evaluación y grado de uso de las variables que inciden en los procesos de coordinación
en servicios de salud
Anexo D. Cuadros de
Información
2017
Tabla 1 cuadro de información proceso asignación de citas
N
o actividad
descripción de la actividad
Siste mati zado
Documento (en caso que
no)
Aplicación (en caso que
sí)
Principal problemática de
la actividad en información
Descripción de la problemática
Frecuenc ia diaria
Campos de información
1 Creación de
agenda
Se generan las agendas para todo el año, por
especialidad y especialista
Si No se registra E-SALUD Falta de
información
Falta de información por parte de los
especialistas
Especialista Especialidad Subespecialidad
Clase De Cita Consultorio Fecha Inicial
Fecha Final Tipo De Programación
2
Solicitar autorización de
la EPS
Se le solicita al usuario
presentar la autorización No No se registra N/A Otro No expresa problema
Casi nunca
3 Verificación de convenio
Se verifica el listado de entidades con las que se tiene contrato vigente.
Si No se registra E-SALUD Otro No expresa problema Casi
nunca
Administradora Sucursal Convenio
4 Verificar
autorización
Se debe verificar que la autorización de la aseguradora se encuentre remitida para la institución. se verifica la fecha de autorización del servicio y la fecha de vencimiento, teniendo en cuenta que al momento de solicitar y cumplir la cita dicha autorización este vigente.
No No se registra N/A
Falta de información e
información errónea
Al no hacerse presencial la información suministrada no pude
ser confirmada
Casi siempre
Información Del Prestador
5 ingresar datos paciente
si es paciente de primera vez, se identifica tipo de documento, digita número de identificación, se ingresan los datos por ingresar información temporal del paciente, se digitan los nombres, apellidos, fecha de nacimiento y números telefónicos, se identifica si es enviado por EPS o institucional; si el paciente tiene historia clínica en el hospital, al digitar el número de documento automáticamente el sistema trae los datos del paciente, para modificar los datos se hace por ingresar
información definitiva del paciente.
Si No se registra E-SALUD Otro No expresa problema Casi
nunca
Numero Documento Nombre Y Apellido
Teléfono Fecha De Nacimiento
6 ubicar cita en el sistema
de acuerdo a la solicitud hecha por el paciente se busca en el sistema la especialidad, sub especialidad, profesional (doctor), clase de cita, servicio, contrato y ver la agenda del médico.
Si No se registra E-SALUD Falta de
disponibilidad
No hay fechas ni
horas disponibles A veces
Especialidad Subespecialidad
Profesional Clase De Cita
7 informar paciente fechas
se le informa al usuario las posibles fechas y horas disponibles de acuerdo a la oportunidad.
No No se registra N/A Otro No expresa problema Casi
nunca
8 asignar cita
una vez el usuario este de acuerdo con la opción brindada, se le asigna la cita dejando registro de quien solicita la cita.
No No se registra E-SALUD Otro No expresa problema Casi
nunca
Fecha Hora Especialidad
9 informar datos de consulta
se le informa al usuario la fecha, hora, especialista y numero de reserva.
No No se registra N/A El sistema tarda
en responder No expresa problema casi nunca
10
direccionar al paciente sobre el
proceso para el cumplimiento de
la cita
se le indica que debe presentarse media hora antes de la hora programada al centro de atención al usuario, con cédula y autorización vigente. para el caso de sanitas, bienestar y premisalud se solicita presentar el bono vigente dirigido al hospital de san José.
Si No se registra N/A El sistema tarda
en responder No expresa problema casi nunca
11 confirmación de datos de la cita
se solicita al usuario que confirmen los datos de fecha y hora de la consulta, especialidad, nombre del especialista y numero de reserva.
Si No se registra N/A El sistema tarda
en responder No expresa problema casi nunca
Elaboración propia
Tabla 2 cuadro de información Proceso de facturación
No actividad descripción de la actividad
Siste matiz ado
Documento (en caso que no)
Aplicación (en caso que
sí)
Principal problemática de
la actividad en información
Descripción de la problemática
Frecuenci
a diaria Campos de información
1 verificar autorización
solicitar autorización de la EPS, verificar que se encuentre remitida a la institución y que cuente
con fecha vigente
No No se registra N/A Otro No expresa
problema
Casi nunca
2 verificar datos cita
se solicita al usuario los datos de fecha y hora de la consulta, especialidad, nombre del especialista y
numero de reserva.
No No se registra N/A Otro No expresa
problema
Casi nunca
3 asignar turno
se le asigna un turno al paciente para ser llamado a ventanilla de facturación
Si No se registra N/A Otro no expresa
problema
4 confirmar autorización
se realiza confirmación de la autorización de manera
telefónica o virtual
Si No se registra
Dependiend o de la EPS entran a la
pagina
Lenta Respuesta
Se demoran en
autorizar A veces
5 remitir a EPS
en caso de no poderse realizar la confirmación
de la autorización se remite al paciente a su
respectiva EPS
No No se registra N/A Otro no expresa
problema
Casi nunca
6 verificar datos paciente
se verifica si el paciente ya se encuentra registrado
en el sistema
Si No se registra E-SALUD Otro no expresa
problema
Casi nunca
Numero De Documento
7 ingresar datos paciente
en el caso que el paciente no se encuentre registrado
se registra
Si No se registra E-SALUD Otro no expresa
problema
Casi nunca
Numero De Documento Nombres Y Apellidos
Fecha Nacimiento Lugar De Nacimiento
Genero País Departamento
Ciudad Barrio Dirección
Teléfono Estado Civil Discapacidad Grupo Sanguíneo
Rh Religión Ocupación Correo Electrónico
Observaciones Administradora
Estado No Carnet
8 generar
factura
se le genera factura al paciente en la que se detallan los servicios a prestar y el valor a pagar
por estos
Si No se registra SERVINTE Otro no expresa
problema
Casi nunca
Fecha EPS
Nit Orden Carnet Paciente Numero De Identidad
Consecutivo Código Servicio
Descripción Cantidad Valor Unidad
Valor Total Observaciones
9 cobrar
servicio
se recibe el pago detallado en la factura por parte del
paciente
Si No se registra SERVINTE Otro no expresa
problema
Casi nunca
10 generar orden de consulta
se genera orden de consulta para que el paciente presente en el
consultorio
Si No se registra E-SALUD Otro no expresa
problema
Casi nunca
Datos Del Paciente Datos Del Responsable
Relación Del Servicio
11
direccionar al paciente al consultorio
Se le informa al paciente hacia donde debe dirigirse
y que debe entregar la orden de consulta en el
consultorio
No No se registra N/A Otro no expresa
problema
Casi nunca
Tabla 3 Cuadro de información Proceso Recepción Consulta
N
o actividad
descripción de la actividad
Sist ema tiza do
Documento (en caso que
no)
Aplicación (en caso
que sí)
Principal problemática de la actividad
en información
Descripción de la problemática
Frecue ncia diaria
Campos de información
1
recibir orden de consulta
se recibe la orden de consulta por parte del
paciente
No No se
registra N/A Otro
No expresa problema
Casi nunca
2
registrar llegada de
paciente
en la planilla de citas del día se resalta la asistencia
y hora de llegada del paciente
No Planilla de
citas N/A Otro
No expresa problema
Casi
nunca Hora de llegada
3
dirigir paciente
sala de espera
se direcciona al paciente a
la sala de espera No
No se
registra N/A Otro
No expresa problema
Casi nunca
4
llamar paciente a
consulta
se llama por altoparlante
al paciente No
No se
registra N/A Otro
No expresa problema
Casi nunca
5
registrar entrada a consultorio
cuando el paciente entra a consulta se registra la
hora de ingreso
No Planilla de
citas N/A Otro
No expresa problema
Casi
nunca Hora ingreso
Tabla 4 Cuadro de Información Proceso Consulta
No actividad descripción de la actividad
Siste mati zado
Documento (en caso que
no)
Aplicación (en caso
que sí)
Principal problemática de la actividad en información
Descripción de la problemática
Frecuen cia diaria
Campos de información
1 registro datos paciente
se hace un registro de datos para la historia
clínica
Si No se registra E-SALUD Otro No expresa
problema
Casi nunca
Numero De Identificación Nombre Y Apellido Fecha De Nacimiento
Edad Sexo Estado Civil
Ecuación Teléfonos
Apb Sucursal No Historia Clínica
No Carpeta Fecha Y Hora De
Ingreso Fecha De Atención
2 registrar datos de la consulta
por medio de una entrevista el especialista
indaga sobre el motivo de la consulta
Si No se registra E-SALUD Otro No expresa
problema
Casi nunca
Motivo De La Consulta Enfermedad Actual
Signos Vitales Y Corporales
3 realizar examen físico
se realiza y se registra una ocultación por parte
del especialista
Si No se registra E-SALUD Otro No expresa
problema
Casi nunca
Apariencia General Cabeza
Oído Nariz Boca Faringe Laringe Cuello Cardiopulmonar
Extremidades Neurológico
Piel Osteomuscular
4 revisar apoyo diagnostico
si se cuenta con información de apoyo diagnostico se revisa y
se registra
Si No se registra E-SALUD Otro No expresa
problema
Casi nunca
Laboratorio Clínico Imágenes Diagnosticas
Procedimientos Diagnósticos
5 ordenar apoyo diagnostico
si se requiere se hace la orden para realizar
apoyo diagnostico
Si No se registra E-SALUD Otro No expresa
problema
Casi nunca
Código Nombre
Tipo Categoría Observaciones
6 registro valoración
se registra la valoración
por parte del especialista Si No se registra E-SALUD Otro
No expresa problema
Casi
nunca Análisis
7
determinar plan de manejo
se determina el plan de manejo más adecuado
según la valoración
Si No se registra E-SALUD Otro No expresa
problema
Casi nunca
Plan De Manejo Recomendaciones
