PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO
DE EQUIPO MÉDICO Y ADMINISTRATIVO
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Ing. Emilio Etchegaray Velasco L.A.P. A. Hugo Sánchez Rodríguez
Coordinador Operativo de Equipo Médico
Jefe del Departamento de Matenimiento Director de Operación e Infraestructura
Validó: Autorizó:
Arq. Raúl Ángel Becerra Sánchez Arq. Francisco Javier Narro Robles
Jefe del Departamento de Programación y Organización
HOJA DE MODIFICACIONES DEL PROCEDIMIENTO
FECHA DE ELABORACION: 04/09/2009 NO. REGISTRO SEDECAP:
No.
Rev. Modificación Fecha de
DD/MM/AA Motivo
Páginas
Sustituidas Elaboró Validó Autorizó No. de Registro (SEDECAP)
1 05/07/2010 PARA EL MANTENIMIENTO DE EQUIPO ELABORACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
MEDICO Y ADMINISTRATIVO HOJAS
ING. EMILIO ETCHEGARAY VELASCO
JEFE DE MANTENIMIENTO
ING. EMILIO ETCHEGARAY VELASCO JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE MANTENIMIENTO
ARQ. RAUL ANGEL BECERRA SANCHES JEFE DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACION Y ORGANIZACIÓN
I.- OBJETIVO
Programar y presupuestar las acciones de mantenimiento de equipo médico y administrativos ejecutar, con el apoyo de técnicos especializados de las empresas subrogadas contratadas.
II.- APLICACIÓN ( ) General ( X ) Específica
Jefe del Departamento de Mantenimiento
III.- ALCANCE
Aplica a los documentos que son turnados al Departamento de Mantenimiento, en los cuales describen los datos de los equipos sujetos a reparar, a los directivos responsables de signar dichos documentos, a las empresas prestadoras de servicios que sean asignadas para realizar el servicio requerido.
IV.- DEFINICIONES
SEDECAP.- Secretaría de Desarrollo Evaluación y control de Administración Pública SSEP.- Servicios de Salud del Estado de Puebla
COEM.- Coordinador Operativo de Equipo Médico
Unidad Administrativa.- Área perteneciente a los Servicios de Salud del Estado de Puebla que requiera mantenimiento
de equipo médico y/o administrativo.
Cuadro Comparativo o Justificación.- Documento que justifica el mantenimiento al equipo medico y/o administrativo de
una unidad administrativa perteneciente a los Servicios de Salud del Estado de Puebla.
V.- REFERENCIAS
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Pública Estatal y Municipal ultima modificación 31 de diciembre del 2007.
Ley de Egresos para el Ejercicio Fiscal 2010 Clasificador de objeto de gasto vigente 2010.
VI.- POLITICAS DE OPERACIÓN
- Reorientar las acciones que se efectúan en materia de mantenimiento a partir del diseño, instrumentación, operación y evaluación de un sistema integral de Mantenimiento, que defina los procesos y resultados necesarios para dar cumplimiento a la misión fundamental del Sistema Estatal de Salud.
- Servir con oportunidad y precisión, brindando nuestros servicios con profesionalismo y calidad, satisfaciendo las necesidades hospitalarias en materia de mantenimiento para equipos médicos, administrativos y mobiliario.
- Vigilar las acciones de Mantenimiento de los diferentes equipos de las unidades médicas y administrativas se ejecuten con oportunidad y eficiencia.
- Establecer los programas, rutinas de mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo en las diferentes instalaciones donde sea requerido.
- Respetar las recomendaciones del o los fabricante (s), en el procedimiento a realizar el servicio de mantenimiento a diferentes equipos, cumplir con la descripción de las características técnicas de los equipos en los presupuestos que las empresas presenten en el Departamento de Mantenimiento.
- La empresa designada debe valorar el equipo en el lugar donde se encuentra radicado, de la misma forma una vez reparado debe ser entregado al usuario en conformidad y a entera satisfacción del mismo.
VII.- PRODUCTOS
Los diferentes equipos que requieren mantenimiento de las unidades como son: equipos médicos (incubadoras, electrocardiógrafo, rayos “X”, ultrasonidos, anestesia, ventiladores, doppler, etc.), electromecánicos y administrativos.
VIII.- CLIENTE(S)
Usuarios de los diferentes equipos pertenecientes a los SSEP y que son de apoyo para el diagnostico y/o tratamiento de los pacientes.
IX.- INDICADORES
Nombre del Indicador: No.de Servicios atendidos de equipo médico y administrativo mensualmente
Unidad de Medida: Promedio Periodicidad: Mensual
Fórmula de Cálculo: Número de solicitudes/número de solicitudes atendidas * 100
X. RESPONSABILIDADES
Jefe del Departamento de Mantenimiento: Recibe la correspondencia para remitirla a la Coordinación de Equipo
Médico.
Subdirector de Operación e Infraestructura: Autoriza cuadro comparativo de trabajos a realizar. Director de Operación e Infraestructura: Autoriza solicitudes.
Coordinador Operativo de Equipo Médico y Administrativo: Se encarga de realizar los trámites para la reparación del
equipo médico y administrativo.
Departamento de Control presupuestal: Tramita la Suficiencia Presupuestal.
Departamento de Recurso Financieros: Efectúa pago de facturas de trabajos realizados.
Empresas Participantes: Verifican el estado en el que se encuentra el equipo para cotizar y posteriormente realizar la
reparación.
XI. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO
Nombre del área responsable de la
actividad
Numero
secuencial Descripción clara y precisa de las actividades ordenadas de forma secuencial y cronológica. Código y nombre del registro
INICIO
Titular de Unidad
Administrativa 1 Envía solicitud de mantenimiento para equipo médico y/o administrativo al Jefe del Departamento de Mantenimiento. Oficio Jefe del
Departamento de
Mantenimiento 2
Recibe correspondencia y turna al Coordinador Operativo de Equipo Médico para realizar los servicios de
mantenimiento. Oficio
Coordinador Operativo de
Equipo Médico 3
Recibe correspondencia y analiza el requerimiento. ¿Se encuentra dentro de una póliza de servicio? SI: Ir a la actividad no.5
NO: Continua en la actividad no.4
4 Cita a la empresa factible para que realice el trabajo de mantenimiento. Continua en la actividad no.5
5 Cita a la empresa que ostenta contrato.
Responsable de mantenimiento de la Empresa Participante
6 Recibe solicitud de servicios de mantenimiento.
7 Se presenta en la unidad administrativa donde se efectuara el trabajo para hacer una evaluación del equipo. 8 Formula el presupuesto y lo presenta al Coordinador Operativo de Equipo Médico. Coordinador
Operativo de
Equipo Medico 9
Recibe el presupuesto para su evaluación. Presupuesto Médico
10 Elabora el cuadro comparativo o justificación.
11 Entrega cuadro comparativo o justificación al Jefe del Departamento de Mantenimiento anexando presupuesto y
solicitud de servicio. Cuadro Comparativo
Jefe del Departamento de
Mantenimiento 12
Recibe y analiza los cuadros comparativos o de justificación, para turnarlos a la Subdirector de Operación e Infraestructura.
Subdirector de Operación e
Infraestructura 13
Recibe cuadros comparativos o de justificación. ¿Los autoriza?
SI: Continua en la actividad no.14 NO: Regresa a la actividad no.5
14 Firma de autorización los cuadros comparativos o justificación y los turna al Jefe del Departamento de
Mantenimiento. Cuadro Comparativo
Jefe del Departamento de
Mantenimiento 15
Recibe cuadros comparativos.
¿Cuentan con suficiencia presupuestal?
SI: Los envía al Coordinador Operativo de Equipo Médico. Continua en la actividad no.16
RESPONSABLE No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN REGISTRO Coordinador Operativo de Equipo Médico y Administrativo 16
Recibe documentación y cita a la empresa correspondiente para indicar y entregar autorización para la ejecución de
trabajos. Cuadro Comparativo
Responsable de la Empresa
Participante 17
Se presenta en la unidad administrativa donde efectuará el servicio, recopilando al término del trabajo en la hoja de servicio sello y firma del responsable de la Unida, entregando una copia al Coordinador Operativo de Equipo Médico
Hoja de Servicio Coordinador
Operativo de
Equipo Medico 18
Recibe y archiva hoja de servicio, así mismo, solicita a la empresa la factura por el importe de los trabajos realizados. Responsable de
la Empresa
Participante 19
Presenta factura al Coordinador Operativo de Equipo
Médico para su revisión. Factura
Coordinador Operativo de
Equipo Medico 20
Recibe y revisa factura con la documentación completa que soporta el servicio. La envía al Jefe del Departamento de Mantenimiento.
Jefe del Departamento de
Mantenimiento 21
Recibe y clasifica la factura por empresa, tipo de recurso, partida presupuestal y se turna a SEDECAP (para su validación.
XII. DIAGRAMA DE FLUJO
Jefe del Departamento de
Mantenimiento
Coordinador Operativo de Equipo
Médico
Responsable de
Empresa Participante
Subdirector de Operación e
Infraestructura
Titular de la Unidad
Administrativa
INICIO 1 Oficio Envía solicitud de mtto para equipo medico al Jefe de Depto de Mantenimiento 2 Oficio Recibe oficio y lo turna al COEM para realizar servicios de mtto Recibe correspondencia y analiza el requerimiento 3 ¿Dentro de póliza de servicio ? Cita a la empresa factible para realizar trabajo de mtto Cita a la empresa que ostenta el contrato NO 4 SI 5 a a 6 Oficio Recibe solicitud de servicios de mtto Se presenta en unidad admiva donde se efectuara el trabajo de mtto 7 Formula presupuesto y lo presente al COEM 8 9 Presupuesto Recibe presupuesto para su evaluación Elabora cuadro comparativo 10 11 Cuadro Comparativo Entrega cuadro comparativo 1Subdirector de Operación e Infraestructura Responsable de
Empresa Participante Coordinador Operativo de Equipo Médico
Jefe del Departamento de Mantenimiento Titular de la Unidad Administrativa 1 12 Cuadro Comparativo Recibe y Recibe y analiza cuadro comparativo para turnarlo al Subdir Op e Inf Recibe los cuadros comparativos ¿Los autoriza? NO a SI 13 14 Cuadro Comparativo Firma de autorización y los turna al Jefe de Departamento de Mtto Recibe cuadros comparativos ¿Suficiencia presupuestal? Los envía al COEM a NO SI 15 16 Cuadro Comparativo Recibe documentación y cita a resp de empresa para entregar
aut de ejecución de trabajos 17 Hoja de Servicio Se presenta en unidad admiva a efectuar servicio recopilando al termino en sello y firma de resp de uinidad con
copia para el COEM
Recibe y archiva hoja de servicio, solicita factura a empresa por
importe de trabajos realizados 18 19 Presenta factura al COEM para su revisión
Subdirector de Operación e
Infraestructura
Responsable de
Empresa
Participante
Coordinador Operativo de Equipo Médico
Jefe del Departamento de Mantenimiento
Titular de la Unidad
Administrativa
2
20
Factura
Recibe y revisa factura con documentación completa. La envía a Jefe de Depto de Mtto Recibe y clasifica
factura por empresa, tipo de rec, y se turna a SEDECAP para su validación 21
XIII. FORMATOS E INSTRUCTIVOS
No. NOMBRE Clave
1 Boletín S/N
2 Formato de Solicitud S/N
3 Formato de Entrega S/N
XIV. ANEXOS
No. NOMBRE DEL DOCUMENTO
1 Diagrama de flujo del Procedimiento para el Mantenimiento de Equipo Médico y Administrativo
2 Boletín
3 Formato de Solicitud