2014. Año de los Tratados de Teoloyucan

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Texto completo

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RODOLFO PATRÓN No.123 ESQ. PASEO TOLLOCAN, KM 52 CARRETERA MÉXICO-TOLUCA, LERMA, ESTADO DE MÉXICO, C.P. 52000. TEL: (01 728) 284 73 30. www.edomex.gob.mx

SECRETARÍA GENERAL DE GOBIERNO

PROGRAMA ANUAL DE MEJORA REGULATORIA 2015

DEL CENTRO DE CONTROL DE CONFIANZA DEL ESTADO DE MÉXICO PROYECTO DENOMINADO “PROCESO CÍCLICO DE

INTEGRACIÓN DE EXPEDIENTES” PRESENTACIÓN

A partir de la década de los años 80, la creciente sensibilización de la Administración por todo aquello que fuera encaminado a materializar los principios de eficiencia y eficacia ha conseguido que haya un cambio de mentalidad, cambio que se refleja en la imposición lenta y gradual de una visión integradora de documentos.

El control de los documentos desde su origen en las unidades administrativas es condición indispensable para poder consultarlos tanto en su calidad de testimonio administrativo, como de elemento integrante del patrimonio documental. Este control desde los momentos iniciales de la vida del documento requiere una estrecha colaboración y coordinación entre las distintas unidades administrativas con el fin de que el personal de las mismas disponga de un instrumento que les permita conocer, de forma sintética los principios generales que rigen la organización de archivos y que les sirva de apoyo en la gestión diaria.

La documentación generada de las evaluaciones de control de confianza son medio e instrumento de las acciones realizadas en las unidades administrativas del Centro de Control de Confianza del Estado de México. Uno de los mayores problemas en el manejo de archivos es el desconocimiento de principios y métodos para su organización y control, por lo que resulta necesario poner en práctica técnicas que conduzcan a la homologación en el manejo de los archivos, lo cual es cimiento para la automatización de procesos archivísticos.

De ahí que ahora se presenta el Proyecto que habrá de sustentarse en acciones conducentes al desarrollo de sistemas de conservación de archivos, que habrá de apoyar a dar cumplimiento a las facultades conferidas a este Centro de Control de Confianza, que es la de establecer un sistema de registro y control, que permita preservar la confidencialidad y resguardo de expedientes.

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MISIÓN

Contar con expedientes integrados con la documentación generada por las áreas evaluadoras, con el fin de llevar a cabo un control en la organización de expedientes y de esa forma preservar la documentación original y garantizar información rápida y confiable.

VISIÓN

Ser un Organismo que tenga control de todos y cada uno de los expedientes integrados de las evaluaciones de control de confianza realizados a los elementos de las Instituciones de Seguridad Pública, a efecto de proporcionar la información requerida en los procesos administrativos o judiciales.

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DIAGNÓSTICO DE MEJORA REGULATORIA

Dentro de las atribuciones del Centro está la de establecer un sistema de registro y control, que permita preservar la confidencialidad y resguardo de los expedientes; asimismo el Director General, debe proporcionar a las autoridades competentes la información contenida en los expedientes de los aspirantes e integrantes de las instituciones de seguridad pública y que se requieran en procesos administrativos y judiciales.

Es por ello que resulta imprescindible contar con un expediente que contenga toda la documentación generada de las evaluaciones de control de confianza, con el fin de que la información sea proporcionada al momento que sea requerida por las instancias competentes en los procesos administrativos o judiciales.

En la actualidad no existe un proceso para la integración de expedientes, tanto para la entrega de documentos por parte de las áreas evaluadoras como de la organización para conformar el propio expediente, tampoco existe una base electrónica que indique la documentación existente de las evaluaciones de cada elemento donde se muestre nombre, folio, total de evaluaciones, cambios de puesto o funciones, cambio de adscripción. Con el fin de lograr éste objetivo, es necesario implementar un proceso cíclico de integración de expedientes y llevar un registro completo de cada uno de ellos, el cual nos permita establecer tiempos para la entrega de documentos de cada área evaluadora a fin de conformar un repositorio electrónico, donde se tenga acceso común para conocer el estatus de integración del expediente, asimismo fijar límites de tiempo en la entrega para la integración total.

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FORTALEZAS DEBILIDADES

El Centro de Control de Confianza cuenta con personal especializado en el área de Archivo, que tienen conocimiento de los documentos que integran el expediente, y por tanto pueden realizar la integración del expediente.

No hay espacio suficiente para la organización de expedientes, ni la tecnología adecuada para crear una base de datos que pueda ser controlada por todas las áreas evaluadoras.

No hay tiempo límite de entrega de las evaluaciones por área.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Con el próximo inicio de actividades en el Centro de Control de Confianza, sede Ecatepec de Morelos, habrá infraestructura suficiente para llevar a cabo este Proyecto.

Se podrán establecer criterios con las áreas para determinar el tiempo de entrega de acuerdo a su proceso de evaluación.

Si no se establecen criterios para la entrega de documentación en tiempo y forma, no se logrará establecer el proceso cíclico de integración.

Si no se logra la debida integración del expediente, no se podrá proporcionar la información cuando sea requerida para los procesos administrativos o judiciales.

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El Centro de Control de Confianza comprometido con la calidad y apego a la normatividad, deberá establecer mecanismos que permitan un control en los documentos que integran el expediente de las evaluaciones de control de confianza de los elementos de seguridad pública y privada, estatal y municipal.

Escenario Tendencial.- Si no se cuenta con el expediente integrado con todas las evaluaciones, no se podrá proporcionar la información requerida para los procesos administrativos y judiciales, provocando que el Centro de Control de Confianza y el titular del mismo, no cumplan con lo que dispone la normatividad aplicable.

Escenario Deseable.- Con los documentos completos generados por cada una de las áreas evaluadoras, entregados en tiempo y forma, se puede llevar a cabo un proceso cíclico para la integración de expedientes, permitiendo que se tenga la información al momento de ser requerida por las instancias competentes.

Escenario Factible.- Se cuenta con personal capacitado para llevar a cabo el proceso cíclico para la integración de expedientes, así como la disposición de las áreas evaluadoras para enviar en tiempo y forma la documentación generada de las evaluaciones de control de confianza.

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FUNDAMENTACIÓN JURÍDICA

 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

 Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.  Ley General del Sistema Nacional de Seguridad Pública.  Acuerdo Nacional por la Seguridad, la Justicia y la Legalidad.  Acuerdo por la Seguridad Pública Integral de los Mexiquenses.  Código Administrativo del Estado de México.

 Decreto número 224, aprobado por la H. LVI Legislatura del Estado de México, mediante el cual se crea el Centro de Control de Confianza del Estado de México.

 Reglamento del Secretariado Ejecutivo del Sistema Nacional de Seguridad Pública.

 Decreto número 42 aprobado por la H. LVII Legislatura del Estado de México, mediante el cual se reforma y adicionan diversas disposiciones del Decreto número 224 por el cual se crea el Centro de Control de Confianza del Estado de México.

 Ley para la Mejora Regulatoria del Estado de México y Municipios.  Reglamento de la Ley para la Mejora Regulatoria del Estado de

México y Municipios.

 Reglamento Interior del Centro de Control de Confianza del Estado de México.

 Manual General de Organización del Centro de Control de Confianza del Estado de México.

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ESTRATEGIAS

Para lograr el objetivo para una mejora regulatoria, se requiere de una implementación estratégica, por lo que resulta imperante ejecutar el proceso en cuatro fases:

FASE 1. INTEGRACIÓN

Integración, por parte del personal de archivo, del volumen de evaluaciones generado por el alcance de cumplimiento de las metas, se proyecta un tiempo de ocho meses aproximadamente.

FASE 2. ESTABLECIMIENTO DE TIEMPOS DE ENTREGA.

Reglamentar el tiempo de entrega de la documentación en cada área evaluadora, considerando el criterio que cada una establezca de acuerdo a su proceso de evaluación.

FASE 3. NOTIFICACIÓN DE LOS ELEMENTOS EVALUADOS AL ARCHIVO.

Que se notifique al Archivo General de las evaluaciones realizadas al día, para que pueda llevar el control de la documentación que entrega cada área evaluadora.

FASE 4. BASE ELECTRÓNICA DE INFORMACIÓN DE DOCUMENTACIÓN POR CADA EVALUACIÓN.

Implementación de un Repositorio para tener registrada la información referente a los documentos que contenga cada expediente, así como el estatus en que se encuentra dicha información.

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ACCIONES

Con la realización de acciones planificadas y sistematizadas, se logrará implementar el proceso cíclico de integración de expedientes, que permitirá una mejor administración del soporte documental de las evaluaciones de control de confianza realizadas a los elementos de seguridad pública y privada, estatal y municipal, de la Entidad; para ello se requiere llevar a cabo las siguientes acciones:

 Que cada área lleve un control de la documentación generada, derivado de las evaluaciones realizadas al día por cada elemento de seguridad pública.

 Es aconsejable que en cada área evaluadora haya un responsable de su archivo interno, que a su vez sea el punto de conexión entre ésta y el Archivo General.

 Es indispensable que cada área respete los tiempos fijados para la entrega de documentos al Archivo General.

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