Sistema Estadístico para Profesores y Alumnos (SEPA)

Sistema Estadístico para Profesores y Alumnos (SEPA)

Vallejos, MªV.

Salazar, S

Universidad Tecnológica Metropolitana

Resumen

Los procesos de autoevaluación y acreditación de programas académicos, en este caso específicamente de dos carreras de pregrado, demandan la generación de una serie de estadísticas, indicadores de gestión, que no siempre están disponibles para los encargados de los comités de autoevaluación. Un trabajo conjunto de una académica y alumnos permitió la generación de un sistema informático, SEPA (http://sepa.informatica.utem.cl/) , que no ha estado en el contexto de ningún curso. sino que ha sido logrado gracias a la motivación de dos estamentos universitarios aunados: docentes y alumnos, en un objetivo común: la acreditación de las carreras de la Escuela de Informática de la UTEM. Todo ha sido hecho utilizando software libre y bajo estrictas metodologías de desarrollo y hoy se encuentra liberado con una implementación de un 90 %.

SEPA permite la autogeneración en línea de estadísticas utilizando web service del sistema de registro curricular de la universidad. Su desarrollo es modular considerando como entidades básicas carreras, pero lo suficientemente parametrizado como para permitir su utilización aunque haya diversidad en la estructura orgánica en una institución de educación superior, como por ejemplo; carreras, escuelas, departamentos, facultades, etc.

La estructura de desarrollo del sistema, permite además fácilmente que sirva de guía práctica como estudio de casos en cursos como: Bases de Datos, Sistemas de Información, Taller de Sistemas, etc.

Abstract

The academic process programs for autoevaluation and acreditation , in this case specifically for two careers in pre-graduated level , need the generation of a series of statistical indicators that they are not always available for those in charge of the autoevaluation committees.

The System S.E.P.A it allows the on-line self-generation of statistics using Internet service Web in the system of curricular registration of the university. Their development is to modulate considering as entities basic the courses or careers, but is sufficiently parametrical to allow its use although there is diversity in the organic structure in an institution of superior education, for example; careers, schools, departments, etc.

Palabras clave: SEPA, indicadores de gestión, uso software libre, procesos autoevaluación carreras.

Keywords: SEPA, Statistical System for Professors and Students, administration indicators, Gnu uses, careers evaluation processes.

1. Introducción

El actual contexto de la Educación Superior hace imprescindible hacer continuos escrutinios de la capacidad de articulación y consistencia entre los objetivos de un programa conducente a un título profesional y/o grado académico, usualmente denominadas carreras de pregrado, los procesos que se desarrollan y los actores que lo hacen posible.

Es así que la ley 20129 del año 2006, establece un Sistema Nacional de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior y en sus Normas Generales, Capítulo I, letra d) registra la siguiente función:” De acreditación de carreras o programas, que consistirá en el proceso de verificación de la calidad de las carreras o programas ofrecidos por las instituciones autónomas de educación superior, en función de sus propósitos declarados y de los criterios establecidos por las respectivas comunidades académicas y profesionales.”.

Es por esto que debemos entender la calidad no como un fin último, sino como la capacidad de un mejoramiento continuo revisando nuestro quehacer tanto desde una mirada externa, de nuestros estudiantes, y de quienes día a día deberíamos visualizar, con un espíritu abierto a la mejora y al cambio, nuestro trabajo con una clara conciencia de nuestro hacer y nuestro deber ser.

Figura 1. Modelo de excelencia EFQM (fundación europea para la Gestión de Calidad) 1

Como un subsistema de este modelo podemos trabajar con un sistema de mediciones o indicadores.

2. Objetivos

Construir un Sistema de Indicadores que nos permita obtener en cualquier momento, la cuantificación de aquellos parámetros que un sistema mayor, como por ejemplo un Sistema de Gestión de Calidad, nos indique son necesarios para reflejar adecuadamente la realidad que estamos viviendo y así poder sustentar nuestras tomas de decisiones.

Utilizar datos proporcionados por el DEMRE, tal como éste los entrega, para confeccionar las estadísticas de postulaciones y los datos mínimos con que debe contar cualquier sistema de Registro Curricular, es decir, datos de alumnos, docentes, planes de estudios y calificaciones.

Recurrir solamente a herramientas de programación libres, lo que implica costo cero en software base.

3. Metodología

El Project Management Institute (PMI) en su guía PMBOK define un proyecto como “un esfuerzo temporal de recursos limitados para crear un producto o servicio único. El carácter temporal significa que los proyectos tienen un inicio y finalización determinados”. Es decir que el resultado del proyecto (producto o servicio) debe tener elementos diferenciadores y distintivos, además cada proyecto es único. Una experiencia exitosa bajo ciertas circunstancias, puede ser un verdadero fracaso en otras. Por otra parte el PMI, define 5 fases características en un proyecto:

 Iniciación. Establecimiento de las bases del proyecto, definición de objetivos, alcances y limitaciones.

 Planificación. Definición de recursos involucrados, plazos y metas (lo más “aterrizadas” posibles).

 Ejecución. Desarrollo del proyecto.

 Control. Verificación de que el desarrollo se ajuste a los objetivos y metas.

 Cierre. En esta fase, se termina el proyecto y se rescatan las “lecciones aprendidas”, para prevenir cometer los mismos errores, si los hubiere, en futuros proyectos.

La experiencia muestra que casi todos los proyectos entregan aportes al grupo de trabajo en las etapas de Planificación, Ejecución y Control, pero muy pocos tienen una Iniciación y un Cierre exitoso, que aporten conocimiento al equipo encargado del desarrollo de éste.

1

Aún teniendo un equipo profesional, muchos proyectos pueden fracasar, particularmente si no se siguen algunas recomendaciones básicas:

Dar a conocer masivamente la importancia del proyecto.

Establecer un plan de trabajo claramente definido, acordado y divulgado.

Definir de forma precisa los objetivos y alcances del proyecto: éstos deben ser comprendidos por todos los integrantes del proyecto.

Definir responsabilidades y comunicarlas adecuadamente. Escribir y detallar procedimientos.

Identificar riesgos potenciales

Promover un ambiente de trabajo basado en la confianza, cómodo y sin tensiones. Apoyar al equipo de trabajo en sus actuaciones y decisiones.

Analizar las causas, avalar las decisiones con hechos y evitar las opiniones. Utilizar metodologías.

Un punto importante al momento de enfrentar un proyecto, es considerar el uso de metodologías que faciliten el desarrollo y cumplimiento de los objetivos del proyecto; la metodología usada en el desarrollo del software, estuvo fuertemente basada en Scrum, con algunas modificaciones dadas por la naturaleza del proyecto y de la organización en que se realizó. Scrum es una metodología que define prácticas y roles. Los principales roles en Scrum, se agrupan en dos categorías “Roles comprometidos” (cerdos) como son el ScrumMaster, que es un rol facilitador, que podríamos visualizar como un director de proyecto encargado de eliminar los obstáculos y las trabas en el desarrollo (no es jefe de proyecto, porque los grupos se auto-organizan), el ProductOwner, representante de la voz del cliente, y el Team que incluye a los desarrolladores, es decir, el equipo que trabaja efectivamente; y los roles “involucrados” (gallinas), como son los clientes, proveedores, usuarios y administradores de sistema.

Una de las características más atractivas de scrum, es el concepto de “sprint”. Un sprint es un período de tiempo (consensuado por el equipo, usualmente un lapso entre 15 y 30 días), en el que se crea un segmento de software potencialmente entregable, es decir, que es funcionalmente operativo, el conjunto de requisitos que se cumplirán en cada sprint, está definido en el Product Backlog (que es un registro priorizado de los requerimientos), los requisitos que se desarrollarán se definen en el Sprint Planning, una reunión en dónde el Product Owner identifica los requerimientos que quiere ver cumplidos y el equipo se compromete con una cantidad de trabajo a completar hasta el siguiente sprint. Una vez acordado el Product Backlog, este no se puede cambiar hasta que finalice el sprint.

3.2. Desarrollo del proyecto.

El proyecto SEPA (acrónimo de Sistema Estadístico para Profesores y Alumnos), surgió debido a la necesidad de tener indicadores sobre la docencia impartida en la Escuela de Informática de la Universidad Tecnológica Metropolitana.

De acuerdo a las fases explicadas anteriormente, describiremos lo que se hizo en cada una de ellas:

Iniciación de SEPA. Se definieron las objetivos generales (debido a la metodología de desarrollo utilizada, muchos requerimientos fueron establecidos durante el transcurso del proyecto), sus alcances y limitaciones.

Planificación. Definición de recursos involucrados (en Hardware, Software, Recursos Humanos involucrados), determinación de las etapas del proyecto, los plazos y metas esperadas.

Ejecución. Desarrollo del software.

Control. Verificación de resultados y retroalimentación. Cierre. Experiencia Ganada.

SEPA es un proyecto que desde su concepción debió cumplir con los siguientes principios:  ACCESIBILIDAD: Facilidad y rapidez con la que se puede obtener la información.

Es por esto que el sistema se pensó como una solución web lo que puede ser verificado en http://sepa.informatica.utem.cl

 PRECISIÓN: Se refiere a que la información no tenga errores. Este es un punto extremadamente delicado, aunque existen mucha literatura sobre la calidad de la información, en general las instituciones públicas y en particular la UTEM, no tiene una metodología sobre la calidad de la información que se maneja y fue necesario una revisión manual de muchas de las entradas.

 RELEVANCIA: Los indicadores y la información generada (entendiendo como información, un conjunto de datos relacionados entre sí, que pueden ayudar a incrementar el conocimiento del usuario), debe ser capaces de ayudar a la toma de decisiones.

 CLARIDAD: La información entregada no puede presentar ambigüedad o confusión.

 FLEXIBILIDAD: La información debe ser capaz de adaptarse en el tiempo y con los distintos usuarios.

 VERIFICABILIDAD: Se refiere a que aunque varios usuarios examinen la misma información, todos pueden llegar a una misma decisión.

3.3. Recursos Disponibles.

Recursos Económicos.

El proyecto no contaba con recursos económicos para su realización y es parte de la memoria de título de un estudiante de Ingeniería Civil en Computación.

 Ambiente de Desarrollo.  Servidor: Genérico  CPU: 1 Pentium IV 3Ghz  RAM: 1Gb.

 HDD: 180Gb.

 Ambiente de Producción  Servidor: Sun Fire X4200 M2

 CPU: 2 Dual-Core AMD Opteron(tm) Processor 2216  RAM: 8Gb

 HDD: 72GB en RAID 1  Recursos de Software.

Una vez definidos los alcances y delimitado el rumbo del proyecto, fue necesario determinar las herramientas con las cuales se confeccionaría la solución de Software. Se escogió herramientas OpenSource, debido a la madurez y el apoyo entusiasta de una gran comunidad alrededor del mundo. Y por la libertad ofrecida con las distintas capas que involucran la solución.

Como se definió que la solución sería una solución web, se escogió el servidor web apache, por su gran aceptación en el mercado y su impecable reputación.

Para el desarrollo de la aplicación se escogió PHP, por la rapidez del desarrollo, la integración que posee con el servidor apache y la flexibilidad que nos ofrece al ser un lenguaje multiplataforma y altamente popular lo que se traduce en que existen muchas extensiones útiles desarrolladas por terceros y que se pueden integrar en el desarrollo de la solución.

Como motor de base de datos, se escogió PostgreSQL, un motor robusto, flexible, totalmente transaccional, extensible, con un modelo totalmente abierto que nos garantiza su continuo desarrollo y con una activa comunidad.

Como sistema operativo, se escogió GNU/Linux Ubuntu Server LTS, GNU/Linux es un sistema operativo maduro, robusto y seguro, que evoluciona constantemente y que ha ido ganándose un espacio en el mercado junto al apoyo de importantes empresas que lo soportan y desarrollan productos basados en el, por otra parte Ubuntu Server es una distribución flexible, bien mantenida y activa.

Parece importante también hacer notar que siempre estuvo presente el concepto de Calidad del Software en el transcurso del desarrollo del proyecto por lo que creemos importante hacer algunas acotaciones sobre el particular.

este avance, nuestra sociedad y nuestra economía han establecido una silenciosa dependencia de los sistemas informáticos para su funcionamiento e incluso supervivencia. Sin embargo, aunque la Ingeniería de Software debe aportar técnicas y herramientas que permitan obtener productos y servicios de gran estabilidad, aún estamos en pañales al compararnos con otras ingenierías que tienen más tiempo de vida. Aunque ha habido avances (hemos pasado de un enfoque centrado en el control de calidad a uno de certificación de la calidad) estos no son comparables con otros sectores industriales.

Lo destacable es que se están destinando una gran cantidad de recursos y esfuerzos, en la creación de modelos y estándares relacionados con la calidad del software. Es sumamente importante que existan estándares reconocidos internacionalmente que permitan a las empresas utilizar las “mejores prácticas” de desarrollo y gestión del software y simplifiquen los esfuerzos para obtener productos de calidad.

Obviamente entonces, en el ámbito de la docencia universitaria, es importantísimo que quienes tendrán a cargo en un futuro bastante próximo la responsabilidad de los desarrollos de sistemas, tengan presente que no basta construir un sistema que funcione, sino que lo haga bajo estrictos cánones de calidad.

Resultados.

El Sistema de Indicadores dará cuenta de la existencia o no de determinadas características deseables de la formación comprendida desde sus distintos agentes, procesos y resultados. Los resultados de cada indicador o de conjuntos de ellos nos permitirán una reflexión crítica.

Separaremos estos indicadores en tres categorías dependiendo de la información que nos proporcionan: demanda, procesos y resultados.

Indicadores de Demanda: nos permiten revisar la aceptación que nuestra oferta de vacantes tiene en las personas que desean continuar estudios en la Enseñanza Superior, además también requerimos conocer las características de ingreso de cada una de nuestras cohortes. Entre otros, es importante cuantificar:

 Proporción de postulantes / vacantes.

 Porcentaje de estudiantes según dependencia del establecimiento de educación media: particular pagado, subvencionado o municipalizado.

 Cantidad de estudiantes según tipo de educación media: científico-humanista o técnico profesional en las distintas menciones.

 Cantidad de ingresados considerando el año de egreso de Educación Media.

 Puntajes PSU: máximos, mínimos, promedios, cantidad entre rangos pre-establecidos.

 Promedio notas enseñanza media.  Porcentaje de estudiantes según sexo.

 Cantidad de estudiantes por vía de ingreso distinta a PSU. Preferencia en que nos colocaron nuestros matriculados.

Indicadores de Procesos: absolutamente relevantes son los resultados que se van obteniendo en cada período académico lo que nos permite revisar nuestra malla curricular, el comportamiento de cada asignatura, entre otros.

 Porcentaje de aprobados y reprobados por asignatura dictada.  Porcentaje de aprobados y reprobados por docente.

 Porcentaje de asignaturas aprobadas y reprobadas por período académico y cohorte.  Cantidad de alumnos regulares por período académico y cohorte.

 Cantidad de alumnos atendidos por docente en las asignaturas de especialidad. Indicadores de Resultados: factores preponderantes en el transcurso de la vida académica de una determinada cohorte es la deserción voluntaria o no y el tiempo real que tardan en egresar nuestros estudiantes.

 Tasa de abandono.  Tasa de rendimiento.

 Duración media de los estudios al egreso.  Tasa de eliminación.

 Tasa de renuncias.  Tasa de titulados.

Es evidente que hay muchos otros indicadores que no hemos considerado como los de antecedentes curriculares de los docentes, la cantidad del personal administrativo, los recursos físicos, entre otros. Todas estas variables no sufren mayores modificaciones sino en largos intervalos de tiempo y son magnitudes suficientemente manejables con programas de ofimática.

Conclusiones

Correspondencia

María Victoria Vallejos Amado (mavivam@gmail.com)

Sebastián Salazar Molina (sebasalazar@gmail.com)

Universidad Tecnológica Metropolitana