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Copia No.
Contabilidad
Gerencial
Un enfoque basado en competencias
C
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permiso del los propietarios. Registros en Trámite.
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Índice de contenido
Prólogo
Capítulo I
Introducción.
Tipos de contabilidad.
Diferenciación de los sistemas de información en la organización.
Importancia de la Contabilidad Administrativa o Contabilidad
Gerencial como instrumento de dirección
Capítulo II
Herramientas que apoyan la función de planeación
Punto de Equilibrio.
Técnicas de Presupuestación.
Aplicaciones informáticas
Capítulo III
Herramientas que apoyan la función de control
Control presupuestal.
Análisis de variaciones o desviaciones.
Aplicaciones informáticas
Capítulo IV
Herramientas que apoyan la toma de decisiones
Costeo Directo y Absorbente.
Análisis marginal para decisiones de corto plazo.
Aplicaciones informáticas.
Proyecto de aplicación
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Prólogo
Como consecuencia natural de la experiencia que me ha representado la elaboración de dos libros de texto, el primero denominado “Introducción al análisis financiero” y el segundo “introducción a la administración financiera” mismos que ya han venido a formar parte de la bibliografías recomendadas para consulta en algunas Instituciones de nivel superior1, presento, esta vez este otro texto que pretende ser, al igual que los anteriores, una herramienta más de un apoyo a la formación académica y profesional de los jóvenes estudiantes de las áreas administrativas –contables
En este texto, que he nombrado “Contabilidad Gerencial. Un enfoque basado en competencias” pretendo establecer, además de los conocimientos técnicos contables necesarios para reconocer el contenido de los mismos, las competencias necesarias que permitan hacer uso de ese conocimiento en el mundo real. Es importante señalar que la adquisición de conocimientos en su conceptualización actual, no se centra solamente en dar al alumno el saber, sino también y muy principalmente, desarrollarle las competencias necesarias para aplicar ese saber. Esto es: el uso práctico de los conocimientos adquiridos desde un enfoque de competencias. Con ello entonces, es necesario desarrollar en el alumno la capacidad de comprender el conocimiento a partir de las competencias que le permitan hacer de lo comprendido,, un uso práctico eficiente. Cabe bien mencionar que en la elaboración de este texto he pretendido exponer la experiencia y el conocimiento, tanto docente como profesional, que he ido acumulando en el trascurso de años de trabajo. Esta experiencia y conocimiento es mi
5 mejor guía para enfocar la exposición de conocimientos de forma tal que exista claridad y objetividad en la misma para que el estudiante pueda, sin grandes dificultades, comprender y aplicar competentemente los términos técnicos aquí desarrollados en las diversas situaciones profesionales que le sean necesarias.
El objetivo general del texto presente comprende la identificación y aplicación de las técnicas administrativas contables que, surgiendo de la información de una organización, permitan una toma de decisiones correctas en base a una planeación correcta y oportuna.
Por otro lado, las competencias que se pretende desarrollar en este texto se refieren a la capacidad de identificar, comprender y aplicar algunas de las diversas herramientas de control en la planeación organizacional con un sentido pleno de conocimiento técnico, capacidad, suficiencia y satisfacción humana al utilizarlas. Para lograr esto hemos establecido el reconocimiento de las siguientes competencias:
Competencias genéricas:
Estas se refieren al desarrollo del estudiante como ser humano en sociedad y en su interrelación constante con otros seres humanos. Estas competencias se describirán como los conocimientos, actitudes y valores indispensables para una convivencia con sus semejantes. Estas mismas competencias genéricas se describirán de tres formas específicas:
A) Competencias instrumentales. Que serán todas aquellas herramientas técnicas con las que el alumno y el profesional podrán desarrollar la aplicación de su conocimiento. Ejemplo de ellas seria la capacidad de análisis y síntesis o el conocimiento y aplicación practica básica de los conceptos de la contabilidad gerencial o contabilidad administrativa
B) Competencias interpersonales. Estas forman parte de la capacidad de crítica y autocritica del estudiante o el profesional para interactuar con los sus semejantes y en su capacidad de saber trabajar en equipo en diversos contextos dados.
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C) Competencias sistémicas. Estas se refieran a capacidad de aplicar los conocimientos adquiridos. Capacidad de aprender y adaptación a nuevas situaciones.
Dejando entonces constancia con todo lo anterior de la pretensión de este libro de texto y esperando que el mismo sea, en verdad, una herramienta eficiente para la impartición y consulta de los conocimientos aquí expuestos, paso a exponer cada unidad y tema.
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Capítulo I
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Competencias a desarrollar en este capítulo
Competencia Genérica:
El alumno comprenderá la importancia, en lo económico y social como en la cultura administrativa, lo que la diversidad de formas y aplicaciones contables representa para una organización social económica.
Competencias especificas:
Competencia instrumental:
El alumno distinguirá los diversos tipos de contabilidad en los sistemas de información contable, aplicables en las organizaciones económicas, con base en los conocimientos adquiridos en este capítulo y en las consultas hechas a diversos autores del tema.
Competencias interpersonales:
El alumno se interiorizará de la importancia que tiene comprender, con sentido crítico, la diversidad de los tipos de contabilidad aplicable a los diversos entornos económicos y organizacionales
Competencias sistémicas:
El alumno investigará los diversos tipos de contabilidad en los sistemas de información contable, aplicables en algunas de las organizaciones económicas de su entorno económico, con el sentido de aprender para adaptar el conocimiento adquirido en esta unidad a situaciones organizacionales inéditas a una empresa
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Introducción.
La diversidad en las operaciones que se producen y ejecutan en las organizaciones sociales y económicas, específicamente en todas aquellas que se relacionan con las actividades financieras, mercantiles, productivas o de gobierno, han creado la necesidad de desarrollar formas de registro cuantitativo específicas y especiales, Esto con el fin de apoyar y simplificar, de alguna manera, la tarea administrativa y financiera de esas entidades económicas.
Estas formas de registro cuantitativo, fundamentalmente, ajustadas a las necesidades organizacionales de cada entidad, toman diferentes características, determinadas estas por los fines para los que se proponen sus usos. De esta manera las mismas se pueden distinguir unas de otras a pesar de tener orígenes similares o datos base únicos. Sin embargo, en este conjunto de registros diferentes es posible hacer, por lo menos dos grandes grupos de distinción de ellos, el primero se relaciona con la historia cuantitativa que va registrando el devenir histórico de una organización, esto es: la contabilidad histórica y las segundas, son todas aquellas formas de registro que hacen énfasis en la proyección de posibles sucesos económicos, deseados o no, pero que sin embargo, son razonablemente posibles. Esta información prospectiva, calculada en base a los datos históricos fundamentalmente y a las características económicas del entorno, es la base de la planeación de una organización y por tanto, es de vital importancia su uso adecuado y su pertinencia temporal.
Tomando en cuenta lo anterior, se expone enseguida una relación denominativa y funcional de las más conocidas formas de registro contable administrativo que son utilizadas en la tarea gerencial y operativa de una organización:
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Tipos de contabilidad
Contabilidad general:
Para establecer un concepto de Contabilidad General es necesario primeramente definir que el vocablo “contabilidad” se refiere a todo sistema de registro establecido en una entidad económica y cuyo objeto es el llevar cuenta y razón de las diversas operaciones económicas y financieras que se suceden en la misma2.
Contabilidad General es con ello, toda notación numérica, organizada bajo un sistema de registro, que proporciona información cuantitativa a todos los niveles responsables de la administración de una empresa u organización con el objetivo de facilitarles su trabajo de dirección y conducción de la misma. Contabilidad General comprende entonces, toda información numérica cuantitativa que se desprende del quehacer operativo financiero de una empresa y con ello, toma formas diferentes para su creación, desarrollo y presentación.
Contabilidad Financiera.
Una Contabilidad específica dentro de la Contabilidad General es la llamada Contabilidad Financiera. Esta Contabilidad tiene la característica de elaborarse bajo los principios metodológicos de una técnica debidamente desarrollada y normada además, por organismos profesionales de la Contaduría Pública (Normas de la información financiera)3
2 http://www.rae.es/rae.html 3
11 Este tipo de contabilidad se basa en la teoría científica llamada “Teoría de la partida doble”4
, misma que, establecida bajo rigurosos fundamentos científicos, permiten la acumulación progresiva de la información cuantitativa, económica y financiera que se produce en una organización y que, a través de las llamadas Cuentas (registro individualizado de los elementos que integran los valores financieros que componen una organización), proporciona información uniforme y periódica a través de los llamados Estados Financieros5
Entre las normatividades específicas en las que se basa la Contabilidad Financiera existen fundamentalmente las llamadas Normas de Información Financiera (NIFs)6, mismas que son desarrolladas y aplicadas por los profesionales de la Contaduría, invariablemente. Esta normatividad y su observación permiten que cualquier persona, conocedora de la técnica contable, de cualquier lugar del mundo y en el tiempo que fuere, pueda comprender el contenido de la información contable financiera.
En la Contabilidad Financiera y entre los varios elementos que la componen, se encuentran los llamados libros de registro de las operación (hoy ya incluidos en los diversos programas electrónicos de registro contable existentes) y que son conocidos como el libro mayor y el libro diario.
Otros elementos que constituyen este tipo de contabilidad son el catálogo de cuentas, columna vertebral del registro contable y la guía contabilizadora, la cual permite utilizar las llamadas Cuentas de una manera uniforme y constante aun con los diversos usuarios y ejecutantes del registro en una organización.
4 La Teoría de la Partida Doble consiste en el registro contable, por medio de los movimientos llamados cargos y abonos, que
permiten que los elementos del balance siempre presenten igualdad (Activo = Pasivo + Capital)
5 Los Estados Financieros Básicos se constituyen por reportes sistemáticamente preparados y cuya utilidad reside en que presenta la
situación financiera de de una entidad económica para facilitar la toma de decisiones administrativas
6A partir del 1º de junio de 2004, es el Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera,
A. C. (CINIF) el organismo independiente que, en congruencia con la tendencia mundial, asume la función y la responsabilidad de la emisión de la normatividad contable en México.http://www.imcp.org.mx/spip.php?article2814
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Administrativa o gerencial
Otro tipo de Contabilidad, dentro de la Contabilidad General, utilizada en las empresas es la llamada Contabilidad Administrativa o Gerencial. Esta Contabilidad, a diferencia de la Contabilidad Financiera no utiliza una normatividad específica y su estructura está fundamentada en las características operativas y administrativas de la organización y sus necesidades informativas. Esto es, las empresas, considerando sus características, formas y tiempos de operación, crean su propia Contabilidad Administrativa y, aunque de cierta manera, los informes que proporciona esta Contabilidad coinciden en función y finalidad entre las empresas, la estructura informativa varía en función de las necesidades específicas de cada entidad empresarial. Pongamos, por ejemplo, la información departamental sobre ventas o sobre gastos generales en forma desglosada o bien, lo reportes sobre gastos del personal. Sin embargo, existen algunas formas, dentro de la Contabilidad Administrativa, que utilizan algunas características de la Contabilidad Financiera ( como es el uso de la técnica del cargo y abono para el registro y el concepto de cuenta, ) como es el Caso de la Contabilidad de Costos, sobre todo predeterminados, pero cuya intención de este tipo de registro contable y administrativo, es determinar los costos unitarios de producción proyectivo y no precisamente llevar el registro sistemático e histórico de las operaciones que suponen inversiones en la producción de un bien únicamente. Otro caso, tratado más adelante en este texto, seria la técnica presupuestaria.
Fiscal.
La llamada Contabilidad Fiscal es una derivación de la Contabilidad Financiera y Administrativa y su propósito es determinar las obligaciones de carácter fiscal e impositivo que tiene una empresa.
13 Al igual que la Contabilidad Administrativa, no utiliza normas contables preestablecidas, pero si utiliza la normatividad legal correspondiente a las mecánicas, tiempos y formas de determinar las contribuciones establecidas en Ley y que se originan en las operaciones económicas y financieras de una entidad mercantil. Esta contabilidad utiliza formas también determinadas por las características propias de cada empresa pero, sin embargo, tienen la misma finalidad: Determinar las contribuciones a cargo a partir de los ingresos acumulables para efectos fiscales menos los gastos e inversiones deducibles para los mismos efectos.
Diferenciación de los sistemas de información en la organización.
Para establecer la diferenciación de los sistemas de información en una organización, debemos responder a la siguiente pregunta: ¿Qué es un sistema de información? y la respuesta seria la siguiente: Un sistema de información se relaciona con un conjunto de partes o elementos que interactúan entre si para producir, procesar, distribuir y guardar información. De esta manera, en una empresa u organización existen sistemas de información formales e informales. Los primeros van desde las comunicaciones administrativas existentes y que pueden ser órdenes o disposiciones escritas que las altas direcciones, desde sus niveles superiores, utilizan para comunicar cuestiones relativas a los trabajos operativos de la organización misma hasta el uso de la contabilidad en sus distintas variantes y la segundos o sistemas de información informal, que se pueden representan con comunicaciones o costumbres de comunicación que no guardan características de formalidad absoluta, como pueden ser las ordenes verbales.
14 En el siguiente cuadro comparativo se relaciona, en una presentación los dos tipos de contabilidad más usuales dentro de una organización empresarial: la Contabilidad Administrativa o Contabilidad Gerencial y la Contabilidad Financiera.
Diferencias entre los sistemas informativos de la Contabilidad
Administrativa o Gerencial y la Contabilidad FinancieraCuadro comparativo
Contabilidad administrativa o gerencial Contabilidad financiera
1. La contabilidad administrativa no utiliza
modelos uniformes e iguales para presentar información
2. La contabilidad administrativa tiene, además
de la tarea de proporcionar información sobre los aspectos cuantitativos administrativos de una empresa, desarrollar información sobre el futuro económico y financiero de una empresa.
3. La contabilidad administrativa no está sujeta a
ninguna formalidad ni regulación sobre la forma de presentación de su información y solo se ajusta a las necesidades específicas de cada organización.
4. La contabilidad administrativa tiene como
función la de servir de forma inmediata y oportuna a la toma de decisiones administrativas
1. La contabilidad financiera se caracteriza por
utilizar normas específicas para el registro de operaciones económicas que afectan a la organización.
2. La contabilidad financiera es esencialmente
histórica. Registra e informa sobre los sucesos económicos habidos en una organización
3. La contabilidad financiera esta regulada por
las Normas de Información Financiera (NIFs) y en apego a ellas, elabora sus informes
financieros en los llamados Estados
Financieros
4. La contabilidad financiera elabora su
contenido en base a la teoría de la partida doble y en base a una organización contable estable que utiliza los llamados catálogos de cuentas y las guías contabilizadoras que sirven básicamente para estandarizar la información
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Importancia de la Contabilidad Administrativa o Contabilidad Gerencial
como instrumento de dirección
Establecidas algunas de las más importantes y sobresalientes diferencias entre las diversas variaciones del la Contabilidad General es importante señalar con más precisión, la importancia que la Contabilidad Administrativa o Contabilidad Gerencial tiene en la conducción administrativa de una entidad económica. Si la Contabilidad General abarca a todos los registros de carácter cuantitativo que se elaboran en una empresa con el fin de llevar cuenta y razón de los diversos acontecimientos de carácter económico y financiero, la Contabilidad Financiera tiene como objetivo, dentro de esa Contabilidad General, llevar sistemática y estructuradamente, el registro progresivo del acontecer económico de una entidad a través de normatividades especificas (NIF) y fundamentado en la Teoría de la Partida Doble. Todo ello con el fin de presentar a las autoridades administrativas y lo usuarios interesados de tal información, los reportes denominados Estados Financieros, mismos que muestran la situación financiera total de una empresa en un periodo dado, La Contabilidad Administrativa o Contabilidad Gerencial tiene una función de inmediata utilidad practica en el diario acontecer administrativo y operativo de una empresa.
La Contabilidad Administrativa o Contabilidad Gerencial es la parte de la Contabilidad General que sirve para llevar un registro formal y detallado de las diversas operaciones en una empresa, adecuando sus formas y contenidos a las necesidades informativas especificas de cada organización, de manera tal que un informe que para en una empresa utiliza un formato, en otra puede utilizarse con otro diferente, pero con el mismo fin.
16 La Contabilidad Administrativa o Contabilidad Gerencial tiene otra función además, una función que es fundamental en el manejo administrativo general de una organización: La Administración es fundamentalmente una actividad que va del presente al futuro, porque es obvio que no se administra el pasado ya que no es posible tomar decisiones sobre lo que ya pasó. El pasado es una experiencia o una serie experiencias que sirven para las decisiones futuras, decisiones que servirán para llevar a cabo las metas que la planificación general de la empresa a puesto como metas a lograr. En este aspecto, La Contabilidad Administrativa o Contabilidad Gerencial tiene como objetivo y forma de presentación, la predeterminación cuantitativa de lo que se pretende lograr en la administración. Este es el caso de un tipo de Contabilidad Administrativa o Contabilidad Gerencial especial y que comprende a la Contabilidad Presupuestaria y la denominada Contabilidad de Costos, la primera que representa una herramienta administrativa de Control por excelencia ya que el presupuesto es la presentación cuantitativa de lo que se pretende lograr en los objetivos financieros económicos en una entidad, mientras que la segunda permite establecer con anterioridad el Costo Unitario de Producción, mismo que sirve para establecer el control de gastos y costos y sobre todo, la determinación de precios de venta.
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Ejercicios propuestos para determinar el desarrollo de:
1. Competencias instrumentales:
I. El alumno expresará su propia definición de Contabilidad General.
II. El alumno explicará las sus características y objetivos de la Contabilidad Financiera, tomando en cuenta la o las definiciones de la misma que se encuentra en las distintas normatividades de la teoría contable aceptada por los profesionales de la Contaduría (NIFs)
III. El alumno explicará con sus palabras, la Teoría de la Partida Doble
IV. El alumno investigará el concepto de Cuenta en la Contabilidad Financiera desarrollando con ello un definición propia
V. El alumno explicará la función informativa del Balance General y El Estado de Resultados
VI. El alumno elaborará, tomando en cuenta al menos a tres autores su propia definición de Contabilidad Administrativa o Contabilidad Gerencial
VII. El alumno explicará, basándose en investigación documental que fundamente su opinión, la razón por la cual se dice que la Contabilidad Administrativa o Contabilidad Gerencial no sigue normas específicas y generales en todas la empresas para presentar sus informes.
VIII. El alumno desarrollará una definición de Contabilidad de Costos fundamentado, además, el porqué ésta forma parte de la Contabilidad Gerencial
18 IX. El alumno investigará cuáles son en el país las disposiciones legales que obligan a las empresas a llevar cuenta y razón de las operaciones financieras que se realizan en ella, exponiendo en clase sus resultados.
X. El alumno investigará las diferencias entre Contabilidad Gerencial y Financiera, además de las mostradas en este texto, algunas otras exponiendo en clase sus resultados.
XI. El alumno investigará cuáles son las contribuciones fiscales que afectan directamente a los Registros de la Contabilidad Fiscal, en nuestro país exponiendo en clases sus resultados.
2. Competencias interpersonales:
Se deberán tomar en cuenta para calificar estas competencias que el alumno mantengan actitudes que comprendan acciones tales como:
a. Colaborará b. Creará c. Diseñara d. Mostrará e. Participará f. Respetará g. Formará
3. Competencias sistémicas:
Se deberán tomar en cuenta para calificar estas competencias que el alumno mantengan actitudes que comprendan acciones futuras tales como:
19 a. Analizará b. Comprenderá c. Deducirá d. Definirá e. Demostrará f. Planeará g. Razonará h. Recordará i. Relacionará j. Inducirá k. Evaluará
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Evidencias y acciones verbales propuestas para cada tipo de competencias7
Competencia Instrumentos propuestos de evaluación de las competencias
Algunos verbos propuestos para determinar los conocimientos y el
domino de competencias
Evaluación (%) Instrumentales
I. Exámenes Escritos II. Exámenes Orales III. Practicas
IV. Exposiciones en clase V. Uso eficiente de los
recursos de la informática Adaptará Caracterizará Clasificará Construirá Controlará Conversará Creará Desarrollará Determinará Planeará Programará Recogerá Efectuará Elaborará Expresará Formará Investigará Manejará Formará Investigará Manejará Observará Operará Organizará Interpersonales I. Iniciativa e imaginación para
resolver problemas II. Actitud proactiva y actitud
critica para reconocer los nuevos conocimientos III. Perseverancia para aprender
y comprender los nuevos conocimientos
IV. Capacidad para reconocer lo importante de lo secundario V. Capacidad de trabajo en equipo Aceptará Admirará Apreciará Asumirá Autoestimará (se) Colaborará Compartirá Contemplará Creará Cuidará Diseñará Interiorizará Inventará Mostrará Organizará Participará Preferirá Propondrá Rechazará Respetará Disfrutará Formará Sistémicas
I. Uso de razonamiento critico de la aparente realidad para identificar problemas II. Capacidad de análisis para
distinguir las causas de los efectos
III. Solución de problemas a base de la exploración razonada de soluciones Analizará Comprenderá Comprobará Conocerá Deducirá Definirá Demostrará Memorizará Planeará Razonará Reconocerá Recordará Relacionará Expresará Identificará Inducirá Interpretará Localizará Describirá Diferenciará Distinguirá Elegirá Enumerará Evaluará Explicará Resumirá 7
Las evidencias propuestas son indicadoras no limitativas. En los casos específicos se pueden incluir las que se consideran adecuadas a cada situación dada. El Autor
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Bibliografía
Básica:
Ramírez Padilla David Noel. Contabilidad Administrativa. Ed. McGraw-Hill. 8ª. Edición.
Backer Jacobsen, Ramírez Padilla Contabilidad de Costos: un enfoque administrativo para la toma de decisiones, Mc Graw-Hill
Charles T. Horngren. Contabilidad Administrativa. Introducción, Ed. Prentice Hall Complementaria:
Izar Landeta, Juan Manuel. Contabilidad Gerencial: Guía Técnica. Editorial: Trillas I.m.c.p. La Contabilidad Gerencial Y los nuevos métodos de costeo. Editorial: Instituto Mexicano
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Capítulo II
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Competencias a desarrollar en este capítulo
Competencia Genérica:
El alumno comprenderá la importancia, en lo económico y social de las Herramientas que apoyan la función de planeación en las diversas organizaciones creadas por el hombre y su cultura.
Competencias especificas:
Competencia instrumental:
El alumno aprenderá, con fines de aplicación práctica, algunas de las herramientas que apoyan la función de planeación
Competencias interpersonales:
El alumno se interiorizará de la importancia que tiene comprender, con sentido crítico, los tipos de contabilidad y recursos técnicos aplicables a diversos entes económicos y organizacionales.
Competencias sistémicas:
El alumno investigará los diversos tipos de herramientas técnicas que apoyen a la función de planeación, además de los tratados en este capítulo, que la literatura técnica le proporcione a través de trabajos de análisis de la información obtenida.
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Herramientas que apoyan la función de planeación.
La contabilidad financiera, como técnica de registro sistemático y constante de las operaciones económicas y financieras que una empresa establece, representa un registro primario y fundamental de todas las operaciones que implican las actividades que conllevan resultados cuantitativos en la misma. Sin embargo, por la formalidad de su estructura técnica, enmarcada en la técnica del cargo y el abono y en la teoría de la partida doble, el resultado de tal registro tiene características poco flexibles para informar o profundizar en los hechos operativos diarios de una empresa y en las proyecciones hacia sus operaciones futuras. Los llamados Estados Financieros, ya mencionado anteriormente, presentan la información de una manera muy esquemática y poco flexible a ser interpretada de forma ágil, esto ha dado por resultado la necesidad de que las empresas adecuen sus necesidades informativas administrativas partiendo, sí, de esa primera información que la contabilidad financiera provee, pero complementándola con datos cuantitativos económicos adicionales, creando con ello una variedad de herramientas informativas que apoyan más directa y eficientemente al trabajo de planeación.
¿Y qué es la planeación? De acuerdo a Koontzo O´Donnell , la planeación es “una función administrativa que consiste en seleccionar entre diversas alternativas los objetivos, las políticas, los procedimientos y los programas de una empresa”8
mientras que George Terry menciona que la “Planeación es la selección y relación de hechos, así como la formulación y uso de suposiciones respecto al futuro”9
y, de acuerdo a lo anterior en este texto diremos que la planeación es el establecimiento de los objetivos corporativos futuros de una empresa, partiendo de los hechos pasados de la misma
8 KOONTZ, Harold y O´DONELL CIRIL, Welhrich. Administración. México: Editorial Mc Graw and Hill. 9
25 hasta los posibles y previsibles circunstancias que, dentro de las operaciones de la misma y dentro del entorno económico en que la organización, esta se pueda ver inmersa. Por tanto, la planeación presupone dos momentos, el primero referido al qué se quiere hacer y el segundo al que sé puede hacer. El encuentro de lo que se quiere hacer y lo que se puede hacer, es el origen de los objetivos y metas de una entidad económica y, por tanto, el sustento y motivo de la planeación.
Sin embargo, el establecimiento de objetivos o la planeación, no solo son un catalogo de buenas intenciones, sino que, también, requieren ser analizados y comprobados como razonadamente posibles antes de convertirse en eso: metas. Para lograr lo anterior es importante contar con algunas herramientas que auxilien a la función de planeación, herramientas que iremos mostrando a partir a lo largo del presente texto.
El punto de equilibrio
Una de las interrogantes más importantes de resolver en las operaciones mercantiles de una empresa es la cantidad de productos o volumen de ventas necesarias para poder cubrir todos los gastos y costos operativos que surgen en sus actividades. Cuando esta interrogante es resuelta entonces es posible determinar el tiempo necesario para lograrlo y con el ello el periodo de riesgo que existe entre invertir y comenzar a obtener excedentes o utilidades en una operación especifica de venta de un producto o productos en una empresa. Técnicamente es posible determinar este dato utilizando lo que se ha denominado El Punto de Equilibrio. El Punto de Equilibrio se define como aquel en el cual los ingresos o ventas igualan a la cantidad de costos y gastos invertidos
26 en esa operación mercantil o productiva. Para obtenerlo es necesario utilizar conceptos como el de Costos Fijos y Costos Variables10
Al utilizar el Punto de Equilibrio como un método de eficiencia es posible obtener la medición del punto desde el cual la rentabilidad de cada producto se inicia y a partir de ellos es posible comparar resultados en función de su eficiencia particular en la obtención de utilidades y el grado de riesgo financiero que cada una o de ellas tiene. Esto es: Si el producto A tiene un Punto de Equilibrio menor que el producto B posiblemente se pueda optar por el este para evitar un mayor riesgo por el factor tiempo o el factor inversión. Otro punto de eficiencia es el uso planificado de los Costos Fijos y aun de los Variables en función de la posibilidad de controlarlos, ya sea reduciendo los Costos Fijos o bien utilizando mejor los Variables.
Formas de determinarlo y presentarlo.
Para la determinación del Punto de equilibrio se utilizan dos formas: La matemática que consiste en la determinación del mismo a través de fórmulas matemáticas y su presentación grafica que consiste en mostrar el Punto de Equilibrio en líneas determinadas (la línea representativa de los ingresos, la línea representativa de los costos fijos y la línea representativa de los costos variables) que convergen todas ellas en un punto: El Punto de Equilibrio.
10 Se denomina “Costos Fijos” a los costos operativos que no se modifican por un periodo de tiempo y no
están determinados por los volúmenes de venta o producción.
Como “Costos Variables” se reconocen a todos aquellos que están relacionados directamente con el costo de producción y varían de acuerdo al mismo
27 Contablemente su presentación en un Estado de Resultados de Costeo Directo11 es la siguiente: Ingresos netos xx Menos: Costos Variables x Utilidad marginal x Menos: Costos Fijos: x Punto de equilibrio 0
La fórmula algebraica para determinarlo en unidades es la siguiente: Punto de equilibrio (Unidades) = CF/ PVu-CVu Donde:
CF es igual a Costos Fijos
PVu es igual a Precio de Venta unitario CVu es igual a Costo Variable unitario
Para comprender la utilización de la formula anterior y sus resultados, tomemos los siguientes ejemplos:
Ejemplo No. 1:
La empresa Gamos S.A. desea conocer el Punto de Equilibrio para su producto C y los datos que proporciona son los siguientes:
CF 12000
11El Costeo Directo es un sistema contable de registro que separa los costos variables de los costos fijos
determinado con ello el costo unitario de fabricación que solo toma en cuenta el costo variable para la determinación de valor del inventario.
28 PVu 75
CVu 50 Solución:
Punto de equilibrio = 12000/(75-50)= 480 unidades Comprobación: Ingresos 480 x 75 = 36000 Costos Variables 480 x 50 24000 Utilidad marginal 12000 Menos Costos Fijos 12000 Punto de equilibrio 0 Representación Grafica Ingresos/Costos Ingresos Costos Variables 50000 40000 36000 30000 Punto de Equilibrio 26000 20000 12000
10000 Área de Costos Fijos
0
0 100 200 300 400 500 600 Unidades
Conclusión: La empresa debe vender 480 unidades para llegar a al Punto de Equilibrio del producto C
29 Ejemplo No. 2:
La empresa Excel S.A. desea conocer el Punto de Equilibrio para su producto A y los datos que proporciona son los siguientes:
CF 2400 PVu 90 CVu 75 Solución:
Punto de equilibrio = 2400/(90-75)= 160 unidades Comprobación: Ingresos 160 x 90 = 14400 Costos Variables 160 x 75 12000 Utilidad marginal 2400 Menos Costos Fijos 2400 Punto de equilibrio 0
Conclusión: Mientras la empresa Gamos S. A. necesita vender 480 unidades del producto C, la empresa Excel S. A. solo necesita vender 160 unidades para lograrlo. Desde este punto de vista la empresa Excel S. A. requiere menos esfuerzo en ventas para salir del riesgo de poder hacer frente a sus costos y gastos.
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Planeación de utilidades a partir del punto de equilibrio
El punto de equilibrio es una herramienta de planeación que permite determinar anticipadamente las utilidades deseadas considerando ajustes en las operaciones de ingresos y costos de mayor eficiencia. En los siguientes ejemplos es posible demostrar lo anterior:
Determinación de un porcentaje establecido de utilidad o cambios en las
unidades de punto de equilibrio.
Tomando como base los datos de los ejemplo de La empresa Gamos S.A y su punto de equilibrio (480 unidades) se desea obtener una utilidad del un 15 % sobre ese punto de equilibrio ¿Cuántas unidades es necesario vender más para lograrlo?
Formula= Cf+%de venta deseado/PVT-CVT= 12000+1800/75-50=552 unidades Comprobación: Ingresos: 552x 75= 41400 Menos: Costos Variables 552x 50 27600 Utilidad marginal 13800 Menos: Costos Fijos 12000 Utilidad deseada 1800
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Planeación de un nuevo punto de equilibrio
Tomando como base los datos de los ejemplo de La empresa Gamos S.A nuevamente ¿Cuál será el nuevo Punto de Equilibrio en unidades?
a. Al aumentar únicamente el Precio de Venta Unitario (PVu) a 90 (un aumento en el precio de venta de 20% adicional?
Punto de equilibrio = 12000/(90-50)= 300 unidades Comprobación: Ingresos 300 x 90 = 27000 Costos Variables 300 x 50 25000 Utilidad marginal 12000 Menos Costos Fijos 12000 Punto de equilibrio 0
Un aumento del 20 % en el precio de venta tiene un impacto de 38 % de reducción en unidades necesarias para lograr el punto de equilibrio (180 unidades menos de las 480 iníciales)
b. Reduciendo el Costo Variable Unitario a 45 (5 menos que el anterior) Punto de equilibrio = 12000/(75-45)= 400 unidades
Comprobación:
Ingresos 400 x 75 = 30000 Costos Variables 400 x 45 18000
32 Utilidad marginal 12000
Menos
Costos Fijos 12000 Punto de equilibrio 0
Una reducción del 10 % en el Costo Variable Unitario tiene un impacto de 17% % de reducción en unidades necesarias para lograr el punto de equilibrio (80 unidades menos de las 480 iníciales)
c. Reduciendo los Costos Fijos a 8000 (4000 menos que el anterior)
Punto de equilibrio = 8000/(75-45)= 320 unidades Comprobación: Ingresos 320 x 75 = 24000 Costos Variables 320 x 45 16000 Utilidad marginal 8000 Menos Costos Fijos 8000 Punto de equilibrio 0
Una reducción del 33% en el Costos Fijos tiene un impacto de 33% % de reducción en unidades necesarias para lograr el punto de equilibrio (160 unidades menos de las 480 iníciales)
La conclusión que se deriva de los cambios en el Punto de Equilibrio original de La empresa Gamos S.A se puede establecer de la siguiente manera: Los cambios que reducen los costos, variables o fijos, sin cambios en los precios de venta, disminuyen las
33 unidades necesarias para lograr un nuevo Punto de Equilibrio, igual resultado daría el aumento de los precios de venta sin cambios en los costos variables o fijos, sin embargo, el este último caso representaría un impacto en las ventas al reducir la posibilidad de compra del producto C por nuestros clientes.
Todos los factores anteriores son los elementos de planeación que facilitan la toma de decisiones en una empresa. ¿Aumentar precios con sus consecuencias? ¿Buscar la eficiencia en el uso de los costos reduciéndolos sin perder operatividad? ¿Cuál sería la decisión correcta? La herramienta de planeación que representa el punto de equilibrio apoya, las decisiones finales las toman los administradores o los responsables de una organización. Las herramientas no sustituyen al hombre, el hombre administrador siempre será quien tenga la última palabra.
Punto de equilibrio multiproducto
Hasta ahora hemos calculado el punto de equilibrio sobre la consideración de un solo producto, pero la mayoría de empresas no producen una solo producto sino que generalmente son varios, por tanto es necesario determinar un punto de equilibrio que contemple estas características. Este punto de equilibrio se denomina punto de equilibrio multiproducto.
Para ejemplificar la forma y manera de cálculo supongamos el siguiente ejemplo:
La empresa Multiplajes S. A. desea obtener el punto de equilibrio de operación considerando que tiene los siguientes datos:
Producto % de participación en los ingresos A 30% B 40% C 20% D 10% 100%
34 Producto Precio de Venta unitario Costo Variable unitario A 4 3 B 3 2 C 5 3 D 1,4 0,4
Costos fijos totales 140000
Solución:
Producto
% de
ingresos PVU Cvu
A 30% 4 3
B 40% 3 2
C 20% 5 3
D 10% 1,4 0,4
100% 3,35 2,10
CF PVU promedio CVU Promedio
140000 3.35 2.1 Comprobación: 3,35 112000 375200 2,1 112000 235200 140000 Costos fijos 140000 Punto de equilibrio 0
Punto de Equilibrio por producto
Producto % de ingresos Total de unidades P.E. por producto(unidades) A 30% 112.000 33.600 B 40% 112.000 44.800 C 20% 112.000 22.400 D 10% 112.000 11.200 112.000
35
Técnicas de Presupuestación.
Se conoce como presupuesto al cálculo sistemáticamente elaborado y presentado que anticipa cuantitativamente los posibles ingresos y los costos o gastos que en un periodo futuro se desea obtener y se pretende erogar. De esta misma forma, el presupuesto es la herramienta de planeación más eficiente para controlar las actividades operativas y administrativas de una organización. Elaborar un presupuesto permite a las empresas establecer los objetivos y metas de la misma y con ello, saber anticipadamente las necesidades que, para lograrlas se requiere, sin embargo el uso de un presupuesto en una organización presupone que la misma esta debidamente organizada y sus funciones operativas principales están debidamente comunicadas y sean funcionales.
Los presupuestos, como herramienta de Control de la planeación, tienen ventajas y limitaciones que deben tomarse en cuanta cuando se utilice en la toma de decisiones.
Ventajas:
a. Apoya a la alta gerencia para que esta defina adecuadamente sus objetivos b. Facilita el ahorro de costos al determinar con anterioridad el uso en tiempo y
cantidad de los mismos en una operación
c. Incrementa la participación de todos los niveles jerárquicos en su elaboración y puesta en practica,
d. Permite la integración de todas las partes de una organización
36 Limitaciones:
a. Sus estimaciones pueden basarse en factores que cambian con el tiempo lo cual haría a un presupuesto una camisa de fuerza que limitaría la acción correctiva oportuna en una actividad
b. El presupuesto es una herramienta que debe ser comprendida por quienes no intervienen en su elaboración porque de lo contrario se puede perder su utilidad y crear confusión.
c. Un presupuesto debe ser flexible para que se adapte a los cambios que pueden provenir de factores económicos externos y aun internos, sino se convierte en una guía ciega.
Aplicaciones informáticas
12El uso de los recursos de la informática en el quehacer administrativo cada día crece más. La utilización de programas (software) para actividades administrativas es ya un hecho cotidiano. Existen programas para elaborar nominas, programas para controlar cuentas por cobrar o pagar, programas para emitir pagos, programas para actualizar inventarios, etc. Sin embargo, a nivel de herramienta de trabajo cotidiano es posible mencionar los programas más utilizados en la informática como son los programas del paquete Microsoft Office, dentro de los cuales se presentan como los más usuales y útiles en la administración el Microsoft Office Word que facilita enormemente la elaboración de escritos; el Microsoft Office PowerPoint que un excelente programa para la presentación de trabajos y exposiciones y el Microsoft Excel que es una aplicación para desarrollar hojas de calculo13
12 Conjunto de conocimientos científicos y técnicas que hacen posible el tratamiento automático de la
información por medio de ordenadores. Diccionario de la Real Academia Española
13
Una hoja de calculo es un programa o aplicación informática que permite utilizar y manipular datos numéricos y alfanuméricos que facilitan el trabajo de calculo y presentación de resultados
37 El uso de los recursos de la informática ha permitido la existencia de los llamados simuladores de negocios, mismos que son programas que facilitan el cálculo de las diversas variantes que una planeación administrativa puede presentar, al momento mismo de la elaboración, como en el trascurso de la actividad administrativa. Para los efectos de uso práctico en este texto, el uso del programa mencionados y con más frecuencia dentro de ellos el Microsoft Excel serán, fundamentales, además claro, de los recursos informativos y de consulta que provee el Internet.
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Ejercicios de aplicación propuestos para determinar el desarrollo de:
1. Competencias instrumentales:
I. El alumno investigará las herramientas de planeación adicionales a las que en el texto se desarrollan
II. El alumno expresará, a partir de diversas definiciones de diferentes autores, una definición propia de la planeación administrativa
III. El alumno elaborara una definición propia del concepto “Punto de equilibrio” a partir de diversas definiciones
IV. El alumno solucionará el siguiente problema:
La empresa Luxar S.A. desea conocer el Punto de Equilibrio para su producto A y los datos que proporciona son los siguientes:
CF 28000 PVu 95 CVu 55
Solución: (Se deberá incluir comprobación y grafica)
V. El alumno determinará los efectos en el Punto de equilibrio con los siguientes Cambios (tomando en los datos del ejercicio anterior)
a. Disminución del 15% en los costos fijos sin cambios en los demás datos
b. Disminución del Costo Variable Unitario en 5 centavos sin cambios en los demás datos
c. Aumento del Precio de Venta Unitario en 5 centavos sin cambios en los demás datos
39 VI. El alumno determinará los efectos en el Punto de Equilibrio tomando en cuenta los datos del ejercicio IV:
a. Aumento del 15% en los costos fijos sin cambios en los demás datos
b. Aumento del Costo Variable Unitario en 5 centavos sin cambios en los demás datos
c. Disminución del Precio de Venta Unitario en 5 centavos sin cambios en los demás datos
VII. El alumno desarrollará su propio punto de vista sobre los resultados de los dos anteriores ejercicios.
VIII. El alumno resolverá el siguiente problema:
La empresa Lujo S. A. desea obtener el punto de equilibrio de operación considerando que tiene los siguientes datos:
Producto % de participación en los ingresos A 20% B 45% C 15% D 20% 100% Producto Precio de Venta unitario Costo Variable unitario A 7 5 B 4 3 C 8 6 D 5 2
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2. Competencias interpersonales:
I. El alumno se interiorizará de la función de las Herramientas que apoyan la función de planeación.
II. El alumno colaborará con sus compañeros en la búsqueda de nuevas herramientas que apoyan a la administración
III. El alumno asumirá una actitud crítica frente a los nuevos conocimientos IV. El alumno participará en las discusiones sobre la temática de este capitulo
V. El alumno propondrá nuevos ejercicios y libros de consulta sobre el contenido de este capítulo.
3. Competencias sistémicas:
I. El alumno demostrará con su participación en clase su grado de comprensión de los temas del capítulo.
II. El alumno identificará los Costos Fijos que se utilizan en su entorno inmediato
III. El alumno comprenderá la importancia de la Técnica del Punto de Equilibrio.
IV. El alumno definirá el concepto presupuestos a partir del análisis de diversas delimitaciones.
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Bibliografía
Básica:
Ramírez Padilla David Noel. Contabilidad Administrativa. Ed. McGraw-Hill.
Backer Jacobsen, Ramírez Padilla Contabilidad de Costos: un enfoque administrativo para la toma de decisiones, Mc Graw-Hill
Charles T. Horngren. Contabilidad Administrativa. Introducción, Ed. Prentice Hall
Complementaria:
KOONTZ, Harold y O´DONELL CIRIL, Welhrich. Administración. México: Editorial Mc Graw and Hill. 1985
George Terry. PRINCIPIOS DE ADMINISTRACION; editorial continental, S.A. México
Izar Landeta, Juan Manuel. Contabilidad Gerencial: Guía Técnica. Editorial: Trillas I.m.c.p. La Contabilidad Gerencial Y los nuevos métodos de costeo. Editorial: Instituto Mexicano
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Capítulo III
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Competencias a desarrollar en este capítulo
Competencia Genérica:
El alumno comprenderá la importancia, en lo económico y social de las Herramientas que apoyan la función de Control en las diversas organizaciones creadas por el hombre y su cultura.
Competencias especificas:
Competencia instrumental:
El alumno aprenderá, con fines de aplicación práctica, el concepto de Control Presupuestal, el Análisis de Variaciones o desviaciones y las aplicaciones informáticas adecuadas a estas herramientas administrativas.
Competencias interpersonales:
El alumno se interiorizará de la importancia que tiene comprender, con sentido práctico, los diversos instrumentos que se convierten en herramientas para lograr un
Control administrativo eficiente en las operaciones de las organizaciones.
Competencias sistémicas:
El alumno investigará, en la literatura técnica adecuada, los diversos tipos de herramientas técnicas que apoyan a la función de Control administrativo desarrollándolos en trabajos de análisis y elaboración de ensayos de la información obtenida.
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Herramientas que apoyan la función de control
En el capitulo anterior hemos mencionado algunas de las herramientas que apoyan la función de planeación y en este capítulo tocaremos el tema de las herramientas que apoyan la función de Control administrativo, pero antes de pasar a las herramientas mencionadas es importante señalar y definir los dos conceptos mencionados como herramientas de apoyo: Planeación y Control.
Desde el punto de vista teórico de la Administración, esta se da bajo un proceso denominado “Proceso Administrativo” mismo que comprende cuatro etapas:14
1. Planeación:
Establecimiento y definición de de las operaciones necesarias para lograr los fines corporativos propuestos en una organización.
2. Organización:
Establecimiento de las líneas de mando y autoridad y sus funciones que llevaran adelante el proceso administrativo.
3. Dirección:
Personal capacitado para llevar a cabo el liderazgo de las actividades de una organización en función de los objetivos de la planeación.
4. Control:
Medición del desempeño organizacional y corrección de las desviaciones a los estándares de trabajo y eficiencia determinados en la planeación.
De manera que, en base a lo anterior, el capítulo II de este texto, propone algunas herramientas, como es el caso del Punto de Equilibrio, mismo que auxilia en la determinación de puntos de producción y ventas, tomando en cuenta el punto en el cual
14 Algunos autores definen el proceso administrativo en más etapas, como es el caso de Koontz y
O´Donnel que mencionan las siguientes etapas: Planeación, Designación de personal, Control, Organización y Dirección.
45 se comienza a desarrollar la utilidad o bien bajo e cual se presenta perdidas con el objetivo de ayudar a establecer las metas operativas de una organización. Un caso semejante es el referido al tema de las Herramientas que apoyan la función de Control que trata este capitulo.
Si Control es la medición del desempeño organizacional y corrección de las desviaciones a los estándares de trabajo ¿cómo se puede realizar esto? Para responder a esta interrogante es necesario establecer que, para cualquier medición y evaluación del desempeño es necesario tener primero los parámetros15 de comparación y esto es precisamente el tema de este capitulo: la enseñanza de la herramienta o herramientas que sirven para controlar el desempeño de lo propuesto en la planeación.
Control presupuestal.
En el capitulo anterior ya se mencionaba el concepto de presupuesto16 y es precisamente este, por sus características, una herramienta para establecer las medidas que conducen al control administrativo en una organización bajo la denominación de Control Presupuestal.
¿Qué es el Control Presupuestal? Al establecer los objetivos corporativos de una empresa también se establecen y valoran cuantitativamente las actividades necesarias para llevarlos a cabo. Estas valorizaciones se establecen bajo una herramienta global denominada presupuesto y este a la vez sirve de parámetro fundamental para la medición de los logros y la corrección de las posibles desviaciones hacia la meta principal. A todo esto se le llama Control Presupuestal. Entonces Control presupuestal es la herramienta que identifica y determina las acciones necesarias para corregir a
15
“Dato o factor que se toma como necesario para analizar o valorar una situación” Diccionario de la Real Academia Española. http://www.rae.es/rae.html.
16 “Se conoce como presupuesto al cálculo sistemáticamente elaborado y presentado que anticipa
cuantitativamente los posibles ingresos y los costos o gastos que en un periodo futuro se desea obtener y se pretende erogar”
46 tiempo las desviaciones o variaciones que pueden producir fallas en los propósitos y políticas establecidas para el logro de los fines propuestos en la planeación.
¿Cómo se desarrolla el Control Presupuestal? Generalmente se denomina al presupuesto general o estratégico de una organización como el Presupuesto Maestro de la misma, el cual proporciona un plan global de actividades y sus características financieras o cuantitativas para lograr las metas propuestas en un periodo operativo dado17. Este Presupuesto Maestro es la herramienta necesaria para conseguir el Control Presupuestal, puesto que el mismo determina anticipadamente los objetivos específicos que permitirán en conjunto lograr lo planeado. Dentro de estos objetivos operativos también determina los centros de responsabilidad en la organización y sus tareas específicas y por tanto, sus mediciones de eficiencia que permitirán su Control.
El Presupuesto Maestro, en realidad no es un solo presupuesto, sino que se conforma a partir de varios presupuestos relacionados y que individualmente cuantifican acciones y operaciones de acuerdo a las funciones y características de cada departamento o sección de una organización. De esta manera, es posible encontrar que el Presupuesto Maestro se constituye de por lo menos los siguientes presupuestos dependiendo de las características operativas en la empresa:
1. Presupuesto de Ingresos o Ventas
2. Presupuesto de operación
3. Presupuesto de Producción
4. Presupuesto Financiero
5. Presupuesto de Gastos de Venta
6. Presupuesto de Gasto de Administración
7. Otros
17
Generalmente se utiliza la Presupuestación por periodos específicos de los cuales los más usuales son los que comprende periodos anuales, semestrales, cuatrimestrales, etc.
47 Todos los anteriores, con las variantes y denominaciones que cada empresa emplee para adaptarlo mejor a sus necesidades de control, apoyan para la realización y elaboración de uno de los presupuestos más importantes en el manejo financiero de la empresa: El presupuesto de efectivo o Flujo de Efectivo, el cual se elabora tomando en cuenta las entradas de efectivo reales (ingresos) y las salidas, también de efectivo, reales (egresos). Este presupuesto permite el control del efectivo de la empresa, evitando con ello los momentos de falta de liquidez en la misma por desconocimiento en el uso de los recursos monetarios.
En la siguiente figura se muestra el conjunto de presupuestos relacionados en el Presupuesto Maestro:
:
Presupuesto de ventas
Presupuesto de Producción
Presupuesto de Gastos de Vta. Presupuesto de Efectivo
Presupuesto de Gastos de Admón.
Otros
Para ejemplificar todo lo anteriormente explicado supongamos los siguientes presupuestos de la Empresa “La Especial, S. A.” que, en conjunto, comprende el Presupuesto Maestro de la misma. Los datos y cantidades y datos que sirven al ejemplo son tomados de la experiencia tenida en periodos productivos y operativos anteriores en la empresa y de los diversos métodos prospectivos que permiten prever los valores expuestos.
48 Es importante no olvidar que un Presupuesto Maestro es la proyección cuantitativa calculada de una seria de operaciones propias de la naturaleza de las actividades de una empresa y como tales no representan que, tal y como se exponen, sucedan exactamente en el futuro operativo de esa empresa, sin embargo, en la medida de la profundidad y eficiencia del trabajo en la elaboración de los mismos, estos serán más cercanos a una realidad posible. Queda entonces entendido, por ultimo, que la técnica para elaborar presupuestos, tiene dos vertientes técnicas: La que se refiere al origen de los datos expuestos y su pertinencia a la realidad los mismos y la elaboración técnica de presentación de un presupuesto. En el ejemplo siguiente tomaremos la segunda vertiente, que es la de la presentación de los datos aportados por los distintos encargados de la proyección operativa de la empresa.
Desarrollo del Presupuesto Maestro de la empresa:
Presupuestos de Ventas18
Ventas Enero febrero Marzo Abril Total
Locales: Depto. A 18300 14000 14500 16000 62800 Depto. B 21500 22500 22500 25000 91500 Depto. C 8000 11000 13000 15000 47000 Subtotal 47800 47500 50000 56000 201300 Foráneas Sucursal A 34500 31200 29000 31500 126200 Sucursal B 34000 35700 30000 26500 126200 Sucursal C 12000 14300 14500 15700 56500 Subtotal 80500 81200 73500 73700 308900 Total 128300 128700 123500 129700 510200
18 Es importante señalar que un presupuesto de ventas se elabora generalmente bajo tres fuentes de
información: Estudios de mercado, proyecciones matemáticas e estadísticas de ventas en ejercicios anteriores
49 Presupuesto de Producción19
Costos de producción Enero febrero Marzo Abril Total
Materia Prima 4500 4000 5000 5500 19000
Mano de obra 5000 5300 5300 5300 20900
Costos Indirectos 2000 2500 2500 1900 890P0
Total Costo de Producción 11500 11800 12800 12700 48800
Presupuesto de Gastos de Venta20
Gastos de Venta Enero febrero Marzo Abril Total
Salarios 500 500 550 550 2100 Honorarios 300 300 300 300 1200 Transporte 250 250 250 250 1000 Publicidad 200 200 200 200 800 Teléfonos 150 150 150 150 600 Combustible 100 150 150 150 550 Otros 75 60 80 80 295
Total Gastos de Venta 1575 1610 1680 1680 6545
Presupuesto de Gastos de administración21
Gastos de Admon Enero febrero Marzo Abril Total
Salarios 300 300 350 350 1300 Honorarios 200 200 250 250 900 Gastos de oficina 75 80 80 80 315 Teléfonos 180 180 180 180 720 Transporte 50 50 75 75 250 Vigilancia oficina 30 40 40 40 150 Otros 60 70 70 75 275
Total Gastos de Admon. 895 920 1045 1050 3910
A partir de los presupuestos anteriores que, como ya se ha explicado, cada compañía, puede elaborarlos de acuerdo a las características operativas y financieras de
19 Para la elaboración de un presupuesto de producción se toman generalmente los resultados proyectados
obtenidos en la Contabilidad de Costos y en.las experiencias históricas de producciones recientes.
20 Se refieren a los gastos originados por las actividades propias de las ventas y la introducción de los
productos en venta a los mercados.
21
Este presupuesto muestra los gastos calculados para el periodo y que están relacionados únicamente con las actividades propias de la administración con lo cual no se incluyen otro tipo de gastos
50 la misma, se puede elaborar un presupuesto fundamental para el manejo del efectivo que fluye dentro de la misma. Este presupuesto denominado Presupuesto de Efectivo o Flujo de Efectivo y también conocido por su denominación en inglés como cash flow, es una herramienta de inmediata utilidad para el control del dinero efectivo que ingresa o egresa de empresa y que por lo tanto, muestra los momentos en el futuro inmediato de liquidez o falta de la misma, ayudando como herramienta de Control especifica del dinero y evitando con ello que la compañía se quede sin efectivo para enfrentar sus responsabilidades de pago de corto plazo.
Presupuesto de Efectivo o Flujo de Efectivo 22
Ingresos Enero febrero Marzo Abril Total
Locales: 47800 47500 50000 56000 201300 Subtotal 47800 47500 50000 56000 201300 Foráneas 80500 81200 73500 73700 308900 Subtotal 80500 81200 73500 73700 308900 Total Ingresos 128300 128700 123500 129700 510200 Menos: Egresos:
Total Costo de Producción 11500 11800 12800 12700 48800
Total Gastos de Ventas 1575 1610 1680 1680 6545
Total Gastos de Admón. 895 920 1045 1050 3910
Costos totales 13970 14330 15525 15430 59255
Flujo Neto de efectivo 114330 114330 228660 342990 571650
En el anterior Presupuesto de Efectivo se nota claramente que, de darse las operaciones tal y como se han calculado, la empresa tendrá suficiente liquidez en cada uno de los meses comprendidos en la presentación del primer cuatrimestre del periodo presupuestado. A partir de este dato, la gerencia puede disponer una cantidad de
22
Este presupuesto es fundamental para el área financiera porque refleja la liquidez calculada con anticipación de la organización.
51 efectivo para, por ejemplo, invertirla en valores de inmediata realización, aprovechando con ello el dinero “ocioso” que les resultará de las operaciones mercantiles que sucederán. Con esto último, no solo la presupuestación sirve para el Control, sino también para la planeación de aspectos no relacionados directamente con las actividades propias de la empresa como es el caso aquí, mostrando otras posibilidades para procurarse mayores utilidades con los recursos (dinero) no utilizado directamente en las operaciones de la empresa.
Análisis de variaciones o desviaciones.
¿Cómo se da el control realmente a partir del modelo de Presupuesto Maestro? Para responder la anterior pregunta utilizaremos los datos presupuestados en la proyección anterior para el primer mes (enero) del cuatrimestre calculado y comparándolos con los datos surgidos en las operaciones reales, elaboramos la siguiente cedula:
Ventas Presupuestadas Reales Diferencia Diferencia % Resultado
Ventas Enero Enero
Locales: Depto. A 18300 10000 -8300 -45% Negativo Depto. B 21500 12500 -9000 -42% Negativo Depto. C 8000 9000 1000 13% Positivo Subtotal 47800 31500 -16300 -34% Negativo Foráneas Sucursal A 34500 12000 -22500 -65% Negativo Sucursal B 34000 43500 9500 28% Positivo Sucursal C 12000 8000 -4000 -33% Negativo Subtotal 80500 63500 -17000 -21% Negativo Total 128300 95000 -33300 -26% Negativo
52 Como puede verse, para el mes de enero en la presupuestación de ventas, existe una clara desviación negativa entre lo presupuestado y lo real en los departamentos A y B de las ventas locales y únicamente el departamento C presenta un resultado positivo. Sin embargo, los departamentos A y B son las áreas de ventas locales más importantes, por lo que en conjunto el resultado real de las ventas locales en total, fueron menores en 34% a las calculadas.
Para el caso de las ventas foráneas, las sucursales A y C presentaron ventas negativas mientras que la que sucursal B es la única que presento ventas mayores de las presupuestadas, lo que, en conjunto, resulto una disminución entre lo proyectado y lo real del 26%. Estos datos son precisamente lo que permite que la herramienta de la presupuestación ayude al Control administrativo, pues al encontrar las desviaciones cada mes es posible ir ajustando al siguiente la meta que, en este caso, es cuatrimestral. Resulta evidente además que no es necesario dominar la técnica presupuestario por parte del gerente general o el encargado de llevar a cabo los controles operativos, sino que únicamente a través de la interpretación de las cantidades afectadas entre lo real y lo presupuestado, es posible encontrar los “focos rojos” de las desviaciones y tomar decisiones administrativas que permitan corregir el rumbo planeado.
Para efectos del Flujo de Efectivo real, en comparación con el proyectado, es posible elaborar, al igual que para las ventas y considerando el hipotético caso de que los egresos hayan resultado tal y como se presupuestaron (naturalmente que esto se presenta así aquí solo para efectos didácticos porque en la vida real esta posibilidad seria casi totalmente imposible) un Análisis de las variaciones o desviaciones y su efecto en el Flujo de Efectivo presupuestado.
