SISTEMA DE GESTIÓN DEL SERVICIO DE PDI, RETRIBUCIONES Y SEGURIDAD SOCIAL
PDI.PRO‐12 Elaborar las nóminas
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PROCEDIMIENTO
PDI.PRO
‐
12
Elaborar
las
nóminas
ELABORA REVISA APRUEBA
FECHA 24‐07‐2013 31‐07‐2013 31‐07‐2013 FIRMA
Asesor RR.HH. Jefa Sección de
Retribuciones y SS. Jefe Servicio
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PDI.PRO‐12 Elaborar las nóminas
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Tabla
de
contenido
1.
OBJETO...
3
2.
ALCANCE
...
3
3.
REFERENCIAS.
...
3
4.
DIRECTRICES
...
3
5.
REGISTRO
Y
ARCHIVO
...
4
6.
PROCEDIMIENTOS
RELACIONADOS
...
4
7.
DIBUJO
DEL
PROCEDIMIENTO
...
5
SISTEMA DE GESTIÓN DEL SERVICIO DE PDI, RETRIBUCIONES Y SEGURIDAD SOCIAL
PDI.PRO‐12 Elaborar las nóminas
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1.
OBJETO
El objetivo es definir las fases y actividades necesarias en el procedimiento de elaboración de las nóminas mensuales en la Universidad de Cantabria.
2.
ALCANCE
Este procedimiento será de aplicación desde la comunicación del alta, baja, variación, alteración o corrección, hasta el abono a los interesados y la liquidación y entrega de las aportaciones sociales y fiscales.
El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del proceso es el Jefe del Servicio de Personal Docente Investigador, Retribuciones y Seguridad Social.
3.
REFERENCIAS
NÓMINA: Documento individual o de relación de un conjunto de perceptores, referido a
una empresa, en el que se lleva a cabo la liquidación de unos emolumentos como pago por servicios prestados.
ALTERACIÓN: En referencia a la nómina, cambio o modificación que se produce por
variación de las relaciones laborales del personal de una empresa, pueden ser de carácter temporal o indefinido.
CORRECCIÓN: En referencia a la nómina, acción tomada para eliminar una no conformidad
El valor estratégico de este servicio es de 5 en una escala de 1 a 5.
4.
DIRECTRICES
NOMINA MENSUAL
Alteraciones a incluir en la nómina mensual.
Sólo se incluirán en la nómina del mes corriente las alteraciones que se reciban antes del día 7 de cada mes (diciembre día 1) recibidas por las diferentes Unidades Administrativas (Servicio de PDI, Retribuciones, Servicio de PAS, Servicio de Gestión de la Investigación, Servicio de Contabilidad, COIE y Vicerrectorado de Internacionalización). Éstas deberán ser entregadas en la Sección de Retribuciones antes del día 8 del mes corriente (diciembre día 2).
Elaboración nóminas provisionales
Del día 8 al 20 de cada mes, la Sección de Retribuciones y Seguridad Social elaborará las nóminas provisionales (diciembre del 2 al 14).
Comprobación nóminas provisionales
El día 21 de cada mes (diciembre día 15), la Sección de Retribuciones y Seguridad Social pasará las nóminas al Servicio de Gestión de la Investigación y al Servicio de Contabilidad
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para su comprobación (alteraciones, saldos, aplicaciones presupuestarias, etc...), las cuales remitirán a las diferentes Unidades las modificaciones a realizar.
El día 24 de cada mes (diciembre día 18), los Servicios de Investigación y Contabilidad, una vez comprobadas, comunicarán a la Sección de Retribuciones los errores o incidencias hallados para su rectificación y elaboración de las nóminas definitivas.
Nóminas definitivas
El 26 de cada mes (diciembre día 20), la Sección de Retribuciones pasará al Servicio de Contabilidad las tres nóminas firmadas por el Gerente y el Jefe del Servicio de PDI, Retribuciones y Seguridad Social para su contabilización.
El pago se realizará el día 27 de cada mes (diciembre el día 22).
Si alguna de las fechas señalas fuera festivo se trasladará a la anterior fecha hábil.
El documento de nómina será puesto a disposición de cada interesada/o a través del Campus Virtual.
Pago de la Nómina
El Servicio de Contabilidad tras la elaboración de los documentos contables, gestionará la transferencia del importe de la nómina desde la cuenta general de la UC a la de nóminas, a través de la cual se llevará a cabo el pago a los distintos perceptores
5.
REGISTRO
Y
ARCHIVO
El
registro
y
archivo
de
los
documentos
que
se
generen,
irán
unidos
inseparablemente
a
los
documentos
contables
de
la
operación
y
por
tanto
obrarán
en
poder
del
Servicio
de
Contabilidad.
El
Servicio
de
PDI,
Retribuciones
y
Seguridad
Social
guardará
uno
original
en
formato
papel
y
otra
en
formato
digital
en
las
figuren
las
firmas
de
los
intervinientes,
llevando
a
cabo
la
guarda
y
custodia
de
dicha
documentación
al
menos
durante
los
siguientes
5
años,
contados
a
partir
de
la
fecha
de
emisión
de
la
nómina.
6.
PROCEDIMIENTOS
RELACIONADOS
PDI.PRO
‐
06
Gestionar
complementos
retributivos
del
PDI
PDI
‐
PRO
‐
13
Liquidar
Seguros
Sociales
y
enviar
ficheros
MUFACE
PDI
‐
PRO
‐
18
Gestionar
altas
y
bajas
en
Seguridad
Social
(Afiliación)
y
Pluriempleo
PDI
‐
PRO
‐
20
Gestionar
anticipos
de
haberes
PDI
‐
PRO
‐
22
Gestionar
pagos
por
nómina
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ELABORACIÓN DE NÓMINAS
FIN DEL PROCEDIMIENTO CAMBIOS NORMATIVOS,
RETRIBUTIVOS Y DE COTIZACIÓN
BAJAS LABORALES POR ENFERMEDAD Y ACCIDENTE
ALTERACIONES DE NÓMINA
ANTICIPOS DE HABERES
JEFE DE SERVICIO, REVISA, ANALIZA Y AUTORIZA O RECHAZA LOS CAMBIOS, CORRECCIONES Y/O
ALTERACIONES
LA SECCION DE RETRIBUCIONES Y SEGURIDAD SOCIAL GESTIONA LA INCORPORACIÓN A NÓMINA DE LOS
CAMBIOS, CORRECCIONES Y/O ALTERACIONES
Calculo de deducciones y percepciones (actualización IRPF si procede)
Elabora modelos 190 y 345 (al finalizar el año natural)
Gestiona altas, modificaciones y bajas en Seguridad Social y
MUFACE
Elabora TC1, TC2 y relación de cotización MUFACE
Incorpora retenciones y reintegros (judiciales, de haberes, etc…) NOMINAS PROVISIONALES SERVICIO DE CONTABILIDAD (Disponibilidad presupuestaria) UNIDAD DE GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN (Revisión de saldos y aplicaciones presupuestarias ) PAGOS POR NÓMINA DE
PERSONAL COLABORADOR EN PROYECTOS ARTº 83 EN FUNDACIONES SERVICIO P.A.S. O.T.R.I (Revisan e informan) SERVICIO FINANCIERO Y PRESUPUESTARIO (Gestiona facturación y cobro)
NOMINAS DEFINITIVAS REVISIÓN FINAL DEL JEFE DE
SERVICIO DE PDI, RETRIBUCIONES Y SEG.SOCIAL
SERVICIO DE CONTABILIDAD Elaboración de documentos contables SERVICIO FINANCIERO Y PRESUPUESTARIO
Orden de transferencia de fondos desde la cuenta general de la UC a la cuenta de nóminas PAGO DE NÓMINA A TRAVÉS DE
ENTIDAD FINANCIERA MEDIANTE TRANSFERENCIAS BANCARIAS
LIQUIDACIÓN RETENCIONES IRPF Modelo 110
Liquidación retenciones judiciales Liquidación Seguros Sociales Liquidación cotizaciones MUFACE Liquidación retenciones voluntarias de interesados C.O.I.E.
(Nombramiento de becarios)
Introduce variaciones en nómina
RETRIBUCIONES FIJAS MES