PROYECTO DE MIGRACIÓN DE ALUMNOS A GOOGLE APPS

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PROYECTO DE MIGRACIÓN DE

ALUMNOS A GOOGLE APPS

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MARCO DEL PROYECTO

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Plan Estratégico 2010-2015

Objetivos

• Mejora continua en la gestión • Reducción del gasto

• Mejora productividad • Agilidad

• Orientación a las necesidades • Colaboración

Estrategias

• Mejora continua de la gestión

• Orientación de los servicios al usuario final

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Demanda de los usuarios

• Trabajo en la nube

– cualquier momento

– cualquier lugar

– cualquier dispositivos

• Evolución continua del servicio

• Algo más que correo

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Objetivos

Plan Estratégico 2010-2015

Demanda de los usuarios

Servicio

Ofrecer nuevos servicios

Gestión

Liberar recursos

Económico

Reducir costes

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ALTERNATIVAS

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Alternativas consideradas

• Reducir coste  Analizamos aquellas alternativas de coste 0

– Google Apps para instituciones académicas (coste 0€)

– Office 365 Planes académicos (coste 0€)

• Ofrecer nuevos servicios  Analizamos la oferta de cada

alternativa

• RedIRIS (únicamente para PAS/PDI, coste aún desconocido, servicio

aún en definición)  No podemos considerarlo a día de hoy

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Office 365

Google Apps

Servicios Correo 8 6 Calendario 2 2 Contactos 2 2 Grupos 2 2 IM 2 1 Edición de documentos 2 1 Intranet 2 1 Video 0 2 Reuniones virtuales 2 0 Acceso móvil 2 2 Posibilidades de desarrollo 0 2

Soporte Soporte técnico 2 1

Soporte comercial 2 1

Adopción Universidad que han decidido cada solución

7 12

Puntuación

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• Riesgos  Medidas adoptadas

• Servicios profesionales  Análisis en detalle

• Necesidades puntuales  Asumir pérdida

• Nivel de servicio  Asumir interrupciones

• Garantía 99,9%. No controlable por el SdI • disponibilidad de la conectividad con Internet • disponibilidad del servicio contratado

• Cumplimiento legislación vigente  Análisis por Servicio Jurídico

• Propiedad, uso y seguridad de información en manos de un tercero  Evitar su

uso inicial por parte de PDI

• Modificaciones unilaterales  Asumir riesgo

• Peticiones de información sobre entrega o enrutado de mensajes (*)  Asumir

pérdida.

(*) Disponible en el caso de Microsoft con coste 0, Disponible como producto adicional en el caso de Google con coste estimado 0,50€/cuenta

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• Oportunidades

• Nuevas funcionalidades

• Nuevo interfaz web y acceso multicanal (web, cliente, móvil) • Integración dispositivos móviles

• Edición y almacenamiento de documentos online • Mensajería instantánea

• Calendarios colaborativos (*) • Contactos compartidos (*)

• Servicios para dispositivos móviles

• Evolución continua del servicio

• De las nuevas funcionalidades

• Implementación de nuevos servicios en un futuro

• Reducción del parque de servidores

(*) Funcionalidad actualmente ofrecida en Aula Global, Directorio, u otras plataformas existentes y cuya duplicidad debería estudiarse

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Decisión estratégica I: Solución

• Ambas alternativas tienes pros y contras

• Mayor adopción para uso personal

• Mayor adopción entre universidades

• Imagen de marca

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Decisión estratégica II: Alcance

• No se ofrece reporting avanzado ni auditoria

• Información sin valor comercial

• Menor impacto en la productividad

• Previa adaptación de todos los procesos de gestión de usuarios

• Puerta de entrada al resto de servicios tras su análisis individual

• Visibilidad

COLECTIVO: ALUMNOS Y EXALUMNOS

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SERVICIOS PROFESIONALES

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Necesidad de Servicios Profesionales

Proyecto

• Migración Correo Alumnos a Google Apps

Tareas

• Parametrización plataforma • Adaptación procesos usuarios • Adaptación listas de distribución • Adaptación procesos y servicios • Formación personal / becarios • Comunicación interna

Debilidades

• Ocupación actual de recursos humanos • Falta formación

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Necesidad de Servicios Profesionales

Riesgos

• Paralización temporal de otros proyectos

• Reducción temporal de la calidad de servicio ofrecida en servicios correo PAS/PDI, listas, LDAP, backup

• Uso deficiente de las capacidades de la plataforma

• Capacidad de actuación frente a Google ante incidencias

Medidas

• Soporte profesional para abordar el proyecto de migración • Soporte post-implantación

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Partners consultados

• Negociamos con partners de Google

• Planteamos 2 fases de mínimos

– Soporte a la implantación

• Parametrización de Google Apps

• Desarrollos para la integración de procesos de usuarios • Desarrollos para la integración de listas de distribución

• Migración de un número reducido de alumnos a modo de piloto como paso previo a una migración masiva por parte de nuestros técnicos

– Soporte post-implantación

• Interlocutor único post-venta en caso de incidencia • Soporte en castellano

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Partners consultados

• Excluímos (limitaciones presupuestarias)

– Política de gestión del cambio

– Dirección de proyecto

– Formación

• Importe inferior a 18.000€  Posibilidad compra directa (evitamos

retrasos)

Implantación

Post-implantación

EPTISA

17.920€

5.000€/año

UNITRONICS

17.952€

(incluye Gestión del Cambio)

5.400€/año

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PLANIFICACIÓN TEMPORAL

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Planificación temporal

• Basada en las ofertas recibidas de los partner de Google

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ANÁLISIS ECONÓMICO

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Factores analizados

• Ahorros cuantificables

– Ahorro en inversiones futuras no ejecutadas

(ampliación cuota)

– Ahorro por reducción de parque de servidores

• Carga de trabajo

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COSTES ADQUISICIÓN Coste unitario Cantidad Total

Bandejas de discos DAE 13x2TB SATAII para cabina Clariion CX3-40c _{20.000 €} ₃ _{60.000 €} Cinta LTO-5 backup _60€ ₁₂₀ _{7.200 €}

• Estimación coste ampliación infraestructura actual para aumentar la cuota a 25 GB • Inversión evitable con la nueva solución

COSTES RECURRENTES (MANTENIMIENTO ANUAL) Coste unitario anual Cantidad Total

Mantenimiento bandeja de discos CX3-40c _{3.000 €} ₃ _{9.000 €} Reposición cintas LTO-5 _60€ ₁₂ _{720 €}

IMPACTO ECONÓMICO NO RECURRENTE RECURRENTE LIBERADO PARA OTROS SERVICIOS

AMPLIACIÓN CUOTA DE CORREO 25GB 67.200€ 9.720€ 0€

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Nivel Denominación interna

Servidores Obsolescencia Valor Actual*

Estafetas primer nivel

(compartidos PAS/PDI, reducción carga 50%)

smtp0x 3 x Servidores HP enrackable

Obsoleto Amortizado

Estafetas segundo nivel alumnos0x 3 x Hojas blade HP nueva generación

Reutilizable 6.000 €

Frontal web webcartero02 1 x Servidor HP enrackable

Obsoleto Amortizado

Almacenamiento 2 TB en cabina Reutilizable 1.300 € Backup 13 cintas LTO5 Reutilizable 780 €

RECURSOS TÉCNICOS LIBERADOS 0€ 0€ 8.080€

Servidores liberados

• 13 servidores dedicados a correo alumnos / PAS-PDI (infraestructura común) • Sólo podemos liberar los servidores dedicados en exclusiva a alumnos

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Carga de trabajo

Procesos auxiliares

Gestión usuarios Gestión listas de distribución Integración SIGMA, Identidad, LDAP, Contraseñas, … Atención de incidencias

Infraestructura correo actual

O&M primer nivel O&M segundo nivel PAS/PDI

O&M segundo nivel alumnos

O&M webcartero PAS/PDI O&M webcastero alumnos

Servicio Correo Google

O&M servicio Google Apps Ampliación del servicio a resto de oferta de Google Apps

Gestión del cambio

Proyecto de migración a Google Apps

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Carga de trabajo

Procesos auxiliares

O&M Infra actual

O&M Google Apps

P

ro

yect

o

migr

aci

ón

Situación previa

Desarrollo

proyecto

Situación posterior

100%

150%

300%

Procesos auxiliares

Evolución

Google Apps

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Impacto económico

AMPLIACIÓN CUOTA DE CORREO 25GB - 67.200 € - 9.720 € 0 € RECURSOS TÉCNICOS LIBERADOS 0 € 0 € - 8.080 €

RECURSOS HUMANOS NA NA NA

SERVICIOS PROFESIONALES 18.000 € 5.000 € NA RESULTADO - 49.200 € - 4.720 € - 8.080 €

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ALTERNATIVAS DE CONTRATACIÓN

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Alternativas de contratación

• Servicio de Google Apps

– Sin licitación

• Pompeu Fabra, La Laguna, UNEX, GenCAT, Gobierno de Navarra, …

– Proceso público de evaluación de alternativas por comisión

técnica + Procedimiento negociado sin publicidad

• Posible impugnación por parte de Microsoft

• UCM

– Implicación de la DEF para definir el procedimiento

• Servicios profesionales : contratación estándar

• Contrato directo con Google Imposibilidad de

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SIGUIENTES PASOS

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¿Cómo continuamos?

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