TABLA DE CONTENIDO
1 OBJETIVO ... 2
2 ALCANCE ... 2
3 DEFINICIONES ... 2
3.1 CONTROL MOVIMIENTO EN EL ALMACÉN.. ... 2
4 METODOLOGÍA ... 2
4.1 ALMACÉN CENTRAL ... 2
4.2 ALMACÉN EN EL PROYECTO ... 4
5. REGISTROS ... 7
1 OBJETIVO
Controlar el movimiento de materiales, herramientas y equipos que entran y salen de los diferentes almacenes
2 ALCANCE
Todos los materiales y productos que se encuentran tanto en el almacén central como en los almacenes de los proyectos de CONEQUIPOS ING. LTDA.
3 DEFINICIONES
3.1 CONTROL MOVIMIENTO EN EL ALMACÉN. Es la acción que debe llevarse a cabo para la correcta recepción, identificación despacho y control de los equipos, herramientas y materiales, aplicable al almacén central de Bogotá y los almacenes de las diferentes proyectos.
4 METODOLOGÍA
4.1 ALMACÉN CENTRAL
El almacenista designado para el proyecto es nombrado por la oficina central de CONEQUIPOS ING. LTDA., para lo que la oficina de personal determina antes del nombramiento su idoneidad de acuerdo a la hoja de vida y la complejidad del proyecto
El departamento de compras monta las órdenes de compra en el sistema (entorno de red) para que sean consultadas (únicamente con opción de lectura), y se imprime al momento de la recepción de elementos por parte del proveedor. Las órdenes de compra que aún no han sido recibidas se registran en el cuadro de órdenes de compra pendientes.
Los productos recibidos por el almacén deben llegar soportados como mínimo con la remisión y con copia de la orden de compra. El personal de almacén tiene la responsabilidad de verificar el contenido de las órdenes de compra previa la recepción del producto o material.
En la recepción del producto o material el personal de almacén revisa las cantidades y descripción de lo referenciado en la orden de compra con lo recibido.
Cuando no existan diferencias el personal de almacén firma la remisión del proveedor haciendo constancia de la coincidencia.
En caso de faltantes y/o diferencias en las especificaciones, el personal de almacén informa al personal de compras quien determina si se recibe o no el material.
En caso de recibir el material con faltantes se hace la observación en la remisión del proveedor de lo que esta pendiente por entregar.
Inmediatamente recibido el producto se elabora la entrada de almacén en el formato AL FO 006 “Recepción en almacén”, donde se lleva un consecutivo de recepción, fecha, lugar, el proveedor, el número de factura y/o remisión, número de la nota de movilización, número de requisición y proyecto para el cual se solicitó el producto. Esta recepción debe estar firmada por el personal de almacén y el proveedor (o quien entrega).
Se entrega una copia de la recepción de almacén al proveedor una vez culmine la verificación de la misma; una segunda copia será enviada por correo electrónico al departamento de compras para evidenciar el recibido, el original de la recepción de almacén permanece en el archivo del almacén.
En el caso del almacén central de CONEQUIPOS ING. LTDA., únicamente los productos que entran al almacén son identificados con el nombre del proyecto a donde van a ser enviados.
Con la recepción de almacén se hace la nota de movilización AL FO 018 en la que se relaciona la cantidad del producto con su respectiva descripción, en caso de enviarse equipos alquilados en la nota de movilización se indica su condición y la necesidad de ser devuelto una vez finalizado el uso. Esta nota se elabora en original y una copia.
La nota de movilización en todos los casos estará firmada por las personas autorizadas que aprueban el despacho (Subgerencia operativa y/o persona autorizada) y por quien despacha (personal de almacén).
Se envían los equipos y/o productos al proyecto con una copia de la nota de movilización para archivo en obra, adicionalmente se envía un correo con otra copia para ser devuelta por el mismo medio al almacén central como máximo un día después de recibida, esta debe estar completamente diligenciada con la firma del almacenista de obra como constancia de su recibido a conformidad.
Si existe No conformidad en la recepción de los materiales en el proyecto, el almacenista debe adjuntar al envió de la nota de recepción, el registro de tal situación en el formato AL FO 055 “Tratamiento de producto no conforme” para ser evaluado por el departamento de compras en Bogotá, quien toma las acciones pertinentes para el tratamiento a este producto.
Todo equipo pesado (que requiera parámetros especiales de cuidado por su costo) se remite con el registro transferencia de equipos AM FO 024 el cual se genera desde el departamento de Administración y mantenimiento de equipos; con el fin de identificar el estado de mantenimiento y llevar un control del mismo.
La oficina central de CONEQUIPOS ING. LTDA., delegará un representante del almacén para realizar visita a los proyectos cada cuatro (4) meses para verificar los movimientos de almacén de obra, los cuales deben estar impresos y con sus respectivas firmas. Esto con el fin controlar los movimientos de los elementos enviados desde el almacén central y órdenes de compras locales con compromiso de los almacenista de obra.
Una vez enviados los productos, materiales y/o equipos, el personal de almacén con las notas de movilización y la transferencia de equipos, elabora el resumen de elementos enviados al proyecto en el formato AL FO 058 el cual se entrega al subgerente operativo cada vez que lo requiera.
Una vez finalizado el proyecto almacén central recibe los materiales (sobrantes), herramientas y equipos mediante una remisión en el formato AL FO 018 “Nota de movilización”, bajo las condiciones de empaque y transporte que aseguran su condición de funcionalidad para futuros proyectos.
Los equipos deben venir con su correspondiente nota de transferencia formato AM FO 024.
El personal de almacén central con la nota de movilización verifica las cantidades recibidas y deja registrada la conformidad o no en la inspección en recepción del mismo formato.
Junto con este registro y el último resumen de elementos enviados a obra, formato AL FO 058, se verifican las existencias reportadas por el personal del almacén y emite un informe de faltantes y estado de equipos, herramientas y material recibido en el formato AL FO 056 este registro es presentado a la Subgerencia operativa.
4.2 ALMACÉN EN EL PROYECTO
El almacenista designado en el proyecto es nombrado por la oficina central de CONEQUIPOS ING. LTDA., para lo que la Subgerencia operativa determina antes del nombramiento su idoneidad de acuerdo a la hoja de vida y la complejidad del proyecto.
1. La recepción de elementos enviados por almacén central en Bogotá se realiza mediante la Nota de movilización AL FO 018, ésta nota equivale a la remisión para la realización de la entrada de almacén en obra.
Almacén en obra recibe dos copias de la Nota de movilización, una para archivo y la otra debe ser devuelta al almacén central como máximo un día después de recibida, con el debido diligenciamiento de la Nota de recepción incluida en la parte inferior de este. Si existe No conformidad en la recepción de los materiales en el proyecto, el almacenista debe adjuntar al envió de la Nota de Recepción, el registro de tal situación en el formato AL FO 055 “Tratamiento de producto no conforme”.
2. Las entregas que haga el proveedor en la obra, en todos los casos deben llegar soportadas como mínimo con la remisión y copia de la orden de compra; inmediatamente recibido el producto se elabora la entrada de almacén en el formato AL FO 006 “Recepción de almacén”, donde se lleva un consecutivo de recepción, fecha, lugar, el proveedor, el número de factura y/o remisión, número de la nota de movilización, número de requisición y proyecto para el cual se solicitó el producto. Esta recepción debe estar firmada por el personal de almacén y el proveedor (o quien entrega).
Se entrega una copia de la recepción de almacén al proveedor una vez culmine la verificación en recepción; una segunda copia será enviada por correo electrónico al departamento de compras en la oficina central o a su delegado en obra según corresponda donde se haya realizado la compra (Bogotá o local); de ésta manera se evidencia el recibido del producto. El original de la recepción de almacén permanece en el archivo del almacén de la obra.
El almacenista del proyecto registra en el formato movimiento de almacén en obra EP FO 014, las entradas y salidas de los productos.
El soporte de salida de almacén en el proyecto son los vales de consumo; se llena para cada producto el vale de consumo respectivo, debidamente autorizados y firmados por el director del proyecto, estos vales son talonarios impresos como papelería de CONEQUIPOS ING. LTDA.
El almacenista del proyecto registra en el formato AL FO 630 “Resumen de salida de almacén “, las salidas semanales o quincenales de acuerdo al requerimiento de la obra soportadas con los vales de consumo debidamente firmados y autorizados.
Las notas de movilización generadas en obra que van hacia el almacén central deben ir con la firma del ingeniero residente de obra, personal de pozo y/o director de proyecto.
El almacenista del proyecto envía al Almacén central en Bogotá cada 15 días los registros correspondientes al movimiento de almacén en obra según formato EP FO 014; aún cuando
no existan movimientos en el almacén del proyecto es necesario reportarlo a la oficina central de CONEQUIPOS ING. LTDA., la ausencia de movimiento.
La oficina central de CONEQUIPOS ING. LTDA., delegará un representante del almacén para realizar visita a los proyectos cada cuatro (4) meses para verificar los movimientos de almacén de obra, los cuales deben estar impresos y con sus respectivas firmas. Esto con el fin controlar los movimientos de los elementos enviados desde el almacén central y órdenes de compras locales con compromiso de los almacenista de obra.
Una vez finalizado el proyecto, el almacenista del proyecto envía al almacén central los materiales (sobrantes), herramientas y equipos remisionándolos en la nota de movilización AL FO 018, bajo las condiciones de empaque y transporte que aseguran su condición de funcionalidad para futuros proyectos.
Los equipos deben venir con su correspondiente nota de transferencia formato AM FO 024.
La entrega formal de los materiales (sobrantes), herramientas y equipos en el almacén central de CONEQUIPOS ING. LTDA., la realiza el almacenista del proyecto junto con el director de proyecto.
El personal de almacén central con la nota de movilización verifica las cantidades recibidas y deja registrada la conformidad o no en la inspección en recepción del mismo formato.
Junto con este registro y el último resumen de elementos enviados a obra, formato AL FO 058, se verifican las existencias reportadas por el personal del almacén y emite un informe de faltantes y estado de equipos, herramientas y material recibido en el formato AL FO 056 este registro es presentado a la Subgerencia operativa.
Los materiales que sobren en un margen mayor al 50% por cálculos incorrectos durante la planificación de materiales formalizados en la requisición serán valorados y deducidos de los últimos honorarios del director del proyecto y los cargos inmediatos a este.
El registro AL FO 056, lo entrega la Subgerencia operativa a Compras donde valorizan las diferencias entre lo enviado (al proyecto) y lo recibido (almacén central), este costo es deducido de los salarios pendientes por pagar al almacenista y el director del proyecto y los cargos inmediatos que dependen de este.
A menos que el Subgerente operativo lo autorice, todos los materiales, herramientas y equipos al culminar el proyecto deben ser enviados al almacén central de CONEQUIPOS ING. LTDA., y si se van a enviar a otro almacén debe ser mediante una autorización escrita del Subgerente operativo y los almacenistas de las bodegas deben enviar copia de las notas de movilización a la oficina de CONEQUIPOS ING. LTDA.
NOTA: La compañía no asumirá pérdidas de material y equipos ocasionados en obra por descuido de los responsables en su manejo.
5. REGISTROS
• AL FO 006 Recepción de almacén
• EP FO 014 Movimiento de almacén en obra
• AL FO 018 Nota de movilización
• AM FO 024 Transferencia de maquinaria y equipos • AL FO 055 Tratamiento de producto no conforme
• AL FO 056 Informe de faltantes y estado de equipo, herramientas y materiales • AL FO 058 Resumen de elementos enviados a obra.
