• No se han encontrado resultados

EL PROCESO ADMINISTRATICO EN LAS ORGNIZACIONES

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Share "EL PROCESO ADMINISTRATICO EN LAS ORGNIZACIONES"

Copied!
10
0
0

Texto completo

(1)

NIVELES Y CAPACIDADES ADMINISTRATIVAS

Uno de los temas estudiados desde el inicio de la administración científica y que han sido preocupación de los teóricos de esta rama del conocimiento es la relación entre las capacidades administrativas

necesarias y los niveles de la organización.

La tesis más común es que las destrezas, conocimientos y capacidades administrativas que se requieren tienen una distinta proporción de acuerdo con el nivel de la empresa.

Existen 3 principales capacidades técnicas de todos los administradores:

Capacidad Técnica es el conocimiento y la habilidad necesarios para realizar actividades que implican métodos, procesos y procedimientos.

Capacidad Humana es la habilidad d trabajar con otras personas, es decir, un esfuerzo de cooperación, un trabajo en equipo.

Capacidad conceptual es la habilidad de contemplar la

‘’imagen global’’, de identificar elementos importantes en una situación y de analizar las relaciones que existen entre esos elementos.

La capacidad de idear es la aptitud necesaria para resolver problemas.

EL PROCESO ADMINISTRATICO EN LAS ORGNIZACIONES

El estudio de las funciones de una empresa ha sido uno de los fundamentos de la teoría administrativa.

Los administradores, sin importar el nivel que ocupen en una organización, tienen que aplicar cuatro funciones: planeación, organización, dirección y control. Más aún, toda tarea que se va a desarrollar implica la aplicación meditada o intuitiva de este proceso administrativo.

Planeación

• ¿Cuáles son las metas de la organización a largo plazo?

• ¿Qué estrategias son las mejores para lograr los objetivos establecidos?

• ¿Qué objetivos se deben formar a corto plazo?

• ¿Quiénes deben formular la planeación estratégica y/u operativa?

Organización

(2)

• ¿Qué nivel de centralización o descentralización debe adoptarse?

• ¿Cómo deben diseñarse las tareas y las puestos?

• ¿Quiénes son las personas idóneas para ocuparlos?

• ¿Qué métodos y procedimientos deben ser utilizados?

• ¿Cuál debe ser el diseño del trabajo?

Dirección

• ¿Cómo dirigir el talento de las personas?

• ¿Qué estilo de conducción es el adecuado?

• ¿Qué implica la autoridad o responsabilidad asignara a cada persona?

• ¿Cómo orientar a las personas hacia el cambio?

• ¿Cómo solucionar problemas de conflictos?

• ¿Cómo se deben de tomar las decisiones?

• ¿Qué funciones o tareas deben ser desarrolladas en equipo?

Control

• ¿Qué actividades necesitan ser controladas?

• ¿Qué criterios deben aplicarse para determinar los resultados?

• ¿Qué medios de control deben utilizarse para controlar?

• ¿Qué herramientas o técnicas se pueden utilizar para medir el desempeño?

• ¿Qué actividades relevantes deben controlarse?

PLANEACIÓN

Las organizaciones y la función de planeación

Las organizaciones, como las personas, realizan todos los días actividades relacionadas con la planeación. La vida personal o profesional exige definir lo que se requiere y ponerse a trabajar para conseguirlo. Cuando una organización o las personas asumen un proceso de planeación, significa que definen objetivos y realizan un esfuerzo coordinado para alcanzarlos. La planeación es el proceso de prever el futuro y proponer estrategias para desarrollarse y crecer en

el contexto futuro.

Una organización no sólo vive el presente, por lo cual debe dar direccionalidad a sus propósitos y, en función de esta previsión, coordinar esfuerzos y recursos.

Planeación

(3)

Planear es dar respuesta a las preguntas mencionadas arriba, lo cual supone conocer la situación presente como organización, los

recursos con los que se cuenta y las limitaciones existentes.

Un plan eficaz tiene las siguientes características:

 Es realista, es decir, se puede llevar a la práctica.

 Está basado en recursos y limitaciones conocidas.

 Supone el compromiso de los que participan en diseñarlo y aplicarlo.

 Es flexible y puede adaptarse a las condiciones cambiantes del entorno.

 Sus logros y resultados pueden medirse y evaluarse.

¿Por qué planear?

 Para analizar sistemáticamente el rumbo deseado

 Para lograr un uso optimo de los recursos

 Para disminuir el alto nivel de incertidumbre del medio

 Para adaptarse a las condiciones cambiantes de los factores sociales, económicos, políticos, tecnológicos, culturales, etcétera

 Para desarrollos estrategias frente a la competencia

 Para formular de manera consciente de las estrategias de la organización

 Para integrar todas las decisiones de la organización

Los cuatro pasos típicos de la planeación

 Establecer una o varias metas para determinar con claridad cuáles son las prioridades de la empresa

 Definir la situación actual y determinar con claridad con que recursos se cuenta

 Identificar los apoyos y los obstáculos de las metas, es decir, detectar que puede ayudar o impedir que se logren.

 Desarrollar un plan para alcanzar las metas, para evaluar las posibilidades de conseguirlas y los medios que se deben emplear para alcanzarlas.

Tipos de planes

Propósito o misión. Es determinar que se debe hacer para llegar al futuro que se concibe como posible o deseable. Es definir el rumbo y generar los compromisos necesarios para lograrlo

Objetivos. Son los fines hacia donde debe dirigirse toda su actividad.

(4)

Los objetivos de direccionalidad a los esfuerzos que realiza la organización

Políticas. Las políticas también se consideran planes, dado que son enunciados generales que guían las acciones y decisiones de las organizaciones. Las políticas son criterios de acción aprendidos por la empresa.

Planes estratégicos. Los planes admiten muy diferentes criterios de clasificación; uno de los más aceptados es ordenarlos según su amplitud en planes estratégicos y planes operativos. El plan estratégico involucra a toda organización, mientras que el plan operativo indica los detalles de la forma en que se alcanzarán los objetivos.

Planes operativos o tácticos. Los planes operativos constituyen el apoyo necesario de los planes estratégicos porque atienden a su aplicación a corto plazo. Se orientan a actividades específicas asignando recursos y definiendo estándares de actuación.

Planes a corto y largo plazos. De acuerdo con el tiempo que se

comprenden, los planes pueden ser inmediatos o de corto plazo, o de largo plazo. En los planes a corto plazo la mayoría de las variables pueden ser controladas por la administración de la empresa,

mientras que en los de largo plazo todas las condiciones se plantean como posibilidades sujetas a variación.

Planes específicos o direccionales. Los planes pueden ser

considerados específicos cuando no admiten ninguna interpretación y deben realizarse tal como han sido definidos.

Programas. Los programas son actividades que perduran en la

organización, pues su realización no tiene una fecha límite en la que pueda darse por concluida o que provoque su caducidad.

Proyectos. Los proyectos tienen objetivos delimitados por el tiempo.

Tienen un principio, pero deben tener una fase de conclusión.

El fundamento de la planeación: los objetivos

Administración por objetivos. La expresión ‘’ administración por objetivos’’ (APO), se ha convertido en parte del lenguaje de la

administración en todo el mundo. Los gerentes, los administradores,

(5)

los supervisores y otros empleados que ocupan puestos de

responsabilidad en todos los niveles en organizaciones de casi todos los tipos y tamaños están familiarizados con este concepto.

Proceso. La APO, como administración en general, es una actividad continua y no una ‘’campaña’’ o un ‘’programa’’ ni un proyecto de instalación de una sola vez que cuando se complete, puede producir sus propios resultados.

Prioridades. Los objetivos no son suficientes para asegurar la

eficiencia individual u organizacional. Es preciso tratar de alcanzar en primer lugar los objeticos más importantes, por lo cual un sistema para determinar prioridades es un eslabón vital en el proceso global En forma conjunta. Es el esfuerzo de la APO, el proceso de

determinación conjunta de objetivos por parte del supervisor y los empleados es clave para obtener la cooperación plena y la

aceptación de éstos.

Resultados esperados. Poner en conocimiento de los empleados de las expectativas de la administración es un modo muy adecuado de comunicarse con ellos.

Medidas. Es deseable que los objetivos se utilicen para medir el progreso y que se empleen las mediciones para hacer ajustes y correcciones que aceleren el progreso de la organización; de otra manera, la APO permanece estática y estéril convirtiéndose en una carga burocrática.

¿Cómo se desarrolla en una empresa? La puesta en marcha de la APO requiere de la aplicación de determinadas directrices y de un plan concreto de acción. Un objetivo, ya sea de una organización o de un individuo, es esencialmente una promesa de hacer o de emprender determinada acción.

Las directrices son los criterios establecidos que son útiles para formulación e implantación de programas de APO. Algunas de las directrices que deben seguir son las siguientes:

• El objetivo debe especificar que acción se va a emprender.

• Debe concentrarse en un blanco identificable.

• Debe de ser de tiempo limitado

• Debe especificar el costo

(6)

• Debe ser mensurable, tangible o comprobable

• Debe constituir un reto

• Debe de ser realista y factible

• Debe de ser pertinente e importante

• Debe estar de acuerdo con los planes, políticas y procedimientos de la organización

• Debe ser escrito y conservado como una referencia futura por las posiciones implicadas

ORGANIZACIÓN

Esta etapa del proceso administrativo consiste en decidir qué

recursos y actividades son necesarias para alcanzar los objetivos de la organización, distribuir recursos, definir funciones y tareas y clarificar autoridad y responsabilidades

Definiciones fundamentales

Organización. La palabra organización se utiliza actualmente en dos sentidos. El primero se refiere a la empresa o grupo funcional. El segundo sentido implica el proceso de organizar, la manera en que se dispone el trabajo y se asigna entre los miembros de la empresa para alcanzar eficientemente las metas de la organización.

Organizar. Es el proceso de hacer que la estructura de la empresa se ajuste a sus objetivos, recursos y ambiente.

Estructura de la organización

La estructura es definir en la organización de la clásicas cuestiones sobre quién, qué, dónde, cuándo y cómo.

La estructura de una organización puede de ser analizada de acuerdo con los siguientes elementos:

Especialización de actividades. Especifica las labores individuales y de grupo y la combinación de las labores de las labores en unidades de trabajo

Estandarización de actividades. Define los procedimientos de todas las actividades que sean previsibles.

Coordinación de actividades. Procedimientos para integrar las funciones de las distintas aéreas o departamentos de la

organización.

Centralización y descentralización de la toma de decisiones. Define el poder de decisiones debe de estar concentrado o disperso en la organización.

(7)

Tamaño de la unidad de trabajo. Determina el número de empleados de una unidad de trabajo.

Principios clásicos del diseño de la organización

Estructura y estrategia. La estrategia es la definición de las unidades de mando, el tramo de control y la división del trabajo.

Unidad de mando. Es otro de los principios clásicos del diseño que consiste en considerar que cada subordinado debe tener solo un superior ante el que el responsable. Nadie en la organización debe tener dos o más jefes.

Tramo de control. Este principio se utiliza para determinar cuántos subalternos debe tener un jefe para que su labor pueda ser

considerada eficaz.

División del trabajo. La creencia de que la división del trabajo era la mejor forma de lograr resultados es un principio clásico que tuvo mucha aceptación en el mundo de las empresas. El promotor de esta idea fue Adam Smith.

Departamentalización

Uno de los principios clásicos en el diseño de la organización ha sido la departamentalización. Se le describe como la agrupación de

actividades por unidades de acuerdo con la afinidad de tareas. La departamentalización puede tener muchas variedades de diseño, por ejemplo:

Departamentalización fundamental. Es la agrupación de actividades que se realiza con base en la afinidad en las funciones (contabilidad, mercadotecnia, personal, compras, almacén). Las funciones cambian de acuerdo con la naturaleza de la organización.

Ventajas:

• Es reflejo lógico de las actividades de la empresa

• Existe una gran experiencia en esta modalidad de agrupación de tareas

(8)

• La especialización procura obtener una mayor eficiencia Desventajas:

• Desarrollo de barreras entre las funciones de la empresa

• Se trabaja para la función y no para la empresa

• Dificulta la coordinación entre las funciones

Departamentalización por producto o servicio. Es la agrupación que se integra de acuerdo con los distintos satisfactores que se producen en la empresa o los servicios que se ofrecen.

Ventajas:

• Facilita el uso de recursos y talento especializados

• Hace más fácil orientar la organización hacia los resultados

• Permite el crecimiento y la diversificación Desventajas:

• Dificulta la supervisión de la alta gerencia

• En algunas tareas del trabajo administrativo se dificulta

• El aprendizaje no siempre se comparte entre las distintas aéreas Departamentalización por compradores o clientes. La integración de las actividades en una empresa, en función de los clientes, es

recomendable cuando éstos pueden ser identificados como singulares y se reconocer que tienen problemas y situaciones particulares que justifiquen que especialistas atiendan o resuelvan sus problemas.

Ventajas:

• Promueve que los clientes sean atendidos en función de sus necesidades

• Orienta a la empresa hacia segmentos del mercado

• El personal se orienta a mantener un espíritu de servicio Desventajas:

• Requiere administradores con experiencia en mercados

• En ocasiones, los clientes no pueden ser diferenciados fácilmente

• Pueden implicar gastos adicionales para conocer necesidades y preferencias de los clientes

(9)

Departamentalización geográfica. La ubicación de zonas o territorios para integrar las labores de una empresa.

Ventajas:

• Recomendable para empresas físicamente dispersas

• Es muy útil para enfrentar los problemas y situaciones difíciles del mercado

• Se delega la responsabilidad por los resultados Desventajas:

• Aumentan los problemas de control de alta gerencia

• Se requiere de mayor número de personas con talento directivo

• Genera competencia y conflicto entre las regiones geográficas Departamentalización por proceso. Implica dividir las actividades de compañía en función del proceso productivo o de transformación que se lleva a cabo

Ventajas:

• Evaluación independiente de las etapas del proceso

• Reducción de costos al mejorar las operaciones del proceso

• Métodos y procedimientos productivos con elevada pericia o experiencia

Desventajas:

• La subdivisión de las tareas limita compartir experiencias con otras áreas.

• Los procesos tienden a convertirse en la finalidad del trabajo y no en un medio que debe mejorarse

• Los procesos de la industria estrechan su independencia

¿Cuál es la forma óptica de departamentalización? Esta pregunta le puede formular cualquier empresario o administrador que debe determinar cuál es mejor opción o como debe organizarse.

Las graficas de organización: organigramas. Las graficas de

organización nos ayudan en la tarea de identificar y relacionar las diferentes partes de las organizaciones y brindar ayuda para proporcionar respuestas a preguntas tales como:

1.- ¿Quién soy? (¿Cuál es mi puesto dentro de la organización?

(10)

2.- ¿Qué es lo que hago? (¿Cuáles son mis tareas o funciones organizacionales?)

3.- ¿De quién dependo?

4.- ¿Quiénes dependen de mí?

5.- ¿Quiénes son ellos y quienes son las demás personas en la organización?

6.- ¿Qué hacen ellos?

7.- ¿De quién dependen?

8.- ¿Quiénes dependen de ellos?

DIRECCIÓN

Dirigir es conducir el talento y el esfuerzo de los demás para

conseguir el logro de los resultados esperados, es decir, influir sobre su desempeño y coordinar su esfuerzo individual y de equipo.

Autoridad, poder e influencia

La dirección que lleva a cabo un administrador en una organización supone la utilización de tres mecanismos para ejercer su papel de dirigir a los demás: la autoridad, el poder y la influencia.

Los expertos en administración han definido y usado los términos influencia, poder y autoridad en distintas formas, no siempre en forma unívoca.

Las fuentes de poder. El poder no se deriva únicamente del nivel que el individuo en una organización.

El poder de recompensa se presenta cuando una persona tiene capacidad para recompensar a la otra por cumplir sus órdenes.

El poder coercitivo se basa en la facultad del influyente para castigar.

El poder legitimo corresponde a la autoridad o poder legalmente establecido.

El poder de experiencia se basa en la percepción o creencia de quien influye posee cierta pericia o conocimientos especiales de los que el influido carece.

El poder referencial es el que puede tener una persona o grupo y se basa en el deseo de la persona influida de identificarse con la

persona influye o imitarla.

Modalidades de autoridad. La autoridad se presenta en cuatro formas, a saber:

Referencias

Documento similar

La coalición Herri Batasuna, tras el bache sufrido en 1980, en que pierde 35.000 votos respecto a las elecciones provinciales de abril de 1979, recupera en estos dos últimos años

Alía Miranda, F., Técnicas de investigación para historiadores: las fuentes de la historia. Anguera Arguilaga, M.T. Metodología de la observación en las ciencias humanas.

La vida real, no obstante, proporciona la certidumbre de que, en multitud de ocasiones, el interés de cada uno se satisface con el concurso propio y de otro u otros portadores

Para rescatar al maestro de la gamificación en educación física debéis enviar un correo a seminarioarandaef@Gmail.com con la respuesta antes del final de esta sesión.... ELEMENTOS

AVATAR MAKER Enlace Tutorial.. CREAR TU

 Eureka http://www.foreignword.com/eureka/default.asp. Portal que recoge información sobre bancos de datos terminológicos, glosarios, diccionarios, traducción, etc.. 

– Productos finales que contienen información lingüística (bases de datos, glosarios, diccionarios en línea, corpus, etc.).... motores de

DINÁMICAS Y ACTIVIDADES PARA LA MEJORA DE LA CONVIVENCIA.. ASPECTOS BÁSICOS DE LA