DISEÑO DEL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA C.I BANA RICA S.A EN EL ÁREA DE EXPORTACIÓN DE BANANO
JHOANA ALEJANDRA GALEANO PILONIETA
UNIVERSIDAD DE SANTANDER
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS INTERNACIONALES
DISEÑO DEL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA C.I. BANA RICA S.A EN EL ÁREA DE EXPORTACIÓN DE BANANO
JHOANA ALEJANDRA GALEANO PILONIETA
Trabajo de grado para optar al título de Administrador de Negocios Internacionales
Director:
OSCAR RICARDO PICON ACEVEDO
MAESTRIA EN ADMINISTRACION Y ALTA DIRECCION
Tutor metodológico:
SERGIO ANDRES SERRANO CABEZA
ESPECIALISTA EN EVALUACION Y GERENCIA DE PROYECTOS
UNIVERSIDAD DE SANTANDER
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS INTERNACIONALES
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ... 12
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 14
3. OBJETIVOS ... 16
3.1 Objetivo general ... 16
3.2 Objetivos Específicos ... 16
4. JUSTIFICACIÓN ... 17
5. DISEÑO METODOLÓGICO ... 19
7.1 Tipo de investigación ... 19
7.2 Recolección de la información ... 20
7.3 Metodología ... 20
Fase 1. Planificación y trabajo de campo ... 21
Fase 2. Análisis ... 22
Fase 3. Organización de la información ... 22
Fase 4. Publicación de ... 23
6. CRONOGRAMA ... 24
7. PRESUPUESTO ... 25
8. DESARROLLO DE OBJETIVOS ... 27
8.1.1. Imagen ... 27
8.1.2. Historia de la Empresa... 27
8.1.3. Producto de exportación ... 28
8.1.4. Asociados del negocio ... 31
8.1.5. Proveedores de materiales ... 38
8.1.6. Cliente ... 39
8.1.7. International Commercial Terms (INCOTERMS) ... 40
8.2. Definir las funciones y procedimientos necesarios en la construcción de los Manuales correspondientes al área de exportación. ... 42
8.2.1. Organigrama general de C.I. Bana Rica S.A. ... 42
8.2.2. Organigrama del área de exportación de C.I. Bana Rica S.A. (Santa Marta) ... 43
8.2.3. Responsabilidades y funciones ... 43
8.2.4. Procedimientos ... 46
8.3. Diseñar un modelo de manual de funciones y procedimientos adecuado para cumplir con el entendimiento del objetivo general. ... 48
9. CONCLUSIONES ... 52
10. RECOMENDACIONES ... 53
11. GLOSARIO ... 54
12. BIBLIOGRAFIA ... 56
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Cronograma del proyecto ... 24
Tabla 2. Presupuesto requerido para el desarrollo del proyecto. ... 25
Tabla 3. Asociados de negocio ... 32
Tabla 4. Estibas según el tipo de caja y la modalidad de cargue. ... 37
Tabla 5. Proveedores de materiales para el empaque y embalaje. ... 38
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Metodología de la investigación ... 20
Figura 2 Logo de la empresa ... 27
Figura 3. Banano tipo Cavendish ... 29
Figura 4. Tipo de empaque ... 34
Figura 5. Código de Identificación de finca ... 35
Figura 6. Pallet Europea ... 36
Figura 7. Pallet Eurobox ... 37
Figura 8. Logo AFC ... 39
Figura 9. Representación del Incoterms FOB ... 41
Figura 10. Organigrama general de C.I. Bana Rica S.A. ... 42
Figura 11. Organigrama del área de exportación C.I. Bana Rica S.A. ... 43
Figura 12. Procesos del Manual de procedimientos. ... 47
Figura 13. Plantilla del Manual de funciones. ... 49
RESUMEN
Título: Diseño del manual de funciones y procedimientos para C.I Bana Rica S.A en el área de exportación de banano
Autor: Jhoana Alejandra Galeano Pilonieta
Palabras claves: manual de funciones y procedimientos, diagrama de flujo, exportación, banano, organigrama, comercio internacional.
Descripción:
C.I. BANA RICA S.A. es una empresa colombiana, cuyo objeto social es la exportación de bananas o plátanos frescos tipo Cavendish Valery al mercado Europeo, se ha consolidado internacionalmente gracias a la relación precio-calidad de sus productos y debido a su apertura económica, se ha visto en la necesidad de mejorar sus procesos para ser más competitiva en el mercado internacional, en ese sentido se han diseñado diversas herramientas que buscan analizar los procedimientos internos de la compañía para aumentar la eficiencia y disminuir costos.
Por tanto, el presenten documento tiene como objetivo estandarizar las funciones y procedimientos de C. I. BANA RICA S.A. en el área de exportación de banano mediante el desarrollo del manual de funciones y procedimientos para aumentar la competitividad de la compañía en materia de costos, rapidez y calidad del servicio.
Para obtener el resultado esperado fue utilizada en la investigación la metodología descriptiva cualitativa por cuanto se observaron y analizaron los procesos internos del área de exportación, y los cargos inherentes a la misma mediante entrevistas a los empleados, con el fin de estandarizar las funciones y procedimientos.
Paralelo a la investigación, se realizó observaciones directas y entrevistas no
estructuradas mediante el tiempo de práctica realizada en C.I. Bana Rica S.A. (oficina Santa Marta) contribuyendo al desarrollo del marco teórico de la presente investigación y además contó con el apoyo constante del Gerente Administrativo: Erik Monsalve Martínez, la Directora Logística: Jennifer Taite, la Directora de Suministros: Yady Dávila y el Coordinador de
ABSTRACT
Title: Designe of the function manual and procedures of the compagnie C.I. Bana rica S.A for the export departament.
Author: Jhoana Alejandra Galeano Pilonieta
Key words: function and procedure manual, flow diagram, export, banana, flow chart, international trade.
C.I. BANA RICA S.A. Is a Colombian company, whose corporate purpose is the export of bananas or fresh bananas type Cavendish Valery to the European market, has been consolidated internationally thanks to the price-quality ratio of its products and due to its economic opening, it has been seen in need to improve its processes to be more competitive in the international
market. In that sense the company have been designed various tools that seek to analyze the internal procedures of the company to increase efficiency and reduce costs.
Therefore, the present document aims to standardize the functions and procedures of C. I. BANA RICA S.A. In the area of banana exports through the development of a manual of
functions and procedures to increase the competitiveness of the company in terms of costs, speed and quality of services.
In order to obtain the expected result, the qualitative descriptive methodology was used in the investigation, to study the internal processes of the export area and get an analisys, as well as the inherent charges through interviews with the employees, in order to standardize the functions and procedures .
1. INTRODUCCIÓN
Debido a la apertura económica, las empresas se han visto en la necesidad de mejorar sus procesos para ser más competitivas en el mercado internacional, en ese sentido se han diseñado
diversas herramientas que buscan analizar los procedimientos internos de cada compañía para aumentar la eficiencia y disminuir costos.
Aquellas empresas realmente competitivas, tienen mayor oportunidad de ingreso a
mercados exigentes como el Americano y el Europeo, por lo que las compañías exportadoras deben preocuparse siempre por aumentar su productividad y competitividad, para ser atractivas frente a los compradores internacionales.
C.I. BANA RICA S.A. es una empresa colombiana, cuyo objeto social es la exportación de bananas o plátanos frescos tipo Cavendish Valery al mercado Europeo, se ha consolidado
internacionalmente gracias a la relación precio-calidad de sus productos. Pero, aun así presenta problemas internos en el área de exportación debido a la falta de lineamientos precisos que
definan la responsabilidad de cada cargo, y conlleven a un desarrollo óptimo de las tareas y procesos de comercio exterior.
Por tanto, el presente proyecto tiene como objetivo estandarizar las funciones y
La metodología utilizada en la investigación es descriptiva cualitativa por cuanto se observarán y analizarán los procesos internos del área de exportación, y los cargos inherentes a la
misma mediante entrevistas a los empleados, con el fin de estandarizar las funciones y procedimientos.
La estandarización de los procesos conllevará al mejoramiento de los mismos, la
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Actualmente, la estandarización de procesos es vital en toda compañía que busca obtener mayor rentabilidad en el desarrollo de su actividad. En ese sentido, nacen los manuales de funciones y
procedimientos que sirven como guía para el correcto desempeño de las actividades dentro de la compañía por parte de sus trabajadores.
El propósito de estos manuales consiste en orientar sobre la forma en que la institución se
organiza para cumplir con su objetivo, clarificar los grados de responsabilidad de las diferentes áreas administrativas que la integran y sus relaciones de autoridad y dependencia. (Herrera, 2007)
La Comercializadora Internacional C.I. BANA RICA S.A. presenta dificultades en la asignación de tareas específicas a su equipo de trabajo, debido a que no se tienen establecidas las
funciones que le corresponden a cada cargo dentro de la organización. Esto conlleva a demoras en los procesos, dificultades en el manejo de la información y un ambiente laboral estresante.
Lo anterior debido a la carencia de lineamientos que especifiquen las funciones de cada cargo en particular. En el área de Comercio Exterior, este aspecto puede llevar a la empresa a disminuir su competitividad frente a otras empresas exportadoras que si tienen una estructura
Asimismo, la compañía podría verse afectada en el panorama internacional debido al alto nivel de competitividad exigido por los compradores, especialmente del continente europeo,
actual destino de exportaciones de la compañía.
Por tanto, es indispensable diseñar un manual de funciones y procedimientos que aporte
los lineamientos requeridos para el desarrollo eficiente de las funciones organizacionales de la compañía C.I BANA RICA S.A.
En ese sentido, el presente proyecto busca estandarizar las funciones y procedimientos de
C.I BANA RICA S.A en el área de exportación de banano, a través del desarrollo del manual mencionado anteriormente logrando la optimización de los procesos y aumentando su
competitividad.
Pregunta de Investigación: ¿Para qué es necesario elaborar un manual de funciones y procedimientos para la estandarización del área de exportación de la empresa C. I. BANA RICA S. A.?
3. OBJETIVOS
3.1 Objetivo general
Estandarizar las funciones y procedimientos de C. I. BANA RICA S.A. en el área de exportación de banano mediante el desarrollo del manual de funciones y procedimientos.
3.2 Objetivos Específicos
Organizar la información necesaria del área de exportación de banano de C. I. BANA
RICA S.A.
Definir las funciones y procedimientos necesarios en la construcción de los Manuales
correspondientes al área de exportación.
Diseñar un modelo de manual de funciones y procedimientos adecuado para cumplir con
4. JUSTIFICACIÓN
Debido a la globalización, la competitividad se ha vuelto un factor determinante para lograr el éxito. En ese sentido, los compradores internacionales prefieren compañías que ofrecen no solo
calidad en sus productos si no también eficiencia en sus procesos y rapidez en sus servicios. Por tanto, las empresas se han adaptado a estos requerimientos para poder posicionarse en el
mercado internacional a través de diversas estrategias orientadas a la especialización de sus
tareas con el objetivo de reducir costos y aumentar su eficacia.
De esa forma surgen los manuales de funciones y procedimientos enfocados en las tareas
u actividades de una organización, los cargos inherentes a las mismas y sus responsabilidades específicas, con el fin de lograr un mejoramiento de cada proceso y asimismo aumentar la
competitividad de la compañía.
Según Quintero, 2010, los manuales sirven como apoyo para identificar, controlar y solucionar deficiencias referentes a las funciones y responsabilidades, mejorando los procesos
internos de la compañía, también sirven como guía a las diferentes áreas de trabajo para que estas tengan claro que deben hacer, como hacerlo, cuando hacerlo y para que hacerlo,
asegurando un mejor desempeño laboral. Además, la información recolectada en estos manuales puede ser utilizada en el proceso de selección de personal de la compañía al especificar las competencias necesarias para cada cargo en particular.
En ese sentido, la Comercializadora Internacional C. I. BANA RICA S.A. presenta problemas en la delegación eficiente de las tareas a desarrollar por falta de lineamientos precisos
área de exportación de banano a través del diseño de un manual inherente a la misma, el cual sirva como base para el mejoramiento de los procesos, la disminución de costos, y el aumento de
la eficiencia laboral, aumentando la competitividad de la compañía.
Asimismo, el desarrollo y construcción del manual de funciones y procedimientos
conllevará a una mayor comprensión del funcionamiento interno de la empresa gracias a la descripción detallada de tareas, requerimientos y responsabilidades de cada puesto, por lo que podrá ser utilizado como herramienta en la capacitación del personal ahorrando tiempo y costos.
(AGUDELO, CASTAÑEDA, & ROJAS, 2009)
Además, dicho manual servirá como base para que la empresa sea más competitiva a
5. DISEÑO METODOLÓGICO
7.1 Tipo de investigación
El tipo de investigación del presente proyecto es descriptiva cualitativa porque busca analizar los
cargos pertenecientes al departamento de exportación de la empresa C.I. BANA RICA S.A. con el fin de estandarizar las funciones y procedimientos de los mismos.
Según Hernández Sampieri (2012), en su libro Metodología de la Investigación “Los
estudios descriptivos buscan especificar las propiedades, características y perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos, objetos o cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis.
Es decir, miden, evalúan o recolectan datos sobre diversos conceptos (variables), aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno a investigar”
Asimismo, según Sierra Guzmán (2012) en la investigación descriptiva se destacan las
características o rasgos de la situación, fenómeno u objeto de estudio con el objetivo de seleccionar las características fundamentales del mismo.
Por su parte, es una investigación cualitativa porque estudia el quehacer cotidiano del equipo de trabajo del área de exportación, interpretando y comprendiendo sus acciones.
El utilizar ambos enfoques en la investigación proporcionará una visión más detallada
respecto a las funciones y procedimientos dentro de C.I. BANA RICA S.A. puesto que se
describirá las propiedades, características y perfiles de las personas, ahondando en los
requerimientos específicos para cada cargo dentro del área de exportaciones, mostrando un
mayor análisis sobre las necesidades de la compañía en cuanto a capacitación y conocimiento
7.2 Recolección de la información
El presente proyecto comprende dos etapas: trabajo de campo o recolección de la información y
análisis de la información recolectada. La información se recolectará a través de la observación y análisis de los procesos desarrollados por el departamento de exportación a través de
cuestionarios con preguntas abiertas que permitan mayor libertad de expresión a las personas objeto de estudio. Asimismo, se consultará la página web de la compañía
http://www.banarica.com/ en la cual se encuentra información relacionada sobre su historia,
productos y certificaciones, lo cual será útil para formar una visión general de la misma.
7.3 Metodología
El presente proyecto de investigación se realizará en 4 fases como se aprecia en el grafico
anterior:
Fase 1. Planificación y trabajo de campo
Población y muestra
La población para esta investigación es igual a la muestra ya que para la realización de un manual de funciones y procedimientos es necesario tomar en cuenta todas las operaciones que se
realizan, y por ende a todas aquellas personas relacionadas con las mismas.
Instrumentos utilizados
Cuestionarios
Lapicero
Computador
Cuestionario
Se les aplicó un cuestionario a los empleados de C.I. Bana Rica S.A. para conocer el grado de
preparación que poseen y detectar la fuente directa de la cual obtienen información y cuáles son
sus funciones y como cumplirlas. (Ver cuestionario en Anexo A)
Página web de la compañía
En la consulta a la página web de la compañía (http://www.banarica.com/) se encontró la
Observaciones
Se realizaron observaciones directa mediante el tiempo de mi práctica realizada en C.I. Bana
Rica S.A., además diferentes visitas a algunas fincas productoras y al Puerto Marítimo de Santa Marta para palpar de cerca el ambiente de trabajo reinante, el trato entre empleados, asociados
del negocio y el cliente, asimismo, prestar atención en el desarrollo de las actividades de trabajo.
Fase 2. Análisis
Al aplicar los métodos y herramientas mencionadas en la fase anterior, se pudo evidenciar que la
oficina principal de la empresa C.I. Bana Rica S.A. se encuentra ubicada en la ciudad de Medellín – Antioquia y desde allí se ejecutan las áreas de Gerencia General, Tesorería,
Contabilidad y Nómina; el área de exportación de banano de la empresa C.I. Bana Rica S.A. se coordina desde la oficina ubicada en Santa Marta- Magdalena, por su cercanía al Puerto
Marítimo de Santa Marta y a la zona bananera del Magdalena, la planta cuenta con cuatro
empleados, a los cuales se les ha establecido unas funciones y responsabilidades para la buena ejecución laboral.
Además se realizaron entrevistas no estructuradas a los empleados de C.I. Bana Rica
S.A. objeto de estudio para interactuar con ellos, conocer su identificación con el trabajo que realizan, su grado de motivación y la opinión acerca de las funciones y procedimientos que
cumplen.
Fase 3. Organización de la información
mismos, la disminución de costos, y el aumento de la eficiencia laboral y la competitividad de la compañía.
Fase 4. Publicación de resultados
Entrega del manual de funciones y procedimientos por medio de presentación y comunicación de un informe final a los empleados de C.I Bana Rica S.A. Santa Marta y asimismo a los miembros del comité, calificadores designados y el tutor disciplinar.
6. CRONOGRAMA
ACTIVIDADES FEBRERO MARZO ABRIL MAYO
Determinar el título del proyecto
Presentación propuesta trabajo de Grado
Asignación de director del proyecto y el
tutor metodológico
Elaboración del anteproyecto
Presentación del anteproyecto
Fase 1 – Planificación y trabajo de campo
Presentación del primer avance del proyecto
Presentación de correcciones del primer
informe del proyecto
Fase 2 -Análisis de la información y
estandarización de las funciones y procedimientos
Presentación del segundo avance del
proyecto
Presentación de correcciones del segundo
informe del proyecto
Fase 3 – Organización de la información.
Diseño del manual de funciones y procedimientos
Presentación del tercer avance del proyecto
Fase 4 -Entrega del informe final
7. PRESUPUESTO
Recursos Institucionales
PROPIOS APORTES
Asesoría docente $ - $ -
TOTAL $ - $ - Recursos Tecnológicos
PROPIOS APORTES
Computador portátil $1.200.000 $ -
Impresora $220.000 $ -
Celular $800.000 $ -
USB $30.000 $ -
TOTAL $2.250.000 $ - Otros Recursos
PROPIOS APORTES
Alimentación $1.000.000 $ -
Vivienda $2’400.000 $ -
Transporte $620.000 $ -
Traslado a fincas $ 300.000
Visita a puerto $100.000
TOTAL $1.670.000 $400.000
Tabla 2. Presupuesto requerido para el desarrollo del proyecto. Fuente: Galeano, J. (2017)
El presupuesto de la presente investigación se compone de tres rubros:
Recursos Institucionales: Se utilizará solo la asesoría de los docentes de la facultad debido a que el investigador se encuentra fuera de la ciudad realizando su práctica empresarial en la misma empresa objeto del presente estudio: C.I. BANA RICA S.A
en físico toda la información necesaria para el trabajo de campo, y la impresión del manual final.
Otros recursos: Debido a que la estudiante se trasladó a la ciudad de Cartagena donde está ubicada C.I. BANA RICA S.A. para realizar su proceso de investigación, la misma deberá incurrir en gastos de alimentación, transporte y vivienda, los cuales se discriminan en la tabla anterior.
8. DESARROLLO DE OBJETIVOS
8.1. Recopilar la información necesaria del área de exportación de banano de C. I. BANA RICA S.A.
8.1.1. Imagen
8.1.1.1.Nombre
Comercializadora Internacional C.I. BANA RICA S.A.
8.1.1.2.Logo
8.1.2. Historia de la Empresa
La Comercializadora Internacional C.I. BANA RICA S.A. con NIT 900.261.404-6 nació como una empresa 100% colombiana, por iniciativa de algunos productores de banano que tienen sus cultivos en la Zona Bananera del Magdalena y Urabá, quienes ante las crecientes dificultades de
exportación que presentaba el sector, como la devaluación del dólar, el bajo precio pagado por las comercializadoras internacionales, los problemas de calidad con la fruta, el aumento en los
costos de producción, entro otros, decidieron buscar nuevos caminos al negocio haciendo Figura 2 Logo de la empresa
alianzas estratégicas con clientes Europeos quienes tienen un mercado asegurado para la fruta en
tiendas del viejo continente y cuentan con una marca reconocida comercialmente.
Fue así como a mediados del año 2008 resultado de la asociación de las empresas, como; AGRÍCOLA SEVILLA S.A., AGROPECUARIA LA LEYENDA S.A., INVERSIONES
LEMAR S.A., ODELSA S.A. y AGROBAN S.A y bajo la consigna “las crisis son oportunidades” decidieron tomar los riesgos del caso, renunciando a su contratos de
exportaciones con las multinacionales y una vez hecho todos los tramites de ley exigidos, el 19
de enero del 2009 hacen su primera exportación con el sello Gota De Oro y hasta la fecha se embarca semanalmente la fruta de los socios y de otras fincas afiliadas que ingresaron
posteriormente.
8.1.3. Producto de exportación
El principal producto de exportación de la compañía a la fecha ha sido BANANO TIPO
CAVENDISH VALERY producido por las fincas asociadas a la empresa hace más de 8 años y comercializado directamente por C.I. Bana Rica S.A. durante los últimos años, logrando una gran aceptación del producto en los mercados incursionados, gracias al equilibrio logrado entre
los años de experiencia de los proveedores y el cumplimiento y adaptación a los requisitos exigidos por los diferentes mercados en cuanto a calidad, tiempo y condiciones de entrega del
Figura 3. Banano tipo Cavendish Tomada por el autor
En general el banano para exportación en Colombia tiene origen en el Urabá Antioqueño,
en la zona sur de la Guajira y en la región norte del departamento del Magdalena con municipios de la Zona Bananera como: Córdoba, Río Frío, Orihueca, Sevilla; en esta última se encuentran ubicadas todas las fincas asociadas a la Comercializadora. Hay diferencias importantes en las
características de calidad y tamaño de la fruta entre las regiones, debido a las variaciones
climáticas propias de cada zona. Así por ejemplo el banano de Santa Marta es de menor tamaño
8.1.3.1. Fruta CAVENDISH y sus variedades
Variedad Valery: Las plantas de esta variedad alcanzan alturas que oscila entre los 2.00 y 4.50 metros. Su inflorescencia ya al haber desarrollado sus frutos alcanzan una longitud que va de 50 a 150 centímetros. El pseudo tallo de ésta variedad alcanza un diámetro de 30 a 50
centímetros.
En cuanto a normas de calidad ha sido un éxito en el mercado internacional, sobre todo en cuanto a longitud, grosor, forma de las manos, sabor y color. Su desventaja consiste en
presentar poca resistencia a los vientos.
Variedad Gran Nane: Esta variedad presenta un sistema radicular fibroso, grueso y suculento, alcanzando un largo de 50 a 150 centímetros. El pseudo tallo alcanza un grosor de 30 a 70 centímetros siendo de un color café oscuro.
La altura de las plantas de esta variedad oscila entre 1.50 a 2.50 metros. Es una variedad
más pequeña que la valery, de mayor anclaje y resistencia al viento. Su inflorescencia alcanza tamaños desde 75 a 150 centímetros.
Variedad William´s: Presenta un sistema radicular similar al Gran Nane, siendo una variedad de porte pequeño; alcanzando una longitud de inflorescencia de 75 a 150 centímetros. El pseudo tallo alcanza una altura que oscila entre los 1.50 a 2.00 metros. El diámetro del mismo
es de 35 a 50 centímetros, siendo de un color verde.
Esta variedad fue introducida recientemente porque ha demostrado ser muy resistente a
8.1.4. Asociados del negocio
Para su primera exportación en el año 2009, se embarcó la fruta de seis asociados de negocio
(fincas proveedoras) de la comercializadora y desde ese año se ha tenido un crecimiento
exponencial considerable, tanto así que en ese mismo año ingresaron tres nuevas fincas; para los
años 2010-2011-2012-2013-2014-2015 y 2016 ingresaron en su orden 2 – 3 – 5 – 5 – 4 – 2 – 3 para un total de 26 nuevas fincas.
Actualmente, en total son 30 fincas productoras, las cuales corresponden a 22 razones
RAZON SOCIAL FINCA CODIGO
AGROPECUARIA LA LEYENDA S.A.S
SAN FRANCISCO 500
OASIS 501
MARIA LUISA 502
PALMA 503
ANTONIO RIASCOS TORRES E HIJOS VEGA 512
BANANERA LA LOLA DEL MAGDALENA S.A.S LA LOLA 515
BANANERA LOS MANGOS DEL MAGDALENA
S.A.S MANGOS 515
INVERSIONES VIILAGRANDE S.A.S VILLAGRANDE 517
INVERSIONES CASAGRANDE S.A.S CASAGRANDE 518
GRAN PALMAR LTDA
VILLAMARIA 520
ILUSION 300
ISABEL 301
AGROPECUARIA INMOBILIARIA S.A. JULIA ESTHER 203
PANTOJA 204
MAYABELL S EN C PATRICIA 201
BRETAÑITA 202
BERNANDO MAYA NANCY 302
JOSE FRANCISCO VIVES BRUGES ANASTACIA 506
ISABEL JIMENO DE DAVILA LUCIA 303
GUILLERMO DELGADO CAMPO Y CIA S.N.C ESPERANZA 304
AMALIA ELVIRA CANTILLO DE LASTRA AMALIA 403
CARLOS ZORRILLA GUERRERO YADIRA 404
ARGENIDA BORJA GIL LA MARIA 402
GABRIEL MANCILLA DUQUE LA TRINIDAD 409
LA CLARITA S.A. LA CLARITA 530
METALIGAS S.A. FLORIDA 531
COMPAÑÍA SANTANA S.A.S VILLA NORGIA 504
CALIFORNIA 505
LASTENIA DE LA CONCP DE AVILA ANAYA ROSA ALICIA 509
BANAPRO S.A.S EL DIVINO 535
8.1.3.1. Requisitos de asociados de negocio
C.I. Bana Rica S.A. hace la revisión de la lista Clinton a todos los asociados de negocio para ir
más allá de los requisitos financieros incluyendo indicadores de seguridad. Además ha establecido otros parámetros para la selección de sus Asociados de Negocio, garantizando
calidad y un máximo cumplimiento de la cadena de suministro, así construir un puente entre el productor y el cliente, quien definitivamente valora esta seguridad. Los requisitos son los
siguientes:
El área de la finca debe ser igual o mayor a 10 hectáreas.
Óptimas condiciones agronómicas del cultivo.
Cultivo de la fruta CAVENDISH y sus variedades.
Óptimas condiciones hidrográficas y edáficas.
La infraestructura de su planta empacadora debe cumplir los estándares fitosanitarios, de
calidad y seguridad.
Tener el entorno adecuado para lograr una certificación GAP, RainForest y BASC.
8.1.3.2. Empaque del banano de exportación
Empaque: - Se realiza en cajas de cartón fabricado bajo especificaciones y
dimensiones establecidas según el peso a empacarse, la distancia a la que va a ser transportada y las condiciones del cliente.
Tapado: - Se coloca la tapa observando que coincidan los orificios de ventilación del fondo y la tapa.
Identificación. C.I. Bana Rica S.A. a cada finca se le asigna un número de código para su identificación en los puertos de embarque y de destino para efectos de inspección
de calidad y trazabilidad de la fruta empacada. Esta información se le coloca a un costado de la tapa, con el uso de sellos o marcadores adecuados.
Figura 5. Código de Identificación de finca
Fuente: Instalaciones de la plata empacadora de Finca La Palma
Estibas: Fabricadas en madera bajo especificaciones y dimensiones establecidas según el peso a cargar. Los productores cuentan con dos tipos de estibas:
Europea: son para cargar las cajas de 20 Kilos.
Figura 6. Pallet Europea
Eurobox: son para cargar las cajas de 17 Kilos.
Figura 7. Pallet Eurobox
Fuente: Instalaciones de la plata empacadora de la finca La Palma.
Paletización: Consiste en arrumar el producto sobre estibas según el tipo de caja y la modalidad de cargue, los pallets quedan embalados como aparece en la Tabla 4, esto con el
objetivo de facilitar el transporte y manipulación de los mismos.
PALETIZACIÓN
Tipo de caja
fila o
tendidos caja/fila
Total Caja/Pallet
Bajo Cubierta 17 Kg 10 5 50
20 Kg 8 6 48
Contenedores 17 Kg 11 5 55
20 Kg 9 6 54
Tabla 4. Estibas según el tipo de caja y la modalidad de cargue. Fuente: Galeano, J. (2017)
8.1.5. Proveedores de materiales
C.I. Bana Rica S.A con el propósito de obtener descuentos por volumen y estandarizar las
especificaciones técnicas y la calidad de todos los materiales de empaque y embalaje, centraliza los proveedores para los productores.
Actualmente C.I. Bana Rica S.A. cuenta con tres tipos de proveedores que suministran directa e
indirectamente los materiales para el empaque y embalaje de la carga, es decir, el único costo que asume la comercializadora es el cartón siempre y cuando este sea exportado; los demás
materiales los asume el productor (estibas, plásticos, zunchos, esquineros, láminas, espuma, entre otros.) (Ver tabla 5)
TIPO DE PROVEEDOR PROVEE A: MATERIALES
Cartón Bana Rica Cajas de cartón
Almacén de suministros Productor Estibas: Eurobox y Europea
Estibas Productor
Plásticos, zunchos, esquineros, láminas, espuma, entre otros.
8.1.6. Cliente
Actualmente C.I. Bana Rica S.A. tiene como cliente a La compañía AFRIKANISCHE
FRUCHT-COMPAGNIE – AFC, fundada en el año 1912, ella pertenecía a los pocos pioneros del mercado del banano.
En el centro de Europa, la importación y el comercio de frutas tiene una larga tradición. AFC - forma parte de esta historia.
En los años 20 la AFC se estableció en casi todos los mercados Europeos con barcos
frigoríficos propios y la introducción de bananos de marca. En estos tiempos produjo los bananos en sus propias plantaciones en Camerún; a la vez se desarrollaron relaciones sólidas, justas y honestas con el comercio. Después de unas actividades cortas en Liberia, AFC estableció al final
de los años 50 sus lazos con productores responsables en las mejores zonas de América Latina. (Afrikanische Frucht Compagnie AFC)
Figura 8. Logo AFC
8.1.6.1. Tipos de empaques
AFC solicita que la fruta sea empacada en tres diferentes tipos de empaques que están
diferenciados por peso de la caja y especificaciones de la fruta, como se explica en la tabla 6.
TIPO EMPAQUE ONKEL TUCA
ESTANDAR ONKEL TUCA DAN TUCAN
ESPECIFICACIONES
Peso: 20 Kg Peso: 20 Kg Peso: 17 Kg
Tamaño: Fruta grande
Tamaño: Fruta grande y permite corta (< 20,3 cm)
Tamaño: Fruta grande y permite corta (< 20,3 cm)
No permite clúster con dedos saneados.
Permite clúster con dedos saneados.
Permite clúster con dedos saneados.
Caja tipo display (se exhibe en puntos de venta) Tabla 6. Tipos de empaques y sus especificaciones
Fuente: Galeano, J. (2017)
8.1.7. International Commercial Terms (INCOTERMS)
Son los términos mediante los cuales se define las obligaciones correspondientes del vendedor y
comprador originadas por el desplazamiento o traslado internacional de mercancía, tomando como base tres elementos primordiales, los riesgos, los gastos y los documentos.
La empresa y el cliente establece en su contrato que el mejor INCOTERMS para su
negociación es el FOB, por sus siglas en inglés (Free On Board), que consiste, en la empresa vendedora entrega la mercancía al borde del buque asignado por el comprador.
C.I. Bana Rica S.A. en calidad de vendedor tiene como obligaciones: entregar la
mercancía empacada y embalada; formalidades aduaneras de exportación; costos de exportación
C.I. Bana Rica S.A. no es responsable por el transito del producto desde de la finca hasta el puerto de exportación, este costo y la responsabilidad que se derive de él, es única y exclusiva
del productor.
AFC en calidad de comprador tiene como obligaciones: el pago de la fruta comprada a
C.I. Bana Rica S.A.; el flete marítimo y terrestre del lugar de exportación hasta el lugar de comercialización del producto, formalidades aduaneras de importación; costos de importación (Uso de operadores portuarios, usos de instalaciones a la carga, movimientos portuarios, entre
otros).
Productor Vendedor Comprador
8.2. Definir las funciones y procedimientos necesarios en la construcción de los Manuales correspondientes al área de exportación.
La exportación de banano de la empresa C.I. Bana Rica S.A. se coordina desde la oficina ubicada en Santa Marta- Magdalena, por su cercanía al Puerto Marítimo de Santa Marta y a la zona
bananera del Magdalena. La planta cuenta con cuatro empleados que desempeñan los cargos de Gerente Administrativo, Director de Logística, Coordinador de Operaciones y Director de Suministros, a los cuales se les ha establecido unas funciones y responsabilidades para la buena
ejecución laboral.
8.2.1. Organigrama general de C.I. Bana Rica S.A.
8.2.2. Organigrama del área de exportación de C.I. Bana Rica S.A. (Santa Marta)
Figura 11. Organigrama del área de exportación C.I. Bana Rica S.A. Fuente: Archivo de C.I. Bana Rica S.A.
8.2.3. Responsabilidades y funciones
8.2.3.1. Gerente Administrativo
Objetivo principal: Velar para que todo el proceso de corte, empaque y exportación fluya con normalidad, brindando solución a los problemas que durante la consecución de estos se puedan
Funciones principales:
Definir y hacer cumplir el direccionamiento estratégico de la organización.
Analizar los proveedores de servicios y de fruta y verificar el cumplimiento de los requisitos
de C.I. Bana Rica S.A.
Representar a la organización ante los asociados de negocio y firmar acuerdos para el
cumplimiento de los objetivos y metas propuestos por la empresa.
Velar por el cumplimiento del plan de cargue solicitado por el cliente semanalmente.
Firmar los contratos con los asociados de negocio.
8.2.3.2. Director de Logística
Objetivo principal: Encargarse de que se disponga de todos los requerimientos para que el proceso de exportación de la fruta, se de en el tiempo y forma conveniente, cumpliendo con las
normas establecidas y los estándares de exportador e incluyendo además, el control de cada uno de los factores asociados a este proceso como cupos, pedidos, cantidades exportadas,
documentos de exportación, facturación de los servicios portuarios, entre otros.
Funciones principales:
Realizar la programación de corte semanal.
Realizar y enviar las ordenes de corte a todas las fincas.
Solicitar el cupo en el buque.
Realizar el Real Embarcado semanal y enviar informe a la oficina principal
Realizar la factura proforma del embarque y enviar a la oficina principal Medellín.
Llevar el balance de cajas exportadas por cada finca.
8.2.3.3. Director de suministros
Objetivo principal: Garantizar la disponibilidad de los materiales de empaque en la bodega de los distintos proveedores.
Funciones principales:
Manejar los inventarios de cartón de todas las fincas del grupo.
Mantener alianzas con proveedores que puedan garantizar abastecimiento continuo.
Gestionar las reclamaciones por el incumplimiento a las especificaciones para que dicho
material defectuoso sea retirado y cambiado a las fincas.
8.2.3.4. Coordinador de operaciones portuarias
Objetivo principal: Supervisar toda la operación en Puerto de Santa Marta realizada por el operador portuario (descargue de camiones, cargue directo a buque, llenado de contenedores e inspección de calidad).
Funciones principales:
Coordinar toda la operación de recepción y llenado de fruta a contenedor y a buque en el
puerto de Santa Marta.
Verificar que el operador portuario, diligencie el formato control vehículo en el que se
Revisar si las cantidades totales programadas a las fincas y las entregadas en el puerto
coincidan, corroborar la información del manifiesto con la fruta que llega al puerto, anotar y aclarar diferencias.
Verificar los seriales y los números de los contenedores asignados para el llenado de
exportación.
8.2.4. Procedimientos
El manual de procedimientos se dividirá en cinco procesos para así lograr la finalidad de este,
estandarizar los procedimientos para la buena ejecución laboral.
Los procesos serán: Planificación de cargue; abastecimiento de materiales de empaque; recepción, llenado, almacenamiento y despacho de cargue; cierre de embarque y real embarcado;
Cada Proceso contará con un seguimiento adecuado y secuencial de los procedimientos. (Ver
figura 12)
A estos procesos se les hará la profundización adecuada en el manual de funciones y
8.3. Diseñar un modelo de manual de funciones y procedimientos adecuado para cumplir con el entendimiento del objetivo general.
Una vez realizado el análisis de la situación actual del área de exportación del banano de C.I. Bana Rica S.A., como base para diseñar una propuesta donde se estructura y se plasmen en un
solo documento el manual de funciones y procedimientos, dividido por capítulos y además el diagrama de flujo, logrando así la estandarización de las funciones y procedimientos.
La estructura del manual de funciones y procedimientos:
Portada
Presentación
Generalidades de la empresa
Detalle de la estructura (organigrama)
Descripción de las operaciones (Funciones y procedimientos)
Diagramas de flujos
El capítulo de las funciones, tiene una descripción de cuatro cargos:
Gerente administrativo
Director Logístico
Coordinador de operaciones portuarias
Y la descripción de cargo, está constituida por los siguientes aspectos: (Ver figura 13)
Nombre del cargo
Dependencia
Número de cargos
Reporta a (Nombre del cargo)
Requisitos de formación
Requisitos de Experiencia
Objetivo principal
Funciones
El capítulo de los procedimientos, está constituida por los siguientes aspectos: (Ver figura 14)
Nombre del proceso
Procedimiento
Responsable
Descripción
Frecuencia
La presentación es muy significativa, lo cual hay que considerar recomendaciones generales para ello:
Logotipo.
Nombre de la empresa.
portada, índice general, introducción, parte sustancial del manual, diagramas
9. CONCLUSIONES
Posteriormente al desarrollo del presente trabajo se concluyó:
El diseño del manual de funciones y procedimientos para C.I Bana Rica S.A en el área de
exportación de banano posibilito identificar las deficiencias del mismo en el área mencionada; principalmente causadas por la falta de organización y estandarización de las funciones y procedimientos.
Los nombres de los cargos que comprende el área de exportación tienen total relación con
las funciones que ejercen.
La implementación de un Manual de funciones y procedimientos permitirá que los
empleados C.I Bana Rica S.A en el área de exportación conozcan de manera explícita, clara y detallada los procedimientos y funciones que les corresponde a todos y cada uno de ellos.
Se estandarizó las funciones y procedimientos de la empresa en el área de exportación de
banano a través del diseño de un manual, el cual sirve como base para el mejoramiento de los
procesos, la disminución de costos, y el aumento de la eficiencia laboral, aumentando la competitividad de la compañía.
10. RECOMENDACIONES
Es de suma importancia admitir el manual de funciones y procedimientos como
instrumento técnico y procedimental fundamental para la ejecución de cada uno de los cargos, y se vuelve necesario ya que contiene en forma ordenada, secuencial y sistemática la información
requerida para el buen desempeño del trabajo.
Dar a conocer a los funcionarios actuales y futuros de la compañía la existencia del
Manual de funciones y procedimientos del área de exportación, para que de una manera clara y concisa, comprendan las funciones que deben cumplir, responsabilidades, autoridad, actividades que les corresponde, sucesión de las mismas y el lugar que ocupan dentro de la organización.
Al momento de duda e inquietud respecto a cuáles son sus funciones asignadas y cómo
ejecutarlas, el empleado del área de exportación de C.I Bana Rica S.A. puede dirigirse al Manual
de funciones y procedimientos para resolverlas.
Cada vez que las condiciones lo ameriten, se deben realizar las modificaciones y
11. GLOSARIO
Debido a que el presente proyecto tiene como objetivo el diseño de un manual de procedimientos
y funciones para el área de comercio exterior de CI BANA RICA S.A. es importante tener claridad sobre los siguientes conceptos:
Comercio Internacional: Hace referencia al movimiento que tienen los bienes y servicios
a través de los distintos países y sus mercados. Se realiza utilizando divisas y está sujeto a regulaciones adicionales que establecen los participantes en el intercambio y los
gobiernos de sus países de origen. Al realizar operaciones comerciales internacionales, los países involucrados se benefician mutuamente al posicionar mejor sus productos, e ingresar a mercados extranjeros. (Ceballos, 2017)
Diagrama de flujo: Representación gráfica de un proceso. Cada paso del proceso es
representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de
proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso. (AITECO, 2017)
Exportación: Es la salida de mercancías del Territorio Aduanero Nacional cumpliendo las
formalidades aduaneras previstas en el presente decreto. También se considera exportación, la salida de mercancías a depósito franco, en las condiciones previstas en el
presente decreto. (MinCIT, 2016)
Manual de procedimientos: Los manuales de políticas y procedimientos son manuales
que documentan las actividades y procesos que desarrolla cada una de las áreas de la organización. Se pueden desarrollar en base a los procedimientos y formatos incluidos en este manual. Es conveniente que cada área autorizada tenga su propio manual de políticas
políticas y procedimientos generalmente es el director, Gerente o Responsable de cada área emisora. (Alvarez, 2014)
Organigrama: representación parcial, mediante un diagrama de la estructura formal de
una organización, en él se muestran las funciones, sectores, jerarquías y dependencias
internas. La mayoría de las estructuras organizacionales son demasiado complejas para transmitirse verbalmente. Por esta razón, es que se utilizan herramientas para su representación y así simplificar la realidad. (Recursos Humanos, 2017)
Proceso: Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la
participación de un número de personas y de recursos materiales coordinados para
conseguir un objetivo previamente identificado. Se estudia la forma en que el Servicio diseña, gestiona y mejora sus procesos (acciones) para apoyar su política y estrategia y para satisfacer plenamente a sus clientes y otros grupos de interés. (Universidad de Jaen)
Procedimiento: Un procedimiento es una secuencia definida, paso a paso, de actividades
o acciones (con puntos de inicio y fin definidos) que deben seguirse en un orden
establecido para realizar correctamente una tarea. (Web y Empresas, 2017)
Entrevistas no estructuradas: Son aquellas en las que se trabaja con preguntas abiertas, sin
un orden preestablecido, adquiriendo características de conversación. Esta técnica
12. BIBLIOGRAFIA
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13. ANEXOS
Anexo A. Cuestionario realizado a funcionarios de C.I. Bana Rica S.A.
CUESTIONARIO
OBJETIVO:DISEÑAR EL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS PARA C.I
BANA RICA S.A EN EL ÁREA DE EXPORTACIÓN DE BANANO
Entrevistado:
¿Cuál es el cargo que ejerce?:
¿En qué área se desempeña?:
¿Cuántas personas están en el cargo?:
¿Quién es su jefe inmediato?:
¿Cuáles son los requisitos de mínimos de formación?: ¿Cuánto es el tiempo mínimo de experiencia?: ¿Cuáles son los requisitos mínimos de experiencia?: ¿Cuál es el objetivo principal del cargo?:
¿Cuáles son las funciones principales del cargo?:
¿Con que frecuencia se realiza?:
¿Qué día de la semana se realiza?:
