La existencia de un sistema de control interno aumenta la rentabilidad y confiabilidad de la información administrativa, contable y financiera (Obispo Chumpitaz & Gonzales Rentería, 2015). El objetivo principal de esta parte de suficiencia profesional es diseñar un sistema de control interno para los procesos de compra y venta de Agriland Global, una microempresa que opera en Perú desde el año 2020.
LA EMPRESA
- Descripción de la empresa
- Industria o sector
- Actividad
- Misión
- Visión
- Estructura organizacional
En comparación con marzo de 2019, se observan reducciones en las ventas mayoristas de 18,9% y minoristas de 13% (Banco Central de Reserva del Perú, 2021). Agriland Global es una empresa familiar y cuenta con ocho (8) empleados: Gerente General, Gerente Comercial, Gerente de Administración y Finanzas, Asistente Comercial y cuatro (4) representantes de ventas.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
- Las mipymes y su importancia en el mercado peruano
- Problemas que enfrentan las mipymes
- Control interno en las mipymes
- Propuesta para Agriland Global
Por ejemplo, se propone el diseño de un sistema de control interno de los procesos de compra y venta para la empresa Agriland para asegurar la continuidad de sus actividades, prevenir quiebras comerciales y optimizar los procesos de la empresa. Se llevó a cabo una reunión virtual con el gerente general de la empresa Agriland en la cual se presentó y recibió positivamente la propuesta de implementar un sistema de control interno para la empresa.
OBJETIVOS Y METODOLOGÍA
Objetivos
- Objetivo principal
- Objetivos secundarios
Metodología
Alcance
Así, se pretende recopilar información general sobre la empresa, datos sobre el sistema de control interno utilizado y una descripción de los procesos de compra y venta vigentes. Esto es para sugerir mejoras al sistema de controles internos o, si esto no es posible, para desarrollar lineamientos para el diseño de un sistema efectivo de controles internos.
MARCO TEÓRICO Y MARCO CONCEPTUAL
Marco Teórico
- COSO 2013: Control interno
- Control Interno basado en la administración de riesgos
- Mapa de procesos
Los riesgos estratégicos están directamente relacionados con el cumplimiento de la visión de la empresa. Todos los riesgos antes mencionados pueden afectar el sano crecimiento y el logro de la misión y visión empresarial.
Marco Conceptual
- Sistema
- Control interno
- Sistema de control interno
- Proceso
- Actividad
- Procedimiento
- Manual de procedimientos
- Políticas empresariales
- Empresa
Es recomendable realizar esta tarea en presencia de los agentes que intervienen en su desarrollo para lograr un acuerdo sobre cómo se lleva a cabo el proceso y evitar el olvido de actividades. El nivel de descripción de las actividades debe ser uniforme y debe identificarse si los puntos de decisión aparecen debajo de la lista de tareas y las actividades que se derivan de cada alternativa de decisión. Cada vez que se realiza el trabajo de documentar un proceso, ya sea con un diagrama de flujo, un procedimiento o cualquier otra herramienta, se producen mejoras en ese proceso porque es cuando se logran las acciones que se deben realizar y que no se deben identificar ( Pardo Álvarez, 2013).
Un proceso se define como una secuencia ordenada de actividades cuyo producto tiene un valor intrínseco para su usuario o cliente. También se entiende como una secuencia de actividades que tienen un producto (Pérez Fernández de Velasco, 2009). El manual de procedimientos es parte del sistema de control interno creado para obtener información detallada, ordenada, sistemática y completa que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos para las distintas operaciones o actividades que se realizan. en una empresa (Melgar Callejas, 2002).
También se define como una herramienta eficaz de control interno, que es una guía práctica de políticas, procedimientos y controles para segmentos específicos de la organización.
PROCESOS CLAVE DE AGRILAND GLOBAL
Proceso de compra
Si por el contrario el proveedor es habitual, se emite la orden de compra según las necesidades de Agriland. Finalmente, una vez definidos los escenarios anteriores, el proceso de compra se desarrolla de la siguiente manera. El Asistente Comercial es responsable del control de inventario; si no cumple con la política establecida (50% de stock de seguridad), se emite una solicitud de compra interna y es aprobada por el Gerente Comercial.
Después de aprobar esta solicitud, el asistente comercial procede a emitir la orden de compra. Después de recibir la orden de compra, el asistente de ventas recibe la orden y registra la factura en un formato de Excel para realizar un seguimiento de las facturas en espera de pago. En cuanto al pago al proveedor, el Gerente de Administración y Finanzas revisa las cuentas por pagar vencidas y emite una solicitud interna de pago, la cual debe contar con la aprobación del Gerente General.
Cabe mencionar que se maneja un crédito a 120 días con los proveedores actuales, la recepción de los pedidos suele darse después de una semana del envío de la orden de compra, las compras son en dólares, y el tipo de cambio que se utiliza para convertir a soles es el tipo de venta. según SUNAT y según fecha de factura.
Proceso de venta
Se utilizó un diagrama de flujo de matriz vertical para crear el diagrama de flujo, ya que es el formato más descriptivo, mostrando el flujo de tareas entre agentes, delimitando cargas de trabajo, resaltando puntos de contacto entre agentes, etc. Confirmar la oferta Enviar el pedido Emitir los comprobantes de venta (factura de venta, instrucciones de entrega y factura) Registrar la factura. Cabe señalar que la venta es en dólares, la tasa de cambio que se utiliza para convertir a soles es la tasa de compra según la SUNAT, y de acuerdo a la fecha de la factura, el crédito del cliente es entre s/1,000 y s/10,000 soles dependiendo del tamaño de la empresa y, a partir de 2021, las ventas se realizan mediante giros bancarios.
Esta medida se tomó debido a que las ventas realizadas a algunos clientes en el 2020 aún se mantienen como cuentas por cobrar, por un monto aproximado de 84 mil soles al 31/08/2021. Además, el número de clientes en cartera de Agriland al cierre de 2020 se mantiene en un total de 160 clientes, lo que representa entre el 3,5% y el 0,04% de participación en las ventas.
EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN AGRILAND GLOBAL
PROPUESTA DE ACTIVIDADES DE SOLUCIÓN
- Entorno de control
- Evaluación de riesgos
- Actividades de control
- Información y comunicación
- Actividades de Supervisión
Esto se comunicó a través de una presentación a todos los empleados de la empresa cuando se fundó en 2020. La sección ocho (8) de este trabajo describió los procesos de compra y venta de Agriland como los procesos clave de la empresa para identificar los riesgos actuales que afectan el logro de los objetivos del negocio. Preparar un informe de cuentas por pagar identificando la fecha de la factura y los pagos subsiguientes y conciliarlo con lo informado por el contador en los estados financieros.
Preparar un informe de cuentas por cobrar identificando la fecha de la factura y cobros posteriores y conciliarlo con lo informado por el contador en los estados financieros. Preparar un informe de costo de ventas identificando la fecha de venta de acuerdo con la NIC 2 y conciliarlo con lo informado por el auditor en los estados financieros. Además, cada uno de ellos se relaciona con un objetivo específico que asegura la continuidad de la empresa.
Los controles relacionados con la liquidez apuntan principalmente a salvaguardar la liquidez de la empresa. Además, los controles propuestos hacen referencia a la NIC 2 y la NIIF 15, ya que se aplican a los procesos centrales de la empresa. Por ello, la supervisión sólo se sugiere para los controles involucrados en asegurar la disponibilidad del stock por ser el activo generador de ingresos de la empresa, y en la elaboración de los estados financieros, información relevante para el análisis y toma de decisiones de la empresa.
VALORACIÓN DE IMPACTO DE LA PROPUESTA
Por lo general, se espera un indicador mayor que uno; En el caso de Agriland, sin embargo, el resultado mayor a uno se obtiene por un exceso de morosos, como ha expresado la empresa como uno de los problemas que enfrenta para que se produzcan los cobros. En segundo lugar, la prueba de fuego considera solo los activos más líquidos; el resultado debe ser menor que uno ya que el inventario finalmente se convierte en cuentas por cobrar y luego en efectivo; Sin embargo, el indicador actual de Agriland es mayor a uno debido al exceso de cuentas por cobrar. El resultado obtenido está dentro del crédito establecido con los proveedores (120 días); sin embargo, la empresa manifestó que mantiene un número significativo de cuentas por pagar vencidas con proveedores.
Finalmente, el período promedio de inventario significa el número promedio de días que el inventario se convierte en cuentas por cobrar (Van Horne, 2010). Si bien se proponen los indicadores de cobrabilidad promedio y plazo de pago, se sugiere que la empresa analice adicionalmente por separado las cuentas por cobrar y los pasivos vencidos. Para ello, se pueden obtener datos de facturas vencidas del informe de cuentas por cobrar y por pagar propuesto en los controles.
El resultado de ambos indicadores se expresará en días, debiendo evolucionar el resultado obtenido a la baja hasta que, en la medida de lo posible, la empresa deje de presentar cuentas por cobrar o deudas vencidas.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
La presente investigación sirve como primer paso hacia el diseño de un sistema de control interno en la empresa Agriland y tiene como objetivo garantizar la existencia de la empresa en los próximos años. Finalmente, la implementación del sistema de control interno es responsabilidad de la gerencia, ya que es esta la que debe marcar la pauta desde arriba para crear una cultura de control y asegurar la participación de todos los asociados. Además, se tiene en cuenta el precio de la mercadería, incluyendo el costo de almacenamiento y transporte, con lo cual se espera lograr un margen de contribución superior al 45%.
Por un lado, si se trata de un cliente nuevo, el Gerente de Finanzas debe realizar un análisis de la empresa (archivo RUC e informe infocorp) y luego fijar el crédito de venta. Si esto es más de 30 días, el cliente debe aceptar la emisión de cartas al banco; y si es un cliente natural, se le hace una factura en la billetera. Evaluación de riesgos 5.- ¿La organización define claramente los objetivos para el proceso de ventas? 6.- La organización identifica los riesgos en el proceso de compras para lograr los objetivos.
7.- La organización identifica los riesgos en el proceso de venta para lograr los objetivos. 10.- ¿La empresa revisa periódicamente sus políticas y procedimientos de compras para determinar si continúan siendo apropiados para las actividades de la empresa? 11.- ¿La empresa revisa periódicamente sus políticas y procedimientos de venta para determinar si continúan siendo adecuados para las actividades de la empresa?