SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN P-GO-01

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APROBACIONES ELABORADO REVISADO APROBADO

NOMBRE / FIRMA Gilbert Oblitas Flor Fierro David Llinas

CARGO Jefe de Logística Representante de la Dirección Gerente General La versión vigente del documento se garantiza a través del acceso al Sistema Integrado de Gestión (www.hydraulic.pe/siinfo) Las copias impresas deberán ser solicitadas para su entrega y actualización como “COPIA CONTROLADA” para mantener su vigencia.

1 OBJETIVOS Establecer las responsabilidades y los pasos a seguir para la adquisición de productos y servicios nacionales de manera que se asegure que el producto y/o servicio cumplan con los requisitos de Hydraulic Systems S.A.C.

2 ALCANCE Es aplicable desde la recepción de la solicitud hasta la confirmación de recepción del producto y/o servicio comprado con la documentación correspondiente, para las sedes Lima y Arequipa.

3 RESPONSAB. Gerente General, Administrador, Administrador de Agencia.-

a) Autorizar las O/C según los niveles de aprobación asignados a su cargo (Anexo 02).

b) Aprobar las solicitudes de reposiciones de stock que superen los US$ 1,000.

Jefe de Logística.-

a) Cumplir y hacer cumplir el siguiente procedimiento para todas las compras que se tramiten, siguiendo los criterios de calidad, precios competitivos, prioridades y otros que estén alineados a las políticas establecidas por Hydraulic Systems SAC.

b) Autorizar las O/C bajo su responsabilidad según el Anexo 02.

c) Realizar el seguimiento a los pedidos solicitados al Área de Logística y apoyar en el cumplimiento de los mismos.

d) Solicitar caja chica para compras sin crédito.

Asistente de Compras, Asistente Administrativo sede Arequipa.-

a) Gestionar la compra de los productos, siguiendo los criterios de calidad, precios competitivos, prioridades y otros que estén alineados a las políticas establecidas por Hydraulic Systems SAC.

b) Coordinar con su Jefatura y solicitar caja chica para compras sin crédito.

c) Mantener los registros generados por el presente procedimiento.

Jefe de Planta, Jefe de Mantenimiento, Administrador, Jefe de Almacén Central, Jefe de Almacén Planta.- a) Autorizar las solicitudes de compra u Órdenes de pedido según el Anexo 02.

Coordinador Comercial de Repuestos.-

a) Aprobar las reposiciones de stock hasta un monto de US$ 1,000.

b) Solicitar la aprobación del Gerente General para las reposiciones de stock que superen los US$ 1,000.

c) Aprobar las solicitudes de compra u órdenes de pedido, según el Anexo 02.

4 REFERENCIA a) Norma ISO 9001:2008 (Requisito 7.4 Compras) b) M-SIGE-01 Manual del Sistema Integrado de Gestión c) F-GO-03 Lista de Proveedores Calificados

d) PO-AD-13 Política uso Fondos de Gastos por Caja Menor

5 TERMINOLOGIA a) Activo Fijo.- Bien propiedad de la empresa, donde la compra no se destina para venderse o consumirse, el valor del mismo debe superar la 4° parte de la UIT y el consumo o deterioro del activo se da en el tiempo.

b) Autorización de Compra.- Autorización para aprobar las O/C y compras en general antes de ser solicitadas a los proveedores.

c) Aprobación de Solicitudes y/o Pedidos.- Aprobación de las solicitudes y/o pedidos para iniciar el proceso de compras.

d) Cotización.- Documento enviado por el proveedor que sustenta su oferta a Hydraulic Systems SAC por lo solicitado.

e) HSP.-Sistema informático, módulo de compras usado para el registro, seguimiento de las compras gestionadas.

f) Orden de Pedido.- Documento generado en el Sistema SIIGO para atender a Ventas Napa, para atención de los almacenes y de logística.

g) Orden de Compra (O/C).- Abreviatura de Orden de Compra emitido por Hydraulic Systems SAC.

h) Producto: Son todas aquellas materias primas, insumos, maquinaria, equipos, y servicios.

i) Solicitud de Compra.- Documento generado en el Sistema HSP para emitir una solicitud al almacén y al área de logística.

(2)

La versión vigente del documento se garantiza a través del acceso al Sistema Integrado de Gestión (www.hydraulic.pe/siinfo) Las copias impresas deberán ser solicitadas para su entrega y actualización como “COPIA CONTROLADA” para mantener su vigencia.

6 POLITICAS DEL

PROCEDIMIENTO a) Todo producto a ser comprado para las áreas de producción y mantenimiento requiere solicitud y O/C.

Las compras del área de mantenimiento menores a S/. 300 o su equivalente en dólares + IGV no requiere O/C, se tramita con el V°B° del Jefe de Logística en la factura.

b) Las compras de gastos administrativos menores los S/. 300 + IGV o su equivalente en dólares, no requieren O/C, sólo requieren V°B° en la factura. Si se tramitan a través del área Logística deberá tener pedido.

c) No se emitirá Orden de Compra a los:

 Servicios públicos y privados como agua, luz, teléfono, Internet.

 Gastos de nacionalización: agente de aduana, DHL, fletes, etc.

 Suscripciones a revistas, diarios.

 Servicios de asesorías anuales (vía contrato) pero de facturación mensual (Asesoría tributaria, etc).

 Gastos de viaje: pasajes avión, alquiler de vehículos, etc.

d) Para compras de urgencia en los que el personal del área Logística no se encuentre disponible (horario no administrativo), el Jefe de Planta podrá autorizar la compra directa por un monto máximo de S/. 300 + IGV, debiendo regularizar la solicitud para luego regularizar la O/C lo antes posible; aplica en particular cuando no se encuentre disponible un personal del Área Logística.

e) Cuando exista un pedido en trámite y exista la necesidad de repetir el pedido, sólo se podrá tramitar la compra local hasta un máximo de S/. 300 + IGV, compras mayores deberán solicitar la autorización del Gerente General para continuar con el proceso de compras.

f) Cuando existan materiales adicionales a comprar que no se contemplaron en la evaluación / cotización, sólo se podrá tramitar la compra local hasta un máximo de S/. 300 + IGV, compras mayores deberán solicitar la autorización del Gerente General para continuar con el proceso de compras.

g) Toda compra de

Activos fijos

, muebles, enseres, equipos de cómputo, contratos abiertos de servicios de terceros, inversión publicitaria de cualquier orden o costo que involucre imagen corporativa,

será autorizada únicamente por el Gerente General

. (Para compra de activos fijos ver anexo 04). Aplica a las Sedes Lima, Arequipa y Cajamarca.

El formato de Justificación de Activo Fijo, será elaborado la primera vez que se compre el activo, las compras posteriores para su instalación y puesta en marcha, se comunicarán a través de correos electrónicos, haciendo mención al activo principal.

h) Cuando no se pueda seguir con el procedimiento, en cualquier punto, se deberá solicitar aprobación al nivel de autorización siguiente para continuar con el proceso de compras, dejando constancia del motivo y persona que autorizó; de ser reiterativo el evento se deberá revisar el procedimiento y hacer los cambios que requiera.

i) Toda comunicación de cambio durante el proceso de compras, se deberá dejar por escrito mediante correo el cambio solicitado, con copia al Asistente de Planta. Ejm: Cambio de producto a comprar, cambio de proceso de compras entre local e importación, cambio de especificaciones, etc.

j) Toda compra con la caja chica, será tramitada a través del área Logística, quienes a su vez solicitará apoyo a las otras áreas cuando se requiera (búsqueda de productos, compra de productos con muestras, etc)

k) Las compras de servicios de transporte, ensayos de NDT’s se tramitarán el pedido, realizando la O/C a la presentación de la factura, es la excepción al trámite de O/C posteriores al servicio.

l) Las compras que se gestionen directamente en otras sedes a la de Lima, deberán seguir con el procedimiento elaborando sus pedidos, gestionando su O/C y aprobación según los niveles autorizados. Los responsables de aprobar los pedidos para otras sedes recae en el responsable de la sede.

m) Las aprobaciones de solicitudes de compra por parte de los Jefes y/o Responsables, obedece exclusivamente a la compra de productos, materiales, insumos o servicios relacionados la atención de Órdenes de Compra de Clientes, es decir reparaciones, fabricaciones de cilindros y ventas napa. Toda compra o necesidad de las áreas diferentes a las indicadas deberán ser autorizadas por el Administrador y/o Gerente General mediante una solicitud de compra.

(3)

7. DESARROLLO

7.1. REALIZACIÓN DE COMPRAS LOCALES

N° RESP. DESCRIPCIÓN

1 Ver Anexo 02 (Solicitante)

Solicitar la compra.-

a) Elaborar la Solicitud de Compra (HSP) u Orden de Pedido (SIIGO), para solicitar al Área de Logística se gestione la compra del producto y/o servicio por:

 Compras para atender una OT de producción, en el Sistema HSP.

 Compras para atender pedidos de clientes por Ventas Napa en el Sistema SIIGO.

 Compras para atender pedidos para los mantenimientos de máquinas e infraestructuras, en el Sistema HSP.

 Compras para atender pedidos para el funcionamiento de todas las demás áreas, en el Sistema HSP.

 Compras de reposiciones de gastos (solicitados por el Jefe del Almacén Central), en el Sistema HSP.

 Compras de reposiciones de inventarios y gastos (solicitados por el Analista de Inventario), en el Sistema HSP.

Notas:

1. Las compras de emergencia, para garantías y otros que requieran ser tramitadas con celeridad deberán ser indicadas como una nota u observaciones.

2. Para tramitar las compras de activos, se deberá adjuntar el Formato de Justificación y Solicitud de Activo Fijo, ver Anexo 04.

2 Ver Anexo 02 (Aprobación de

Solicitud)

Aprobar Solicitudes de Compra u Órdenes de Pedido.-

a) Aprobar la Solicitud y compra de productos, según se indica en el Anexo 02.

1. Las solicitudes de compra del HSP se aprobarán vía sistema antes de la impresión de los mismos.

2. Las solicitudes por reposiciones de stock serán aprobadas por el Coordinador Comercial de Repuestos hasta un monto de US$ 1,000, los montos que superen deberán ser enviados al Gerente General para su aprobación.

3. Cuando alguno de los responsables de aprobar una solicitud se encuentre de vacaciones o permiso, se deberá indicar al área de Logística la persona que lo reemplazará en su ausencia.

4. Las compras de servicios, activos no son necesario que pasen por revisión y atención de los Almacenes, seguir con la actividad 5.

5. Para las compras de reposiciones de stock, no requiere ser revisado por el almacén, seguir con la actividad 4.

3 Jefe de Almacén Central / Jefe de Almacén Planta / Almaceneros

Revisar y atender Solicitudes y Pedidos.-

a) Recepcionar las Solicitudes de Compra (HSP) u Órdenes de Pedido (SIIGO) para la atención de inventarios, Mercaderías Napa, Gastos y otros.

b) Seguir con el P-GA-01 Manipulación, Almacenamiento, Conservación y Entrega.

c) Diligenciar los items faltantes y/o no disponibles en stock de las solicitudes y/o pedidos con el área de Logística.

Nota:

1. Las solicitudes de servicios serán aprobados y pasaran directamente al punto 4.

4 Jefe de Logística / Asistente de

Compras

Recepcionar la solicitud y/o pedido para iniciar el proceso de Compras.- a) Recepcionar la Solicitud de Compra (HSP) u Órden de Pedido (SIIGO).

b) Sellar el cargo de recepción, indicando fecha y hora del mismo.

Notas:

1. Las compras que se realicen directamente en otras Sedes a Lima, serán tramitadas en Cajamarca por el Analista de Inventario y en Arequipa por el Asistente Administrativo en lugar del Jefe de Logística y/o Asistente de Compras, debiendo seguir con el presente procedimiento y para actividad 6 en adelante.

2. Los usuarios pueden sugerir proveedores para sus compras mediante una cotización referencial, adjunto a la solicitud y/o pedido.

(4)

Compras

Revisar información de productos y/o servicios a comprar.- a) Revisar los datos del producto y/o servicio a comprar en relación a:

 Urgencia y/o prioridades.

 Si es un producto de inventario (OT’s, Ventas Napa), gastos, servicios, activos, etc.

 Los datos proporcionados para ser transmitidos al proveedor son suficientes o se requiere de consulta.

 Coordinar con el usuario la urgencia para definir si se tramita la compra localmente o procede la compra al exterior, de proceder seguir con el procedimiento “Importaciones” P-GO-02.

 Tenemos proveedor calificado para la compra en la “Lista de Proveedores Calificados” (F-GO-03) y/o está incluido en la Lista de Proveedores Únicos para compras locales (Anexo 03).

 Forma de pago: crédito o de contado. Renegociar si es factible.

 Requiere solicitar cotización(es) al proveedor(es). Ver Anexo 01.

Compras

Solicitar y revisar Cotización(es) de proveedores.-

a) Solicitar el número de cotización(es) necesarias según Anexo 01, detallando lo requerido a los proveedores calificados. Las cotizaciones pueden llegar vía correo electrónico, fax o teléfono.

b) Analizar las propuestas de los proveedores en base a:

 Calidad y/o características del producto.

 Tiempos de entrega.

 Precios, forma de pago, otros que se consideren necesarios para la aprobación.

c) Elegir al proveedor que cumpla con los requerimientos especificados y alineados a las necesidades de Hydraulic.

Nota:

1. Para los casos de urgencia y/o que no se tengan las cotizaciones indicadas en el Anexo 01, el Área de Logística solicitará la aprobación al Nivel Superior (Administrador ó Gerente General) indicando los problemas presentados, para que autoricen seguir con el procedimiento según la urgencia indicada. Se deberá anotar en la O/C la fecha y nombre de la persona que autorizó seguir con el procedimiento.

Compras

Elaborar O/C.-

a) Elaborar la Orden de Compra en el sistema SIIGO, colocar en las notas al final, la información que ayude a facilitar su recepción en almacén y entrega al usuario:

 N° de OT, O/C del Cliente; N° de OP. Esta información debe ser para una comunicación interna y no de información al proveedor.

 Nombre del Cliente (para las O/C internas, si la O/C va al proveedor, no se debe mostrar dicha información).

 Área ó usuario solicitante, para su despacho posterior.

 Si es para stock ó reposición, para su posterior atención al usuario o almacenamiento.

Nota:

1. Para proveedores nuevos, se registrará en el sistema SIIGO, verificando en la página de SUNAT, sus datos, si está activo, habido. Seguir con el I-GO-01 para proveedores nuevos y diligenciar el Cuestionario Selección, Evaluación de Proveedores.

(5)

8 Ver Anexo 2 (Autorización de

Compra)

Autorizar la compra.-

a) Autorizar las O/C según los montos indicados en el Anexo 2, para la compra del producto y/o servicio.

La autorización de las compras y O/C para las otras sedes será:

Sede Responsable de Autorizar Monto autorizado Arequipa Administrador de Agencia US$ 1,000 + IGV

Notas:

1. Las compras que se autoricen en otras sedes deberán estar relacionadas con las operaciones de ventas y producción, otros gastos deberán ser coordinados con la Administración y/o Gerencia, no incluye Activos Fijos ver punto 6. Políticas del Procedimiento, párrafo g).

2. La autorización de la O/C, podrá ser mediante correo, debiendo dejarse por escrito como nota en la O/C, la fecha del correo electrónico y el cargo ó nombre de la persona que autorizó la compra.

3. Las O/C emitidas para reposiciones de stock que superen los US$ 1,000 se considerarán autorizadas, con el correo de aprobación de la solicitud de reposición que envió el Gerente General.

Compras

Tramitar O/C autorizada a los proveedores seleccionados.-

a) Registrar en el Sistema HSP el seguimiento a las compras de las Solicitudes de Compra generadas en el HSP, indicando la fecha estimada de entrega, el valor unitario y la evaluación a la atención.

b) Enviar la O/C al proveedor.

c) Entregar 2 copias firmadas de la O/C al Jefe Almacén Central, Jefe Almacén Planta y/o Almaceneros para su recepción, para los casos que sea requerido.

Compras

Realizar el seguimiento de la Compra.-

a) Hacer seguimiento a la O/C emitida al proveedor hasta la llegada del producto a los almacenes de Hydraulic Systems SAC.

b) Comunicar al usuario o solicitante y cuando sea necesario al Jefe Almacén Central o Jefe Almacén Planta:

 Cualquier demora o contratiempo en relación a la fecha de entrega prevista.

 Cambios manifestados por el proveedor.

 Recepción fuera del horario de trabajo de los almacenes, y otros.

c) Coordinar la entrega de productos por parte del proveedor y/o el recojo de los mismos con apoyo de los choferes, mensajeros o algún personal disponible, previa coordinación y autorización del responsable o Jefe de Área.

11 Jefe de Logística Visar las facturas por compras de caja chica.-

a) Visar con el sello personal las facturas que se tramitaron con la caja chica; en señal de aceptación y conformidad con lo solicitado en relación a precios, características del producto y/o servicio, antes de la recepción por parte del almacén.

Compras

Archivar las O/C generadas.-

a) Archivar las O/C que han sido tramitadas, con el sustento de cotizaciones y aprobaciones respectivas, para los casos que aplique, se podrá adjuntar las cotizaciones impresas ó anotar en la O/C la fecha y/o nombre de la persona cuando se ha enviado por e-mail la cotización y no se imprima para ser adjuntado.

8 REGISTROS GENERADOS:

N° CODIGO

FORMATO NOMBRE DE

REGISTRO RESPONSABLE UBICACIÓN TIEMPO DE

RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

1 F-GO-01 Orden de Compra Jefe de Logística Oficina de Logística 1 año Trefilado

(6)

9 ANEXOS:

N° ANEXO NOMBRE

Anexo 01 Número de cotizaciones necesarias para generar O/C

Anexo 02 Cuadro de Aprobaciones y Autorizaciones de Compras – Sede Lima Anexo 03 Lista de Proveedores Únicos para compras locales

Anexo 04 Formato de Justificación y Solicitud de Activo Fijo Anexo 05 Proceso de Compras Locales

(7)

10 CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO N°

Versión DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

5

 Se efectuaron cambios en la estructura de codificación y desarrollo de los documentos según PC-GC-01

“Control de los Documentos”.

 Se añadieron los puntos 6.- POLITICAS, 8.- REGISTROS, 9.- ANEXOS, 10.- CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO.

 El procedimiento ya no hace mención a las compras de importación, las responsabilidades del control de Almacén recaen en el Jefe de Almacén y no de Compras.

29/11/07

6  El procedimiento se inicia desde el requerimiento de materiales hasta la recepción, en el procedimiento ya no

se hace mención a la solicitud de Compra. 27/03/08

7  Se ha eliminado el formato FC-GA-01 Requerimiento de Materiales. 22/07/08

8  Se modificó el cuadro de aprobaciones y el monto asignado para generación de Órdenes de Compra. Se añadió

el Anexo 3 Materiales y Proveedores Autorizados para Compra Directa. 19/08/08

9  Se ha incluido las responsabilidades del Jefe de Mantenimiento, modificaciones en el Anexo 2 19/11/08

10  Modificación de ANEXO 2 Cuadro de Aprobación de Órdenes de Compra, modificación del punto 6 Políticas. 02/02/09

11  Se modificaron las Responsabilidades, se adicionaron nuevas Políticas, se modificó la secuencia de actividades

en el Desarrollo, se adicionó un nuevo anexo. 06/03/09

12

 Se adicionó en el punto 6. Políticas, no se emitirá O/C por servicios de selección de personal; solicitar aprobación al siguiente nivel de aprobación que autorice la compra.

 Se modificó el punto 7.1 Compras Locales, item 1 Solicitud de compra

 Se adicionó en el punto 7.1 Compras Locales, item 4 Solicitud y revisión de cotización a proveedor(es), se adicionó el último párrafo el solicitar la aprobación de la compra al Nivel Superior cuando no se cuente con las cotizaciones o pueda seguir con lo indicado en el procedimiento.

 Se adicionó en el punto 7.1 Compras Locales, item Archivo de Ordenes de Compras, se adicionó al final del párrafo se deberá anotar en la O/C la fecha y/o nombre de la persona cuando se ha enviado por e-mail la cotización y no se imprima para ser adjuntado.

 Se modificó el Anexo 02 “Niveles de aprobación de Órdenes de Compra”,

03/08/09

13

 Se incluye en el punto 3, las responsabilidades del Vendedor de Mostrador Napa, como responsable del proceso de compras para las Ventas Napa.

 Se incluye en el punto 6 Políticas, la participación del Vendedor de Mostrador Napa.

 Se modificó en el punto 7 Desarrollo, la participación del Vendedor de Mostrador Napa como responsable de gestionar las compras para atención a las Ventas Napa.

 Se adicionó en el anexo 2, el monto autorizado al Vendedor de Mostrador Napa para tramitar las compras.

24/11/10

14  Se actualizó los niveles de aprobación de órdenes de compra indicados en el Anexo 02. 07/02/2011

15  Se retira del procedimiento la autorización al Vendedor de Mostrador Napa, para realizar las compras directamente. Punto 6 Políticas y Anexo 02 Niveles de Aprobación de Órdenes de Compra.

 Se adicionó el Anexo 05 Formato de Justificación y Solicitud de Activo Fijo.

18/03/2011

16

 Se modificó la codificación del documento según el Procedimiento Control de Documentos (P-DO-01), ya no hace referencia sólo a Sistema de Gestión de la Calidad, sino como Sistema Integrado de Gestión.

 Se actualizaron los cargos del Jefe de Logística, Comprador y las responsabilidades de cada uno.

 En el punto 7. Desarrollo; el paso 2, 3 y 4 se han separado con la finalidad de aclarar la revisión y control que debe existir por parte del Analista de Inventarios antes de iniciar con el proceso de compras.

 Se separó en el punto 8 y 9, la autorización de O/C según los niveles de aprobación.

 Se modificaron los Niveles de Autorización de Compras (Anexo 02).

 Se agregó como Proveedor Único para compras locales (Anexo 04) a Bronces y Aceros.

01/06/2011

(8)

N°

17  Se adicionó una política en el punto 6, en la cual se indica que cuando exista un pedido en trámite y exista la

necesidad de repetir un pedido, se deberá tener la autorización para continuar con el proceso de compras. 12/07/2011

18  Se adicionó una política en el punto 6, en la cual se indica que cuando exista un pedido en trámite y exista la

necesidad de repetir un pedido, se deberá tener la autorización para continuar con el proceso de compras. 12/07/2011

19

 Se modificó el punto 3. Responsabilidades: Se retira como responsables para autorizar O/C a proveedores al Jefe de Planta, Jefe de Mantenimiento, Comprador, Vendedor de Mostrador Napa.

 Se modificó el punto 6. Políticas del Procedimiento: Se retiró el párrafo en el cuál se indicaba que para algunos gastos, servicios no es necesario generar una OP, debiendo en adelante tramitarse toda compra con OP.

Se agregó en el párrafo b) que para las compras de urgencia en los cuáles no se encuentre el personal de Logística, el Jefe de Planta puede autorizar compras hasta un máximo de S/: 300 + IGV.

El Analista de Inventario sede Lima no puede tramitar compras locales.

Se agregó en el párrafo c) que para las compras en las que existe en trámite un pedido y se deba repetir el pedido, sólo se puede tramitar la compra local hasta un máximo de S/. 300 + IGV, montos mayores requieren autorización de la Gerencia.

Se agregó el párrafo d)

Se modificó el párrafo e), debiendo generar el documento O/C para todas las compras realizadas, incluidos el Servicio de selección de personal, antes excluidos.

Se agregó el párrafo h).

 Se modificó el punto 7. Desarrollo

Actividad 1, los responsables de solicitar un pedido para compra se detalla en el Anexo 2, fue modificado.

Actividad 4, no existen excepciones, todo pedido requiere una OP.

Actividad 8, Se quitan la autorización de O/C del Nivel I y II.

Actividad 12, revisión de facturas recibidas por el almacén. Se elimina esta actividad y función para el personal de compras.

 Se modificó el Anexo 02 y agregó el Anexo 06.

11/12/2012

20

 Se modificó en el punto 5. Terminología, Solicitud de compra por Solicitud de Materiales y/o Servicio, y OP por solicitud.

 Se modificó el punto 6. Políticas, párrafo b), en el cuál para los gastos administrativos menores a S/. 300 + IGV no requieren O/C. Se agregó el párrafo k) para las compras que se gestionen en otras sedes.

 Se modificó en el punto 7. Desarrollo, actividad 2 el término autorización por aprobación.

 Se adicionó la Nota 2, en la actividad 5, Recepcionar la solicitud para iniciar el proceso de Compras, donde se indica los responsables de gestionar las compras para las otras sedes.

 Se adicionó la Nota 2, en la actividad 9. Autorización de O/C antes de enviar al Proveedor, asignando al Jefe de Proyecto un monto autorizado para realizar las compras.

09-05-2013

21

 Se aclaró en el punto 2. Alcance, que el presente procedimiento incluye a las sedes de Arequipa y Cajamarca.

 Se modificó en el punto 3. Responsabilidades:

Se agregó la actividad del Gerente General relacionado a aprobar solicitudes de reposición mayores a los US$

1,000.

Se retiró el cargo de Auxiliar de Compra y Vendedor Planta.

Se adicionó el cargo de, Jefe de Planta, Jefe de Mantenimiento y Administrador como responsables de autorizar las solicitudes de compra u órdenes de pedido.

Se agregó las responsabilidades del Coordinador Comercial de Repuestos.

Se modificó el cargo de Asistente de Compras Locales por Asistente de Compras.

 Se agregó en el punto 5. Terminología, las definiciones de autorización de compra, aprobación de solicitudes y pedidos, HSP, Orden de Pedido y se modificó la definición solicitud de compra.

 Se actualizó en el punto 6. políticas del procedimiento, punto g) que aplica a las sedes Arequipa, Cajamarca y Lima. Se adicionó el punto m).

 Se adicionó el punto 7.1 Diagrama de Flujo de Actividades del proceso de compras locales.

 Se actualizó el punto 7.2 Desarrollo de Actividades, los párrafos de las actividades se han numerado según el abecedario (Ejm: a), b), c), etc)

 Actividad 1 se adicionaron los motivos de compras y las notas 1 y2.

 En la actividad 2 se adicionó la nota 2 y 3.

 Se retiró la nota de la actividad 3.

01-09-2013

(9)

N°

21

 Se quitó la actividad 4 de la versión anterior referida a las revisiones de Analista de Inventarios antes de pasar al área logística.

 Se retiró la nota 1 de la actividad 5 antes, ahora actividad 4, referidas a las compras a realizar por el Vendedor Planta.

 Se retiró la nota de la actividad 6 antes, ahora actividad 5.

 El último párrafo de la actividad 6 se cambia como nota 1 en la nueva versión.

 Se cambió la secuencia de la actividad 7, antes estaba como actividad 8 en la versión 20, referida a elaborar O/C. Se cambió el penúltimo párrafo como Nota 1, en la versión 21 y se adicionó seguir con el I-GO-01 para proveedores nuevos.

 En la actividad 8 de la versión 21, se está agregando el cuadro de montos autorizados para la sede Arequipa y Cajamarca, el segundo párrafo referido a la entrega de copias de O/C al almacén se registran en la actividad 9. Se adicionó la nota 2, referente a considerar la aprobación de las solicitudes de reposición como autorización de compra, para las reposiciones que superen los US$ 1,000.

 Se adicionó la actividad 9 de la versión 21, referida a tramitar la O/C autorizada a los proveedores seleccionados.

 Se modificó en el punto 9. Anexos:

 El nombre del Anexo 02, se cambió a Cuadro de Aprobaciones y Autorizaciones de Compras – Sede Lima.

 Se quitó el Anexo 03, Materiales y Proveedores autorizados para compra directa por el Analista Pedidos Planta.

 El anexo 04 de la versión 20, pasa a ser anexo 03 de la versión 21. Se quita a Hydraulic Import (barras y tubos ) y Bronces y Aceros (Tapas fundidas) como proveedores únicos para la compra, dado que existen otros en el mercado.

 El anexo 05 de la versión 20, pasa a ser anexo 04 de la versión 21.

01-09-2013

22

 Se modificó el párrafo a) del punto 6. Políticas del Procedimiento; aclarando que las compras de mantenimiento menores a S/. 300 solo requieren el V°B° del Jefe de Logística.

 Se agregó el párrafo m) del punto 6. Políticas del Procedimiento, en relación a las aprobaciones por parte de los Jefes y/o Responsables.

 Se agregó la Nota 1, de la actividad 3 del Desarrollo de Actividades (7.2), en relación a las solicitudes de servicios pasarán directamente al personal de Logística sin pasar por revisión del almacén.

19/06/14

23

 En el punto 2 se retiró sede Cajamarca.

 En el punto 3 se retiró el cargo Jefe de Proyectos, Analista de Inventario sede Cajamarca

 El punto 7.1 Diagrama de flujo de actividades pasó a ser anexo 5 Proceso de Compras Locales

 El punto 7.2 Desarrollo de actividades pasó a ser el punto 7.1 como Realización de Compras Locales

01/08/2015

(10)

ANEXOS

ANEXO N° 01:

Número de Cotizaciones necesarias para generar O/C

ANEXO N° 02:

Cuadro Aprobaciones y Autorizaciones de Compras – Sede Lima

ANEXO N° 03:

Lista de proveedores únicos para compras locales

MONTO

(DOLARES US$ MAS IGV)

TIPO DE COTIZACIÓN SELECCIÓN DE PROVEEDOR VERBAL ESCRITA

0

a

100

1 Directo

101

a

500

1 Directo

501

a 2,500 2 Evaluar propuestas

> 2,500

3 Evaluar propuestas

TIPO DE MATERIALES PROVEEDORES AUTORIZADOS TIPO DE COMPRA

SELLOS CAT

Ferreyros

Compra directa para OT planta,

requiere O/C SELLOS KOMATSU

Komatsu Mitsui Maquinarias

Peru

Compra directa para OT planta, requiere O/C

Bronces

Bralex

Compra directa para OT planta,

requiere O/C

(11)

ANEXO N° 04:

Formato de Justificación y solicitud de ACTIVO FIJO

(12)

ANEXO N° 05:

Proceso de Compras Locales

DIAGRAMA DE FLUJO DE ACTIVIDADES PROCESO DE COMPRAS LOCALES

SOLICITANTE O USUARIO

RESPONSABLE DE APROBACIÓN DE SOLICITUDES

J. ALMACÉN CENTRAL / J. ALMACEN PLANTA /

ALMACENEROS

ANALISTA DE INVENTARIOS LIMA

JEFE DE LOGÍSTICA / ASISTENTE DE COMPRAS

RESPONSABLE DE AUTORIZAR LAS

COMPRAS

Solicitar la Compra

Inicio

Recepcionar la solicitud para iniciar

el proceso de Compras Revisar saldos

antes de la compra Revisar y atender

Solicitudes y Pedidos Aprobar Solicitudes

de Compra u Ordenes de Pedido

Revisar información de productos y/o servicios a comprar

Solicitar y revisar Cotización(es) de proveedores

Solicitar aprobación de compra y elaborar O/C

Realizar el seguimiento de la

compra

Visar las facturas por compras de

caja chica

Archivar las O/C generadas

Fin

Autorizar la compra O/C