DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN

(1)

DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN GENERAL DE

PLANIFICACIÓN

NOMBRE Y CARGO

FIRMA

FECHA

ELABORADO

Lic. J. Gonzalo Fernández Morató

Organización y Métodos

Unidad Administrativa DGAA

21/05/15

REVISADO

Lic. Cecilia Navia

Profesional Dirección General

de Planificación

Lic. Sandra Espejo

Profesional Dirección General

de Planificación

APROBADO

Lic. Jeanette Trujillo Cortez

Director(a) General de

(2)

Contenido

1. ANTECEDENTES

... 3

2. OBJETIVOS

... 3

2.1 OBJETIVO GENERAL

... 3

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

... 3

3. ALCANCE DEL MANUAL

... 3

4. RESPONSABILIDAD

... 4

5. TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

... 4

6. DOCUMENTOS DE RESPALDO

... 6

7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

... 6

7.1. MAPA DE PROCESOS

... 6

7.2 FICHA DEL MAPA DE PROCESOS

... 9

8. DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS

... 11

8.1. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN

GENERAL DE PLANIFICACIÓN

... 11

8.1.1. FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

... 11

8.1.2. SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI

... 16

8.1.3. AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI

... 19

8.1.4. FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL - POA

... 23

8.1.5. SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL - POA

... 33

8.1.6. AJUSTE AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL

... 38

8.1.7. ASISTENCIA EN PLANIFICACIÓN Y/O CAPACITACIÓN EN SPP

... 41

8.1.8. ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS,

NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS

... 43

8.1.9. MONITOREO DE LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Y SU

ARTICULACIÓN AL PEI

... 47

8.1.10. SEGUIMIENTO DE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN EN

ENTIDADES BAJO TUICIÓN

... 50

(3)

1. ANTECEDENTES

En base a los lineamientos definidos en la Ley 1178 promulgada el 20 de julio de 1990, el

órgano rector ha elaborado las Normas Básicas relativas a cada uno de los Sistemas de

Administración y Control Gubernamentales. Estas normas constituyen disposiciones que,

con mayor grado de especificidad, regulan los procesos de implantación y funcionamiento

de los sistemas de Administración y Control en el sector público. En el marco de las

Normas Básicas, el Ministerio de Planificación del Desarrollo ha desarrollado su

reglamentación específica para proceder a la implantación y operación de los procesos

relativos a los Sistemas de Administración y Control, entre ellos del Sistema de

Organización Administrativa.

El Reglamento Específico del Sistema de Organización Administrativa del Ministerio de

Planificación del Desarrollo aprobado mediante R.M.151-A de 08 de noviembre de 2010,

constituye un conjunto de normas que particularizan los aspectos generales de las

Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, adecuándolas a las

características y funciones propias de la Institución, con la finalidad de regular el proceso

de estructuración organizacional de la misma.

El citado Reglamento Específico tiene como objetivo “la implantación del Sistema de

Organización Administrativa en el MPD”.

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Determinar los Procesos y Procedimientos de la Dirección General de Planificación del

Ministerio de Planificación del Desarrollo, en el marco de sus atribuciones establecidas en

el Decreto Supremo 29894.

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS



Constituirse en una herramienta de gestión de la unidad organizacional.



Transparentar la gestión Interna.



Uniformar y controlar el cumplimento de las diferentes operaciones de trabajo.



Implementar los procesos y procedimientos de tal forma que maximicen y apoyen

la capacidad de gestión de la Unidad Organizacional.



Ayudar a la coordinación de actividades y evitar la duplicidad de funciones en el

trabajo.



Apoyar el análisis y revisión permanente de los procesos.



Apoyar el mejoramiento de los sistemas, procesos y metodologías de trabajo.



Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia.

(4)

El presente manual alcanza a la Dirección General de Planificación, marcando las

relaciones internas entre las diferentes áreas o unidades del MPD y los cargos específicos

que intervienen en cada uno de los procedimientos.

4. RESPONSABILIDAD

La Unidad Administrativa del MPD será la responsable de coordinar, consolidar y

formalizar en un documento todo el proceso de diseño o rediseño organizacional, así

como su implantación.

5. TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

Proceso.-

Un proceso es el conjunto de operaciones secuenciales que deben ejecutarse

para el alcance los objetivos de la entidad.

Manual de Procesos y Procedimientos .-

El Manual de Procesos y Procedimientos

(MPP) está conformado por el Mapa de Procesos, los procedimientos, tareas/actividades

y los cargos de los responsables de cada conjunto de elementos que definen el

funcionamiento de la organización.

Diagrama de Flujo/Flujograma.-

Es una representación gráfica de la secuencia lógica de

actividades que forman parte de un proceso. Los símbolos que se usarán en el flujo

grama serán los siguientes:

PROCESO

Insumos

de Entrada

Insumos

de Salida

(5)

TAREA EN LA

OPERACIÓN

DOCUMENTO/INFORMES

DECISIÓN QUE LLEVA A

DIFERENTES TAREAS

INICIO DE UN SUB

PROCESO

INICIO/FIN DE

OPERACIÓN

CONECTOR DE TAREA

CONECTOR DE PAGINA

SISTEMA INFORMÁTICO

Procedimiento.-

Es la secuencia de Tareas específicas que se efectúa en un puesto de

trabajo, para realizar una operación o parte de ella.

Tarea.-

Es cada una de las acciones físicas o mentales que se realiza en un puesto de

trabajo, para llevar a cabo una operación o parte de ella.

Mapa de Procesos.-

Un mapa de procesos es la representación gráfica de uno o más

procesos que contribuyen de forma significativa al logro de los objetivos institucionales o

del área organizacional.

Enfoque basado en procesos.-

Es un modelo que pretende mejorar los resultados

institucionales en función de la gestión de los procesos institucionales o del área.

(6)

Procesos de Apoyo.-

Son aquellos que apoyan al cumplimiento de los procesos clave.

Ficha de Proceso.-

Es la descripción literal resumida del proceso donde se incluye

información relacionada al mismo.

Abreviaturas



MPD – Ministerio de Planificación del Desarrollo



MAE – Máxima Autoridad Ejecutiva



DGAA – Dirección General de Asuntos Administrativos



DGP – Dirección General de Planificación



PEI – Plan Estratégico Institucional



POA – Programa de Operaciones Anual



SOA – Sistema de Organización Administrativa



SPO – Sistema de Programación de Operaciones



DGAJ – Dirección General de Asuntos Jurídicos

6. DOCUMENTOS DE RESPALDO



Constitución Política del Estado

Leyes:



Ley 1178 de 20 de julio de 1990 de Administración y Control Gubernamentales

Decretos Supremos:



D.S. 29894 de 7 de febrero 2009, Organización del Órgano Ejecutivo.



D.S. 429 de 10 de febrero de 2010 – Modificaciones a la Estructura de Ministerios.



D.S. No.18747 de 23/01/2014 creación de la Dirección General de Gobierno

Electrónico



R.S. No. 217055 de mayo de 1977 que aprueba las Normas Básicas del Sistema

de Organización Administrativa.



R.M. No. 151-A de 8 de noviembre de 2010 que aprueba el RE SOA del MPD

7. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

7.1. MAPA DE PROCESOS

(7)

MAPA DE PROCESOS

DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 1/2

PROCESOS/OPERACIONES  Informe de Seguimiento

 Formularios

 Notas Internas INSUMOS

 Plan Estratégico Institucional aprobado con Resolución Ministerial

ADMINISTRATIVOS RECURSOS INFORMÁTICOS

HUMANOS

PROCESOS DE APOYO

PRODUCTOS

FINANCIEROS

SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL

AJUSTE AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL FORMULACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DEL PLAN

ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

SEGUIMIENTO DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

 Notas Internas

 Formularios

 Nota Interna

 Formularios

 Nota Interna

 Formularios de ajuste al POA

 Informe Técnico de seguimiento del PEI emitido

 Plan Estratégico Institucional ajustado con R.M.

 Programa Operativo anual ajustado con Resolución Ministerial

AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL

 Programa Operativo anual aprobado con Resolución Ministerial

 Plan Estratégico Institucional PEI  Formularios

 Notas Internas

 Notas Internas  Formularios

 Informe Técnico de Seguimiento al POA emitido

(8)

MAPA DE PROCESOS

DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN 2/2

PROCESOS/OPERACIONES  Solicitud de Asistencia técnica en

temas de Planificación y/o Capacitación en el SPP

INSUMOS

 Asistencia técnica y capacitación en el SPP realizada

ADMINISTRATIVOS RECURSOS INFORMÁTICOS

HUMANOS

PROCESOS DE APOYO

PRODUCTOS

FINANCIEROS

ATENCIÓN DE NOTAS Y OTROS TEMAS DERIVADOS A LA DGP

ASISTENCIA TÉCNICA EN TEMAS DE PLANIFICACIÓN Y CAPACITACIÓN EN EL SPP

ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS, NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS

 Solicitud de elaboración y/o ajuste de instrumentos técnicos, normativos, instructivos y otros

 Convenios

 Programas y Proyectos del MPD

 instrumentos técnicos, normativos, instructivos y otros, elaborados y ajustados.

 Informe de Programas y Proyectos monitoreados y su articulación con el PEI

MONITOREO DE LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS Y SU ARTICULACIÓN AL PEI

SEGUIMIENTO DE INSTRUMENTOS DE PLANIFICACIÓN EN ENTIDADES BAJO TUICIÓN

 Informe de seguimiento de instrumentos de Planificación Estratégica y Operativa implantados en entidades bajo tuición  Encuestas,

 Información sobre POAs a entidades bajo tuición.

 Solicitud de información y otros

 Notas y otros temas derivados a la DGP realizadas

(9)

7.2 FICHA DEL MAPA DE PROCESOS

FICHA DEL MAPA DE PROCESOS

DIRECCIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN

OBJETIVOS DE LOS PROCESOS:

Determinar las tareas y actividades necesarias para la elaboración, seguimiento y ajustes del

Plan Estratégico Institucional y el Programa de Operaciones Anual en el marco del Plan de

Desarrollo Económico y Social del Estado.

PROVEEDORES DEL

PROCESO

RESPONSABLE(S) DE

PROCESOS

ENTIDAD SOLICITANTE

Unidades Organizacionales

del MPD



Dirección

General

de

Planificación



Unidades

Organizacionales

del

MPD.

ENTRADAS DEL

PROCESO

SALIDAS DEL PROCESO

 Informe de Seguimiento (si corresponde)

 Formularios

 Notas Internas

FORMULACIÓN Y/O

ACTUALIZACIÓN DEL PLAN

ESTRATÉGICO

INSTITUCIONAL

 Plan Estratégico Institucional aprobado con Resolución Ministerial

 Notas Internas

 Formularios

SEGUIMIENTO DEL PLAN

ESTRATÉGICO

INSTITUCIONAL

 Informe Técnico de

seguimiento del PEI emitido

 Informe de Seguimiento  Nota Interna  Formularios

AJUSTE AL PLAN

ESTRATÉGICO

INSTITUCIONAL

 Plan Estratégico Institucional ajustado con R.M.

 Plan Estratégico Institucional PEI  Formularios  Notas Internas

FORMULACIÓN DEL

PPROGRAMA DE

OPERACIONES ANUAL

 Programa Operativo Anual aprobado con Resolución Ministerial  Notas Internas  Formularios

SEGUIMIENTO DEL

PPROGRAMA DE

OPERACIONES ANUAL

 Informe Técnico de

(10)

DOCUMENTOS IMPRESOS O FOTOCOPIADOS SON COPIAS NO CONTROLADAS  Nota Interna  Formularios de solicitud de ajuste al POA

AJUSTE AL PROGRAMA DE

OPERACIONES ANUAL

 Programa Operativo Anual ajustado con Resolución Ministerial  Solicitud de Asistencia técnica en temas de Planificación y/o Capacitación en el SPP

ASISTENCIA TÉCNICA EN

TEMAS DE PLANIFICACIÓN Y

CAPACITACIÓN EN EL SPP

 Asistencia técnica y capacitación en el SPP realizada

 Solicitud de elaboración y/o ajuste de instrumentos técnicos, normativos, instructivos y otros

ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE

INSTRUMENTOS TÉCNICOS,

NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y

OTROS

 Instrumentos técnicos,

normativos, instructivos y otros elaborados.

 Convenios

 Programas y Proyectos del MPD

MONITOREO DE LA GESTIÓN DE

PROGRAMAS Y PROYECTOS Y

SU ARTICULACIÓN AL PEI

 Informe de Programas y Proyectos monitoreados y su articulación con el PEI.

 Encuetas

 Información sobre POAs a

Entidades bajo Tuición.

SEGUIMIENTO DE

INSTRUMENTOS DE

PLANIFICACIÓN EN ENTIDADES

BAJO TUICIÓN

 Informe de seguimiento de instrumentos de Planificación Estratégica y Operativa implantados en entidades bajo tuición.

 Notas y otros temas derivados a

la DGP

ATENCIÓN DE NOTAS Y OTROS

TEMAS DERIVADOS A LA DGP

 Notas y otros temas derivados _{a la DGP realizadas.}

PROCESOS DE APOYO

: ADMINISTRATIVOS, FINANCIEROS, RECURSOS

HUMANOS E INFORMATIVOS.

INTERRELACIONES

DE

LOS

PROCESOS

.

MAE,

VICEMINISTERIOS,

(11)

8. DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS

8.1. FICHAS Y FLUJOGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL

DE PLANIFICACIÓN

8.1.1. FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

IDENTIFICACIÓN

PROCEDIMIENTO DE LA OPERACIÓN:

Formulación del Plan Estratégico Institucional

GENERALIDADES

OBJETIVO :

Determinar los Procesos y procedimientos necesarios para

la formulación del Plan Estratégico Institucional PEI

REGISTROS, FORMULARIOS O IMPRESOS DE ENTRADA:



Informe de Seguimiento (si corresponde)



Formularios



Notas Internas

REGISTROS, FORMULARIOS O

IMPRESOS DE SALIDA:



Plan Estratégico institucional aprobado con Resolución

_Ministerial

RESPONSABLES DEL

PROCEDIMIENTO:

Dirección General de Planificación

TIEMPO ESTIMADO DE

PROCEDIMIENTO:

11 meses

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE TAREAS DIRECTOR(A) GENERAL DE

PLANIFICACIÓN

1. Inicio

2. Instruye verbalmente la formulación del PEI .

PROFESIONAL / ANALISTA DGP

3. Revisa PEI vigente y sus informes de Seguimiento, si corresponde

4. Elabora y/o ajusta formularios para elaboración del PEI 5. Formularios PEI

6. Elabora Nota Interna para Diagnóstico y Marco Estratégico y remite documentos

7. Nota Interna

DIRECTOR(A) GENERAL DE

(12)

MAE

9. SI da Vo.Bo. Envía Nota Interna y Formularios a Unidades Organizacionales

10. No da Vo.Bo. devuelve para su ajuste al Profesional/Analista DGP

VICEMINISTRO(A)/DIRECTOR(A) GENERAL Y JEFE DE UNIDAD DE

ADMINISTRACIÓN CENTRAL 11. Instruye llenado de Formularios PROFESIONAL O ANALISTA DEL

ÁREA O UNIDAD ORGANIZATIVA 12. Llenan formularios y remiten VICEMINISTRO(A)/DIRECTOR(A)

GENERAL Y JEFE DE UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL

13. Revisa

14. SI da Vo.Bo. firma y remite a la DGP 15. NO da Vo.Bo. devuelve para ajuste

PLANIFICACIÓN 16. Recibe y deriva PROFESIONAL O ANALISTA DEL

ÁREA O UNIDAD ORGANIZATIVA

17. Elabora Propuesta de PEI en coordinación con las Áreas y Unidad Organizacionales y remite al DGP

18. Propuesta PEI

DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN

19. Revisa

20. SI da Vo.Bo. remite a la MAE para su revisión y aprobación

21. NO da Vo.Bo. devuelve para ajuste

MAE

22. Revisa

23. SI da Vo.Bo. Instruye revisión y posterior emisión de dictamen al Viceministro(a) de Planificación y Coordinación

24. NO da Vo.Bo. devuelve al DGP

VICEMINISTRO(A) DE PLANIFICACIÓN Y

COORDINACIÓN 25. Instruye análisis y revisión y deriva al DGSPIE

DIRECTOR(A) GENERAL DEL SISTEMA DE PLANIFICACIÓN

INTEGRAL DEL ESTADO

26. Revisa y analiza

27. SI da Vo.Bo., emite dictamen, Proyecto de Nota e Informe técnico

28. Proyecto de Nota, 29. Dictamen

30. Informe técnico

31. NO da Vo.Bo. devuelve a la Dirección de Planificación para su revisión.

VICEMINISTRO(A) DE PLANIFICACIÓN Y

COORDINACIÓN

32. Revisa y analiza

33. SI da Vo.Bo. remite a la MAE para R.M.

34. NO da Vo.Bo. emite informe de recomendaciones para incorporar observaciones.

MAE 35. Instruye elaboración de R.M. a la Dirección General de

Asuntos Jurídicos.

DIRECTOR(A) GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS

36. Revisa y elabora Informe Jurídico y Resolución Ministerial, remite a la MAE para firma y difusión.

37. Informe Jurídico 38. Resolución Ministerial

(13)

DIRECCIÓN GENERAL DE

ASUNTOS JURÍDICOS 40. Remite a la DGP para conocimiento y difusión. DIRECTOR(A) GENERAL DE

PLANIFICACIÓN 41. Solicita y Coordina con la DGAA difusión y socialización DIRECTOR(A) GENERAL DE

ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

42. Instruye publicación y difusión del Plan Estratégico Institucional PEI

43. FIN

(14)

FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI 1/2

PROFESIONAL / ANALISTA DGP DIRECTOR GENERAL DE

PLANIFICACIÓN

PROFESIONAL / ANALISTA DEL AREA O

UNIDAD ORG. VICEMINISTRO / DIRECTOR GRAL Y

JEFE DE UNIDAD DE ADM.CENTRAL

Cronograma y Nota Interna Formularios PEI Propuesta de PEI Instruye verbalmente la Formulación del PEI

Revisa PEI vigente y sus Informes de

Evaluación y Seguimiento si

corresponde.

Elabora y/o ajusta Formularios para elaboración del PEI

Revisa Formularios PEI, Cronograma y Nota Interna para

diagnóstico.

Da Vo.Bo. Devuelve para su ajuste NO INICIO 1 Elabora Nota Interna para Diagnóstico y Marco Estratégico y remite documentos

Envía Nota Interna y Formularios a Unidades Organizacionales para llenado Llenan formularios y remiten Elabora Propuesta de PEI en coordinación con las

Áreas y Unidades Organizacionales Revisa Instruye llenado, de lineamientos Da Vo.Bo. NO Firma y remite a la DGP SI Recibe y deriva A

(15)

FORMULACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI 2/2

DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVO S DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN

MAE DIRECTOR GENERAL DE

ASUNTOS JURÍDICOS VICEMINISTRO DE PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN DIRECTOR GENERAL DEL SISTEMA DE PLANIFICACIÓN ITEGRAL R.M. Informe técnico Proyecto de Nota Dictamen Informe Jurídico 1 Revisa Da Vo.Bo. Remite a la MAE para su revisión y aprobación SI A NO Da Vo.Bo. NO Instruye elaboración de R.M. a la DGAJ Revisa y elabora Informe Jurídico y R.M., remite a la MAE para su firma y

difusión Firma R.M. de PEI Y remite para su difusión/ socialización Solicita y Coordina con la DGAA difusión y socialización Instruye difusión del Plan Estratégico

Institucional PEI FIN Instruye análisis y revisión y deriva al DGSPIE Revisa, analiza y emite: Dictamen, Proyecto de nota e Informe técnico Toma conocimiento y remite a la MAE para R.M. Revisa Instruye revisión y posterior emisión de dictamen Remite a la DGP para conocimiento, difusión y socialización

(16)

8.1.2. SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI

IDENTIFICACIÓN

Seguimiento al Plan Estratégico Institucional - PEI

GENERALIDADES

OBJETIVO :

Realizar el seguimiento a la ejecución y cumplimiento del

Plan Estratégico Institucional.

IMPRESOS DE ENTRADA:



_

Notas Internas

_Formularios



Informe Técnico de seguimiento del PEI emitido

PROCEDIMIENTO:

Dirección General de Planificación

PROCEDIMIENTO:

6 meses

PLANIFICACIÓN

1. Inicio

2. Instruye iniciar proceso de seguimiento en forma verbal

PROFESIONAL / ANALISTA DGP 3. Elabora Nota Interna y Formularios para recabar información _{sobre avance de PEI}

4. Nota Interna y Formularios

5. Revisa

6. SI da Vo.Bo Envió Nota Interna y Formularios a Unidades Organizacionales. VICEMINISTRO(A), DIRECTOR(A), JEFE UNIDADES ORGANIZACIONAL DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL 7. Recibe y deriva

PROFESIONAL ANALISTA DEL ÁREA O UNIDAD

ORGANIZACIONAL 8. Prepara la información de avance del PEI y remite a la DGP VICEMINISTRO(A), DIRECTOR(A),

JEFE UNIDADES

9. Revisa

10. SI da Vo.Bo. firma formularios y remite a la DGP 11. NO da Vo.Bo. devuelve para corrección

(17)

ORGANIZACIONAL DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL

PLANIFICACIÓN 12. Recibe e instruye revisar, analizar y consolidar información PROFESIONAL / ANALISTA DGP 13. Revisa, consolida información y elabora informe institucional _{sobre el avance del PEI y lo remite.}

14. Informe

15. Revisa

16. SI da conformidad lo remite el Informe de avance del PEI a la MAE y remite copia a la DGAA para su difusión

17. NO da conformidad los devuelve para su revisión

MAE 18. Toma conocimiento

19. FIN

(18)

SEGUIMIENTO AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI

PROFESIONAL / ANALISTA DEL AREA

O UNIDAD ORG. DIRECTOR GENERAL DE

PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP MAE

VICEMINISTRO / DIRECTOR / JEFE UNIDADES ORGANIZACIONAL DE ADM.CENTRAL Informe Nota Interna y Formularios Instruye iniciar proceso de seguimiento en

forma verbal Elabora Nota _{Interna y} Formularios para recabar información sobre avance de PEI Revisa Da Vo.Bo.

Envía Nota Interna y Formularios a Unidades Organizacionales SI NO Prepara La informacion de avance del PEI y remite a la DGP Recibe e Instruye revisar, analizar y consolidar información Revisa, consolida información y elabora informe institucional sobre el avance del PEI y

lo remite Revisa Da Vo.Bo. NO Toma conocimiento Remite Informe de avance del PEI a la MAE y remite copia

a la DGAA para su difusión SI FIN INICIO Recibe y deriva Revisa Da Vo.Bo. NO Firma formularios y remite a la DGP SI

(19)

8.1.3. AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL - PEI

IDENTIFICACIÓN

Ajuste al Plan Estratégico Institucional - PEI

GENERALIDADES

OBJETIVO :

Realizar el ajuste al Plan Estratégico Institucional



Informe de Seguimiento (si corresponde)



Nota Interna



Formularios



Plan Estratégico Institucional ajustado con R.M.

PROCEDIMIENTO:

Dirección General de Planificación

PROCEDIMIENTO:

6 meses

PLANIFICACIÓN

1. INICIO

2. Instruye iniciar procesos de ajuste al PEI en forma verbal

3. Elabora Nota Interna y Formularios para realizar ajustes al PEI 4. Nota Interna 5. Formularios DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN 6. Revisa

7. SI da Vo.Bo. envía Nota y Formularios para ajustes al PEI

8. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión

VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) / JEFE UNIDAD DE

(20)

PROFESIONAL / ANALISTA DEL ÁREA O UNIDAD

ORGANIZACIONAL

10. Prepara formulario de ajuste al PEI y remite a la DGP 11. Formulario de ajuste al PEI

VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) / JEFE UNIDAD DE

ADMINISTRACIÓN CENTRAL

12. Recibe y revisa

13. SI da Vo.Bo. Firma formularios de ajuste y remite a la DGP

14. NO da Vo.Bo. devuelve para corrección

PLANIFICACIÓN 15. Recibe conformidad/formularios e instruye análisis para _{incorporación en el PEI} PROFESIONAL / ANALISTA DEL

ÁREA O UNIDAD ORGANIZACIONAL

16. Analiza la información recibida de las Unidades Organizacionales y la consolida en el PEI ajustado 17. Elabora propuesta definitiva de ajustes al PEI

18. Revisa

19. SI da Vo.Bo. remite Propuesta de ajuste a la MAE 20. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones

MAE

21. Revisa

22. SI da conformidad instruye emisión de Resolución Ministerial aprobando PEI

23. NO da conformidad devuelve para correcciones.

DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS

24. Revisa y elabora Informe Jurídico y Resolución Ministerial, remite a la MAE para su firma.

25. Informe Jurídico 26. Resolución Ministerial.

MAE _{27. Firma Resolución Ministerial y remite para publicación} DIRECTOR(A) GENERAL DE

PLANIFICACIÓN 28. Recibe y remite copia solicitando publicación del PEI DIRECTOR(A) GENERAL DE

ASUNTOS ADMINISTRATIVOS

29. Gestiona publicación del PEI en página WEB y difusión interna y remite copia de resolución del ajuste al VPC. 30. FIN

(21)

AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI 1/2

PROFESIONAL/ANALISTA DEL AREA O UNIDAD

ORGANIZACIONAL DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN _{PROFESIONAL / ANALISTA DGP} VICEMINISTRO/DIRECTOR/JEFE

UNIDAD DE ADM.CENTRAL Formularios de ajuste al PEI Formularios Nota Interna Instruye iniciar proceso de ajuste al PEI en forma verbal

Elabora Nota Interna y Formularios para realizar ajustes al PEI Revisa Da Vo.Bo. Envía Nota y Formularios para ajustes al PEI SI NO Recibe conformidad/ formularios e instruye análisis para incorporación en el PEI Analiza la información recibida de las Unidades Organizacionales y la consolida en el PEI ajustado Revisa Da Vo.Bo. Remite Propuesta de ajuste a la MAE SI INICIO Elabora propuesta definitiva de ajustes al PEI NO NO 1 Recibe y deriva Prepara Formularios de ajuste al PEI y remite a la DGP Recibe y revisa Da Vo.Bo. NO Firma formularios de ajuste y remite ajuste a la DGP SI

(22)

AJUSTE AL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL – PEI 2/2

DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN MAE DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS VICEMINISTERIO DE PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN Resolución Ministerial Informe Jurídico Revisa Da conformidad 1 A NO Instruye emisión de Resolución Ministerial aprobando PEI ajustado SI Revisa y elabora Informe Jurídico y Resolución Ministerial, remite a la MAE para su firma Firma Resolución Ministerial y remite para publicación Recibe y remite copia solicitando publicación del PEI

Gestiona publicación del PEI

en pagina WEB y difusión interna y remite copia de resolución de ajuste al VPC. FIN Gestiona emisión de Resolución Ministerial

(23)

8.1.4. FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL - POA

IDENTIFICACIÓN

Formulación del Programa de Operaciones Anual - POA

GENERALIDADES

OBJETIVO :

Realizar la Formulación del Programa de Operaciones

Anual POA de la próxima gestión.



Plan Estratégico Institucional PEI



Informe de seguimiento



Formularios



Notas Internas



Cronograma



Programa de Operaciones Anual aprobado con

_{Resolución Ministerial}

PROCEDIMIENTO:

Dirección General de Planificación

PROCEDIMIENTO:

2 meses

PLANIFICACIÓN

1. Instruye verbalmente la elaboración de Nota Interna solicitando el análisis de situación institucional y formularios FODA

2. Elabora Nota Interna para análisis de situación y formularios FODA

3. Nota Interna para análisis de situación 4. Formularios FODA

5. Revisa Nota y Formularios

6. SI da Vo.Bo. remite Nota Interna solicitando análisis de situación y llenado de Formularios FODA

7. NO da Vo.Bo. devuelve al Profesional /Analista para correcciones.

VICEMINISTRO(A) /DIRECTOR(A) / JEFE DE UNIDAD ADM.

CENTRAL

8. Recibe e instruye análisis de situación y llenado de Formularios FODA

(24)

ORGANIZACIONAL

9. Realiza el análisis interno y externo utilizando la matriz FODA y remite a su superior

10. Formulario análisis FODA

VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) / JEFE DE UNIDAD ADM. CENTRAL

11. Revisa

12. SI da Vo.Bo. remite al Director(a) General de Planificación

13. NO da Vo.Bo. devuelve al técnico para su revisión o corrección

DIRECTOR(A) DE PLANIFICACIÓN _{14. Recibe e instruye revisión y análisis}

PROFESIONAL / ANALISTA DE LA DGP

15. Revisa y corrige ( en caso necesario) en coordinación con las áreas correspondientes. Consolida y elabora el documento final.

16. Análisis de situación Institucional

DIRECTOR(A) DE PLANIFICACIÓN

17. Revisa documento de análisis de situación institucional 18. SI da Vo.Bo. Instruye verbalmente elaborar Nota Interna

para presentación de Propuestas de Objetivos

19. NO da Vo.Bo. devuelve al Profesional / Analista de la DGP.

20. Elabora Nota Interna solicitando Propuestas de Objetivos de Gestión Institucional (OGI) y Objetivos de Gestión Específicos (OGE) adjuntando Análisis de Situación MPD.

21. Nota solicitando OGIs y OGEs 22. Análisis de Situación

23. Revisa

24. SI da Vo.Bo. envía Nota Interna solicitando OGIS y OGEs

25. NO da Vo.Bo. devuelve a Profesión / Analista DGP

VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) /

JEFE DE UNIDAD ADM. CENTRAL 26. Instruye revisión / elaboración de propuesta de OGIs y _{OGEs dando lineamientos}

ORGANIZACIONAL

27. Revisa/Elabora propuesta de OGIs y OGEs 28. Propuesta de OGIs y OGEs

29. Revisa

30. SI da Vo.Bo. define y envía al DGP 31. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión

PLANIFICACIÓN 32. Recibe y deriva

PROFESIONAL / ANALISTA DGP 33. Revisa analiza y consolida propuestas de OGIs y OGEs, _{elabora documento final}

34. Documento final de OGIs y OGEs

35. Revisa documento final de OGIs y OGEs 36. SI da Vo.BO. remite a la MAE

MAE

38. En reunión con Viceministro(a)s Director(a)es Generales y Jefes de Unidad dependientes de despacho Ministerial revisan versión final.

(25)

incorporación en el SPP

40. NO da Vo.Bo. devuelve para corrección

41. Deriva e instruye incorporación en el SPP y elaborar Nota interna para formulación del POA y anteproyecto de Presupuesto.

42. Incorpora en el SPP los OGIs aprobados por la MAE, coordinando el registro de los resultados e indicadores de eficacia y eficiencia, con las áreas correspondientes. 43. Elabora Nota interna para formulación del POA y

anteproyecto de presupuesto en el SPP, adjuntando OGIs y OGEs

44. Nota interna para formulación del POA y anteproyecto de presupuesto en el SPP.

45. Revisa

46. SI da Vo.Bo. firma y remite Nota Interna para formulación del POA y anteproyecto de presupuesto

47. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones.

48. Instruye registrar en el SPP los OGEs aprobados que sean de competencia del área o unidad que a la que pertenecen

USUARIO SPP

49. Registra en el SPP los OGEs indicadores de eficiencia y eficacia, responsables, resultados y plazo aprobados que sean de competencia del área o unidad a la que pertenecen

50. En coordinación con su inmediato superior para cada OGEs registra las operaciones, metas indicadores, plazos y responsables de gestión en base al limite presupuestario asignado

51. En base al límite presupuestario asignado, registra el presupuesto en el SPP.

52. El presupuesto es distribuido por operación.

53. Elabora nota de remisión e imprime formularios 1 y 2 del SPP y lo remite

54. Formulario 1 55. Formulario 2

56. Revisa

57. SI da Vo.Bo. firma y remite al DGP

58. NO da Vo.Bo. devuelve para su corrección

PLANIFICACIÓN 59. Instruye revisión y consolidación de formularios 1 y 2 en _{forma verbal.}

60. Revisa formularios 1 y 2 en SPP

61. SI da conformidad consolida formularios 1 y 2 en SPP y cierra el sistema para evitar modificaciones

62. NO da conformidad coordina con usuarios el ajuste de formularios, verificando la relación/ cuantificación de operaciones, metas e indicadores

63. Imprime los formularios 1 y 2 consolidados

DIRECTOR(A) DE PLANIFICACIÓN

64. Revisa

65. SI da Vo.Bo. remite a la MAE

66. NO da Vo.Bo. devuelve al Profesional para correcciones

(26)

68. SI da Vo.Bo. lo remite al DGP

69. NO da Vo. Bo. lo remite al DGP para correcciones

PLANIFICACIÓN 70. Deriva para correcciones _{71. Deriva al Profesional para correcciones}

PROFESIONAL / ANALISTA DGP 72. Abre el SPP para que efectúen las correcciones en

formularios 1 y 2

VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) / JEFE DE UNIDAD ADM.

CENTRAL 73. Instruye verbalmente realizar correcciones en el SPP USUARIO SPP 74. Realiza correcciones en coordinación con DGP y sus

autoridades

75. Revisa, imprime y consolida los formularios 1 y 2

76. En Coordinación con la DGAA elabora informe técnico dirigido a la MAE, solicitando remitir a la DGAJ para elaboración de informe Legal y Resolución Ministerial de aprobación, adjunta POA y anteproyecto de presupuesto del MPD

77. Informe técnico

78. POA y Anteproyecto de Presupuesto

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA 79. En coordinación con la DGP elabora informe técnico DIRECTOR(A) GENERAL DE

ASUNTOS ADMINISTRATIVOS 80. Revisa, da Vo.Bo. y remite a la DGP DIRECTOR(A) GENERAL DE

PLANIFICACIÓN

81. Revisa

83. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones

MAE 84. Da Vo.Bo. a informe técnico y remite a DGAJ para

informe Legal y Resolución Ministerial.

85. Elabora informe Legal y Proyecto de Resolución Ministerial de aprobación del POA y anteproyecto de Presupuesto (anual) del MPD.

86. Resolución Ministerial

87. Anteproyecto de Presupuesto 88. POA

MAE

89. Da Vo.Bo. al Informe Legal y firma R.M. de aprobación POA y anteproyecto de Presupuesto con Nota al Órgano Rector

90. Informes Técnico y Legal

91. Análisis de Situación Institucional

92. Anteproyecto de Presupuesto Institucional 93. POA Institucional

94. Resolución Ministerial 95. Nota de remisión al MEFP 96. FIN

(27)

FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 1/6

PROFESIONAL / ANALISTA DGP

DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA

DEL ÁREA O UNIDAD ORG. VICEMINISTRO/ DIRECTOR / JEFE DE UNIDAD DE ADM.CENTRAL Doc. Análisis de Situación Institucional Formulario análisis FODA Formularios FODA Nota interna Instruye verbalmente elaboración de Nota Interna para análisis

de situación y formularios FODA

INICIO

Elabora Nota Interna para análisis

de situación y Formularios FODA Revisa Nota y

formularios Da Vo.Bo.

Remite Nota Interna solicitando Análisis de situación y llenado de Formularios FODA SI Recibe e instruye Análisis de Situación y llenado de Formularios FODA Realizan el análisis interno y externo utilizando la matriz FODA Recibe e instruye revisión y análisis

Revisa y corrige (en caso necesario) en coordinación con las

áreas correspondientes. Consolida y elabora el documento final Revisa documento de Análisis de situación Institucional Da Vo.Bo. NO 1 SI Revisa Vo.Bo. NO SI NO

(28)

DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN

PROFESIONAL / ANALISTA DEL ÁREA O UNIDAD ORG. VICEMINISTRO/ DIRECTOR / JEFE DE UNIDAD DE ADM.CENTRAL Propuesta OGIs OGEs Análisis de Situación Nota solicitando OGI y OGE Instruye verbalmente elaborar Nota Interna para presentación de Propuestas de Objetivos 1 Elabora Nota Interna solicitando Propuestas de Objetivos de Gestión Institucional (OGI) y Objetivos de Gestión Específicos (OGE) adjuntando Análisis de Situación MPD Revisa Da Vo.Bo. NO Envia Nota Interna

solicitando OGI y OGEs SI Instruye revisión/ elaboración de propuesta OGI y OGEs dando lineamientos Revisa/Elabora propuesta de OGI y OGEs Revisa Da Vo.Bo. NO Define y envía al DGP Recibe y deriva 2 SI

(29)

PROFESIONAL / ANALISTA DGP DIRECTOR GENERAL DE

PLANIFICACIÓN MAE

Nota Interna para formulación del POA y anteproyecto de presupuesto en el SPP Documento final de OGIs y OGEs 2 Revisa analiza y consolida propuestas de OGI – OGEs, elabora documento final Revisa documento

final de OGIs y OGEs

Da Vo.Bo. Remite a la MAE SI En reunión con Viceministros, Directores Grales y Jefes de Unidad dependientes de despacho revisan versión final Da Vo.Bo. NO Instruye a la DGP para incorporación en el SPP SI NO Deriva e instruye incorporación en el SPP y elaborar Nota Interna para formulación del POA y anteproyecto de Presupuesto Elabora Nota Interna para formulación del POA y anteproyecto de presupuesto en el SPP, adjuntando OGIs y OGEs Incorpora en el SPP los OGI’s aprobados por la MAE, coordinando el registro de los resultados e indicadores de eficacia y eficiencia con las áreas correspondien tes Revisa Da Vo.Bo.

Firma y remite Nota Interna para formulación del POA y anteproyecto de presupuesto SI NO 3

(30)

DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN USUARIO SPP VICEMINISTRO/DIRECTOR / JEFE DE UNIDAD DE ADM.CENTRAL PROFESIONAL / ANALISTA DGP Formulario 2 Formulario 1 Instruye registrar al SPP los OGEs aprobados que sean de competencia del Area o Unidad a que

pertenecen 3 Registra en el SPP los OGEs, indicadores de eficiencia y eficacia, responsables, resultados y plazo aprobados que sean de competencia del área o unidad que pertenece En base a limite presupuestario asignado, registra el presupuesto en el SPP Él presupuesto es distribuido por operación. Elabora Nota de remisión e Imprime Formularios 1 y 2 del SPP y lo remite Revisa Da Vo.Bo. Firma y Remite al DGP Instruye revisión y consolidación de formularios 1 y 2 en forma verbal. Revisa formularios 1 y 2 en SPP Da conformidad Consolida formularios 1 y 2 en SPP y cierra el sistema para evitar modificaciones por parte de usuarios SI 4 Coordina con usuarios el ajuste de formularios, verificando la relación/ cuantificación de operaciones, metas e indicadores NO SI NO En coordinación con su inmediato superior para cada OGE registra las operaciones, metas indicadores, plazos y responsable de gestión en base al límite presupuestario asignado.

(31)

DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN USUARIO DGP PROFESIONAL / ANALISTA DGP MAE DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS JEFE DE UNIDAD ADMINISTRATIVA Formulario 2 Formulario 1 POA y Anteproyecto de Presupuesto Informe Técnico Imprime los formularios 1 y 2 consolidados a nivel Institucional Revisa Da Vo.Bo. NO En reunión con DGP, Viceministros, Directores y Jefes, revisa SI Da Vo.bo. 4 Abre el SPP para que efectúen las correcciones en formularios 1 y 2 Realiza correcciones en coordinación con DGP y sus autoridades Revisa, imprime y consolida los formularios 1 y 2 SI En coordinación con la DGAA elaboran informe técnico dirigido a la MAE, solicitando remitir a la DGAJ para elaboración de informe Legal y R. M. de aprobación. Adjunta POA y anteproyecto de presupuesto del MPD. Revisa Da Vo.Bo. Da Vo.Bo. a informe técnico y remite a DGAJ para Informe

Legal y R.M. SI 4 Deriva para correcciones NO Deriva Revisa, da Vo.Bo. y remite al DGP En coordinación con la DGP elaboran informe técnico

(32)

MAE DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS

POA Nota de remisión al MEFP Resolución Ministerial POA Institucional Anteproyecto de Presupuesto Inst Análisis de Situación Institucional Informes Técnico y Legal Anteproyecto presupuesto Resolución Ministerial Elabora informe Legal y Proyecto de Resolución Ministerial de aprobación del POA

Y Anteproyecto de Presupuesto (anual) del MPD 5 Da Vo. Bo. al Informe Legal y firma R.M. de Aprobación POA y anteproyecto de Presupuesto con Nota a Órgano Rector y remite FIN

(33)

8.1.5. SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL - POA

IDENTIFICACIÓN

Seguimiento del Programa de Operaciones Anual - POA

GENERALIDADES

OBJETIVO :

Realizar el Seguimiento del Programa de Operaciones

Anual POA



_

Notas internas

_{Formularios No. 5 del SPP}



_

Informe técnico de seguimiento evaluación del POA

_{Reportes de ejecución físico -financiero}

PROCEDIMIENTO:

Dirección General de Planificación

PROCEDIMIENTO:

2 meses

PLANIFICACIÓN

1. Inicio

2. Instruye verbalmente elaborar nota interna para que las áreas efectúen el seguimiento al POA con corte trimestral, semestral o anual.

PROFESIONAL / ANALISTA DGP 3. Elabora nota interna solicitando registro de ejecución financiera del POA en el SPP con corte trimestral, semestral o anual.

4. nota interna

5. Revisa Nota

6. SI da Vo.Bo. firma y remite a la unidad organizacional 7. NO da Vo.Bo. devuelve para su revisión

VICEMINISTRO(A) / DIRECTOR(A) / JEFE UNIDAD ADMINISTRACIÓN

CENTRAL 8. Instruye registro PROFESIONAL / ANALISTA DEL

ÁREA O UNIDAD ORGANIZACIONAL (USUARIO

SPP)

9. En coordinación con su inmediato superior efectúa el registro de la información físico-financiera del POA en el SPP

10. Registra % de ejecución física en el SPP correspondiente al periodo y el avance de productos o resultados identificados. 11. SI la ejecución física está por debajo del 75%

(34)

correspondiente al periodo llena en el SPP la fundamentación a la desviación

12. NO está por debajo del 75% la ejecución, costea en el SPP los formularios C-31 las operaciones que corresponden emite e imprime el formulario No. 5. Firmado y aprobado remite al DGP

13. Formulario No.5

14. Nota de envió y/o proveído en hoja de ruta

VICEMINISTRO(A) /

DIRECTOR(A) / JEFE DE UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN CENTRAL

15. Revisa

16. SI da Vo.Bo. aprueba, firma y envía al DGP 17. NO da Vo.Bo. devuelve para corrección

PLANIFICACIÓN 18. Recibe e instruye revisión

19. Revisa los Formularios No.5 remitidos y coordina con

usuarios de cada área correcciones posibles, verificando que el presupuesto vigente y ejecutado coincidan con los

reportes SIGMA y que la ejecución física de las operaciones no supere el 100%.

20. Elabora y remite reporte trimestral verificando que la información presupuestaria coincida con el reporte SIGMA. Elabora y remite Informe de seguimiento y evaluación (semestral/anual) del POA del PMD, verificando que incluya análisis de eficiencia en el informe.

21. Reporte Trimestral

22. Informe de seguimiento y evaluación semestral o anual

23. Revisa

24. SI da Vo.Bo. envía con nota a la MAE para su conocimiento 25. Nota a la MAE

26. NO da Vo.Bo. devuelve al Profesional / Analista para revisión

MAE

27. Toma conocimiento

28. SI requiere aclaraciones, enmiendas o complementaciones devuelve al DGP

29. NO requiere aclaraciones, en coordinación con la DGP envía resultado de la evaluación física y financiera del POA al órgano rector cuando lo solicite.

30. FIN

PLANIFICACIÓN 31. Instruye verbalmente elaborar nota e información de _{Seguimiento y evaluación POA por área para conocimiento} PROFESIONAL / ANALISTA DGP 32. Elabora nota e información de seguimiento y evaluación del

POA de cada área

33. Nota e información por área

34. Revisa

35. SI da Vo.Bo. envía con nota a la áreas para su conocimiento 36. Nota a las áreas

37. Instruye verbalmente elaborar Resumen de seguimiento evaluación del POA y solicitar a la DGAA publicación en la pagina WEB

AREAS / UNIDADES ORGANIZACIONAL

38. Toma conocimiento de la información de Seguimiento y Evaluación del POA concerniente al área (semestral /anual) 39. FIN

(35)

PROFESIONAL/ANALISTA

40. Elabora Resumen de seguimiento y evaluación del POA y elabora nota solicitando a la DGAA publicación en la pagina WEB.

41. Resumen de seguimiento y evaluación 42. Solicitud publicación en WEB

DGP

43. Revisa Nota para la DGAA y la remite

DIRECCIÓN GENERAL DE

(36)

SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 1/2

VICEMINISTRO/DIRECTOR / JEFE DE UNIDAD DE ADM.CENTRAL DIRECTOR GENERAL

DE PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP USUARIOS SPP

Nota de envío y/o proveído en hoja de ruta Formulario No.5 Nota Interna INICIO Instruye verbalmente elaborar Nota Interna para áreas

que efectúan Seguimiento al POA con corte , semestral o anual Elabora Nota Interna solicitando registro de ejecución físico financiera del POA en el SPP con corte trimestral, semestral o anual Instruye registro En coordinación con su inmediato superior efectúa el registro de la información físico- financiera del POA en el SPP La ejecución física está por debajo del 75% del periodo Llena en el SPP las fundamentacio nes a la desviación SI Costea en el SPP los C-31 entre las operaciones que corresponde e imprime Formulario No.5. Firmado y aprobado y remite al DGP Recibe e instruye revisión

Revisa los Formularios No. 5 remitidos y coordina con usuarios de cada área correcciones posibles, verificando que el presupuesto vigente y ejecutado coincidan con los reportes SIGMA y que la ejecución física de

las operaciones no supere el 100% _NO

Revisa SI Revisa Nota Da Vo.Bo. SI NO 1 Da Vo.Bo. NO Firma y remite Aprueba y firma SI Registra el % de ejecución física en el SPP registra el avance producto o resultado identificado

(37)

SEGUIMIENTO AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 2/2

DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN

MAE PROFESIONAL / ANALISTA DGP

AREAS/ UNIDADES ORGANIZACION ALES DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIV OS Solicitud publicación en WEB Resumen de seguimiento y evaluación Reporte Trimestral Nota e información por área Nota a la MAE Revisa Da Vo.Bo. Envia con Nota a la

MAE para su conocimiento SI NO Toma conocimiento Requiere aclaraciones, enmiendas o complementacio nes En coordinación con la DGP envía resultado de la evaluación física y financiera del POA al órgano rector anualmente o cuando lo solicita FIN SI Instruye verbalmente elaborar Nota e Información de Seguimiento y evaluación POA por

área, para conocimiento

Elabora Nota e información de seguimiento y evaluación del POA

de cada área Revisa Da Vo.Bo. Toma conocimeinto de la información de Seguimiento y Evaluación del POA concerniente al área (semestral/anual) FIN Instruye verbalmente elaborar resumen de seguimiento y evaluación del POA y solicitar a la DGAA publicación en la pagina WEB Elabora Resumen de seguimiento y evaluación semestral del POA y

elabora nota solicitando a la DGAA publicación en la página WEB FIN Informe de seguimiento y evaluación semestral o anual. Elabora y remite Reporte Trimestral verificando que la información presupuestaria coincida con el reporte SIGMA ---Elabora y remite Informe de seguimiento y evaluación, (semestral/anual)

del POA del MPD que incluye análisis

de eficiencia. 1

Revisa Nota para la DGAA y la remite

Gestiona publicación en la

Página WEB NO

(38)

8.1.6. AJUSTE AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL

IDENTIFICACIÓN

Ajuste al Programa de Operaciones Anual

GENERALIDADES

OBJETIVO :

Realizar el Ajuste al Programa de Operaciones Anual POA



_

Notas internas

_{Formularios solicitud de ajuste al POA}



Programa Operativo Anual ajustado con Resolución

_Ministerial

PROCEDIMIENTO:

Dirección General de Planificación

PROCEDIMIENTO:

2 semanas

RESPONSABLE TAREAS UNIDADES ORGANIZACIONALES

1. Inicio

2. Evalúa necesidad de ajuste al POA y llena formulario de ajuste a OGIs OGEs indicadores, plazo y/o responsable y remite a DGP debidamente suscritos.

PLANIFICACIÓN 3. Recibe formularios de ajuste e instruye ajuste solicitado

4. Revisa y clasifica

5. SI el ajuste debe aprobarse con R.M. elabora informe técnico y remite al DGP

6. NO es con R.M. revisa, clasifica, codifica y remite al DGP

7. Revisa

MAE 10. Revisa

11. SI da Vo.Bo. instruye elaboración de R.M. 12. NO da Vo.Bo. devuelve para revisión

PROFESIONAL/ANALISTA 13. Registra en el SPP y verbalmente avisa a la Unidad

solicitante del ajuste 14. Registra en el SPP

(39)

15. FIN

16. Elabora informe Legal y R.M. 17. Informe Legal

18. Resolución Ministerial

MAE

19. Firma Resolución Ministerial y remite

ASUNTOS JURÍDICOS 20. Recibe R.M. firmada y envía original al DGP

PLANIFICACIÓN 21. Recibe y remite copia al área solicitante e instruye registrar _{el ajuste en el SPP} PROFESIONAL / ANALISTA DGP 22. Registra en el SPP

23. FIN

ÁREAS / UNIDADES

(40)

AJUSTE AL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL – POA 1/2

ÁREAS / UNIDADES ORGANIZACIO

NALES DIRECTOR GENERAL DE

PLANIFICACIÓN PROFESIONAL / ANALISTA DGP

MAE DIRECCIÓN GENERAL DE

ASUNTOS JURÍDICOS Resolución Ministerial Informe Legal Informe Técnico Recibe formularios de ajuste solicitado INICIO Evalúa necesidad de ajuste al POA y llena el formulario de ajuste a. OGIs,/ OGEs, indicador / plazo y/o responsable y remite a la DGP debidamente suscrito. Revisa, y clasifica Revisa Da Vo.Bo. Instruye elaboración de R.M. Es con R.M. SI Revisa, aprueba formularios e instruye registro en el SPP Registra en el SPP y verbalmente avisa a la Unidad solicitante del ajuste Registra en el SPP Elabora informe Legal y R.M. Firma Resolución Ministerial y remite Recibe R.M. firmada y envía un original a DGP Recibe y remite copia al área solicitante e instruye registrar el ajuste en el SPP Recibe copia de R.M. por ajuste FIN FIN Registra en el SPP Elabora Informe Técnico NO Revisa, clasifica y codifica SI NO Revisa Da Vo.Bo.

(41)

8.1.7. ASISTENCIA EN PLANIFICACIÓN Y/O CAPACITACIÓN EN SPP

IDENTIFICACIÓN

Asistencia Técnica en Planificación y/o Capacitación en

SPP

GENERALIDADES

OBJETIVO :

Realizar la Asistencia Técnica en Planificación y/o la

Capacitación en SPP.



Solicitud de Asistencia Técnica en temas de

_{Planificación}



Asistencia Técnica en temas de Planificación realizada

PROCEDIMIENTO:

Dirección General de Planificación

PROCEDIMIENTO:

Variable

RESPONSABLE TAREAS ÁREAS / UNIDADES

ORGANIZACIONALES

1. Inicio

2. Solicita verbalmente Asistencia Técnica en Planificación o Capacitación en manejo del SPP

PROFESIONAL / ANALISTA DGP 3. Ejecuta Asistencia Técnica en Planificación o Capacitación en el manejo del SPP y solicita registro del solicitante

ÁREAS / UNIDADES

(42)

ASISTENCIA TÉCNICA EN PLANIFICACIÓN O CAPACITACIÓN EN SPP

AREAS /UNIDADES ORGANIZACIONALES PROFESIONAL / ANALISTA DGP INICIO Solicita verbalmente Asistencia Técnica en Planificación o Capacitación en manejo del SPP Ejecuta Asistencia Técnica en Planificación o Capacitación en el manejo del SPP y solicita registro del

solicitante Recibe Asistencia Técnica o Capacitación y se registra. FIN

(43)

8.1.8. ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS, NORMATIVOS,

INSTRUCTIVOS Y OTROS

IDENTIFICACIÓN

Elaboración y/o ajuste de instrumentos técnicos, normativos,

instructivos y otros

GENERALIDADES

OBJETIVO :

Realizar la elaboración y/o ajuste de instrumentos técnicos,

normativos, instructivos y otros



Solicitud de elaboración y/o ajuste de instrumentos

_{técnicos, normativos, instructivos y otros}



Instrumentos técnicos, normativos, instructivos y otros.

PROCEDIMIENTO:

Dirección General de Planificación

PROCEDIMIENTO:

Variable

RESPONSABLE TAREAS PROFESIONAL / ANALISTA DGP 1. Inicio

2. Identifica necesidad de elaboración y/o ajuste de instrumentos técnicos, normativos, instructivos u otros.

3. Analiza

4. SI da Vo.Bo. Instruye verbalmente la elaboración, ajuste y/o modificación de instrumentos técnicos, normativos,

instructivos u otros 5. NO da Vo.Bo. devuelve

6. Revisa formato y contenido mínimo de instrumentos técnicos, normativos, instructivos u otros

7. Analiza normas existentes y el marco conceptual y operativo 8. Diseña y/o ajusta los instrumentos técnicos, normativos y

remite al DGP

9. Instrumentos técnicos o normativos, instructivo u otros

10. Revisa

11. SI da Vo.Bo. remite al Profesional / Analista DGP para elaboración de versión definitiva

(44)

PROFESIONAL / ANALISTA DGP 13. Elabora y presenta versión definitiva de los instrumentos

técnicos, normativos u otros 14. Versión Final

15. Revisa

16. SI da Vo.Bo. selecciona si es RE SPO o RE SNIP 17. NO da Vo.Bo. devuelve para correcciones

18. SI es RE SPO o RE SNIP envía al Órgano Rector para compatibilización.

19. NO es RE SPO o RE SNIP Firma instructivo o instrumento técnico e instruye difusión para áreas organizacionales. 20. FIN

ÓRGANO RECTOR 21. Revisa

22. SI compatibiliza y da Vo.Bo. remite al DGP 23. NO compatibiliza devuelve para revisión

24. Instruye preparar informe técnico y Nota para R.M. a la DGAJ.

PROFESIONAL / ANALISTA

25. Elabora informe técnico y nota solicitando elaboración de R.M. a la DGAJ 26. Informe técnico 27. Nota Interna DIRECTOR(A) GENERAL DE PLANIFICACIÓN 28. Revisa

MAE

31. Revisa informe técnico

32. SI da Vo.Bo. firma nota interna instruyendo elaboración de R.M.a la DGAJ

ASUNTOS JURÍDICOS 34. Elabora Resolución Ministerial y remite a la MAE _{35. Resolución Ministerial} MAE

36. Revisa, da Vo.Bo. y firma Resolución Ministerial

ASUNTOS JURÍDICOS 37. Recibe Resolución Ministerial y remite original a la DGP

PLANIFICACIÓN 38. Recibe R.M. e instruye elaboración de nota interna _{solicitando a la DGAA publicación en la página WEB} PROFESIONAL ANALISTA DGP 39. Elabora nota interna solicitando a la DGAA publicación en

página WEB 40. Nota interna

PLANIFICACIÓN 41. Revisa nota Interna firma y remite a la DGAA

(45)

ELABORACIÓN Y/O AJUSTE DE INSTRUMENTOS TÉCNICOS, NORMATIVOS, INSTRUCTIVOS Y OTROS

DIRECTOR GENERAL DE PLANIFICACIÓN ÓRGANO RECTOR

Nota Interna Informe Técnico Versión Final Instrumentos Técnicos normativos, instructivos u otros INICIO Identifica necesidad de elaboración y/o ajuste de instrumentos técnicos, normativos, instructivos u otros Analiza Da Vo.Bo. Instruye verbalmente la elaboración, ajuste y/o modificación de instrumentos técnicos, normativos, instructivos u otros SI NO Determina lineamientos de formato y contenido mínimo de instrumentos técnicos, normativos, instructivos u otros. Analiza normas existentes y el marco conceptual y operativo. Diseña y/o ajusta los instrumentos técnicos, normativas Revisa Da Vo.Bo. NO Elabora y presenta versión definitiva de los instrumentos técnicos, normativos, instructivos u otros SI Revisa Da Vo.Bo. NO Instruye preparar informe técnico y Nota para R.M. a la DGAJ SI Elabora Informe Técnico y Nota solicitando elaboración de R.M. a la DGAJ 1 Es RE- SPO o RE-SNIP NO Firma instructivo o instrumento técnico e instruye elaboración de Nota Interna solicitando a la DGAA para difusión a las áreas

organizacionales. B Envía al Órgano Rector para compatibilización SI A Revisa compatibiliza y remite Compatibiliza y da Vo.Bo. A Recibe SPO o

RE-SNIP, compatibilizado FIN