CRITERIOS PARA LA APLICACIÓN POR LOS
ORGANOS COMPETENTES DEL DECRETO 772/1999,
DE 7 DE MAYO, POR EL QUE SE REGULA LA
PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES, ESCRITOS Y
COMUNICACIONES ANTE LA ADMINISTRACIÓN
GENERAL DEL ESTADO, LA EXPEDICIÓN DE COPIAS
DE DOCUMENTOS Y DEVOLUCIÓN DE ORIGINALES Y
ÍNDICE
1. Devolución de documentos originales __________________________________ 1 1.1. El derecho a la obtención de copia sellada de los documentos originales
presentados _______________________________________________________________ 1 1.2. El registro de copias selladas ___________________________________________ 1 1.3. Entrega de la copia sellada y devolución del original ________________________ 2 2. Expedición de copias auténticas _______________________________________ 4 2.1. Concepto: copias auténticas y copias compulsadas _________________________ 4 2.2. La regulación reglamentaria de la expedición de copias auténticas ____________ 5
2.2.1. Objeto _________________________________________________________________ 5 2.2.2. Naturaleza y efectos _______________________________________________________ 7 2.2.3. Órganos competentes ______________________________________________________ 8 2.2.4. Procedimiento ___________________________________________________________ 9 2.2.5. Aspectos formales _______________________________________________________ 13
1. Devolución de documentos originales
1.1. El derecho a la obtención de copia sellada de los documentos originales presentados
El artículo 35 c) de la LRJ-PAC reconoce a los ciudadanos el derecho "a obtener copia sellada de los documentos presentados, aportándola junto con los originales". La copia sellada deberá emitirse cuando el ciudadano deba acompañar a su solicitud, escrito o comunicación un documento original -porque así lo exige la normativa procedimental que sea aplicable-.
La expedición de copias selladas de los documentos originales que se acompañen a las solicitudes escritos y comunicaciones de los ciudadanos debe efectuarse, siempre que así los soliciten los interesados, por las mismas oficinas habilitadas para recibir dichas solicitudes, escritos y comunicaciones. Y así se dispone, en efecto, en el artículo 38.5 de la LRJ-PAC.
El Real Decreto 772/1999 desarrolla esta figura en su artículo 7, bajo el epígrafe “Aportación de documentos originales al procedimiento”, recogiendo las características que acaban de apuntarse. El apartado 1 del artículo 7, citado, define el supuesto regulado.
1.2. El registro de copias selladas
El artículo 7.2 del Real Decreto 772/1999 dispone, en su último párrafo, que “la oficina de registro llevará un registro expresivo de las copias
selladas que expida, en el que anotará los datos señalados en el párrafo anterior”.
Su existencia es una novedad introducida por el reglamento e implica que las oficinas de registro de la AGE deben llevar un registro
independiente del de entrada y salida en el que se reflejen ordenadamente las copias selladas que se emitan.
1.3. Entrega de la copia sellada y devolución del original
El último párrafo del artículo 7.3 del Real Decreto 772/1999 dispone que “la copia sellada será entregada a la Administración correspondiente en el momento en que el documento original sea devuelto al interesado”. Sin embargo, es posible que la copia sellada se pierda o se destruya accidentalmente. Por ello el Real Decreto establece a continuación que “si se produjera la pérdida o destrucción accidental de la copia, su entrega se sustituirá por una declaración aportada por el ciudadano en que se exponga por escrito la circunstancia producida”.
La devolución del original y su canje por la copia sellada depende, por tanto, de la finalización del procedimiento o actuación que exigía la aportación de aquél. Esta es una circunstancia que sólo puede apreciarse por el órgano tramitador o el competente para resolver el procedimiento. El Real Decreto no entra en detalles y sólo dice que la copia sellada será entregada a la Administración correspondiente, pero cabe interpretar que, dentro de ella, la entrega deberá producirse en los órganos mencionados y no en la oficina de registro en la que en su momento se produjo la aportación del original y se emitió la copia sellada.
En cuanto a la forma en la que debe producirse la entrega del documento original, a falta de reglas expresas contenidas en el Real
Decreto 772/1999 y para homogeneizar la actuación de los órganos
gestores de la AGE, se propone la aplicación del siguiente procedimiento:
El órgano en cuyo poder se encuentre el documento original, una vez finalizada la actuación o el procedimiento administrativo que exigió en su momento, su aportación por el interesado, dirigirá a éste una comunicación en la que se le informe de que el documento se encuentra a su disposición en las dependencias del órgano.
En la comunicación se indicará igualmente al ciudadano que, para la devolución del documento original, será preciso que se persone en la sede del órgano o que solicite por escrito dicha devolución, debiendo aportar en ambos casos (personalmente o adjuntándola a su solicitud de devolución) la copia sellada del documento que le fue entregada en su día por el registro en el que se produjo su aportación.
Por último se le advertirá que, en el supuesto de que dicha copia se hubiera perdido o destruido accidentalmente, deberá presentar o adjuntar, en su lugar, una declaración en la que exponga por escrito la circunstancia producida.
Una vez personado el interesado o formulada por el mismo la solicitud de devolución correspondiente, se cotejará la copia que aporte con el documento original para comprobar la identidad de ambos o se comprobará, en su caso, la declaración escrita en la que exponga la pérdida o destrucción accidental de la copia sellada, y se devolverá a continuación el original al ciudadano.
Finalmente, una vez devuelto el documento, el órgano gestor comunicará dicha circunstancia y remitirá la copia sellada original o, en su caso, un ejemplar (original o copia) de la declaración suscrita por el ciudadano en la que comunica su
pérdida o destrucción, a la oficina de registro de la AGE que la emitió en su día, para posibilitar la anotación por ésta de los datos correspondientes en el registro de copias selladas.
Si la oficina de registro en la que en su momento se produjo la entrega del documento original pertenece a una Administración autonómica o a una Entidad local, deberá igualmente remitirse a la misma la copia sellada original o, en su caso, el original o una copia de la declaración suscrita por el ciudadano, para su conocimiento y a los efectos oportunos de conformidad con la normativa que pueda resultar aplicable en este caso.
2. Expedición de copias auténticas
2.1. Concepto: copias auténticas y copias compulsadas
El artículo 46 LRJ-PAC atribuye a las Administraciones Públicas la obligación de expedir copias auténticas de documentos públicos o privados y, en sentido contrario, consagra el derecho de los ciudadanos a obtenerlas, si bien la efectividad de tal derecho exige la previa determinación reglamentaria por cada una de las Administraciones de los órganos competentes para emitirlas.
La regulación de las copias auténticas constituyó en su momento una novedad introducida por la LRJ-PAC. No puede confundirse esta figura con las copias compulsadas. A diferencia de estas últimas, las copias auténticas se caracterizan por las siguientes notas:
Pueden expedirse tanto en el desarrollo de un procedimiento administrativo como fuera del mismo.
Sus efectos no se limitan en ningún caso al marco de un procedimiento administrativo determinado, sino que gozan de la misma validez y eficacia del documento original con carácter general, (en el caso de las copias auténticas de documentos públicos) o en el ámbito genérico de la actividad de las Administraciones Públicas, siempre que su autenticidad haya sido comprobada (cuando se trate de copias auténticas de documentos privados).
Su contenido y finalidad son diferentes: no solamente acreditan la autenticidad de la copia desde la perspectiva de su identidad con el original, sino que tienen efectos certificantes, en cuanto garantizan igualmente la autenticidad de los datos contenidos en este último.
El Real Decreto 772/1998 distingue nítidamente la aportación de copias compulsadas al procedimiento (supuesto al que se refiere el
artículo 8) de la expedición de copias auténticas, que se regula
detalladamente en el artículo 9, de forma acorde con las notas características de la figura que acaban de comentarse.
Se analizan a continuación los aspectos más destacados de dicha regulación.
2.2. La regulación reglamentaria de la expedición de copias auténticas
2.2.1. Objeto
El apartado 1 del artículo 9, citado, del Real Decreto 772/1999, determina, en primer lugar, su ámbito objetivo de aplicación. La regulación se refiere a la expedición de copias auténticas de documentos públicos. Se excluye, por tanto, la expedición de copias auténticas de documentos privados, que, sin embargo
y de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 46 de la LRJ-PAC, puede igualmente realizarse por los órganos que reglamentariamente determine cada Administración Pública.
La opción del Real Decreto es, por otra parte, identificar “documentos públicos”, con “documentos públicos administrativos”. Esta última es la expresión utilizada en el texto y se define en términos idénticos a los del artículo 46.4 de la
LRJ-PAC: documentos públicos administrativos son los “que
hayan sido válidamente emitidos por los órganos de la AGE y por los Organismos Públicos vinculados o dependientes de ella”. En consecuencia, los órganos competentes sólo podrán expedir copias auténticas de dichos documentos, y no de otros documentos públicos que, sin embargo no tienen el carácter de documentos públicos administrativos, por no haber sido emitidos por un órgano o por un organismo público de la AGE. Significadamente, no podrán expedir, por este motivo, copias auténticas de documentos notariales que, aún reuniendo evidentemente el carácter de documentos públicos, han sido, sin embargo, emitidos por funcionarios que no son titulares de un órgano administrativo de la AGE ni pueden entenderse integrados en ella.
Por otro lado, el Real Decreto excluye también de su ámbito de aplicación a la expedición de copias auténticas de documentos que obren en determinados Registros o Archivos públicos. El apartado 6 remite en este caso a las disposiciones específicas de los Registros o Archivos que allí se enumeran y que se reproducen a continuación:
Registro Mercantil
Registro de la Propiedad
Registro de Venta a Plazos de Bienes Muebles
Registro de Hipoteca Mobiliaria y Prenda sin Desplazamiento
Registro de Condiciones Generales de la Contratación Registro de la Propiedad Intelectual
Registro Central de Penados y Rebeldes
Registros de la Oficina Española de Patentes y Marcas Archivos sometidos a la normativa sobre materias
clasificadas
2.2.2. Naturaleza y efectos
El último párrafo del apartado 1 se ocupa de este aspecto: “las copias auténticas de los documentos públicos administrativos tienen la misma validez y eficacia que éstos, produciendo idénticos efectos frente a las Administraciones públicas y los interesados”. Por tanto, la validez de la copia auténtica es igual a la del original, genéricamente, frente a las Administraciones públicas y los interesados; por otra parte, la copia auténtica acredita la validez del original mismo.
De ello se deduce que, si la copia auténtica tiene genéricamente la misma validez que el documento original, puede ser aportada por los ciudadanos en aquellos procedimientos en los que se exija
la entrega de aquél, con los mismos efectos. En consecuencia, cuando las normas procedimentales aplicables exijan la presentación de un documento original, el órgano tramitador deberá aceptar la aportación en su lugar de una copia auténtica. Del mismo modo, cuando la norma exija la aportación de una copia compulsada, dicha copia podrá serlo de una copia auténtica.
2.2.3. Órganos competentes
Los órganos competentes para expedir las copias auténticas (los únicos que pueden y deben hacerlo) son los que cada Administración Pública determine reglamentariamente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 46.1 de la LRJ-PAC.
En el ámbito de la AGE esa determinación reglamentaria se ha producido en el Real Decreto 772/1999. En el artículo 9.2 de dicha norma se dispone que “la expedición de copias auténticas se
solicitará al órgano administrativo o al Organismo público que
emitió el documento original” o bien, “en el supuesto de que,
por el tiempo transcurrido el documento original o los datos en él contenidos obrasen en un archivo general, histórico u
organismo similar... al correspondiente archivo...”.
Aunque el precepto parece suficientemente claro, puede plantearse algún problema en cuanto a la determinación del órgano competente para expedir la copia auténtica en algún caso. En el caso de que el órgano administrativo o el Organismo público que emitió el documento o que lo tenía bajo su custodia haya desaparecido, la competencia corresponderá a aquél que haya asumido las competencias que permitieron la
expedición del documento original o al que deba conservarlo en el archivo correspondiente. En términos más generales, y esa es la intención de la norma, puesto que la naturaleza de la copia auténtica se asemeja a la de la certificación, será competente para expedirla el órgano administrativo u organismo público que pueda directamente comprobar la autenticidad del original o de los datos en él contenidos.
Por lo que se refiere a la actuación de los órganos gestores de la AGE competentes para tramitar o resolver los procedimientos administrativos correspondientes las consecuencias son claras: las copias auténticas sólo surtirán los mismos efectos del original cuando hayan sido emitidas por el órgano competente de la AGE (autor del documento original o titular del registro o quien les sustituya) o por el que, dentro de las Administraciones autonómicas y locales, tenga las atribuciones necesarias de acuerdo con la normativa propia que pueda haberse dictado al efecto.
2.2.4. Procedimiento
Iniciación
El ciudadano deberá solicitar la expedición de la copia auténtica al órgano de la AGE competente para emitirla (artículo 9.2 del Real Decreto 772/1999). En todo caso, el error en la determinación de dicho órgano por el interesado no será razón suficiente para rechazar la petición presentada, sino que deberá cursarse al órgano u Organismo público correspondiente, informando de ello al ciudadano, en aplicación del principio general “in dubio pro
actione”, que rige con carácter general en el ámbito de la actuación administrativa.
Por otra parte, el Real Decreto no exige que a la solicitud se acompañe preceptivamente el original del documento público de que se trate, en el supuesto de que se encontrara en poder del interesado, ni tampoco una copia del mismo compulsada por el registro en el que se produzca la presentación. Será necesario, desde luego, que el solicitante identifique suficientemente el documento original y, si no lo hiciera, deberán recabársele las aclaraciones oportunas al respecto
En principio, cualquier ciudadano, sin necesidad de acreditar su condición de interesado en sentido técnico, puede solicitar la expedición de una copia auténtica de un documento público administrativo. Existen, sin embargo, restricciones, que se relacionan en el apartado 3:
La copia auténtica de documentos que contengan datos nominativos sólo podrá ser solicitada por los titulares de tales datos o por terceros que acrediten un interés legítimo en su obtención.
La copia auténtica de documentos que contengan datos personales que pudieran afectar a la intimidad de los titulares sólo podrá ser solicitada por éstos.
La copia auténtica de documentos que contengan datos que afectan a la intimidad de personas diferentes del solicitante, sólo podrá expedirse previo consentimiento de los restantes afectados.
Instrucción
El Real Decreto no alude específicamente a actividad alguna de instrucción que deba desarrollarse por los órganos competentes para la expedición de copias auténticas. No obstante, deberán, evidentemente, realizarse cuantas acciones sean necesarias para constatar la autenticidad del original o de los datos en él contenidos, habida cuenta que la copia auténtica que deba expedirse garantizará también estos extremos.
Por otra parte, cuando los datos contenidos en el documento afectaran a la intimidad de personas diferentes del solicitante, será preciso obtener, durante esta fase del procedimiento, el consentimiento de dichas personas. Terminación
El apartado 5 del artículo comentado dispone que “en el plazo máximo de un mes contado desde la recepción de la solicitud deberán expedirse las copias auténticas o notificarse la resolución que deniegue las mismas”. El plazo máximo de duración del procedimiento es, por tanto, de un mes, dentro del cual deberá, o bien expedirse la copia solicitada, o bien notificar la resolución que la deniegue. En este último caso no basta con que el órgano competente dicte la resolución dentro de plazo, sino que, siguiendo en este punto la innovación introducida por la Ley 4/1999, de 13 de
enero en el artículo 42 de la LRJ-PAC, es necesaria la
notificación al interesado dentro del plazo señalado. Por otro lado, aunque nada se dice al respecto, es claro que el incumplimiento del plazo será causa de responsabilidad
exigible, en su caso, al personal que tenga a su cargo el despacho del asunto, o al titular del órgano competente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 42.7 de la
LRJ-PAC.
La resolución denegatoria será necesariamente motivada, pondrá fin a la vía administrativa (de modo que contra ella sólo cabrá interponer el recurso potestativo de reposición o, directamente, el contencioso-administrativo) y sólo podrá fundarse en alguna de las causas que enumera el apartado 4:
Cuando concurran razones de protección del interés público o de protección de intereses de terceros.
Cuando así lo disponga una norma legal o reglamentaria
En todo caso, en los siguientes supuestos:
- Inexistencia o pérdida del documento original o de los datos en él contenidos (puesto que la copia auténtica da fe, no sólo de la identidad de la copia con el original, sino también de la autenticidad de los datos contenidos en éste, su emisión será imposible si faltan uno u otros, sin perjuicio de la responsabilidad que pueda derivarse de su pérdida).
- Copias de documentos emitidos en el curso de la investigación sobre delitos, cuando la expedición de la copia pudiera poner en peligro la protección de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de
- Copias de documentos que contengan informaciones sobre la Defensa Nacional o la Seguridad del Estado.
- Copias de documentos que contengan información sobre las actuaciones del Gobierno de la Nación en el ejercicio de sus competencias constitucionales no sujetas al Derecho administrativo.
- Copias de documentos que contengan información sobre materias protegidas por el secreto comercial o industrial, así como relativa a actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria.
- Copias de documentos que contengan datos sanitarios personales, en aquellos casos en que las disposiciones específicas que los rigen impidan ejercer el derecho de acceso.
2.2.5. Aspectos formales
Por último, en cuanto a la forma en que debe expedirse la copia auténtica, el último párrafo del apartado 2 admite dos posibilidades:
Transcripción íntegra del documento original
Copia realizada por cualesquiera medios informáticos electrónicos o telemáticos.
Se entiende que tanto la transcripción como la copia serán realizadas por el órgano competente por sus propios medios.
En ambos casos debe figurar en la copia la acreditación de su autenticidad. Dicha acreditación podrá reflejarse por cualquier medio, aunque consistirá normalmente en la estampación de un sello en que se haga constar que la copia coincide fielmente con el original y son auténticos los datos en él contenidos. Por lo demás, de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento, deberán identificarse:
El órgano, archivo u organismo que la expide.
La persona responsable de tal expedición (que deberá coincidir con el titular del órgano, salvo supuestos de delegación del ejercicio de la competencia o de delegación de firma).
Para determinar con exactitud el contenido de la identificación personal de quien expide la copia auténtica puede aplicarse analógicamente el artículo 4.2 del Real Decreto 1465/1999, de
17 de septiembre, por el que se establecen criterios de imagen institucional y se regula la producción documental y el material impreso de la AGE, que dispone, por lo que se refiere a la
identificación de los firmantes de los documentos administrativos, que en los documentos que hayan de estar formalizados debe constar “la denominación completa del
cargo o puesto de trabajo del titular del órgano administrativo competente para la emisión del documento; así como el nombre y apellidos de la persona que fomaliza el documento”.
Puede concluirse por tanto que es suficiente con la identificación funcional (cargo o puesto) y nominativa (nombre y apellidos) de la persona que expide la copia.
Estos datos son los únicos datos relevantes para garantizar su autenticidad.
