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COPIA CONTROLADA APROBADO REVISADO REVISADO REVISADO PROCEDIMIENTO PARA LA ASIGNACIÓN DE ANTICIPOS PARA VIAJES Y RELACIÓN DE GASTOS APROBADO POR:

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APROBADO POR:

LEDA ISAAC

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: 10/12/2015

REVISADO POR:

Beatriz de La Rosa (*) Gte. de Recursos Humanos

Aracelis Oliva (*) Coord. De Tesorería

Martha Salazar

(*) Coord. de Cuentas por Pagar

(*) Aprobaciones electrónicas

MANUEL QUINTANA

GERENTE DE CALIDAD Y PLANIFICACIÓN

LOURDES SANCHEZ GERENCIA DE CONTRALORÍA

FRANCIS PEREZ

GCIA. DE TESORERÍA Y COBRANZAS

ELABORADO POR:

LOURDES SÁNCHEZ GERENTE DE CONTRALORÍA

ANA MARÍA GARCÍA

ANALISTA DE MEJORAMIENTO CONTINUO

APROBADO

REVISADO

REVISADO

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1. OBJETIVO

Controlar la asignación de gastos de viaje y otros gastos incurridos por el personal de Taurel & Cía. Sucrs. C.A. y sus Empresas Filiales, que estén relacionados con el cumplimiento de actividades asignadas por las empresas, así como la tramitación, justificación y liquidación de los mismos.

2. ALCANCE

Contempla la normativa que regulará la asignación, relación de los gastos y aplica a todas las unidades de Taurel & Cía. Sucrs. C.A. y sus empresas filiales e intervienen los siguientes cargos:

 Gerente de Tesorería y Cobranzas  Gerente de Recursos Humanos  Gerente de Contraloría

 Coordinador de Cuentas por Pagar o persona Designada en las oficinas  Gerente de Administración y Finanzas

 Responsable del área de Caja

Nota: En el caso de no existir alguno de los cargos antes mencionados, las

responsabilidades podrán ser cubiertas por el personal que designe el Gerente Regional / Gerente de Oficina o Gerente de Área, tomando en cuenta las descripciones de cargo y competencias necesarias del personal, para la realización de la actividad asignada.

3. NORMAS Y/O PROCESOS RELACIONADOS

 Normas para Gastos de Hospedaje (N.18-0075-05/98)  Normas para la Adquisición de Pasajes Aéreos (N.18-0076)

 Normas para el Manejo y Control de Fondos en Efectivo (N.34-0181-09/07)  Procedimiento de Cuentas por Pagar (P.34-0323-03/13)

 Normas para la Solicitud, Emisión, Control y Entrega de Cheques (N.34-0182-07/07)  Procedimiento para la Actualización y Cierre de Nómina (P.30-0095-05/98)

4. DEFINICIONES

 Anticipo: Cantidad que se asigna a cada trabajador antes de realizar el viaje, con el propósito de cubrir los gastos relacionados con las labores encomendadas por la Empresa.  Ayuda de Ciudad: Es la cantidad diaria que se otorga al trabajador, con el objeto de compensarle los esfuerzos adicionales que debe realizar, por trasladarse de su dependencia habitual de trabajo a otra y permitirle contar con una cantidad adicional, para cualquier imprevisto o emergencia menor que se pueda presentar en el desarrollo de su misión.  Gastos de Alimentación: Es la suma de dinero que se otorga al trabajador para sus

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 Gastos de Transporte: Cantidad de dinero que se otorga al trabajador por concepto de traslados los cuales variarán, de acuerdo con las rutas empleadas y medios de transporte seleccionados.

 Gastos de Atención al Personal: Se refiere aquellos gastos que se generan por atenciones al personal interno de la organización, relacionados con actividades de trabajo, como: refrigerios, o gastos de alimentación.

 Gastos de Representación: Se refiere aquellos gastos realizados por los Gerentes en ocasión de sus actividades de trabajo con personas externas a la organización: proveedores, clientes, asesores, instituciones del gobierno.

 Pernocta: Es la cantidad de noches que el trabajador deberá permanecer fuera de su dependencia de trabajo habitual para el desarrollo y ejecución de sus actividades.

5. NORMAS BASICAS

5.1. Los gastos y viajes nacionales deben ser aprobados por los Gerentes de Área, Oficina y/o Regional.

Nota: Sólo en casos que el Gerente de Área o Gerente de Oficina se encuentre ausente,

podrá autorizar al Coordinador o quien éste designe del Área para que este pueda aprobar los anticipos para gastos de viaje, debiendo dejar su ausencia notificada vía correo electrónico.

5.2. Las solicitudes de viajes al exterior, deben ser aprobadas por el Comité Ejecutivo de Dirección (CED)

5.3. Los montos establecidos en Unidades Tributarias (UT) se ajustarán automáticamente con el incremento de la misma. La Gerencia de Contraloría revisará al menos semestralmente la suficiencia de las cantidades en unidades tributarias y aprobará su modificación en conjunto con la Gerencia de Administración y Finanzas

5.4. El Área Comercial tendrán a disposición una asignación equivalente a 50.04 UT mensuales para cubrir gastos de vehículo, cuando éste sea utilizado para cumplir con sus actividades, los cuales deben ser justificados en la Relación de Gastos (F.33-0569), con sus respectivos soportes y a nombre del trabajador

5.5. Este monto podrá ser acumulado para cubrir imprevistos mayores del vehículo hasta un máximo de tres (3) meses.

5.6. Es responsabilidad del Gerente Comercial, garantizar el debido control y cumplimiento de estos gastos.

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5.7. SOLICITUD DE ANTICIPO DE GASTOS DE VIAJES

5.7.1. Para solicitar un anticipo de gastos de viaje el trabajador debe elaborar la forma ‘’Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje” (F.33-0568-), la cual debe estar debidamente aprobada. 5.7.2. Este monto debe ser otorgado de acuerdo con la duración del viaje y la cantidad de traslados

que requiera realizar el trabajador.

5.7.3. Los gastos por pasajes aéreos y hospedajes deben realizarse de acuerdo a las Normas para Gastos de Hospedajes” (N.18-0075-05/98) y Normas para la Adquisición de Pasajes Aéreos (N.18-0076-05/98). En los casos que el trabajador directamente realice el pago de estos gastos, debe relacionar los mismos en la forma “Relación de Gastos” (F.32-0074).

5.7.4. En el caso de viajes en grupo, se debe solicitar un (01) sólo anticipo, y anexar sólo un (01) formulario ‘’Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje” (F.33-0568-), de acuerdo al punto 5.7.2, además éste debe ser relacionado por la misma persona.

5.7.5. Toda solicitud de anticipo será tramitada en efectivo cuando se encuentre dentro de los montos establecidos en el “Procedimiento para el Manejo y Control de Fondos en Efectivo (P.34-0181-09/15). Para viajes hasta el exterior se otorgará hasta un máximo de US$ 1.000. Para ambos casos, debe llenarse el formulario “Solicitud de Efectivo” (F.34-0180).

5.7.6. La forma “Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje (F.33-0568)”, debe ser entregada por el solicitante, al área de cuentas por pagar o área designada en las oficinas con una anticipación de tres días (03) hábiles en el caso de los viajes nacionales y con cinco (05) días hábiles en el caso de viajes internacionales.

5.7.7. Si el monto del anticipo excede del monto de la Caja chica, éste se realizará por medio de cheques o transferencias bancarias de acuerdo con lo establecido en las “Normas para la Solicitud, Emisión, Control y Entrega de Cheques (N.34-0182-07/07).

5.7.8. En el caso que un anticipo de gastos de viajes no haya sido relacionado, y se solicite otro se procederá de acuerdo a lo descrito en el “Procedimiento de Cuentas por Pagar” (P.34-0323-03/13). Sólo a excepción de que se trate de un incremento a la solicitud inicial por una extensión del trabajo a ser realizado.

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5.8. RELACIÓN DE GASTOS:

5.8.1. Las relaciones de gastos deben ser realizadas dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes de incurrido el gasto y entregadas al área de Cuentas por Pagar o área designada debidamente aprobadas siguiendo lo establecido en el “Procedimiento de Cuentas por Pagar” (P.34-0323-03/13).

5.8.2. Todo anticipo efectuado en divisas extranjeras para cualquier caso, debe ser relacionado y reintegrado en la misma divisa que fue otorgado.

5.8.3. El solicitante debe relacionar los gastos en los que incurrió a través de la forma “Relación de Gastos” (F.33-0569), la cual debe poseer las facturas originales detalladas, sin enmiendas y a nombre del trabajador debidamente autorizado.

Nota : Serán aceptados como gastos los originados por la tramitación de documentos

necesarios para viajes al exterior, tales como emisión de pasaporte, visas y otros similares. 5.8.4. No serán tomados en cuenta como soportes, los recibos de las tarjetas de débito o

crédito.

5.8.5. No serán cancelados gastos de bebidas alcohólicas, cigarrillos y gastos de teléfono (a excepción de las tarjetas telefónicas), como parte de los gastos realizados.

5.8.6. No se procesarán relaciones de gastos que excedan de los límites establecidos en el presente procedimiento, si estas no están debidamente justificadas en el campo de Observaciones.

5.8.7. El trabajador podrá distribuir el monto de los gastos de alimentación sin excederse del límite diario, mientras se mantenga dentro del lapso de tiempo en que inicie y finalice la misión de trabajo, incluyendo los tiempos de traslado, de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Asignación Diaria de Asignación de Gastos Alimentación (ver anexo 8.1). 5.8.8. El monto que se cancelará por concepto de Ayuda de Ciudad es la cantidad de 5,88 UT

diarios, los cuales serán cancelados posterior al viaje.

5.8.9. Cuando el monto de la “Relación de Gastos (F.33-0569)” sea inferior al monto del anticipo del gasto de viaje solicitado, el trabajador debe entregar al área de Cuentas por Pagar o Área designada en las oficinas dicha relación.

5.8.10. El área de Cuentas por Pagar o área designada en las oficinas, debe realizar el respectivo reintegro al trabajador de acuerdo al Procedimiento Normas para el Manejo y Control de Fondos en Efectivo (P.34-0181-09/15) o Normas para la Solicitud, Emisión, Control y Entrega de Cheques” (N.34-0182-07/07), según aplique.

5.8.11. Si transcurridos 30 días después de haber realizado el viaje, el trabajador no ha efectuado la “Relación de Gastos” (F.33-0569) o no ha relacionado la totalidad de los gastos realizados, el área de Cuentas por Pagar o área designada (Oficinas Operativas),

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debe notificar a la Gerencia de Recursos Humanos vía correo electrónico la solicitud del descuento, informando los datos del trabajador y el monto a descontar por nómina de acuerdo a lo que establece el Procedimiento para la Actualización y Cierre de Nómina (P.30-0095-05/98).

5.8.12. En los casos de gastos de atención al personal y representación, los mismos deben relacionarse en la forma Relación de Gastos (F.33-0569), con sus respectivos soportes y deben ser autorizados por s Gerentes y/o Directores.

5.9. GASTOS DE TRANSPORTE Y TRASLADOS

5.9.1. Los gastos por concepto de transporte, deben ser relacionados con sus soportes en original, en la forma “Relación de Gastos” (F.33-0569).

5.9.2. Para el caso de la Oficina de Caracas el Trabajador que requiera un traslado, debe enviar al Analista de Atención al Empleado de la Gerencia de Recursos Humanos, vía correo electrónico solicitando el servicio por lo menos un (01) día hábil de antelación para viajes nacionales, interoficinas y desde o hasta aeropuertos.

5.9.3. Cuando no haya disponibilidad para usar el transporte ejecutivo interno (oficina Caracas), se podrá coordinar el mismo con transporte ejecutivo externo.

5.9.4. En el caso de que varios trabajadores requieran viajar a una misma ubicación geográfica, se deberá asignar un solo vehículo para el viaje, de acuerdo a la capacidad del mismo, a fin de contribuir con el adecuado uso de los recursos.

5.9.5. Si el trabajador opta por usar su propio vehículo, deberá relacionar el kilometraje recorrido mediante la asignación de 0,44 UT por Kilómetro de acuerdo con lo establecido en la tabla de kilometraje (ver anexo 8.2).

Nota: Esta cantidad deberá ser relacionada y no requiere de soportes. (Este punto no es

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6. PROCEDIMIENTO INICIO 1. Realiza la “Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje” (F.33-0568) y entrega al Gerente Autorizado para su aprobación. 2. Revisa la Solicitud y aprueba de acuerdo a los niveles establecidos en e Procedimiento.

3. Entrega al área de Caja la “Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje” (F.33-0568). ¿El anticipo es mayor al

monto de la caja chica?

4. Entrega el pago del anticipo en efectivo al Solicitante un (01) día hábil antes del viaje para Nacionales y una semana antes para Internacionales. Procedimiento de

Cuentas por Pagar (P.34-0323-03/13) Solicitante

Gerente del Área /

Oficina o Regional Solicitante

Solicitante Caja / Área Designada NO

SI Cuentas por Pagar /

Área Designada

¿El anticipo es mayor al monto de desembolso?

9.Reintegra al Dpto. de Caja o área designada el dinero restante.

10. Reintegra al trabajador el monto del dinero excedido en efectivo.

¿El desembolso extra es mayor al monto de la caja

chica?

SI SI

11. Emite un cheque o transferencia a nombre del trabajador por el monto del dinero Excedido. Solicitante Caja / Área Designada Normas para la Solicitud, Emisión, Control y Entrega de Cheques (N.34-0182-07/07) Gerencia de Tesorería y Cobranzas 1 1

7.Realiza el gasto del dinero en el cumplimiento de las

actividades. Procedimiento de

Cuentas por Pagar (P.34-0323-03/13) Cuentas por Pagar / Área

Designada ¿Aplica Anticipo? FIN NO Normas para el Manejo y Control de Fondos en Efectivo (N.34-0181-09/07) Normas para la Solicitud, Emisión, Control y Entrega de Cheques (N.34-0182-07/07) SI NO Solicitante 2 2 NO Caja / Área Designada 8. Realiza la “Relación de Gastos” (F.33-0569), solicita al gerente su aprobación y entrega junto a las facturas de soporte al área de Cuentas por Pagar o Área Designada.

5. Entrega al área de Cuentas por pagar o área designada la “Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje” (F.33-0568)

6. Recibe la

transferencia y/o cheque para el viaje.

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7. FORMULARIOS E INSTRUCTIVOS

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7.1INSTRUCTIVO DE LA FORMA DE SOLICITUD DE ANTICIPO DE GASTOS DE VIAJE

I. OBJETIVO: Realizar la solicitud de gastos de viaje de acuerdo con la estimación de los

gastos

II. CODIGO: F.33-0069-05/98 V.04

III. FORMA DE ELABORACION: Electrónico.

IV. FRECUENCIA: Cada vez que el trabajador vaya de viaje. V. DISTRIBUCIÓN: Original: Caja

VI. TIEMPO DE RETENCIÓN: : Siete (07) años, incluye archivo de oficina y archivo general,

luego se destruye.

VII. INSTRUCCIONES DE LLENADO CAMPOS:

1. Fecha: Indique día, mes y año que elabora esta forma. DATOS DEL EMPLEADO

2. Nombre y apellido del empleado: Escriba el nombre y apellido del empleado

beneficiario

3. N° Cédula: Indique el número de cédula del empleado beneficiario 4. Cargo: Indique el cargo de la persona que llena el formulario 5. Unidad: Escriba el nombre de la unidad donde está adscrito.

DATOS DEL VIAJE

6. Destino: Indique el destino del viaje especificando el lugar de salida y el lugar de

llegada, respectivamente. Ejemplo: Caracas – Cagua.

7. Cantidad de Personas: Indique en números la cantidad de personas que realizaran

el viaje.

8. Cantidad de Personas: Esta celda mostrará de manera automática la cantidad de

personas ingresadas en el punto 7.

9. Bs Diarios: En esta celda mostrará de manera automática el total diario de cada

gasto.

10. Cantidad de Días: Indique en números la cantidad de días en que se incurrió al

gasto.

11. Total Bs: Esta celda mostrará de manera automática el total de cada gasto.

12. Total Anticipo Bs: La celda le mostrará automáticamente el monto total del anticipo. 13. Nº de días: Coloque el número de días que durará el viaje.

14. Fecha de salida: Coloque el día, mes y año de la salida del viaje. 15. Fecha de regreso: Coloque el día, mes y año de la llegada del viaje.

16. Motivo del viaje: Describa de manera breve el objetivo y/o propósito de este viaje. 17. Acompañado por: Colocar el nombre y apellido de las personas que lo

acompañarán en el viaje.

18. Observaciones: Indique cualquier información que considere relevante. 19. Elaborado por: Coloque la firma del empleado beneficiario.

20. Autorizado por: Coloque la firma del Supervisor y/o Gte. de Área / Oficina o

Regional a la que está adscrito el empleado beneficiario.

21. Recibí conforme (firma del empleado): Registre la firma del empleado beneficiario

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7.2 “RELACIÓN DE GASTOS” ANVERSO

UT Bs.

40,50

Bs.

LUNES MARTES VIERNES SÁBADO DOMINGO DURACIÓN:

10. Nº DIAS:

14. DESAYUNO 15. ALMUERZO

JUEVES

Monto por Kilometraje 0,27

8. DESDE:

DATOS DEL EMPLEADO

13. FECHA:

MIÉRCOLES

CONCEPTO DEL GASTO

11.ACOMPAÑADO POR:

2.RELACION DE GASTOS

3. NOMBRE Y APELLIDO DEL EMPLEADO 4. N° DE CÉDULA

12. MONEDA:

DATOS DEL VIAJE

6. UNIDAD: 19.IMPUESTOS DE SALIDA 23. AYUDA DE CIUDAD 16. CENA BOLIVARES FUERTES 21. GASTOS DE REPRESENTACIÓN 20. PASAJE AÉREO 18. TELEFONIA 17. HOSPEDAJE 22. PROPINAS 24. GASTOS DE TRANSPORTE TERRESTRE (TAXI) 25. GASOLINA, PEAJE, ESTACIONAMIENTO, AUTOBÚS 27. MANTENIMIENTO DE VEHÍCULO 1. FECHA

7. MOTIVO DEL GASTO:

DE VIAJE DE OTROS CONCEPTOS 5. CARGO: 9. HASTA: 26. GASTOS DE ATENCIÓN AL PERSONAL

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REVERSO

29. Fecha 34. Total

por Km. 33. Tipo de Viaje

37. SALDO A FAVOR DE:

39. OBSERVACIONES:

EMPRESA EMPLEADO

38. CON CARGO A:

35. TOTAL DE LOS GASTOS SEGÚN ESTA RELACIÓN

36. MENOS (-) SOLICITUD DE ANTICIPO DE GASTOS DE VIAJE Nº:

RELACIÓN DE KILOMETRAJE

FIRMA FIRMA

35.2. MONTO EN BOLIVARES

40. FIRMA DEL EMPLEADO 41. SUPERVISOR INMEDIATO (Nom bre y

Apellido):

42. GERENTE DE ÁREA U OFICINA (Nom bre y Apellido):

30. Ciudad de Origen 31. Ciudad de Destino

35.1. MONTO EN MONEDAS EXTRANJERAS

DATOS DE LA RELACION DE GASTOS

32. Kilometros

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7.3 INSTRUCTIVO DE LA FORMA “RELACIÓN DE GASTOS”

I. OBJETIVO: Relacionar y aprobar todos los gastos, efectuados por el personal de la

empresa, durante viajes, traslados u otros conceptos aprobados según las normas respectivas que le apliquen.

II. CODIGO: F.33-0073-12/15 V.01 III. FORMA DE ELABORACION: Electrónico.

IV. FRECUENCIA: Cada vez que el personal de la empresa incurra en un gasto y esté

considerado, como reembolsable, según sus respectivas normas.

V. DISTRIBUCIÓN: Original: Caja

VI. TIEMPO DE RETENCIÓN: Siete (07) años, incluye archivo de oficina y archivo general,

luego se destruye.

VII. INSTRUCCIONES DE LLENADO: CAMPOS:

1 Fecha: Indique el día, mes y año que elabora esta relación.

2 Relación de Gastos: De viaje / Otros Conceptos: Marque con una equis (X) la casilla

correspondiente, si los gastos a relacionar son generados por viaje (De Viaje) o gastos generados por otros conceptos incurridos y requieren ser reembolsados por la empresa (De Otros Conceptos).

DATOS DEL EMPLEADO

3 Nombre y Apellido del Empleado: Escriba el nombre y apellido del empleado que

genera el gasto.

4 Nº de Cédula: Indique el número de cédula de la persona que genera el gasto. 5 Cargo: Indique el cargo de la persona que genera el gasto.

6 Unidad: Escriba el nombre de la unidad donde está adscrito.

7 Motivo del Gasto: Describa claramente y completo, el motivo por el cual efectuó el

viaje o se efectuó el gasto.

DATOS DEL VIAJE

8 Desde: Indique el día, mes y año en que inició el viaje. 9 Hasta: Indique el día, mes y año en que finalizó el viaje. 10 Nº Días: Registre los días que duró el viaje.

11 Acompañado por: Escriba el nombre del acompañante que estuvo en la misión y

generó los gastos de la relación.

Monto por kilometraje: indica la cantidad de Unidades Tributarias y bolívares por el

kilometraje recorrido.

12 Moneda: Seleccione el tipo de moneda que utilizó durante el viaje. 13 Fecha: Indique los días, mes y año de los gastos a relacionar. 14 Desayuno: Indique el gasto de desayuno diario, con el IVA incluido. 15 Almuerzo: Indique el gasto de almuerzo diario, con el IVA incluido. 16 Cena: Indique el gasto por día de la cena, con el IVA incluido. 17 Hospedaje: Indique el gasto de alojamiento diario.

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empleado y una breve descripción del objetivo y los resultados de ésta invitación, en los campos de número siete (07) y once (11) de la relación de gastos).

22 Propinas: Escriba los gastos que se otorgaron por concepto de propinas. No debe

exceder del 10 %.

23 Ayuda de Ciudad: Registre el monto otorgado por concepto de ayuda de ciudad. 24 Gastos de Transporte Terrestre (Taxi): Indique los gastos originados por utilización

de taxi.

25 Gasolina, Peaje, Estacionamiento, Autobús: Coloque el monto de cualquiera de

estos gastos o la suman de los mismos ocasionados durante el viaje.

26 Gastos de Atención al Personal: Coloque el monto del gasto en el cual incurrió la

persona, relacionado a atención al personal para reuniones, entre otros.

27 Mantenimiento de Vehículo: Indique el monto de los gastos causados por

mantenimiento de vehículo, los cuales deben ser generados durante el viaje.

28 Otros Gastos: Indique el monto de todos los gastos diarios efectuados, que no estén

contemplados en esta relación y especifique en el campo de observaciones.

RELACIÓN DE KILOMETRAJE

29 Fecha: Indique la fecha en la que realizó el viaje.

30 Ciudad de Origen: Seleccione en el formulario electrónico la Ciudad desde donde

partió el viaje.

31 Ciudad de Destino: Seleccione en el formulario electrónico la Ciudad a donde realizó

el viaje.

32 Kilómetros: Al llenar el formulario electrónicamente, en esta celda se mostrarán de

manera automática los kilómetros recorridos entre la Ciudad de Origen y la Ciudad de Destino, con base en la tabla de kilometraje anexa en este documento.

33 Tipo de Viaje: Seleccione el tipo de viaje que esta relacionando, si es solo de ida, solo

vuelta o Ida y Vuelta.

34 Total por Km.: En esta celda se mostrará de manera automática el total de los

kilómetros recorridos en el viaje.

DATOS DE LA RELACIÓN DE GASTOS

35 Total de los Gastos según esta Relación: Escriba en números el monto total de los

gastos que han sido relacionados.

39.1 Monto en Monedas Extranjeras: Colocar en número la cantidad total del monto en

moneda extranjera.

39.2 Monto en Bolívares: Colocar en números la cantidad total del monto en bolívares. 36 Menos (-) Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje N°: En el caso de tener solicitud

de anticipo de gastos de viajes debe ser colocada la cantidad, para que sea restada del total de la relación de los gastos.

37 Saldo a Favor de: Se marcará automáticamente una equis (x) en la casilla

correspondiente, si el cálculo arroja el saldo es a favor de la compañía o del empleado, e igualmente registra automático el monto que resultó a favor del empleado o de la empresa.

38 Con Cargo a: Si el saldo es a favor de la empresa, registre la cuenta donde se abonará

el saldo respectivo.

39 Observaciones: Indique la información necesaria que justifique y aclare los gastos

incurridos en esta relación y cualquier otra información que considere relevante respecto a la relación de gastos.

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41 Supervisor Inmediato (Nombre, Apellido) Coloque el nombre, apellido y la Firma del

Supervisor Inmediato que aprueba la relación.

42 Gerente de Área u Oficina (Nombre, Apellido y Firma): Coloque el nombre, apellido

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8. ANEXOS

8.1 “TABLA DE ASIGNACIÓN DIARIA DE GASTOS DE ALIMENTACIÓN”

Viajes Nacionales divididos de la siguiente forma:

DESAYUNO ALMUERZO CENA

5,65 UT 13,00 UT 13,00 UT

UT: Unidad Tributaria

Viajes Internacionales, ochenta dólares (80,00 $) diarios, divididos de la siguiente forma:

DESAYUNO ALMUERZO CENA

10,00 40,00 30,00

Nota:

1. Los gastos por concepto de propinas no deben exceder del 10% de lo consumido. 2. Los montos máximos por gastos de alimentación, se harán efectivos el siguiente día

(16)

8.2 “TABLA CON LAS DISTANCIAS EN KILOMETROS”

Nota: En el caso de no encontrarse en esta Tabla el lugar o ciudad a donde realizó el viaje,

considere el total en kilómetros del lugar más cercano a éste.

Acarigua Acarigua Barcelona 628 Barcelona Barinas 172 800 Barinas Barquisimeto 86 636 258 Barquisimeto Caracas 343 319 515 351 Caracas Carúpano 854 226 1226 862 545 Carúpano

Ciudad Bolivar 795 297 967 881 599 477 Ciudad Bolivar

Cd Guayana 916 428 1088 1002 720 356 121 Cd Guayana Coro 371 731 543 285 446 957 998 1119 Coro Cúmana 717 89 889 725 408 137 372 493 820 Cúmana El Tigre 658 160 830 744 462 372 137 258 874 235 El Tigre Guanare 82 710 90 168 425 936 877 998 453 799 740 Guanare La Guaira 373 349 545 381 36 575 629 750 476 438 492 455 La Guaira Maracaibo 440 991 466 354 706 1217 1258 1379 260 1080 1134 417 736 Maracaibo Maracay 234 394 406 242 109 620 661 782 337 483 537 316 139 597 Maracay Maturin 821 210 993 829 512 175 302 181 924 299 232 903 542 1184 587 Maturin Mérida 337 965 165 474 680 1191 1132 1253 706 1050 995 255 709 472 570 1158 Mérida

Pto. Cabello 238 496 410 173 212 722 776 897 255 585 639 320 241 515 102 689 575 Pto. Cabello

San Antonio 514 1142 342 545 857 1368 1309 1430 966 1231 1130 432 887 447 748 1335 273 752 S Antonio

San Carlos 88 540 260 174 255 766 707 828 385 629 578 170 285 528 146 733 425 150 602 San Carlos

San Cristobal 473 1101 301 535 816 1327 1268 1389 689 1190 1094 391 846 437 707 1294 263 711 41 561 San Cristobal

San Felipe 157 560 329 89 275 786 840 961 299 649 703 239 305 443 166 753 494 84 607 214 597 San Felipe

SJ Morros 290 393 462 300 143 619 603 724 395 482 466 372 173 655 58 586 627 160 804 202 763 224 SJ Morros Trujillo 300 850 241 214 565 1076 1095 1216 477 939 958 208 595 243 456 1043 202 387 382 388 372 303 514 Trujillo Tucupita 1042 431 1214 1050 733 396 309 188 1141 458 453 1124 763 1405 808 221 1379 910 1556 957 1515 974 807 1247 Tucupita Valencia 185 443 357 193 158 699 710 831 288 532 586 267 188 546 49 636 521 60 699 97 658 117 107 407 857 Valencia V.Pascua 430 275 602 516 253 487 365 486 633 350 228 512 283 893 296 391 767 398 944 342 903 462 238 730 612 345 V.Pascua S Fernando 453 640 625 539 404 852 730 851 656 715 593 535 434 916 319 756 790 421 967 365 926 485 261 753 977 368 365S Fernando

Caracas - Guarenas/Guatire 60 La Guaira - Catia La Mar 10 Valencia - Guarenas/ Guatire 188 Maracay - Cagua / Turmero 17

Caracas - Catia La Mar 26 La Guaira - Guarenas/ Guatire 99 Valecia - Catia La Mar 185 Puerto Cabello - Tinaquillo 154

Caracas - Cagua / Turmero 134 La Guaira - Cagua / Turmero 170 Valencia - Cagua / Turmero 66 Barquisimeto - Quibor 35

Valencia - Tinaquillo 94 Barquisimeto - La Miel 45

(17)

8.3 “TABLA DE REGISTROS”

A continuación se detalla el control de los registros que se generan del “Procedimiento para la Asignación y Relación de Gastos” (P.33-0130-12/15).

Título del Registro y

Objetivo Presentación Forma de Contenido Básico Ubicación delRegistro Archivo en Tiempo de Oficina Forma de Elaboración Estimación de Anticipo de Gastos de Viaje (F.33-0570) Presentar el estimado de los gastos de viaje por el personal de la empresa.

Media hoja carta con la identificación de la empresa (se anexo instructivo y formulario)  Fecha  Desde  Hasta

 Nombre y apellido del empleado  N° Cédula  Cargo  Unidad  Destino  Cantidad de Personas  Bs Diarios  Cantidad de Días  Total Bs:

 Firma del trabajador

Gerencia de Tesorería y Cobranzas: Área de Caja: Original Permanente 7 años luego se destruye Excel Manuscrito o Electrónico Solicitud de Anticipo de Gastos de Viaje (F.33-0568) Solicitar anticipos de gastos de viaje por el personal de la empresa.

Media hoja carta con la identificación de la empresa (se anexo instructivo y formulario)  Fecha

 Nombre Del Empleado  Unidad Solicitante  Itinerario  Nº De Días  Fecha De Salida  Fecha De Regreso  Total De Anticipo  Motivo Del Viaje  Acompañado Por  Elaborado Por  Autorizado Por

 Recibí Conforme (Firma Del Empleado) Permanente 7 años luego se destruye Word Manuscrito o Electrónico Relación de Gastos (F.33-0569) Relacionar y aprobar todos los gastos, efectuados por el personal de la empresa, durante viajes, traslados u otros conceptos aprobados según las normas respectivas que le apliquen. Hoja tamaño carta con la identificación de la empresa (se anexa formulario e instructivo)  Fecha  Relación De Gastos: De Viaje / Otros Conceptos  Datos del Empleado  Datos del Viaje  Relación de Kilometraje  Datos de la Relación de Gastos Gerencia de Tesorería y Cobranzas: Área de Caja: Original Permanente 7 años, luego se destruye Excel Manuscrito o electrónico

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