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1. DEFINCION

Este procedimiento establece los criterios y requisitos a seguir para la suscripción, ejecución y control de convenios de cooperación interinstitucional de tipo nacional e internacional y/o contratos interadministrativos, para la prestación de servicios de extensión e investigación.

2. ALCANCE

Aplica a todas las facultades y dependencias de la Universidad que realicen convenios con entidades públicas o privadas nacionales o internacionales. Inicia con la idea o iniciativa del convenio y termina con la liquidación y archivo del expediente.

3. ESTRUCTURA 3.1 GENERALIDADES

El proceso GESTION DE RELACIONES INTERNACIONALES Y COOPERACION INTERINSTITUCIONAL recepciona solicitudes y proyectos de convenios tanto de las unidades académico administrativas internas, como de instituciones externas. Revisa que no exista un convenio previamente firmado con la misma institución y con el mismo objeto, y controla que se adjunten los requisitos establecidos para cada tipo de convenio.

Todo convenio y/o contrato a suscribirse por la universidad contará previamente según su naturaleza, con aval del Director de Extensión universitaria, Director de investigaciones, Director de Oficina de relaciones internacionales, y Decanos para pasantías. Lo anterior con el fin de controlar y realizar seguimiento a la ejecución de estos.

DEFINICIONES

Cooperación: La cooperación consiste en el trabajo en común llevado a cabo por parte de un grupo de personas o entidades hacia un objetivo compartido, generalmente usando métodos también comunes, a cambio de trabajar de forma separada en competición.

Convenio: Es un documento suscrito entre dos instituciones en el que manifiestan la voluntad y compromiso de desarrollar en forma planificada actividades de interés común sin fines de lucro. Expresa la confianza y buena voluntad entre las partes comprometidas para desarrollar actividades de cooperación mutua.

Convenio Marco: Propone objetivos generales y deja abierta la posibilidad de desarrollar actividades de cooperación en diversas áreas entre las instituciones.

Convenio Específico: Tiene como objetivo desarrollar programas o proyectos puntuales.

Unidad Gestora o Iniciadora: Esta cumple con proponer la idea del convenio y/o contrato. Puede ser una entidad externa que hace el ofrecimiento, un servidor público docente o no de la Uptc, una Facultad, Escuela, Centro de Investigación y Extensión y/o una Dependencia (Dirección de Extensión Universitaria, Dirección de Investigaciones, Decanos y Directivos.) Según resolución 2682 de 2004

Unidad responsable: La Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional, será la encargada del procedimiento de los convenios, el perfeccionamiento del mismo, junto con los requerimientos y las condiciones para su posterior legalización, Según resolución 2682 de 2004

Unidad Decisoria: .Todo compromiso que adquiera la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia deberá ser decidido y firmado por el representante legal, que es el Rector de la misma. Previo concepto de la Oficina Jurídica. Según resolución 2682 de 2004

Unidad De Control: Cumple con una misión de control, verificación y seguimiento sobre el desarrollo y ejecución del convenio, esta será por parte de la unidad responsable y la unidad gestora o ejecutora, por un delegado de la oficina de evaluación independiente, y por el coordinador y/o supervisor delegado mediante acto administrativo por la Universidad para tal fin, quienes velarán por su estricto cumplimiento. Según resolución 4313 de 23 de octubre de 2012

Unidad de Apoyo: Está conformada por aquellos procesos que actúan en red, con el fin de apoyar la legalización y ejecución de los convenios, contratos que adquiera la Universidad. Proceso Gestión Normativa, Proceso Gestión Financiera, Proceso Gestión de Adquisición Bienes y Servicios. Se incluye por su interacción en el procedimiento

Unidad Ejecutora: Realiza ordenación de gasto, acompañamiento de tipo administrativo y financiero al Supervisor y/o coordinador quien cumple las actividades de realizar informes, actas y documentos elaborados a medida que se ejecuta el contrato. Resolución 063 de 2012.

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REQUISITOS

1- SUSCRIPCIÓN CONVENIOS MARCO:

 Documentación que certifique la representación legal (Fotocopia de cédula y acta de posesión o cámara de comercio), o copia del documento de identidad si es una persona natural.

 Minuta de convenio.

CONVENIOS Y/O CONTRATOS ESPECÍFICOS CON RECURSOS:

 Formato SIGMA E-GC-P01-F01, completamente diligenciado y firmado.

 Minuta de convenio.

 Documentos que certifiquen la representación legal (Fotocopia de cédula y acta de posesión o cámara de comercio), o copia del documento de identidad si es una persona natural.

 Propuesta que incluya cronograma y presupuesto, avalada técnica y financieramente por la Dirección de Extensión Universitaria o por la Dirección de Investigaciones.

 Certificado de disponibilidad presupuestal ( si aplica)

CONVENIOS ESPECÍFICOS PARA LAS PRÁCTICAS EN LA MODALIDAD OPCION GRADO

Los convenios específicos para las prácticas reguladas en la Resolución No. 016 de 2009 del Consejo Académico, los firmará el Decano de cada Facultad siguiendo el procedimiento de convenios, de acuerdo a la resolución 4313 de 2012

 Formato SIGMA E-GC-P01-F01, completamente diligenciado y firmado.

 Documentos que certifiquen la representación legal (Fotocopia de cédula y acta de posesión o cámara de comercio), o copia del documento de identidad si es una persona natural Minuta de Convenio

 Cronograma de actividades ,Plan de trabajo a desarrollar

 Seguro estudiantil copia de la estampilla que va al respaldo del carnet.

 Fotocopia recibo de matricula

 Carta de aceptación de la empresa con visto bueno del Comité de Currículo

2- ADICIONES O MODIFICACIONES EN VALOR Y/O EN TIEMPO:  Minuta de adición del convenio ( adición en valor o en tiempo)

 Certificado de disponibilidad presupuestal ( si aplica )

 Justificación de la adición o modificación

 Plan de Manejo presupuestal ( si aplica)

3- LIQUIDACION

 Minuta acta de liquidación

 Informe financiero ingresos y gastos ( SIAFI-Centro de Costos)

En caso de que el representante legal de la contraparte no sea el mismo se debe anexar los documentos de Representación Legal de la persona facultada para suscribir convenios o contratos

No.

DEPENDENCIA DESCRIPCIÒN DE ACTIVIDADES

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Unidad Gestora o Iniciadora: (Dirección de Extensión, Dirección de Investigaciones, Decanos, Directivos)/UPTC

Propone idea o iniciativa de convenio Marco o específico

Radica en la Unidad de Relaciones Externas y convenios, según requisitos establecidos en generalidades, con la viabilidad y aval financiero y técnico del convenio

Convenios específicos para las prácticas en la modalidad opción grado.

Los decanos tendrán la Facultad de firmar los convenios, para desarrollar practicas de extensión contenidas en el literal b, articulo 1, de la resolución 16 del 2009, remitiendo con sus anexos a la Unidad Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional/UPTC.

2 Unidad responsable: Unidad de Relaciones Internacionales y

Cooperación Interinstitucional/UPTC

Envía proyecto de convenio con los soportes a la Oficina Jurídica para que emita concepto

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3 Unidad de Apoyo: Proceso Gestión Normativa/UPTC

 Revisa la pertinencia de suscripción del convenio, si es viable jurídicamente y cuenta con los soportes requeridos en el procedimiento se envía a rectoría para firma.

 Adicionalmente atendiendo a la resolución 4313 de 23 de octubre de 2012, proyecta Resolución Rectoral de designación de responsable del convenio en donde se especificará además las funciones como supervisor y/o coordinador según resolución 0063 de enero de 2012, y envía para firma.

 Si la oficina jurídica en su concepto no da el aval, se devuelve a la Unidad de Relaciones Externas y convenios, informando sobre los posibles cambios del convenio.

4 Unidad Decisoria

Rectoría -Asesor/UPTC

Punto de control.  Asesor verifica el cumplimiento de requisitos anexos al

convenio y pasa para firma.

 Firma el convenio y resolución rectoral (si aplica) se envía a la Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional

5 Unidad responsable:

Unidad Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional/UPTC

Legalización

 Una vez firmado el convenio se procede a colocar número interno y fecha y remite original a la entidad externa.

 Envía copias a las unidades internas (Unidad de apoyo, Proceso Gestión Financiera), Unidad Gestora y ejecutora del convenio y la persona responsable del convenio, para que inicie su ejecución.

6 Unidad ejecutora

(Dirección de Extensión, Dirección de Investigaciones, Decanos, Directivos) /UPTC

Punto De Control Ejecución financiera

 Tramita y avala la solicitud de apertura de centro de costos para el manejo presupuestal del convenio, ante Unidad de Apoyo proceso de gestión financiera

 Si aplica, tramitar el acta de inicio.

 Asesorar, apoyar al supervisor en el desarrollo y correcta ejecución del cronograma en aspectos técnicos-, administrativos y financieros, en la adquisición de bienes y servicios

7 Supervisor

Docente /Uptc

Ejecución técnica

Cumple las actividades de elaboración y administración de tipo administrativo, informes técnicos, actas y documentos referentes al convenio, según resolución 0063 de enero de 2012

8 Unidad de Apoyo

Proceso Gestión Financiera/UPTC

 Apertura de cuenta bancaria, cuando se requiera

 Realizar Apertura centro de costos Unidad Administrativa y Financiera.

 Mediante sistema SIAFI reportes periódicos definidos en alcance y periodicidad en el convenio.

 Generación de reportes trimestrales SIAFI por centro de Costos de ingresos y gastos y envía a la Unidad Ejecutora para seguimiento.

9 Unidad de Apoyo

Proceso Gestión de Adquisición Bienes y Servicios/UPTC

 Tramitar las pólizas e impuesto de timbre, cuando se requiera.

 Tramite de solicitudes conforme el Procedimiento de compras y servicios A-AB-P01

10 Unidad ejecutora

(Dirección de Extensión, Dirección de Investigaciones, Decanos, Directivos) /UPTC

La Unidad ejecutora y el supervisor del convenio, envía informes de avance técnicos y financieros de manera semestral hasta su terminación, a la Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional

Si son convenios sin costo beneficio, envía la Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional un informe final de la ejecución del convenio.

11 Unidad De Control

(Unidad responsable, Unidad gestora o ejecutora, Delegado de la Oficina de evaluación independiente, y Coordinador y/o Supervisor)

Punto De Control Seguimiento y control

Convoca a reuniones semestrales por la Unidad responsable, para analizar el cumplimento de los convenios en ejecución.

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Docente /UPTC acta de terminación y/o liquidación con la entidad externa, para lo cual debe adjuntar: Informe Técnico y Acta de liquidación y radica en la unidad ejecutora

13 Unidad Gestora o Iniciadora: Dirección de Extensión, Dirección de Investigaciones, Decanos, Directivos/UPTC

Liquidación

 Solicita a la unidad de apoyo Gestión financiera reporte financiero final (SIAFI-Centro de Costos) y reporte de Ingresos tesorería

 Remite a la Unidad de Apoyo: (Proceso Gestión Normativa) el acta de liquidación del convenio con los anexos para trámite, con copia a la Unidad responsable para que emita concepto de viabilidad. 14 Unidad de Apoyo:

Proceso Gestión Normativa/UPTC

 Revisa, si es viable jurídicamente, y envía documentos para firma.

 En caso contrario devuelve, con las observaciones respectivas

 Asesor revisa acta de liquidación y pasa para firma. 16 Unidad responsable:

 Una vez firmado lo remite a la Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional y envía las copias respectivas a las Unidades gestoras pertinentes, para dar a paz y salvo al supervisor. 17 Unidad responsable:

Punto de control Archiva Expediente

De acuerdo con la Tabla de Retención Documental.

CONVENIOS INTERNACIONALES

No.

DEPENDENCIA DESCRIPCIÒN DE ACTIVIDADES

Radica minuta de convenio

Entidad gestora o externa elabora la minuta de convenio.

 Dos originales en español y dos en la respectiva lengua ( Ingles, Francés, Alemán, Mandarín, otros)

 Envía a jurídica para respectivo concepto de viabilidad

19 Unidad de Apoyo: Proceso Gestión Normativa/UPTC

Revisa jurídicamente y pasa a firma.

Punto de control

El asesor de rectoría revisa los documentos y legalidad del convenio. Rector firma el convenio y se envía a la Unidad de Relaciones Internacionales y Cooperación Interinstitucional

21 Unidad Gestora o Iniciadora: Dirección de Extensión, Dirección de Investigaciones, Decanos, Directivos,

La Unidad gestora con las unidades académicas debe realizar ejecución y desarrollo de convenio, donde la Unidad académica debe presentar el plan de estudios a la Universidad del Extranjero.

Punto de control

Una vez lo apruebe la Universidad del Extranjero se dará a conocer los parámetros del convenio para los intercambios de Estudiantes.

Archiva Expediente

De acuerdo con la Tabla de Retención Documental

4. MARCO LEGAL

TIPO DE NORMA EXTERNA INTERNA NUMERO DE

IDENTIFICACI ÒN FECHA DE EXPEDICIÒN DENOMIANCIÒN ELEMENTO MECI

RESOLUCIÒN X 2682 03-08-2004 POR EL CUAL SE

ESTABLECE EL PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN LA FORMALIZACION, EJECUCION Y TERMINACION DE LOS CONVENIOS QUE SUSCRIBE LA 2.1.2, 2.2.2,1.2.2

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UNIVERSIDAD

PEDAGOGICA Y

TECNOLOGICA DE

COLOMBIA

RESOLUCION X 4313 23/10/2012 POR LA CUAL SE

COMPLEMENTA EL ARTICULO TERCERO DE LA RESOLUCION 2682 DE 3 DE AGOSTO DE 2004 Y SE DEROGA LA RESOLUCION 1074 DE 2012 Y LA No. 2098 DEL 19 DE ABRIL DE 2012. 2.1.2

RESOLUCION X 016 2009 POR LA CUAL SE

REGLAMENTA LAS

MODALIDADES DE

TRABAJO DE GRADO

PARA LOS ESTUDIANTES DE PREGRADO DE LA UPTC

2.1.2

RESOLUCION X 0063 10/01/2012 POR MEDIO DE LA CUAL

SE ADOPTA EL MANUAL DE SUPERVISION E INTERVENTORIA DE LOS CONTRATOS DE LA UNIVERSIDAD PEDAGOGICA Y TECNOLOGICA DE COLOMBIA 2.1.2 5. REGISTROS

No. IDENTIFICACIÒN ALMACENAMIENTO PROTECCIÒN RECUPERACIÒN TIEMP O DE RETE NCIÒ N DISPOSICI ÒN Código formato Nombre Lugar de Archivo Medio de archivo Responsable de Archivo 1 E-GC-P01-F01 SOLICITUD CONVENIO OFICINA ORIC FISICO SECRETARIA DE ORIC CRONOLOGICO 2 ARCHIVO DE GESTION 2 No aplica MINUTA DE CONVENIO OFICINA ORIC FISICO SECRETARIA DE ORIC CRONOLOGICO 2 ARCHIVO DE GESTION

3 No aplica MINUTA ACTA

DE INICIO OFICINA ORIC FISICO SECRETARIA DE ORIC CRONOLOGICO 2 ARCHIVO DE GESTION

4 No aplica MINUTA ACTA

DE TERMINACIÓN OFICINA ORIC FISICO SECRETARIA DE ORIC CRONOLOGICO 2 ARCHIVO DE GESTION 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA DOCUMENTO MANUAL DE CALIDAD

MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO MECI 1000:2005 NORMA TECNICA DE CALIDAD EN LA GESTION PUBLICA NTCGP 1000:2004

PROCEDIMIENTO: ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO SISTEDA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION ACADEMICO-ADMINISTRATIVO SIGMA

7. PUNTOS DE CONTROL

ACTIVIDAD METODO FRECUENCIA RESPONSABLE

04 Revisar minuta y documentos anexos CADA VEZ QUE SE INICIE LA ACCION

ASESOR DE RECTORIA

06 Controlar, verificar y realizar seguimiento, sobre el desarrollo y

CADA VEZ QUE SE INICIE LA ACCION

PROFESIONAL UNIDAD

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ejecución de convenio 17 Verificar que el expediente contenga

la totalidad de los documentos antes de archivar

SECRETARIA DE LA ORIC

20 Revisar minuta y documentos anexos CADA VEZ QUE SE INICIE LA ACCION

ASESOR DE RECTORIA

22 Verificar que el expediente contenga la totalidad de los documentos antes

de archivar