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Universidad de La Salle Universidad de La Salle

Ciencia Unisalle

Administración de Empresas Facultad de Ciencias Administrativas y _Contables

1-1-2014

Plan de mejoramiento para la sistematización de la contabilidad y

diseño de una planeación estratégica para la Fundación

Facilitadores de vida

Diego Armando Pedraza Perez

Universidad de La Salle, Bogotá

Paola Estefany Ardila Rubio

Universidad de La Salle, Bogotá

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Citación recomendada Citación recomendada

Pedraza Perez, D. A., & Ardila Rubio, P. E. (2014). Plan de mejoramiento para la sistematización de la contabilidad y diseño de una planeación estratégica para la Fundación Facilitadores de vida. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/administracion_de_empresas/1165

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PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LA SISTEMATIZACIÓN DE LA CONTABILIDAD Y DISEÑO DE UNA PLANEACIÓN ESTRATEGICA PARA LA FUNDACIÓN

FACILITADORES DE VIDA ANTEPROYECTO

Elaborado por: Paola Estefany Ardila Rubio Diego Armando Pedraza Perez

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES Programas De Ciencias Administrativas y Contables.

BOGOTÁ, D.C. 18 DE OCTUBRE DE 2014

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Facilitadores de Vida Página 2

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

PLAN DE MEJORAMIENTO PARA LA SISTEMATIZACIÓN DE LA CONTABILIDAD Y DISEÑO DE UNA PLANEACIÓN ESTRATEGICA PARA LA FUNDACIÓN

FACILITADORES DE VIDA

Preparado por: Paola Estefany Ardila Rubio

Código: 17072072 Diego Armando Pedraza Perez

Código: 11071520

Director: Susana Avendaño

BOGOTÁ, D.C. 2014

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AGRADECIMIENTOS

Los autores expresan sus agradecimientos a:

Dios, por darnos la sabiduría y la oportunidad de alcanzar un logro más en nuestra vida, a nuestros padres, por su apoyo incondicional y por ese amor, que nos brindan a diario, a nuestros hermanos, por su colaboración desinteresada, a cada uno de nuestros profesores en el pregrado, por brindarnos las herramientas y bases necesarias para la realización de esta investigación, de corazón gracias.

Queremos resaltar especialmente el apoyo absoluto de Diana Cecilia Sánchez representante legal de Facilitadores de Vida, y todo su equipo de trabajo, quienes siempre estuvieron prestos a colaborarnos y son personas comprometidas con la labor social, quienes fueron claves para lograr la investigación y la realización del proyecto.

Es importante para nosotros, ver los resultados que hoy se reflejan, la supervisión profesional de la directora del proyecto, profesora Susana Avendaño, quien nos brindó su acompañamiento, nos ayudó a crecer profesionalmente y aportó con su experiencia y conocimiento al desarrollo de nuestro trabajo.

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION………6

2. JUSTIFICACION………8

3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA………..10

3.1 Enunciado del problema………..10

3.2 Formulación del problema………...11

4. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN………...12

4.1 Objetivo general……… ………..12

4.2 Objetivo específico……….. 12

5. METODOLOGIA INVESTIGACIÓN DE ACCIÓN PARTICIPATIVA………...13

6. MARCO REFERENCIAL………...14

6.1 Marco legal………....14

6.2 Marco teórico………...18

6.2.1 Marco teórico Contable………...18

6.2.2 Marco teórico Administrativo………...21

7. POBLACION Y MUESTRA………26 7.1 Población……….26 8. DIAGNOSTICO……….27 8.1 Análisis interno………27 8.1.1 Historia y Ubicación……….30 8.1.2 Aspectos Culturales………. 31 8.2 Análisis externo………. 31 8.2.1 Ubicación………. 31 8.2.2 Población………. 32 8.2.3 Aspecto Cultural………... 33 8.2.4 Nivel de endeudamiento………33 8.2.5 Salud y Transporte………33 9. DOFA………35

10. PROPUESTA O PLAN DE MEJORAMIENTO……….36

10.1 Análisis general entrevista……….40

10.2 Plan de mejoramiento Administrativo………...41

10.3 Análisis de los procesos y procedimientos de Facilitadores de Vida………44

10.4 Propuesta manual de funciones para Facilitadores de Vida………...45

10.5 Brouchure- portafolio Facilitadores de Vida……….53

10.6 Plan de mejoramiento Contable Facilitadores de Vida………..55

10.7 Propuesta diagrama de flujo………...56

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10.10 Propuesta proceso contable………..70

11. POLITICAS DE MEJORAMIENTO PARA LA FACILITADORES DE VIDA……...74

12. CONCLUSIONES Y LOGROS OBTENIDOS………76

13. RECOMENDACIONES………77

14. ANEXOS……….78

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INTRODUCCIÓN

La Universidad de la Salle em alianza con El Banco Arquidiocesano de Alimentos–FBAA (Banco de Alimentos), desarrollaron un programa para el acompañamiento y fortalecimiento administrativo y contable de más de 40 organizaciones beneficiarias del Banco de alimentos que atienden a poblaciones en condiciones de vulnerabilidad y que buscan el mejoramiento de la calidad de vida de sus comunidades. Esta acción conjunta tiene como finalidad poner en marcha los conocimientos adquiridos en la universidad a través de los proyectos de investigación desarrollados por los estudiantes.

Una de estas organizaciones es la Fundación Facilitadores de Vida cuyo objetivo principal es trabajar por el bienestar de la comunidad enfatizada en fomentar, apoyar, dirigir y participar en actividades, obras y proyectos cívicos asistenciales, culturales y de otra índole, que contribuyan al desarrollo de la comunidad.

El progreso de este trabajo va encaminado a la elaboración de un plan de mejoramiento para la sistematización de la contabilidad y diseño de una planeación estratégica para la fundación facilitadores de vida con el fin de proyectar los procesos estratégicos y contables que les permitirá ser más competitivos en el mercado generándoles un alto nivel de liderazgo frente a las demás Organizaciones existentes a nivel nacional.

Las fundaciones sin ánimo de lucro son entidades cuyo objeto no es la consecución de un fin económico sino que principalmente persigue una finalidad social y/o altruista humanitaria y

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comunitaria, generalmente se financian gracias a las diferentes ayudas y donaciones derivadas de personas físicas, empresas e instituciones y organizaciones de todo tipo, en algunos casos también se reciben ayudas estatales, puntuales o regulares ya sea en forma de subsidios, usufructo de fincas exoneraciones fiscales o aduaneras.

En Colombia las fundaciones sin ánimo de lucro están diseñadas y constituidas para fomentar el desarrollo de las poblaciones más vulnerables con el fin de brindar un apoyo social, moral y ético, y así desarrollar planes de mejoramiento con los cuales se busque el desarrollo de la sociedad y comunidad. En la localidad de Usme se encuentra la fundación Facilitadores de Vida que trabaja para el progreso, desarrollo y bien común del sector con enfoque en ciertos colectivos o personas con necesidades especiales, como lo son los niños, ancianos, y la juventud sin acceso a la educación o al trabajo.

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JUSTIFICACIÓN

Proyección Social, es uno de los proyectos de la Universidad de la Salle que permite a sus profesionales desarrollar prácticas de apoyo y asesorías a fundaciones sin ánimo de lucro en el área administrativa y contable, teniendo en cuenta el sentido social y los conocimientos adquiridos en la Universidad. El fin que se tiene con este proyecto, es evidenciar cómo se desarrolla la Fundación que nos fue asignada y brindar el apoyo necesario para el buen manejo administrativo y financiero.

La Fundación Facilitadores de Vida es una organización que desarrolla y apoya diferentes proyectos dentro de la localidad de Usme con el fin de mejorar la calidad de vida de los habitantes, dentro de la Fundación se manejan varios proyectos; entre ellos está el apoyo y acompañamiento de la niñez con discapacidad de aprendizaje, para esto se manejan terapias grupales, juegos didácticos, integración con los padres, entre otros. Otro proyecto que maneja la organización es dar a conocer la fundación a través de bazares, conciertos, rifas, donde la gran mayoría de los aportes van destinados al crecimiento de la fundación cómo organización, siempre pensando en el desarrollo de la comunidad. El proyecto se realiza por una iniciativa tanto social como académica buscando fomentar la ayuda y asesoría a personas o empresas que lo necesiten, de esta manera se desarrollara la visión de la Universidad y se presta un servicio a la comunidad.

De acuerdo a las visitas realizadas y el diagnóstico obtenido se encontraron fortalezas y debilidades en la parte administrativa y contable, razón por la cual se tomaron medidas y se

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realizaron propuestas estratégicas para afianzar dichas fortalezas, como ha sido la perdurabilidad en el tiempo de funcionamiento de la Fundación, además se realizaron propuestas con el fin de afrontar las debilidades y amenazas encontradas, ya que es una organización que tiene proyectado crecer y mejorar cada día, ampliando su portafolio y con interés de recibir las asesorías que le brinda la Universidad de La Salle a través de sus profesionales.

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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE

INVESTIGACIÓN

Enunciado del problema

La creación de las fundaciones sin ánimo de lucro se ha incrementado dadas las condiciones de pobreza en la que se encuentran muchos niños y jóvenes de las diferentes localidades de Bogotá. Ante esta problemática hemos evidenciado que su objetivo principal es crear espacios para brindar el apoyo necesario para el desarrollo y sostenibilidad de las diferentes familias que hacen parte de los proyectos que son implementados por las mismas, entre estas se encuentra la Fundación Facilitadores de Vida la cual busca el progreso de la localidad de Usme.

De acuerdo al diagnóstico que fue realizado por medio de la caracterización suministrada por el Banco Arquidiocesano de Alimentos, se evidenció que en la actualidad la Fundación presenta dificultades en aspectos administrativos y contables debido al bajo conocimiento del tema.

A pesar de los 6 seis años de funcionamiento, no hay un diseño establecido en el que se defina su misión, visión y objetivos, problema que inquieta a los fundadores ya que es la base para saber a dónde quieren ir y donde quieren llegar, como tampoco cuentan con el personal capacitado para las actividades que desarrollan en la misma, generando impaciencia por los dueños al tener exceso de carga laboral, las instalaciones no son adecuadas y las señalizaciones no son visibles en caso de alguna emergencia.

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En cuanto a nivel contable no se lleva un control específico de los ingresos y egresos que se presentan, no se elaboran flujos de caja diario ocasionando inconvenientes a la hora de ver las utilidades, sin cumplir con las obligaciones que se tienen previstas para el mes, generando en ocasiones que los directivos solventen las obligaciones con recursos propios.

Se reconoce que es importante el apoyo que la Universidad De La Salle va a brindar a la fundación con el fin de corregir las falencias mencionadas, organizándola y proyectándola a conseguir apoyo y así obtener recursos que le brinden la posibilidad de continuar y prosperar en sus actividades.

Formulación del problema

¿Cómo se puede diseñar un plan de mejoramiento para la sistematización de la contabilidad y diseño de una planeación estratégica en la Fundación Facilitadores de Vida?

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OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

Objetivo General

Realizar una sistematización de la contabilidad y elaboración de un plan estratégico que permita la sostenibilidad y el crecimiento dela Fundación Facilitadores de Vida.

Objetivo Específicos

 Elaborar el diagnóstico Administrativo y contable de la Fundación Facilitadores de Vida.

 Realizar un diagnóstico interno de la estructura administrativa de la Fundación Facilitadores de Vida, por medio de instrumentos de investigación como lo son la observación y entrevistas.

 Identificar los factores críticos

 y establecer la situación real de la Fundación través del uso de la matriz DOFA

 Desarrollar un plan estratégico por medio del cual se ejecute una planeación, organización, dirección y control con el fin de determinar los objetivos, definición de planes y estrategias para alcanzarlos y así especificar el rumbo de la fundación.

 Implementar a través de la sistematización de la contabilidad que se tenga un mejor control, con el fin de que la gerencia evalué y determine los resultados obtenidos durante los diferentes periodos contables.

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METODOLOGIA INVESTIGACIÓN DE ACCIÓN

PARTICIPATIVA

La Investigación de Acción Participativa es un enfoque diferente del método tradicional de hacer investigación científica ya que conceptúa a las personas como sujetos participes en interrelación con los expertos investigadores en los proyectos de investigación. En la IAP se genera la dicotomía sujeto- objeto de investigación, y se genera así una unidad o un equipo de investigación integrado, por un lado por expertos investigadores, quienes cumplen el rol de facilitadores o agentes de cambio.

Según el diseño metodológico de la IAP la metodología la vamos a dividir en tres fases que son: 1) Fase inicial o de contacto con la comunidad:

En esta fase se tuvo el primer contacto con la fundación y la comunidad, se recopilo información de las falencias y la problemática de la fundación y sus familias adscritas a ella, se les controlas iniciativas del proyecto, en esta fase la fundación nos mostró su interés por gestionar el proyecto, para el beneficio de las familias.

2) Fase intermedia o de elaboración del plan de acción.

En esta fase se desarrolló un informe diagnóstico, el cual contenía todas las características de la localidad de Usme, tanto en lo cultural, social, aspectos biofísicos y nivel de estudio del sector, se elaboró el planteamiento de objetivos generales y

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específicos de la fundación, logrando así la elaboración de una planeación estratégica con miras a un mejor.

3) Fase de ejecución y evaluación del estudio.

Luego de haber desarrollado el análisis del sector y de la fundación se empezara con el plan de trabajo con los líderes de la fundación, es decir a la evaluación de la información recogida. La finalidad del proyecto es el crecimiento y desarrollo tanto de la comunidad como la fundación y sus familias.

12Metodología de la investigación segunda edición cesar augusto Bernal pagina 58 investigación acción participativa (IAP)

MARCO REFERENCIAL

Marco Legal

La Fundación Facilitadores de Vida es una Entidad sin Ánimo de Lucro, éstas entidades están reglamentadas por varios decretos y su existencia misma se garantiza desde la Constitución Política Nacional (Decreto 3130 de 1968) Por el cual se dicta el estatuto orgánico de las entidades descentralizadas del orden nacional. (Ley 65 de 1967).

Artículo 5o.- De las fundaciones o instituciones de utilidad común. Son instituciones de utilidad

común o fundaciones las personas jurídicas creadas por la iniciativa particular para atender, sin ánimo de lucro, servicios de interés social, conforme a la voluntad de los fundadores.

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Dichas instituciones, como personas jurídicas privadas que son, están sujetas a las reglas del derecho privado y no están adscritas ni vinculadas a la administración. La vigilancia e inspección que la Constitución autoriza continuará ejerciéndose por el gobierno en los términos de la ley 93 de 1938 y demás disposiciones pertinentes.

Artículo 6o.- De la aprobación de los actos de las fundaciones. Los actos o contratos de las

instituciones de utilidad común o fundaciones, en las cuantías que determinen los respectivos reglamentos, requerirán para su validez la aprobación previa del gobierno.

Artículo 7o.- De las instituciones o fundaciones creadas por la ley. Las fundaciones o

instituciones de utilidad común existente, creada por la ley o con autorización de la misma, son establecimientos públicos, y se sujetarán a las normas para estos previstas con las particularidades que contengan los actos de su creación.

La misma regla se aplicará cuando, con la necesaria facultad legal o estatutaria, se creen por los establecimientos públicos y por las empresas industriales y comerciales del Estado entidades con los objetivos propios de las fundaciones o instituciones de utilidad común, lleven o no esta denominación.

A continuación presentamos a manera de síntesis los principales puntos de referencia a nivel legal de su existencia y funcionamiento de acuerdo a las leyes, códigos y decretos vigentes en nuestro país.

Código civil: Se encuentran las disposiciones legales más importantes que determinan los

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652, están relacionados con las fundaciones sin ánimo de lucro. Determinan su domicilio, persona jurídica, patrimonio, normatividad y administración.

Decreto 777 de 1992: Dicta la reglamentación en la celebración de los contratos a que se refiere

el inciso segundo del artículo 355 de la Constitución Política. Este Decreto hace referencia a este tipo de fundaciones ya que trata de cómo debe ser la Contratación con entidades privadas y sin ánimo de lucro.

Decreto 2150 de 1995: Dicta las disposiciones especiales de inscripción en Cámaras de

comercio de las Entidades Sin ánimo de Lucro. Los artículos que hacen mención a las entidades sin ánimo de lucro son el 40, 42, 43, 44 y 148. Reglamenta entre otros el reconocimiento de personerías jurídicas, las licencias o permisos de funcionamiento, la inscripción de estatutos, reformas, nombramientos, libros, disolución. La representación legal de las fundaciones es certificada por la Cámara de Comercio competente, y es ésta quien lleva el registro correspondiente.

Decreto 427 de 1996: Reglamenta el Decreto 2150 de 1995. Dicta las disposiciones sobre los

aspectos jurídicos de las Entidades sin Ánimo de Lucro. Establece cuales son aquellas que se deben registrar ante las Cámaras de Comercio.

Decreto 19 de 2012: Ley Anti trámites. Determina normas para suprimir o reformar

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Reglamenta los registros electrónicos e incorpora las operaciones del Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro en el Registro Único Empresarial (RUE). Los artículos que hacen referencia a este tipo de fundaciones son el artículo 50 que hace referencia a la representación de personas jurídicas extranjeras y organizaciones no gubernamentales sin ánimo de lucro y el artículo 166 que determina el Registro Único Empresaria y Social –RUES- administrado por las Cámaras de Comercio y que deberá ser renovado anualmente dentro de los tres primeros meses de cada año

Normatividad contable

De conformidad con el artículo 6o. de la Ley 43 de 1990, se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas. Apoyándose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna. Las fundaciones legalmente constituidas se pueden crear por medio de un acta de constitución donde se realiza una asamblea preliminar de constitución donde se aprueban los estatutos y se hacen nombramientos de los órganos de administración y vigilancia, se debe legalizar frente a un juez o notario o un funcionario de la cámara de comercio para que sea verídica. Cuando se constituye por documento privado, todos los asociados o fundadores deben firmar el documento de constitución que debe contener lo que más adelante se señala. Este documento debe ser reconocido ante un funcionario autorizado por la Cámara de Comercio, o juez o notario, por todas las personas que firmen como asociados o fundadores.

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11Gerencie.com constitución de sociedad sin ánimo de lucro, recuperado 13 de septiembre de 2014 en

http://www.gerencie.com/constitucion-de-entidades-sin-animo-de-lucro.html

Constitución política de Colombia: Como norma jurídica suprema y máxima referencia legal,

ofrece el respaldo jurídico para la creación de entidades sin ánimo de lucro. Los artículos relacionados con las entidades sin ánimo de lucro en la carta magna son: artículos 38, 39, 103, y 355; garantizan el derecho de asociación y la contribución del Estado a la promoción y capacitación de asociaciones bajo los principios democráticos. Permite la celebración de contratos de entidades.

Marco Teórico

Marco Teórico Contable

Principios de contabilidad: La contabilidad es una ciencia de carácter empírico y de naturaleza

económica, que obliga a definir a los usuarios de la misma, sus objetivos con el fin de proporcionar información pertinente para el proceso de toma de decisiones de una entidad regida por los principios de la contabilidad, NIC o NIIF. Esta iniciativa corresponde al organismo norteamericano Financial Accounting Boarb (FASB). En Colombia nos regimos por los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Existe una técnica que se aplica en la parte contable, es la cualitativa son las relevaciones y la cuantitativa que es la realización, se expresa en unidades monetarias de las transacciones que se efectúan en las entidades económicas, con el fin de suministrar información en un momento dado y los resultados obtenidos en un periodo de tiempo determinado por medio de la partida doble

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que consiste en el cargo que se le realiza a una cuenta y el abono que se le hace a otra, técnica contable que obedece a los siguientes criterios:

1. Correspondencia: Quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor; 2. Reciprocidad: No hay deudor sin acreedor y viceversa

3. Equivalencia: Todo valor que ingresa debe ser igual al valor que sale

4. Consistencia: Todo valor que ingresa por una cuenta debe salir por la misma cuenta 5. Confortabilidad: Las pérdidas se debitan, las ganancias se acreditan.

Plan único de cuentas PUC: Busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas

realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad. Está compuesto por un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas.

Información Financiera básica: La información financiera básica que debe tener una entidad

para desarrollar su objeto social de manera correcta es:

Activos: Es un bien tangible o intangible que posee una entidad o persona natural, resultado de

sucesos pasados de los que se espera obtener beneficios o rendimientos económicos en un futuro.

Pasivos: Son las obligaciones que contrae una empresa o una persona natural originada por

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Patrimonio: Es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que tiene una empresa y son los

medios económicos y financieros a través de los cuales la entidad puede cumplir sus fines.

7Organizacion no gubernamental Wikipedia recuperado 13 de Septiembre de 2014 en http://es.wikipedia.org/wiki/Organizacion_no_gubernamental

Estado de resultados: Nos muestra los ingresos que se han generado en la empresa durante un

periodo de tiempo determinado y los costos y gastos que se generaron para obtener este ingreso, esto nos genera una utilidad o pérdida del ejercicio que nos arrojara la base para la declaración sobre la renta correspondiente.

Balance general: Es el resumen de todo lo que tiene la empresa como es lo que tiene, lo que le

deban y lo que realmente le pertenece a su propietario.

Flujo de caja: Es también llamado flujo de efectivo, es el cálculo que se realiza del volumen de

los ingresos y de gastos que ocurrirán en una empresa en un periodo de tiempo determinado, esto nos ayuda a conocer la situación actual para saber si sobra o falta dinero en un determinado momento, si sobra mirar en que invertirlo o si falta conseguir los recursos para cubrir el déficit ejemplo en las bancos, cooperativas de crédito entre otros.

Infomipyme, conceptos básicos de contabilidad, recuperado 13 de octubre en http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/Empresarios 9CONTABILIDAD, DEFINICIONES. OR, [en línea] COLOMBIA.: Monografias.com [Consultado 14 de Septiembre de 2014}. Disponible en Internet:http://www.businesscol.com/productos/glosarios/economico/glossary.php?word=LIBROS%20DE%20CONTABILIDAD.

Registros: REGISTRO UNICO TRIBUTARIO DIAN. Tendrá que ser emitido por parte de la

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Registro de libros de cámara de comercio: Los libros contables se deben registrar en la cámara

de comercio de la ciudad donde esté domiciliada la entidad.

Obligaciones tributarias: El Estatuto Tributario rige las Entidades sin ánimo de lucro, éstas

deberán cumplir como toda organización los deberes tributarios que estén contemplados, llevar una contabilidad organizada y contar con los controles pertinentes. Las Entidades sin Ánimo de Lucro se consideran de Régimen Especial, por su naturaleza tienen algunos privilegios a nivel tributario. Para ampliar éste tema se deberá remitir a los artículos 19, 357, 358, 359 y del 360 al 364 del Estatuto Tributario.

Marco Teórico Administrativo

Como marco teórico se ha propuesto trabajar bajo los fundamentos teóricos de Henri Fayol quien según su teoría busca que las empresas se rijan bajo una estructura funcional donde las diferentes actividades que se desarrollan en las empresas puedan repartirse entre los seis grupos:

 Operaciones técnicas (producción, fabricación, transformación)

 Operaciones comerciales (compras, ventas, permutas9

 Operaciones financieras (búsqueda y administraciones de capitales)

 Operaciones de seguridad (protección de bienes y de personas)

 Operaciones de contabilidad (registros contables, inventarios, balances, contabilidad de costos, etc.)

 Operaciones administrativas (prevención, organización, mando, coordinación y control). Estos seis grupos de operaciones o funciones esenciales existen en toda empresa, sea simple o compleja, grande o pequeña.(1).

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Con este principio se busca que la fundación establezca una estructura organizacional que le permita tener un control sobre sus actividades, un desarrollo hacia la localidad, una organización de cada uno de sus proyectos y una planeación para el crecimiento y fortalecimiento.

(1) Fundamentos de Administración Carlos Ramírez Cardona fecha de publicación 2005 marzo.

Administración:

La administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos a través de la Planeación, Dirección y control de todos los recursos de la empresa. Esta definición debe ampliarse:

1. Cuando se desempeñan como administradores, los individuos deben ejercer las funciones

administrativas de planeación, Organización, integración de personal, dirección y control.

2. La administración se aplica a administradores de todos los niveles organizacionales. 3. la administración se aplica a todo tipo de organizaciones.

4. la intención de todos los administradores es la misma: generar un superávit. 5. la administración persigue la productividad, lo que implica eficacia y eficiencia.

Como en todas las demás prácticas profesionales (medicina, composición musical, Ingeniería, contabilidad e incluso béisbol), la administración es un arte. Es saber cómo hacer algo. Hacer cosas en vista de las realidades de una situación. Aun así, los trabajadores trabajan mejor si hacen uso de los conocimientos organizados acerca de la administración. Estos conocimientos constituyen una ciencia. Por lo tanto, en la práctica la administración es un arte: los

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conocimientos organizados en los que se basa la práctica son una ciencia. En este contexto, ciencia y arte no son mutuamente excluyentes, sino complementarios.

2 Harold Koontz & Heinz Weihrich (2002) Administración una perspectiva global (11ª Edición) México: Mc Graw-Hill Interamericana Editores S.A (Paginas 6,13)

Elementos que componen el proceso administrativo:

Fuente: UPAV administración II.http://upavpapantla.mex.tl/1146862_ADMINISTRACI-N-II.html.

Planeación Estratégica: Proceso que permite a una organización se proactiva en vez de reactiva

en la formulación de su futuro. Para formular el futuro se debe primero identificar las debilidades, Fortalezas, oportunidades y amenazas del medio.

La planeación estratégica es una herramienta administrativa que ayuda a incrementar las posibilidades de éxito cuando se quiere alcanzar algo en situaciones de incertidumbre y/o de conflicto (oposición inteligente). Se basa en la administración por objetivos y responde prioritariamente la pregunta “Qué hacer”. Situaciones como la creación o restructuración de una

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empresa, la identificación, y evaluación de programas y proyectos, la formulación de un plan de desarrollo, la implementación de una política, la conquista de un mercado, el posicionamiento de un producto o servicio, la resolución de conflictos, son ejemplos de casos donde la Planeación Estratégica es especialmente útil.

Planeación: “La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,

estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización ".A. Reyes Ponce.

Organización: "Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines

establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir." Eugenio Sixto Velasco

"Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue" Issac Guzmán V.

Dirección: Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas

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del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y supervisión. Lerner y Baker.

Control: Es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que ocurre concuerda

con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Burt K. Scanlan.

4Universidad Nacional de Colombia 2.2 Planeación estratégica recuperado el dia 12 de Octubre de 2012 en http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/agronomia/2008868/lecciones/capitulo_2/cap2lecc2.htm

5Diseño organizacional recuperado el 12 de Octubre de2012http://misapunteslaura.blogspot.com/2009/03/concepto-e-importancia.htm.

Marco Conceptual

Metodología de acción participativa: La investigación acción participativa es una metodología que

apunta a la producción de un conocimiento propositivo y transformador, mediante un proceso de debate, reflexión y construcción colectiva de saberes entre los diferentes actores de un territorio con el fin de lograr la transformación social.

Proceso mejoramiento continuo: El mejoramiento continuo o Kaizen en Japones significa el

mejoramiento en la vida personal, familiar, social, y laboral. El mejoramiento continuo involucra a todos por igual, realizar un esfuerzo constante no solo para mantener los estándares si no para mejorarlos. En el método Kaizen se interesa más por el proceso que por el resultado

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Administración por procesos: Es una metodología que permite el diagnóstico empresarial, La

planeación, ejecución, el control y el seguimiento de los procesos mediante un cronograma que se evalúa periódicamente. Uno de los principios fundamentales para la toma adecuada de decisiones y la calidad de las mismas es basarse en hechos y datos que brinden información precisa antes, durante y después de la ejecución de los planes. La administración entendida así es la conducción racional de total de las acciones realizadas por una entidad, convirtiéndose en algo necesario para su existencia y el logro de la competitividad.

Principios de gestión y administración de las entidades sin ánimo de lucro:

Gestión estratégica institucional: Cultura organizacional, teorías de contingencia, modelos

organizacionales, planificación institucional, estrategias comunicativas

Planificación estratégica / identificación de proyectos: Planificación participativa.

Formulación de estrategias, análisis de alternativas y objetivos, ideas de proyectos, escenarios de intervención, análisis de problemas, equipo técnico y humano.

POBLACIÓN Y MUESTRA.

Población

Se está trabajando con una población de 5 (cinco) personas las cuales hacen parte de la Fundación, cada una tiene su rol a desempeñar, brindando sus capacidades y conocimientos en cada área, para ello tenemos:

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 Representante legal : Diana Cecilia Sánchez

 Administrador: Ernesto Cifuentes

 Contadora: Marlen Rodríguez

 Coordinador de Proyectos y desarrollo : Alexander Chabur

 Revisor Fiscal: David Corrales

Muestra

El diagnóstico se determinó a través de una entrevista realizada a la Representante Legal de la Fundación Facilitadores de Vida, la Señora Diana Cecilia Sánchez en la cual se puede observar en el (Ver anexo 1).

Fuente: Plan maestro de espacio Público Subdirección de desarrollo social 2010

DIAGNÓSTICO

Análisis Interno

Para el desarrollo del diagnóstico se tuvo en cuenta la problemática de la Fundación que nos informaron sus propietarios Diana y Alex, el siguiente cuadro muestra un resumen de la situación que tiene la Fundación en diferentes áreas de la organización.

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PROCESOS ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN

ADMINISTRATIVA

La Fundación desarrollara la planeación estratégicas (objetivos general y especifico, misión y visión) elaborada por los estudiantes de la Universidad de la Salle.

OPERATIVA

La Fundación cuenta con la experiencia de los fundadores los cuales están altamente capacitados en terapia infantil, además de esto los fundadores por medio del Banco de Alimentos son apoyados por estudiantes de distintas carreras afines con el objeto social de la fundación.

FINANCIERA

La Fundación cuenta con una contadora la cual lleva toda la información financiera, pero al mismo tiempo tiene varias falencias en el orden de los registros contables, por lo cual se ayudara a implementar una matriz contable que mejorara el control de los ingresos y egresos que tiene la fundación, también tiene falencias en la obtención de recursos que le permita su sostenibilidad.

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INFRAESTRUCTURA

La Fundación se encuentra ubicada en la calle 71 sur No. 1B -16, Barrio la Fortaleza, en la localidad de Usme. Presta sus servicios en el segundo piso de una casa en arriendo, la cual cuenta con biblioteca y sala de lectura para niños, espacio de terapias, zona de juego, salas de roles y el área administrativa.

PROYECTOS

La Fundación se encuentra desarrollando lo siguientes proyectos: arte sano, centro de alto rendimiento y cuidado infantil, contagio social y mundo de colores. Con el cual ayudara al desarrollo de las capacidades y oportunidades de las familias del sector.

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FAMILIAS CON QUE TRABAJA LA FUNDACION FACILITADORES DE VIDA

Fuente: Autores

Historia y Ubicación.

La Fundación Facilitadores de Vida se encuentra en el barrio la fortaleza, ubicada al sur oriente de la ciudad, en la localidad de Usme que es una de las localidades conectadas con el sistema de los cerros orientales y el páramo de Sumapaz, ambos constituyen las estribaciones de la cordillera oriental de la Sabana de Bogotá, junto con las formaciones de Doña Juana, Juan Rey y la Cuchilla del Gavilán y el rio Tunjuelito.

En épocas recientes ha servido para desarrollar estrategias de apropiación cultural para la configuración del sur de Bogotá como el territorio, a través de la construcción de lenguajes, imaginarios y referentes que permitan el desarrollo humano sostenible en oposición a las

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actividades económicas que han degradado buena parte de lo que hoy las organizaciones ambientales, sectores sociales y culturales comienzan a identificar como el patrimonio natural del sur. Desde el año 2006, la Fundación Facilitadores de Vida ha venido desarrollando múltiples actividades en función a mejorar las condiciones integrales de las familias que hacen parte de ella. Priorizando aquello que como Fundación pueden aportar.

Aspectos culturales:

La Fundación Facilitadores de Vida lleva a cabo actividades de índole cultural como conciertos, actividades de integración y alianzas culturales con el fin de dar a conocer la fundación dentro de la localidad, generando así un desarrollo integral de cada una de las familias.

Análisis Externo

En la siguiente información observaremos el entorno externo en el cual se encuentra ubicada la Fundación Facilitadores de Vida, se observó que en la localidad se trabaja por la población vulnerable, y familias que necesitan el apoyo.

Ubicación

Es la localidad número cinco del Distrito Capital de Bogotá, está ubicada al sur de la ciudad, se encuentra organizada en siete (7) UPZ como lo son: Danubio, la Flora, Gran Yomasa, Comuneros, Alfonso López, Entre nubes y Ciudad Usme y contienen 279 barrios.

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Población

Según las proyecciones de población entregadas por el DANE y la Secretaría de Planeación del Distrito, la población de Bogotá para el año 2013 es de 7.467.804 habitantes; para la localidad de Usme la población es de 382.876 habitantes que corresponde al 5.13% del total de Bogotá, ocupando el octavo lugar de participación en el total, En relación con la distribución de la población por grupos de edad, las personas entre 0 y 15 años representan el 30,6%; entre 15 y 34 años, el 35%; entre 35 y 59, el 27,9% y mayores de 60 el 6,4%, lo que significa que más de la mitad de la población corresponde a niños, adolescentes y jóvenes adultos. Para 2015 se proyecta una disminución de la población infantil y joven, que pasará a representar el 29,2% (de 0 a 15 años) y 34% (de 15 a 34), mientras que la población de adultos y adultos mayores tiende a aumentar, especialmente, las personas en edad productiva (adultos entre 35 y 59 años), al pasar al 29,2% las personas de este grupo y al 7,6% los adultos mayores. Es importante tener en cuenta la estructura de la población, por cuanto las demandas y requerimientos que tiene cada grupo de edad respecto a la vivienda y al entorno son diferentes.

Si se mira la población de la localidad, se sus 252.817 habitantes (según el DAPD) el 59% es joven. Por cada 100 habitantes en edad económicamente productiva dependen 59, es decir más de la mitad. La cultura es un proceso ligado a las condiciones materiales de la población de esta localidad y que son los sectores sociales y poblaciones organizado que vienes lo lideran.

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Aspecto cultural

Las culturas de la localidad en las cuales pone mayor acento este diagnóstico son las de los territorios de expansión urbana (estratos 1 y 2) y las zonas rurales, estructuralmente excluidas de derechos culturales acordes con sus propias concepciones y procesos. Se habla por ejemplo, de las tradiciones y aspectos característicos de cultura rural y de los procesos barriales, porque son el barrio y la vereda, los ámbitos privilegiados de construcción cultural. De este modo, la predominancia de la mirada poblacional (campesinos y grupos étnicos) y de sectores sociales (mujeres, jóvenes adultos mayores), adscritos a esos ámbitos se toma clave a la hora de pensar en estrategias de fortalecimiento cultural en la localidad, Las características culturales de la localidad quinta se hayan determinadas por aspectos como la configuración territorial y por sus rangos socios económicos.

Nivel educativo.

Durante el periodo 2008-2013 las proyecciones de población indican que la Población en Edad Escolar (PEE), es decir, aquella que se encuentra entre los 5 y los 17 años de edad ha venido decreciendo en valor absoluto para el total de la ciudad y para muchas de sus localidades, sin embargo, la Localidad de Usme experimenta un crecimiento de la PEE. El porcentaje de participación dentro del total de la población en 2008 representaba el 28.52%, en el 2011 representa 26.98% y para el 2013 representará el 26.44%

Salud y transporte

Actualmente la mayoría de la población tiene una cobertura por el SISBÉN, se han visto beneficiadas por el Sistema Integrado de Transporte Público, la mayoría de las familias cuenta

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con los servicios básicos como lo son : el agua y la luz, en algunos carecen de gas natural y teléfono.

Demanda efectiva de la localidad por grado. Año 2013

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DOFA

A través del diagnóstico que se le realizo a la Fundación Facilitadores de Vida y a las variables externas se determinaron estrategas por medio del análisis DOFA, las cuales nos ayudaran a alcanzar los objetivos plantados en el proyecto.

DOFA

DEBILIDADES (D):

 Carece de programas de financiamiento.

 Los costos y gastos no son cubiertos en su totalidad por los ingresos.

 Su estructura administrativa carece de personal.

 Carece de tecnología para el desarrollo de programas (computadores, maquinaria y herramienta).

 No hay prestaciones sociales.

 No se tiene estructurado un plan de mercadeo

 Poco reconocimiento ya que no se ha hecho plan de mercadeo.

 La cantidad de intermediarios en la organización

FORTALEZAS (F):

 Cuenta con personal calificado para el desarrollo de las actividades.  La contadora se encuentra en la fundación hace 5 años.  Infraestructura locativa, administrativa y legal.

 Recurso humano calificado.

 Respaldo del banco Arquidiocesano de alimentos.

 Promover en las familias la mentalidad de colaboración y apoyo con sus hijos.

OPORTUNIDADES (O):  Convenio con pastoral social  Alianzas con instituciones de apoyo  ESTRATEGIAS (DO):

 Establecer programas y proyectos que ayuden al sostenimiento financiero de la fundación.

 Elaborar un plan estratégico de la fundación (Misión, Visión, Objetivos generales y específicos) ya que no cuenta con esta información.

 Elaborar comunicados a través de diferentes medios de comunicación, para la invitación de familias de ingresar a la fundación, con ayuda de parroquias cerca donde está ubicada la fundación. ADMINISTRATIVO ESTRATEGIAS (DO):  Demostrar solidez en el seguimiento de los proyectos que realizan

AMENAZAS :  Crisis económica  La fuente de ayuda son escazas en el sector ESTRATEGIAS (DA):  Concientizar a la comunidad en la ayuda a la fundación,

 Buscar alianzas y trabajar de llave con estas. ESTRATEGIAS (FA):  Mantener la organización en la fundación  Mantener vinculada la comunidad en los

programas que brinda la fundación.

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PROPUESTA O PLAN DE MEJORAMIENTO

A través del diagnóstico que se le realizo a la Fundación Facilitadores de Vida nos permitió realizar una restructuración al área administrativa y contable de la fundación, se logró realizar un manual de funciones y un organigrama acorde a las prioridades y las necesidades de la Fundación.

La solvencia económica, con la que cuenta actualmente la Fundación Facilitadores de Vida es limitada. Por ello presentamos la siguiente propuesta que ayudara a solventar dicho problema. En primera instancia se realizó un análisis administrativo y financiero de la fundación. Se revisó el manejo directivo, administrativo, y operativo para así poder mejorar y ajustar los procesos que le permitan a la fundación mantener su objeto social ante la población.

Conociendo de primera mano el déficit financiero que se observó en el análisis de los estados financieros actualizados. Se desarrollaron planes que contribuyen a generar recursos para el sostenimiento de la fundación, así mismo nuestro deber es orientar a los directivos de la fundación para que siga encaminada en el cumplimiento de su objeto social. (Ver anexo (1))

El anexo No. 1: se realizó una entrevista a la Representante legal y fundadora de Facilitadores

de Vida, la Sr. Diana Cecilia Sánchez, la cual nos sirvió como punto de partida para la implementación del plan de mejoramiento, llevando a cabo el plan estratégico y la sistematización de la contabilidad, a través de la revisión y evaluación de la información financiera como también de la situación administrativa actual de la Fundación.

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Facilitadores de Vida Página 37 ENTREVISTA

ENTREVISTADA Diana Cecilia Sanchez

Representante Legal

PREGUNTA RESPUESTA ANALISIS

¿Qué tiempo lleva en funcionamiento la Fundación Facilitadores de Vida?

R//. “La Fundación ha venido trabajando aproximadamente desde el 2.006, básicamente con proyectos muy mínimos desarrollados con la comunidad de acá de la localidad de Usme.”

Por los años que lleva en funcionamiento la Fundación, se puede reflejar que tiene cierto reconocimiento, sin embargo no ha sido el esperado por parte de la representante legal, debido a que el tiempo que se le dedica a la misma es muy corto y esto no permite el crecimiento esperado de esta.

¿Con qué población trabaja directa o indirectamente la Fundación?

R//. “Básicamente la Fundación trabaja con niños entre edades de 0 a 14 años y familias de nuestra comunidad.”

La Fundación al trabajar con esta población tiende a limitarse un poco, dado a que no existen alianzas de aprendizaje con otras fundaciones, alcaldías, parroquias, etc., donde se fomente tanto el aprendizaje como el crecimiento y reconocimiento de la Fundación.

¿Qué actividades o programas ha desarrollado la fundación?

R//. “En los años que ha venido trabajando la fundación hemos realizados varios programas como han sido:

-Arte-sano

-Centro de alto rendimiento y cuidado infantil

-Mundo de colores

Esta pregunta es de vital importancia dado al grado de complejidad de los diferentes proyectos, sin embargo por falta de tiempo y de recursos no ha sido posible la implementación continua de los

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Facilitadores de Vida Página 38 -Que genios

Además también organizamos basares, rifas, eventos en los cuales se busque la integración de la comunidad, en ocasiones es tanto el auge de personas que no nos alcanza los alimentos y/o objetos que se tengan para tal fin. Algunas de las madres cabeza de hogar participan llevando alimentos como natillas, arroz de leche, gelatinas, esto para su venta y ganancias tanto para la fundación como para ellas…”.

mismos, siendo que en primer lugar fortalecen el crecimiento de la comunidad y a su vez el reconocimiento de la Fundación como un motor indispensable para la comunidad.

¿Con que recursos trabaja la fundación?

R//. “… Pues inicialmente se empezó trabajando con recursos propios, pasado el tiempo obtuvimos contacto con unos amigos de nuestra niñez que les agrado el proyecto y pues mensualmente donan y nos colaboran con recursos, estos mismos los invertimos ya sea en mercados o algunos materiales necesarios para algunas actividades que tengamos con la comunidad, sin embargo por nuestras obligaciones y nuestro trabajo, no hemos podido dedicar el tiempo necesario para fomentar más actividades y así generar recursos para la fundación…”

Como se ha visto y reflejado en las preguntas anteriores uno de los factores que influye de manera directa son los recursos, dado a que los pocos dineros que se alcanzan a recaudar son para el sostenimiento de la misma (arriendos, servicios públicos, entre otros) y no existe otras fuentes que impulsen el crecimiento y desarrollo de la misma.

¿Cómo es el manejo contable de los recursos que recibe la Fundación?

R//. “ … No tenemos ningún manejo contable, todo se hace a través de la contadora, quién es la que maneja esta parte, sin embargo a ella le entregamos los diferentes recibos como: gasolina, compra de materiales, compra de refrigerios para las diferentes actividades, pago de arriendo, pago de servicios, entre otros, pero como tal un manejo contable no llevamos y es por esto que se hace

Se hace necesario un mayor control y manejo de los recursos, dado que en algunas ocasiones o casi siempre son los Fundadores los que directamente con recursos propios sostienen los gastos que genera la Fundación. A pesar de que existe la figura de un contador, se hace necesario que

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Facilitadores de Vida Página 39 necesario que se implemente un archivo o

plantilla para manejar un flujo de caja diario para tener un control propio de los diferentes gastos que generemos como fundación, para así darle un mejor manejo a los recursos con los cuales trabaja la fundación…”

los Representantes Legales tengan el conocimiento de los recursos que entran y salen de la Fundación.

¿Actualmente la Fundación cuenta con una planeación estratégica (misión, visión, objetivos generales y específicos)?.

R//”… Actualmente no contamos con esta planeación, dado a que la gran parte de nuestro tiempo la dedicamos al desarrollo de nuestras actividades diarias evitando planear una visión, misión y unos objetivos, simplemente nos dedicamos a la prestación del servicio como fundación…”

El factor principal que se sustenta es la falta de tiempo por parte de los fundadores debido a sus múltiples ocupaciones diarias que se tienen fuera de la Fundación ocasionando debilidad en la planeación estratégica.

¿Cuál es el proceso administrativo actual que maneja la fundación, se tiene un organigrama de la Fundación?

R//. “… Dentro de la Fundación no manejamos un proceso administrativo dado a que todo son conocimientos empíricos y de lo que nosotros sabemos y manejamos en nuestros trabajos cotidianos, sin embargo como fundadores de Facilitadores de Vida es de vital importancia desarrollar dicho proceso ya que esto nos abre diferentes puertas para recibir el apoyo de otras entidades como alcaldías, parroquias, entre otros., Por otra parte no contamos con una estructura organizacional que permita dar a conocer las funciones y deberes de cada cargo…”

Esta pregunta es importante dado a que las principales funciones dentro de esta son desarrolladas por los fundadores, es decir, labores administrativas, contables y de proyectos no son asignadas a un personal, sino que son ellos quienes toman la vocería y desarrollan la mayoría de las actividades.*********

¿Con cuántas familias cuenta hoy en día la fundación’

R//. “Hoy en día trabajamos aproximadamente con aproximadamente 20 a 25 familias, sin embargo estas varían dependiendo del tipo de actividad que haga la fundación, dado a que alguno proyectos van enfocados a ciertos tipos de edades y pues no se puede hacer partícipe

Se sustenta que en la actualidad la Fundación trabaja con estas familias, sin embargo se tiene previsto a futuro trabajar con más de 25 familias en la localidad, lo que conlleva a percibir más recursos y poder

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Facilitadores de Vida Página 40 siempre a las mismas 20 o 25 familias…”. buscar el reconocimiento de la

Alcaldía Local para proyectos futuros

¿Actualmente con que entidades cuenta o se apoya directa o indirectamente la Fundación?

R//. “Hoy en día se cuenta principalmente con el apoyo del Banco Arquidiocesano de Alimentos, estos nos proveen alimentos no perecederos y perecederos a un bajo costo, estos nos sirven para dar refrigerios a los niños… sin embargo las ayudas son muy pocas dado a que en la localidad el apoyo que reciben las fundaciones es muy mínimo…”.

Se evidencia que hace falta la búsqueda de alianzas estratégicas que generen el desarrollo y crecimiento de la Fundación, dándose a conocer no solo en la Localidad de Usme sino también en localidades aledañas.

¿Qué tipo de ingresos percibe la Fundación para su sostenimiento?

R//. “Los ingresos que se reciben dentro de la Fundación son a causa de donaciones por parte de terceros, actividades recreativas como; rifas, bazares, talleres, venta de anchetas, etc., en las cuales se recaudan fondos para así fomentar el desarrollo de nuevos proyectos…”

Se hace necesario que la Fundación sea constante en el desarrollo de proyectos, es decir, que el tiempo de ejecución de los mismos sean más prolongados con el fin de recibir más recursos y generando más rentabilidad para actividades futuras.

Fuente: Autores

Análisis general entrevista

La encuesta nos muestra que las familias necesitan apoyo económico y un acompañamiento social, ya que la mayoría de familias son conformadas por madres o padres cabeza de hogar. La fundación Facilitadores de Vida ha venido ayudando a estas familias con el apoyo del banco de alimentos y el gobierno, pero es necesario que haya una mayor participación en los planes que la fundación realiza por parte de la comunidad; se puede evidenciar que en la actualidad no existe

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una planeación estratégica ni un control contable adecuado que permita visualizar el manejo de los recursos que ingresan a la Fundación.

El éxito de una organización depende de su estructura y que tan sólida sea, debe existir una misión, visión, objetivos estratégicos y metas establecidas, para tener claro donde se quiere llegar. La propuesta consistió en brindar un soporte administrativo y contable con la problemática actual de la fundación, con el objetivo de que la misma, en un plazo a cinco años consiga obtener la solidez necesaria en estas áreas para ser una organización auto-sostenible.

Es así que, durante la ejecución del proyecto, se tienen como metas alcanzadas la elaboración la sistematización de la contabilidad a partir de: formatos de recibo de caja, formatos de comprobante de egreso y hoja de libro contable. En cuanto a la parte administrativa se planteó la Misión, Visión, elaboración de un plan estratégico para llevar a cabo la planeación, organización, dirección y control de la misma. Los cuales se describen detalladamente en el siguiente documento.

Plan de mejoramiento administrativo de la fundación facilitadores de vida.

Es importante desarrollar en la Fundación Facilitadores de vida un sistema administrativo que permita una estructura operacional viable acorde a su misión, visión y objetivos; para tal efecto es fundamental determinar un plan estratégico.

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En este punto deben desarrollarse varios aspectos que proporcionen a la fundación herramientas adecuadas para el mejoramiento del plan estratégico, para tal efecto se determinan los elementos organizacionales y la nueva estructura organizacional las cuales plantearon así:

Según la actividad en la cual está enfocada la fundación “Facilitadores de Vida” se planteó lo siguiente:

Misión: Brindar un acompañamiento integral, facilitando los procesos de vida de la familia,

aportando las herramientas necesarias para cumplir con el propósito por el cual Dios lo ha creado y de esta manera sirva a la sociedad a la que pertenece.

Visión: en los próximos 5 años, seremos reconocidos como un organismo que promueve el

desarrollo y proceso integral de la familia, construyendo estrategias y alianzas a nivel nacional e internacional.

Objetivo General de la Fundación

Buscar que cada persona que hace parte de esta gran familia de la Fundación Facilitadores de Vida este nivelado tal cual Dios lo determino, espíritu, alma y cuerpo, con el fin de llevar a cabo los diferentes proyectos, desarrollando sus habilidades para el fomento de planes de educación como capacitaciones, foros, cursos, con el fin de impulsar el desarrollo de las diferentes comunidades que reciben el apoyo de la fundación.

Objetivos Específicos de la Fundación

 Mejorar el conocimiento de las familias que integran nuestra fundación por medio de cursos y talleres, con el fin de garantizar que nuestra población sea educada formalmente.

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 Lograr empalmar las ayudas que nos brinda el estado a nivel de salud, a las familias que hacen parte de la fundación Facilitadores de Vida.

 Brindar apoyo a nivel laboral a la medida de las posibilidades.

 Orientar a los padres de familia sobre la manera adecuada de brindarle a sus hijos el apoyo necesario para el desarrollo de las capacidades motrices y de aprendizaje que les ayudara a tener una mejor calidad de vida.

Estructura organizacional:

La estructura organizacional está basada en las diferentes aéreas que componen a la Fundación, así mismo se propuso un nuevo esquema con el fin de dar cierta forma estructural a la misma, dado que algunos roles dentro de ella no están lo suficientemente apoyadas, por lo cual, de esta forma se busca organizar y supervisar cada una de las áreas con sus respectivos responsables. (Ver Gráfico 1)

(Gráfico 1) Organigrama propuesto Fundación Facilitadores de Vida.

Fuentes: Autores JUNTA DIRECTIVA Representante Legal Contador Revisor Fiscal Administrador Auxiliar Administrativo Auxiliar Contable Coordinador de Proyectos y Desarrollo Asistente

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Con esta estructura organizacional se recomienda la creación del puesto de auxiliar contable, ya que es de valiosa ayuda tener una persona que este constantemente ingresando la información al sistema contable, todo bajo la supervisión del contador. Se excluyen diferentes niveles que no aportan en nada a la Fundación, se crea un organigrama sencillo, pero funcional. Por otra parte está el auxiliar administrativo, quién es el soporte para el Administrador en temas netamente del cargo, evaluando procesos y desarrollando estrategias de mejoramiento continuo para la Fundación siempre con el aval del Administrador. Y por último está el asistente de Proyectos y Desarrollo quién será el soporte al jefe de área con el fin de llevar a cabo los proyectos de una forma eficiente, cumplida y a su vez a satisfacción tanto de la comunidad como de la Fundación.

Análisis de los procesos y procedimientos de la fundación facilitadores de vida

La fundación ha desarrollado procesos y procedimientos de acuerdo a las variables estratégicas, misionales y de apoyo. Pero su ejecución ha sido deficiente, debido a que los socios de la Fundación no han tenido el completo compromiso con ella. Al observar que la Fundación no tiene una planeación estratégica por consiguiente no hay Misión, Visión, Objetivos estratégicos ni manual de funciones, tampoco tienen un seguimiento por parte de la dirección. Actualmente la Fundación ha tenido problemas, ya que la carga administrativa se ha concentrado en dos personas y no hay delegación de funciones a los directivos y socios de la fundación.

Observamos que la documentación no se encuentra ordenada, ni calificada, por tanto es necesario implantar un formato que tenga las características y la información necesaria para el desarrollo de los procesos y los procedimientos.

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Nuestro Plan de Mejoramiento permitirá que los procesos, procedimientos y funciones le permitan a la Fundación Facilitadores de Vida mejorar las siguientes etapas del proceso administrativo.

1. Planear actividades y funciones del personal administrativo y operativo 2. Organizar el grupo humano para la ejecución de diferentes actividades 3. Dirigir para el logro de los objetivos tanto individuales como grupales.

4. Controlar con el fin de identificar como están realizando las funciones asignadas. 5. Retroalimentar al grupo de trabajo y encaminarlo apropiadamente.

Luego de recopilar todos los procesos que tiene la Fundación Facilitadores de Vida y llegar a un análisis general de los mismos, desarrollamos los siguientes procesos, con el formato propuesto para los mismos teniendo en cuenta la definición de proceso como una serie de actividades secuenciales e interdependientes orientadas a satisfacer una necesidad; por medio de este análisis se establecieron responsabilidades, que lograran dar la importancia a cada actividad y responsabilidad en el trabajo.

Propuesta manual de funciones para la fundación facil itadores de vida

A continuación presentamos los manuales de funciones de los diferentes niveles y cargos administrativos de la Fundación Facilitadores de Vida.

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 Manual de funciones Contador Público

MANUAL DE FUNCIONES Identificación del Cargo

Nombre del Cargo Contador

Dependencia Contabilidad

Número de Cargos 1

Reporta a (nombre del cargo) Representante Legal. Junta Directiva y Revisor Fiscal

Requisitos del Cargo

Requisitos de Formación Título en Contaduría Pública

Requisitos de Experiencia Cinco (5) años de experiencia profesional relacionada

Objetivo Principal

Esta persona es la encargada de presentar reportes contables mensuales y semestrales a la junta directiva, representante legal y revisor fiscal en temas relacionados con utilidades, ganancias, generación de recursos, entre otros, además de los que se le delegue por parte de la Junta

Directiva y Representante Legal, siempre y cuando sea acorde a sus funciones. Reportar al Representante Legal, a la Junta Directiva, Revisor Fiscal a los líderes de los comités,

al Estado en materia impositiva y a los organismos de Control. Dirigir y promover las actividades propias del objeto social de la Fundación.

Funciones Esenciales

1. Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera. 2. Llevar los libros mayores de acuerdo con la técnica contable.

3. Preparar y presentar informes sobre la situación financiera de Facilitadores de Vida que

exijan los entes de control y mensualmente entregar al Representante Legal, un balance de comprobación.

4. Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con sus correspondientes

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Facilitadores de Vida Página 47 5. Asesorar al Representante Legal y a la Junta Directiva en asuntos relacionados con el cargo,

así como a toda la Fundación en materia de control interno.

6. Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con el fin de atender

los requerimientos o solicitudes de información tanto internas como externas.

7. Presentar los informes que requiera la Junta Directiva, el Representante Legal, el Comité, el

Revisor Fiscal, en temas de su competencia.

8. Las demás que le asignen los Estatutos, reglamentos, normas que rigen para las

organizaciones sin ánimo de lucro.

 Manual de funciones Administrador

MANUAL DE FUNCIONES Identificación del Cargo

Nombre del Cargo Administrador

Dependencia Administrativa

Número de Cargos 1

Reporta a (nombre del cargo)

Representante Legal, Junta Directiva

Requisitos del Cargo

Requisitos de Formación Título en Administración de Empresas, Administración Pública o Ingeniería Industrial

Requisitos de Experiencia Dos (2) años de experiencia profesional relacionada

Objetivo Principal

Es la persona encargada de cumplir con las diferentes tareas que se le asignen en cuanto a labores administrativas, estas tareas serán determinadas por la Junta Directiva principalmente, encargándose además de llevar una planeación, organización, dirección y un control de la Fundación; elaborando reportes mensuales donde refleje los resultados obtenidos.