COMPARECEN
---DE LA PRIMERA PARTE: EL COLEGIO DE ABOGADOS DE PUERTO RICO, una organización profesional creada mediante la Ley Núm. 43 del 14 de mayo de 1932, según enmendada, representado en ese acto por la Sra. Vanessa Ivelisse Sánchez Vargas, quien es mayor de edad, casada y vecina de Carolina, Puerto Rico, en su capacidad de Encargada de Planta Física, cuya capacidad representativa se acredita mediante memorando de delegación de la Presidencia del Colegio de Abogados de Puerto Rico de fecha 4 de noviembre de 2013, en adelante denominada el COLEGIO.
---DE LA SEGUNDA PARTE: _______________________________________________________, por sí mismo o por sí misma, o representado o representada por ____________________________ ______________________________________________________________________________mayor de edad, (estado civil) _______________, (ocupación) ____________________________ y vecino o vecina de _______________________________________________, ARRENDATARIO o ARRENDATARIA, solidariamente responsables por la realización de la actividad.
Ambas partes han acreditado tener la capacidad legal necesaria para el otorgamiento de este contrato de arrendamiento, en virtud de lo cual:
EXPONEN
---PRIMERO: El COLEGIO tiene en sus instalaciones salones preparados para realizar actividades del tipo que requiere el ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA, los cuales tienen la capacidad y recursos necesarios para cumplir con los requisitos de la actividad programada. ---SEGUNDO: El ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA realizará una actividad (tipo) ___________________________________________ el (fecha)_______ de ______________________ de _______, a las (hora)______________ (am) (pm), para lo cual requiere un salón de actos accesible a (cantidad)____________personas.
Estando ambas partes de acuerdo, otorgan este contrato sujeto a los siguientes: TÉRMINOS Y CONDICIONES
---PRIMERO: Salón - El COLEGIO y el ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA han convenido el arrendamiento del Salón _________________________________________ del Colegio de Abogados de Puerto Rico para la celebración del evento indicado en el EXPONEN SEGUNDO. El rol del COLEGIO en cuanto a la mencionada actividad es solamente como arrendador del espacio y el ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA expresamente relevan al COLEGIO de toda acción, omisión o expresión producto de la celebración de la actividad. La celebración de la actividad no establece exclusividad del área del vestíbulo a menos que se acuerde como parte de este contrato. Asimismo, no es un impedimento para el arrendamiento
de los demás salones disponibles, permitiéndose la entrada a los participantes que los utilizarán y entendiéndose que la entrada de estos bajo ningún concepto interferirá con el evento aquí contratado. Además, durante la celebración del evento se permitirá el acceso a las oficinas administrativas del COLEGIO a las personas autorizadas para accesar dicha área sin que ello interfiera con el evento contratado.
El ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA reconoce la diversidad de actividades simultáneas que el COLEGIO puede realizar en sus instalaciones. Ambas partes se comprometen a propiciar una coordinación efectiva para maximizar el uso y disfrute del COLEGIO y su entorno.
---SEGUNDO: Término - Este contrato estará vigente desde el_____ de ____________________ de 20_______ a las (hora) __________ (am) (pm) hasta el _____ de ______________________ de 20_______ a las (hora) ___________ (am) (pm). Sin excepción alguna, toda actividad deberá terminar no más tarde de las doce de la medianoche (12:00md) en aquellos casos en que la actividad se realice viernes, sábado o domingo. El uso del salón es por _______ horas. La hora de entregar el salón es a la ________ (am) (pm). En caso de que el ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA exceda las horas contratadas no se devolverá la fianza.
---TERCERO: Prohibición de otro uso - Bajo ninguna circunstancia se usarán las instalaciones del COLEGIO para una actividad diferente a la indicada en el EXPONEN SEGUNDO.
---CUARTO: Capacidad máxima del salón - La capacidad máxima del salón arrendado es de ____________ participantes para cumplir con las disposiciones del Departamento de Bomberos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Está prohibido violar los máximos establecidos y bajo ninguna circunstancia se permitirá evadir el cumplimiento de esta disposición.
---QUINTO: Canon - El canon de arrendamiento será de $_______________. El ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA pagará la totalidad del este canon treinta (30) días antes de la fecha de la celebración de la actividad. En aquellos casos en que el arrendamiento se pacte con menos de treinta (30) días de antelación al evento, la totalidad del pago del canon se hará a la fecha de la firma del contrato.
---SEXTO: Fianza – Además del canon del arrendamiento, al hacer la reservación el ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA depositará una fianza de $_____________ para pagar cualquier daño, pérdida de la propiedad, incumplimiento con el horario especificado, o cualesquiera de los términos y condiciones convenidos mediante este contrato. En caso de daños o pérdida cuyo monto sea mayor a la cantidad de la fianza depositada, el ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA acuerda pagar al COLEGIO la diferencia dentro del término de los tres días laborables (3) días laborables siguientes a la conclusión la actividad. De no haber pérdida ni daño a la propiedad y de haberse cumplido con todos los términos y condiciones del contrato, la totalidad de la fianza será devuelta al ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA dentro del término de diez (10) días luego de concluido el evento.
---SÉPTIMO: Remoción de equipo, materiales y decoración – El ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA dispondrá de una (1) hora luego de concluido el evento, esto es, hasta la(s) _______ (am) (pm) para retirar o remover los equipos y materiales utilizados en el salón para realizar la actividad. Después de esta hora, el COLEGIO hará un cargo adicional de ciento quince dólares ($115.00) por cada hora o fracción de hora en exceso de la hora de terminación y recogido.
En el caso de uso de confeti, o cualquier otro tipo similar de material para festejo, y máquinas de humo, se retendrá un veinticinco (25) por ciento de la fianza por el trabajo adicional que representa para la limpieza posterior del salón.
El COLEGIO no se hace responsable por cualquier equipo ajeno al que provee la institución, materiales, o cualquier otro artefacto que traiga el ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA para uso antes o durante el evento, incluyendo, pero sin limitarse a mesa para bizcocho, cristal para la mesa del bizcocho, cristalería, extensiones eléctricas, manteles, bebidas u otros, debiendo remover los mismos inmediatamente después de concluido el evento.
El ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA retirará del COLEGIO la decoración y toda otra propiedad utilizada en y para el evento al terminar el mismo. El COLEGIO no se hace responsable por propiedad dejada en las instalaciones antes, durante ni después del evento. ---OCTAVO: Inventario – El ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA o su representante y la representante del COLEGIO revisarán el estado físico y funcional de todos los equipos e instalaciones a ser arrendados y se dejará constancia de la condición de los mismos. Cualquier observación o comentario con respecto al estado físico o funcional se anotará en la sección de observaciones de la hoja de montaje que firmarán ambas partes. Esta hoja de montaje con el inventario realizado se utilizará para determinar la condición de las instalaciones y los equipos después de finalizada la actividad.
---NOVENO: Cumplimiento con el Código de Orden Público – El ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA se compromete a que los participantes en su evento cumplirán con las disposiciones del Código de Orden Público del Municipio de San Juan. Evitará reuniones y tertulias fuera de la Sede del COLEGIO. Además, al terminar el evento, se retirarán con el mayor orden y silencio posible.
---DÉCIMO: Amplificación del sonido - El ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA se compromete a que durante el evento, la amplificación del sonido se realizará de forma moderada.
---UNDÉCIMO: Suspensión de la actividad por indisciplina - Si por motivo de indisciplina o desorden se suspende la actividad, el COLEGIO no devolverá ninguna cantidad de lo pagado por el ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA. Además el ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA por los daños ocasionados y las infracciones legales que se ocasionen y responde de forma solidaria por cualquier querella que surja como consecuencia del evento.
---DÉCIMO SEGUNDO: Fallos en los servicios de agua o energía eléctrica – El COLEGIO no será responsable en caso de que por razones ajena a su voluntad, el servicio de agua o de energía eléctrica sea suspendido antes o durante el evento.
---DÉCIMO TERCERO: Estacionamiento – El COLEGIO contratará los servicios de un guardia de seguridad para la vigilancia en el estacionamiento. El costo por este servicio será responsabilidad del ARRENDATARIO o de la ARRENDATARIA, quien hará el pago al finalizar la actividad directamente a la persona contratada para ofrecer tal servicio. El COLEGIO no será responsable por los daños que se puedan producir a los automóviles estacionados en el área del estacionamiento o la vecindad ni por pérdidas por robo o por cualquier otra causa de los participantes del evento.
---DÉCIMO CUARTO: Cargo por suspensión – Si luego de firmado el contrato, el ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA decide resolverlo, el COLEGIO retendrá como indemnización las siguientes cantidades:
----Antes de tres (3) meses de la fecha del evento - Veinticinco (25) por ciento de la fianza ----Tres meses (3) meses antes de la fecha del evento – Cincuenta (50) por ciento de la fianza ----Dos (2) meses o menos antes de la fecha del evento – Cien (100) por ciento de la fianza
---DÉCIMO QUINTO: Cancelación - El COLEGIO se reserva el derecho de cancelar unilateralmente este contrato de arrendamiento en cualquier momento por razones de fuerza mayor o emergencia. El ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA releva y exonera al COLEGIO y hace expresa renuncia de toda causa de acción judicial o reclamación en caso de que el COLEGIO ejerza esta facultad absoluta que aquí se le confiere. Esto será así, no empece el hecho de que el evento para el cual se contrató hubiera comenzado. En dichos casos se notificará al ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA y se devolverá cualquier suma pagada. ---DÉCIMO SEXTO: Acondicionador de aire – El servicio de aire acondicionado comenzará dos 2) horas antes de la hora fijada para iniciar la actividad. En caso de que el ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA, solicite dicho servicio para comenzar antes de lo indicado, pagará al COLEGIO a razón de ochenta dólares ($80.00) por cada hora o fracción de uso.
---DÉCIMO SÉPTIMO: Sistema eléctrico – El ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA no alterará el sistema eléctrico ni utilizará equipo que demande energía en exceso al sistema eléctrico del COLEGIO.
---DÉCIMO OCTAVO: Luces, artefactos, carteles o pancartas – El ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA se abstendrá de poner o colgar en el COLEGIO ninguna clase de luces, artefactos, carteles, pancartas o anuncios de clase alguna, a menos que tenga la autorización expresa del COLEGIO. El decorado de cualquiera de las instalaciones del COLEGIO no será removido en momento alguno. Tampoco se taladrarán ni perforarán las paredes del edificio, ni se dañará la pintura. No se sujetará decoración alguna al techo acústico.
---DÉCIMO NOVENO: Orden durante la actividad - El representante del COLEGIO junto con el ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA velarán por que la actividad se desarrolle dentro del mayor orden. El ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA será responsable del comportamiento de sus invitados e invitadas e intervendrá afirmativamente para que cese cualquier conducta reprochable existente. Se prohíbe portar armas de fuego o explosivos en el COLEGIO y sus alrededores.
---VIGÉSIMO: Seguros – El ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA mantendrá en vigor las siguientes pólizas y proveerá al COLEGIO los certificados de las pólizas requeridas al momento de la firma de este contrato. El COLEGIO podrá requerir en cualquier momento al ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA que presente prueba de que está cumpliendo con estos pagos y seguros:
----Póliza del Fondo de Seguro del Estado con cubierta para todo el personal que trabaje en la preparación, durante y después del evento.
----Póliza de seguro de responsabilidad pública para cubrir lesiones corporales por la cantidad de quinientos mil dólares ($500,000.00) por ocurrencia.
----Póliza de seguro para cubrir daños a la propiedad por la cantidad de un quinientos mil dólares ($500,000.00) por ocurrencia.
----El ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA exonera, libera y releva al COLEGIO, a su Junta de Gobierno, sus integrantes y empleados de toda responsabilidad, causa de acción por daños que sufran las personas naturales o jurídicas, sus invitados o invitadas, o asistentes al evento, bien sean daños a la persona o a la propiedad, se deban éstos a culpa o negligencia total o parcial o por acto u omisión del COLEGIO, sus miembros o empleados o por cualquier otra causa.
VIGÉSIMO PRIMERO: Cámaras de Seguridad - El ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA expresamente reconoce que ha sido informado o informada con respecto a que el COLEGIO tiene en sus salones y áreas comunes cámaras de seguridad que graban veinticuatro horas. Asimismo entiende, reconoce y acepta que ha sido informado o informada con respecto a que tales cámaras han sido instaladas para asegurar la propiedad del COLEGIO.
VIGESIMO SEGUNDO: Notificaciones – Las notificaciones relacionadas con este contrato podrán realizarse vía telefónica o por correo regular. Éstas se considerarán oficialmente realizadas con se realicen al siguiente teléfono o dirección postal:
AL COLEGIO: AL ARRENDATARIO/ARRENDATARIA
Sra. Vanessa I. Sánchez Vargas _______________________________________ P.O. Box 1900 _______________________________________ San Juan, Puerto Rico 00902-1900 E-mil: _________________________________
VIGÉSIMO SEGUNDO: Equipos – El COLEGIO proveerá al ARRENDATARIO o la ARRENDATARIA los siguientes materiales o equipos:
__________ Sillas __________ Mesas redondas 60” __________ Mesas redondas 48” __________ Mesas rectangulares __________ Pantalla __________ Proyector __________ Podio __________ Sonido __________ Otro: _____________________________________________________________ Las partes comparecientes suscriben y aceptan los términos y condiciones plasmados en este documento y proceden a firmarlo hoy _____ de ___________________ de _______ en San Juan, Puerto Rico.
POR EL COLEGIO DE ARRENDATARIO/ ARRENDATARIA
ABOGADOS DE PUERTO RICO
Vanessa Ivelisse Sánchez Vargas ____________________________________ Encargada de Planta Física
