Manual de procedimiento de adquisiciones MUNICIPALIDAD DE LOS ANGELES

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Manual de procedimiento de adquisiciones

MUNICIPALIDAD DE LOS ANGELES

30/ 10/ 2007

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INDICE

1. Definiciones... 4

2. Normat iva que regula el proceso de compra... 6

3. Organización de adquisiciones y abast ecimient o Municipal ... 7

3.1 Personas y unidades involucradas en el proceso de adquisiciones ... 7

3.2 Compet encias de las personas involucradas en el proceso de adquisiciones ... 11

3.3 El Proceso del adquisiciones Municipal: Condiciones Básicas ... 11

a) Compras y Cont rat aciones inferiores a 3 UTM (impuest os incluidos)………..13

b)Compras y Cont rat aciones superiores a 3 UTM e inferiores a 100 UTM (impuest os incluidos). ……….13

c) Compras y Cont rat aciones Superiores a 100 UTM (impuest os incluidos)……….14

d)Procedimient o para la cust odia, mant ención y vigencia Bolet as de Garant ías…….15

4. Procedimient o planificación de compras... 16

5. Proceso de Compra ... 18

5.1 Proceso de compra para bienes y servicios de baj a complej idad... 18

5.1.1 Compra a t ravés de ChileCompra Express o Convenio Marco... 18

5.1. 2 Compra a t ravés de cont rat os de suminist ro vigent e... 20

5.1. 3 Compra a t ravés de t rat o o cont rat ación direct a menor 100 UTM... 22

5.2 Proceso de compra para bienes y servicios de alt a complej idad ... 26

5.2.1 Compra por Licit ación Pública ... 26

5.2.2 Compra por Licit ación Privada... 29

5.2.3 Formulación de bases ... 29

6. Evaluación de las ofert as ... 31

6.1 Crit erios de evaluación... 31

6.2 Evaluación de ofert as para procesos de baj a complej idad ... 32

6.3 Evaluación de ofert as para procesos de alt a complej idad... 32

7. Recepción de bienes y servicios ... 33

8. Procedimient o de pago... 33

9. Polít ica de invent ario... 34

10. Uso del Sist ema ht t p:/ / www.chilecompra.cl ... 36

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Int roducción

Con fecha 30 de oct ubre del 2007 ent ra en vigencia est e Manual de procedimient o de adquisiciones, que se dict a en cumplimient o de lo est ablecido en Decret o N° 20 del Minist erio de Hacienda, de mayo de 2007, que modifica Reglament o de la Ley Nº 19.886, de Bases sobre Cont rat os Administ rat ivos de Suminist ro y Prest ación de Servicios.

Est e manual se refiere a t odos los procedimient os relat ivos a la cont rat ación, a t ít ulo oneroso, de bienes o servicios para el desarrollo de las funciones de la inst it ución, es decir a t odas las adquisiciones y cont rat aciones reguladas por la Ley 19.886.

El obj et ivo de est e manual es definir la forma en común que est a Municipalidad realiza los procesos de compra y cont rat ación para el abast ecimient o de bienes y servicios para su normal funcionamient o, los t iempos de t rabaj o, coordinación y comunicación, y los responsables de cada una de las et apas del proceso de abast ecimient o.

Est e manual será conocido y aplicado por t odos los funcionarios y t rabaj adores de est a inst it ución.

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1. Definiciones

Para efect o del present e Manual, los siguient es concept os t ienen el significado que se indica a cont inuación:

• Bodega: Espacio físico organizado dest inado a almacenar los product os de uso general y consumo frecuent e adquiridos con la finalidad de mant ener niveles de invent arios necesarios para evit ar quiebres de st ock en la gest ión de abast ecimient o periódica.

• Boleta de Garantía: Document o mercant il de orden administ rat ivo y/ o legal que t iene como función respaldar los act os de compras, ya sea para cursar solicit udes, llamados a licit ación (seriedad de la ofert a), como t ambién la recepción conforme de un bien y/ o servicio (fiel cumplimient o de cont rat o). En casos en que el mont o de la cont rat ación sea superior a 1000 UTM será siempre exigible.

• Factura: Document o t ribut ario que respalda el pago, respect o de la solicit ud final de product os o servicios, y que est á asociado a una orden de compra.

• Guía de Despacho: Document o t ribut ario, de regist ro int erno, ut ilizado para t rasladar mercadería fuera de la bodega hacia ot ros lugares de la inst it ución.

• Orden de Compra / Contrato: Document o de orden administ rat ivo y legal que det ermina el compromiso ent re la unidad demandant e y proveedor, t iene como función respaldar los act os de compras o cont rat ación, respect o de la solicit ud final de product os o servicios. Est os document os son validados con la firma de los responsables del proceso en t oda su magnit ud, ya sea en el document o o en forma elect rónica según lo est ablezcan los procedimient os.

• Plan Anual de Compras: Corresponde a la list a de bienes y/ o servicios de caráct er referencial, que la inst it ución planifica comprar o cont rat ar durant e un año calendario. Los procesos de compra se deben elaborar en conformidad y en la oport unidad det erminada en el Plan anual de compras elaborado por cada Ent idad Licit ant e.

• Portal ChileCompra: (www.chilecompra.cl), Sist ema de Información de Compras y Cont rat aciones de la Administ ración, a cargo de la Dirección de Compras y Cont rat ación Pública, ut ilizado por las unidades de compra para realizar los procesos de Publicación y Cont rat ación, en el desarrollo de los procesos de adquisición de sus Bienes y/ o Servicios.

• Requerimiento: Es la manifest ación formal de la necesidad de un product o o servicio que el Usuario Solicit ant e pide a la Unidad de Compra del Organismo.

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• Resolución: Act o administ rat ivo dict ado por una aut oridad compet ent e, en el cual se cont iene una declaración de volunt ad realizada en el ej ercicio de una pot est ad pública.

• Decreto Alcaldicio: Resolución dict ada por la Municipalidad y relacionada con la adquisición o cont rat ación de bienes o servicios.

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2. Normativa que regula el proceso de compra

• Ley N° 19.886, de Bases sobre Cont rat os Administ rat ivos de Suminist ros y Prest ación de Servicios, en adelant e “ Ley de Compras” y sus modificaciones.

• Decret o N° 250, de 2004, del Minist erio de Hacienda, que aprueba el Reglament o de la Ley N° 19.886, en adelant e “ el Reglament o” , y sus modificaciones.

• DFL 1- 19.653 que fij a el t ext o refundido, coordinado y sist emat izado de la Ley 18.575 Orgánica Const it ucional de Bases Generales de la Administ ración del Est ado. • Ley Nº 19.880, que est ablece Bases de los Procedimient os Administ rat ivos que rigen

los Act os de los Órganos de la Administ ración del Est ado.

• Resolución N° 520, de 1996, de la Cont raloría General de la República, que fij a el t ext o refundido, coordinado y sist emat izado, que est ablece normas sobre exención del t rámit e de Toma de Razón.

• Ley de Probidad Nº 16.653.

• Ley sobre document os elect rónicos, firma elect rónica y servicios de cert ificación de dicha firma N° 19.799.

• Polít icas y condiciones de uso del Sist ema ChileCompra, inst rucción que la Dirección de Compras Públicas emit e para uniformar la operat oria en el Port al ChileCompra. • Direct ivas de ChileCompra.

• Decret o Alcaldicio Nº 1.851 de fecha 31 de diciembre de 2004, que delega facult ad de firmar document os y at ribuciones que especifica.

• Reglament o Int erno de la Inst it ución aprobado por Decret o Nº 84 del 31 de Enero de 2005

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3. Organización de adquisiciones y abastecimiento Municipal

3.1 Personas y unidades involucradas en el proceso de adquisiciones

Las personas y unidades involucradas en el proceso de abast ecimient o de la inst it ución son:

• Alcalde: Responsable de generar condiciones para que las áreas de la organización realicen los procesos de compra y cont rat ación de acuerdo a la normat iva vigent e, preservando máxima eficiencia y t ransparencia, y de las decisiones adopt adas en los procesos de compra, sean direct as o delegadas.

Así t ambién es responsable de la elaboración, publicación y cont rol del cumplimient o del present e manual.

• Administrador del Sistema ChileCompra: Nombrado por la Aut oridad de la Inst it ución, corresponde a un perfil del sist ema www.chilecompra.cl, el cual es responsable de:

• Crear, modificar y desact ivar usuarios

• Det erminar perfiles de cada usuario, como supervisores y compradores • Crear, desact ivar y modificar Unidades de Compra

• Modificar y act ualizar la información inst it ucional regist rada en el Sist ema.

• Encargados Administrativos de Compra: Todos los funcionarios de la inst it ución con facult ades específicas para, a t ravés document os int ernos, generar requerimient os de compra.

Los Encargados Administ rat ivos de Compra deben enviar a la Sección de Adquisiciones o Unidad de Aprovisionamient o e Invent ario los requerimient os generados.

Además para la confección y ej ecución del Plan de Compras, los encargados Administ rat ivos de Compras t endrán las siguient es funciones:

1. Confeccionar y digit ar el Plan Anual de Compras de su Unidad o grupos de Unidades en el port al, evaluando las necesidades de ést as con el o los Direct ores respect ivos. Las necesidades deben est ar en direct a relación con los requerimient os para un correct o funcionamient o y operación de la o las Direcciones a su cargo.

Part icipar en la elaboración del PAC municipal.

3. Cont rol de gest ión del cumplimient o del Plan dent ro de su respect iva Unidad. 4. At ender las necesidades y consult as de la Comisión de Compras, cuando ést a

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Las Unidades deberán disponer de dicho encargado según el siguiente detalle:

UNIDAD

Nº MÍNIMO DE ENCARGADOS

Dirección de Administ ración y Finanzas 2

Dirección de Obras Municipales 1

Secret aría Comunal de Planificación 1

Administ ración Municipal, Gabinet e de Alcaldía y Dirección de Asesoría Jurídica.

2

Secret aría Municipal 1

Dirección de Desarrollo Comunit ario 2

Dirección de Ej ecución de Proyect os y Servicios 2

Dirección de Tránsit o y Transport e Público 1

Ext ensión Cult ural 1

Dirección de Cont rol 1

Primer Juzgado de Policía Local 1

Segundo Juzgado de Policía Local 1

• Unidad Solicitante: Dirección a la que pert enece el Encargado Administ rat ivo de Compra.

• Sección de Adquisiciones: Unidad dependient e de la Dirección de Administ ración y Finanzas Municipal, a la que pert enecen los usuarios y supervisores de compra. Sección encargada de coordinar la Gest ión de Abast ecimient o del Area Municipal y gest ionar los requerimient os de compra que generen los Encargados Administ rat ivos de Compra. Le corresponde realizar t odo o part e de los procesos de adquisiciones, aj ust adas a la normat iva legal vigent e de compras públicas, el present e manual y el Reglament o Int erno.

• Tesorería Municipal: Unidad encargada de la cust odia, mant ención y vigencia de las bolet as de garant ía.

• Unidad de Aprovisionamiento e Inventario: Unidad dependient e de la Dirección de Administ ración y Finanzas de Servicios Traspasados, a la que pert enecen los usuarios y supervisores de compra. Encargada de coordinar la Gest ión de Abast ecimient o de los Servicios Traspasados y gest ionar los requerimient os de compra que generen los Encargados Administ rat ivos de Compra. Le corresponde realizar t odo o part e de los procesos de adquisiciones, aj ust adas a la normat iva legal vigent e de compras públicas, el present e manual y el Reglament o Int erno.

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• Bodega Municipal: Unidad dependient e de la Dirección de Ej ecución Proyect os y Servicios, encargada del almacenamient o, regist ro y cont rol de los st ocks de art ículos, mat eriales e insumos, que se requiere para el normal funcionamient o de la Inst it ución.

• Usuarios de compras: Funcionarios de la Sección Adquisiciones pert enecient es a la Dirección de Administ ración y Finanzas de la Municipalidad, Unidad de Aprovisionamient o e Invent ario pert enecient es a la Dirección de Administ ración y Finanzas de Servicios Traspasados, encargados de ingresar en www.chilecompra.cl los requerimient os cuando son ent regados a t ravés de document os int ernos, además funcionarios de la Dirección de Secplan, sólo encargados de la elaboración e ingreso de bases en el port al.

• Supervisores/ as de Compras: Funcionarios de Dirección de Administ ración y Finanzas de la Municipalidad y de la Dirección de Administ ración y Finanzas de Servicios Traspasados, encargados de revisar los requerimient os de compra para post eriorment e publicarlos en www.chilecompra.cl.

Además, una vez cerrados los procesos y recibidas las ofert as a t ravés de www.chilecompra.cl, el Supervisor de Compras debe realizar el proceso de adj udicación, en virt ud de los crit erios de evaluación definidos y de acuerdo a la adj udicación de la comisión de evaluación o de la Dirección solicit ant e.

• Dirección de Secplan: Unidad a la que pert enecen los Usuarios de compra encargados de la elaboración de bases administ rat ivas en licit aciones públicas y privadas en coordinación con la Unidad Solicit ant e.

• Auditores de Compras: Tienen perfil de Audit ores de Chile Compras que les permit e revisar los procesos de compras en t odas sus fases.

• Otras Unidades Relacionadas al proceso de Compra: Cont abilidad, Tesorería, Asesoría Jurídica, Cont rol, Secret aría Municipal, t odas part ícipes conforme a su función siendo en general, la de asignación y/ o aut orización de Marcos Presupuest arios y regist ro de los hechos económicos, y de mat erialización de los pagos, respect ivament e. Est as Unidades, que se mencionan en función de su rol, apoyan la gest ión de abast ecimient o de la inst it ución.

• Comisión de Compras Municipal: Est ará int egrada por el Administ rador Municipal, el Direct or de Administ ración y Finanzas, el Direct or de Cont rol y el Jefe de Adquisiciones, quien act uará como Secret ario Técnico de dicha Comisión. Est a Comisión t endrá la función de evaluar y decidir sobre las siguient es compras:

1.- Adquisiciones no incluidas en el Plan Anual de Compras. 2.- Compras por mont os superiores a 25 U. T. M.

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a) Inversión para funcionamient o b) Vehículos

c) Inversión en Informát ica

d) Gast os en act ividades municipales e) Asist encia Social

f) Programas sociales g) Programas deport ivos h) Programas cult urales

La Comisión deberá reunirse el segundo día hábil de cada semana con el obj et o de dar fluidez al proceso de adquisiciones.

Las resoluciones de la Comisión deberán remit irse a la Sección de Adquisiciones para proceder a su ej ecución o devolución a la Dirección o Unidad solicit ant e.

• Comisión de Compras de Servicios Traspasados: Est ará int egrada por el Administ rador Municipal, el Direct or de Administ ración y Finanzas de Servicios Traspasados, el Direct or de Cont rol y el Jefe de Aprovisionamient o e Invent ario de Servicios Traspasados, quien act uará como Secret ario Técnico de dicha Comisión. Est a Comisión t endrá la función de evaluar y decidir sobre las siguient es compras:

1.- Adquisiciones no incluidas en el Plan Anual de Compras. 2.- Compras por mont os superiores a 25 U. T. M.

3.- Compras relacionadas con: a) Inversión para funcionamient o b) Vehículos

c) Inversión en Informát ica

d) Gast os en act ividades municipales e) Asist encia Social

f) Programas sociales g) Programas deport ivos h) Programas cult urales

La Comisión deberá reunirse el cuart o día hábil de cada semana con el obj et o de dar fluidez al proceso de adquisiciones.

Las resoluciones de la Comisión deberán remit irse a la Sección de Aprovisionamient o e Invent ario de Servicios Traspasados para proceder a su ej ecución o devolución a la Dirección o Unidad solicit ant e.

• Comisión de Apertura: Grupo de personas int ernas o ext ernas a la organización convocadas para int egrar un equipo mult idisciplinario que se reúne para revisar los ant ecedent es administ rat ivos, t écnicos y económicos, definidos en las bases administ rat ivas present ados por los oferent es part icipant es en cada proceso de licit ación. Su creación es necesaria siempre que se realice una licit ación, sea ést a pública o privada, y est ará consignada en las respect ivas Bases de Licit ación.

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• Comisión de Evaluación: Grupo de personas int ernas o ext ernas a la organización convocadas para int egrar un equipo mult idisciplinario que se reúne para evaluar ofert as y proponer el result ado de un llamado a Licit ación.

Su creación será necesaria siempre que se realice una licit ación, sea ést a pública o privada, y est ará consignada en las respect ivas Bases de Licit ación.

• Directores de administración y Finanzas Municipal y de Servicios Traspasados. Responsables del procedimient o de compras ant e el Alcalde. Encargados de administ rar los requerimient os realizados a la Sección de Adquisiciones, Unidad de Aprovisionamient o e Invent ario por los Encargados Administ rat ivos de Compra de manera de asegurar eficiencia y eficacia en el abast ecimient o inst it ucional.

• Jefe Sección Contabilidad: Responsable de efect uar el compromiso presupuest ario de las Órdenes de Compra, cont rat os y ot ros pagos relacionados con los procesos de compras.

• Abogado/ a o Asesor/ a Jurídico: Revisar y visar las Bases, Resoluciones y Cont rat os asociados a los procesos de compras, prest ar asesoría a los encargados de cada Unidad de Compra en mat erias j urídicas y orient ar a las unidades funcionales int ernas respect o de las disposiciones legales y reglament arias que rigen los act os y cont rat os de la Administ ración.

• Director de Control: Responsable de velar por el cont rol de la legalidad de t odos los act os y cont rat os administ rat ivos relacionados con el proceso de compras y/ o cont rat ación de servicios de la Municipalidad.

3.2 Competencias de las personas involucradas en el proceso de adquisiciones

Se ent iende como compet encias los conocimient os, t écnicas y habilidades con que deben cont ar las personas involucradas en los procesos de adquisiciones de la Inst it ución. Dichas compet encias deben aj ust arse a los perfiles est ablecidos por la Dirección de Compras y Cont rat ación Pública- ChileCompra.

3.3 El Proceso de adquisiciones Municipal: Condiciones Básicas

El Encargado Administ rat ivo de Compra enviará al Jefe de la Sección de Adquisiciones o Unidad de Aprovisionamient o e Invent ario, el Formulario de Requerimient o, considerando un plazo mínimo de ant icipación a la ent rega del requerimient o según los siguient es parámet ros:

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- Para cont rat aciones menores a 3 UTM: 15 días corridos cont ados hacia at rás desde la fecha en la cual se requieren los bienes o servicios.

- Para cont rat aciones iguales o superiores a 3 UTM y menores a 100 UTM : 20 días corridos cont ados hacia at rás desde la fecha en la cual se requieren los bienes o servicios.

- Para cont rat aciones iguales o superiores a 100 UTM e inferiores a 1000 UTM: 50 días corridos cont ados hacia at rás desde la fecha en la cual se requieren los bienes o servicios.

- Para cont rat aciones igual o superior a 1000 UTM: 60 días corridos cont ados hacia at rás desde la fecha en la cual se requieren los bienes o servicios.

En caso de emergencia, urgencia o imprevist o, las solicit udes deberán ser enviadas direct ament e al Sr. Alcalde, informando al Administ rador Municipal, para aprobar o rechazar la adquisición mediant e resolución fundada, t al como lo est ablece la legislación vigent e. La j ust ificación de urgencia la debe formular el Direct or solicit ant e.

Todas las solicit udes de caráct er urgent e dirigidas al Alcalde deben ser realizadas vía Oficio Ordinario.

Si el Alcalde aprueba la compra urgent e, Secret aría Municipal dict ará el Decret o correspondient e en el plazo que est ablece la ley, para que post eriorment e la D.A.F. proceda a la adquisición del bien o servicio.

La Dirección solicit ant e deberá ser la responsable de gest ionar el procedimient o ant eriorment e descrit o.

Respect o del mont o asociado a la adquisición de un product o, ést e se calculará conforme al valor t ot al de los product os requeridos, y para la cont rat ación de un servicio, por el valor t ot al de los servicios por el período requerido.

El Formulario de Requerimient o enviado cont endrá al menos: • Individualización del product o o servicio a cont rat ar. • Cant idad requerida.

• Mont o t ot al est imado para la cont rat ación.

• Fecha en que se requiere el bien o servicio y plazo por el cual se requiere. • Crit erios y porcent aj es para seleccionar las ofert as que se present en.

Toda adquisición de bienes o cont rat ación de servicios que realice la Inst it ución, deberá realizarse a t ravés de www.chilecompra.cl. Est e será el medio oficial para la publicidad de los llamados a licit aciones o t rat o direct o. De la misma forma se deben ut ilizar solament e los formularios definidos por ChileCompra para la elaboración de Bases, los que se encuent ran disponibles en www.chilecompra.cl. Las excepciones a est e proceder se encuent ran clarament e reguladas en el Art . 62 del Reglament o de la Ley 19.886.

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“Art ículo 62º. Licit aciones en soport e papel:

Las Ent idades podrán ef ect uar l os Procesos de Compras y l a recepción t ot al o parcial de of ert as f uera del Sist ema de Inf ormación, en l as siguient es circunst ancias:

1. Cuando exist an ant ecedent es que permit an presumir que l os posibl es proveedores no cuent an con l os medios t ecnol ógicos para ut il izar l os sist emas el ect rónicos o digit al es est abl ecidos de acuerdo al Regl ament o, t odo l o cual deberá ser j ust if icado por l a Ent idad Licit ant e en l a misma resol ución que aprueba el l l amado a l icit ación.

2. Cuando haya indisponibil idad t écnica del Sist ema de Inf ormación, circunst ancia que deberá ser rat if icada por l a Dirección.

3. Cuando en razón de caso f ort uit o o f uerza mayor no es posibl e ef ect uar l os Procesos de Compras a t ravés del Sist ema de Inf ormación.

4. Cuando no exist a de manera al guna conect ividad en l a comuna correspondient e a l a Ent idad Licit ant e para acceder u operar a t ravés del Sist ema de Inf ormación.

5. Trat ándose de cont rat aciones rel at ivas a mat erias cal if icadas por disposición l egal o por decret o supremo como de nat ural eza secret a, reservada o conf idencial .

En el caso de l as garant ías, pl anos, ant ecedent es l egal es, muest ras y demás ant ecedent es que no est én disponibl es en f ormat o digit al o el ect rónico, podrán enviarse a l a Ent idad Licit ant e de manera f ísica, de acuerdo a l o que est abl ezcan en cada caso l as Bases” .

Con est e requerimient o, el Usuario de Compra procederá a ej ecut ar el procedimient o de cont rat ación correspondient e, en función de los siguient es crit erios:

a. Compras y Contrataciones inferiores a 3 UTM (impuestos incluidos).

En est os casos los Direct ores de Administ ración y Finanzas y Servicios Traspasados o Comisión de Compra que corresponda, resolverá, de acuerdo a las siguient es reglas: • Requerimient o previo, por escrit o, de la Unidad Solicit ant e, en el formulario

correspondient e.

• La Unidad Solicit ant e del bien o servicio a adquirir deberá fundament ar clarament e la razón o mot ivo que origine su adquisición, lo cual deberá quedar explicit ado en la respect iva orden de compra.

b. Compras y Contrataciones superiores a 3 UTM e inferiores a 100 UTM (impuestos incluidos).

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Los Direct ores de Administ ración y Finanzas Municipal y Servicios Traspasados o la Comisión de Compra correspondient e resolverán las solicit udes de compras y cont rat aciones de acuerdo a las siguient es reglas:

• Requerimient o previo por escrit o de la Unidad que lo formula, el que deberá ser aut orizado por el Direct or de la Unidad Solicit ant e, en función de la fundament ación de su adquisición y adj unt ar ant ecedent es que respaldan la pet ición.

• La unidad Solicit ant e deberá redact ar los cont enidos básicos de t érminos de referencia, en los que se est ablezcan los aspect os administ rat ivos más fundament ales, t ales como: definición t écnica del bien o servicio, forma de pago, plazo de ent rega, garant ía de fabricación y t odas las caract eríst icas necesarias para individualizar el bien o servicio y las condiciones de prest ación.

• Se deberán publicar las cot izaciones a t ravés del Sist ema de Información www.chilecompra.cl , salvo los casos de indisponibilidad señalados en el Reglament o de la Ley N° 19.886.

• Los cuadros comparat ivos de las ofert as recibidas a t ravés del Sist ema, serán remit idos a la Unidad Solicit ant e para su evaluación, de acuerdo a los crit erios previament e definidos para que luego formalice su adj udicación mediant e un act a. • El Decret o de adj udicación o que declara el proceso de cont rat ación desiert o, deberá

ser suscrit o por el Direct or de Administ ración y Finanzas respect ivo y el Secret ario Municipal. Corresponderá a la Sección de Adquisiciones o Unidad de Aprovisionamient o e Invent ario la publicación de est e proceso.

c. Compras y Contrataciones Superiores a 100 UTM (impuestos incluidos).

Resuelve la Comisión de evaluación de la licit ación respect iva, de acuerdo a lo siguient e: • Requerimient o previo por escrit o de la Unidad que lo formula, el que deberá ser aut orizado por el Direct or de la Unidad Solicit ant e, en función de la fundament ación de su adquisición y remit irse a la Dirección de Secplan para la elaboración de bases administ rat ivas.

• La unidad Solicit ant e deberá indicar los cont enidos básicos de t érminos de referencia, o bases de licit ación, según sea el caso, en las que se est ablezcan los aspect os administ rat ivos más fundament ales, t ales como: definición t écnica del bien o servicio, forma de pago, plazo de ent rega, garant ía de fabricación y t odas las caract eríst icas necesarias para individualizar el bien o servicio y las condiciones de prest ación. Las bases de los procesos de licit ación deberán ser elaboradas por Secplan y visadas por la Dirección de Asesoría Jurídica.

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• Se deberán publicar los llamados a licit ación o cot izaciones a t ravés del Sist ema de Información www.chilecompra.cl , salvo los casos de indisponibilidad señalados en el Reglament o de la Ley N° 19.886.

• Los Decret os Alcaldicios que aprueben las bases respect ivas, que las modifiquen, que las adj udiquen, que aprueben cont rat os o declaren desiert as que se realicen durant e los procesos de cont rat ación serán suscrit os por el Alcalde.

• Una vez ej ecut ado el proceso de cont rat ación seleccionado, los product os o servicios requeridos son ent regados, según las condiciones est ablecidas en las bases. En caso que la ent rega no sea conforme a lo solicit ado, independient e de las sanciones que est ablezcan las bases administ rat ivas, la Unidad correspondient e deberá informar por escrit o a la Sección de Adquisiciones o a la Unidad de Abast ecimient o e Invent ario para que est e hecho quede debidament e reflej ado en la calificación respect iva a t ravés del port al de Chilecompra.

d. Procedimiento para la custodia, mantención y vigencia Boletas de Garantías. • Boletas de Garantía Seriedad de Oferta: Las bolet as de garant ía por seriedad de

ofert as serán ent regadas por el oferent e en la Tesorería Municipal, llevando est a unidad un regist ro de las recibidas por est e concept o. Post eriorment e el profesional a cargo de algún procedimient o licit at orio deberá ret irarla previa firma del regist ro de Tesorería Municipal y present arla ant e la Comisión de Apert ura del proceso licit at orio. Después de est e t rámit e mediant e un oficio y en un plazo no superior a dos días, el profesional a cargo de dicha licit ación, devolverá t odas las bolet as de los oferent es que present aron ofert as a la Tesorería Municipal, y solicit ará su cust odia de las bolet as de los oferent es con propuest as válidas y la devolución de las bolet as de los oferent es que quedaron fuera en el proceso de apert ura, las que deberán ser devuelt as en un plazo de 10 días, cont ados desde la not ificación de la resolución que dé cuent a de la inadmisibilidad de la preselección de los oferent es o de la adj udicación.

• Boletas de Garantía de seriedad de Contrato: Las bolet as de garant ía por seriedad de cont rat o, el oferent e las debe remit ir conj unt ament e con el Cont rat o firmado ant e Not ario al profesional responsable de la licit ación, y est e profesional por medio de un oficio las remit irá a la Tesorería Municipal para su cust odia y post erior devolución de acuerdo a la fecha de vencimient o de las bolet as.

• Registro de las Boletas de Garantía: La Tesorería Municipal deberá mant ener un regist ro act ualizado de las garant ías disponibles, e informar una vez al mes al Jefe de Servicio respect o de las modificaciones del mencionado regist ro, especificando recepción de nuevas garant ías, su vigencia, la devolución de ést as, o cobros, en caso los hubiere.

Asimismo, la Tesorería Municipal será responsable de cont rolar la vigencia de las respect ivas bolet as, e informar al responsable de cada cont rat o, con una

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ant icipación de un mes a la fecha de vencimient o de cada bolet a, respect o de la proximidad del vencimient o de cada bolet a.

4. Procedimiento planificación de compras

Cada Unidad de la Inst it ución debe elaborar un Plan Anual de Compras que debe cont ener los procesos de compra de bienes y/ o servicios que se realizarán a t ravés del sist ema www.chilecompra.cl, durant e el año siguient e, con indicación de la especificación a nivel de art ículo, product o o servicio, cant idad, periodo y valor est imado.

Procedimiento elaboración Plan Anual de Compras:

• La Municipalidad deberá confeccionar anualment e un Plan de Compras, de acuerdo a las inst rucciones que al efect o dict e la Dirección de Compras y Cont rat ación Pública con caráct er referencial, que cont endrá ,a lo menos, una list a de los bienes y/ o servicios que se cont rat arán durant e cada mes del año, con indicaciones de: a) Sus especificaciones;

b) Número y valor est imado;

c) La nat uraleza del proceso por el cual se adquirirán o cont rat arán dichos Bienes y Servicios;

d) La fecha aproximada en la que se publicará el llamado a part icipar, y e) Las demás mat erias solicit adas por la Dirección.

• Para lo ant erior, cada Dirección Municipal deberá remit ir a la Dirección de Administ ración y Finanzas Municipal su Plan Anual de Compras a más t ardar el 31 de agost o de cada año, en conformidad con el Art ículo 100 del Reglament o de la Ley. • Est e Plan deberá cont ener t odos los requerimient os necesarios para el

funcionamient o de la respect iva Unidad, de acuerdo a un format o preest ablecido por la Comisión de Compras.

• Por su part e, los Servicios Traspasados elaborarán anualment e t res Planes de Compra: uno, correspondient e a la Dirección Comunal de Salud; ot ro, a la Dirección Comunal de Educación; y el t ercero, correspondient e a Cement erios. Sus indicaciones serán las mismas ya referidas. Los plazos para el envío de los Planes de cada una de las Unidades que dependen de cada Dirección serán los mismos ya referidos. Los Planes de las Unidades dependient es de la Dirección Comunal de Salud, serán remit idos a ést a, donde se elaborará el correspondient e a dicha Area, para su post erior envío a la Dirección de Administ ración y Finanzas de Servicios Traspasados, a efect os de proceder a su publicación. Asimismo, los Planes correspondient es a las Unidades dependient es de la Dirección Comunal de Educación y Sección de Cement erios serán remit idos direct ament e a la Dirección de Administ ración y Finanzas de Servicios Traspasados para la confección de los correspondient es PAC, y post erior publicación

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• Recibidos los Planes de cada Unidad, la Comisión de Compras procederá a su evaluación y aprobación. En el caso que no se apruebe el Plan de Compras, ést e se devuelve a la Unidad que est é encargada del ingreso, para que se proceda a modificar sobre la base de los reparos realizados por la Comisión.

• El Administ rador del Sist ema ChileCompra en la Inst it ución aprueba el Plan de Compras y lo publica en el Sist ema de Compras y Cont rat ación Pública ant es del 31 de diciembre de cada año o cuando lo det ermine Chilecompra, generándose un Cert ificado que acredit a el ingreso y publicación.

• La aprobación del Plan en el sist ema se realiza sólo una vez, sin perj uicio de las post eriores modificaciones que se pudieran informar a t ravés del sist ema en ot ra ocasión, oport unidad y modalidad que son informadas por la Dirección de Compras y Cont rat ación Pública.

• Ej ecución del Plan de Compras: Las Unidades Solicit ant es envían Solicit udes de Bienes y/ o servicios a la Sección de Adquisiciones o Unidad de Aprovisionamient o e invent ario, basándose en la programación de compras realizada o, en la medida de que se present an sus necesidades.

• Una vez recibido la solicit ud por part e de la Sección de Adquisiciones o Unidad de Aprovisionamient o e Invent ario, se procederá a realizar compra de product o y/ o servicio solicit ado, de acuerdo a los procedimient os descrit os ant eriorment e.

• El cont rol de gest ión del cumplimient o del Plan de Compra es de cargo del Encargado Administ rat ivos de Compra dent ro de su respect iva Unidad.

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5. Proceso de Compra

5.1 Proceso de compra para bienes y servicios de baja complejidad

5.1. 1 Compra a través de ChileCompra Express o Convenio Marco

La adquisición o cont rat ación mediant e Convenios Marco o Chilecompra Express será volunt aria para est a Municipalidad, de acuerdo a lo est ablecido en el art ículo 30, let ra d), inciso 3º de la Ley de Compras.

Si se opt a por adquirir mediant e el convenio marco, los Direct ores de Administ ración y Finanzas correspondient es o Comisión de Compra que corresponda, resolverá si aprueba o rechaza la adquisición, a t ravés de est e procedimient o, emit iendo direct ament e al proveedor o cont rat ist a respect ivo, una Orden de Compra, hast a por un mont o de 1000 UTM de acuerdo al siguient e procedimient o:

• Requerimient o previo, por escrit o, de la Unidad Solicit ant e, en el formulario correspondient e.

• La Unidad Solicit ant e del bien o servicio a adquirir deberá fundament ar clarament e la razón o mot ivo que origine su adquisición, lo cual deberá quedar explicit ado en la respect iva resolución de compra.

• Una vez revisado la solicit ud, la Sección de Adquisiciones o la Unidad de Aprovisionamient o e invent ario deriva las solicit udes al Direct or de Administ ración y Finanzas o a la Comisión de Compras para su aprobación o rechazo.

• Si se aprueba se asigna el requerimient o a un usuario de compra para que genere la respect iva orden de compra a t ravés del cat álogo ChileCompra Express. Si se rechaza vuelve a la unidad solicit ant e para su modificación.

• Una vez que el supervisor aut oriza la orden de compra, se envía al proveedor. • El proveedor acept a la orden de compra y envía los bienes o realiza los servicios. • El proveedor remit e Fact ura a la Municipalidad.

• Recibida la fact ura en la Municipalidad se deriva a la Unidad Demandant e para que cert ifique la recepción conforme en cant idad y calidad de los bienes o servicios fact urados.

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• Una vez que la Unidad Demandant e ha cert ificado la recepción conforme se hace llegar Fact ura a la Sección Adquisiciones o Unidad de Aprovisionamient o e Invent ario para adj unt ar Orden de Compra y demás ant ecedent es que respaldan la adquisición o cont rat ación de servicio.

• La Sección de Adquisiciones o Unidad de Aprovisionamient o e Invent ario hace llegar a la Unidad de Cont abilidad para gest ionar Decret o de Pago.

• El usuario requirent e remit e informe a la Sección Adquisiciones o Unidad de Aprovisionamient o e Invent ario para calificar al proveedor en www.chilecompra.cl .

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CONVENIO MARCO

DIRECCION SOLICITANTE

SISTEMA CHILECOMPRA PROVEEDOR

Genera formulario requerimiento Revisa requerimient o ¿Requerimient o est a ok? NO SI Reformular requerimient o ¿Requerimient o est a ok? NO Se genera OC la cual queda en estado guardada Se revisa la OC para su envio al proveedor Se envía OC al Proveedor ¿revision ok? NO SI Acepta OC Entrega Bienes o Servicios Recepcion de los bienes y servicios por bodega o unidad solicitante Recepción Confome NO Si

No recibe los bienes e Informa a adquisicones Y Aprovisionamiento Envio de antecedentes para decreto de pago Califica al proveedor Producto en Chilecompra Express SI COMISION DE COMPRAS O DIRECTOR DAF SECCION ADQUISICIONES Y UNIDAD APROVISIONAMIENTO E INVENTARIO Recibe informe calificacion

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5.1. 2 Compra a través de contratos de suministro vigente.

Un cont rat o de suminist ro obedece a la necesidad de adquirir un product o o servicio en forma reit erada durant e un periodo de t iempo.

Aquellas Unidades Solicit ant es que t engan cont rat o de suminist ro vigent e para la adquisición de algún bien o prest ación de algún servicio, operarán con el siguient e procedimient o:

• Requerimient o previo, por escrit o, de la Unidad Solicit ant e, en el formulario correspondient e.

• Una vez revisado la solicit ud, se confirma la disponibilidad presupuest aria para elaborar orden de compra.

• Si exist iera más de un oferent e adj udicado el Supervisor de Compra det ermina a qué proveedor(es) enviará la orden de compra, según la t abla de evaluación de los proveedores que se encuent ran adj udicados en est e convenio de suminist ro, est ablecida en las respect ivas bases o t érminos t écnicos de referencia según corresponda, y deriva est a información al usuario de compra.

• Una vez t erminada la vigencia del cont rat o el usuario requirent e remit e informe a la Sección Adquisiciones o Unidad de Aprovisionamient o e Invent ario para calificar al proveedor en www.chilecompra.cl .

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CONVENIO SUMINISTRO

DIRECCION SOLICITANTE COMISION DE COMPRAS O DIRECTOR DAF

SECCION ADQUISICIONES O UNIDAD APROVISIONAMIENTO

E INVENTARIO SISTEMA CHILECOMPRA PROVEEDOR

Genera formulario requerimient o Revisa requerimient o ¿Requerimient o est a ok? NO SI Reformular requerimient o ¿Requerimient o est a ok? NO Se revisa la OC para su envio al proveedor Se envía OC al Proveedor ¿revision ok? NO SI Acepta OC Entrega Bienes o Servicios Recepcion de los Bienes y servicios por bodega o unidad solicitante Recepción Confome NO Si

No recibe los bienes e Envío de

antecedentes para Decreto de pago Califica al proveedor Producto con convenio de suminsitro vigente Se genera OC tipo SE quedando en estado guardada. e Informa a adquisiciones o Aprovisionamiento Recibe informe calificacion

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5.1. 3 Compra a través de Trato o Contratación Directa menor 100 UTM

Si la Compra es menor a 3 UTM se genera Orden de Compra Direct a sin publicación en el Port al Chile Compras.

En el caso de las cont rat aciones iguales o inferiores a 100 U.T.M. y mayores a 3 UTM, la Municipalidad podrá acudir al t rat o direct o efect uando las cot izaciones a t ravés del Sist ema de Información.

En est e caso el fundament o del Decret o que aut oriza dicha cont rat ación se referirá únicament e al mont o de la misma y su publicación se ent enderá efect uada al complet ar y cursar el formulario elect rónico de la respect iva cot ización en el Sist ema de Información.

En est e caso las cot izaciones serán siempre abiert as a t odos los proveedores del rubro inscrit os en el Sist ema.

Excepcionalment e, se podrá invit ar a un mínimo de t res proveedores del rubro de manera select iva, los cuales deberán est ar direct ament e involucrados en los negocios relacionados con los bienes y servicios obj et o de los t érminos de referencia.

La Municipalidad podrá efect uar la cont rat ación, cuando habiéndose solicit ado cot izaciones abiert as, recibe a lo menos una ofert a y el rest o de los invit ados se excusa o no muest ra int erés en part icipar.

El procedimient o es el siguient e:

• Requerimient o previo, por escrit o, de la Unidad Solicit ant e, en el formulario correspondient e, el cual deberá cont ener al menos la siguient e información:

La descripción y requisit os mínimos de los product os/ servicios requeridos. Obj et o o mot ivo del cont rat o o compra

Requisit os que deben cumplir los oferent es si fuera necesario Crit erios de evaluación

Indicación de Precio est imat ivo o referencial. Plazos de ent rega del Bien y/ o Servicio

Nombre y Medio del Cont act o en la Inst it ución Garant ías que se exigirán, si fuere necesario

• La Unidad Solicit ant e del bien o servicio a adquirir deberá fundament ar clarament e la razón o mot ivo que origine su adquisición, lo cual deberá quedar explicit ado en la respect iva resolución de compra y adj unt ar los document os respaldat orios respect ivos. En los casos de las solicit udes que se imput an a cuent as de inversión, además del vist o bueno del Direct or de la Unidad solicit ant e debe venir con el vist o bueno de la Dirección de Secplan.

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• Una vez revisado la solicit ud, la Sección de Adquisiciones o la Unidad de Aprovisionamient o e invent ario deriva las solicit udes al Direct or de Administ ración y Finanzas o a la Comisión de Compras para su aprobación o rechazo.

• Si se aprueba se asigna el requerimient o a un usuario de compra para publicar la cot ización en el port al. Si se rechaza vuelve a la unidad solicit ant e para su modificación.

• Cerrado el proceso, se baj an los ant ecedent es y se remit en a la unidad solicit ant e para su evaluación y adj udicación de acuerdo a los crit erios de evaluación mediant e act a.

• Con el respaldo de est e últ imo document o se elabora decret o de adj udicación y se publica en el sist ema generándose la orden de compra.

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TRATO DIRECTO O CONTRATACION MENOR A 100 UTM DIRECCION SOLICITANTE SECCION DE ADQUISICIONES O UNIDAD DE APROVISIONAMIENTO E INVENTARIO COMISION DE COMPRAS O

DIRECTOR DAF DIRECTOR DAF SECRETARIO MUNICIPAL SISTEMA CHILECOMPRA PROVEEDOR

Genera Formulario de Requerimiento Revisar Requeriminento Reformular requerimient o Completar Formulario de Términos de Referencia Publicación Presentan Ofertas Genera cuadro Comparativo Elabora propuesta de contratación Elabora resolución que aprueba el proceso de compra Se adjunta resolución y se emite Orden de Compra SI ¿requermiento ok? Revisión y Aprobación V B N O Firma Resoluciónque aprueba el proceso de compra ¿Requerimiento ok? Acepta y envía producto o servicio Calificación Provedor Recepciona la propuesta de contratación Recepción de bienes o servicios Por bodega o unidad solicitante Receocion conforme

No recibe los bienes E informa a Adquisiciones o Aprovisionamiento Recibe informe calificacion SI no no Envío antecedentes para decreto de pago

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5.2 Proceso de compra para bienes y servicios de alta complejidad

5.2. 1 Compra por Licitación Pública

Procederá la Cont rat ación de Suminist ro y/ o Prest ación de Servicios a t ravés de una licit ación pública, cuando dichas cont rat aciones superen las 100 U. T. M., vigent es al moment o de la compra o cont rat ación.

En sit uaciones en donde no sea posible est imar el mont o ef ect ivo de la cont rat ación, la Municipalidad deberá ef ect uar dicha cont rat ación a t ravés de una Licit ación Pública, para asegurar el cumplimient o de la Ley de Compras. El procedimient o a seguir es el siguient e:

• Requerimient o previo, por escrit o, de la Unidad Solicit ant e, dirigido a Secplan para la elaboración de las bases, las cuales deberán conf eccionarse en conf ormidad a lo est ablecido en los art ículos 19 al 43 del Reglament o de la Ley Nº19886. El

requerimient o deberá cont ener al menos la siguient e información:

Especificaciones t écnicas o t érminos t écnicos de referencia. Obj et o o mot ivo del cont rat o o compra

Requisit os que deben cumplir los oferent es si fuera necesario Crit erios de evaluación

Indicación del Precio Est imat ivo o referencial Plazos de ent rega del Bien y/ o Servicio

Nombre y Medio del Cont act o en la Inst it ución Garant ías que se exigirán, si fuere necesario

Cert ificado de Disponibilidad Presupuest aria si correspondiere. • Se remit en bases elaboradas a la unidad solicit ant e para revisión.

• Si se aprueba los t érminos en que est án elaboradas las Bases por part e de la Unidad, Secplan las deriva a Asesoría Jurídica para su revisión y vist o bueno.

• A cont inuación Secplan solicit a a Secret aría Municipal, la elaboración del Decret o Alcaldicio que aprueba el llamado a Licit ación.

• El prof esional de Secplan con el perf il de aut orizador a t ravés del Sist ema,

aut oriza la publicación de la adquisición, y conj unt ament e con el Decret o Alcaldicio conf eccionado en Secret aría Municipal, el cual se ut iliza como respaldo, el supervisor de compra publica las bases en www. chilecompra.cl.

• Al cumplirse la f echa de cierre, el supervisor de compra habiendo realizado

los correspondient es procesos de apert ura baj ará las of ert as present adas, remit iendo en f orma elect rónica est a inf ormación a la Dirección solicit ant e

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para que ést a convoque a la Comisión de Evaluación con las que se realizará el proceso de evaluación de of ert as, en f unción de los crit erios de evaluación y t odos los parámet ros def inidos en las bases de licit ación.

• La Comisión de Evaluación remit e la propuest a de adj udicación o deserción al Alcalde, y una vez aprobada ést a, se solicit a el decret o correspondient e.

• Si los mont os involucrados en la cont rat ación por oferent e supera las 500 UTM se debe cont ar con aprobación del Concej o Municipal.

• Acept ada la propuest a se remit e a Secret aría Municipal para confección del respect ivo decret o de adj udicación.

• Con el respaldo de est e últ imo document o, el supervisor de compra publica la adj udicación en el port al Chilecompra.

• Con el decret o de adj udicación y t oda la document ación que respalda la licit ación, corresponderá a la Unidad solicit ant e remit irlos a la Dirección de Asesoría Jurídica para confección del cont rat o correspondient e.

• Con el cont rat o debidament e firmado por ambas part es, se solicit a el decret o alcaldicio que lo sanciona, para post eriorment e publicarlo en el sist ema y se generan las órdenes de compra correspondient es.

• Una vez que el supervisor aut oriza la orden de compra, se envía al proveedor. • El proveedor remit e Fact ura a la Municipalidad.

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LICITACIÓN PUBLICA

DIRECCION SOLICITANTE

DIRECCIÓN SECPLAN SUPERVISOR DE COMPRA – SISTEMA CHILECOMPRA

ASESORIA JURIDICA ALCALDE - SECRETARIO

MUNICIPAL

CONCEJO MUNICIPAL PROVEEDOR

Genera Formulario de Requerimiento Revisar Requeriminento Reformular requerimiento Solicita decreto que aprueba llamado Comision evaluacion y propuesta Alcalde _Aprobacion propuesta SI ¿requermiento ok? Elaboracion contrato N elaboracion de bases Calificacion a proveedor Autoriza bases Recepción de bienes o servcios por bodega o unidad solicitante emite informe calificacion no SI Revision y visto bueno Emisión decreto Publicación bases Revision bases Apertura de licitación y remision de antecedentes Decreto adjudicación o rechazo Monto propuesta superior a 500 UTM SI no Solicita decreto Publicación decreto Solicita contrato Decreto aprueba contrato, solicitado por la Dirección a cargo de licitacion Emisión y envio de orden de compra Acepta y envía Producto o servicio Envío antecedentes para decreto de pago

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5.2. 2 Compra por Licitación Privada

Los pasos a seguir para el procedimient o de compra a t ravés de licit ación privada deben ser los mismos que en el de la Licit ación Pública, except uando lo indicado en el art . 8 de la Ley de compras y 10 del reglament o.

Se procederá a realizar una cont rat ación a t ravés de licit ación privada, previa resolución fundada que aut orice la procedencia de ést e, así t ambién el t ipo de convocat oria será diferent e ya que en est e caso será cerrada.

5.2. 3 Formulación de bases

Para det erminar el cont enido de las Bases se debe considerar la siguient e información: lo dispuest o en la Ley Nº 19.886, lo señalado en los art ículos 9, 19 al 43 y 57 let ra b), del Reglament o de la Ley Nº 19.886 y lo indicado en las normas comunes de est a normat iva, j unt o con la responsabilidad de cada act or dent ro del proceso.

Cont enidos de las Bases • Int roducción

• Obj et ivos de la Licit ación

• Perfil y requisit os de los part icipant es • Et apas y Plazos de la Licit ación

• Calificación e idoneidad de los part icipant es. Est e punt o será validado con los ant ecedent es legales y administ rat ivos que los oferent es en forma física present en o que est én disponibles en el port al ChileProveedores.

• Ent rega y Apert ura de las ofert as (Modalidades)

• Definición de crit erios y evaluación de las Ofert as (Nombramient o de Comisión, si corresponde)

• Cont enido del Cont rat o: obj et o del cont rat o, plazo y duración, administ rador del cont rat o, t érmino ant icipado, et c.

• Modalidad de Pago

• Nat uraleza y mont o de las garant ías de seriedad de la ofert a, de fiel cumplimient o y de ant icipo cuando corresponda.

• Mont os de las garant ías, forma y oport unidad de rest it ución • Mult as y Sanciones

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En cuant o a las especificaciones t écnicas de los bienes y servicios a cont rat ar, se requiere de lo mínimo:

• Descripción de los Product os/ Servicios • Requisit os mínimos de los Product os • Plazos de ent rega del Bien y/ o Servicio

Est as condiciones deben ser expresadas en forma genérica. De ser necesario hacer referencia a marcas específicas, debe agregarse a la marca sugerida la frase “ o equivalent e” (Art ículo 22 del Reglament o).

Las Bases podrán cont ener ot ros element os que se relacionen con el llamado a Licit ación, con el obj et o de precisar la mat eria de la compra del bien y/ o servicio, siempre que no cont radigan las disposiciones de la Ley de Compras y su Reglament o. De est as definiciones se ext raerá la información necesaria para complet ar el formulario de Bases disponible en el Port al.

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6. Evaluación de las ofertas

6.1 Criterios de evaluación

Los crit erios de evaluación son parámet ros cuant it at ivos y obj et ivos que siempre serán considerados para decidir la adj udicación, at endiendo a la nat uraleza de los bienes y servicios que se licit an, la idoneidad y calificación de los oferent es y cualquier ot ro ant ecedent e que sea relevant e para efect os de la Adj udicación.

Es obligat orio que t odos los procesos de cont rat ación cuent en con crit erios de evaluación.

Los crit erios de evaluación se pueden clasificar en:

Criterios Económicos, por ej emplo, precio final del product o o servicio (que incluye valorización del servicio de mant enimient o).

Criterios Técnicos, t ales como: garant ía post vent a de los product os, experiencia del oferent e y del equipo de t rabaj o, plazos de ent rega, infraest ruct ura, solidez financiera, calidad t écnica de la solución propuest a, cobert ura, et c.

Criterios Administrativos, que t ienen mayor relación con el cumplimient o de present ación de los ant ecedent es administ rat ivos y legales que se solicit an a los oferent es, como por ej emplo: const it ución de la sociedad, vigencia de la sociedad, cert ificado de la inspección del t rabaj o, declaraciones j uradas o simples de diversa índole, bolet as de garant ía, ent re ot ros. Est os element os, en general, no t ienen ponderación en la evaluación de la ofert a sino que, más bien, se consideran requisit os de post ulación, debido a que si alguno se omit e, la ofert a se considera incomplet a. La aplicación de los crit erios debe ser realizada únicament e en función de los parámet ros y porcent aj es debidament e est ablecidos en las respect ivas Bases o Términos Técnicos de Referencia, según corresponda.

Para det erminar los Crit erios Evaluación es necesario t ener claridad respect o de los obj et ivos de la cont rat ación (qué se quiere obt ener), los que deben est ar asociados a variables cuant ificables (Variables observables que permit an medir el cumplimient o de los obj et ivos). Est as variables deben est ar asociadas a porcent aj e, en función de la relevancia de cada una de las ellas para el proceso de cont rat ación.

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6.2 Evaluación de ofertas para procesos de baja complejidad

Para cont rat aciones de baj a complej idad, la evaluación de las ofert as present adas por los proveedores debe ser realizada por la Unidad solicitante, quien debe levant ar la información de las ofert as, y aplicar a ést as los crit erios de evaluación previament e definidos en las respect ivas Bases o Términos t écnicos de referencia, según corresponda. Con la información de las ofert as recibidas, la unidad solicit ant e debe generar el Cuadro Comparat ivo de Ofert as, document o que regist ra la información de los dist int os parámet ros a considerar en la evaluación de las ofert as.

A part ir del Cuadro Comparat ivo de Ofert as, la unidad solicit ant e aplica los Crit erios de Evaluación y genera el Act a de Evaluación, document o que regist ra el punt aj e final obt enido por cada una de la ofert as en función de los Crit erios de Evaluación, y que debe est ar anexado a los ant ecedent es de la adquisición que da cuent a del result ado final del proceso de cont rat ación.

6.3 Evaluación de ofertas para procesos de alta complejidad

En los casos de licit aciones públicas y privadas, la evaluación de las ofert as present adas por los proveedores será realizada por una Comisión de Evaluación de acuerdo a lo est ipulado en las bases administ rat ivas.

La Dirección responsable de la licit ación, ent regará a cada uno de los int egrant es de la Comisión de Evaluación la información complet a de las ofert as recibidas, información con que la Comisión de Evaluación procederá a iniciar su t rabaj o.

La Comisión de Evaluación, procederá a aplicar los Crit erios de Evaluación y generar el Act a de Evaluación, document o que dej a const ancia, ent re ot ros aspect os, de:

• Los int egrant es que part iciparon en el proceso de evaluación;

• Las ofert as evaluadas;

• Los crit erios y porcent aj es est ablecidos en las bases y que fueron ut ilizados para la evaluación;

• Las solicit udes de aclaraciones, pruebas y rect ificaciones de defect os formales y las respuest as a dichas solicit udes;

• Las evaluaciones de cada ofert a, el punt aj e final obt enido por cada una de la ofert as en f unción de los Crit erios de Evaluación y la recomendación de adj udicación, deserción o declaración de inadmisibilidad y su j ust ificación. El result ado del t rabaj o realizado por la Comisión de Evaluación quedará regist rado en una Act a de Evaluación firmada por t odos los miembros de la comisión evaluadora y debe anexarse a los ant ecedent es de la licit ación.

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7. Recepción de bienes y servicios

Se define como las act ividades que se requieren para recibir, comprobar e informar la ent rega de los Bienes y Servicios que se han requerido y adquirido.

Para est o el procedimient o es el siguient e:

• Definir la unidad o cargo del encargado de la recepción de los insumos ent regados por el proveedor, para det erminar el procedimient o de almacenamient o de los insumos.

• Verificar que los art ículos corresponden a lo solicit ado en la Orden de Compra o Cont rat o y una vez ret irado por la unidad solicit ant e se genera un comprobant e de ent rega.

• Si exist e conformidad en lo recepcionado se firma fact ura y se remit e a Sección de Adquisiciones y Unidad de Aprovisionamient o e Invent ario para que procedan a las gest iones administ rat ivas de pago.

• Si no hay conformidad con los product os o servicios requeridos, se cont act an con el proveedor para informar y regularizar el problema, o seguir el procedimient o que en est os casos est ipulan las bases administ rat ivas.

8. Procedimiento de pago

• Recepción de fact ura del proveedor.

• Remisión de fact ura a la unidad solicit ant e para vist o bueno.

• Fact ura visada se remit e con los ant ecedent es administ rat ivos respaldat orios a la sección de Cont abilidad para elaboración de decret o de pago.

• Decret o de pago pasa a revisión y firmas de las siguient es unidades: Cont abilidad, Dirección Administ ración y Finanzas, Dirección de Cont rol, Secret aría Municipal. • Decret o de pago firmado pasa a Tesorería para confección de cheque o

t ransferencia elect rónica.

• Ent rega de cheque a proveedor o abono en la Ct a. Ct e. de ést e.

Todo el procedimient o debe adecuarse a lo est ablecido en la Circular N° 3 del Minist erio de Hacienda, que est ablece que los pagos deben ser realizados dent ro de los 30 días desde la recepción de la fact ura, en la medida que se reúnan las exigencias de las bases administ rat ivas, ordenes de compras, cont rat os.

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9. Política de inventario

El obj et ivo principal de realizar cont rol de invent arios reside en la ópt ima ut ilización de los product os que se guardan en bodega.

Garant izar la disponibilidad permanent e del grupo de product os definidos como est rat égicos, asegurando el adecuado funcionamient o operacional de la Inst it ución. Est ablecer y det erminar los volúmenes de product o que se manej arán en el Invent ario, asegurando que dichos niveles sean ópt imos y que represent en un adecuado cost o de operación.

Ident ificar los punt os del proceso asociado al manej o de invent ario, definiendo mecanismos de regist ro y cont rol del mismo, que permit an asegurar y efect uar el adecuado cont rol y seguimient o, y disponer de element os que apoyen la gest ión del mismo.

Las fases principales del proceso de invent ario son las siguient es;

• Conservación: Localización y dist ribución correct a de los mat eriales para que puedan ser fácilment e invent ariados.

• Identificación: Exact it ud de la ident ificación de los component es y solament e un número rest ringido de personas puede ident ificarlos correct ament e.

El proceso de invent ario debe det erminar cuales son las pot encialidades y falencias del invent ario, considerando lo siguient e para t omar acciones correct ivas:

• Exceso de Invent ario • Insuficiencia de invent ario • Robo

• Mermas • Desorden

En el proceso de invent ario part icipan fundament alment e los usuarios y el encargado de bodega

El Cont rol de Invent ario se debe realizar sobre la base de los regist ros que se deben mant ener.

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Las mercaderías deben est ar ordenadas, ya que el acomodo de las mercaderías ayuda a t ener un mej or cont rol, facilit a el cont eo y localización inmediat a. Est o debe ser realizado con base a la est ruct ura de la Bodega.

•

Usuarios

Encargado Bodega

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10. Uso del Sistema http:/ / www.chilecompra.cl

El uso del sist ema est á clarament e est ablecido en el Manual de Usuarios Compradores publicado en www.Chilecompra.cl.

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COMISION DE COMPRAS

DIRECCIÓN ADM. Y FINANZAS -ADMINISTRADOR DEL SISTEMA CHILECOMPRA

DIRECCIÓN ADM. Y FINANZAS SERVICIOS TRASPASADOS

SECCION ADQUISICIONES

UNIDAD APROVISIONAMIENTO E INVENTARIO

DIRECCIÓN ASESORIA JURIDICA SECPLAN DIRECCIÓN DE CONTROL SUPERVISORES DE COMPRA USUARIOS DE COMPRA ENCARGADOS ADMINISTRATIVOS DE COMPRA BODEGA SECRETARÍA MUNICIPAL ADMINISTRADOR MUNICIPAL DIRECCIÓN OBRAS MUNICIPALES DIRECCIÓN DESARROLLO COMUNITARIO DIRECCIÓN DE TRANSITO Y TTE. PUBLICO DIRECCIÓN EJECUCIÓN PROYECTOS Y SERVICIOS GABINETE ALCALDIA USUARIOS DE COMPRA USUARIOS DE COMPRA SUPERVISORES DE COMPRA ENCARGADOS ADMINISTRATIVOS DE COMPRA ENCARGADOS ADMINISTRATIVOS DE COMPRA ENCARGADOS ADMINISTRATIVOS DE COMPRA ENCARGADOS ADMINISTRATIVOS DE COMPRA ENCARGADOS ADMINISTRATIVOS DE COMPRA ENCARGADOS ADMINISTRATIVOS DE COMPRA ENCARGADOS ADMINISTRATIVOS DE COMPRA ENCARGADOS ADMINISTRATIVOS DE COMPRA ENCARGADOS ADMINISTRATIVOS DE COMPRA ENCARGADOS ADMINISTRATIVOS DE COMPRA ENCARGADOS ADMINISTRATIVOS DE COMPRA 1ER. JPL 2DO. JPL ENCARGADOS ADMINISTRATIVOS DE COMPRA