Caso:
Aquarius Advertising Agency
Equipo 1:
Nancy Jazmín Juárez Pérez
Facultad de
EconomÍa,
Contaduria y
Materia: Teoría de las
Organizaciones Contemporánea
Catedrática: M.A. Paola Yamilet Herrera Cortés
INTRODUCCIÓN
En el presente trabajo analizaremos a la empresa Aquarius Advertising Agency para ver si la estructura con la que cuenta en este momento es la más conveniente para el desarrollo de la empresa.
La estructura con la que cuenta en este momento es funcional, su característica fundamental es que los subordinados, de los niveles inferiores, en vez de estar conectados a la presidencia a través de un único punto (el superior inmediato) recibe las órdenes, instrucciones y la asistencia que necesita directamente. En esta estructura podemos ver que se introdujeron especialistas en los diferentes niveles de la estructura jerárquica, los cuales concentran su actividad en un tipo muy concreto de trabajo, las diferentes funciones empresariales (finanzas, recursos humanos, cuentas, operaciones, marketing, etc.) se les encomienda a aquellas personas que tengan los conocimientos más apropiados para acometerlas y estas a su vez, tienen bajo su cargo departamentos que se han especializado en una tarea en especifica.
DESARROLLO
Analizando la problemática por la que atraviesa Aquarius Advertising Agency, podemos observar que este tipo de estructura le está ocasionando duplicidad de actividades entre departamentos, pérdida de clientes, y lo más importante, gastos innecesarios de nómina, debido a que algunos departamentos no tienen sentido de ser, al contrario, estos provocan descontrol y una estructura más amplia lo cual debilita la comunicación fluida entre los departamentos.
Por lo anteriormente expuesto, podemos observar que su principal problemática es la falta de comunicación, y esta a su vez provoca perdida en la cartera de clientes, debido a que entre los departamentos no se cuenta con la información en el tiempo preciso para tomar las medidas necesarias y crear soluciones de manera inmediata que logren contrarrestar la caída de una venta, ya que en su momento no contaba con los resultados arrojados por los estudios de mercado donde indicaran los gustos del consumidor y los cambios de estilo de vida. Por tal motivo se sugiere una estructura matricial, y de esta manera habría una retroalimentación de la información entre los departamentos, logrando obtener información fluida y rápida respeto a los cambios ocurridos en el momento con respecto de las necesidades del cliente, y al mismo tiempo cada área clave como lo son: cuentas, operaciones y marketing, pueda tener una comunicación directa y eficiente con los departamentos de: producción de tv/radio/internet, copias, arte, comercialización.
Como se puede ver, se eliminó algunos departamentos que para nuestro criterio eran innecesarios y se adhieren a otros departamentos que cubren fácilmente con los mismos requerimientos que estos, tales son el caso de:
Comité de políticas: se decide ya no prescindir de el, dado que contamos
con un asesor legal que podría adquirir conocimiento sobre estos temas por la rama de su profesión y de esta manera ahorramos costos al eliminar este
puesto, y hemos puesto con líneas punteadas ya que es un departamento de asesoría.
Gerente de recursos humanos: eliminamos este departamento ya que
contamos con un gerente de finanzas, que sin duda en su rama administrativa puede absorber las responsabilidades del departamento de recursos humanos y esto dará un mejor control de las operaciones administrativas agrupadas en un solo departamento.
Gerente de cuentas y Ejecutivo de cuentas: decidimos eliminar este
departamento y optamos por dejar solo la vicepresidencia de cuentas, esto como resultado de que muchos departamentos no necesitaban tener un contacto directo con este departamento, por tal motivo, son departamentos que no tienen razón de ser y solo crean gastos a la empresa.
Departamento de producción de periódicos/revistas: este departamento
se fusiono con el departamento de producción de TV/Radio/internet, debido a que no es necesario contar con dos si logramos unificar actividades en un solo departamento.
Departamento de investigación/de medios y merchandising: debido a que son departamentos poco requeridos, decidimos crear solo el departamento de comercialización, en el cual se centraran todas las necesidades de la empresa con respecto a la comercialización, investigación y promoción.
A continuación les presentamos la restructuración del organigrama con la estructura matricial para la empresa Aquarius Advertising Agency.
Resumen: La metáfora de la máquina Página 4
Consejo de
Administraci
Análisis de la estructura
Si observan, el consejo administrativo sigue siendo el nivel más alto de la estructura orgánica, esto debido que en esta área se encuentran los accionistas y dueños de la empresa, a continuación el presidente que esta asesorado por cualquier situación legal que se le presente a la empresa por el asesor legal, y por otro lado se encuentra el gerente de finanzas, que es quien con números nos da un panorama de la situación de la empresa, en cuanto a ventas y gastos de la misma, hasta este nivel sigue siendo funcional la estructura organizacional, a continuación está el nivel de las vicepresidencias, quienes le reportan al presidente, esto hace que la comunicación y soluciones de respuesta sea más rápido y eficiente, ya que se eliminó intermediarios, solo dejando a estas áreas por considerarse claves para la empresa, y por otro lado tenemos los departamentos de producción, tales como el de TV/Radio/Internet/Periódico/revistas, Copias, arte, comercialización, en esta área se puede observar que la comunicación y consulta de información podrá fluir con mayor rapidez, debido a que los departamentos están en comunicación constante, y estos departamentos a su vez, tienen una comunicación directa con finanzas, esto debido a que es el departamento que autorizara cualquier solicitud de recurso financiero.
Depto. de arte Depto. de copias Depto. de comercializació Depto. De producción de TV/Radio/Internet/ Periódico/Revista Vicepresidente de Marketing Vicepresidente de Operaciones Vicepresidente de Cuentas Gerente de
Finanzas Asesor Legar
CONCLUSIONES
Por lo anterior creemos que la empresa podrá estar mejor controlada y supervisada, ya que los niveles altos podrán estar enterados y podrán así mismo controlar todos los departamentos, lograr una reducción en costos, ya que eliminamos puestos innecesarios, y solo dejamos los departamentos claves que logran dirigir de manera estratégica a la organización para el alcance de los objetivos establecidos previamente por la presidencia y por otro lado los clientes tendrán la mejor de las atenciones ya que habrá gente especializada en atenderlos.