SOLUCIÓN PARA CONTROL DE CONTRATISTAS

SOLUCIÓN PARA

CONTROL DE CONTRATISTAS

DESCRIPCIÓN

-Un servicio de Pronexo S.A.

¿Qué es Pronexo?

1. Portal de

autogestión

2. Asesoría

permanente y

servicios de apoyo

PRONEXO pone a disposición de sus clientes

una solución para el control de contratistas

basada en:

1. controlar al contratista

(disponer de evidencia documental)

2. ordenar la gestión interna

3. disponer de información en tiempo real

4. facilitar el cumplimiento de la Ley 20.123

(Ley de Subcontratación)

5. disminuir el riesgo empresa.

Principales

objetivos

Principales clientes

Clínica Avansalud S.A. Viña Concha y Toro S.A. Industrias Ceresita S.A.

Hidronor Chile S.A..

Minera Ojos del Salado

Metro S.A.

Universidad Diego Portales

Empresas CAMANCHACA

Salina y Fabres

Mina Invierno S.A. Puerto Ventanas S.A.

Unilever Chile S.A. Procter & Gamble Ltda. Grupo SAESA

Salmones Humboldt S.A. DirecTV Chile Ltda.

Minera Candelaria EWOS Chile Ltda.

CCU S.A.

Alimentos y Frutos S.A..

Cervecería Chile S.A.

Productos Fernández S.A.

SOPROLE S.A.

Alsacia Ltda. Australis Seafoods S.A. AquaChile S.A. Brotec S.A.

CBRE Chile S.A.

Autopista Central S.A.

Transporte Mantenimiento, instalaciones Seguridad Outsourcing

SUS CONTRATISTAS

Aseo Alimentación Inspecciones, auditorías, monitoreos

Plantas, sucursales y

otras instalaciones

Casa Matriz

MANDANTE

Almacena docs.

Relaciona la info.

Envía alertas.

Reporte online.

Interacción mandante-contratista

3

. Consulta

documentos

1

. Solicita

información

2

. Cargan los

documentos

Actualizan la

nómina de

trabajadores

Portal

PRONEXO



Transparencia

Confianza

Cumplimiento

Administradores de contrato Asesores PRONEXO Prevencionistas de riesgo y seguridad

Beneficios para su empresa

1. Disminuir el riesgo empresa

2. Facilitar el cumplimiento de la Ley de Subcontratación

3. Estar mejor preparados ante fiscalizaciones y demandas laborales

4. Disminuir el tiempo de búsqueda y acceso a la información

5. Disponer de información en tiempo real

6. Tener una visión global de la situación real en todas las instalaciones

7. Poner a disposición de los administrativos una solución tecnológica eficaz

8. Disminuir la cantidad de papeles y evitar el extravío de documentos

9. Aumentar la seguridad de los trabajadores

Asesoría profesional

1.

Definición de la estrategia de

implementación.

2.

Metodología: documentación del

proceso, definición de roles y

tareas.

3.

Configuración del sistema

4.

Poblamiento inicial

5.

Capacitación de usuarios internos

6.

Talleres de entrenamiento para

sus contratistas

7.

Ayuda en la actualización de

documentos internos

8.

Mesa de Ayuda

9.

Monitoreo permanente del uso

10. Preparación, coordinación y

conducción de las reuniones de

Control de Implementación

Un Ejecutivo de Servicio al Cliente lo asesora durante todo el contrato

para garantizar una correcta implementación y operación.

FUNCIONALIDADES Y CARACTERÍSTICAS

DEL SISTEMA

Simplicidad y eficacia

•

Interfaz simple, intuitiva

•

Sólo requiere de un PC y conexión a la red

•

Permite controlar cualquier tipo de documento

•

Admite documentos en cualquier formato: PDF, Office, etc.

•

Alarmas de tipo semáforo con valores personalizables

•

Automatización de las solicitudes de documentos

•

Información en tiempo real:

‐

¿Cuántos contratistas tenemos? ¿Quiénes son?

‐

¿Qué servicios tenemos externalizados?

‐

¿Cuántos trabajadores están subcontratados?

‐

¿Cuántos están ahora en las instalaciones?

•

Envío automático de alertas por email

•

Informe de cumplimiento de contratistas

•

Documentos por revisar, por vencer o vencidos

Reportes e informes de gestión

•

Panel de control general de cumplimiento

•

Detalle mensual de cumplimiento de los contratistas

•

Documentos por estado: pendientes, por revisar, rechazados,

aprobados

•

Documentos agrupados por tipo, planta, trabajador, vehículo

o contratista

•

Documentos prontos a vencer o vencidos

•

Dotación de trabajadores: activos e inactivos

•

Movimiento de personal por mes

•

Dotación real vs. esperada en un servicio

•

Informe con datos listos para enviar al INE

•

Bitácora de acciones: ¿quién pidió el documento, cuándo lo

entregó el contratista, quién lo aprobó o rechazó? (nombre,

fecha y hora).

Automatización y centralización

•

Biblioteca de documentos centralizada y relacionada: por

contratista, servicio, trabajador y vehículo

•

Solicitudes de documentos por perfil de trabajador

•

Plantillas de documentos que el contratista puede

descargar, llenar y subir directamente

•

Manejo de documentos de desvinculación

•

Descarga masiva de documentos por tipo y descarga

rápida de la carpeta de un trabajador

•

Envío de mensajes a grupos de contratistas

•

Ficha del contratista: datos generales, servicios,

contactos, documentos disponibles o pendientes

•

Ficha del trabajador: datos generales, servicios prestados,

contratos, finiquitos, otros documentos disponibles,

anotaciones y foto.

•

Ficha del vehículo: datos generales, servicios a los que

está asociado, documentos disponibles, conductores

autorizados y fotos.

Controles simples de implementar

•

Control de acceso a las instalaciones:

‐

selección de documentos obligatorios para ingreso

‐

posibilidad de restringir el acceso manualmente

‐

listado de trabajadores con restricción

‐

reporte de entradas y salidas

‐

resumen de horas semanales por trabajador.

•

Autorización de pago:

‐

selección de documentos obligatorios para pago

‐

listado de contratistas y sus semáforos

‐

estado de los documentos

‐

autorización manual de pago

‐

detalle mensual de incumplimientos.

•

Control de garantías y pólizas: contratos asociados,

montos, vigencias.

Un servicio con valor para el contratista

•

Listar y cargar fácilmente los documentos

pendientes

•

Cargar masivamente los documentos de

trabajadores

•

Listar y actualizar documentos prontos a

vencer o vencidos

•

Mantener fácilmente la dotación:

–

Crear trabajadores con formulario simple

–

Carga masiva con plantilla Excel

–

Asistente para dar de baja a trabajadores

–

Desvinculación masiva con plantilla Excel

•

Recepción de alertas por email

–

Documentos pendientes y fechas tope

–

Documentos rechazados y sus causas

–

Documentos por vencer y vencidos

–

Mensajes enviados por el mandante.

Funcionalidades

Beneficios

•

Base de datos disponible con la

documentación de sus trabajadores

•

Evitar retenciones de pago por no presentar

la documentación solicitada

•

Evitar los problemas asociados a la entrega

de documentos por correo electrónico.

•

Poder descargar en línea formularios,

manuales, procedimientos, etc.

Procesos que considera un ciclo completo

Estrategia para implementar Pronexo

•

Lo asesoramos en la definición de una estrategia que permita

cerrar el ciclo completo en un plazo no mayor a 2 meses:

•

Esto permite:

–

entender la dinámica del uso de Pronexo

–

clarificar los roles de las personas que intervienen en el proceso

–

identificar aspectos a mejorar

–

realizar los ajustes antes de implementar con todos los contratistas

•

Ejemplo:

–

Selección de una muestra representativa del total de los contratistas a

gestionar por tipo, por tamaño, por región, entre otros criterios.

Contratistas

configurados

Información

solicitada

oportunamente

Contratistas

cargando

información

Usuarios

realizando el

control

MES A MES

DESDE LA SEMANA

3 o 4 ...

Carga de documentos

control y gestión

Tareas concretas para la etapa inicial

CONFIGURAR

SU EMPRESA

Configurar datos de contacto,

_{usuarios, instalaciones, etc.}

DEFINIR CONTRATISTAS,

DOCUMENTOS Y PROCESOS

Definir procesos, contratistas y

_{configurar los documentos}

CAPACITAR

USUARIOS

Asesorar y capacitar a los usuarios

internos

CONTRATISTA CARGA

DOCUMENTOS

El contratista sube documentos e

_{informa movimiento de personal}

REVISAR, APROBAR,

CONTROLAR CUMPLIMIENTO

Verificar que la información esté

_{actualizada y controlar objetivos}

PREPARACIÓN

SEMANAS 1 y 2

Configuración y

poblamiento inicial

de los datos

TALLERES DE CAPACITACIÓN PARA CONTRATISTAS

¿Cómo se contrata el servicio?

•

Contrato de servicio que incluye:

–

Asesoría en la implementación del sistema y el control de contratistas

–

Capacitación de usuarios internos

–

Talleres de capacitación para sus contratistas

–

Uso de la plataforma www.pronexo.cl

–

Disponibilidad del sistema en todo momento y acceso desde cualquier lugar

–

Mesa de ayuda para atender cualquier requerimiento

–

Monitoreo permanente del nivel de uso del sistema

–

Área de desarrollo para el mejoramiento permanente del sistema.

•

Cuota mensual según la cantidad de trabajadores

–

Sus empresas contratistas no pagan por usar el sistema

–

Sin límite de empresas contratistas

–

Sin límite de usuarios del sistema.

Información de contacto

Oficina Comercial

Mesa central:

+56(2) 2864-5508

Correo

electrónico:

[email protected]

Sitio Web:

www.pronexo.cl