MANUAL INTELISIS INTELISIS MÉXICO, D.F. Av. Reforma No 2654 Colonia Lomas Altas, C.P Knowledge Management

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Knowledge Management

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Ing. Carlos Villanueva Quevedo

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INTELISIS MÉXICO, D.F.

Av. Reforma No 2654

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C.P. 11950

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MANUAL INTELISIS 2800

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MANUAL DE

NOMINA

Versión 2800

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Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión 2800 Fecha de Emisión 21 / Septiembre / 2005 Elaboró

Araceli Mendoza Mendoza

Revisó

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III. ESTRUCTURA DEL ERP ... 12

1. Movimientos del módulo ... 12

IV. DESCRIPCION DEL TABLERO DE CONTROL ... 13

1. Elementos que integran el Tablero de Control ... 14

1.1 Filtros de Búsqueda ... 14 a) Buscar ... 14 b) Movimiento ... 14 c) Estatus... 14 d) Fecha ... 15 e) Usuario ... 16 f) Sucursal ... 17

1.2 Área de Movimientos Realizados ... 18

1.3 Agrupadores por Moneda ... 20

1.4 Formas de Presentación ... 21

1.5 Botones de Acceso ... 22

V. PANTALLA DE CAPTURA ... 23

1. Barras de menú y herramientas ... 24

1.1 Menú Archivo ... 24

1.2 Menú Edición ... 29

1.3 Menú Ver ... 33

1.4 Descripción de campos pantalla de captura ... 36

VI. MOVIMIENTOS DEL MODULO DE NOMINA ... 38

Ruta de Acceso ... 38

1. PAGO IMSS ... 38

1.1 Clave de afectación ... 38

1.2 Funcionalidad ... 38

1.3 Pantalla de Captura ... 38

1.4 Afectación del Movimiento ... 39

2. NOMINA ... 39

3. FALTAS ... 40

4. RETARDOS ... 41

5. INCAPACIDADES ... 41

6. HORAS EXTRAS ... 42

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8. DIAS DE DESCANSO LABORADOS ... 43

9. PRIMA DOMINICAL ... 44

10. DIA FESTIVO LABORADO ... 44

11. BONO GRUPAL ... 45

12. PREMIO POR INV. ... 45

13. CREDITO FONACOT ... 46

14. MATERIAL DE TRABAJO ... 46

15. PRESTAMOS PERSONALES ... 47

16. OTRAS PERCEPCIONES ... 47

17. OTRAS DEDUCCIONES ... 48

18. AGUINALDO ... 49

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21. FINIQUITO ... 54

22. NOMINA ESPECIAL ... 56

23. ACUMULADOS ... 58

24. AUMENTO VACACIONES ... 59

25. VACACIONES VENCIDAS ... 60

26. CANCELACION PARCIAL ... 61

27. DOMINGOS LABORADOS ... 61

VII. EXPLORADORES ... 62

1. Descripción de la ventana Explorador ... 62

1.1 Barra de Herramientas ... 63 1.2 Filtro de Búsqueda ... 63 a) Buscar ... 63 1.3 Filtros de Árbol ... 63 1.4 Área de datos ... 64 1.5 Totalizadores ... 66

2. Exploradores del Módulo ... 66

1. POR CONCEPTO ... 66

VIII. REPORTES ... 68

a) Reportes del módulo ... 69

1. ACUMULADOS ... 70

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9. SUA MOVIMIENTOS ... 79

10. SUA TRABAJADOR ... 80

11. PTU ... 81

11. AVISOS ... 82

A. Aviso Inscripción IMSS ... 82

B. Bajas IMSS ... 83

C. Modificaciones IMSS ... 84

13. ARCHIVOS DISPMAG/ REINGRESOS ... 85

A. Reingresos ... 85

B. Baja ... 86

14. ISR anual sin estimar ... 87

15. Movimientos Por Procesar Movimientos ... 88

16. Movimientos Por Procesar Personal ... 89

17. Analisis ISCAS ... 89

IX. HERRAMIENTAS ... 91

1. Captura en Lote ... 91

2. Fusionar Borradores ... 92

ANEXO 1 - FLUJO DE LOS MOVIMIENTOS DE NOMINA ... 93

ANEXO 2 – CLAVES DE AFECTACIÓN DE LOS MOVIMIENTOS DE GASTOS ... 94

TABLA DE IMAGENES ... 95

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N OW LED G E MA N A G EM EN T IN TELI SI S 2 0 0 6

I. INTRODUCCION

El Módulo de Nóminase utiliza para la administración y control de pagos relativos al personal de la empresa, incluyendo el pago de contribuciones e impuestos fiscales derivados del empleo de Mano de Obra y Servicios Profesionales.

Entre las ventajas que proporciona el módulo de Nómina se encuentran:

Control y pago oportuno de las obligaciones de la empresa como son la nómina, IMSS, PTU, Impuestos, etc.

Control de retardos, faltas, incapacidades, vacaciones o aquellas actividades que involucren retraso en la operación e incumplimiento de horarios.

Control preciso de incentivos al personal como lo son Bonos, Premios y otras prestaciones, que sean utilizadas para el estimulo del personal.

Control y registro real de tiempos extras que no sobre pasen los tiempos estipulados en la política de la empresa.

Lleva en forma clara y concisa los finiquitos, liquidaciones. Pago de la Nómina semanal, quincenal y especial.

Facilita la consulta rápida de los movimientos que involucran los pagos realizados y por realizar, los cuales reflejan el comportamiento diario de la operación de la empresa.

Permite transportar datos a Excel® y Acrobat®.

1.1 Objetivo

Registrar y controlar la Nómina con que la empresa cuenta, generando el pago oportuno y preciso de las obligaciones económicas que se contraen entre la empresa y el empleado, así como el control de prestaciones adicionales otorgadas.

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II. ACCESO A INTELISIS

Seleccione el Icono de Acceso directo a Intelisis.

Imagen 1 – Icono Intélisis

En la ventana Acceso Intélisis registre los siguientes datos.

1. Descripción de campos

USUARIO: Registre el nombre de usuario correspondiente.

CONTRASEÑA: Ingrese la contraseña

Imagen 2 – Acceso Intélisis

USUARIO CONTRASEÑA

DEMO DEMO

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EMPRESA: Seleccione la Empresa Correspondiente

Imagen 3 – Selección de empresa

SUCURSAL: Seleccione el número de sucursal correspondiente.

Imagen 4 – Selección de sucursal Presione el botón

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III. ESTRUCTURA DEL ERP

Imagen 6 – Pantalla Principal Intélisis

La estructura del ERP esta dada por Cuentas, Módulos y Movimientos.

Cuentas: Se refiere a los diferentes catálogos de información con los que cuenta Intélisis.

P. ej. Artículos, Personal, Proveedores, etc.

Módulos: Son las diferentes áreas que conforman una empresa y que controlan una serie de operaciones vitales e interrelacionadas. P. ej. Ventas, Inventarios, Compras, Cuentas por Pagar, Recursos Humanos, etc.

Movimientos: Son las operaciones que realizan los módulos. P. ej. Pedido, Factura, Transferencia, Gasto, etc.

1. Movimientos del módulo

Pago IMSS Préstamos Personales

Nómina Otras percepciones

Faltas Otras Deducciones

Retardos Aguinaldo

Incapacidades PTU

Horas Extras Liquidación

Vacaciones Disfrutadas Finiquito

Días descanso laborados Nómina Especial

Prima dominical Acumulados

Día festivo laborado Aumento Vacaciones

Bono Grupal Vacaciones Vencidas

Premio por Inv. Cancelación Parcial

Crédito Fonacot Domingos Laborados

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IV. DESCRIPCION DEL TABLERO DE CONTROL

Ruta de Acceso

Paso 1 Ir al Menú principal / Procesos / Módulo del sistema

Después de acceder a la ruta antes indicada la primera pantalla que aparecerá será, el Tablero de Control.

NOTA: Para efectos de Ejemplo, se seleccionó el Módulo de Gastos, lo mismo aplica para cualquier otro módulo.

La barra azul de la pantalla es la Barra de Título, la cual indica el nombre de la ventana y el módulo al cual pertenece el tablero de control.

A. Filtros de búsqueda B. Movimientos realizados C. Agrupadores por moneda D. Formas de presentación E. Botones de Acceso A. Filtros de búsqueda B. Movimientos realizados C. Agrupadores por moneda D. Formas de presentación E. Botones de Acceso Imagen 7 – Tablero de Control

Al desplegarse el Tablero de Control se mostraran todos aquellos movimientos que se han ejecutado dentro del módulo. De acuerdo a las necesidades del usuario para ver la información el tablero le permitirá solicitar información específica por medio de sus filtros de búsqueda, los cuales ofrecen varias alternativas para mostrar dicha información, o bien el usuario puede configurar una vista en el tablero de control de acuerdo a los datos que desee observar.

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1. Elementos que integran el Tablero de Control

A continuación se mencionarán las partes que integran el tablero, así como se describirá la funcionalidad de los mismos:

1.1 Filtros de Búsqueda

a) Buscar

Imagen 8 – Filtro Buscar

Facilita la búsqueda de registros que contengan la(s) letra(s) o caracteres que usted indique en este campo, por lo que el resultado de la búsqueda estará en función de los caracteres que se capturen en dicho filtro.

Para buscar registros que empiecen con uno o varios caracteres, captúrelos en el campo del Filtro y oprima <Enter>. Puede utilizar el comodín asterisco (*) que le ayuda a considerar cualquier carácter (letra o número) en el orden que lo coloque, es decir al principio, en medio o al final de la cadena.

Por ejemplo: Si teclea CTE* aparecerán elementos como: CTE0001, CTE0002, etc. Para regresar a la vista original, borre el campo del Filtro y teclee <Enter>.

b) Movimiento

Imagen 9 – Filtro Movimiento

Al presionar el botón de este filtro, se desplegará una lista de todos los movimientos que integran el Módulo en el cual se encuentre, y al seleccionar una de las opciones el tablero mostrará la información relacionada con dicha opción.

c) Estatus

Imagen 10 – Filtro Estatus

Este filtro se utiliza para desplegar solo aquellos movimientos cuyo estatus sea el que se indico en este campo. Cada movimiento puede tener estatus diferente.

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Al seleccionar el botón se desplegarán todas las posiciones que contempla el sistema de los movimientos para visualizarse en el cuerpo de la pantalla:

a) Todos, muestra todos los movimientos no importando el estatus que tuviesen.

b) Por Autorizar, se agregó esta opción en esta versión en los módulos de Ventas, Compras, Gastos, CXP y Tesorería. Por autorizar muestra los movimientos que se encuentren detenidos en espera de autorización. Por ejemplo, en Gastos si el gasto excede el presupuesto.

c) En firme, muestra todos aquellos movimientos que se encuentran validados o aprobados. d) Sin afectar, muestra aquellos movimientos que se han creado en el módulo pero que no

han sido afectados. Se distingue por que no contempla ningún icono que indique alguna acción.

e) Por confirmar, muestra los movimientos que necesitan ser confirmados para poder continuar el flujo.

f) Borrador, esta opción muestra todos los movimientos que al ser afectados quedaron con estatus borrador hasta que se vuelvan a afectar.

g) Pendientes Se muestran aquellos movimientos que están por pasar a concluir su proceso o pasarán a otra etapa y que están esperando para ser ejecutados. Se distinguen o se marcan por el icono el cual se antepone automáticamente en el nombre del movimiento que se desglosan en el cuerpo de la pantalla.

h) Sincronización, Se mostraran todos aquellos movimientos que se han generado por otras sucursales y los cuales el seguimiento especial lo tiene la matriz.

i) Recurrentes, son todos aquellos movimientos que se generan como una plantilla para gastos que se repetirán en un periodo definido o indefinido. Se distinguen porque se marcan con el icono el cual se antepone automáticamente en el nombre del movimiento que se desglosan en el cuerpo de la pantalla.

j) Concluidos, Se muestran aquellos movimientos que ya terminaron su proceso dentro del modulo se distinguen porque se marcan con el icono el cual se antepone automáticamente en el nombre del movimiento que se desglosan en el cuerpo de la pantalla.

k) Cancelados, Se muestran aquellos movimientos que fueron eliminados antes de concluir su proceso por alguna razón dentro del módulo, se marca automáticamente con el icono anteponiéndose al inicio del nombre del movimiento que se desglosa en el cuerpo de la pantalla.

d) Fecha

Imagen 11 – Filtro Fecha

Con este filtro se podrá indicar que se muestren los movimientos realizados agrupados por fecha. Este campo cuenta con varias alternativas para poder visualizar la información en el cuerpo de la pantalla:

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b) Vigente. Muestra todos aquellos movimientos que se encuentran dentro del periodo establecido antes de su fecha de vencimiento.

c) Vencido. Muestra todos aquellos movimientos que ya sobrepasaron con la fecha establecida.

d) Hoy. Muestra aquellos movimientos del día.

e) Ayer. Muestra aquellos movimientos que se vencieron el día anterior.

f) Mañana. Muestra aquellos movimientos que están por vencerse al día siguiente.

g) Esta Semana. Muestra aquellos movimientos que se vencieron durante los días de operación dependiendo de la fecha de hoy, es la que considera el sistema.

h) Semana Pasada. Muestra los movimientos que se vencieron durante los 7 días anteriores de la fecha de hoy.

i) Semana Próxima. Muestra aquellos movimientos que están por vencerse durante los próximos siete días de la fecha de hoy.

j) Este Mes. Muestra aquellos movimientos que están por vencerse y ya han sido vencidos, durante el mes activo en el que se esta operando.

k) Mes Móvil. Se muestra aquellos movimientos que se han vencido contemplando un rango determinado la fecha del día de hoy y la fecha del mes pasado, por ejemplo, entre hoy 25 de septiembre y 25 de agosto del mismo año.

l) Mes Pasado. Se muestra aquellos movimientos que se vencieron el mes anterior en el que estamos trabajando.

m) Mes próximo. Se muestra aquellos movimientos que se vencerán el mes posterior en el que estamos trabajando.

n) Este año.Se muestra todos aquellos movimientos que ya han sido vencidos y que están por vencerse, cuyo periodo es el año activo en el que estamos trabajando.

o) Año Móvil. Se muestra aquellos movimientos vencidos, contemplan la fecha de hoy y la de hace un año.

p) Año Pasado. Se muestra aquellos movimientos vencidos, anteriores al año en el que estamos trabajando.

q) Año próximo. Se muestra aquellos movimientos que se vencerán el año posterior en el que se esta trabajando.

r) Específica. Se muestra aquellos movimientos que se han vencido o se vencerán de acuerdo a una fecha indicada. Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente pantalla la cual indica el periodo que se desea visualizar.

Imagen 12 – Ventana Fecha específica e) Usuario

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Imagen 13 – Filtro Usuario

Este filtro se utiliza para que el Tablero de Control muestre sólo los movimientos originados por un usuario especifico o de todos, con apoyo del botón se enlistan todos aquellos que están registrados en el sistema, a partir del Menú General/Configurar/Usuarios/Usuarios. (ver Manual de Configuración y Cuentas para mayor información.)

f) Sucursal

Imagen 14 – Filtro Sucursal

Se utiliza para indicarle al Tablero de Control de que sucursal específicamente se desean ver los movimientos. Se debe considerar que la Matriz es quien da el seguimiento para la conclusión de los mismos, siendo esta, quien concentra todas las acciones de todas las sucursales dentro de este módulo, o en su caso se podrá visualizar todas las sucursales activas registradas en el Sistema.

En la siguiente ventana se visualizan los movimientos realizados en el módulo de que se trate, y los que se muestran son resultado del uso de los filtros antes mencionados. Cabe mencionar que invariablemente al ingresar al Tablero de Control, los movimientos visualizados son los que se encuentran en estatus Pendiente y Sin Afectar.

Imagen 15 – Tablero de Control

Los nombres de columnas también son filtros de información que acomodan los movimientos en orden alfabético ascendente o descendente. Esto se puede realizar al presionar el nombre de la columna.

NOTA: Al presionar el encabezado de la columna <Movimiento>, organizara los movimientos en orden alfabético ascendente y al volver a presionar cambiara el orden de los movimientos a descendente.

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1.2 Área de Movimientos Realizados

Además de mostrar la información de los movimientos registrados cuenta con un menú secundario que aparece al presionar el botón derecho del mouse sobre esta área.

Imagen 16 – Menú secundario Las opciones que presenta son las siguientes:

Abrir: Con esta opción se podrá acceder y visualizar el movimiento seleccionado.

Propiedades: Al seleccionar esta opción, aparecen las propiedades (resumen) del movimiento seleccionado en el Tablero de Control. La ventana de Propiedades del Movimiento sólo es información de consulta, ya que no podrá hacer cambio alguno.

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Imagen 17 –Propiedades del movimiento

De forma adicional, aparecen botones para conocer a detalle la información como:

1) Posición. Indica los movimientos que originaron el movimiento seleccionado (origen) y/o el movimiento que fue generado.

2) Examinar. Muestra una presentación preliminar del movimiento seleccionado con sus detalles.

3) Anexos. Muestra los documentos digitalizados que se incluyeron en el movimiento.

4) Póliza. En caso de tener una conexión contable para el movimiento, y haber generado las pólizas, aparecerá habilitado éste botón mostrando la información de la póliza contable generada para el movimiento

5) Usuarios. Muestra los usuarios que afectaron el movimiento durante el proceso. 6) Tareas. Muestra las tareas relacionadas con ese movimiento.

7) Tiempos. Muestra el tiempo que se tardó el movimiento es ser afectado por uno o varios usuarios en el proceso.

8) Cerrar. Cierra la ventana Propiedades del Movimiento

Localizar: Esta opción permite localizar movimientos utilizando un valor de búsqueda. Por ejemplo: el Nombre del Movimiento, el Consecutivo, el Concepto, las Fechas de Emisión, etc.

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Imagen 18 – Ventana Localizar

Localizar Siguiente: Una vez que se indicó en la opción la localización de algún valor, con ésta opción se puede repetir la búsqueda hacia otros movimientos.

Imprimir: Esta opción manda imprimir la vista del Tablero de Control con los movimientos que ahí aparecen.

Presentación Preliminar: Esta opción muestra una presentación preliminar de la impresión de la información del Tablero de Control.

Imagen 19 –Ventana Presentación Preeliminar

Enviar a Excel: Envía la información del Tablero de Control a Excel en un archivo listo para guardarse con otro nombre.

Personalizar Vista: Permite personalizar la vista de acuerdo a las necesidades particulares que se tengan.

Imagen 20 –Ventana Personalizar Vista

1.3 Agrupadores por Moneda

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Imagen 21 – Agrupadores por Moneda

Está integrado por un conjunto de carpetas que dependiendo el tipo de monedas registradas en el sistema se crean las mismas. Los movimientos generados con “X” moneda se concentrarán en la carpeta correspondiente.

Se considera al agrupador de monedas un filtro más de búsqueda de movimientos.

1.4 Formas de Presentación

ICONO NOMBRE DESCRIPCIÓN

Actualizar

Al presionar este botón se actualiza la información generada en el sistema.

Iconos grandes

Indica al tablero generar una vista de la información en forma de botones grandes.

Iconos pequeños

Vista de Información con Botones Pequeños. Al presionar este icono el tablero desplegara la información en forma de botones pequeños.

Vista con detalles

Le indica al tablero mostrar la información de los movimientos y sus detalles en forma de lista.

Crear o modificar

plantillas

Permite crear plantillas o modificar las existentes.

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1.5 Botones de Acceso

BOTÓN DESCRIPCIÓN

Con este botón podrá consultar la información detallada de cada uno de los movimientos o en su caso dar su continuidad para concluirlo al hacer clic en él.

Al presionar este botón podrá iniciar el proceso para registrar un nuevo movimiento de un cliente en específico, para aumentar o disminuir la cuenta por pagar de este.

Al presionar este botón se cerrara la pantalla del tablero de control automáticamente.

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V. PANTALLA DE CAPTURA

Ruta de Acceso

Paso 1 Ir al Menú principal / hacer clic en Procesos Paso 2 Seleccionar el Módulo de Nomina

Paso 3 Presionar el botón Nuevo en el Tablero de Control.

La pantalla de captura de los Movimientos está integrada por carpetas y se dividen en dos partes, la parte del Encabezado y el Detalle.

Imagen 22 – Pantalla Principal Nómina

La pantalla deberá llenarse con la información requerida para la realización de los movimientos, introduciendo los datos necesarios en los campos y en las carpetas correspondientes de acuerdo a las necesidades de operación.

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1. Barras de menú y herramientas

Por omisión la Barra del Menú y la Barra de Herramientas se despliegan en la parte superior de la pantalla de captura, la barra de herramientas contiene los iconos para acceder rápidamente a algunas opciones de los menús. A continuación de se hace una descripción de los menús y sus opciones.

1.1 Menú Archivo

Imagen 23 – Menú Archivo

A continuación se describe brevemente el uso de cada opción del menú:

OPCION TECLAS

RÁPIDAS DESCRIPCION

Nuevo Ctrl+N Esta opción se permite capturar un nuevo movimiento.

Copiar Mayús+F11

Esta opción le permite copiar los datos de un movimiento registrado hacia un movimiento nuevo, la diferencia es que al afectarlo el sistema le asigna un consecutivo diferente del movimiento original, tratándolo como un movimiento diferente.

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N OW LED G E MA N A G EM EN T IN TELI SI S 2 0 0 6 OPCION TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCION Copiar en Meses

Esta opción se utiliza para copiar aquellos movimientos generados que de antemano sabe se repetirán el mes o meses siguientes después de su emisión, y funciona de la siguiente manera:

1. Una vez seleccionada esta opción dentro de un movimiento, se abre la siguiente pantalla.

Imagen 24 – Ventana Copiar en meses 2. En la ventana “Copiar en Meses” establece el

periodo en el cual se sabe se repetirá el movimiento y selecciona Generar o Generar y Afectar. Se

recomienda solo presionar el botón generar, ya que esto le permitirá abrir el movimiento y editarlo. Si presiona Generar y Afectar es posible que después no pueda editar el movimiento.

3. Después de presionar en Generar es posible que se presente una ventana para confirmar la ejecución de copiar en meses y después se abrirá la ventana “Información” indicándote la cantidad de

movimientos generados, los cuales corresponderán al número de meses existentes entre el periodo

establecido.

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4. Los movimientos generados solo podrán afectarse hasta que se llegue la fecha en que deberán emitirse.

Abrir Ctrl+A

Despliega el tablero de control para que elija el movimiento que desee abrir para continuar su flujo, revisarlo o concluirlo.

Localizar Mayús+F3

Esta opción permite localizar movimientos utilizando un valor de búsqueda. (Para más detalles ver punto 1.2 Área de movimientos realizados de este manual).

Guardar Cambios

Ctrl+G Guarda todos los cambios que se hayan efectuado en la pantalla de captura.

Personal involucrado

Permite capturar el personal que esta involucrado en el movimiento.

Imagen 26 – Ventana Personal involucrado

Evaluaciones

Muestra la pantalla de evaluaciones del movimiento, donde se permite consultar las realizadas o hacer nuevas evaluaciones.

Propiedades

Esta opción muestra la pantalla con las propiedades de un movimiento. (Para más detalles ver punto 1.2 Área de movimientos realizados de este manual).

Imprimir Ctrl+P

Abre el cuadro de diálogo “Imprimir” que permite editar las opciones de configuración de la(s) impresora(s) instaladas.

Presentación Preliminar

Alt+F11 Muestra una vista previa del movimiento que tenga abierto.

Plantillas Office Ctrl+F11

Permite utilizar plantillas (contratos, facturas) realizadas en las aplicaciones de Microsoft Office con los datos generados por Intélisis.

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Imagen 27 – Ventana Plantillas Office

Formas Alt+F10

Esta nueva funcionalidad permite manejar plantillas de Microsoft InfoPath desde intelisis, abrir la aplicación Microsoft InfoPath , guardar plantillas, rellenar formularios, así como asociar las plantillas a un movimiento. Aquí se puede hacer una asignación de uno o varios formularios a un tipo de movimiento, al asignarle los formularios correspondientes al movimiento.

Cada movimiento puede guardar su propia información, y funciona de manera similar a los anexos, puede ser una forma de captura extra del sistema, pero asociada a un movimiento.

El formulario de Info Path debe ser diseñado por el usuario a sus necesidades, y debe estar en un directorio compartido donde se haya publicado la plantilla InfoPath.

Verificar

Esta opción le hace una revisión completa del movimiento que este realizando antes de afectarlo y de existir algún problema se le comunicara por medio de una ventana de “Información”.

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N OW LED G E MA N A G EM EN T IN TELI SI S 2 0 0 6 Situación Ctrl+F12

Si un movimiento presenta el requerimiento de una autorización, el usuario con privilegios suficientes deberá elegir esta opción para abrir la ventana situaciones y proceder a la validación del movimiento.

Las situaciones frenan el flujo de una operación lo que hacen es requerir la validación de un usuario en específico para poder continuar con el flujo del movimiento.

Sucursal Ctrl+U

Esta opción despliega la siguiente ventana donde se podrá realizar el cambio de sucursal aplicada a un movimiento generado, siempre y cuando no haya sido concluido.

Imagen 29 – Pantalla Cambiar sucursal

Afectar F12

Afecta el movimiento que se este generando y lo cambia de estatus automáticamente.

Asignar consecutivo

Esta opción permite asignarle un consecutivo al movimiento antes de afectarlo.

Imagen 30 – Ventana Información

Eliminar

Esta opción permite eliminar del sistema aquellos movimientos que han sido capturados pero que no fueron afectados. Los movimientos afectados no podrán eliminarse, en este caso se deberá elegir la opción “Cancelar”.

Cancelar

Cuando este habilitada esta opción se podrán cancelar los movimientos. Al cancelarse el movimiento se marcará automáticamente con el icono anteponiéndose al inicio del nombre de dicho movimiento, lo cual se puede ver en la pantalla del Tablero de control.

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Cerrar Alt+F4 Esta opción cerrara automáticamente la pantalla de

captura del módulo correspondiente.

1.2 Menú Edición

Imagen 31 – Menú Edición

RÁPIDAS DESCRIPCIÓN

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N OW LED G E MA N A G EM EN T IN TELI SI S 2 0 0 6 OPCION TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCIÓN

Imagen 32 – Ventana Campos

Campos

Extras Ctrl+1

En esta versión se pueden agregar campos extra a las cuentas y movimientos sin necesidad de utilizar Intélisis SDK o que los haga el área de desarrollo. En esta opción se capturan los campos que se configuraron para el movimiento, y que se encuentran agrupados en carpetas de acuerdo a los grupos que se dieron de alta.

Si un campo no se captura y es requerido entonces el sistema mandará el siguiente mensaje "El campo X del Grupo Y es requerido".

Si se tiene alguna validación (creada al configurar el campo extra), de acuerdo a los datos y la validación, el sistema mandará el mensaje "Dato Incorrecto".

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N OW LED G E MA N A G EM EN T IN TELI SI S 2 0 0 6 OPCION TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCIÓN Totalizar F8

En los casos que un importe registrado en el encabezado de un movimiento sea mayor que la suma de los importes desglosados en el detalle del movimiento, haga clic en totalizar para igualar el importe del encabezado con el importe total del detalle.

Tareas Control+T

Permite agregar actividades necesarias para llevar a cabo un movimiento.

Anexos F4

Sirven para incluir a los movimientos referencias, comentarios, imágenes, archivos, o direcciones de internet, Esta funcionalidad permite digitalizar (mediante un scanner), formatos de gastos, como son, recibos de teléfono, luz, renta, etc. que le permitan al usuario consultar todo tipo de anexos que se quieran registrar que intervengan en los Gastos.

Para registrar un anexo, se utiliza el icono y se capturan los campos que aparecen en pantalla, al seleccionar la pestaña Detalles.

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N OW LED G E MA N A G EM EN T IN TELI SI S 2 0 0 6 OPCION TECLAS RÁPIDAS DESCRIPCIÓN

Se verifica la pestaña Lista y aparece el tipo seleccionado y el nombre. Dé clic en el botón Guardar y cerrar para generar el archivo anexo.

Imagen 35 – Ventana Anexos

Concepto

Express Ctrl+F8

A partir de esta versión mediante esta opción se puede dar de alta un concepto de Gastos con los datos de Nombre del Concepto, Clasificación y Subclasificación.

Esto es para que inmediatamente se pueda usar en el detalle del movimiento del gasto.

Los datos referentes a % IVA, %Retención se guardan en blanco y % Deducible le asigna el valor 100, por lo que si se desea modificar estos datos, habrá que entrar a editarlos en Configurar / Conceptos / Gastos.

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N OW LED G E MA N A G EM EN T IN TELI SI S 2 0 0 6 1.3 Menú Ver

Imagen 37 – Menú Ver

RAPIDAS DESCRIPCION

Anterior Ctrl+,

Muestra el movimiento que se haya generado antes de darle la opción de afectar. Por ejemplo: si en el

movimiento Solicitud, se indicó la opción afectar, y de las opciones que aparecen en la pantalla se seleccionó Anticipo, al indicar Anterior, aparece el movimiento Solicitud.

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N OW LED G E MA N A G EM EN T IN TELI SI S 2 0 0 6 OPCION TECLAS RAPIDAS DESCRIPCION

de darle la opción de afectar.

Información del Acreedor

Ctrl+I

Muestra en forma detallada la información que se haya registrado en la cuenta del Acreedor. Este campo se habilita al momento de seleccionar un Acreedor en el Movimiento.

Imagen 38 – Ventana Información del Acreedor

Información de la Cuenta

Mayús + Ctrl + I

Indica la manera como esta registrada la cuenta, algunos de los datos son: Moneda, Saldo, Saldo concluido, Por conciliar.

Imagen 39 – Ventana Información de la Cuenta

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proyecto Cuentas / Proyectos, los cuales son el nombre, la

descripción, la categoría, fechas de inicio y de fin y el estatus.

Imagen 40 – Ventana Información del Proyecto

El icono permite incluir datos, e

información referente al movimiento que se desee anexar para ser tomada en cuenta.

Tiempos

Esta opción muestra la siguiente pantalla con el tiempo que utiliza un usuario determinado en generar un movimiento.

Imagen 41 – Ventana Tiempos

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Conceptos, Tipos de Movimientos, Cuentas.

Imagen 42 – Ventana Políticas

Posición del movimiento

Muestra todo el flujo de un proceso en el cual esta involucrado un movimiento en cuestión. En otras palabras describe los movimientos origen y/o destino generados del mismo.

Imagen 43 – Ventana Posición del movimiento Nota: Algunas de las opciones de los diferentes menús antes descritas podrán no estar habilitadas para seleccionarse, esto puede deberse a la configuración del sistema o del usuario que no tenga los atributos para utilizarlas, del movimiento que se este ejecutando o del estatus en que se encuentre este.

1.4 Descripción de campos pantalla de captura

Los campos que presenta esta pantalla en el encabezado son:

NOMBRE DESCRIPCIÖN

Movimiento Campo que indica el movimiento a realizar dentro del modulo correspondiente. Proyecto

Campo para seleccionar el proyecto que está relacionado al movimiento o las personas que se están contratando.

UEN La Unidad Estratégica de Negocios es un clasificador el cual ayuda a dividir a

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una planeación estratégica.

Moneda Establece el tipo de moneda con la que se realizara el movimiento.

Fecha emisión

Indica la fecha en que se registra el movimiento, generalmente aparece automáticamente la fecha local o del Servidor.

Fecha Origen Campo para ingresar la fecha de origen del movimiento.

Concepto Establece la razón/justificación por la cual se origina el movimiento. Observaciones Son anotaciones estándar que se podrán agregar a los movimientos.

Los campos que presenta el Detalle son:

Persona

Campo para ingresar el Nombre de la Persona a la cual se le asignará el movimiento.

(38)

®

K

VI. MOVIMIENTOS DEL MODULO DE NOMINA

A continuación se detalla la funcionalidad de los movimientos a realizar en este módulo.

Ruta de Acceso

Paso 1 Ir al Menú principal / Procesos Paso 2 Seleccionar el Módulo de Nómina

Paso 3 En la pantalla <Tablero de Control - Nómina> presione el botón Nuevo, después seleccione en el campo Movimiento el movimiento a realizar.

NOTA: Se debe considerar que la ruta de acceso es igual para cada uno de ellos.

1. PAGO IMSS

1.1 Clave de afectación NOM.NE

1.2 Funcionalidad

El movimiento Pago IMSS se utiliza para generar el cálculo para el pago de las cuotas obrero-patronales correspondiente al mes.

1.3 Pantalla de Captura

Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:

CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN

Movimiento Detalle Indica la fecha en que se establece un compromiso con el

cliente para la entrega del producto comercializado.

Importe Detalle Registra la cantidad a pagar al IMSS.

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®

K

N OW LED G E MA N A G EM EN T IN TELI SI S 2 0 0 6 movimiento.

Forma Pago Detalle Selecciona la forma de pago a utilizar.

Concepto Detalle Define la fecha del movimiento.

Cantidad Detalle El sistema da por Default el número “1”

1.4 Afectación del Movimiento

Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido.

2. NOMINA 2.1 Clave de afectación

NOM.N

El movimiento Nomina se utiliza para generar el cálculo correspondiente al pago de la nomina del periodo señalado.

Movimiento Detalle Indica la fecha en que se establece un compromiso con el

cliente para la entrega del producto comercializado.

Importe Detalle Registra la importe a pagar.

Cuenta Detalle Establece la cuenta de dinero a en la que se ingresará el

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®

K

Concepto Detalle Define la fecha del movimiento.

Cantidad Detalle El sistema da por Default el número “1” 2.4 Afectación del Movimiento

Al afectarse el movimiento Nóminagenera unBorrador.

3. FALTAS 3.1 Clave de afectación

NOM.C

En este movimiento se aplicarán las faltas de asistencias generadas por el personal, este movimiento no se encuentra vinculado al modulo de asistencias ni al de control de accesos.

Fecha Inicio Detalle Indica la fecha de la inasistencia del personal.

Cantidad Detalle Registra cuantos días no se presento el empleado a laborar.

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K

N OW LED G E MA N A G EM EN T IN TELI SI S 2 0 0 6 4. RETARDOS 4.1 Clave de afectación NOM.C 4.2 Funcionalidad

En este movimiento se aplicara la política establecida para registrar los retrasos generados por el personal durante un periodo determinado, este movimiento no se encuentra vinculado al modulo de asistencias ni al de control de accesos.

Cantidad Detalle Registra cuantos días no se presento el empleado a laborar.

Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Por Procesar.

5. INCAPACIDADES

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®

K

N OW LED G E MA N A G EM EN T IN TELI SI S 2 0 0 6 5.2 Funcionalidad

En este movimiento se registraran las incapacidades acreditadas por el IMSS a favor del trabajador por la imposibilidad de desempeñar su labor habitual.

Cantidad Detalle Registra cuantos días no se presento el empleado a laborar. 5.4 Afectación del Movimiento

6. HORAS EXTRAS

6.1 Clave de afectación NOM.C

En este movimiento se registran las horas laboradas con autorización previa del patrón, posteriores a la jornada normal de trabajo.

(43)

®

K

7. VACACIONES DISFRUTADAS

7.1 Clave de afectación NOM.VT

Este movimiento permite registrar el período anual de vacaciones a que tienen derecho los trabajadores que tengan más de un año de servicios prestados.

8. DIAS DE DESCANSO LABORADOS

8.1 Clave de afectación GAS.CTO

Este movimiento se utiliza para registrar los días de descanso que laboro el trabajador en un período determinado.

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®

K

9. PRIMA DOMINICAL 9.1 Clave de afectación

NOM.C

Registra el número de días Domingo trabajados para el cálculo correspondiente a la prima dominical conforme a la Ley Federal del Trabajo.

.

Al afectar el movimiento este pasa de estatus Sin Afectar a estatus Por Procesar.

10. DIA FESTIVO LABORADO

10.1 Clave de afectación NOM.C

Con este movimiento se registran los días festivos que labore el personal, estos días deberán ser registrados en la jornada de trabajo como días no laborables.

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®

K

N OW LED G E MA N A G EM EN T IN TELI SI S 2 0 0 6 11. BONO GRUPAL 11.1 Clave de afectación NOM.P 11.2 Funcionalidad

En este movimiento se aplicara la política de la empresa para el pago de Bono Grupal generado durante un periodo determinado por el personal.

Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Por Procesar.

12. PREMIO POR INV.

12.1 Clave de afectación NOM.P

Se utiliza para registrar un premio (gratificación económica). Al mantener un inventario óptimo la empresa puede optar por brindar un aliciente al personal con el fin de incrementar su motivación y que mantenga la administración y control del inventario que se desea.

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®

K

N OW LED G E MA N A G EM EN T IN TELI SI S 2 0 0 6 13. CREDITO FONACOT 13.1 Clave de afectación NOM.PD 13.2 Funcionalidad

Con este movimiento se registra al personal que cuenta con un crédito otorgado por Fonacot para aplicar el descuento correspondiente.

Importe Detalle Registra el saldo deudor por concepto de Crédito Fonacot.

Sueldo Período Detalle El sistema da por default el sueldo mensual del empleado.

14. MATERIAL DE TRABAJO

14.1 Clave de afectación NOM.PD

Este movimiento sirve para registrar el importe de algún préstamo por concepto de Material de Trabajo que se le otorgue al personal.

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K

15. PRESTAMOS PERSONALES

15.1 Clave de afectación NOM.PD

Este movimiento permite gestionar un préstamo de dinero al empleado.

Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Por Procesar, generando unaSolicitud de Chequeen el Módulo deTesorería.

16. OTRAS PERCEPCIONES

16.1 Clave de afectación NOM.P

Es un movimiento que permite registrar cualquier otra percepción que no se encuentre considerada en los movimientos anteriores. Se aplicarán las políticas establecidas por la empresa en esta materia.

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K

N OW LED G E MA N A G EM EN T IN TELI SI S 2 0 0 6 16.3 Pantalla de Captura

Importe Detalle Registra la cantidad de la percepción.

Fecha de Inicio Detalle Indica la fecha a partir de la cual inicia la percepción.

Cantidad Detalle El sistema da por Default “1”.

Referencia Detalle Registra el número o código de identificación que origina la

percepción.

Al afectar este movimiento pasa del estatus Sin Afectar a Por Procesar.

17. OTRAS DEDUCCIONES

17.1 Clave de afectación NOM.D

Es un movimiento que permite registrar cualquier otra deducción que no se encuentre considerada en los movimientos anteriores. Se aplicarán las políticas establecidas por la empresa en esta materia.

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Importe Detalle Registra la cantidad de la deducción.

Sueldo Período Detalle El sistema da por default el sueldo del empleado recibido en

el período.

Fecha inicio Detalle El sistema da por default la fecha del servidor.

Cantidad Detalle El sistema da por default “1”

percepción.

Al afectar este movimiento pasa del estatus Sin Afectar a Por Procesar.

18. AGUINALDO

El movimiento Aguinaldo permite generar el cálculo para el pago del Aguinaldo correspondiente al ejercicio.

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K

N OW LED G E MA N A G EM EN T IN TELI SI S 2 0 0 6 Deducción, Estadística.

Importe Detalle Registra el importe que corresponde al empleado por

concepto de la prestación Aguinaldo.

Cuenta Detalle Selecciona la cuenta de dinero de la cual saldrán los fondos. Forma de Pago Detalle Selecciona la forma en la que se realizara el pago.

Concepto Detalle Selecciona la Opción: Aguinaldo. Cantidad Detalle El sistema da por default el número “1” Referencia

Detalle Registra el número o código de identificación que origina la percepción.

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®

K

Imagen 44 –Nómina Aguinaldo

19. PTU 19.1 Clave de afectación

NOM.NE

El movimiento PTU permite generar el cálculo para el pago del PTU correspondiente al ejercicio.

Movimiento Detalle Selecciona la opción que corresponda: Percepción,

Deducción, Estadística.

Importe Detalle Registra el importe que corresponde al empleado por

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®

K

Forma de Pago Detalle Selecciona la forma en la que se realizara el pago.

Concepto Detalle Selecciona la Opción: Aguinaldo Cantidad Detalle El sistema da por default el número “1”

percepción.

Al afectar este movimiento pasa del estatus Sin Afectar genera un Borrador

Imagen 45 –Nómina PTU

20. LIQUIDACION

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K

Este movimiento se utiliza para generar las liquidaciones de personal de acuerdo a las disposiciones que marca la ley.

Este movimiento activa algunos campos en el detalle de la pantalla de captura pero estos campos no se deberán llenar, es decir solo se llena la parte del encabezado y se afecta el movimiento, esto desplegara la siguiente pantalla.

Imagen 46 – Generar la nómina Aguinaldo

Selecciona el filtro que corresponda para ubicar al empleado que se va a liquidar y presiona el

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®

K

Se despliega de inmediato la ventana Liquidación en la cual de indica el porcentaje que corresponde para la liquidación y se presiona el botón Aceptar.

Imagen 47- Liquidación

Al afectar el Movimiento Liquidación genera un borrador.

Imagen 48 – Nómina Liquidación

21. FINIQUITO 21.1 Clave de afectación

(55)

®

K

Este movimiento se utiliza para generar los finiquitos de personal de acuerdo a las disposiciones que marca la ley.

Imagen 49 – Generar Nómina Finiquito

Selecciona el filtro que corresponda para ubicar al empleado que se va a liquidar y presiona el

icono .

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K

Imagen 50 – Nómina Finiquito

22. NOMINA ESPECIAL

Este movimiento fue creado para registrar las eventualidades de último momento como puede ser una Compensación o un Bono, considerando después de que se afecto la nómina normal, es un movimiento urgente de pago (se requiere generar previamente un movimiento de Comisión o Bono).

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Imagen 51 – Generar Nómina Especial

Selecciona el filtro que corresponda para ubicar al empleado que se va a pagar la Comisión o Bono

y presiona el icono .

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Imagen 52 - Nomina Especial

23. ACUMULADOS

23.1 Clave de afectación NOM.NA

Con este movimiento se registran los importes acumulados de los movimientos del personal de la empresa generados en el ejercicio y que se deben migrar al sistema Intelisis (Datos informativos para el cálculo anual de Sueldos y Salarios).

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Movimiento Detalle Selecciona la opción que corresponda: Percepción, Deducción, Estadística.

Importe Detalle Registra el importe que corresponde al empleado por concepto de la prestación Aguinaldo.

Concepto Detalle Selecciona la Opción: Acumulados.

Cantidad Detalle El sistema da por default el número “1”

Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura se acepta y se procede afectar el movimiento, pasando del estatus Sin Afectar a Concluido.

24. AUMENTO VACACIONES

24.1 Clave de afectación NOM.VA

De acuerdo a la configuración del Módulo esté movimiento lo sugiere o genera en automático el sistema, al momento de generar las nóminas aparecerá en el borrador los datos de Aumento de Vacaciones del personal que cumple años de antigüedad de la prestación de servicios en la empresa.

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K

Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura se acepta y se procede afectar el movimiento, pasando del estatus Sin Afectar a Concluido.

25. VACACIONES VENCIDAS

25.1 Clave de afectación NOM.VT

En este movimiento se capturará los días que se le adeuden al personal de sus periodo vacacional anteriores al actual y que se consideraran perdidas por no haberlas disfrutado.

Fecha de inicio Detalle El sistema da por default la fecha del servidor. Cantidad Detalle El sistema da por default el número “1”

Referencia Detalle Registra el número o código de identificación que origina la percepción.

Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura se acepta y se procede afectar el movimiento, pasando del estatus Sin Afectar a Por Procesar.

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N OW LED G E MA N A G EM EN T IN TELI SI S 2 0 0 6 26. CANCELACION PARCIAL 26.1 Clave de afectación NOM.NC 26.2 Funcionalidad

Este movimiento se utiliza para realizar la cancelación parcial al total de la nomina, puede ser de uno o varios empleados dentro de un periodo determinado.

Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura se acepta y se procede afectar el movimiento, pasando del estatus Sin Afectar a Por Procesar.

27. DOMINGOS LABORADOS

27.1 Clave de afectación NOM.CD

En este movimiento se utiliza para registrar el número de días domingos trabajados, y generar la prima dominical correspondiente.

Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura se acepta y se procede afectar el movimiento, pasando del estatus Sin Afectar a Por Procesar.

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VII. EXPLORADORES

Ruta de Acceso

Paso 1 Ir al Menú principal / Exploradores Paso 2 Seleccionar el Módulo de Nomina Paso 3 Seleccionar el explorador por concepto

Los Exploradores sirven para sacar información del sistema de forma dinámica ya que incluyen filtros de búsqueda para requerir solo la información necesaria, el usuario podrá utilizar dichos filtros para visualizar la información de acuerdo a sus necesidades.

Para poder realizar consultas en los exploradores es necesario indicar al sistema los usuarios con los privilegios suficientes para utilizar esta parte del menú en Menú principal Configurar / Usuarios / Accesos. Para configurar el acceso de los usuarios refiérase al Manual de Configuración MI-MC-CONF.

1. Descripción de la ventana Explorador

En la siguiente imagen se presentan las partes principales del un explorador, las cuales se detallarán a continuación:

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N OW LED G E MA N A G EM EN T IN TELI SI S 2 0 0 6 1.1 Barra de Herramientas

A continuación se describe la funcionalidad de los botones de la barra de herramientas:

Botón Descripción

Permite cerrar la ventana del explorador.

Imprime los datos presentados en el explorador a la(s) impresora(s) configurada. Muestra la vista preeliminar del explorador.

Traslada los datos mostrados en el explorador a una hoja de Microsoft Excel. Muestra las propiedades del movimiento seleccionado.

Abre la ventana de Información del Acreedor. Permite personalizar la vista del explorador.

1.2 Filtro de Búsqueda a) Buscar

Imagen 54 – Filtro Buscar

Facilita la búsqueda de registros que contengan la(s) letra(s) o caracteres que usted indique en este campo, por lo que el resultado de la búsqueda estará en función de los caracteres que se capturen en dicho filtro.

Para buscar registros que empiecen con uno o varios caracteres, captúrelos en el campo del Filtro y oprima <Enter>. Puede utilizar el comodín asterisco (*) que le ayuda a considerar cualquier carácter (letra o número) en el orden que lo coloque, es decir al principio, en medio o al final de la cadena.

Por ejemplo: Si teclea CTE* aparecerán elementos como: CTE0001, CTE0002, etc. Para regresar a la vista original, borre el campo del Filtro y teclee <Enter>.

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Este filtro muestra agrupados todos los movimientos, en forma de carpetas, de las diferentes

Clasificaciones, Subclasificaciones y Conceptos según sea el explorador que este en uso. Área de datos

Muestra la relación de movimientos realizados en el módulo. Esta vista de datos se puede personalizar con la herramienta Personalizar Vista .Para personalizar una vista realice las siguientes indicaciones:

1) Presione el icono Personalizar Vista, se abre la siguiente ventana.

Imagen 55 – Pantalla Personalizar vista

2) En la ventana desplegada presione en el botón Nuevo para crear una vista personalizada, Se abre la siguiente ventana.

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Imagen 56 – Pantalla Seleccionar Campos

3) En esta nueva ventana aparece una lista por omisión (Lista en Uso) de la información que presentara la vista del explorador. Para indicar al sistema que muestre mas información de la predeterminada, seleccione la opción que quiera que aparezca de la Lista Disponibles y presione el botón Agregar, si desea quitar elementos que no necesite visualizar de la Lista en Uso, solo selecciónela y presione el botón Quitar.

4) Con los botones Subir y Bajar se puede cambiar el orden de las opciones de la Lista en Uso y acomodarlas de acuerdo a sus necesidades. El orden de las opciones, establece el acomodo de la información visualizada en el explorador.

5) Una vez que se tiene la Lista en Uso deseada, ingrese el nombre con el que identificara su vista personalizada y presione le botón Aceptar. O en su defecto Cancelar, si se ha decidido por no crearla.

6) Para aplicar una vista personalizada que se haya creado, selecciónela como se muestra en la siguiente ventana y presione en Seleccionar.

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Para modificar o eliminar una de las vistas creadas, solo selecciónela y presione el botón correspondiente de la ventana “Personalizar Vista”.

1.5 Totalizadores

Muestra el total de Impuestos, Importe, Retenciones, Saldo por todos movimientos que se encuentran en la vista del explorador.

2. Exploradores del Módulo

Por Concepto

1. POR CONCEPTO

El módulo de Nómina solo cuenta con el explorador de Nomina por Concepto. La vista por omisión despliega la información de los movimientos de nómina por tipo de concepto, este explorador organiza la información en las siguientes columnas de información: Persona, el Nombre, la Percepción, las Deducciones y las Estadísticas.

. Para configurar el acceso de los usuarios refiérase al Manual de Configuración MI-MC-CONF.

Este explorador muestra la relación de movimientos realizados en el módulo. Para ver las subclasificaciones es necesario dar clic en el botón .

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