I. Disposicions de caràcter general 4

(1)

03/09/2002

Manual del procediment de registre d’entrada i sortida de documents

1/87

Índex general

Pàg.

I. Disposicions de caràcter general 4

II. Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada 14 i sortida de documents de la Universitat de Girona

III. Consideracions sobre el Sistema d’informació comú 19

del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona

IV. Normes generals sobre el registre 23

1. Registre d’entrada de documents 26

A. Definició de les dades d’un assentament d’entrada 28

- Assentament d’un registre d’entrada del Sistema d’informació comú del registre de documents

- Les dades d’un assentament d’entrada

B. Segellament de documents 47

- Supòsits en què es pot segellar el document que es registra - Mètode de treball del registre

C. Diagramació i descripció del procediment 51

-Diagramació

-Descripció del procediment

2. Registre de sortida de documents 57

A. Definició de les dades d’un assentament de sortida 59

- Assentament d’un registre de sortida del Sistema d’informació comú del registre de documents

- Les dades d’un assentament de sortida

C. Diagramació i descripció del procediment 71

-Diagramació

(2)

03/09/2002

2/87

Índex general

Pàg.

Annexos 76

1. Formulari de petició de tramesa de documentació a destinacions 77 externes o generals

2. Formulari de petició de diligència 78

3. Formulari de petició d’anul·lació d’assentament 79

4. Requisits i dades bàsiques dels documents de correspondència o 80 sol·licitud expedits per la UdG

(3)

03/09/2002 Norma

3/87

Índex. Norma

Pàg.

I. Disposicions de caràcter general 4

II. Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada 14 i sortida de documents de la Universitat de Girona

III. Consideracions sobre el Sistema d’informació comú del registre 19 d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona

(4)

03/09/2002

4 /87

(5)

03/09/2002 Norma

5/

87

Índex. Disposicions de caràcter general

Pàg

-Articles 68 i 69 de la Llei 13/1989, de 14 de desembre, d’organització, 6 procediment i règim jurídic de l’Administració de la Generalitat de

Catalunya (DOGC núm. 1234, de 22 de desembre de 1989)

-Articles 35 c) i h), 38, 45.4 i disposició addicional segona de la 7 Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions

públiques i del procediment administratiu comú (BOE núm. 285, de 27 de novembre 1992 modificada per la Llei 4/1999, de 13 de gener)

-Decret 360/1994, de 15 de desembre, del registre d’entrada i sortida 8 de documents de l’Administració de la Generalitat de Catalunya

(DOGC núm. 2004, de 27 de gener de 1995)

-Decret 95/1995, de 24 de març, de modificació del Decret 360/1994, 11 de 15 de desembre, del registre d’entrada i sortida de documents de

l’Administració de la Generalitat de Catalunya (DOGC núm. 2033, de 3 d’abril de 1995)

-Decret 264/1997, de 17 d’octubre, de modificació del Decret 360/1994, 12 de 15 de desembre, del registre d’entrada i sortida de documents de

l’Administració de la Generalitat de Catalunya (DOGC núm. 2503, de 24 d’octubre de 1997)

(6)

03/09/2002 Norma

6/87

Articles 68 i 69 de la Llei 13/1989, de 14 de desembre, d’organització, procediment i règim jurídic de l’Administració de la Generalitat de Catalunya (DOGC núm. 1234, de 22 de desembre de 1989)

TÍTOL 3 L’actuació administrativa ... Capítol 5 El procediment general SECCIÓ I

Els registres comuns i les oficines de gestió unificada

Article 68

A més dels registres d’entrada i sortida de documents que preceptuen les normes vigents, s’han d’establir els registres comuns a tota l’Administració de la Generalitat i les oficines de gestió unificada per a determinats procediments.

Article 69

69.1 Els registres comuns han d’estar situats en els llocs que s’estableixi per reglament. 69.2 Els registres comuns han d’admetre les peticions i les instàncies que s’adrecen a qualsevol Departament de l’Administració de la Generalitat, als seus organismes autònoms, i, si escau, als ens locals, i els han de trametre al destinatari dins el termini de quaranta-vuit hores.

69.3 L’entrada d’un document en el registre comú produeix els mateixos efectes, quant al còmput de terminis, que el lliurament directe a l’òrgan o l’ens que n’és el destinatari.

69.4 Cadascun dels registres comuns ha de tenir una oficina d’informació, amb les funcions que s’estableixin per reglament.

(7)

03/09/2002 Norma

7/87

Articles 35 c) i h), 38, 42.1, 2, 3 i 4, 45.4 i disposició addicional segona de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú* (BOE núm. 285, de 27 de novembre de 1992 modificada per la Llei 4/1999, de 13 de gener)

TÍTOL IV

De l’activitat de les administracions públiques

Capítol I Normes generals

Article 35. Drets dels ciutadans Els ciutadans, en les seves relacions amb les administracions públiques, tenen els drets següents:

...

a)A conéixer, en qualsevol moment, l’estat de la tramitacio dels procediments en els quals tenen la condicio de persones interessades, i a obtenir copies dels documents que contenen

...

c) A obtenir còpia segellada dels documents que es presentin, aportant-la juntament amb els originals, com també a la devolució d’aquests, excepte quan els originals hagin de formar part del procediment.

...

h) A l’accés als registres i arxius de les administracions públiques en els termes previstos a la Constitució i a aquesta o altres lleis.

Article 38. Registres

1. Els òrgans administratius han de portar un registre general en el qual s’ha de fer constar l’assentament corresponent de tot escrit o comunicació que es presenti o que es rebi en qualsevol unitat administrativa pròpia. També s’hi ha d’anotar la sortida dels escrits i les comunicacions oficials adreçades a altres òrgans o particulars.

2. Els òrgans administratius poden crear en les unitats administratives corresponents de la seva pròpia organització altres registres amb la finalitat de facilitar la presentació d’escrits i comunicacions. Aquests registres són auxiliars del registre general, al qual han de comunicar qualsevol anotació que efectuïn. Els assentaments s’han d’anotar respectant l’ordre temporal de recepció o sortida dels escrits i comunicacions, i han d’indicar la data del dia de la recepció o sortida. Conclòs el tràmit de registre, els escrits i les comunicacions han de ser cursats sense dilació als seus destinataris i a les unitats administratives corresponents des

del registre en què hagin estat rebudes.

3. Els registres generals i també tots els registres que les administracions públiques estableixin per a la recepció d’escrits i comunicacions dels particulars o d’òrgans administratius s’han d’instal·lar en suport informàtic.

El sistema ha de garantir la constància, en cada assentament que es faci, d’un número, epígraf expressiu de la seva naturalesa, data d’entrada, data i hora de la seva presentació, identificació de la persona interessada, òrgan administratiu remitent, si és procedent, i persona o òrgan administratiu al qual s’envia, i, si escau, referència al contingut de l’escrit o la comunicació que es registra.

Així mateix, el sistema ha de garantir la integració informàtica en el registre general de les anotacions efectuades en els altres registres de l’òrgan administratiu.

4 Les sol·licituds, els escrits i les comunicacions que els ciutadans adrecin als òrgans de les administracions públiques es poden presentar:

a) Als registres dels òrgans administratius als quals s’adrecin. b) Als registres de qualsevol òrgan administratiu que pertanyi a l’Administració general de l’Estat, a la de qualsevol administració de les comunitats autònomes, a la d’alguna de les entitats que integren l’Administració local si, en aquest darrer cas, s’ha subscrit el conveni oportú.

c) A les oficines de correus, en la forma que, reglamentàriament, s’estableixi.

d) A les representacions diplomàtiques o oficines consulars d’Espanya a l’estranger.

e) A qualsevol altre lloc que estableixin les disposicions vigents. Per mitjà de convenis de col·laboració subscrits entre les administracions públiques, s’han d’establir sistemes d’intercomunicació i coordinació de registres que garanteixin la compatibilitat informàtica així com la transmissió telemàtica dels assentaments registrals i de les sol·licituds, els escrits, les comunicacions i els documents que

es presentin en qualsevol dels registres.

5 Per a l’eficàcia dels drets que reconeix l’article 35.c) d’aquesta Llei als ciutadans, aquests poden adjuntar una còpia dels documents que presentin juntament amb les seves sol·licituds, escrits i comunicacions.

Aquesta còpia, amb l’acarament previ amb l’original per qualsevol dels registres als quals es refereixen els punts a) i b) de l’apartat 4 d’aquest article, s’ha de trametre a l’òrgan destinatari i tornar l’original al ciutadà. Quan l’original hagi de constar en el procediment, s’ha de lliurar la còpia al ciutadà, una vegada segellada pels registres i amb la comprovació prèvia de la identitat amb l’original.

6 Cada administració pública ha d’establir els dies i l’horari en què han d’estar oberts els seus registres, i ha de garantir el dret dels ciutadans a la presentació de documents previst a l’article 35. 7 Es poden fer efectius, a més d’altres mitjans, per gir postal o telegràfic, o per transferència dirigida a l’oficina pública corresponent, qualsevol tribut que s’hagi de satisfer en el moment de la presentació de sol·licituds i escrits a les administracions públiques. 8 Les administracions públiques han de fer pública i mantenir actualitzada una relació de les oficines de registre pròpies i concertades, els seus sistemes d’accés i comunicació, i també els horaris de funcionament.

Article 42. Obligació de resoldre 1 L’administració està obligada a dictar resolució expressa en tots els procediments i a notificar-la sigui quina sigui la seva forma d’iniciació.

…

2. El termini màxim per notificar la resolució expressa és el que fixi la norma reguladora del procediment corresponent. Aquest termini no pot excedir els sis mesos llevat que una norma amb rang de llei ’estableixi un de més llarg o que ho prevegi la normativa comunitària europea.

(8)

03/09/2002 Norma

8/87

Articles 35 c) i h), 38, 42.1, 2, 3 i 4 i 45.4 i disposició addicional segona de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú* (BOE núm. 285, de 27 de novembre de 1992 modificada per la Llei 4/1999, de 13 de gener)

3. Quan les normes reguladores dels procediments no fixin el termini màxim, aquest és de tres mesos. Aquest termini i els que preveu l’apartat anterior es compten:

a) En els procediments iniciats d’ofici, des de la data de l’acord d’iniciació.

b) En els iniciats a sol·licitud de l’interessat, des de la data en què la sol·licitud hagi tingut entrada al registre de l’òrgan competent per a la seva tramitació.

4. Les administracions públiques han de publicar i mantenir actualitzades, a efectes informatius, les relacions de procediments, i n’han d’indicar els terminis màxims de durada, així com els efectes que produeix el silenci administratiu. En tot cas, les administracions públiques han d’informar els interessats del termini màxim normativament establert per a la resolució i la notificació dels procediments, així com dels efectes que pugui produir el silenci administratiu, inclosa l’esmentada menció en la notificació o publicació de l’acord d’iniciació d’ofici, o en comunicació que se’ls ha d’adreçar a aquest efecte dins dels deu dies següents a la recepció de la sol·licitud en el registre de l’òrgan competent per a la seva tramitació. En aquest últim cas, la comunicació ha d’indicar a més la data en què l’òrgan competent ha rebut la sol·licitud.

…

Article 45. Incorporació de mitjans tècnics

...

4. Els programes i les aplicacions electrònics, informàtics i telemàtics que siguin utilitzats per les administracions públiques per a l’exercici de les seves potestats, hauran de ser prèviament aprovats per l’òrgan competent, el qual n’haurà de difondre públicament les característiques.

Article 70. Sol·licitud d’iniciació 1. Les sol·licituds que es formulin han de contenir:

a) Nom i cognoms de la persona interessada i, si s’escau, de la persona que la representi, i també la identificació del mitjà preferent o del lloc que s’assenyali per a les notificacions.

b) Fets, raons i petició en què es concreti, amb tota claredat, la sol·licitud.

c) Lloc i data

d) Signatura de la persona sol·licitant o acreditació de l’autenticitat de la seva voluntat expressada per qualsevol mitjà. e) Òrgan, centre o unitat administrativa a la qual s’adreça. 2.Quan les pretensions corresponents a una pluralitat de persones tinguin un contingut i un fonament idèntics o substancialment similar , poden ser formulades en una única sol·licitud, llevat que les normes reguladores dels procediments específics ho disposin altrament.

3.De les sol·licituds, les comunicacions i els escrits que presentin a les oficines de l’Administració, les persones interessades en poden exigir el rebut corresponent que n’acrediti la data de presentació. S’ha d’admetre com a rebut una còpia on figuri la data de presentació anotada per l’oficina. 4. Les administracions públiques han d’establir models i sistemes normalitzats de sol·licituds quan es tracti de procediments que impliquin la resolució nombrosa d’una sèrie de procediments. Els esmentats models han d’estar a la disposició dels ciutadans en les dependències administratives. Les persones sol·licitants hi poden adjuntar els elements que estimin convenients per a precisar o completar les dades del model, els quals han de ser admesos i tinguts en compte per l’òrgan a què s’adrecin.

...

Disposició addicional segona La incorporació a suport informàtic dels registres a què es refereix

l’article 38 d’aquesta Llei ha de ser efectiva en la forma i els terminis que determinin el Govern, els òrgans de govern de les comunitats autònomes i les entitats que integren l’Administració local, segons el grau de desenvolupament dels mitjans tècnics de què disposin

(9)

03/09/2002 Norma

9/87

Decret 360/1994, de 15 de desembre, del registre d’entrada i sortida de documents de l’Administració de la Generalitat de Catalunya (DOGC núm. 2004, de 27 de gener de 1995)

L’article 38 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, estableix una nova regulació dels registres administratius. Igualment les noves tècniques aplicables, fonamentalment en el camp de la comunicació i de la informàtica, obren la possibilitat de portar a terme les tasques relacionades amb els registres de forma més àgil i segura.

Aquest Decret regula els registres integrats en el Sistema d’informació comú del registre d’entrada i de sortida de documents de l’Administració de la Generalitat i els no integrats, els quals s’hi hauran d’integrar quan sigui possible tècnicament.

La finalitat del registre és aconseguir un sistema de control i de garantia interna i externa dels documents que es presenten a l’Administració i dels documents oficials que s’envien a altres òrgans o a particulars. Aquest sistema ha de ser coherent amb una Administració que es vol moderna i racional, al servei dels ciutadans i que, per tant, faciliti l’exercici dels drets i interessos d’aquests. Igualment, aquest Decret compleix el que disposa l’apartat 7 de l’esmentat article 38, que obliga a l’Administració de la Generalitat a fer pública, i mantenir actualitzada, una llista d’oficines de registre pròpies o concertades, amb els sistemes d’accés i comunicació, com també els horaris de funcionament d’aquestes.

El Decret es pot vincular a la Llei 13/1989, de 14 de desembre, d’organització, procediment i règim jurídic de l’Administració de la Generalitat, que regula, als articles 68 i 69, els registres comuns. Les funcions que la Llei catalana preveu per a aquests registres encaixen dins de les previstes en aquest Decret amb caràcter general, la qual cosa fa que el present Decret es pugui considerar, també d’alguna manera, com un desplegament parcial de la Llei catalana.

La Llei 30/1992, de 26 de novembre, ha aprofundit en la línia que marca la Llei catalana en regular els registres comuns però de

manera que la regulació bàsica estatal resulta, en aquesta matèria, més favorable per a l’exercici dels drets i dels interessos dels ciutadans que la Llei 13/1989, de 14 de desembre.

D’acord amb l’article 62.1 de la Llei 13/1989, de 14 de desembre, d’organització, procediment i règim jurídic de l’Administració de la Generalitat, a proposta del Departament de Presidència, vist el dictamen de la Comissió Jurídica Assessora, i d’acord amb el Govern. Decreto:

Article 1

Tipologia de les unitats de registre

1.1 Cada departament de l’Administració de la Generalitat ha de disposar d’un registre general. Igualment han de tenir un registre general els comissionats, les delegacions territorials, les direccions generals que no estiguin en el mateix edifici que el registre general del seu departament i els òrgans assimilats als anteriors. També han de tenir un registre general les entitats de dret públic amb personalitat jurídica pròpia vinculades o dependents de l’Administració de la Generalitat. Si aquestes estan ubicades al mateix immoble que el Departament, poden utilitzar el mateix registre general. 1.2 Hi pot haver un registre general o auxiliar a les unitats administratives en què el secretari general del departament al qual estigui adscrita ho consideri necessari a la vista del volum o la naturalesa de l’activitat que portin a terme.

1.3 Els registres auxiliars estan vinculats al registre general de l’òrgan administratiu de què depengui la unitat corresponent. Els registres auxiliars han de comunicar al registre general esmentat tots els assentaments que efectuïn d’acord amb el que preveu l’article 9.2. Article 2

Acceptació i rebuig de documents

Tots els registres han d’acceptar tots els documents que s’hi presentin o es rebin, sempre que s’identifiqui l’emissor del document i que s’adrecin a qualsevol de les administracions públiques consignades a l’article 38.4 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les

administracions públiques i del procediment administratiu comú. Els documents que no compleixin les característiques esmentades anteriorment s’han de rebutjar. Article 3

Tipus de documents que s’han de registrar

3.1 S’han de registrar els documents de sol·licitud i els documents de correspondència. Aquests documents no s’han de registrar quan es trametin entre unitats que tinguin un mateix registre.

3.2 No s’han de registrar els documents de propaganda, encara que s’hi especifiqui una destinació, ni els documents de què s’acompanyin els documents de sol·licitud i de correspondència esmentats a l’apartat anterior. Article 4

Nous mitjans de tramesa de documents

4.1 Els nous mitjans tecnològics de transmissió de documents per vies electròniques, informàtiques i telemàtiques han de garantir l’autenticitat, la integració i la conservació de la informació, com també l’efectiva recepció d’aquests documents, tant per als òrgans administratius com per a les persones interessades.

4.2 Els documents que es trameten mitjançant fax no han de passar pel tràmit de registre mentre que amb aquest sistema no es puguin garantir els requisits consignats en l’apartat 1 d’aquest article. Quan es rebi per fax un tipus de document que s’hagi de registrar, s’ha de sol·licitar la tramesa del document original i registrar-lo quan aquest arribi al registre i serà a partir d’aquest moment quan començarà a produir-se els efectes previstos a la Llei 30/1992, de 26 de novembre.

4.3 Els telegrames només s’han de registrar quan es tracti d’un document que compleixi les característiques consignades als articles 2 i 3 d’aquest Decret. 4.4 Els documents enviats mitjançant correu electrònic entre òrgans de l’Administració de al Generalitat s’han de registrar quan es tracti de documents que compleixin les característiques consignades als articles 2 i 3 d’aquest Decret.

(10)

03/09/2002 Norma

10/87

Els assentaments corresponents a aquestes trameses quedaran anotats automàticament al Sistema d’informació comú del registre d’entrada i sortida de documents. Article 5

Registre d’entrada i registre de sortida

5.1 S’han de registrar d’entrada tots els documents que compleixin les característiques consignades a l’article 3 d’aquest Decret. 5.2 S’han de registrar de sortida els documents oficials. A l’efecte d’aquest Decret, s’entén per documents oficials els documents emesos pels òrgans administratius que s’adrecin a altres òrgans o a particulars.

5.3 S’han de registrar d’entrada però no s’han de registrar de sortida els documents que es presenten en un registre i que tenen una destinació que no correspon a la del registre on es presenti el document, és a dir, documents adreçats a destinacions d’altres òrgans de la mateixa Administració de la Generalitat o adreçats a qualsevol altra administració. Aquests documents s’han d’enviar al seu destinatari dins el termini màxim de 48 hores, després que, en el mateix registre d’entrada, s’anoti la data en què s’envia aquest document per tal de controlar-ne la tramesa. Article 6

Característiques dels assentaments

6.1 Cada assentament corresponent a la recepció d’un document ha de contenir, almenys, les dades següents:

a) Número de registre, que és el número identificador del document b) Data i hora de presentació; aquesta dada indica el dia, l’hora i el minut en què el ciutadà presenta el document a qualsevol dels llocs de presentació consignats a l’article 38.4 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre.

c) Data d’alta al registre; aquesta dada indica el dia en què un document entra o surt d’un registre. d) Tipus de document, que indica la naturalesa del document que es registra, d’acord amb la classificació que assenyala l’article 3.

e) Assumpte del document, que n’és un resum explicatiu del contingut. f) Data del document, que ha de ser

la data consignada al document que es registra.

g) Identificació de la persona interessada, l’organisme o la unitat administrativa de procedència. h) Identificació de la persona interessada, l’organisme o la unitat administrativa de destinació. 6.2 Cada assentament relatiu a la sortida d’un document ha de contenir les mateixes dades assenyalades a l’apartat anterior, excepte la data de presentació (apartat b).

6.3 En el cas del registre d’entrada i quan el document ja hagi estat registrat dintre de l’Administració de la Generalitat, s’ha de mantenir el número identificador del document que li ha assignat el primer registre de l’Administració de la Generalitat. Article 7

Segellat de documents

7.1 El document que s’hagi de registrar s’ha de segellar. Els segells del registre han de contenir les dades següents:

a) Especificació del registre de què es tracti.

b) Número d’entrada o de sortida assignat al document.

c) Data d’alta al registre d’entrada o de sortida del document. En el cas de les entrades, s’ha d’especificar l’hora i el minut.

7.2 No obstant el que disposa l’apartat anterior, no s’ha de segellar de sortida els documents especificats a l’article 5.3. Article 8

Tractament de les còpies dels documents al registre d’entrada.

8.1 Si la presenta i ho sol·licita la persona interessada, s’ha de segellar, amb el segell de registre, la còpia del document objecte de la inscripció, on també s’hi han d’indicar el dia, l’hora i el minut. Aquesta còpia s’ha de retornar a la persona interessada.

8.2 S’ha de posar un segell identificatiu de l’òrgan o la unitat de què es tracti a les còpies dels documents que es presentin juntament amb els documents de sol·licitud o els documents de correspondència, si ho sol·licita la persona interessada.

Article 9

Garanties del registre

9.1 Els registres s’han de tancar cada dia i els assentaments han de quedar ordenats cronològicament d’acord amb la presentació o la sortida dels documents.

9.2 Els registres auxiliars han d’enviar a seu registre general tota la informació dels assentaments efectuats. Aquests assentaments han de quedar integrats al registre general sempre que es disposi dels mitjans informàtics adequats. 9.3 L’òrgan responsable del Sistema d’informació del registre d’entrades i sortides de documents ha de garantir el manteniment dels elements comuns del Sistema i de les dades compartides.

9.4 En tots els casos s’ha de garantir la certesa de les dades registrals.

DISPOSICIONS ADDICIONALS -1 A l’annex d’aquest Decret s’especifiquen les oficines de registre pròpies, els sistemes d’accés i els horaris de funcionament d’aquestes.

-2 El Sistema d’informació comú del registre d’entrada i sortida de documents de l’Administració de la Generalitat de Catalunya és una aplicació informàtica interdepartamental desenvolupada pel Centre Informàtic de la Generalitat de Catalunya, SA, en els tres entorns que s’hi utilitzen: PC, AS/400 i Host. La utilització d’aquesta aplicació és obligatòria per a tots els registres informatitzats.

-3 La interconnexió dels registres informatitzats s’ha de fer d’acord amb les disponibilitats pressupostàries de cada departament. Igualment, la incorporació al Sistema comú del registre d’entrada i sortida de documents de tots els registres no informatitzats dependents de l’Administració de la Generalitat s’ha d’efectuar d’acord amb les disponibilitats pressupostàries de cada departament.

DISPOSICIÓ DEROGATÒRIA Aquest Decret deroga el Decret 134/1980, de 29 de juliol, sobre el règim de registre d’escrits i documents.

(11)

03/09/2002 Norma

11/87

DISPOSICIONS FINALS

-1 Es faculta el Departament de la Presidència per tal que cada tres mesos faci públics, mitjançant ordre els canvis produïts a la llista d’oficines de registre pròpies, el sistema d’accés i els horaris de funcionament d’aquestes, les quals figuren a l’annex d’aquest Decret. Igualment, el Departament esmentat ha d’elaborar i fer pública, cada any, també mitjançant ordre, la llista esmentada completa i actualitzada.

-2 Aquest Decret entrarà en vigor el dia 1 d’abril de 1995, excepte l’annex, que entrarà en vigor l’endemà de la seva publicació al Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya.

Barcelona, 15 de desembre de 1994 JORDI PUJOL

President de la Generalitat de Catalunya

(12)

03/09/2002 Norma

12/87

Decret 95/1995, de 24 de març, de modificació del Decret 360/1994, de 15 de desembre, de registre d’entrada i sortida de documents de l’Administració de la Generalitat de Catalunya ( DOGC núm. 2033, de 3 d’abril de 1995)

El Decret 360/1994, de 15 de desembre, preveu la seva entrada en vigor (excepte els annexos) el dia 1 d’abril de 1995. Els canvis tècnics i d’organització que implica l’aplicació de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú i del Decret esmentat fan aconsellable ajornar l’entrada en vigor d’aquest Decret.

Igualment, s’ha de facilitar la possibilitat que els departaments puguin, si ho consideren oportú, modificar l’horari de les oficines de registre adscrites, ja que la limitació que implica el Decret 360/1994, de 15 de desembre, dificulta el funcionament dels registres afectats especialment en moments d’afluència massiva. Aquesta mesura afavoreix l’agilitat i la flexibilitat en el funcionament dels registres i deixa en mans dels departaments, que són els millors coneixedors de la realitat i les necessitats dels registres adscrits, la possibilitat de prendre mesures que facilitin el funcionament d’aquests, sempre amb la salvaguarda dels drets dels ciutadans.

D’acord amb l’article 62.1 de la Llei 13/1989, de 14 de desembre, d’organització, procediment i règim jurídic de l’Administració de la Generalitat, a proposta del Departament de la Presidència i d’acord amb el Govern,

Decreto: Article únic

Les disposicions finals del Decret 360/1994, de 15 de desembre, queden redactades de la manera següent:

“-1 Es faculta el Departament de la Presidència per tal que cada tres mesos faci públics, mitjançant ordre, els canvis produïts a la llista d’oficines pròpies, el sistema d’accés i els horaris de funcionament d’aquestes, les quals figuren a l’annex d’aquest Decret. Igualment, el Departament esmentat ha d’elaborar i fer pública, cada any, també mitjançant ordre, la llista esmentada completa i actualitzada.

“No obstant el que s’ha exposat anteriorment, els departaments poden establir un horari específic de

registre per aquells procediments que impliquin una presentació molt elevada de documents en un termini concret. Aquesta especificació d’horari ha de figurar a la mateixa disposició on es reguli la presentació de documents i no podrà superar aquest termini de presentació.

“-2 Aquest Decret entrarà en vigor el dia 1 de juny de 1995, excepte l’annex, que entrarà en vigor l’endemà de la seva publicació al DOGC.”

DISPOSICIÓ FINAL

Aquest Decret entrarà en vigor l’endemà de la seva publicació al DOGC.

Barcelona, 24 de març de 1995 JORDI PUJOL

President de la Generalitat de Catalunya.

(13)

03/09/2002 Norma

13/87

Decret 264/1997, de 17 d’octubre, de modificació del Decret 360/1994, de 15 desembre, del registre d’entrada i sortida de documents de l’Administració de la Generalitat de Catalunya (DOGC núm. 2503, de 24 d’octubre de 1997)

El Decret 360/1994, de 15 de desembre, del registre d'entrada i sortida de documents de l'Administració de la Generalitat de Catalunya, modificat pel Decret 95/1995, de 24 de març, aplica i desplega la regulació bàsica que estableix la Llei 30/1992, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, per als registres administratius.

La disposició final 1 del Decret esmentat faculta el Departament de la Presidència per tal que cada tres mesos faci públics mitjançant una ordre els canvis produïts a la llista d'oficines de registre pròpies, el sistema d'accés i els horaris de funcionament d'aquestes. També estableix que el Departament esmentat ha d'elaborar i fer pública cada any, també mitjançant una ordre, la llista esmentada completa i actualitzada.

Des de l'entrada en vigor de la Llei 30/1992, els ciutadans poden presentar les sol·licituds, els escrits i les comunicacions que adrecin als òrgans de les administracions públiques a qualsevol dels punts establerts a l'article 38.4 d'aquesta Llei, amb la qual cosa es facilita en gran mesura l'exercici dels drets dels ciutadans respecte de la presentació de documents adreçats a les administracions, atès que no està limitada a un registre concret.

Els canvis que es produeixen a la llista d'oficines de registre, com per exemple, canvis d'adreça, supressions o creacions de registres, etc., són conseqüència dels canvis organitzatius que es produeixen als òrgans administratius.

Aquests canvis dels òrgans administratius, segons la naturalesa que tenen, es fan públics per vies que permeten una comunicació immediata als ciutadans, com poden ser la premsa o els òrgans encarregats de facilitar informació als ciutadans.

Per tots aquests motius, la publicació trimestral i parcial de la llista d'oficines de registre de l'Administració de la Generalitat perd eficàcia i utilitat com a via de comunicació immediata als ciutadans dels canvis que s'hi puguin produir.

D'altra banda, a l’esmentada disposició final 1 també s'especifica que la llista contindrà tant les oficines de registre pròpies com les concertades, d'acord amb el que disposa l'article 38.7 de la Llei 30/1992, per tal que també contingui en un futur les oficines de registre dels ens locals amb els quals l'Administració de la Generalitat subscrigui convenis.

En conseqüència, d'acord amb l'article 62.1 de la Llei 13/1989, de 14 de desembre, d'organització, procediment i règim jurídic de l'Administració de la Generalitat, d'acord amb el dictamen de la Comissió Jurídica Assessora i a proposta del Departament de la Presidència,

Decreto:

Article únic

Es modifica la disposició final 1 del Decret 360/1994, de 15 de desembre, del registre d'entrada i sortida de documents de l'Administració de la Generalitat de Catalunya, modificat pel Decret 95/1995, de 24 de març, que queda redactada de la manera següent: "-1 Es faculta el Departament de la Presidència per tal que elabori i faci pública cada any, mitjançant una ordre, la llista completa i actualitzada d'oficines de registre pròpies i concertades, el sistema d'accés i els horaris de funcionament d'aquestes.

"No obstant el que s'ha exposat anteriorment, els departaments poden establir un horari específic de registre per als procediments administratius que impliquin una presentació molt elevada de documents durant el termini de presentació de documents que tinguin establert. Aquesta especificació d'horari ha de figurar a la mateixa disposició on es reguli la presentació de documents del procediment administratiu de què es tracti. El termini de vigència d'aquest horari específic no podrà superar el termini de presentació de documents que s'estableixi a la disposició en què es reguli la presentació de documents." Disposició final

Aquest Decret entrarà en vigor l'endemà de la seva publicació al

Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya.

Barcelona, 17 d’octubre de 1997 Jordi Pujol

President de la Generalitat de Catalunya

Xavier Trias i Vidal de Llobatera Conseller de la Presidència

(14)

03/09/2002 14/87

II. Reglament d’organització i funcionament del registre

d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona

(15)

03/09/2002 Norma

15/87

Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona (Aprovat per acord de la Junta de Govern de la UdG en la sessió tinguda el dia 11 de desembre de 1997, DOGC núm. 2564, de 26 de gener de 1998, BOU núm. 30, novembre-desembre de 1997 i BOE núm. 55, de 5 de març de 1998). Modificat per acord de la Junta de Govern de 2 de maig de 2002. (DOGC núm.3638, de 17 de maig de 2002).

En tenir la Universitat de Girona la consideració d’Administració pública, aquesta es regeix per la Llei estatal 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú (BOE núm. 285, de 27/11/92), i en conseqüència, és necessària la creació d’un sistema de registre que compleixi les condicions establertes a la normativa vigent aplicable. La finalitat d’aquest Reglament és, a més de donar compliment a la normativa legal, contribuir a la millora de l’ordre i l’eficàcia en la tramitació dels assumptes i en l’activitat administrativa general de la Universitat.

Aquest Reglament estableix el sistema de registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona, en determina l’estructura i en regula el funcionament.

La finalitat del registre és aconseguir un sistema de control i de garantia interna i externa dels documents que es presenten a la Universitat, dels documents oficials que aquesta envia a altres organismes o a particulars i també a altres administracions, quan la UdG exerceix la funció de lloc de presentació que estableix l’article 38.4 de la Llei estatal 30/92, sempre que existeixi un conveni de col·laboració amb aquelles.Aquest sistema ha de ser coherent amb una Administració que es vol moderna i racional, al servei dels ciutadans i que, per tant, els faciliti l’exercici dels drets i els interessos.

Igualment aquest Reglament dóna compliment al que disposa l’article 38.7 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, que obliga la Universitat a fer pública i mantenir actualitzada una llista d’oficines de registre pròpies o concertades, amb els sistemes d’accés i comunicació, com també els horaris de funcionament d’aquestes.

D’acord amb l’article 51 w) dels Estatuts de la Universitat de Girona, la Junta de Govern, a proposta de la Gerència.

ACORDA:

Article únic.

Aprovar el Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona, que s’annexa a aquest acord.

ANNEX

Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona

Article 1. Estructura del sistema de registre

1 La Universitat disposarà d’un sistema automatitzat de registre general únic i comú per a tots els òrgans, serveis i unitats administratives.

2 El sistema de registre general s’organitzarà desconcentradament. Per això estarà integrat per una Oficina Central de Registre (Rectorat) i per una oficina auxiliar de registre a cada àrea d’estudis. 3 Cada òrgan, servei o unitat administrativa de la Universitat estarà connectat al sistema de registre i podrà rebre, mantenir, emetre i consultar, segons els tipus de registre que es tracti i els atributs de cada usuari, informació relativa als assentaments dels documents registrats.

4 Els usuaris del sistema de registre de cada òrgan, servei o unitat administrativa de la Universitat es vincularan a l’oficina auxiliar de registre de l’àrea d’estudis on radiquin i el conjunt de les oficines auxiliars de registre estaran vinculades al Sistema General de Registre, del qual formaran part integrant.

5 El Sistema General de Registre serà gestionat per l’Oficina Central de Registre, la qual, a més d’exercir les funcions pròpies d’una oficina auxiliar en relació amb els òrgans, serveis i unitats administratives del Rectorat també exercirà les funcions d’administració i supervisió del Sistema.

6 Les funcions pròpies de les oficines auxiliars de registre seran exercides per les seccions administratives de cada àrea d’estudis.

7 Els assentaments que efectuïn les oficines auxiliars de registre

quedaran integrats al registre general de la Universitat del qual formen part.

Article 2. Acceptació i rebuig de documents

1 Les oficines de registre, tant la central com les auxiliars, han d’acceptar tots els documents que s’hi presentin o que rebin sempre que s’identifiqui l’emissor del document i que s’adreci a qualsevol òrgan, servei o unitat administrativa de la Universitat de Girona. 2 D’acord amb el que estableix l’article 38.4 de la Llei estatal 30/92, també hauran d’acceptar els documents adreçats a qualsevol altra administració pública amb la qual la Universitat hagi subscrit un conveni a aquest efecte.

3 Els documents que no compleixin les característiques esmentades anteriorment s’han de rebutjar. Article 3. Tipus de documents que s’han de registrar

1 S’han de registrar els documents de sol·licitud i els documents de correspondència. Aquests documents no s’han de registrar quan es trameten entre òrgans, serveis i unitats administratives de la Universitat de Girona, llevat d’aquells relatius a procediments subjectes a còmput de terminis. 2 No s’han de registrar els documents de propaganda, encara que s’hi especifiqui una destinació, ni els documents de què s’acompanyin els documents de sol·licitud i de correspondència esmentats a l’apartat anterior ni els documents personals, és a dir els que s’adrecen a la persona i no a l’òrgan o al càrrec que ocupa o representa.

Article 4. Nous mitjans de tramesa de documents

1 Els nous mitjans tecnològics de transmissió de documents per vies electròniques, informàtiques i telemàtiques han de garantir l’autenticitat, la integració i la conservació de la informació, com també l’efectiva recepció d’aquests documents, tant per l’Administració com per a les persones interessades. 2 Els documents que es trameten mitjançant telefax no han de passar pel tràmit de registre mentre no es

(16)

03/09/2002 Norma

16/87

puguin garantir amb aquest sistema els requisits consignats en l’apartat 1 d’aquest article. Quan es rebi per telefax un tipus de document que s’hagi de registrar, s’ha de sol·licitar la tramesa del document original i registrar-lo quan arribi al registre. Serà a partir d’aquest moment quan començaran a produir-se els efectes previstos a la Llei estatal 30/1992, de 26 de novembre.

3 Els telegrames només s’han de registrar quan es tracti d’un document que compleixi les característiques consignades als articles 2 i 3 d’aquest Reglament. Article 5. Registre d’entrada i registre de sortida

1 S’han de registrar d’entrada tots els documents que compleixin les característiques consignades a l’article 3 d’aquest Reglament. 2 S’han de registrar de sortida els documents oficials. A l’efecte d’aquest Reglament, s’entén per documents oficials els documents emesos pels òrgans administratius que s’adrecin a altres òrgans o a particulars.

3 S’han de registrar d’entrada però no s’han de registrar de sortida els documents que es presenten en una oficina de registre i que es destinen a òrgans, serveis i unitats administratives vinculades o dependents d’una oficina de registre diferent de la que l’ha registrat d’entrada, és a dir, documents adreçats a destinacions vinculades a altres oficines de registre de la Universitat i també els que es destinen a altres administracions, als quals es refereix l’article 2.2 d’aquest Reglament.

4 Les oficines de registre hauran de trametre els documents donats d’alta en el registre als destinataris interns (òrgans, serveis i unitats administratives de la UdG) en el termini màxim de les 24 hores següents a la data d’alta de l’assentament. Els documents amb destinació externa a la UdG hauran de ser tramesos per les oficines auxiliars de registre a l’Oficina Central de Registre en el mateix termini a fi que aquesta els pugui enviar als seus destinataris sense dilació, després d’anotar, en l’assentament corresponent del

registre d’entrada, la data en què s’envia el document per tal de controlar-ne la tramesa.

Article 6. Característiques dels assentaments

1 Cada assentament corresponent a la recepció d’un document ha de contenir, almenys, les dades següents:

a) Número de registre, que és el número que identifica al document. b) Data i hora de presentació; aquesta dada indica el dia, l’hora i el minut en què el ciutadà presenta el document a qualsevol dels llocs de presentació consignats a l’article 38.4 de la Llei estatal 30/1992, de 26 de novembre.

c) Data d’alta al registre; aquesta dada indica el dia en què un document entra al registre o en surt. d) Tipus de document, que indica la naturalesa del document que es registra, d’acord amb la classificació que assenyala l’article 3 d’aquest Reglament.

e) Assumpte del document, que és un resum explicatiu del contingut. f) Data del document, que ha de ser la data consignada al document que es registra.

g) Identificació de la persona interessada, l’organisme o la unitat administrativa de procedència. h) Identificació de la persona, l’organisme o la unitat administrativa de destinació. 2 Cada assentament relatiu a la sortida d’un document ha de contenir les mateixes dades assenyalades a l’apartat anterior, excepte la data de presentació (apartat b).

3 En el cas del registre d’entrada i quan el document ja hagi estat registrat en el registre general d’entrada de la Universitat, s’ha de mantenir el número identificador del document que li ha assignat la primera oficina de registre. Article 7.Segellat de documents 1 El document que s’hagi de registrar s’ha de segellar. Els segells del registre han de contenir les dades següents:

a) Especificació del registre de què es tracti i de la oficina que ha efectuat l’alta en el registre.

b) Número d’entrada o sortida (definitiu) assignat al document. c) Data, hora i minut d’alta al registre d’entrada o de sortida del document.

2 No obstant el que disposa l’apartat anterior, no s’han de segellar de sortida els documents especificats a l’article 5.3 d’aquest Reglament.

Article 8. Tractament de les còpies dels documents al registre d’entrada 1 Si la presenta i ho sol·licita la persona interessada, s’ha de segellar, amb el segell de registre, la còpia del document objecte de l’assentament, on també s’han d’indicar el dia, l’hora i el minut. Aquesta còpia s’ha de retornar a la persona interessada.

2 S’ha de posar un segell identificatiu de l’òrgan o la unitat de què es tracti a les còpies dels documents que es presentin juntament amb els documents de sol·licitud o els documents de correspondència, si ho sol·licita la persona interessada.

Article 9. Garanties del registre 1 El registre s’ha de tancar cada dia i els assentaments han de quedar ordenats cronològicament d’acord amb la presentació o la sortida dels documents.

2 La Unitat de Gestió Documental i Registre mitjançant l’Oficina Central de Registre ha de garantir el manteniment dels elements comuns del Sistema i de les dades compartides.

3 En tots els casos s’ha de garantir la certesa de les dades registrals. DISPOSICIONS ADDICIONALS PRIMERA.- En el moment de l’entrada en vigor d’aquest reglament es crea l’Oficina Central de Registre, el sistema d’accés i l’horari de funcionament de la qual s’especifiquen a continuació: Rectorat. Oficina Central de Registre

Edifici Les Àligues. Plaça de Sant Domènec, 3

(17)

03/09/2002 Norma

17/87

Horari:

De l’1 de setembre al 30 de juny: De dilluns a dijous, de les 9.15 a les 14 h, i de les 15.30 a les 16.45 h Divendres, de les 9.15 a les 14 h De l’1 de juliol al 31 d’agost, per Setmana Santa i del 20 de desembre al 10 de gener:

De dilluns a divendres, de les 9.15 a les 14 h.

Sistemes d’accés i de comunicació: personal i per les oficines de correus.

SEGONA. La creació i la posada en funcionament progressiu de les noves oficines de registre es donaran a conèixer mitjançant la disposició pertinent publicada en el DOGC i el BOU.

DISPOSICIÓ TRANSITÒRIA. La implementació del sistema de registre als diferents òrgans, serveis i unitats administratives de la Universitat es farà de manera progressiva, d’acord amb els mitjans tècnics i les disponibilitats pressupostàries existents. En qualsevol cas s’efectuarà mitjançant la creació de les diferents oficines auxiliars de registre a cada àrea d’estudis i la connexió al sistema general a través d’aquestes dels diferents òrgans, serveis i unitats administratives que hi radiquin. DISPOSICIONS FINALS

PRIMERA. Es faculta la Secretaria General de la Universitat perquè dicti les normes que consideri necessàries per a l’aplicació i el desenvolupament d’aquest Reglament i, singularment, aquelles relatives al procediment de registre d’entrada i sortida de documents i perquè elabori i faci pública anualment la llista completa i actualitzada d’oficines de registre, els seus sistemes d’accés i els horaris de funcionament. (Redactada d’acord amb la modificació aprovada per la Junta de Govern en la sessió 3/02, de 2 de maig de 2002).

SEGONA. A partir de l’entrada en vigor d’aquest reglament i de la posada en funcionament del sistema de registre d’entrada i sortida de documents, general i automatitzat,

resten sense validesa tots els registres d’entrada i sortida de documents existents a l’actualitat a la Universitat de Girona.

TERCERA. Aquest reglament entrarà en vigor l’endemà de la seva publicació en el BOE.

(18)

03/09/2002 Norma

18/87

Creació i posada en funcionament de les oficines auxiliars de registre

- Instrucció 1/1998, de 15 de desembre, de la Gerència de la Universitat de Girona (DOGC núm. 2802, d’11 de gener de 1999) mitjançant la qual es creaven les oficines auxiliars de registre de : Àrea d’Estudis d’Economia, Campus Montilivi,

Àrea d’Estudis de Ciències, Campus Montilivi, la posada en funcionament de les quals s’efectuà el 25 de gener de 1999.

- Instrucció d’1 de juny de 1999, de la Gerència de la Universitat de Girona (DOGC núm. 2905, de 8 de juny de 1999), mitjançant la qual es creava l’oficina auxiliar de registre de:

Àrea d’Estudis de Lletres, Plaça Ferrater Mora, la posada en funcionament de la qual s’efectuà el 15 de juny de 1999.

- Instrucció de 23 de juny de 1999, de la Gerència de la Universitat de Girona (DOGC núm. 2921, d’1 de juliol de 1999), mitjançant la qual es creaven les oficines auxiliars de registre de:

Àrea d’Estudis de Ciències de l’Educació, Emili Grahit,

Àrea d’Estudis d’Infermeria, Emili Grahit, la posada en funcionament de les quals s’efectuà el 12 de juliol.

- Instrucció de 15 de novembre de 1999, de la Gerència de la Universitat de Girona (DOGC núm. 3022, de 24 de novembre de 1999), mitjantçant la qual es creaven les oficines auxiliars de registre de: Àrea d’Estudis de Dret, Campus Montilivi, la posada en funcionament de la qual s’efectuà el dia 1 de desembre de 1999. Àrea d’Estudis Politècnics, Campus Montilivi, la posada en funcionament de la qual s’efectuà el dia 20 de desembre de 1999.

- Instrucció de 12 de setembre de 2001, de la Gerència de la Universitat de Girona, mitjançant la qual es crea l' oficina auxiliar de registre de:

Àrea d'Estudis Turístics, Plaça de l'Abadia, Sant Feliu de Guíxols La posada en funcionament de la qual s'efectuà el dia 16 de setembre de 2001.

(19)

03/09/2002 19/87

III. Consideracions sobre el Sistema d’informació comú

del registre d’entrada i sortida de documents

(20)

03/09/2002 Norma

20/87

El Sistema d’informació comú del registre d’entrada i sortida de documents de la UdG

Com a primer pas dins de la direcció que han de prendre totes les administracions públiques pel que fa al servei que han d’oferir al ciutadà com a punts de presentació de documents, el Sistema considera la Universitat de Girona com un registre únic i, d’altra banda, garanteix un control sobre els documents que entren i surten de les diferents oficines de registre.

Per tant, d’acord amb el que s’estableix a l’article 1 del Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la UdG, hi haurà un únic registre per a tota la Universitat, el qual s’organitzarà de manera desconcentrada mitjançant l’Oficina Central de Registre (Rectorat) i les oficines auxiliars de registre per a cada àrea d’estudis.

És més, entre les oficines de registre i les unitats administratives connectades al Sistema comú, a més de l’automatització, hi haurà un traspàs d’informació i, com a conseqüència d’aquest traspàs d’informació, hi haurà un estalvi de tasques entre oficines de registre, atès que els assentaments es transmetran telemàticament i, per tant, les oficines de registre per on passi un document no hauran de donar d’alta un assentament nou per a aquest mateix document; els documents es trameten i els assentaments, també. Això vol dir, a grans trets, que la primera oficina de registre de la Universitat de Girona que rebi un document (encara que no s’adreci a les unitats administratives que depenguin d’aquesta oficina de registre) farà un assentament, segellarà el document i el trametrà sense dilació al seu destinatari.

El sistema incorpora automàticament l’assentament a l’oficina de registre que correspongui en funció de la pertinença de la unitat administrativa destinatària.

D’altra banda, les prestacions complementàries que en el futur pot oferir aquest Sistema d’informació comú del registre d’entrada i sortida de documents són les següents:

-Possibilitat d’enllaçar un tractament d’imatge amb el Sistema d’informació.

-Possibilitat de connectar-hi aplicacions de gestió mitjançant l’adaptació corresponent, d’acord amb les característiques de l’aplicació i de l’òrgan de gestió de què es tracti.

-Possibilitat de connectar al Sistema les trameses que es facin mitjançant el correu electrònic.

La configuració del Sistema d’informació El Sistema d’informació permet establir diversos tipus d’usuaris, mitjançant els quals les oficines de registre de la Universitat de Girona poden estar més o menys vinculades entre elles i les seves unitats administratives, i aquestes amb les del conjunt de la Universitat de Girona.

D’aquesta manera, hi ha un usuari previst per a l’estructura general del registre, uns altres previstos per a les oficines de registre i uns tercers per a les unitats administratives.

1. Usuari per a l’estructura general del registre

1.1 Usuari administrador (ADM)

Aquest tipus d’usuari està pensat per a la persona que respon de les dades del Sistema d’informació, és a dir, del registre. Aquesta persona és responsable directa tant de les dades del registre per si mateix (dades dels assentaments) com de les dades d’organització interna del registre (confecció i manteniment de taules del registre, etc.). Això no vol dir, però, que en sigui la responsable última, tant d’un tipus de dades com de les altres.

Es tracta de la persona responsable de l’Oficina Central de Registre.

D’aquesta manera, hi haurà un únic usuari administrador del Sistema d’informació de registre i totes les oficines de registre tindran el mateix administrador.

Les funcions de “l’ADM” són d’organització i coordinació de les diferents oficines de registre i les seves unitats administratives.

Resum de les funcions principals que té assignades aquest tipus d’usuari:

-Elaborar i mantenir les taules de classificació, nominal i uniforme.

-Donar d’alta i mantenir les persones usuàries de l’aplicació del registre i assignar la modalitat d’ús i privilegis.

-Elaborar i mantenir les taules de procedències / destinacions pròpies i generals.

(21)

03/09/2002 Norma

21/87

-Elaborar i mantenir la taula d’assumptes.

-Elaborar i mantenir la taula de tipus de document.

-Elaborar i mantenir la taula de tipus de procedències.

-Elaborar i mantenir la taula de motius de diligències.

-Fer tancament del dia de registre. -Anul·lar assentaments externs.

-Anul·lar assentaments interns.

-Fer recerca d’assentaments externs i interns. -Consignar diligències als assentaments del registre.

-Especificar la denominació dels registres, generals i de les oficines de registre, que es consignaran als respectius segells de registre.

-Trametre documents registrats adreçats a registres d’altres òrgans administratius.

-Extreure diferents llistes, entre les quals hi ha el llibre de registre.

2. Usuaris de les oficines de registre Usuari d’alta (A)

Aquest tipus d’usuari està pensat per a les persones de les oficines de registre que introdueixen les dades al Sistema, és a dir, per a les persones que registren documents i donen d’alta assentaments.

Per tant, les funcions assignades a aquest tipus d’usuari són les necessàries per portar a terme les tasques quotidianes de les oficines de registre. Resum de les funcions principals que té assignades aquest usuari:

-Donar d’alta assentaments.

-Fer recerca d’assentaments (per diversos camps: procedència, destinació, etc.).

-Extreure llistes per a les unitats administratives destinatàries, etc.

És a dir, aquestes funcions permeten portar a terme, automàticament, totes les accions necessàries d’un dia de registre.

3. Usuaris de les unitats administratives 3.1 Usuaris de modificació o manteniment (M) Aquest tipus d’usuari està pensat com una figura que col·labora amb les oficines de registre i en complementa les funcions. Aquesta figura està situada a les unitats administratives en les secretaries de càrrecs, de serveis i de seccions. Aquesta col·laboració és diferent en el registre d’entrada i en el registre de sortida.

De tota manera, potser el nom “modificador” no és gaire indicatiu de les funcions que té assignades, ja que, més que modificar, col·labora amb les oficines de registre.

Resum de les funcions principals que té assignades aquest tipus d’usuari:

1) Registre d’entrada

-Fer recerca d’assentaments

Els assentaments en relació amb els quals pot fer recerca aquest usuari són els que el registre ha destinat a la seva unitat administrativa com a destinació efectiva.

-Modificar o mantenir les següents dades respecte dels assentaments que li pertoquen:

Classificació nominal-uniforme Destinació interna

Número d’expedient Arxiu provisional Estat

Sovint aquests usuaris coneixen aquestes dades amb més exactitud que les mateixes oficines de registre, atès que són les unitats administratives que s’encarreguen de la tramitació dels documents.

-Extreure llistes d’assentaments donats d’alta, destinacions pròpies, etc.

2) Registre de sortida

-Donar d’alta assentaments per al registre de sortida.

(22)

03/09/2002 Norma

22/87

Les altes que faci aquest usuari s’acumularan en una bústia d’espera de l’oficina de registre de sortida dela qual depengui la unitat administrativa. Aquesta funció té la finalitat d’eliminar feina de les oficines de registre i, a més, permet més exactitud en les dades, atès que l’usuari que les emplena coneix el document directament.

Es poden emplenar totes les dades de l’assentament i aquest s’identificarà amb un número provisional d’acord amb una numeració correlativa assignada pel registre de sortida.

Quan l’oficina de registre rebi el document per registrar-lo, obrirà l’assentament corresponent, en podrà modificar les dades que consideri necessàries, llevat de la procedència efectiva i, en validar-lo, el sistema assignarà un número definitiu d’acord amb una numeració general correlativa del registre de sortida.

-Fer recerca d’assentaments.

-Anul·lar assentaments donats d’alta i que es trobin a la bústia d’espera.

3.2Usuaris de consulta (C)

Aquest usuari està pensat per als càrrecs i els comandaments dels òrgans i les unitats administratives que vulguin obtenir informació sobre els assentaments de documents, la procedència o destinació dels quals hagi estat o sigui un òrgan o unitat administrativa la consulta dels quals estigui permesa a l’usuari. Aquests usuaris podran tenir accés (de consulta) al Sistema d’informació i podran veure els assentaments rebuts o emesos pels òrgans o les unitats administratives que els siguin permesos. (Per exemple, la cap del Servei de Recursos Humans podria consultar tots els assentaments rebuts o emesos per les tres seccions que integren aquest Servei: Secció de PAS, Secció de Personal Acadèmic i Secció de Nòmines).

Els usuaris “M” i “C” estan pensats per aconseguir una qualitat més gran en la informació i una major exactitud en les dades relatives als documents que entren en un òrgan o unitat administrativa o en surten.

(23)

03/09/2002 23/87

(24)

03/09/2002 Norma

24/87

Normes generals sobre el registre

1. Garantia de les dades del registre

D’acord amb l’article 9 del Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona, en tots els casos el registre ha de garantir la certesa de les dades registrals; aquest mateix article també estableix que el registre s’ha de tancar cada dia.

Sota aquesta premissa, el Sistema d’informació comú del registre és un sistema tancat i rígid per tal d’assegurar el compliment dels principis bàsics de transparència de l’actuació de l’Administració i de veracitat i d’accessibilitat a la informació administrativa.

Tanmateix, les característiques del procediment de registre (contacte directe amb el ciutadà, existència sovintejada de puntes de treball realment importants i, en alguns casos, concurrència d’altres tasques relacionades amb l’atenció al ciutadà), han fet que sigui realment difícil portar absolutament al dia la feina de registre durant tots els dies de l’any.

És per aquest motiu que el Sistema d’informació comú del registre, tot i que és un sistema tancat, ha de permetre consignar observacions de diferent naturalesa respecte de qualsevol assentament efectuat en el registre. Així, ofereix la funció de la “diligència” per tal que es pugui anotar al registre qualsevol incident respecte dels assentaments que es fan.

El funcionament i la mecànica d’aquesta funció s’especifiquen, per al registre d’entrada, a l’apartat 1. Registre d’entrada de documents. A.Definició de les dades d’un assentament d’entrada, 16. Diligència i, per al registre de sortida, a l’apartat 2. Registre de sortida de documents. A.Definició de les dades d’un assentament de sortida, 14.Diligència.

L’anotació que es faci mitjançant aquesta funció a qualsevol assentament quedarà consignada al camp Assumpte per tal que també aparegui a les llistes que el registre tramet diàriament als òrgans, serveis i unitats administratives destinataris efectius dels documents.

És important, de cara a l’homologació de la informació, que els incidents de tota mena que es produeixin respecte dels assentaments del registre sempre estiguin inclosos dintre del Sistema.

2. Publicació i actualització de la llista d’oficines de registre de la Universitat de Girona

D’acord amb el que s’estableix a la disposició final

primera del Reglament d’organització i funcionament del registre d’entrada i sortida de documents de la Universitat de Girona, mitjançant la disposició pertinent, la Secretaria General elaborarà i farà pública anualment la llista completa i actualitzada de les oficines de registre, els seus sistemes d’accés i els horaris de funcionament.

3. Integritat i conservació de les dades dels registres

Les dades del registre informatitzat s’han de conservar en el suport magnètic. Per tal que aquests suports garanteixin la integritat i la conservació d’aquesta informació, s’han de tenir en compte els aspectes que s’especifiquen tot seguit.

El responsable del Registre (usuari “ADM”) ha de fer dues còpies de les dades que corresponen a un any natural de registre. És recomanable fer aquestes còpies a mitjan o al final del mes de gener respecte de l’any anterior per tal de poder-hi incloure tots els assentaments que tinguin una data de presentació corresponent a l’any anterior, atès que els assentaments s’ordenen per data de presentació.

Una d’aquestes còpies s’ha d’arxivar a la mateixa Oficina Central de Registre, i en el termini que s’estableixi es traspassarà a l’Arxiu de la Universitat de Girona. L’altra còpia s’ha de trametre immediatament i directament al Servei Informàtic, el qual la tindrà en custòdia permanent.

(25)

03/09/2002

Descripció del procés

25/87

Índex. Descripció del procés

Pàg.

1. Registre d’entrada de documents 26

(26)

03/09/2002 26/87

(27)

03/09/2002

Descripció del procés

27/87

Índex. Registre d’entrada de documents

Pàg

A. Definició de les dades d’un assentament d’entrada 28

(28)

03/09/2002 28/87

(29)

03/09/2002

Descripciódel procés

29/87

Índex. Definició de les dades d’un assentament d’entrada

Pàg. - Assentament d’un registre d’entrada del Sistema d’informació 30 comú del registre de documents

- Les dades d’un assentament d’entrada 31

1 Número de registre / Assentament de sortida associat 31

2 Data i hora de presentació 31

3 Data i hora d’alta al registre 32

4 Assumpte 32

5 Data del document 32

6 Tipus de document 32 7 Tipus de procedència 34 8 Procedència 34 9 Població de procedència 36 10 Destinació 36 11 Població de destinació 39 12 Suport físic 39 13 Classificació 39

14 Número d’expedient i arxiu provisional 41

15 Estat 42

(30)

03/09/2002

Descripciódel procés

30/87

Referències i observacions relatives a la documentació complementària i que s’acompanya i sobre l’estat de tramitació del document

Assentament d’un registre d’entrada del Sistema d’informació comú del registre de documents

Núm. de registre0ν: (codi registre) A001E/ (Núm.) 000.000- (Any) 1998 Assentament de sortida associat: (codi registre) A001S/ (Núm.) 000.000- (Any) 1998

Data i hora de presentació0: 11/01/98 09: 46: 59

Data i hora d’alta0: 12/01/98 10: 46: 23

Assumpte: S’hi ha d’expressar breument el contingut del document que es registra de manera que permeti identificar-lo1

Data del document: 11-01-98 Tipus de document: Classe document⊗ Tipus de procedència: Forma d’arribada ⊗

Procedència0: Codi ⊗

Especificació de l’emissor/a del document Població de procedència: Codi ⊗2

Destinació formal: Codi ⊗ Òrgan o unitat administrativa al qual l’emissor/a adreça el document

Destinació efectiva0 : Codi ⊗ Òrgan o unitat administrativa al qual l’oficina de registre tramet el document

Especificació de la persona a la qual es tramet el document

Població de destinació: Codi ⊗3

Suport físic: Paper/imatge ⊗ Classificació:

Núm. d’expedient: Arxiu provisional: Estat:

0_{Dades que s’han de consignar obligatòriament per donar d’alta un assentament.}

ν_Negreta._{Dades que cal consignar obligatòriament en. un assentament tal com estableix la normativa vigent.}

1

En aquest camp es disposa d’una taula per emplenar els assumptes més usuals; els altres s’hauran d’emplenar manualment.

⊗_{Aquest símbol indica les dades que s’han d’emplenar mitjançant una taula.}

2

La taula serveix per a les poblacions de Catalunya, per a la resta cal buscar a la taula ALTRES i emplenar-ho manualment.

3

Per defecte sempre surt la població de Girona. Si és una altra població, s’emplena mitjançant una taula que serveix per a les poblacions de Catalunya; per a la resta cal buscar a la taula ALTRES i emplenar-ho manualment.

4

Per emplenar el terme de classificacio nominal es dispona d’una taula per als termes mes usuals. Els altres s’hauran d’emplenar manualment