DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMÁTICA Y COMUNICACIONES

1. Uso General de las Cuentas 1.1 Creación

Creación de Cuentas: Personas

Creación de Cuentas: Entidades 1.2 Modificaciones

Contraseña

Datos Personales Visibles en el Directorio de Contactos PUCV 1.3 Suspensión

Suspensión de Cuentas Personales Suspensión para Cuentas de

Entidades Reactivación de Cuentas 2. Correo 2.1 Límites de Envío 2.2 Tamaño de Adjunto 2.3 Responsabilidades de Uso 2.4 Uso de IMAP 2.5 Migración de Información 3. Agenda 4. Drive 4.1 N° de Concurrencias y N° de Usuarios de un Archivo 4.2 Almacenamiento 4.3 Tamaño de Archivos

Índice

Creación de Cuentas: Personas

Para tener una cuenta @pucv, el

usuario debe cumplir con algunas de las siguientes condiciones:

• El personal que posea un contrato activo en el sistema de RRHH, siempre tendrá un correo electrónico institucio

-nal, el cual se generará de forma auto

-mática.

• Para el personal temporal (o sin con

-trato, por ejemplo: profesores invita -dos) se podrá solicitar una cuenta de

correo institucional mediante formula -rio y solicitado por una autoridad de la

Universidad (directores, vicerrectores,

etc.).

• No se pueden crear cuentas en Gmail sin un correo alternativo.

Las cuentas de correos serán creadas con el siguiente formato:

1. Uso General de las Cuentas

1.1 Creación

nombre.apellido@pucv.cl

Para los requerimientos siguientes y en el caso de que exista una segunda per-sona con el mismo nombre de cuenta

deberá utilizar el siguiente formato:

En los casos de ser la tercera persona, o posterior, con el mismo nombre de

cuenta deberá utilizar el siguiente for -mato:

NOTA: se dará prioridad a aquellos usuarios que en el proceso de actua-lización de datos pre-migración de co-rreo han enviado MEMO o LLAMADO en forma oportuna.

nombre.apellido.primera inicial del segundo apellido@pucv.cl

Ej: juan.perez.m@pucv.cl

Nombre.apellido.primera inicial del segundo apellido

digito correleativo@pucv.cl Ej: juan.perez.m01@pucv.cl

Creación de Cuentas: Entidades

Para crear una cuenta de una entidad, es decir, que no sea una persona natu

-ral, se debe tener en cuenta lo siguien -te:

• Todas las cuentas de entidades se ma -nejaran de forma central y sin entrega

de credenciales, solo es posible acce

-der a ellas a través de la herramienta de delegación, de este modo solo las

personas autorizadas podrán acceder.

Para esto se requiere que cada usuario final de una cuenta de entidad posea una cuenta personal institucional para

realizar la delegación.

• Para ser responsable debe poseer cuenta @pucv.cl

• Existirán 2 tipos de usuarios de las cuentas entidades, los LECTORES y los

RESPONSABLES.

• Si el responsable desea leer la cuenta

Contraseña

• Las contraseñas del nuevo sistema

de correo serán entregadas al usuario por medio de carta, o bien, por ver-sión digital en formato PDF vía correo electrónico a la cuenta que se registró como correo alternativo.

• En caso que el usuario tenga una cuenta en el Navegador Académico,

tendrá la misma contraseña tanto para la nueva cuenta de correo como para el Navegador, por lo que no se le sumi

-nistrará una nueva clave.

• Para la recuperación y modificación

de contraseña se deberá utilizar sola-mente el Navegador Académico. Para

lo anterior, es necesario que esté re -gistrada la dirección de correo

alterna-tiva en el mismo Navegador Académi

-co. Existe un manual para realizar este

procedimiento disponible en la página

web de esta DSIC, que se pondrá a dis -posición de los usuarios al momento de

entregar la cuenta @pucv.cl

NOTA: Gmail tiene sus propias herra-mientas de recuperación de clave pero están desactivadas para nuestro servi-cio.

Datos personales visibles en el directorio

de contactos PUCV

Datos visibles en el directorio de con -tacto:

• Nombre • Cargo

• Unidad o Dirección • Email PUCV

• Teléfono celular PUCV (solo si fue

suministrado por la UCV)

Los datos de contactos (Cargo, Unidad, por ejemplo) se modificaran cuando: • Las oficinas de la OTP, modifique los antecedentes en el sistema de RRHH. • Se solicite el cambio de información de los usuarios temporales (sin contra

-to), por medio de formulario y avalado

por una autoridad.

NOTA: Si bien Gmail permite agregar número de teléfono y datos de contac-to, estos cambios no permanecerán si no se realizan por las vías ya mencio-nadas.

Suspensión de Cuentas Personales

Las cuentas se rigen por las siguientes

políticas de deshabilitación:

1.3 Suspensión

Personas Fallecidas: Las cuentas de correo de estas personas

deben ser suspendidas, para evitar el mal uso de ellas. Suspender la cuenta en Gmail

CASO MEDiDA A APLiCAR

Personas Desvinculadas con Dolo: Estas personas se requiere

prohibir el acceso de manera inmediata a las cuentas de la

universidad, debido a que fueron desvinculadas por malas prácticas.

Suspender la cuenta en Gmail

Personas Desvinculadas por Término de Contrato: Estas

perso-nas corresponde aquellas que cumplieron su fecha de contrato o que ponen fin anticipado a su contrato. Por lo cual existe la posibi

-lidad de reincorporación, como pasa con los profesores agregados. Es por ello que se requiere que estos aun tengan acceso a su correo por lo menos durante los siguientes 6 meses (pensado que es un profesor que trabaja semestre por medio).

Suspender la cuenta en Gmail

Personas que se han Acogido a Retiro: Estas personas

co-rresponden a los profesores adscritos que han finalizado su periodo laboral en esta universidad. Para ellas se requiere que pasado los 6 meses de gracia que puedan seguir utilizando su cuenta de correo institucional. Por lo cual estas cuentas quedan vitalicias.

Vitalicias, no se realiza ninguna

actividad

Personas Temporales: Corresponden aquellas personas que tienen cuentas generadas por MU, las cuales incluyen una

fecha de caducidad. Luego de cumplirse dicha fecha el

admi-nistrador una vez al semestre deberá realizar el procedimiento para inhabilitar o eliminar la cuenta, según corresponda.

Suspensión para Cuentas de Entidades

Estas cuentas tienen fecha de cadu

-cidad, por lo que no se eliminará la cuenta sino que se suspenderá debido a que puede volver a ser requerida la

cuenta por alguna autoridad. Reactivación de Cuentas

Las cuentas quedarán suspendidas para poder volver activarlas cuando se les vuelva a requerir independiente el tipo

de cuenta. Solo se cierra una cuenta en los casos de despedidos con dolo y falle-cidos. Para poder rehabilitar la cuenta

es necesario requerirlo mediante formu -lario y solicitado por una autoridad.

Con el objetivo de garantizar el co -rrecto funcionamiento de Gmail y

la seguridad de sus cuentas, Google Apps limita la cantidad de correos que un usuario puede enviar. Los límites

restringen la cantidad de mensajes

enviados por día y el número de des

-tinatarios por mensaje. Una vez alcan

-zado uno de estos límites, un usuario no podrá enviar nuevos mensajes has

-ta que hayan transcurrido 24 horas,

pero sí puede seguir accediendo a su cuenta y recibir su correo electrónico.

2. Correo

Límite de envío diario*

Mensajes por día 2.000 (500 para las

cuentas de prueba)

Los mensajes reenviados automáticamente desde otra cuenta, no se incluyen en el límite de envío diario. Mensajes

reenvia-dos automática-mente

10.000

Filtros de cuentas que reenvían automáticamente co -rreo.

Filtros de correo de

reenvío automático 20

Direcciones en los campos Para, Cc y Cco de un único correo electrónico*

Destinatarios por

mensaje 2.000 (500 externos)

-Direcciones en los campos Para, Cc y Cco de un único correo electrónico*

Destinatarios por mensaje (enviado vía apps móviles)

99

TiPO DE LíMiTE DESCRiPCióN LíMiTE

Recuento de direcciones individuales en cada correo enviado; 5 correos electrónicos enviados a 10 direccio -nes cuentan como 50 destinatarios*

Total de

destinata-rios por día 10.000

Direcciones de correo electrónico que no pertenezcan a tu dominio principal, incluidos los alias de dominio y los dominios alternativos

Destinatarios

ex-ternos por día 3.000

Recuento de direcciones individuales una vez por día; 5 correos electrónicos enviados a 10 direcciones cuentan como 10 destinatarios únicos*

Destinatarios

úni-cos por día 3.000 (2.000 externos, 500 externos -para las cuentas de prueba)

* Se aplica a destinatarios internos y externos

NOTA: Estos límites pueden cambiar sin previo aviso con el fin de proteger la infraestructura de Google. Los límites por día se aplican sobre un periodo de 24 horas ininterrumpido (en lugar de a una hora específica del día).

Se puede adjuntar archivos hasta 25 MB. Para enviar adjuntos sobre 25 MB se recomienda el uso de Drive.

Al ser un servicio Google, no tenemos acceso a los servidores de correo por lo

cual yano se podrá realizar recuperación de correos eliminados o enviados. Por lo

cual utilice las siguientes herramientas.

No debe conectar su cuenta de correo

a través de IMAP, ya que este se en

-cuentra bloqueado momentáneamen

-te. Esto implica que para utilizar Gmail móvil debe descargar la aplicación, y no conectarla a la herramienta nativa

del celular. Para mayor información de cómo acceder a su correo electrónico

desde su equipo móvil, revise la info

-grafía sobre de Aplicaciones Móviles

2.2 Tamaño de Adjunto

2.3 Responsabilidades de

Uso

• Herramienta de sincronización: Para usuarios que lean su correo electróni

-co a través de Microsoft Outlook (dis

-ponible solo desde .pst a gmail), nues

-tro departamento realizó exhaustivas pruebas para ver cuál de todas las he

-rramientas que ofrece el mercado era

la mejor para nuestra comunidad. Se

llegó a la conclusión que Google APPS Migratos for Microsoft Outlook se utili -zará como herramienta para migración de correos.

2.5 Migración de

Información

Para que funcionen las alertas de venta

-nas emergentes, se debe tener abierta la Aplicación Calendar. Para más

informa-ción ver infografía de Agenda.

3. Agenda

Revise Infografía Agenda Revise Manual Plataforma Integral de Comunicación

Existen límites respecto al número de personas con quien se pueden com

-partir archivos, carpetas y los editores de Documentos (Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formula

-rios y Dibujos de Google), y sobre el número de personas que pueden tra -bajar juntas al mismo tiempo en un

archivo:

• 50 personas pueden editar o co-mentar un documento, hoja de

cál-culo, presentación o dibujo al mismo tiempo. Otros usuarios podrán ver el elemento, pero no podrán editarlo ni serán visibles para otros usuarios que estén trabajando en dicho elemento.

4. Drive

4.1 Nº de Concurrencias

y Nº de Usuarios de un

Archivo

• Un único archivo o carpeta solo se puede compartir con 200 direcciones de correo electrónico, incluidos los

que pueden leer, comentar y editar (este límite no se aplica a los elemen

Drive posee una capacidad Ilimitada

de almacenamiento.

Se pueden subir archivos hasta 1 TB (terabyte).

4.1 Almacenamiento

4.2 Tamaño de Archivos

lími-te, considere las siguientes opciones: • Cuando sea posible, elija una de las opciones de visibilidad pública. • Comparta el documento o el archi-vo con una lista de correo en vez de compartirlo con un gran número de