INFORME DE PROCESOS. Compras CPEIP

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INFORME DE PROCESOS

Compras CPEIP

Ref.: PR-Proceso de Compras-01

Versión 01

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INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO

Tipo: PR: ProcesoCompras CPEIP

Área: Centro de Perfeccionamiento, Experimentación e Investigaciones Pedagógicas (CPEIP)

Número: 01

Asunto: Modelo de ProcesosCompras CPEIP

Elaborado por: Felipe Orduña _{Área de Iniciativas y Nuevos Proyectos TI} Coordinación Nacional de Tecnología

Validado por

Patricio Mendez

Encargado Sub Unidad Compras-CPEIP

Validado por Rocio González

Coordinadora Unidad Juridica-CPEIP

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Tabla de Contenidos

1 INTRODUCCIÓN ... 4 1.1 PROPÓSITO ... 4 1.2 ALCANCE ... 4 1.3 DEFINICIONES ... 5 2 MODELO DE NEGOCIO ... 7

2.1 MAPA DE PROCESOS CPEIP(NIVEL 0) ... 7

3 PROCESO COMPRAS CPEIP (NIVEL 1) ... 9

3.1 CATALOGACIÓN DE PRODUCTOS ... 12

3.2 TRATOS DIRECTOS INFERIORES A 3UTM ... 15

3.3 TRATOS DIRECTOS ENTRE 3 A 10UTM ... 18

3.4 TRATOS DIRECTOS SUPERIORES A 10UTM ... 22

3.4.1 Gestión de Cluster ... 27

3.5 ADQUISICIÓN A TRAVÉS DE CONVENIO MARCO INFERIOR A 1.000UTM(NIVEL 3) ... 30

3.6 GRAN COMPRA POR CONVENIO MARCO ... 33

3.6.1 Gestión de Cluster ... 38

3.6.2 Elaboración de acto administrativo (Contrato) ... 41

3.7 LICITACIONES... 44

3.7.1 Elaboración Bases de Licitación ... 47

3.7.2 Cluster y Aprobación de las bases de licitación ... 50

3.7.3 Publicación Bases de Licitación ... 55

3.7.4 Etapa de preselección ... 57

3.7.5 VisitaTécnica ... 59

3.7.6 Gestión de consultas y respuestas ... 61

3.7.7 Recepción de Garantias de seriedad exigidas por las bases. ... 63

3.7.8 Apertura de ofertas y evaluación ... 65

3.7.9 Tramitación acto administrativo que aprueba adjudicación ... 68

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1 Introducción

Para el éxito en la gestión institucional, es indispensable que las organizaciones realicen oportunamente cada una de las actividades y programas para alcanzar los objetivos y metas propuestos.

Una condicionante fundamental para la realización de las distintas actividades planificadas es la disponibilidad de los recursos económicos que financian los insumos de los productos, bienes o servicios necesarios, en las cantidades y oportunidad con que se requieren para la correcta realización de aquellas.

Para lo anterior, entonces resulta necesario que el “Proceso de Compras” correspondiente se realice con eficiencia en cada una de las instancias que estén involucradas en el mencionado proceso.

El proceso de comprasse define como el conjunto de actividades que busca resolver un requerimiento, a través de la compra o contratación de bienes o servicios. Este proceso se inicia con la definición del requerimiento y finaliza con la recepción y pago del bien o servicio adquirido.

En este informe se darán a conocer los diferentes procesos, procedimientos, documentación e identificación de las responsabilidades de cada una de las unidades organizacionales que participen en el proceso de adquisiciones. El proceso fue levantado considerando las distintas normas (leyes, decretos e instructivos) que rigen las adquisiciones en la Administración Pública, de manera de cuidar la juridicidad del proceso de adquisiciones y como consecuencia de lo anterior, mejorar la expedición y oportunidad con que deben realizarse los pagos a los proveedores.

1.1 Propósito

Este documento tiene por objetivo presentar las normas y describir los procedimientos de adquisiciones para mejorar la eficiencia, calidad y transparencia de los procesos de compras y contrataciones que realiza la sub Unidad de Compras del Centro de Perfeccionamiento, Experimentación e Investigaciones Pedagógicas –en adelante CPEIP-, así como fortalecer el acceso a mayor y mejor información e idoneidad de los procesos.

1.2 Alcance

Los proceso que serán abordados en este documento son: 1. Catalogación de Productos.

2. Tratos directos menores a 3 UTM. 3. Tratos directos entre 3 a 10 UTM. 4. Tratos directos superiores a 10 UTM

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5. Adquisición a través de Convenio Marco inferior a 1.000 UTM 6. Gran compra por convenio Marco

7. Licitaciones

1.3 Definiciones

Para una mejor comprensión del documento, a continuación serán descritos algunos conceptos claves de compras.

Clúster: instancia de interacción de un equipo multidisciplinario de profesionales, designados por las

jefaturas correspondientes de los programas y secciones involucradas, con el objetivo de aprobar de antecedentes fundantes de la contratación que cumplan con los requisitos mínimos establecidos en Ord. 91 de 2009, de la División de Administración General y desarrollar, bases, intenciones de compra o términos de referencia que sirvan de insumo para la la compra de bienes y/o contratación de servicios para el CPEIP, definiendo la forma de contratación y los antecedentes necesarios para ello.

Todas las Compras y Contrataciones que sean llevadas a cabo por la Sub unidad de compras y Unidad Jurídica del CPEIP requieren de clúster, salvo las compras menores a 1.000 UTM a través de convenio marco, los tratos directos inferiores a 10 UTM y la compra de pasajes aéreos que se realicen por convenio marco.

Para la solicitud de clúster, un funcionario de la Subunidad de Compras del CPEIP, solicitará la asistencia a clúster de los integrantes designados para estos efectos. Lo anterior a través de correo electrónico enviado, al menos, con 2 días hábiles de anticipación a la fecha propuesta para el clúster, dirigido al Coordinador del Comité de Actos y Contratos de la División Jurídica del ministerio, adjuntando el borrador delasbases, intenciones de compra o términos de referencia que serán el antecedente para el clúster y los requisitos mínimos establecidos en el Ord. 91 de 2009, para concretar la compra o contratación.

Factura:documento tributario asociado a una orden de compra que respalda el pago, respecto de la

solicitud final de productos o servicios.

Orden de Compra / Contrato:documento de orden administrativo y legal que determina el compromiso

entre la unidad demandante y el proveedor, que tiene como función respaldar los actos de las compras o contratación respecto de la solicitud final de productos o servicios. Estos documentos son validados con la firma de los responsables del proceso en toda su magnitud, ya sea en el documento o en forma electrónica según lo establezcan los procedimientos.

Portal Mercado Público (www.mercadopublico.cl):Sistema de Información de Compras y

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de compras para realizar los procesos de Publicación y Contratación, en el desarrollo de los procesos de adquisición de sus Bienes y/o Servicios.

Proveedor:persona natural o jurídica, chilena o extranjera, o agrupación de las mismas, que puedan

proporcionar bienes y/o servicios a para el logro de resultados esperados.

Resolución: acto administrativo dictado por la autoridad competente, (subsecretario/a de Educación,

jefe/a de la DAG, jefe/a la DIPLAP, jefe/a del CPEIP, según sea el caso) que contiene una declaración de voluntad realizada en el ejercicio de una potestad pública. Los actos administrativos que emanan del ministro/a de Educación reciben el nombre de Decretos.

Bases:documentos aprobados por la autoridad competente que contienen el conjunto de requisitos,

condiciones y especificaciones, establecidos por la entidad licitante, que describen los bienes o servicios a contratar y regula el proceso de compra, adjudicación y contratación definitivo, incluyen aspectos administrativos y técnicos.

Disponibilidad Presupuestaria:Certificado de disponibilidad de recursos presupuestarios para el gasto

que irrogue la compra o contratación de bienes y/o servicios. Contiene el hito (iniciativa, actividad o acción) por el cual se extiende dicha disponibilidad, el monto máximo a pagar, el monto a pagar el año en curso, la imputación que irroga dicho gasto y los saldos presupuestarios pre y post.

Imputación: código numérico que identifica el programa asignado al gasto (ej.01), al subtitulo (ej.22), al

ítem (ej.10) y a la asignación presupuestaria (ej.002). Permitiendo declarar la disponibilidad como autorizada en la cuenta presupuestaria.

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2 Modelo de Negocio

2.1 Mapa de Procesos CPEIP (Nivel 0)

Descripción

El Centro de Perfeccionamiento, Experimentación e Investigaciones Pedagógicas (CPEIP) es el organismo del Ministerio de Educación que diseña, implementa y evalúa la política nacional de desarrollo profesional de docentes, equipos directivos y asistentes de la educación. Las principales funciones del CPEIP son reconocer los buenos desempeños de los y las docentes del sistema; evaluar su desarrollo profesional y apoyar el mejoramiento continuo de la docencia en aula, con el objetivo de mejorar la calidad de la educación en el país.

El mapa de procesos se divide en los siguientes Sub procesos:

Operacionales

1. Gestión Red Maestros de Maestros. 2. Gestión de cursos presenciales. 3. Plan formación de directores. 4. Gestión cursos a distancia. 5. Gestión inducción a docentes.

6. Comités locales de desarrollo profesional docente.

7. Formación de docentes de educación media técnico pedagógica. 8. Gestión Planes Superación Profesional.

9. Formación de asistentes de la educación. 10. Asignación de excelencia pedagogía.

11. Asignación variable de desempeño individual. 12. Asignación de desempeño colectivo.

13. Gestión evaluacióninicia. 14. Evaluación de cursos. 15. Evaluación docente. 16. Evaluación de directivos.

Estratégicos

1. Diseño de la política nacional de docentes y directivos. 2. Marco para la buena dirección.

3. Estándares orientadores de la formación inicial docente. 4. Marco para la buena enseñanza.

Apoyo

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2. Registro público nacional de perfeccionamiento. 3. Registro de menciones.

4. Planificación y control de gestión CPEIP. 5. Gestión de acreditación institucional. 6. Administración.

7. Gestión Jurídica.

8. Gestión de comunicaciones. 9. Compras.

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3 Proceso Compras CPEIP (Nivel 1)

Descripción

El Centro de Perfeccionamiento, Experimentación e Investigaciones Pedagógicas (CPEIP) es el organismo del Ministerio de Educación que diseña, implementa y evalúa la política nacional de desarrollo profesional de docentes, equipos directivos y asistentes.

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Ficha de Proceso de Compras CPEIP

1.1 Proceso Compras CPEIP Versión _1.0 Fecha _{Febrero 2015} Autor

Entradas 1.-Intención de compra Salidas 1.- Orden de Compra

Participantes

1. Subsecretaria/o de Educación. 2. Jefa/o CPEIP.

3. Secretaria/o General CPEIP. 4. Unidad Juridica CPEIP.

5. Sub Unidad de Compras CPEIP. 6. Unidad Requirente CPEIP.

7. Unidad de Planificación y Presupuesto CPEIP. 8. Proveedor.

9. Sección de Compras Nivel Central MINEDUC.

10. Comité de Actos y Contratos División Jurídica Nivel Central MINEDUC. 11. Comisión de Preselección.

12. Comisión de Selección. 13. Comisión Evaluadora. 14. Equipo Cluster

Fig. Sub proceso Descripción

Catalogación de Productos

Procedimiento mediante el cual se solicita a la Dirección de Compras y Contratación Pública, la inclusión en el catálogo electrónico ChileCompra Express, de un bien o servicio que se desea adquirir o contratar.

Tratos directos menores a 3 UTM

Mecanismo previsto en la Ley Nº 19.886, que permite, a través de la simple emisión de órdenes de compra, la adquisición o contratación dirwecta yfuera del Sistema de Información,de bienes o servicios cuyos montossean inferiores a 3 UTM.

Tratos directos entre 3 a 10 UTM

Mecanismo previsto en la Ley Nº 19.886, que permite, la adquisición o contratación directa de bienes o servicios, en caso de ser estos de valorigual o inferior a 10 UTM.

Tratos directos superiores a 10 UTM

Mecanismo previsto en la Ley Nº 19.886, que permite, en caso de concurrir alguna de las causales taxativamente previstas en el artículo 10 del D.S. Nº 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda,la adquisición o contratación directa de bienes o servicios.

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Adquisición a través de Convenio Marco inferior a 1.000 UTM

Mecanismo previsto en la Ley Nº 19.886, que permite, a través de la simple emisión de órdenes de compra, la adquisición o contratación directa de bienes o servicios que se encuentren disponiblesen el catálogo electrónico ChileCompra Express.

Gran compra por convenio Marco

Mecanismo previsto en la Ley Nº 19.886, que permite, la adquisición o contratación directa de bienes o servicios que se encuentren disponibles en el catálogo electrónico de ChileCompra Express, a través de la comunicación de la intención de compra de la entidad requirentea todos los proveedores adjudicados en el Convenio Marco para el tipo de producto requerido, con el objeto de obtener mejores condiciones de compra.

Licitaciones

Procedimiento administrativo de carácter concursal, mediante el cual se realiza un llamado público, convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.

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3.1 Catalogación de Productos

Descripción

Procedimiento mediante el cual se solicita a la Dirección de Compras y Contratación Pública, la inclusión en el catálogo electrónico Chile Compra Express, de un bien o servicio que se desea adquirir o contratar.

El proceso describe las actividades desde la Unidad Requirente elabora la solicitud de catalogación hasta que el proveedor carga los precios en el portal de Mercado Publico.

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Ficha de Proceso Catalogación de Productos

1.1 Catalogación de Productos Versión Fecha Autor

1.0 Marzo 2015

Entradas 1.-Intención de Compra Salidas

1.-Id Producto 2.-Precio Producto

Participantes

1. Unidad Requirente

2. Sub Unidad de Compras CPEIP 3. Proveedor

4. Sección de Compras Nivel Central MINEDUC

Fig. Actividad Descripción

Elaborar solicitud de catalogación

El Área Requirente, deberá completar y enviar el “Diccionario de Datos Mineduc”, formato proporcionado por Chile compra, que consiste en la ficha de catalogación del ID del curso propiamente tal, el “Descriptor” y la “Planilla de Precio Referencia” en formato digital a la Sub Unidad de Compras Enviar Solicitud

Luego el área requirente debe enviar la solicitud a la Sub Unidad de Compras.

Revisar Solicitud

La Sub Unidad de Compras debe validar la información enviada por la unidad requirente.

Informar Observaciones

En el caso que la Sub Unidad de Compras encuentre observaciones a la solicitud, debe informar a la unidad requirente.

Derivar Solicitud

La Sub Unidad de Compras CPEIP,una vez aprobada la solicitud,, derivara la solicitud a la Sección de Compras Nivel Central MINEDUC.

Recepcionar Solicitud

La Sección de Compras Nivel Central MINEDUC recepcionara la solicitudvía minuta y SGD.

Derivar Solicitud

Luego la Sección de Compras Nivel Central MINEDUC deriva la solicitud a Chile compras.

Chile compras recepciona la solicitud desde la Sección de Compras Nivel Central MINEDUC

Crear ID en Portal

Chile compras establece que una vez que recibe la información, en el formato y contenido descrito, el tiempo de paso a producción (disponible para que los proveedores pongan precio) demorará entre 3 y 10 días hábiles dependiendo de la

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cantidad de fichas. Serán 3 días hábiles siempre y cuando la cantidad de fichas enviadas no superen las 100.

Solicitar carga de precios

Una vez que esté disponible la ficha y el ID en el Convenio Marco, es decir, habilitado el curso, Chile compras enviará un mail a todas las instituciones adjudicadas en el convenio para que le pongan precio. El plazo que tienen los oferentes para poner precio al ID creado para Mineduc es de 10 días hábiles.

Cargar Precios en MP El proveedor debe cargar los precios en Mercado Publico.

Informar Carga de Precios

Luego que los proveedores cargan los precios, Mercado Publico informa el término del periodo de carga a la Sección de Compras Nivel Central MINEDUC.

Derivar Información

La Sección de Compras Nivel Central MINEDUC Informa a la Sub Unidad de compras el término del proceso de carga de información.

Informar carga de precios

La Sub Unidad de compras es la encargada de informar a la Unidad Requirente que los precios están cargados en el portal.

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3.2 Tratos Directos Inferiores a 3 UTM

Descripción

Mecanismo previsto en la Ley Nº 19.886, que permite, a través de la simple emisión de órdenes de compra, la adquisición o contratación directa y fuera del Sistema de Información, de bienes o servicios cuyos montos sean inferiores a 3 UTM.

El proceso describe las actividades desde la Unidad Requirente solicita las cotizaciones, hasta que es generada la orden de compra.

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Ficha de Proceso Tratos Directos Inferiores a 3 UTM

1.1 Sub proceso Trato Directos Inferiores a 3 UTM

Versión Fecha Autor

1.0 Febrero 2015

Entradas 1.-Intención de Compra

2.-Cotizaciónes

Salidas

1.-Orden de Compra

2.-Informe Recepción Conforme

Participantes

6. Jefa/e de Unidad de Planificación y Presupuestos CPEIP 7. Sub Unidad de Compras CPEIP

8. Proveedor

Solicitar cotizaciones

La Unidad Requirente debe solicitar cotizaciones a los proveedores que estén inscritos y hábiles en el registro de proveedores o bien, solicitar, en caso de que no lo estén, que se inscriban y se habiliten.

Generar Cotización El proveedor Genera Cotización.

Enviar Cotizaciones

Luego el proveedor debe enviar la cotización a la Unidad Requirente.

Elaborar Cuadro Comparativo

La Unidad Requirentedebe elaborar un cuadro comparativo de las cotizaciones enviadas por los proveedores.

Enviar Formulario o Minuta de requerimiento

La Unidad Requirente debe Solicitar el documento de disponibilidad presupuestaria al Jefa/e de Unidad de Planificación y Presupuestos CPEIP.

Evaluar Disponibilidad presupuestaria

La Jefatura de la Unidad de Planificación y Presupuesto CPEIP debe evaluar la disponibilidad presupuestaria.

En el caso que no exista disponibilidad presupuestaria o se solicite mayor información, la Jefatura de la Unidad de Planificación y Presupuesto CPEIP debe informar sus comentarios a la Unidad Requirente.

Autorizar disponibilidad presupuestaria

Una vez aprobada la disponibilidad presupuestaria, la jefatura de Planificación y Presupuesto CPEIP debe emitir un documento de disponibilidad presupuestaria y enviarla a la Unidad Requirente.

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Enviar Solicitud de Compra

La Unidad Requirente recibe el documento de disponibilidad presupuestaria, luego genera la solicitud de compra y la envía a la Sub Unidad de Compras.

Registrar Solicitud de compra

La Sub Unidad de Compras es responsable de registrar la solicitud de compras.

Evaluar Solicitud de compra

Se verifica que venga la minuta conductora con:  Certificado de disponibilidad presupuestaria  3 cotizaciones

 Cuadro comparativo  Habilidad del proveedor.

Si falta alguno de los documentos, no se recibe el expediente de solicitud, hasta que esté completo

Solicitar Información

En el caso que la Sub Unidad de Compras no valide la solicitud de compras, debe enviar los comentarios a la Unidad Requirente.

Asignar a Ejecutivo de compras

En el caso que la Sub unidad de Compras valide la solicitud de Compras, debe asignar un ejecutivo.

Generar Orden de Compra

El Ejecutivo de Compras es el Responsable de generar la orden de Compra a través de la plataforma de Mercado Publico.

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3.3 Tratos directos entre 3 a 10 UTM

Descripción

Mecanismo previsto en la Ley Nº 19.886, que permite, la adquisición o contratación directa de bienes o servicios, en caso de ser estos de valor superior a 3 UTM e igual o inferior a 10 UTM

El proceso describe las actividades desde la Unidad Requirente elabora el TDR, hasta que es generada la orden de compra.

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Ficha de Proceso Tratos directos entre 3 a 10 UTM

1.1 Tratos directos entre 3 a 10 UTM Versión Fecha Autor

1.0 Febrero 2015

1.-Orden de Compra

Participantes

1. Proveedor

2. Unidad Requirente CPEIP

3. Unidad de Unidad de Planificación y Presupuestos CPEIP 4. Subunidad de Compras CPEIP

5. Unidad Jurídica CPEIP

Elaborar TDR La Unidad Requirente debe elaborar un TDR especificando los requerimientos de la compra.

Solicitar cotizaciones o certificado de proveedor único

Una vez elaborado el TDR la Unidad Requirente debe solicitar cotizaciones a los proveedores o un certificado de proveedor único (de acuerdo a la causal de trato directo que se invoque).

Generar Cotización

El proveedor genera las cotizaciones o certificado de proveedor único del bien o servicio.

Enviar Cotizaciones o certificado

Luego el proveedor debe enviar por correo electrónico los documentos.

Elaborar Cuadro comparativo

Cuando la Unidad Requirente recepciona las cotizaciones o certificado de proveedor único, debe elaborar un cuadro comparativo con la información.

Luego de elaborar el cuadro comparativo, la Unidad Requirente debe enviar el formulario o Minuta de requerimiento, solicitando la autorización de disponibilidad presupuestaria.

La Unidad de Planificación y Presupuestos CPEIP es responsable de evaluar la disponibilidad presupuestaria.

Autorizar Disponibilidad Presupuestaria

En el caso la Unidad de Planificación y Presupuestos CPEIP apruebe la disponibilidad presupuestaria, enviar una minuta autorizando la compra.

Rechazar Disponibilidad Presupuestaria

Si el resultado de la evaluación presupuestaria es rechazado, la Unidad de Planificación y Presupuestos CPEIP debe comunicar mediante minuta a la Unidad Requirente.

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Enviar solicitud de trato directo

Una vez que la Unidad Requirente recibe la aprobación de disponibilidad presupuestaria, envia la solicitud del trato directo a la Sub Unidad de Compras.

Registrar Solicitud de trato directo

La Sub Unidad de Compras debe registrar la solicitud enviada por la Unidad Requirente.

Evaluar Solicitud de trato directo

La Sub Unidad de Compras debe evaluar los antecedentes de la compra.

Uno de los antecedentes a revisar es que el producto no se encuentre en el catálogo de convenios marcos Chilecompra Exprés.

Informar causales de rechazo

En el caso que algún antecedente no cumpla con los requisitos del trato directo, se debe informar a la Unidad requirente las causales del rechazo.

Emitir Certificado de Inexistencia

En el caso que los antecedentes de la compra sean validados, la Sub Unidad de compras debe emitir un certificado de inexistencia del bien o servicio en el portal de Mercado Publico.

Luego de emitir el certificado, se debe asignar a un encargado de la compra.

Elaborar expediente SGD

El Encargado debe crear un expediente en SGD con los documentos de la compra.

Solicitar acto administrativo

Una vez creado el expediente en SGD, el Ejecutivo de compras debe solicitar la elaboración del acto administrativo que aprueba el trato directo a la Unidad Jurídica CPEIP.

Evaluar expediente

La Unidad Jurídica debe revisar los antecedentes de la compra, para validar que cumplan con los requisitos legales.

Informar causales de rechazo

En el caso que la Unidad Jurídica no apruebe los antecedentes de la compra, debe informar a la Unidad requirente y Sub unidad de compra el motivo del rechazo o datos faltantes.

Elaborar acto administrativo

Si la Unidad Jurídica CPEIP valida los antecedentes de la compra, debe elaborar el acto administrativoque aprueba el trato directo.

Solicitar visación Una vez elaborado el acto administrativo, debe enviar el documento para que sea visado por las autoridades

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competentes.

Visación y firma de autoridades competentes.

EL Sub proceso de Visación y firma de autoridades componentes tiene como objetivo aprobar el acto administrativo.

El documento debe ser visado por : 1.- Abogado redactor.

2.- Coordinador/a Unidad Juridica. 3.- Secretaria/o General CPEIP. 4.-Jefa/e CPEIP.

Y firmado por Jefa/e DAG. Recepcionar copia de acto

administrativo totalmente tramitado

La Unidad Jurídica CPEIP recepciona el acto administrativo totalmente tramitado y lo deriva a la Sub Unidad de Compras.

Enviar copia de acto administrativo

La Sub Unidad de compras deriva el acto totalmente tramitado a la Unidad Requirente.

Solicita generar orden de compra

Una vez que la Unidad requirente recibe el acto administrativo totalmente tramitado, debe solicitar la emisión de la orden de compra a la Sub Unidad de Compras.

Generar orden compra

La Sub unidad de compras, debe ingresar a la plataforma de Mercado Publico para generar la orden de compra.

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3.4 Tratos directos superiores a 10 UTM

Descripción

Mecanismo previsto en la Ley Nº 19.886, que permite, en caso de concurrir alguna de las causales taxativamente previstas en el artículo 10 del D.S. Nº 250, de 2004, del Ministerio de Hacienda,la adquisición o contratación directa de bienes o servicios.

El proceso describe las actividades desde la Unidad Requirente elabora el TDR, hasta que se emite la orden de compra.

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Ficha de Proceso Tratos directos superiores a 10 UTM

1.1 Tratos directos superiores a 10 UTM Versión Fecha Autor

1.0 Febrero 2015

1.-Orden de Compra

Participantes

9. Proveedor 10. Jefa/o CPEIP

11. Secretaría/o General CPEIP 12. Unidad Requirente CPEIP

13. Unidad de Planificación y Presupuesto CPEIP 14. Subunidad de Compras CPEIP

15. Unidad Jurídica CPEIP 16. Equipo Cluster

Elaborar TDR La Unidad Requirente debe elaborar un TDR especificando los requerimientos de la compra.

Solicitar cotizaciones o certificado de proveedor único

Una vez elaborado el TDR, la Unidad Requirente debe solicitar cotizaciones a los proveedores o un certificado de proveedor único (de acuerdo a la causal que funde el trato directo).

Generar Cotización

El proveedor genera las cotizaciones o certificado de proveedor único del bien o servicio.

Enviar Cotizaciones

Luego el proveedor debe enviar por correo electrónico los documentos.

RecepcionarCotizaciones o certificado

La Unidad requirente recibe las cotizaciones o certificado de proveedor único.

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Solicitar autorización compra

La Unidad requirente debe solicitar la revisiónde la compra a Secretaria/o general CPEIP.

Validar compra

Secretaria/o General CPEIP debe revisar los antecentes de la compra, en el caso que los apruebe debe solicitar la validación a la Jefatura CPEIP.

Validar compra

La Jefatura CPEIP debe revisar los antecentes de la compra, en el caso que los apruebe debe firmar la minuta de la compra.

La unidad requierente, una vez que tiene la aprobación de la compra por la Secretaria/o general y Jefatura CPEIP, debe enviar el formulario o minuta de requirimiento a la Unidad de Planificación y Presupuesto CPEIP, solicitando validar disponibilidad presupuestaria.

La Unidad de Planificación y Presupuestos CPEIP es responsable de evaluar la disponibilidad presupuestaria.

Si el resultado de la evaluación presupuestaria es rechazado, la Unidad de Planificación y Presupuestos CPEIP debe comunicar mediante minuta a la Unidad Requirente.

Autorizar disponibilidad presupuestaria

En el caso la Unidad de Planificación y Presupuestos CPEIP apruebe la disponibilidad presupuestaria, enviar una minuta de disponibilidad presupuestaria.

Enviar solicitud de trato directo

Una vez que la Unidad Requirente recibe la minutade disponibilidad presupuestaria, enviar la solicitud del trato directo a la Sub Unidad de Compras.

Evaluar Solicitud de Trato Directo

La Sub Unidad de Compras debe evaluar los antecedentes de la compra.

Uno de los antecedentes a revisar es que el producto no se encuentre disponible a través del catálago de convenios marco Chilecompra Express.

Solicitar Compra Convenio Marco

En el caso de que el bien o servicio se encentre disponible a través del catálago de convenios marco Chilecompra Express, se debe informar a la Unidad requirente las causales del rechazo y sugerir compra por medio de convenio marco.

Generar Certificado de Inexistencia

En el caso que los antecedentes de la compra sean validados, la Sub Unidad de compras debe emitir un certificado de

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inexistencia del bien o servicio en el portal de Mercado Público

Solicitar Cluster

Una vez generado el certificado de inexistencia, la Sub Unidad de compras debe solicitar cluster.

Ejecutar Cluster

El Equipo Clúster se reúne y evaluar los antecedentes para iniciar la tramitación.

Gestión de Cluster

El Sub Proceso Gestión de Clúster tiene como objetivo validar la factibilidad de proceder a la contratación por trato directo y los insumos necesarios para proceder a la contratación. Este proceso termina con la aprobación y firma del acta del clúster.

Generar Oficio Solicitud tramitación de Acto

Una vez firmada el acta del clúster, y recepcionados los antecedentes de la contratación, la Unidad Jurídica CPEIP debe generar un oficio de solicitud de tramitación del acto.

Gestion firma autoridades CPEIP

El objetivo del proceso gestión firma autoridades CPEIP tiene como objetivo validar el acto administrativo.

Debe ser firmado por : 1.-Abogado redactor.

2.-Coordinador UnidadJurídica CPEIP. 3.-Secretaria/o General CPEIP. 4.-Jefa/e CPEIP.

Luego que las autoridades CPEIP firman la solicitud del acto administrativo, la unidad juridica CEIP debe solicitar el acto administrativo.

En caso de que la contratación sea superior a 100 UTM siempre se debe solicitar la elaboración de contrato, con la excepción de aquellas contrataciones entre 100 y 1000 UTM relativas a bienes o servicios de simple y objetiva especificación

Recibir expediente de compras

La Sección de Compras Nivel Central MINEDUC recepciona la solicitud mediante SGD y minuta física con el expediente de la compra.

Derivar Expediente

Luego debe derivar la solicitud a Comité de Actos y Contratos División Jurídica Nivel Central MINEDUC.

Elaborar Contratos

En el caso que la compra sea mayor a 100 UTM y no simple u objetiva especificación, el Comité de Actos y Contratos de la División Jurídica del Nivel Central MINEDUC debe elaborar el contrato.

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Gestión de firmas de contratos

El contrato debe ser firmado por el proveedor y las autoridades competentes.

Elaboración Acto Administrativo

El Comité de Actos y Contratos División Jurídica Nivel Central MINEDUC debe elaborar el acto administrativo.

Gestión Firma de Autoridades

El Sub proceso de gestión de firma de autoridades tiene como objetivo visar el acto administrativo que aprueba el contrato.

Recepcionar acto adminsitrativo tramitado

La unidad jurídica recepciona el acto administrativo totalmente tramitado.

Enviar acto administrativo tramitado

Luego la Unidad Juridica debe enviar el acto totalmente tramitado a la Sub Unidad de Compras CPEIP.

Enviar acto adminstrativo tramitado

La Sub Unidad de Compras es la responsable de informar a la Unidad requirente que la tramitación de la compra finalizo.

Enviar solicitud de compra

Una vez que la Unidad Requirente recepciona el acto admisnitrativo tramitado, debe enviar la solicitud de emisión de la Orden de compra a la Sub Unidad de Compras CPEIP.

Emitir Orden de compra

La Sub Unidad de compras debe ingresar a la plataforma de Mercado Públicoy emitir la orden de compra.

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3.4.1 Gestión de Cluster

Descripción

El proceso gestión de Clúster describe las actividades desde que el Clúster es ejecutado hasta que el acta es firmada, por las autoridades.

Link para visualizar el Proceso

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2.1 Gestión de Clúster Versión Fecha Autor 1.0 Febrero 2015

Entradas 1.-Minuta de Clúster Salidas

1.-Acta Firmada 2.-Expediente

Participantes

1. Comité de Actos y Contratos División Jurídica Nivel Central MINEDUC. 2. Unidad Jurídica CPEIP

4. Sub Unidad de Compras CPEIP

Solicitar Validación Post Cluster

Luego de Ejecutar el Clúster, la Unidad Jurídica CPEIP debe validar previamente los acuerdos tomados en el Clúster.

Comité de Actos y Contratos División Jurídica Nivel Central MINEDUC, recibe la solicitud de validación del borrador de intención de compra revisado en clúster desde la Unidad Jurídica CPEIP.

Validar Clúster

Luego Comité de Actos y Contratos División Jurídica Nivel Central MINEDUC debe enviar la validación previa al proceso de firma del acta.

Sección de Compras Nivel Central MINEDUC, recibe la solicitud de validación del acta de clúster desde la Unidad Jurídica CPEIP.

Validar Clúster

Luego Sección de Compras Nivel Central MINEDUC debe enviar la validación previa al proceso de firma del acta.

Informar Visto Bueno

La Unidad juridica CPEIP debe informar el visto bueno del cluster a la Unidad requirente y a la Sub Unidad de Compras.

Solicitar Elaboración de expediente

La Unidad requirente debe enviar los antecedentes de la compra a la Sub Unidad de compras, solicitando la elaboración del expediente.

Elaborar Expediente

La Sub Unidad de Compras es responsable de armar el expediente con los antecedentes de la compra.

Crear Expediente en SGD

La Sub Unidad de Compras debe crear el expediente en SGD adjuntando los siguientes Documentos:

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1.-Borrador de intención de compra aprobado en clúster 2.-Disponibilidad Presupuestaria

3.-Solicitud de tramitación dela gran compra 4.-Autorización de compra mayor a 5 MM 5.-certificado de inexistencia en CM 6.-Cotizaciones

Firmar acta Luego la Sub Unidad de compras debe firmar el acta del clúster.

Firmar acta

El acta debe ser firmada por la Unidad requirente, luego derivar a la Unidad Juridica.

Firmar acta La Unidad jurídica CPEIP debe firmar el acta.

Solicitar Firma acta

Luego de firmar la Unidad Jurídica CPEIP debe solicitar la firma a Comité de Actos y Contratos División Jurídica Nivel Central MINEDUC.|

Firma acta

Comité de Actos y Contratos División Jurídica Nivel Central MINEDUC firma el acta.

Solicita Firma acta

Comité de Actos y Contratos División Jurídica Nivel Central MINEDUC debe solicitar la firma del acta a Sección de Compras Nivel Central MINEDUC.

Firmar acta Sección de Compras Nivel Central MINEDUC firma el acta.

Enviar acta firmado

Luego de la firma, la Sección de Compras Nivel Central MINEDUC envía los documentos a la Unidad jurídica CPEIP.

Recepcionar Acta firmada con expediente

Finalmente la Unidad Jurídica CPEIP recepciona el acta firmada con el expediente.

(30)

3.5 Adquisición a través de Convenio Marco inferior a 1.000 UTM

(Nivel 3)

Descripción

Mecanismo previsto en la Ley Nº 19.886, que permite, a través de la simple emisión de órdenes de compra, la adquisición o contratación directa de bienes o servicios que se encuentren disponibles en el catálogo electrónico Chile Compra Express.

El proceso describe las actividades desde la Unidad Requirente valida si el producto o Servicio está catalogado en Mercado Público, hasta que es generada la orden de compra.

(31)

Ficha de Proceso de Adquisición a través de Convenio marco Inferior a 1.000 UTM

1.1 Sub proceso de Adquisición a través de Convenio marco Inferior a 1.000 UTM

1.0 Febrero 2015

Entradas 1.-Requerimiento de compra

2.-Cotizaciónes

Salidas

1.-Orden de Compra

Participantes

1. Jefa/e CPEIP 2. Unidad Requirente

3. Unidad de Planificación y Presupuesto CPEIP 4. Sub Unidad de Compras CPEIP

5. Proveedor

Verificar Existencia de Producto o Servicio en MP

La Unidad Requirente debe ingresar a la página de Mercado Público y buscar si el producto o servicio está disponible en la tienda.

Link de tienda publica:

http://www.mercadopublico.cl/portal/Modules/Site/Tienda Publica/TiendaPublica.aspx

Existe producto o servicio?

En el caso que el producto no se encuentre disponible en Mercado Público, la unidad requirente debe evaluar la opción de compra por trato directo o licitación.

Si el producto está disponible en el portal, debe evaluar si requiere cotización previa.

Cotizar Productos

En el caso que no se requiera cotizar por el portal Mercado Público, la unidad requirente debe solicitar cotizaciones directamente con los proveedores.

Elaborar TDR o BRIEF

En el caso que se requiera cotización previa, la Unidad Requirente debe elaborar un TDR o BRIEF.

Solicitar Publicación de cotización

Una vez elaborado el TDR o BRIEF, la Unidad Requirente debe solicitar la publicación de la cotización a la Sub Unidad de Compras CPEIP.

(32)

Esta solicitud se realiza mediante Minuta.

Ingresa Cotización en MP

Luego de recepcionar la solicitud desde el área requirente, la Sub Unidad de Compras ingresa al portal de Mercado Público e ingresa la solicitud de cotización.

Ingresar Cotización

El proveedor recepciona la solicitud de cotización a través del portal, y debe ingresar la cotización.

Enviar Cotización

La Sub unidad de Compras debe reenviar la cotización ingresada por el proveedor a la Unidad Requirente.

Elaborar Cuadro Comparativo

En el caso que la Unidad Requirente haya elegido al proveedor o tengan cotizaciones de más de un proveedor, se debe elaborar un cuadro comparativo de las ofertas.

Solicitar autorización

En el caso que la compra sea mayor a 5 MM, la unidad requirente debe solicitar autorización vía minuta, a Jefa/e CPEIP.

Evaluar Compra

La Jefatura CPEIP debe evaluar la minuta enviada por la unidad requirente.

En el caso que la compra no se autorizada, la Jefatura CPEIP debe informar los comentarios al área requirente.

Firmar Autorización

Si la compra es autorizada por el Jefe CPEIP, debe autorizar el documento de compra.

Solicitar documento disponibilidad presupuestaria

Luego que la compra ha sido autorizada por la Jefatura CPEIP o que el valor sea menor a 5MM, la Unidad Requirente debe Solicitar el documento de disponibilidad presupuestaria al Jefa/e de Unidad de Planificación y Presupuestos CPEIP

La Jefatura de la Unidad de Planificación y Presupuesto CPEIP debe evaluar la disponibilidad presupuestaria.

En el caso que no exista disponibilidad presupuestaria o se solicite mayor información, la Jefatura de la Unidad de Planificación y Presupuesto CPEIP debe informar sus comentarios a la Unidad Requirente.

Emitir documento disponibilidad presupuestaria

Una vez aprobada la disponibilidad presupuestaria, la jefatura de Planificación y Presupuesto CPEIP debe emitir un documento de disponibilidad presupuestaria y enviarla a la Unidad Requirente.

(33)

Enviar Solicitud de Compra

La Unidad Requirente recibe el documento de disponibilidad presupuestaria, luego genera la solicitud de compra y la envía a la Sub Unidad de Compras.

Registrar Solicitud de compra

La Sub Unidad de Compras es responsable de registrar la solicitud de compras.

Evaluar Solicitud de compra

La Sub Unidad de Compras debe verificar que venga la minuta conductora con:

1.-Certificado de disponibilidad presupuestaria 2.-Tres cotizaciones

3.-Cuadro comparativo 4.-Habilidad del proveedor.

Si falta alguno de los documentos, no se recibe el expediente hasta que esté completo

Solicitar Información

En el caso que la Sub Unidad de Compras no valide la solicitud de compras, debe enviar los comentarios a la Unidad Requirente.

En el caso que la Sub unidad de Compras valide la solicitud de Compras, debe asignar un ejecutivo.

Generar Orden de Compra

El Ejecutivo de Compras es el responsable de generar la orden de Compra a través de la plataforma de Mercado Público.

3.6 Gran compra por convenio Marco

Descripción

Mecanismo previsto en la Ley Nº 19.886, que permite, la adquisición o contratación directa de bienes o servicios que se encuentren disponibles el catálogo electrónico ChileCompra Express, a través de la comunicación de la intención de compra de la entidad requirente todos los proveedores adjudicados en el Convenio Marco para el tipo de producto requerido, con el objeto de obtener mejores condiciones de compra.

El proceso describe las actividades desde la Unidad Requirente verifica la existencia del producto en Mercado Publico, hasta que es generada la orden de compra.

(34)

Ficha de Proceso Adquisición a través de Gran compra por convenio Marco

1.1 Adquisición a través de Gran compra por convenio Marco

1.0 Marzo 2015

1.-Orden de Compra

Participantes

17. Equipo Clúster 18. Unidad Jurídica CPEIP 19. Comisión de Selección

20. Unidad de Planificación y Presupuesto CPEIP 21. Unidad Requirente

(35)

22. Sub Unidad de Compras CPEIP 23. Proveedor

Verificar Existencia de Producto o Servicio en MP

La primera actividad que debe realizar la unidad requirente es verificar si el producto o servicio que desea adquirir, se encuentra en el catálogo de convenios marco Chilecompra Exprés.

Elegir Producto o Servicio

La Unidad Requirente debe elegir/definir el producto o servicio que desea adquirir.

Solicitar autorización de compra

La unidad requirente debe solicitar autorización a la jefatura CPEIP, para iniciar el proceso de compras.

Firma de Autorización de compra

El objetivo de este Sub Proceso es firmar la autorización de compra enviada por la Unidad Requirente.

Esta solicitud debe ser visada por la Secretaria/o General y firmada por el Jefe CPEIP.

Elaborar Intención de compra

Luego que la Unidad Requirente obtiene la autorización de la compra, debe elaborar un documento con la intención de compra.

Solicitar Documento Disponibilidad Presupuestaria

Con todos los antecedentes de la compra, la Unidad debe solicitar el documento de disponibilidad presupuestaria a la Unidad de Planificación y Presupuesto CPEIP.

La Unidad de Planificación y Presupuesto CPEIP debe evaluar si existe disponibilidad presupuestaria para la compra.

Informar observaciones

En el caso que no exista disponibilidad presupuestaria el área de Unidad de Planificación y Presupuesto CPEIP debe informar sus comentarios a la Unidad Requirente.

Emitir Documento Disponibilidad Presupuestaria

Si la Unidad de Planificación y Presupuesto CPEIP aprueba la disponibilidad presupuestaria, debe emitir un documento que valide presupuesto y enviarlo a la Unidad Requirente.

Enviar solicitud de clúster

La unidad requirente es la responsable de solicitar el clúster a la Sub Unidad de Compras.

Solicitar Clúster La Sub Unidad de Compras debe invitar al equipo de clúster.

Ejecutar Clúster

(36)

Gestión de Clúster

El Sub Proceso Gestión de Clúster tiene como objetivo aprobar la intención de compra sometida a revisión en clúster.

Solicitar Publicación de intención de compra

Luego que la intención de compra es validada y el acta de clúster firmada, la Unidad Requirente debe solicitar la publicación de la intención de compra en mercado público.

Publicar intención de compra

La Sub Unidad de Compras CPEIP ingresa la intención de compra en el portal.

Invitar a Proveedores

Una vez publicada la intención de compras, la Sub Unidad de Compras deben invitar a los proveedores.

Evaluar intención de compra

Los proveedores ingresan a la plataforma y evalúan los antecedentes de la compra.

Enviar Ofertas

En el caso que los proveedores deseen participar en la compra, deben ingresar las ofertas en el portal.

Recepcionar Ofertas

La Sub unidad de Compras es la responsable de hacer seguimiento a las ofertas que ingresan los proveedores. Una vez finalizado el plazo de ingreso de ofertas, deben enviar el consolidado de ofertas de proveedores a la Comisión de selección.

Citar a comisión de selección

La Unidad requirente es la encargada de citar a los integrantes de la comisión de selección.

Evaluar Ofertas

La comisión evaluadora se reúne para revisar las ofertas de los proveedores.Los integrantes de la Comisión evaluadora están designadosen la intención de compra.

Generar cuadro comparativo

La comisión evaluadora debe generar un cuadro comparativo con la información.

Firmar acta de selección y cuadro comparativo

Como resultado de la evaluación, se debe generar un acta de selección. Este documento debe ser firmado por todos los integrantes de la comisión.

La Sub Unidad de Compras debe crear el expediente de la compra en SGD.

La Sub Unidad de compras es responsable de solicitar el acto administrativo una vez evaluada la compra por la comisión.

(37)

Elaborar acto administrativo

La Unidad Juridica CPEIP debe generar el acto administrativo que aprueba la selección.

Gestion de firmas de acto administrativo

El acto administrativo debe ser visado por 1.-Abogado redactor CPEIP.

2.-Coordinador Unidad Juridica CPEIP. 3.-Secretaria/o general.

4.-Jefa/e CPEIP.

5.-Jefe Actos y Contratos. 6.-Jefe División Jurídica. 7.-Jefa/e DAG.

El acto administrativo, debe ser firmado por la Subsecretaria. Recepcionar acto

totalmente tramitado

Una vezfirmado el acto administrativo, la Unidad Jurídica CPEIP recepciona el acto totalmente tramitado.

Elaboración de acto administrativo (Contrato)

El objetivo de este proceso es la elaboración de los contratos y del acto administrativo que los apruebe.

Derivar acto totalmente tramitado

Una vez que el contrato ha sido elaborado por el abogado de actos y contratos de la División Jurídica, lo envía a la la Unidad Jurídica CPEIP, la cual debe enviarlo a la unidad requirente para gestionar la firma con el proveedor.

Enviar solicitud de compra

Luego que la unidad requirente recepciona contrato firmado por el proveedor y la aprobación del acto admisntrativo, debe solicitar a la Sub Unidad de Compras la emisión de la orden de compra.

Emitir Orden de Compra

La Sub Unidad de Compras es la responsable de emitir la orden de compra en el Portal mercado Público.

(38)

3.6.1 Gestión de Cluster

Descripción

El proceso gestión de Clúster describe las actividades desde que el Clúster es ejecutado hasta que el acta es firmada, por las autoridades.

Ficha de Proceso Gestión de Clúster

(39)

1.0 Febrero 2015

Entradas 1.-Minuta de Clúster Salidas

1.-Acta Firmada 2.-Expediente

Participantes

6. Comité de Actos y Contratos División Jurídica Nivel Central MINEDUC. 7. Unidad Jurídica CPEIP

9. Sub Unidad de Compras CPEIP

Solicitar Validación Post Cluster

Luego de Ejecutar el Clúster, la Unidad Jurídica CPEIP debe validar previamente los acuerdos tomados en el Clúster.

Comité de Actos y Contratos División Jurídica Nivel Central MINEDUC, recibe la solicitud de validación del borrador de intención de compra revisado en clúster desde la Unidad Jurídica CPEIP.

Validar Clúster

Luego Comité de Actos y Contratos División Jurídica Nivel Central MINEDUC debe enviar la validación previa al proceso de firma del acta.

Sección de Compras Nivel Central MINEDUC, recibe la solicitud de validación del acta de clúster desde la Unidad Jurídica CPEIP.

Validar Clúster

Luego Sección de Compras Nivel Central MINEDUC debe enviar la validación previa al proceso de firma del acta.

Informar Visto Bueno

La Unidad juridica CPEIP debe informar el visto bueno del cluster a la Unidad requirente y a la Sub Unidad de Compras.

Solicitar Elaboración de expediente

La Unidad requirente debe enviar los antecedentes de la compra a la Sub Unidad de compras, solicitando la elaboración del expediente.

Elaborar Expediente

La Sub Unidad de Compras es responsable de armar el expediente con los antecedentes de la compra.

La Sub Unidad de Compras debe crear el expediente en SGD adjuntando los siguientes Documentos:

1.-Borrador de intención de compra aprobado en clúster 2.-Disponibilidad Presupuestaria

(40)

3.-Solicitud de tramitación dela gran compra 4.-Autorización de compra mayor a 5 MM 5.-certificado de inexistencia en CM 6.-Cotizaciones

Firmar acta Luego la Sub Unidad de compras debe firmar el acta del clúster.

Firmar acta

El acta debe ser firmada por la Unidad requirente, luego derivar a la Unidad Juridica.

Firmar acta La Unidad jurídica CPEIP debe firmar el acta.

Solicitar Firma acta

Luego de firmar la Unidad Jurídica CPEIP debe solicitar la firma a Comité de Actos y Contratos División Jurídica Nivel Central MINEDUC.|

Firma acta

Comité de Actos y Contratos División Jurídica Nivel Central MINEDUC firma el acta.

Solicita Firma acta

Comité de Actos y Contratos División Jurídica Nivel Central MINEDUC debe solicitar la firma del acta a Sección de Compras Nivel Central MINEDUC.

Firmar acta Sección de Compras Nivel Central MINEDUC firma el acta.

Enviar acta firmado

Luego de la firma, la Sección de Compras Nivel Central MINEDUC envía los documentos a la Unidad jurídica CPEIP.

Recepcionar Acta firmada con expediente

Finalmente la Unidad Jurídica CPEIP recepciona el acta firmada con el expediente.

(41)

3.6.2 Elaboración de acto administrativo (Contrato)

Descripción

El proceso gestión de Elaboración del contrato y el acto administrativo que lo aprueba, describe las actividades desde que el comité de actos y contratos de la División Jurídica informa los antecedentes que debe enviar el proveedor hasta que el acto administrativo es tramitado.

Este proceso debe ser ejecuta en el caso que la compra no sea simple u objetiva especificación.

Ficha de Proceso Elaboración de acto administrativo (Contrato)

1.1 Elaboración de acto administrativo (Contrato)

1.0 Febrero 2015

Entradas 1.-Acto Administrativo tramitado (que aprueba la selección en la gran compra) Salidas 1.-Acto administrativo (Contrato Tramitado)

(42)

2. Sub Unidad de Compras CPEIP 3. Unidad Requirente CPEIP 4. Proveedor

6. Comité de Actos y Contratos División Jurídica Nivel Central MINEDUC

Informar antecedentes que debe solicitar a proveedor

Una vez que el acto administrativo que aprueba la selección en la gran compra está totalmente tramitado, el abogado del Comité de Actos y Contratos de la División Jurídica Nivel Central, que se designe, envia a la Sub Unidad de compras, “informe de proceso” que contiene los antecedentes que debe acompañar el proveedor para elaborar el contrato.

Solicitar Antecedentes a proveedor

La Sub Unidad de Compras es responsable de contactar al proveedor y pedir los antecedentes para generar el contrato.

Enviar antecedentes El proveedor debe enviar la información a la Sub Unidad de Compras.

Recepcionar antecedentes

La Sub Unidad de Compras recepciona los antecedentes del proveedor.

Solicitar elaborar contrato

Luego los antecedentes son enviados a la Unidad Jurídica CPEIP solicitando la elaboración del contrato respectivo.

Validar antecedentes

La Unidad Jurídica CPEIP debe validar si la información del proveedor cumple con los requisitos de mercado público.

En el caso que la unidad jurídica no valide la información, debe informar a la Sub Unidad de Compras CPEIP.

Elaborar Oficio de tramitación de acto administrativo( contrato)

En el caso que la Unidad Jurídica apruebe los antecedentes del proveedor, debe elaborar un oficio para solicitar la tramitación del acto administrativo (elaboración de contrato)

Gestión de visacion de oficio

El Oficio de tramitación de acto administrativo (Contrato) debe ser validado por Secretario(a) General CPEIP y firmado por el Jefe(a) CPEIP.

Solicitar elaboración de contrato

Luego que el oficio esta visado, la unidad jurídica CPEIP enviar el oficio de solicitud de elaboración de contrato a la Sección de Compras Nivel Central MINEDUC.

(43)

Registrar

La Sección de Compras Nivel Central MINEDUC registra la solicitud.

Derivar Oficio y antecedentes

Luego deriva el oficio y antecedentes al Comité de Actos y Contratos de la División Jurídica Nivel Central MINEDUC.

Elaborar contratos

El Comité de Actos y Contratos de la División Jurídica Nivel Central MINEDUC es el responsable de elaborar el contrato.

Solicitar tramitación de firma de contratos

Una vez generado el contrato el Comité de Actos y Contratos de la División Jurídica Nivel Central MINEDUC, envía para gestionar firma del contrato a la Unidad Jurídica CPEIP.

Recepcionar contratos Unidad Jurídica CPEIP recepciona los contratos.

Solicitar firma de contrato Luego solicita la firma del contrato a la Unidad Requirente.

Solicita firma a proveedor

La Unidad Requirente es responsable de gestionar la firma del contrato por el proveedor.

Firmar contrato El proveedor firma el contrato.

Enviar contrato firmado

La unidad Requirente debe enviar el contrato firmado por el proveedor a la Unidad Jurídica CPEIP.

Validar Contratos firmados

La Unidad Jurídica CPEIP valida que el contrato pueda seguir siendo tramitado.

En el caso de encontrar alguna observación dentro del contrato, la Unidad Jurídica CPEIP debe informar a la Unidad Requirente.

Enviar contratos

En el caso que el contrato firmado por el proveedor sea validado por la Unidad Jurídica CPEIP, debe enviar al Comité de Actos y Contratos de la División Jurídica Nivel Central MINEDUC

Validar Contratos firmados

El Comité de Actos y Contratos de la División Jurídica Nivel Central MINEDUC valida los contratos.

En el caso que encuentre observaciones al contrato, el Comité de Actos y Contratos de la División Jurídica Nivel Central MINEDUC debe informar los comentarios a la Unidad Jurídica

(44)

CPEIP.

Generar acto administrativo

En el caso que el Comité de Actos y Contratos de la División Jurídica Nivel Central MINEDUC apruebe el contrato firmado, debe generar el acto administrativo que aprueba el contrato.

Visación de acto administrativo

El Objetivo del proceso visación de acto administrativo, es obtener las firmas para que el acto quede totalmente tramitado.

Los

siguientes

actores

deben

firmar

el

acto

administrativo:

1.-Abogada/o y Jefa/e de Actos y Contratos

2.-Jefa/e División Jurídica

3.-Jefa/e CPEIP

4.-Jefa/e DAG

5.-Gabinete Subsecretaria

6.-Subsecretaria/o

En el caso que sea mayor a 5000 UTM debe firmar

Ministra/o.

Recepcionar acto administrativo

Finalmente la Unidad Jurídica CPEIP recibe el acto administrativo totalmente tramitado e informa a la Unidad Requirente de la total tramitación del acto administrativo.

3.7 Licitaciones

Descripción

Procedimiento administrativo de carácter concursal, mediante el cual se realiza un llamado público, convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.

El proceso describe las actividades desde elaboración de las bases de licitación hasta que el acto administrativo que aprueba el contrato esta tramitado.

(45)

Ficha de Proceso Licitaciones

1.1 Licitaciones Versión Fecha Autor

1.0 Febrero 2015

Entradas 1.-Borrador Bases de Licitación

Salidas

1. Orden de Compra

2. Acto administrativo Adjudicación

3. Acto Administrativo que aprueba Contrato

Participantes

15. Jefa/o CPEIP.

16. Secretaria/o General CPEIP 17. Subsecretaria/o de Educación. 18. Unidad Jurídica CPEIP.

19. Sub Unidad de Compras CPEIP. 20. Unidad Requirente CPEIP.

21. Unidad de Planificación y Presupuesto CPEIP. 22. Proveedor.

23. Sección de Compras Nivel Central MINEDUC.

24. Comité de Actos y Contratos División Jurídica Nivel Central MINEDUC. 25. Comisión de Preselección.

26. Comisión de Selección. 27. Comisión Evaluadora. 28. Equipo Clúster 29. Chile Compras

30. Unidad Administrador de contratos 31. Ejecución Presupuestaria

(46)

Elaboración Bases de Licitación

El proceso gestión de elaboración de bases de licitación describe las actividades desde que la unidad Requirente genera las bases de licitación hasta que la Unidad Jurídica solicita la creación del ID y clúster.

Cluster y Aprobación de las bases de licitación

El proceso Aprobación de las bases de licitación describe las actividades desde que la unidad Jurídica solicita la creación del ID de Licitación y Clúster hasta que el acto administrativo es tramitado.

Publicación Bases de Licitación

El proceso publicación de bases de licitación describe las actividades desde que la Sub Unidad de Compras CPEIP recibe el acto administrativo que aprueba las bases hasta que son publicadas en el Portal de MercadoMercadoPúblico.

Etapa de preselección

La etapa de preselección describe las actividades desde que la Sub Unidad de Compras CPEIP disponibilizar la plataforma para los proveedores carguen los antecedentes de preselección hasta que los resultados son publicados en el Portal de MercadoMercadoPúblico.

Visita Técnica

El proceso visita técnica describe desde que la Unidad requirente agenda la visita hasta que la Sub Unidad de compras publica el acta de visita en el portal Mercadopublico.

Gestión de consultas y respuestas

El proceso gestión de consultas y respuestas describe las actividades desde que la Sub Unidad de Compras CPEIP descarga las preguntas de los proveedores hasta que las respuestas son publicadas en el Portal de MercadoMercadoPúblico.

Recepción de Garantias de seriedad exigidos por las bases

El proceso Recepción de Garantías exigidos por las bases describe las actividades desde que la Sub Unidad de Compras CPEIP recepciona las garantías hasta que se publica un informe sobre las garantías recepcionadas en MercadoPúblico.

Apertura de ofertas y evaluación

El proceso apertura de ofertas y evaluación describe las actividades desde que la Sub Unidad de Compras CPEIP realiza la apertura de las ofertas a través del Mercado Público hasta que se genera el acta de evaluación.

Tramitación acto

administrativo que aprueba adjudicación

El proceso apertura de Tramitación acto administrativo que aprueba adjudicación describe las actividades desde que la Sub Unidad de Compras CPEIP recepciona el acta de adjudicación hasta que el resultado de la licitación es publicado en MercadoPúblico.

(47)

Tramitación de acto administrativo que aprueba Contrato

El proceso apertura de Tramitación acto administrativo que aprueba contrato describe las actividades desde que el Comité de Actos y Contratos División Jurídica Nivel Central MINEDUC solicita los antecedentes del proveedor para generar el contrato hasta que la Unidad requirente recepciona el certificado de recepción conforme del producto o servicio.

3.7.1 Elaboración Bases de Licitación

Descripción

El proceso gestión de Elaboración de bases de licitación describe las actividades desde que la unidad Requirente genera las bases de licitación hasta que la Unidad Jurídica solicita la creación del ID y clúster.

(48)

Ficha de Proceso Elaboración de bases de licitación

1 Elaboración de bases de licitación Versión Fecha Autor

1.0 Febrero 2015

Entradas 1.-Borrador de Bases de Licitación Salidas

1.-Solicitud creación ID 2.-Solicitu creación Clúster

Participantes 1. Unidad Jurídica CPEIP

(49)

Generar Borrador de Bases La Unidad Requirente es la responsable de generar el borrador de las Bases de licitación.

Solicitar Revisión de Bases

Una vez generadas las bases, la Unidad Requirente debe solicitar a la Unidad Jurídica CPEIP la revisión.

Revisar Bases

La Unidad Jurídica CPEIP debe revisar si el borrador de bases cumple con la normativa de licitaciones.

Enviar Observaciones

En el caso que la Unidad jurídica encuentre comentarios u observaciones, deben ser enviadas a la Unidad Requirente.

Solicitar Creación de ID y Clúster

Si el borrador de las bases son aprobadas por la Unidad Jurídica, ésta debe solicitar la creación de ID y Clúster a la Sub Unidad de Compras.

(50)

3.7.2 Cluster y Aprobación de las bases de licitación

Descripción

El proceso Aprobación de las bases de licitación describe las actividades desde que la unidad Jurídica solicita la creación del ID de Licitación y Clústerhastaque el acto administrativo es tramitado.

(51)

Ficha de Proceso Aprobación de las bases de licitación

2 Aprobación de las bases de licitación Versión Fecha Autor

1.0 Febrero 2015

Entradas 1.-Solicitud de creación de ID

2.-Solicitud Ejecución Clúster

Salidas 1.-Acto Administrativo tramitado

Participantes

1. Equipo Clúster

2. Sub Unidad de Compras CPEIP 3. Unidad Jurídica CPEIP

Recepcionar Solicitud de requerimiento

La Sub Unidad de Compras debe recepcionar la solicitud de creación de ID en el Portal Mercado Publico desde la Unidad Jurídica CPEIP.

Crear ID en Mercado Publico

Luego la Sub Unidad debe crear el ID de licitación en MercadoPúblico.

Solicitar RFI

En el caso que la compra sea mayor a 5000 UTM la Sub Unidad de compras debe solicitar RFI.

El RFI es una consulta al Mercado, a través de la plataforma de Mercado público.

La unidad requirente envía antecedentes a la unidad de compras para publicar consulta.

Solicitar Clúster

Una vez realizado el RFI tratándose de compras mayores a 5000 UTM, la Sub Unidad debe Solicitar el Clústercon a lo menos 48 horas de anticipación a la fecha de su relización.

Ejecutar Clúster

Gestión de Clúster

El Sub Proceso Gestión de Clúster tiene como objetivo aprobar el borrador de bases revisado en clúster y la firma del acta de clúster.

Una vez aprobado el borrador de bases revisado en clúster y firmada el acta, la Unidad Jurídica CPEIP debe solicitar el acto administrativo que aprueba las bases de licitación.

La solicitud debe ser enviada por minuta y SGD a la Sección de Compras Nivel Central MINEDUC.

Registrar Solicitud

La Sección de compras Nivel Central MINEDUC registra la solicitud.