Documentación e implementación del Sistema de Gestión de Calidad y del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo para la empresa Procesos Automáticos Celtar S A S

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Cualquier copia impresa de este documento será considerada como “copia No Controlada” y será solo de carácter informativo, este documento puede ser obsoleto

 Definir los lineamientos para la gestión de Recurso humano en la organización, garantizando la búsqueda, selección, reclutamiento y evaluación de personal, para cumplir con los perfiles definidos por la empresa.

 Impartir instrucción, concientizar, capacitar, formar y entrenar al personal de la empresa, (empleados, directos, subcontratistas y visitantes) en aspectos del Sistema de Gestión, con el fin de prevenir y/o evitar posibles daños personales, a la salud, ambiente o infraestructura.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todos los procesos de la empresa, para mantener personal que cumpla con los requisitos exigidos.

3. RESPONSABILIDAD

Todas las áreas involucradas en el proceso de evaluación, capacitación, formación y entrenamiento del recurso humano.

4. DEFINICIONES

 Requisición: Solicitud de personal por parte de las áreas especificando características o el perfil del cargo a proveer.

 Capacitación: Conjunto de actividades encaminadas a proporcionar al trabajador los conocimientos y destrezas, así como los cambios de comportamiento necesarias para desempeñar su labor asegurando la prevención de accidentes, protección de la salud e integridad física y emocional.

 Formación: Conocimientos adicionales complementarios a la educación.

 Entrenamiento: Es el acto de proporcionar medios que permitan el aprendizaje en un sentido positivo y beneficiosos para que los individuos de una empresa puedan desarrollar de manera más rápida sus conocimientos, aptitudes y habilidades. Puesta en práctica de temas específicos.

5. DESARROLLO

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5.1.1 Identificación de Necesidad del cargo

La Gerencia de la empresa es responsable de evaluar la necesidad de personal nuevo, considerando proyectos actuales, necesidad de personal técnico y administrativo; así mismo en conjunto con la Dirección de Proyectos, revisará los perfiles de cargo existentes y complementarán o crearán nuevos de ser necesario.

5.1.2 Búsqueda – Selección - Reclutamiento

El área Administrativa es responsable de desarrollar la búsqueda de candidatos y recibir para estudio las hojas de vida.

De ser posible, se cubrirá el vacante con recurso humano existente en la organización, con el fin de generar movilidad y motivación laboral y fortalecer un clima organizacional favorable.

Algunas fuentes externas a tener en cuenta en el proceso de búsqueda son:  Base de datos de personal de acuerdo a profesión

 Personal referenciado

Las personas que de acuerdo a su hoja de vida, pueden cumplir el perfil buscado serán citadas para entrevista personal.

Es responsabilidad de la Gerencia, efectuar la selección de personal según los perfiles de cargo realizados previamente, de acuerdo a cada perfil de cargo en la entrevista de selección se debe verificar:

 Competencias  Habilidades  experiencia

 Verificación de requisitos de educación

Elegida la persona se le informa acerca de los documentos y requisitos necesarios para contratación y los términos de seguridad social o requisitos específicos para iniciar sus labores.

5.2Evaluación de Desempeño

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Evaluación de Competencias:

 Se contará con la presencia además del jefe inmediato, con uno o dos compañeros de trabajo, con la finalidad de poder verificar la calificación y poder buscar mejora de las competencias evaluadas.

 La calificación está dada de 1 a 5, siendo uno la más baja y cinco la más alta.

 Esta evaluación se realizara en el formato GI-FR-14 en la página 01 – En todo caso y por decisión de la Gerencia, al momento de llevar a cabo la evaluación podrá utilizarse la misma información contenida en el procedimiento, pero con un formato de visualización diferente. Evaluación de Responsabilidades:

 Se reunirá el jefe inmediato y el trabajador que será evaluado, se agruparán y definirán las responsabilidades (máximo cuatro o más si así se requiere) propias del cargo que sean foco a evaluar durante el periodo dentro del marco de las funciones del empleado.

 Se consignarán las modificaciones que se efectúen a la descripción, a las fechas de entrega o al peso porcentual.

 Se escribirá el porcentaje de ejecución o logro alcanzado

 Se valorará cada objetivo multiplicando el porcentaje del logro por el peso porcentual respectivo

 Se obtendrá la calificación final sumando los puntajes de cada objetivo y multiplicando el total por 10 para transformarla a una escala de 100.

 Esta evaluación se realizara en el formato GI-FR-14 en la página 02 – En todo caso y por decisión de la Gerencia, al momento de llevar a cabo la evaluación podrá utilizarse la misma información contenida en el procedimiento, pero con un formato de visualización diferente.

5.3 Plan de Capacitación, Formación y Entrenamiento

Estudio de necesidades: Teniendo en cuenta las actividades propias de promoción descritas en el documento de SG-SST y los conocimientos necesarios para realizar la labor con criterios de seguridad, salud ocupacional, calidad y ambiente. Las necesidades serán registradas en la matriz de capacitación GI-FR-15.

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5.3.1 Tipos de Capacitaciones:

5.3.1.1. Inducción General: La inducción general estará bajo la tutoría del Jefe Inmediato y se darán a conocer entre otros los siguientes temas:

Información General de la Empresa

 Reseña histórica  Actividad económica  Organigrama  Misión

 Visión

 Perfil y Evaluación Inicial (funciones, autoridades)  Inducción técnica

Seguridad social integral

 Sistema general de Salud. Afiliación a la EPS

 Administradoras de riesgos laborales. Afiliación a la ARL  Fondo de pensiones. Afiliación al fondo de pensiones

5.3.1.2. Inducción Gestión Integral:

La inducción al Sistema de Gestión, será realizada por la Dirección de Gestión Integral, los temas a tratar entre otros son los siguientes:

Conceptos básicos de Seguridad y Salud Ocupacional

 Sistema de Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo  Ambiente, aspectos e impactos

 Identificación de peligros y riesgos

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 Programas de Gestión.

Aspectos del Sistema de Gestión

 Políticas de la empresa  Despliegue estratégico.

 Funcionamiento del VIGÍA OCUPACIONAL  Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial  Reglamento de Trabajo

 Reporte de actos y condiciones sub estándar  Riesgos de salud pública

 Programas de Vigilancia epidemiológica.

 Plan de preparación y respuesta ante emergencias  Procedimientos seguros de trabajo

 Uso y mantenimiento de elementos de protección personal

 Manejo de hojas de seguridad de los productos químicos usados (cuando aplique al cargo)

Para todo el personal que tenga una vinculación mayor o igual a un año se hace una reinducción con una periodicidad anual.

Toda la documentación se organiza en una carpeta con los registros de capacitación y entrenamiento.

2. Entrenamiento: la Dirección SGI en conjunto de la Gerencia, planificarán, organizarán y conducirán talleres y charlas de entrenamiento durante el desarrollo de las actividades en los diferentes sitios de trabajo, serán asistidos por personal externo de ser necesario.

3. Capacitación a cargos de Alta Gerencia y Nivel Gerencial Medio: Para que la participación de las directivas de CELTAR S.A.S., sea efectiva se realizará una capacitación anual a las personas involucradas en cargos administrativos, con el fin de proyectar las actividades e informar sobre las responsabilidades de su cargo con el Sistema de Gestión.

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5. Capacitación a los Miembros del VIGÍA: Los integrantes recibirán capacitación específica en sus funciones, responsabilidades del Vigía y legislación aplicable.

Nota:

En los sitios de trabajo donde los clientes requieren la realización de charlas diarias, se dispondrá del tiempo para la realización y participación de estas.

6. Temas Generales de Capacitación: Se realizarán capacitaciones dictadas y dirigidas por personal interno de la empresa, para el personal, administrativo, de supervisión y operativo, de acuerdo a la programación y matriz de capacitación GI-FR-15.

De igual forma, se contará con la realización de capacitaciones dictadas por la ARL, estas capacitaciones serán dirigidas a un grupo de trabajadores, los cuales luego de recibir la capacitación, serán multiplicadores del tema tratados a los otros trabajadores.

Los temas de capacitación Interna, están dirigidos a asegurar el auto-cuidado, la prevención y protección contra los riesgos y peligros presentes, y la protección por el medio ambiente en el contexto laboral y personal.

5.3.2 Capacitación Dictada por personal de CELTAR S,A.S.

El Personal de la empresa será capacitado tomando como referencia las matrices de peligros y riesgos, aspectos e impactos ambientales, considerando para ello los riesgos e impactos críticos detectados; dicho entrenamiento estará enfocado a la prevención de accidentes y enfermedades ocupacionales.

1. Capacitación general: Dirigida al personal operativo, administrativo y visitantes, cuyo objeto es informar sobre las generalidades de la empresa.

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Los trabajadores serán capacitados específicamente en procedimientos de trabajo seguro, para actividades de alto riesgo. No se permitirá que los trabajadores sin capacitación específica realicen actividades peligrosas o de riesgo ambiental.

3. Incidentalidad: Su objeto está orientado a capacitar al personal en prevención, procedimiento para el reporte e investigación de incidentes, así como el seguimiento a las recomendaciones derivadas de la investigación.

4. Salud ocupacional: Con base en las necesidades de CELTAR S.A.S., derivadas de su actividad económica, así como el perfil epidemiológico ocupacional, serán desarrollados eventos de capacitación, con carácter continuado, en salud ocupacional para los trabajadores.

El objetivo de estas capacitaciones es fortalecer el auto-cuidado, mejorando las actitudes y comportamientos de los trabajadores, con miras a prevenir la aparición de enfermedades profesionales.

5. Protección y conservación Ambiental: La capacitación en protección ambiental tendrá como finalidad minimizar los impactos ambientales en los sitios de trabajo de La empresa, buscando de igual forma, concientizar y sensibilizar a los trabajadores sobre temas de importancia ambiental.

6. Procedimientos Ante Emergencias: Todo el personal será formado para dar respuesta a emergencias, con formación más específica para los miembros de las brigadas de emergencia y/o que sus actividades de trabajo puedan causar situaciones de emergencia.

La capacitación específica para dar respuesta a emergencias será hincada con la conformación de brigadas de emergencia. El entrenamiento de las mismas será desarrollado con el apoyo de la ARL y recibirán entrenamiento en campo a través de la simulación de condiciones de una emergencia.

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5.3.3 Capacitación dictada por otras entidades:

En convenio con entidades de salud como EPS, IPS y ARL se desarrollarán capacitaciones en temas específicos de prevención, promoción en salud y accidentes e incidentes.

5.4Evaluación del personal capacitado:

Una vez terminada la capacitación se procederá a valorar la comprensión de los temas tratados entre los asistentes, a través de la aplicación del Formato “GI-FR-16 Evaluación de Eficacia de Capacitación”.

Para las charlas de capacitación informativas no se realizará evaluación de eficacia.

Asimismo, se hará una retroalimentación de los temas, en relación con su comprensión y aplicación, con el fin de establecer ajustes al programa. Como mecanismo de verificación se realizará seguimiento permanente al desempeño del personal capacitado; para lo cual en forma trimestral será realizada una evaluación simple sobre todos los temas desarrollados durante dicho periodo.

Nota:

Cuando no sea posible la asistencia a todo el personal programado a las charlas, se podrá contar con algunos trabajadores o representantes clave, quienes servirán de multiplicadores de los temas tratados. Para temas específicos que deban contar con personal especializado para su desarrollo, en caso de no poder contar con la presencia de los trabajadores, se hará una reprogramación de la actividad.

6. ANEXOS

Evaluación de desempeño GI-FR-14

Evaluación de Eficacia de Capacitación GI-FR-16. Matriz de Capacitación GI-FR-15

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ACTUALIZACIÓN FECHA CAMBIO REALIZADO RESPONSABLE

1 28 de Abril de 2015 Edición Inicial del Documento

Coordinador SGI

8. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

REVISADO POR: APROBADO POR:

Saira Nataly Martin Coordinador SGI