra se encuentra detallado en los informes de interventoría que reposan en la Administración y que están disponibles para cuando los propietarios del Conjunto deseen consultarlos.
PROCESOS LEGALES
De acuerdo con la aprobación de Conciliación con Cusezar, se ha realizado un continuo acompañamiento a la Administración en el seguimiento a las obras, cabe resaltar que se han conseguido reparaciones adicionales como es el caso de la reparación de las alfajías y los cuartos de basuras.
INFORMACIÓN CONTABLE Y FINANCIERA
Se conformó un eficiente equipo de trabajo, en el que la participación de la Contadora, señora Irene Marín Gómez, el Revisor Fiscal, señor Alejandro Rivera, la Administradora y el Consejo de Administración, hicieron posible un manejo de la contabilidad acorde con las exigencias legales, fiscales y tributarias, permitiendo además mejorar los procesos existentes para facilidad en la toma de decisiones. Los resultados de esta gestión hacen parte de esta cartilla.
CELEBRACIONES
Nuevamente y con total éxito, se llevaron a cabo las celebraciones del día de la Familia, la noche de las velitas y la novena de aguinaldos con una nutrida y activa participación de los propietarios, residentes y colaboradores del Conjunto Residencial Puerto Bahía. Cabe resaltar que de todos los años de construido nuestro hermoso Conjunto, el año anterior se presentó la mayor unidad y colaboración por parte de la Comunidad del Conjunto Residencial.
Agradecemos a todos los colaboradores del Conjunto. Su participación es decisiva para el logro de las metas propuestas. El compromiso de cada uno de los miembros del Consejo de Administración hizo posible que los resultados que hoy se entregan sean satisfactorios. Finalmente, mil gracias a cada uno de los propietarios del Conjunto Residencial Puerto Bahía por su confianza.
Cordial saludo
Bogotá, Marzo 1 de 2013
Dictamen del Revisor Fiscal por el periodo de Enero 1 a Diciembre 31 de 2012 A la Asamblea General Ordinaria de Copropietarios Del
Conjunto Residencial Puerto Bahia P.H.
La Ciudad
En cumplimiento de mis funciones como Revisor Fiscal del Conjunto Residencial Puerto Bahia P.H., he examinado el Balance General Comparativo al 31 de diciembre de 2012 y 2011 y los correspondientes Estados de Resultados y el Estado de Ejecución Presupuestal del mismo periodo y las Revelaciones hechas a través de las Notas que han sido preparadas como lo establece el Decreto 2649 de 1993 y Ley 222 de 1995, y forman con ellos un todo indivisible.
La elaboración de dichos estados financieros son responsabilidad de la administración, según lo establece la Ley 675 de 2001, reflejando el resultado de la gestión cumplida. Entre mis funciones consiste en expresar una opinión sobre ellos fundamentado en mi auditoría.
Obtuve la información necesaria para cumplir mis funciones y efectué mis exámenes de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia. Dichas normas requieren que planifique y ejecute la auditoría de tal forma que se obtenga seguridad razonable en cuanto a si los estados financieros están libre de errores de importancia. Una auditoría incluye el examen sobre una base de pruebas selectivas de Naturaleza, Extensión y Oportunidad, de las evidencias que soportan las cifras y las correspondientes revelaciones en los estados financieros.
Así mismo, comprende una evaluación de las normas contables utilizadas, de las estimaciones hechas por la administración y la inspección y verificación en el cumplimiento de los contratos por obras y servicios, incluyendo las polizas de seguros que soportaron las mismas que se realizaron durante el año examinado y dentro de la aplicación del reglamento de propiedad horizontal vigente. Además se evalúo las normas y principios contables utilizados regularmente en el registro de las operaciones, con lo anterior, considero que mi auditoría proporciona una base razonable para expresar mi opinión.
En mi opinión, los estados financieros mencionados, tomados fielmente de los libros oficiales y adjuntos dentro del informe general, presentan razonablemente la situación financiera del Conjunto Residencial Puerto Bahía P.H. al 31 de diciembre de 2012, revelando las mismas cifras de libros y registros contables según las normas y principios que los regulan.
En la evaluación del Control Interno, conceptúo que los actos de los administradores se ajustan a los estatutos y a las decisiones de la Asamblea; la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas, se llevan y se conservan debidamente; Así mismo, existen medidas adecuadas en la conservación y custodia de los bienes del Conjunto, priorizando obras, arreglo, adquisiciones y adecuaciones proyectadas dentro del presupuesto ejecutado en el año 2012, incluyendo el mantenimiento permanente de los equipos pertenecientes a la Copropiedad, entre los cuales está la propiedad intelectual del software contable y derechos de autor por parte del Conjunto como establece la Ley 603 de 2000.
INFORME DE GESTIÓN – COMITÉ DE CONVIVENCIA ABRIL 2012 – MARZO 2013
A continuación presentamos un resumen de las actividades desarrolladas durante el período Abril de 2012 a Marzo de 2013 por el Comité de Convivencia, conformado por Raquel Gálvez, Luis Humberto Muñoz y Rossana Forero, residentes del Conjunto.
Con el fin de dar una mayor ilustración en relación con las funciones del Comité, enunciamos lo contemplado en el Reglamento Interno de la Copropiedad.
ARTÍCULO 15. De las calidades de sus miembros. Los miembros del Comité de Convivencia deberán ser personas idóneas que conozcan las responsabilidades que adquieren al asumir el mandato de la Asamblea, así mismo, deberán dar ejemplo con su conducta y palabras, y ser modelo de respeto y tolerancia de la comunidad que representan. Está prohibido al Comité de Convivencia apartarse de la legislación vigente y de los fallos judiciales; a pesar de ello actuarán sólo en conciencia.
ARTÍCULO 16. De la conformación. El comité de convivencia será nombrado de acuerdo a lo señalado en la ley y estará integrado por no menos de 3 miembros como lo prevé el reglamento de propiedad horizontal, cualquier número inferior que resulte por la renuncia o inasistencia reiterada de sus integrantes, hará que se deba convocar al Consejo de Administración para llenar las vacantes.
El Comité de Convivencia estará coordinado por un presidente, siendo reemplazado en su ausencia por el vicepresidente, ambos escogidos por votación interna; sus funciones reglamentarias son las señaladas en la ley, es decir, dirimir conflictos de convivencia ciudadana, pero además, tendrán otras funciones sociales por delegación expresa del Consejo de Administración y aceptación expresa de la delegación hecha en cabeza de ellos.
ARTICULO 17. Prohibiciones. Al Comité de convivencia le está prohibido derogar o modificar el reglamento de copropiedad o el reglamento interno que aquí se expide, alterar las funciones asignadas, los procedimientos, o los protocolos, variarlos o apartarse de ellos. También le está prohibido disponer de partidas presupuestales o autorizar erogaciones de índole alguno.
De acuerdo con el desempeño durante el año 2012 notificamos a los residentes del Conjunto, que en nuestra labor social pudimos colaborar en la solución de conflictos, siendo los siguientes temas los más relevantes:
Tenencia de Mascotas en la Copropiedad
Problema de convivencia entre residentes
Mal uso de las zonas comunes
En compañía de la Administración realizamos reuniones conciliatorias entre las partes afectadas, logrando en su mayoría de veces un acuerdo de feliz término.
Sabemos que existen dificultades, por lo cual solicitamos de la colaboración de la Comunidad para superar cualquier tipo de conflicto y así llevar una feliz convivencia.
Recodemos que el respeto que merecemos comienza con el respeto que damos a los demás.
Cordial Saludo.
MIEMBROS COMITÉ DE CONVIVENCIA
ANDREA PAOLA NIETO RAMIREZ EDILMA IRENE MARIN GOMEZ ADMINISTRADORA. REP. LEGAL CONTADORA
C.C. 52.846.079 T.P. No. 51460-T
(Cifras expresadas en pesos colombianos) CONJUNTO RESIDENCIAL PUERTO BAHIA
N.I.T.:900.055.283-9
B A L A N C E G E N E R A L C O M P A R A T I V O A D I C I E M B R E 31 D E
ALEJANDRO RIVERA MONTERO REVISOR FISCAL
T.P. No. 27549-T
ACTIVO NOTAS 2.012 2.011 VARIACION
CORRIENTE 206.689.827 519.571.402 -312.881.575
DISPONIBLE (3) 90.106.873 192.266.967 -102.160.094
INVERSIONES (4) 53.628.026 248.286.280 -194.658.254
DEUDORES (5) 62.954.928 79.018.155 -16.063.227
NO CORRIENTE 83.629.360 27.641.640 55.987.720
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (6) 18.030.597 27.641.640 -9.611.043
MAQUINARIA Y EQUIPO 15.034.374 9.814.374 5.220.000
EQUIPOS DE OFICINA 49.900.443 49.900.443 0
EQUIPOS DE COMUNICACION Y COMPUTACION 25.284.039 25.284.039 0
DEPRECIACION ACUMULADA (CR) -72.188.259 -57.357.216 -14.831.043
DIFERIDOS (7) 65.598.763 0 65.598.763
SEGURO AREAS COMUNES 65.598.763 0 65.598.763
TOTAL ACTIVO 290.319.187 547.213.042 -256.893.855
CUENTAS DE ORDEN (8)
DEUDORAS DE CONTROL 304.291.371 288.720.474 15.570.897
INTERESES DE MORA 12.924.463,00 9.842.083,00 3.082.380
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 288.566.908 276.078.391 12.488.517
BIENES Y VALORES RECIBIDOS EN CUSTODIA 2.800.000 2.800.000
PASIVO
CORRIENTE 216.575.755 460.848.504 -244.272.749
OBLIGACIONES FINANCIERAS (9) 12.642.480 12.642.480
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR (10) 165.294.661 418.894.597 -253.599.936
OBLIGACIONES LABORALES (11) 6.018.136 5.046.411 971.725
OTROS PASIVOS (12) 32.620.478 36.907.496 -4.287.018
TOTAL PASIVO 216.575.755 460.848.504 -244.272.749
PATRIMONIO (13)
RESULTADO DEL EJERCICIO -4.474.606 5.126.602 -9.601.208
(DEFICIT) EXCEDENTE DEL EJERCICIO -4.474.606 5.126.602 -9.601.208
RESULTADO DE EJERCICIOS ANTERIORES 78.218.038 81.237.936 -3.019.898
EXCEDENTES EJERCICIOS ANTERIORES 78.218.038 81.237.936 -3.019.898
TOTAL PATRIMONIO 73.743.432 86.364.538 -12.621.106
TOTAL PASIVO+ PATRIMONIO 290.319.187 547.213.042 -256.893.855
0 0
CUENTAS DE ORDEN
DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR) 304.291.371 288.720.474 15.570.897
INTERESES DE MORA 12.924.463 9.842.083 3.082.380
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 288.566.908 276.078.391 12.488.517
BIENES Y VALORES RECIBIDOS EN CUSTODIA 2.800.000 2.800.000 0
Las notas 1 a la 17 son parte integral de los Estados financieros.
CONJUNTO RESIDENCIAL PUERTO BAHIA N.I.T.:900.055.283-9
E S T A D O D E R E S U L T A D O C O M P A R A T I V O A D I C I E M B R E 31 D E
(Cifras expresadas en pesos colombianos)
NOTA 2012 2011 VARIACION
INGRESOS 1.149.854.552 1.088.289.247 61.565.305
INGRESOS OPERACIONALES (14) 1.124.020.091 1.059.162.376 64.857.715 CUOTAS DE ADMINISTRACION 1.152.601.200 1.089.296.400 63.304.800
DESCUENTOS POR PRONTO PAGO -91.827.955 -84.382.893 -7.445.062
ALQUILER SALONES SOCIALES 8.156.000 8.528.000 -372.000
SANCIONES Y MULTAS ASAMBLEA 14.615.300 6.992.988 7.622.312
INTERESES DE MORA 5.854.846 6.166.117 -311.271
APROVECHAMIENTO ESPACIO AREA COMUN 24.108.700 32.383.231 -8.274.531 SANCIONES PERNOCTACION PARQUEADEROS 7.785.000
OTRAS CUOTAS 2.727.000 178.533 2.548.467
INGRESOS NO OPERACIONALES (15) 25.834.461 29.126.871 -3.292.410
RENDIMIENTOS FINANCIEROS 1.861.115 5.493.668 -3.632.553
DIVERSOS 8.717.148 4.895.211 3.821.937
OTRAS VENTAS 15.256.198 18.737.992
GASTOS 1.154.329.158 1.083.162.645 71.166.513
OPERACIONALES DE ADMINISTRACION (16) 1.147.542.680 1.071.868.500 75.674.180
GASTOS DEL PERSONAL 72.841.186 67.931.964 4.909.222
HONORARIOS 22.416.000 22.340.976 75.024
ARRENDAMIENTOS 300.000 740.000 -440.000
SEGUROS 60.605.999 60.870.587 -264.588
SERVICIOS 749.438.257 718.563.250 30.875.007
GASTOS LEGALES 1.553.762 225.830 1.327.932
MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 130.487.176 127.537.666 2.949.510
ELECTRICOS 5.252.542 4.856.296 396.246
DIVERSOS 62.428.698 54.845.763 7.582.935
GASTOS DE INVERSION 27.388.017 27.388.017
DEPRECIACIONES 14.831.043 13.956.168 874.875
GASTOS NO OPERACIONALES (17) 6.786.478 11.294.145 -4.507.667
FINANCIEROS 6.571.528 9.153.931 -2.582.403
GASTOS EXTRAORDINARIOS 214.950 2.140.214 -1.925.264
(DEFICIT) EXCEDENTE DEL EJERCICIO NETO -4.474.606 5.126.602 -9.601.208 Las notas 1 a la 17 son parte integral de los Estados financieros.
ANDREA PAOLA NIETO RAMIREZ EDILMA IRENE MARIN GOMEZ ADMINISTRADORA. REP. LEGAL CONTADORA
ALEJANDRO RIVERA MONTERO REVISOR FISCAL
T.P. No. 27549-T
NOTA 1. ENTIDAD REPORTANTE
domicilio principal es la calle 23 No. 68-50.
es el Administrador
NOTA 2. POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES
Colombianos y sus saldos son el reflejo de los libros oficiales del Conjunto Residencial.
Nacionales- DIAN, y estos se encuentran impresos hasta diciembre 31 de 2012.
Deudores
Propiedades, planta y equipo
Diferidos
Costos y Gastos por pagar
Retenciones en la Fuente por Pagar
Mensualmente es presentado a los miembros del consejo de Administración y a la Administración, el informe contable conformado por el balance general, balance de prueba detallado, el estado de resultados, los libros auxiliares, la ejecución del presupuesto mensual y acumulado, el estado de cartera, el flujo de efectivo, las conciliaciones bancarias y un informe adicional de los principales aspectos contables y administrativos ocurridos en cada uno de los meses.
En concordancia con lo anterior se describen
las siguientes prácticas contables:
Las cuentas por cobrar corresponden a las cuotas de Administración establecidas y causadas de acuerdo con los coeficientes de Copropiedad.
El saldo de estas cuentas son las sumas adeudadas por los Copropietarios referentes a cuotas ordinarias y extraordinarias, y se causan los intereses por mora a la tasa correspondiente a una y media veces el interés bancario corriente, certificado por la Superintendencia Financiera de acuerdo a lo estipulado en la Ley 675 de 2001.
Los elementos que conforman la propiedad, planta y equipo del Conjunto, se registran por su costo de adquisición, su depreciación se calcula usando el método de línea recta, con base en la vida útil de los mismos. Los activos depreciados en su totalidad se manejan en las cuentas de orden de control.
Están compuestos por gastos pagados por anticipado, en donde se registran los seguros de los bienes comunes de obligatorio cumplimiento de acuerdo a la Ley 675 de 2001, los cuales se amortizan durante la vigencia de la póliza.
Las cuentas por pagar corresponden al registro de las obligaciones a cargo del Conjunto originadas por la compra de bienes y servicios adquiridos en el desarrollo de las actividades.
Comprende los importes recaudados por el Conjunto a los terceros sujetos pasivos del impuesto de retención en la fuente.
Estos dineros son declarados y pagados mensualmente a la DIAN dentro de los plazos establecidos para tal fin.
CONJUNTO RESIDENCIAL PUERTO BAHIA N.I.T.: 900.055.283-9
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS A DICIEMBRE 31 DE 2012
El CONJUNTO RESIDENCIAL PUERTO BAHIA , tiene como objeto social el de administrar las zonas comunes, y en especial mejorar las posibilidades de ingreso; y por consiguiente elevar la calidad de vida de los Copropietarios, proporcionado condiciones favorables para la interacción social y convivencia pacifica.
ante la Alcaldía Local, y sometida al régimen de Propiedad Horizontal con la ley 675 de 2001. Su
Su órgano dirigente es la Asamblea General de Copropietarios y el Consejo de Administración; su Representante legal
Los Estados Financieros han sido preparados a partir de los registros de Contabilidad que se llevan en pesos
Los libros oficiales se encuentran debidamente foliados y registrados ante la Dirección de Impuestos y Aduanas El CONJUNTO PUERTO BAHIA, es una persona jurídica de derecho privado, sin ánimo de lucro registrada
En la preparación de los Estados Financieros se han adoptado los procedimientos contables basados en el Decreto Reglamentario 2649 de Diciembre 29 de 1993, donde se fijan los principios y normas contables de la Contaduría generalmente aceptados en Colombia. Como también en la Orientación Profesional del Consejo Técnico de la Contaduría.
Obligaciones laborales
Ingresos recibidos por anticipado
Este pasivo corresponde a las obligaciones consolidadas que el Conjunto tiene por concepto de prestaciones legales y extralegales con las personas que tiene vinculadas laboralmente a saber: La Administradora, asistente de Administración y el instructor de piscina.
Comprende las cuotas de Administración recibidas por anticipado por concepto de las obligaciones de los Copropietarios como son cuotas de administración, las cuales se aplican en el mes correspondiente a la causación.
Fondo de Imprevistos
Ingresos, Costos y Gastos
NOTA 3. DISPONIBLE
El registro y control del Fondo de Imprevistos, ordenado por el Articulo 35 de la Ley 675 de 2001,está orientado a cubrir erogaciones para la existencia, conservación y seguridad de los bienes comunes no previstas en el presupuesto anual.
Se constituye este Fondo con el 1% del presupuestoanual de los gastos comunes. Estos recursos solose podrándisponer de acuerdo con las disposiciones establecidas en el Reglamento de Propiedad Horizontal.
Los ingresos, costos y gastos se contabilizan por el sistema de causación, y su realización no implica necesariamente flujos de efectivo, sino la generación de derechos y obligaciones
Los ingresos del Conjunto están integrados por las cuotas de Administración que contribuyen los Copropietarios para sufragar las expensas necesarias, a través de cuotas ordinarias o extraordinarias y de aquellos otros ingresos que aportan losCopropietarios, residentes o arrendatarios por la explotación económica de los bienes comunes y de la prestación de servicios.
Los gastos se constituyen por las erogaciones necesarias causadas por la administración y la prestación de servicios comunes esenciales para laexistencia, seguridad y conservación de los bienes comunes, de acuerdocon elReglamento de Propiedad Horizontal.
Cuentas de Orden Deudoras Control
El Conjunto registra en cuentas de orden las operaciones que por su naturalezano afectan su situación financiera, también se utiliza para el registro de los bienes y activos totalmente depreciados y los quehan entregado como parte de los bienes comunes y que por su naturaleza el conjunto los tiene en uso. De igual manera se registran allí los intereses de mora por las cuotas de Administración.
Representa los recursos de liquidez inmediata. Los saldos a 31 de Diciembre comprenden:
El saldode la cuenta de ahorros presenta una disminución de $106.696.384.oo por el pagode lasobligaciones. Al respecto hay una nota aclaratoria del disponible.
En la cuenta de ahorros se manejan los dineros consignados por los copropietarios, por concepto de cuotas de Administracion y otros. Estos fondos se destinan para cubrir las obligaciones contraídas por la Copropiedad. Su saldo disminuyó debido a que ya se ejecutaron y pagaron en su mayoría las obras de la cuota extraordinaria.
La caja general que corresponde al dinero recibidopor concepto de ventas de la gaseosa, cream helado y snacks. La caja menor su saldo es de $500.000 y está constituida para gastos menores: Al 31 de diciembre todos los gastos quedaron causados. Esta se encuentra bajo la custodia y responsabilidad de la señora Administradora.
2.012 2.011 VARIACIÓN
536.727
$ $ 412.529 $ 124.198 500.000
$ $ 500.000 $ - 89.070.146
$ $ 195.766.530 $ (106.696.384) (4.412.092)
$ $ 4.412.092 90.106.873
$ $ 192.266.967 $ (102.160.094) 11 - DISPONIBLE
CAJA GENERAL CAJA MENOR
BANCO CAJA SOCIAL CORRIENTE 21500274067 BANCO CAJA SOCIAL AHORROS 24516289955
T O T A L
NOTA 4. INVERSIONES
2.012 2.011 VARIACIÓN
CDT No. 0156608 CONFINANCIERA 0 48.772.792 $ (48.772.792)
CDT No. 013873 BANCO CAJA SOCIAL 5.464.824 5.444.987 $ 19.837 CDT No. 013791 BANCO CAJA SOCIAL 0 79.272.274 $ (79.272.274) CDT No. 013792 BANCO CAJA SOCIAL 0 79.272.274 $ (79.272.274) FIDUCIA No. 107173 FIDUAGRARIA 48.163.202 35.523.953 $ 12.639.249
53.628.026
$ $ 248.286.280 $ (194.658.254) T O T A L
12 - INVERSIONES
De acuerdo a la Ley 675 de 2001, determina que estos recursos deben estar separados de los dineros comunes de la Copropiedad, periódicamente se consignan los dineros correspondientes a dicha apropiación , los cuales a su vez generan unos rendimientos mensuales.
Las inversiones tuvieron una disminución debido a que se redimieron los CDTS para pagar obligaciones de la cuota extraordinaria, quedando solo un CDT por valor de $5.464.824.oo
La fiducia corresponde: una parte al dinero del fondo de imprevistos por valor de $31.568.854.oo, el cual tiene un movimiento como se explica en la Nota 11; y otra, a dineros de la cuota Extraordinaria por valor de $16.594.348.oo.
$ 195.766.530
SALDO INVERSIONES AÑO 2011 DE LA CUOTA $ 248.286.280
TOTAL DISPONIBLE $ 444.052.810
MENOS:
OBRA FACHADA CONCREACABADOS $ 197.904.670
ABONO OBRA DE CUBIERTAS $ 68.387.083
OBRA DE ZOCALOS $ 27.755.002
ABONO HONORARIOS INTERVENTORIA $ 17.672.873
TOTAL PAGOS $ 311.719.628
DISPONIBLE DESPUES DE PAGO DE OBRAS $ 132.333.182
SALDO INVERSIONES AÑO 2012 $ 53.628.026
SALDO EN BANCOS AÑO 2012 $ -
DIISPONIBLE $ 53.628.026
DIFERENCIA $ (78.705.156)
NOTA ACLARATORIA DE LA DISMINUCION DEL DISPONIBLE
El saldo de $10.364.990.oo corresponde a recuperación de cartera.
SALDO EN BANCOS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011
NOTA 5. DEUDORES
administración y otros conceptos.
Está constituido principalmente por las cuentas por cobrar a los copropietarios por concepto de cuotas de
2.012 2.011 VARIACIÓN
48.142.354
$ $ 45.727.889 $ 2.414.465 CUOTA EXTRAORDINARIA 2008 $ - $ 206.700 $ (206.700) CUOTA EXTRAORDINARIA 2010 $ 364.294 $ 1.998.830 $ (1.634.536) CUOTA EXTRAORDINARIA 2011 $ 9.311.198 $ 27.407.547 $ (18.096.349) GASTOS JUDICIALES Y DE DEMANDAS $ 439.402 $ 265.260 $ 174.142
1.940.150
$ $ 1.449.514 $ 490.636 SANCIONES ASAMBLEAS $ 1.480.100 $ 1.042.100 $ 438.000 SANCION PERNOCTACION DE PARQUEADEROS $ 377.000 $ - $ 377.000 APROVECHAMIENTO AREA COMUN $ 375.130 $ 916.300 $ (541.170)
525.300
$ $ - $ 525.300 62.954.928
$ $ 79.014.140 $ (16.059.212) 62.954.928
$ $ 79.014.140 $ (16.059.212) TOTAL
1305 - COPROPIETARIOS CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN
SANCIONES, RECARGOS Y MULTAS
SUBTOTAL OTRAS CUOTAS
cion, mes vencido según lo establecido en la ley 675 del 2001 y en el Reglamento de la Copropiedad.
Se anexa la relación de las cuentas por cobrar detallada al 31 de diciembre de 2012 Los intereses de mora han sido Al 31 de diciembre los deudores (copropietarios) presentan una disminución de $16.059.212.oo, debido al pago de la cuota extraordinaria y gestiones de cobro jurídico para el cobro de la cartera morosa, gestión realizada en equipo por la Administración, Consejo de Administración y la abogada del conjunto.
cobrados de acuerdo con la tasa de usura referida por la Superintendencia financiera, sobre las cuotas de Administra-
2.012
$ $ 2.011 VARIACIÓN 4.015
$ $ (4.015) -
$ $ 4.015 $ (4.015)
62.954.928
$ $ 79.018.155 $ (16.063.227) 1380 - DEUDORES VARIOS
DEUDORES VARIOS
T O T A L
TOTAL DEUDORES
NOTA 6. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
estimada, utilizando el sistema de línea recta.
Comprende el registro de los bienes de cualquier naturaleza que posee la copropiedad, con el propósito de emplear- los en forma permanente. Se registran por su costo de adquisición y su depreciación se calcula sobre la vida útil
La cuenta de Maquinaria y equipo presenta una variación por valor de $5.220.000.oo por donación equipo de gimnasio.
Donación :Para el mes de Agosto los usuarios del gimnasio realizaron una rifa, en la cual participaron la mayoría de residentes, para adquirir equipos e implementos para el gimnasio de Conjunto Residencial Puerto Bahía, que posteriormente en el mes de Septiembre, fueron entregados al conjunto, como donación, Dichos equipos fueron:
2.012 2.011 VARIACION
15.034.374
$ $ 9.814.374 $ 5.220.000 49.900.443
$ $ 49.900.443 $ - 25.284.039
$ $ 25.284.039 $ - 90.218.856
$ $ 84.998.856 $ 5.220.000
(72.188.259)
$ $ (57.357.216) $ (14.831.043)
18.030.597
$ $ 27.641.640 $ (9.611.043) EQUIPOS OFICINA- MUEBLES Y ENSERES
DEPRECIACION ACUMULADA
T O T A L EQUIPO DE COMPUTACIÓN Y COMUNICACIÓN MAQUINARIA Y EQUIPO
T O T A L
15 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
NOTA 7. DIFERIDOS
2.012 2.011 VARIACIÓN
65.598.763
$ $ - $ 65.598.763 65.598.763
$ $ - $ 65.598.763 SEGUROS ÁREAS COMUNES
La cobertura de la póliza es la siguiente:
Modulo de todo riesgo daños materiales $ 54.123.878.293
Responsabilidad civil extracontractual $ 500.000.000
Manejo global $ 50.000.000
Directores y administradores $ 500.000.000
La póliza de seguros ha sido tomada de acuerdo con las Normas vigentes en materia de seguros de incendio, terremoto, anegación y las zonas comunes de la copropiedad en su integridad.
El Conjunto adquirió una póliza a CHUBB DE COLOMNIA S.A., por valor de $65.598.763.oo sobre una base de
$54.123.878.293.oo, su vigencia es del 31 de Diciembre del 2012 al 31 de Diciembre de 2013.
Está debidamente cubierta a precios de mercado en caso de ocurrencia de algún siniestro.
T O T A L 17. DIFERIDOS
NOTA 8. CUENTAS DE ORDEN
2.012 2.011 VARIACIÓN
12.924.463
$ $ 9.842.083 $ 3.082.380 288.566.908
$ $ 276.078.391 $ 12.488.517 BIENES Y VALORES RECIBIDOSEN CUSTODIA $ 2.800.000 $ 2.800.000 $ -
304.291.371
$ $ 288.720.474 $ 15.570.897 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
T O T A L INTERESES DE MORA
8395 - CUENTAS DE ORDEN
1 video beam $ 1.000.177
Motobomba piscina $ 970.000
Manta térmica $ 4.696.840
elementos gimnasio menor cuantía $ 720.000
1 Elíptica E700P $ 2.051.402
3 Spinning spin 850 R $ 2.121.305
1 Banca gold s gym $ 796.722
1 cuerda de resistencia 209 $ 43.911 1 cuerda de resistencia 309 $ 88.160
Total $ 12.488.517,00
NOTA 9. OBLIGACIONES FINANCIERAS
Se presenta por un sobregiro contable dado por los cheques entregados y no cobrados
NOTA 10. COSTOS Y GASTOS POR PAGAR
En este rubro se encuentran contabilizados los dineros que debe el Conjunto Residencial por los diferentes conceptos propios del giro del objeto social.
En su mayoría son las causaciones que se hacen enel mes de diciembre de 2012 para pagarlas en los primeros días del mes de Enero de 2013.
Propiedad, planta y equipo: rubro donde se llevan el registro de los activos totalmente depreciados y los que se han entregado como parte de los bienes comunes y que por su naturaleza el Conjunto los tiene en uso. Presenta una variación de $12.488.517 por la inclusión de varios equipos a saber:
Intereses de Mora: Corresponde a los intereses de mora causados y no pagados por los Residentes. Una vez estos intereses sean cancelados por los copropietarios, su registro se hará en la cuenta de ingresos.
