Sumario
ACERCA DE……….………. 5 HERRAMIENTAS………..…………... 6 Base de datos………... 6 Actualizar numeraciones………. 6 HUESPED……….. 6-13 Entrada……… 6-9 Gestión de mailings a huéspedes……….... 9Formularios………. 9-10 Sobres felicitación………... 10-11 Emisión de tarjetas de fidelización………. 11
Tarjetas de fidelización……… 12
Depurar……… 12-13 CLIENTE……… 13-17 Entrada……… 13-16 Seguimiento Comercial……….. 17
INFORMES………... 17-20
Personas por segmento de mercado………... 17
Listado de tarjetas de fidelización solicitadas………. 18
Listado histórico de seguimiento………... 18
Listado de próximos seguimientos……….. 18
Relaciones públicas.………... 18-19
Direcciones de huéspedes……… 19-20
Listado de e-mails de huéspedes………. 20
Etiquetas de huéspedes……… 20 MANTENIMIENTO……….. . 21-28 Parametrización……… 21-25 Establecimientos………... 25-26 Organizaciones………... 27 Documentos………... 28
Acerca de...
Evolución Informática
C/ Ter, 23 1º Planta (Polígono Son Fuster) 07009 Palma de Mallorca (Baleares)
ADMINISTRACIÓN e-mail: administracion@timonhotel.com COMERCIAL e-mail:comercial@timonhotel.com SOPORTE Y CONSULTORÍA e-mail:soporte@timonhotel.com Tel. (+34) 902 478 001 Fax (+34) 971 47 84 05 Internet: www.timonhotel.com Blog: blog.timonhotel.com
Herramientas
Estas opciones sólo se realizarán cuando sean absolutamente necesarias, no son procesos periódicos sino para devolver la coherencia a la aplicación, debido a un fallo del equipo (desconexión de la red, falta de corriente,...). Además, es muy importante NO parar los procesos para el correcto funcionamiento del programa.
Base de datos
Actualizar numeraciones
La aplicación tiene una serie de opciones con una codificación automática, esta opción actualiza las numeraciones de todos estos códigos. Debemos saber que estos códigos son proporcionados automáticamente por el programa y no se puede actuar sobre ellos de ninguna otra manera.
Huésped
Entrada
En esta opción nos aparece la pantalla dividida en dos zonas:
- La superior donde aparecen varios campos para filtrar la búsqueda.
- La zona inferior nos servirá para visualizar los datos de los huéspedes localizados.
Pulsando sobre el botón Nuevo crearemos nuevas fichas de huéspedes. Situándonos encima de una línea de huésped y pulsando el botón Abrir accedemos a la ficha del huésped para visualizarla, modificarla,… Los datos que se solicitan se describen a continuación:
Generales
En este apartado entraremos los datos fiscales y personales del huésped.
Además, podemos indicarle el idioma, el país, la comunidad autónoma y el tipo de huésped, que habremos creado anteriormente en Mantenimiento/Parametrización. Podremos aplicarle una cuenta contable al huésped si lo deseamos, además de indicar si ha de recibir información de promociones a través de e-mail, SMS y/o dirección postal.
Si el huésped pertenece a una organización lo podremos indicar en su ficha. A la hora de facturar sus reservas podremos destinarlas a la organización.
Información Adicional
Podemos guardar información adicional sobre las aficiones del huésped.
Dichas actividades se crean en el Mantenimiento/Parametrización/Ocio: Actividades y Deportes.
Fotografía
Podemos incluir una fotografía del huésped.
Se debe señalar que el programa no guardará la imagen, sino que guardará la “dirección” donde está ubicada. El funcionamiento para incluir la fotografía es el siguiente:
- Realizaremos un doble clic sobre el recuadro que aparece en pantalla.
- Nos aparecerá una pantalla que utilizaremos para buscar el archivo en el que tenemos la fotografía guardada. - Cuando lo hayamos localizado pulsaremos sobre el botón Abrir y nos aparecerá la fotografía en el recuadro.
Observaciones
De cada huésped podremos guardar observaciones de cualquier naturaleza y en la fecha que han ocurrido.
Dichas observaciones se podrán visualizar al insertar el código del huésped a la reserva si tenemos marcado el check-box correspondiente situado en Timón Hotel/Mantenimiento/General/Establecimiento/Comportamiento/ Reservas/Visualizar observaciones de huésped al asignar número de huésped.
Estancias/Facturas
En este apartado no se puede indicar nada. Los datos se introducen automáticamente.
Cada vez que asignemos el huésped a una reserva aparecerá la fecha de entrada y de salida de la estancia en el establecimiento. Así como el tipo de ocupación, el servicio y la habitación que ocupó. En la ventana inferior nos aparecerán las facturas pendientes de cobro.
Tarjetas
En esta opción indicaremos los datos de la tarjeta bancaria del huésped.
Introduciremos la fecha de la tarjeta (en que se realizó la tarjeta), la entidad, el nº de la tarjeta, la fecha de caducidad, el propietario y la observación.
Tarjetas Fidelización
En este apartado se guardarán los datos de las tarjetas de fidelización con las que cuente el huésped.
También podremos marcar si el cliente nos solicita una nueva tarjeta de fidelización para posteriormente realizarla desde Huésped/Emisión de tarjetas de fidelización.
Identificación Web
Si trabajamos con e-Timón en esta pantalla daremos de alta el usuario y la contraseña para que el huésped pueda acceder desde Internet a nuestra página de reservas.
Documentos
En este apartado pueden adjuntarse documentos que estén relacionados con el huésped, para que posteriormente los usuarios en sus terminales puedan exportarlos para el uso apropiado.
Gestión de mailings a huéspedes
Opción para poder enviar e-mails a nuestros huéspedes de felicitaciones, información sobre ofertas, correos de bienvenida, … Es decir, todo lo referente a la fidelización de nuestro establecimiento.
La parte superior de la pantalla nos servirá para filtrar los huéspedes a los que se quiera enviar el mail o sms. Una vez filtrados marcaremos los huéspedes y les enviaremos el mail o el sms.
La configuración del envío de correo se debe parametrizar en Mantenimiento/Establecimientos/Pestaña ‘Envío de correo’.
Formularios
La zona superior nos servirá para buscar los diferentes huéspedes según los siguientes criterios: pasaporte, nº de huésped, apellido, nombre, fecha de nacimiento, tipo de huésped, población, C.P., país e idioma.
Una vez introducidos los parámetros pulsando sobre el botón Buscar nos aparecerán los huéspedes en la zona inferior. Podemos seleccionarlos realizando un clic sobre las líneas o seleccionarlos todos.
En el campo ‘Seleccionar Formulario’ elegiremos el formulario. La ubicación del mismo (directorio) la habremos indicado anteriormente en el apartado de parametrización.
Al pulsar sobre el botón de Generar Informe se nos imprimirán directamente los documentos.
Nota: Los documentos son documentos de word donde se define un determinado texto para el formulario con unos
marcadores. Los marcadores que se pueden utilizar son: huesped, tratamiento, apellido, nombre, calle, codigo_postal, poblacion, municipio, provincia, pais, idioma, nacimiento, padre, madre, telefono, telefax, pasaporte, tipo_huesped.
Sobres felicitación
En esta opción tenemos la posibilidad de imprimir la dirección de los huéspedes en un sobre.
Existen diversas posibilidades de búsqueda de huéspedes: por el número del pasaporte, por el código del huésped, por el apellido, por el nombre, por la fecha de nacimiento, por el tipo de huésped, por la población, por el código postal, por el país o por el idioma. También se pueden realizar combinaciones entre los campos anteriores.
Al pulsar sobre el botón Buscar nos aparecerá en la zona inferior de la pantalla la lista de los huéspedes cuyos datos coincidan con los introducidos en los parámetros. Si no habíamos introducido ningún dato nos mostrará todos los huéspedes.
Una vez que hayamos visualizado la lista podemos elegir los clientes de los que queremos imprimir su dirección realizando un clic sobre la línea. Al realizar el clic sobre la línea, ésta se pondrá de color azul.
Cuando tengamos todos los clientes seleccionados realizaremos un clic sobre el botón de Generar Informe y se procederá a la impresión de los sobres por la impresora predeterminada.
Emisión de tarjetas de fidelización
Opción desde la cual se emitirán las tarjetas de fidelización para posteriormente asignarlas a los huéspedes que corresponda. Los huéspedes que tengan una tarjeta de fidelización podrán disfrutar de descuentos y ofertas en nuestros establecimientos.
Elegiremos una entidad y un tipo de tarjeta de fidelización (se habrán creado anteriormente en el Mantenimiento/ Parametrización/Entidad fidelización).
Tendremos varias opciones a la hora de emitir las tarjetas:
- Duplicar tarjeta; se realizará un duplicado de una tarjeta ya existente (porque el huésped la haya perdido,…).
Deberemos indicar el número de la tarjeta que se quiere duplicar.
- Preimpreso; se utilizará si se quieren emitir una serie de tarjetas (según el número que se indique en el campo
‘Cantidad’). Posteriormente estas tarjetas se podrán asignar a huéspedes desde la opción Huésped/Tarjetas de fidelización.
- Por huésped; tendremos dos opciones:
- Huésped; pondremos el número de huésped del cual queremos emitir la tarjeta. Con el icono nos aparecerá una pantalla con todos los huéspedes que en su ficha hemos marcado la solicitud de una tarjeta (pestaña ‘Tarjetas Fidelización’). Seleccionaremos el huésped que corresponda y emitiremos su tarjeta.
- Reserva; podremos emitir las tarjetas para los huéspedes de una determinada reserva o de un determinado rango de fechas de entrada de las reservas. Se podrá elegir en ambos casos si emitir sólo una tarjeta para el primer huésped de la reserva o para todos los huéspedes que haya en las reservas.
Tarjetas de fidelización
Opción desde la cual podemos ver todas las tarjetas de fidelización que se han emitido. Veremos la entidad de fidelización, el tipo de tarjeta, el número de la tarjeta, el huésped que tiene asignada la tarjeta, el nombre del huésped, la fecha de emisión, la fecha de caducidad de la tarjeta y si está en vigor u obsoleta.
En la parte superior de la pantalla nos aparecen filtros de búsqueda por los cuales podremos limitar las tarjetas a visualizar.
Una vez indicados los filtros y pulsamos el botón Buscar nos aparecerán las tarjetas que cumplan esos criterios (si no se pone ningún parámetro de filtro nos aparecerán todas las tarjetas de fidelización emitidas).
Desde esta misma opción, a las tarjetas que no estén adjudicadas a un huésped, se podrá realizar la asignación. Para ello pondremos en el campo ‘Huésped’ el código del huésped al cual se quiera asignar la tarjeta; o podremos utilizar el icono para que nos aparezca un buscador para localizar al huésped y asignarlo a la tarjeta.
Desde esta opción, también, a las tarjetas que ya no queremos que se puedan utilizar las podremos marcar como obsoletas marcando el check-box de la columna ‘Obsoleto’ ( ).
Depurar
Al dar de alta un huésped nos puede ocurrir que no nos demos cuenta que ya estaba dado de alta y tengamos huéspedes repetidos.
Con esta opción depuraremos los huéspedes de manera automática. De esta manera evitamos tener repeticiones de los mismos.
El funcionamiento es el siguiente:
Seleccionamos el tipo de depuración y la precisión con la que queremos depurar los huéspedes. Seleccionamos los campos que queremos comparar para descubrir los huéspedes repetidos y pulsamos Buscar.
Nos aparecerán los huéspedes que aparecen más de una vez. En la ventana de la izquierda estará el huésped con el código menor. A la derecha el resto de códigos de los huéspedes que coincidan.
Pulsando el botón derecho del ratón accedemos a un menú contextual desde el cual podemos ‘Ver Ficha’ del huésped (para ver sus datos), ‘Descartar’ un huésped (si lo queremos dejar tal cual) o ‘Depurar’. Si elegimos esta última acción nos aparece otra ventana sólo con los huéspedes a depurar en la cual seleccionamos el que es el correcto y el resto de huéspedes depurados se borrarán de la base de datos y todas sus dependencias en la base de datos harán referencia al huésped seleccionado (este proceso se iniciará al pulsar el botón Aceptar).
Nota: Desde esta pantalla todavía conservaremos la opción de poder descartar algunos de los huéspedes filtrados
(botón derecho del ratón/Descartar).
Cliente
Entrada
Opción desde la cual podremos dar de alta, consultar, modificar,… clientes potenciales. Los clientes potenciales no son huéspedes. Los huéspedes ya han estado alojados en nuestro establecimiento y, por tanto, tienen su ficha de huésped. El trabajo de fidelización con los huéspedes se realizará desde la opción de menú Huésped.
Los clientes son posibles huéspedes o agencias, personas, empresas, asociaciones,… que nos pueden enviar huéspedes a nuestro establecimiento.
Desde esta opción se registrarán estos clientes para llevar el seguimiento de todo el trabajo que realizamos para conseguir que nos envíe huéspedes.
Como siempre en la parte superior de la pantalla tendremos filtros de búsqueda con varios criterios (cliente, razón,…).
Para crear un cliente pulsaremos el botón Nuevo. Si nos situamos sobre la línea de un cliente ya creado, para acceder a su ficha realizaremos un doble-clic con el ratón o pulsaremos el botón Abrir. En ambos casos accederemos a la ficha del cliente. Nos aparecerá la siguiente pantalla:
General
Introduciremos los datos generales del cliente. Esta pestaña se puede dividir en tres partes:
En la parte superior izquierda introduciremos los datos del cliente. El programa nos dará automáticamente un código para el cliente. Le asignaremos un tipo de cliente, su razón social, el CIF, calle,…El campo ‘Cliente Aux.’ se utilizará si por ejemplo para este cliente tenemos otro código para él en otra aplicación que utilicemos; así quedarán identificados el código de cliente de Timón CRM con otro posible código que tengamos de éste.
En la parte superior derecha tendremos varios campos para guardar información del cliente:
- Contactos; podremos guardar la información de todas las personas de contacto que tengamos con el cliente. La manera de insertar los contactos es con el botón derecho del ratón.
- Segmento Mercado; si el cliente forma parte de uno o varios segmentos de mercado con el botón derecho del ratón indicaremos estos segmentos de mercado. Nos aparecerán los segmentos de mercado que tengamos creados en Mantenimiento/Parametrización/Segmento mercado. Con el icono nos aparecerá un buscador:
- Agencias; si dicho cliente trabaja con una o varias agencias de las que ya tenemos dadas de alta en Timón Hotel se las asignaremos en este campo. La manera de asignarlas es con el botón derecho del ratón/Añadir; nos aparecerá un desplegable donde seleccionaremos la agencia que corresponda. Con el icono que aparece podremos obtener un buscador de las agencias:
En la parte inferior podremos llevar el registro de todo el material que se ha ido empleando para conseguir la fidelización del cliente. Se pondrá la fecha de entrega del material, la cantidad de material, el material, el comercial que lo ha realizado y un comentario si se desea.
La manera de crear el material utilizado es empleando el icono que nos aparece ( ). Cuando pulsemos este icono nos aparecerá la siguiente pantalla:
En la parte superior, donde aparece la lupa, escribiremos el nombre del material utilizado y pulsaremos el icono . Cuando hayamos pulsado este icono veremos que el nuevo material se nos añadirá en la parte inferior de la pantalla y ya podremos seleccionarlo y pulsar el botón Aceptar para que nos pase a la ficha del cliente.
Nota: Una vez se haya creado un determinado material, éste ya nos aparecerá en las próximas veces que se tenga
que asignar material a un cliente.
Seguimiento
Pestaña donde podremos visualizar el seguimiento realizado para conseguir a un determinado cliente. Además de visualizar el seguimiento también podremos insertar esta información directamente desde esta pestaña con el botón derecho del ratón.
Nota: Para insertar estos seguimientos sin tener que entrar en la ficha del cliente lo realizaremos desde la opción del
menú Cliente/Seguimiento Comercial.
Pondremos: la fecha en que se ha realizado el seguimiento, el comercial que lo ha realizado, la campaña a la cual corresponde el seguimiento, cualquier tipo de comentario que se desee y, además, la fecha en la que se tiene previsto realizar el próximo seguimiento y el comercial que lo realizará.
Nota: La manera de crear las diferentes campañas que se tengan es la misma que hemos explicado en el punto
anterior para el material utilizado. Empleando el icono que hay ( ) nos aparecerá la siguiente pantalla:
En la parte superior, donde aparece la lupa, escribiremos el nombre de la campaña y pulsaremos el icono . Cuando hayamos pulsado este icono veremos que la nueva campaña se nos añadirá en la parte inferior de la pantalla y ya podremos seleccionarla y pulsar el botón Aceptar para que nos pase a la ficha del seguimiento del cliente.
Nota: Una vez se haya creado una determinada campaña, ésta ya nos aparecerá en las próximas veces que se tenga
potenciales sin tener que entrar en sus fichas.
Los seguimientos que se introduzcan desde esta opción también se podrán visualizar desde la ficha del cliente. Para insertar un seguimiento nos obliga a indicar el comercial que lo realiza. Con el botón derecho del ratón añadiremos una nueva línea e indicaremos el cliente, la fecha del seguimiento, la campaña a la que corresponde, un comentario y la fecha del próximo seguimiento y el comercial que lo realizará.
También desde esta opción los diferentes comerciales podrán ver los seguimientos que les corresponde realizar.
Gestión de mailings a clientes
Desde esta opción podremos gestionar el envío de mails y sms a los clientes que tengamos.
La parte superior nos servirá para filtrar los clientes a los cuales enviar el mail o sms. Con el botón Buscar nos aparecerán los clientes que cumplan los criterios indicados. Posteriormente marcaremos los clientes a los que enviar el mail o sms; si son todos podremos utilizar el botón Seleccionar Todo. Una vez seleccionados les enviaremos el mail (botón Envío Email) o sms (botón Envío SMS).
Informes
Personas por segmento de mercado
Listado que nos mostrará para un determinado mes las personas que hemos tenido cada día por segmento de mercado.
Listado de tarjetas de fidelización solicitadas
En este listado podremos observar las diferentes solicitudes de tarjetas de fidelización que nos han realizado los huéspedes.
Podremos filtrar el listado por rango de fechas de solicitud , por país de procedencia de los huéspedes y por tipo de huésped.
Listado histórico de seguimiento
Listado donde podremos obtener los seguimientos de clientes que se van realizando.
Podremos filtrar el listado por un rango de fechas de seguimiento, por comercial, por campaña, código postal, población y comentario del seguimiento. Además, con la pestaña ‘Clientes’ podremos obtener el listado para uno o varios clientes.
El listado se podrá obtener agrupado por cliente o por comercial.
Listado de próximos seguimientos
Listado que nos mostrará los seguimientos de clientes que tenemos que realizar.Podremos filtrar por rango de fechas del próximo seguimiento, por comercial, campaña, código postal de los clientes y población de los clientes. Además, con la pestaña ‘Clientes’ podremos obtener el listado para uno o varios clientes. El listado se podrá obtener agrupado por cliente, por comercial o por código postal.
Relaciones públicas
Los parámetros que le podemos indicar son el rango de fechas y el tipo de huésped del cual queremos visualizar el listado. Además, podremos seleccionar que nos muestre en el listado todos los huéspedes, sólo los huéspedes repetidores o sólo los huéspedes repetidores en el periodo de fechas indicado.
repetidores y tipo de huéspedes.
- Todos los huéspedes: Visualizaremos el nº de todas las habitaciones en las que se encuentra o encontrará el huésped en el periodo indicado en parámetros, el nº de huésped, el nombre, la fecha del cumpleaños, la edad que cumple, la población, calle, país y teléfono.
- Sólo los huéspedes repetidores (todos o en el periodo): Visualizaremos los cumpleaños de huéspedes, indicando el nº de la habitación en la que se encuentra en el periodo indicado, el nº de huésped, el nombre, la fecha de cumpleaños, la edad que cumple, el idioma, la fecha de inicio y fin de la reserva. Además, nos mostrará los huéspedes repetidores indicando el nº de las habitaciones, el nº de huésped, el nombre, la fecha de nacimiento, el idioma, el nº de reservas y las fechas de inicio y de fin de las reservas.
Además, marcando el check-box podremos obtener sólo los huéspedes repetidores dentro de la misma temporada activa. También podremos indicar el número de repeticiones que deben tener los huéspedes a visualizar en el listado. Para ejecutar el listado iremos a la pestaña ‘Informe’.
Desde este mismo listado podremos obtener etiquetas para enviar correo a los huéspedes. Esta opción se realizará desde la pestaña de ‘Etiquetas Repetidores’. En los parámetros del listado podremos elegir si sólo obtener estas etiquetas de los huéspedes que en su ficha tenemos su información postal.
Direcciones de huéspedes
Muestra un listado con todas las direcciones de todos los huéspedes, así como la población, el código postal, la provincia, el país y nombre más apellidos completos. Disponemos de un filtro para localizar huéspedes con un mismo código postal en común o provincia, etc.
Listado de e-mails de huéspedes
Muestra un listado con todas las direcciones de correo electrónico de los huéspedes. Podemos ordenar el listado por el criterio que deseemos (nombre, e-mail, población,…). También podemos indicar el tipo de huésped (VIP, repetidor,…) en la pestaña ‘Tipos de Huésped’. El listado también dará el número de huésped, la fecha de nacimiento, la población, el teléfono, país e idioma.
También podremos filtrar el listado para que sólo muestre los huéspedes de los cuales tenemos su e-mail, o por los huéspedes que nos hayan dicho que desean recibir nuestra información promocional. Finalmente, podremos filtrar los huéspedes por el establecimiento activo o todos los establecimientos.
Etiquetas de huéspedes
En esta opción tenemos la posibilidad de imprimir las etiquetas de los huéspedes para el envío de correo.
Los parámetros que podemos encontrar son los siguientes: código del huésped, apellido, nombre, pasaporte, tipo de huésped, código postal, población, municipio, provincia o país.
Las tarjetas mostrarán la siguiente información: tratamiento, apellidos, nombre, dirección, código postal, población, municipio, provincia y país. En la parte inferior derecha nos mostrará las abreviaturas del establecimiento si se lo marcamos en los parámetros del listado.
Parametrización
La opción de parametrización es para introducir todos los datos para la utilización correcta del programa.
En esta opción se indican los códigos que se emplearán y serán válidos para todas las empresas y establecimientos que demos de alta.
En todas las pestañas y campos la manera de introducir los datos es la misma: con el menú contextual (botón derecho del ratón/Añadir).
Países
Codificaremos los diferentes países con los que necesitemos trabajar.
En el campo ‘País’ introduciremos las siglas y en el campo ‘Nombre’ pondremos el nombre del país.
Nota: Los campos de ‘Comunidades autónomas/Regiones’ y ‘Configuración lector’ son configuraciones para la
Idiomas
Definiremos los distintos idiomas que necesitemos. En el campo ‘Idioma’ pondremos las siglas del mismo; y en la ‘Descripción’, el nombre del idioma.
Con el botón Asignar ISO podremos crear los idiomas con su código ISO correspondiente.
Tipos de huésped
Crearemos los distintos tipos de huésped que tengamos. Posteriormente asignaremos estos tipos de huésped en la ficha de cada huésped y podremos obtener varios listados filtrando por esta característica.
Tipos de cliente
Crearemos los distintos tipos de cliente que tengamos. Posteriormente asignaremos estos tipos de cliente en la ficha de cada uno de ellos y en la operativa podremos filtrar por esta característica.
Canales
Crearemos los diferentes canales por los que nos llegan las reservas a nuestro establecimiento.
Segmento mercado
Podemos agrupar las reservas y los clientes por segmento de mercado. Éstos se asignarán a las reservas y clientes. En este apartado crearemos dichos segmentos.
Se podrán obtener algunos listados filtrando por este campo y, también, en la gestión de mailings (tanto de huéspedes como de clientes) se podrá filtrar por segmento de mercado.
Tarjetas bancarias
Esta opción nos sirve para indicar las tarjetas bancarias que acepta el establecimiento, además de indicarle los siguientes datos:
Entidad Tarjeta: Indicaremos el código de la entidad emisora de las tarjetas. Descripción: Indicaremos la descripción de las tarjetas bancarias.
Tipo: Indicaremos el tipo de tarjeta, puede ser: Crédito o Débito. % Comisión: Indicaremos el tanto por ciento que se queda el banco.
Cuenta contable de gasto: Indicaremos la cuenta contable de cada una de las tarjetas bancarias donde
Formularios
Timón permite rellenar plantillas de formularios realizados con el procesador de textos Microsoft Word con los datos de los huéspedes.
En ‘Descripción’ indicaremos un comentario que nos permita reconocer el documento que queremos imprimir. En ‘Documento’ escribiremos la ruta completa donde se encuentra guardado el documento.
En el documento de Word se insertarán los diferentes marcadores que se quiera que se rellenen con los datos de los huéspedes.
Podremos emitir los formularios desde la opción Huésped/Formularios.
Los nombres de los marcadores que Timón reconoce son: huesped, tratamiento, apellido, nombre, calle, codigo_postal, poblacion, municipio, provincia, pais, idioma, nacimiento, padre, madre, telefono, telefax, pasaporte, tipo_huesped.
Ocio: Actividades y Deportes
Crearemos las distintas actividades de ocio y deporte que posteriormente podremos asignar a los huéspedes en su ficha en la pestaña de ‘Información Adicional’. Así podremos conocer los gustos de nuestros clientes y podremos generar etiquetas de huéspedes filtrando en base a esta información.
Entidad fidelización
Opción desde la cual se crearán las entidades y tarjetas de fidelización para posteriormente asignarlas a los huéspedes que corresponda. Los huéspedes que tengan una tarjeta de fidelización podrán disfrutar de descuentos y ofertas en nuestros establecimientos.
podamos emitir. Tendremos los siguientes campos:
Tipo Tarjeta: Definiremos con un máximo de cuatro caracteres el tipo de tarjeta que podemos emitir. Descripción: Nombre correspondiente al tipo de tarjeta.
Cadencia gratis: Cada cuántas noches de estancia de los huéspedes que dispongan de este tipo de tarjeta
conseguirán que esa noche les salga gratis.
Primera gratis: Cuál será la primera noche de estancia que saldrá gratis a los huéspedes que tengan esta tarjeta.
A partir de esta primera noche se calculará la cadencia anterior.
Noches gratis: Número de noches gratis que pueden conseguir los huéspedes que tengan este tipo de tarjeta
mediante la acumulación de estancias en nuestro establecimiento.
Inicio contador: Primer número de tarjeta que se asignará a la primera tarjeta de este tipo que se emita. Contador: Nos informará de la cantidad emitida de tarjetas de este tipo.
Tiempo Cad.: Tiempo en el que va a caducar la tarjeta que se emita para un determinado huésped.
Tipo Cad.: Determinamos a qué medida temporal hace referencia el tiempo de caducidad (días, meses o años). Comprobar Cad.: Fecha con la que se comparará la ‘fecha de emisión’ de una tarjeta para saber si ha caducado
o no y, por tanto, saber si esta tarjeta es aplicable o no a una determinada reserva del huésped. Dicha comprobación se podrá hacer por:
- Fecha Reserva: Se calculará para la tarjeta del huésped (Fecha reserva – Fecha emisión) y se comparará con el tiempo de caducidad para saber si la tarjeta ha caducado o no. Si no ha caducado se aplicarán los beneficios de la tarjeta a la estancia del huésped.
- Fecha Entrada: Se calculará para la tarjeta del huésped (Fecha entrada – Fecha emisión) y se comparará con el tiempo de caducidad para saber si la tarjeta ha caducado o no. Si no ha caducado se aplicarán los beneficios de la tarjeta a la estancia del huésped.
Formato: Definiremos el formato de las tarjetas que emitimos.
Obsoleto: Si un tipo de tarjeta queda en desuso marcaremos el check-box ‘obsoleto’.
Establecimientos
En este apartado daremos de alta todos los datos del establecimiento o bien buscaremos uno ya creado. La parte superior de la ventana siguiente SÓLO sirve para buscar y poder filtrar la búsqueda.
Para ver la información de un establecimiento ya creado nos situamos en su línea y pulsamos el botón Abrir o realizamos doble clic con el botón izquierdo del ratón.
General
Este apartado nos permite dar de alta los datos básicos de los establecimientos, desde el número de establecimiento (en caso de que exista más de uno) hasta la categoría del mismo.
El número de establecimiento es numérico y el campo ‘Categoría’ es un número; por ejemplo, cuatro estrellas es 4. Si en el establecimiento permitimos que un huésped pueda tener más de una tarjeta de fidelización marcaremos el check-box correspondiente ( ).
Logo
En esta pestaña se puede incluir el logotipo del establecimiento para que aparezca en las facturas. Hay que señalar que el programa no guardará el logotipo, sino que guardará la ubicación donde está guardado.
El funcionamiento para incluir el logotipo es el siguiente:
Realizaremos un doble clic sobre el recuadro que aparece en pantalla.
Nos aparecerá una pantalla que utilizaremos para buscar el archivo en el que tenemos el logotipo guardado. Cuando lo hayamos localizado pulsaremos sobre el botón Abrir y nos aparecerá el logotipo en el recuadro.
Envío de correo
Configuraremos el servidor de correo saliente de nuestro establecimiento para poder enviar mails a nuestros huéspedes y clientes.
Documentos
Podremos guardar documentación referente al establecimiento para la posterior consulta de los usuarios, sin tener que buscar físicamente esos documentos.
nuestros huéspedes.
A los huéspedes, en su ficha, les indicaremos a la organización que pertenecen. Posteriormente en la gestión de mailings a huéspedes podremos filtrar por la organización.
Para crear una organización se puede emplear el botón Añadir para dar de alta con un mínimo de información o pulsando el botón Nuevo para crear toda la ficha. Aparecerá esta otra ventana:
Generales
El programa nos dará automáticamente un número para la organización. Indicaremos los datos básicos de la organización (nombre, razón social, calle,…).
Contactos
Introduciremos las personas de contacto que tengamos con esta organización.
Para cada contacto podremos guardar el tratamiento que tenemos con él, su apellido, nombre, cargo,…
Documentos
Podremos guardar documentación referente a la organización que estamos configurando para la posterior consulta de los usuarios, sin tener que buscar físicamente esos documentos.
Documentos
Desde aquí tendremos la opción de exportar, visualizar,… todos los documentos que se hayan adjuntado en el mantenimiento de establecimientos y organizaciones, así como los que se hayan adjuntado en las fichas de los huéspedes. Al realizar una búsqueda, en el campo ‘Clase’ podremos observar dónde se encuentra el documento adjuntado. También tenemos la posibilidad de adjuntar documentos desde aquí; al hacerlo quedarán adjuntos en una categoría llamada “General”.
C/ Ter, 23 1ª planta Polígono Son Fuster
07009 Palma de Mallorca (Baleares)
Tel. (+34) 902 478001 – Fax (+34) 971 478405
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