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Fortalecimiento de procesos y gestión de GRANTS
19 de mayo, 2020
PROGRAMA DE
INCUBACIÓN “SURF CITY”
De fini ci ón de pr oc es os
Compras
Ventas
Reporteria
Recurso
Humano
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Compras
Identificación
Autorización
Pedidos
Recepción Desembolsos
Registro
Compras
Sub proceso Descripción Encargado Frecuencia Documentos
Identificación ¿Cómo se identifica la necesidad de hacer un compra? (toma de inventario)
¿como se identifican pagos recurrentes, luz, alquiler?
¿Quién es la
persona encargada?
¿cada cuando se hace? (diario, semanal)
¿qué documentos se ocupan? (listas, presupuestos, proyecciones)
Autorización ¿cuáles son los pasos para autorizar un pedido?
¿Qué información se requiere?
¿se requieren cotizaciones?
¿Cómo se autorizan pagos recurrentes?
¿hay diferentes niveles de autorización?
¿Cómo se evidencia autorización? (firma)
¿Quién tiene el poder de
autorización?
¿es por
ocurrencia? ¿hay un día
determinado?
¿Qué documentos se requieren?
Orden de compra, cotizaciones, etc.
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Compras
Sub proceso Descripción Encargado Frecuencia Documentos
Pedidos Una vez autorizada la compra, ¿cómo se gestiona el pedido? (teléfono, e- mail)
¿Quién se encarga? ¿es por ocurrencia?
¿hay un día determinado?
¿Qué documentos se requieren?
Autorización de compra, evidencias del pedido
Recepción ¿cuál es el proceso de recepción de pedidos?
¿cómo se actualizan los inventarios?
¿si es un servicio, cómo se determina la entrega?
¿Quienes están involucrados en el proceso?
¿es por ocurrencia?
¿hay un día determinado?
¿Qué documentos se requieren?
Listado de recepción, facturas, orden de compra..
Desembolso ¿cómo se gestionan los pagos?
Cheques, transferencias
¿Quién autoriza? ¿Quién está autorizado para autorizar pagos de bancos?
¿hay controles para pagos en efectivo?
¿Quienes están involucrados en el proceso?
¿es por ocurrencia?
¿hay un día determinado?
Qué documentos se requieren?
facturas, evidencia del desembolso, acuse de recibo
Registros ¿cuál es el proceso para registro contable de las compras?
¿cómo se prepara la información?
¿cómo nos aseguramos que vaya la información completa? Se guardan copias?
¿Quién se encarga de preparar la información?
¿Quién se encarga de registrar?
¿Cada cuanto se hacen registros contables?
(diario, mensual)
¿Qué información queda guardada?
Facturas
Orden de compra Cheques
Libros de compras Entradas contables
Ventas
Solicitud del servicio
Acuerdos de términos
Entrega del servicio
Cobro Registro
Atracción de
clientes
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Ventas
Sub proceso Descripción Encargado Frecuencia Documentos
Atracción de clientes
¿cuál es el proceso para captar clientes?
¿cómo se mantiene el control de los “leads”?
¿hay presupuesto para este proceso?
¿Quién es la
persona encargada?
¿cada cuando se hace? (diario, semanal)
¿qué documentos se ocupan?
Bases de datos de los leads
¿Evidencias de correos enviados?
Solicitud del servicio
¿cuál es el proceso para cerrar la venta una vez un cliente expresa interés?
¿cómo se determinan los precios? ¿han sido los precios pre-
determinados? ¿cómo?
¿qué pasa si el cliente pide descuento?
¿cómo se determina disponibilidad?
¿Se envían cotizaciones?
¿Quiénes están involucrados en el proceso de venta?
¿quien autoriza el servicio? (si aplica)
¿Quién autoriza descuentos?
¿es por
ocurrencia? ¿hay un día
determinado?
¿Qué documentos se requieren?
Solicitud de reserva Cotización
Toma del pedido de comida
Lista de precios autorizados
Ventas
Sub proceso Descripción Encargado Frecuencia Documentos
Acuerdos de
términos
Si aplica, ¿cuál es proceso para reservar el servicio/pedido? ¿cómo se garantiza que el cliente hará uso del servicio? ¿se pide depósito?
¿Quién se encarga de confirmar el acuerdo con el cliente?
¿es por
ocurrencia? ¿hay un día
determinado?
¿Qué documentos se requieren?
Entrega del
servicio ¿cuál es el proceso de entrega del servicio/producto?
¿cómo se actualizan los inventarios por consumo?
¿si es un servicio, cómo se determina la entrega?
¿Hay plan de contingencia en caso el producto/servicio no se pueda entregar?
¿Quienes están involucrados en el proceso?
¿es por
ocurrencia? ¿hay un día
determinado?
¿Qué documentos se requieren?
Inventarios, facturas, orden de compra, reservaciones
Cobro ¿cómo se gestionan los cobros?
Cheques, transferencias, tarjeta
¿cómo se gestionan los cobros en efectivo? ¿cuál es el proceso de cierre de caja?
¿Quienes están involucrados en el proceso?
¿es por
ocurrencia? ¿hay un día
determinado?
Qué documentos se requieren?
facturas, vouchers de TC, cierres del dia, depósitos de bancos
Registros ¿cuál es el proceso para registro contable de las ventas?
¿cómo se prepara la información?
¿cómo nos aseguramos que vaya la información completa? Se guardan copias?
¿Quién se encarga de preparar la información?
¿Quién se encarga de registrar?
¿Cada cuanto se hacen registros contables? (diario, mensual)
¿Qué información queda guardada?
Facturas
Orden de compra Cheques
Libros de ventas
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Reportería*
Documentación
Reporte Mensual
Declaración mensual Declaración
anual Informes anuales
*Asume contador
externo
Reportería
Sub proceso Descripción Encargado Frecuencia Documentos
Documentación ¿cómo se prepara la información contable?
¿Qué información se le envía al contador?
¿Quién es la
persona encargada?
¿cada cuando se hace?
(mensual?)
¿qué documentos se envían?
Reporte mensual
¿qué información recibo del contador con respecto a los registros mensuales?
¿Hay un proceso de revisión?
¿Cuándo recibo esta información?
¿Quién tiene el poder de
autorización?
¿es por ocurrencia?
¿mensual?
¿Qué documentos se requieren?
Balance mayor, partidas contables, Balanza general, conciliaciones bancarias
Declaración mensual (IVA y pago a cuenta)
¿cuál es el proceso de revisión de las
declaraciones de pago a cuenta y pago de IVA?
¿Quién se encarga de los pagos?
¿Quién es la
persona encargada?
¿cada cuando se hace?
(mensual?)
¿qué documentos se revisan?
Declaración, libros de compra/venta?
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Reportería
Sub proceso Descripción Encargado Frecuencia Documentos
Declaración anual de renta
¿cuál es el proceso de revisión de las
declaraciones anual de la declaración de renta?
¿Quién se encarga de los pagos?
¿Quién es la persona encargada?
Anual ¿qué documentos se
revisan?
Declaración Libros contables (estado de resultado)
Informe anual ¿qué información recibo del contador con
respecto al informe anual?
¿Hay un proceso de revisión?
¿Cuándo recibo esta información?
¿cuáles son los reportes?
(Balance general, estado de resultado, estado de patrimonio, flujo de efectivo)
¿Quién prepara las notas?
¿Quién es la persona encargada?
¿Quién autoriza?
Anual ¿Qué documentos se
requieren?
Balance mayor, partidas contables, Balanza general, conciliaciones bancarias
Balance general, estado de resultado, estado de patrimonio, flujo de efectivo
Notas
Recurso Humano
Contrataciones
Entrenamiento
Seguimiento
Desvinculación
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Recurso Humano
Sub proceso Descripción Encargado Frecuencia Documentos
Contrataciones ¿cuál es el proceso de contratación?
¿hay perfiles de puestos?
¿cómo se define la necesidad?
¿cómo se gestiona el contrato? ¿Quién autoriza?
¿cómo se establece el salario y responsabilidades?
¿hay un mínimo de aplicantes por puesto?
¿Quién es la persona encargada?
¿cada cuando se hace? (mensual?)
¿qué documentos se mantienen?
Contratos Perfil de puesto CVs
Tabla de evaluación
Entrenamiento ¿hay un plan de
entrenamiento para el personal?
¿cómo se gestiona para garantizar que se cumpla?
¿Quiénes están
involucrados?
¿es por ocurrencia?
¿mensual?
¿Qué documentos se requieren?
Listas de asistencia Temarios
Seguimiento ¿hay un proceso de evaluación de desempeño para el
personal?
¿qué se evalúa? ?quien hace las evaluaciones?
¿Quién es la persona encargada?
¿cada cuando se hace? (trimestral, semestral)
¿cómo se evidencian las evaluaciones?
Recurso Humano
Sub proceso Descripción Encargado Frecuencia Documentos
Desvinculación ¿cuál es el proceso de desvinculación del personal?
¿Quién toma la decisión?
¿cómo se le comunica al empleado?
¿se le informa al ministerio de trabajo?
¿Quién es la persona encargada?
Por ocurrencia ¿qué documentos se mantienen?
Entrega/aceptación de liquidación Documentación
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MANEJO DE GRANTS
• Una subvención es una cantidad de dinero que un gobierno u otra institución otorga a un individuo o una organización para un propósito particular, como educación, programas, mejoras a edificación.
• No reembolsables, si se llevan a su ejecución
GRANT O
SUBVENCIÓN
• Indispensable comprender los términos
– Desembolsos y tiempos de desembolsos
– Requerimiento de contrapartida
– Documentos a reportar – Tiempos para reportar
– Obligaciones en caso de no ejecutar
¿Qué esperar?
• Documentación de procesos
• Facturas
• Cotizaciones (generalmente 3)
• CVs del personal
• Copias de cheques o desembolsos
• Informes financieros
• Declaraciones de renta
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