REALIZACIÓN DE ENTREVISTAS
García Benítez Rebeca Hernández Álvarez Viridiana Navarrete Martínez Arturo
Habilidades Directivas
Introducción
Con excepción de las conversaciones, las entrevistas tal vez sean el suceso que ocurre con más frecuencia como forma de comunicación
Los individuos se entrevistan para obtener un puesto, para reunir información y desempeñar su trabajo, y los directivos entrevistan a los subalternos para revisar su desempeño y dar
orientación y entrenamiento.
Las personas consideran las entrevistas como simples conversaciones durante las cuales se recopila información.
Aunque las entrevistas son
similares a las conversaciones
, existen
diferencias importantes.
Una entrevista es una forma especializada de
comunicación realizada para un objetivo específico
relacionado con una Actividad.
De hecho, una razón por la que algunos directivos no son buenos entrevistadores es que tratan esta
“comunicación intencional” de manera demasiado casual, como si fuera únicamente una
conversación.
Como resultado de una mala planeación y de la falta de atención para manejar el
proceso de entrevista, no logran cumplir su objetivo
Establecer el objetivo
Es importante definir con claridad los objetivos de la entrevista Las preguntas surgen de su objetivo y de su agenda
Establecer el objetivo
Asegurarse de que las preguntas se expresen con claridad y soliciten la información
Pueden utilizarse diferentes tipos de preguntas
Preguntas abiertas
Ejemplo ¿Cómo va su trabajo?
Preguntas cerradas
¿Preferiría trabajar en el proyecto A o en el proyecto Z?
A menudo, un entrevistador sin preparación hará preguntas difíciles de responder o que impedirán
respuestas abiertas y honestas.
Un ejemplo es la pregunta de doble contenido
Otro tipo de pregunta problemática es la
pregunta bipolar
falsa. Una pregunta bipolar ofrece al entrevistado dos
opciones: “¿Votó usted a favor o en contra del contrato
sindical?”. Ésta podría ser una pregunta pertinente y legítima.
Un último tipo de pregunta problemática es la pregunta guiada, en la que se deja saber
al entrevistado la respuesta que usted quiere escuchar por la forma en que
plantea la pregunta:
• ¿No piensa que utilizar este plan
resolverá los problemas que hemos tenido?
• ¿Está a favor de esta política, al igual
Al momento de que planee sus preguntas, preste mucha atención en la forma en que las expresa
Un ejemplo es
o Si hay algo que haría que se quedara ¿Qué seria?
o Si usted no tuviera otra opción, mas que usar este sistema ¿Cómo lo utilizaría
Estructurar la entrevista utilizando auxiliares
de entrevista
Después de determinar el objetivo y la
agenda, y luego de formular sus preguntas, el siguiente paso en la preparación de una entrevista es desarrollar la estructura. Para hacer esto, necesita pensar en tres cosas: la guía de la entrevista, la secuencia de las preguntas, y las transiciones.
Los dos tipos más comunes de secuencias de preguntas son la
secuencia de embudo y la secuencia de embudo invertido.
Se necesita prestar atención a la secuencia de las preguntas, es decir, cómo se interconectarán.
La secuencia de embudo
comienza con preguntas
generales y luego avanza
hacia preguntas cada vez
más específicas.
Su decisión de qué secuencia utilizará depende de lo que quiera lograr en la entrevista.
La secuencia de embudo
invertido modificaeste orden,
comenzando con preguntas
específicas, para luego
avanzar hacia preguntas más
abiertas hacia el final.
Las transiciones en una entrevista desempeñan la misma función
que las transiciones en una presentación oral: sirven para que los escuchas se mantengan
enfocados y conscientes de la ubicación del orador en términos
Anticipar los problemas y preparar las respuestas
Cuando se prepare una
entrevista tiene que tomar en cuenta los problemas que se presentaran
Consiste en la personalidad
del entrevistado y como permite que el individuo se explaye en la entrevista
Realización de la entrevista
Establecer y mantener una atmósfera de comunicación de apoyo
Introducción de la entrevista
Desarrollo del cuerpo de la entrevista Conclusión de la entrevista
Establecer y mantener una atmósfera de
comunicación de apoyo
Una entrevista, como cualquier otro acto de comunicación interpersonal, debería ser una interacción de apoyo en la que los participantes Se sientan libres de comunicarse con precisión.
En general, debe tratar de establecer una atmósfera de comodidad y apertura, libre de incongruencias.
Para mantener una atmósfera productiva y de apoyo es necesario que constantemente analice y se adapte a la interacción conforme ésta se desarrolla.
Introducción de la entrevista
La comunicación de apoyo comienza de manera inmediata en la introducción, donde
usted establece el tono y la atmósfera de la entrevista.
Debe saludar al entrevistado en una forma que ayude a establecer una buena relación. Las impresiones creada en los minutos iniciales de una entrevista son cruciales para su
éxito.
Debe decir al entrevistado: 1. el objetivo de la entrevista;
2. cómo ayudará él o ella a satisfacer ese propósito, y
3. cómo se utilizará la información obtenida durante la entrevista.
Desarrollo del cuerpo de la entrevista
Existen tres tipos de guías:
Estructuradas,
Semiestructuradas No estructuradas
Si la guía de la entrevista es estructurada, usted simplemente leerá las preguntas de la guía y registrará las respuestas del entrevistado.
Una guía semiestructurada incluye diversas preguntas recomendadas para cada tema.
Si la guía de entrevista es no estructurada, entonces utilizará la guía sólo como una agenda. En particular
en una entrevista no estructurada, el entrevistado necesitará que usted lo aliente para responder a sus preguntas de la forma más cabal posible.
Conclusión de la entrevista
Primero
• Asegúrese de indicar explícitamente que la entrevista está a punto de terminar. Diga algo como: “Bien, ésas son todas las preguntas que tengo” o “usted ha sido de gran ayuda”.
Segundo • Tratar de resumir la información que obtuvo
Tercero
• Permita que el entrevistado sepa lo que va a sucede después: ¿Necesitarán reunirse de nuevo? ¿Realizará usted un informe?
Cuarto
• Asegúrese de seguir reforzando la relación al expresarle su aprecio por el tiempo y por sus juiciosas respuestas.
Registro de la información
Aunque haya planeado la entrevista perfectamente y haya realizado todas las preguntas y los sondeos correctos, si no logra recordar con precisión la información obtenida, la entrevista no puede considerarse como un éxito.
Una mejor forma de recordar la información es
tomar notas durante la entrevista.
Si se necesita una transcripción literal de la
entrevista,
entonces es aconsejable utilizar una grabadora.
Tipos específicos de entrevistas organizacionales
Entrevista para obtener información Entrevista de selección de personal Entrevista de evaluación del desempeñoEntrevista para obtener información
Es un tipo de entrevista el cual busca la obtención de la información. Esta sirve para resolver un problema.
Es muy eficiente ya que se planea la cual se debe tener un objetivo general, elaborar una
agenda, desarrollar preguntas, el entorno y anticipar los problemas.
Se encuentran dos factores el primero quien puede dar la información y quien esta
dispuesto a hacerlo.
Entrevista de selección de personal
La entrevista de empleo se utiliza para ayudar
a que los miembros actuales de la empresa elijan a los nuevos miembros.
Los temas a tratar son: experiencia laboral,
escolaridad y capacitación, la personalidad y actividades de interés.
3 fuentes de información: descripción de
puesto, formato de evaluación y currículo y carta de presentación.
Entrevista de evaluación del desempeño
El objetivo es evaluar al miembro de la
organización para no solo saber el desempeño si no para mejorarlo.
El entrevistador deberá preparar el
entorno de la entrevista y el tiempo además de evaluar el desempeño laboral, el puesto, las metas personales y organizacionales, etc..
4 tipos de entrevistas para medir el