PROCEDIMIENTO
PAGO A PROVEEDORES
AUTORIZACIONES
Elaboró: Revisó: Autorizó:
Lic. Virginia Zavalza Laurence Auxiliar Contable
Ing. Cesar Oswaldo Reyes Zamora Director de Egresos
L.C. Adolfo Eduardo Ortiz Flores Secretario de Finanzas
© Este documento es propiedad del R. Ayuntamiento de Cd. Madero Queda prohibido el uso o reproducción total o parcial de este documento para fines no autorizados. Ave. Francisco I. Madero No. 201 Zona Centro C.P. 89400
INDICE 1.- OBJETIVO………3 2.- ALCANCE……….3 3.- DEFINICIONES………3 4.- REQUISITOS………3 5.- DESARROLLO………4 6.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD……….5 7.- FLUJOGRAMA………6 8.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA……….…….7 9.- REGISTROS……….……7 10.- ANEXOS………..………8
1.- OBJETIVO:
Realizar el pago a proveedores de artículos, productos y materiales que requieren las diferentes áreas del R. Ayuntamiento para el eficiente desempeño de sus actividades.
2.- ALCANCE:
Aplica a proveedores en general, Auxiliar Contable y Director de Egresos.
3.- DEFINICION:
Factura.- Documento de carácter mercantil que indica una compra de un bien o servicio, incluye toda la información de la operación, además debe contener los requisitos fiscales emitidos por la SHCP
Requisición.- Formato elaborado por la Secretaria que requiere algún insumo o servicio y en el cual se describe el objetivo del mismo.
Orden de Compra.- Formato de autorización para la compra de los productos y/o servicios autorizado por la Dirección de Adquisiciones.
Contra-recibo.- Contra-recibo es un documento que se expide al momento que recibes una factura para el trámite de pago correspondiente.
Remisión.- tipo de documento que se utiliza cuando existe una relación de compra entre dos partes, y se extiende a la hora en la que una de las partes hace entrega de artículos o productos a la otra.
SAACG.- Sistema Automatizado de Administración y Contabilidad Gubernamental.- Herramienta informática desarrollada por INDETEC dirigida a Municipios y Organismos Públicos descentralizados de Estados y Municipios que requieren de una aplicación más robusta para soportar mayor número de operaciones, para facilitar e integrar sus operaciones presupuestales, administrativas, contables y financieras, construyendo automáticamente la contabilidad con un enfoque de gestión.
4.- REQUISITOS:
Para realizar el pago a los proveedores se requiere que la Dirección de Adquisiciones haya comprometido y devengado el gasto en el SAACG, entregado la factura con el soporte correspondiente debidamente requisitado a la Dirección de Egresos y que el proveedor previamente haya enviado vía correo electrónico los archivos XML y PDF de la factura presentada para pago.
5.- DESARROLLO:
No DE
ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCION
5.1 AUXILIAR DE ADQUISICIONES
Entrega a la Dirección de Egresos factura con soporte documental de los artículos, productos y/o materiales adquiridos y autorizado por el Tesorero Municipal para efectuar el pago correspondiente.
5.2 AUXILIAR
Recibe documentación, revisa que las facturas reúnan los requisitos fiscales, que estén comprometidas y devengadas en el SAACG, que el soporte documental este completo y que se hayan recibido en el correo electrónico de facturación los archivos XML y PDF
5.3 AUXILIAR
Registra en el sistema SAAG. Gasto Ejercido: ir al menú Tesorería y seleccionar gasto ejercido dar clic en buscar, despliega listado de pagos pendientes, seleccionar y dar doble clic a la compra que se ha autorizado pagar, en este módulo del sistema se anota la fecha de autorización del pago y la fecha del pago programado; enseguida se captura la descripción u observaciones del movimiento realizado; dar clic en el botón guardar, por último ir a la opción póliza e imprimirla. Se resguarda la documentación hasta que haya pasado el plazo de 30 días para efectuar el pago.
5.4 AUXILIAR Se entrega contra-recibo al proveedor.
5.5 AUXILIAR
Cumplido el plazo, entrega la documentación al Director de Egresos para que realice el pago por medio de transferencia electrónica.
5.6 DIRECTOR Ingresa al Portal del Banco para efectuar el pago a través de transferencia electrónica.
5.7 AUXILIAR
Ya efectuado el pago, se ingresa nuevamente al Sistema. Ir al Menú Tesorería, Gasto Pagado: oprimir nuevo, seleccionar proveedor, dar clic en pagos programados, dar clic en el pago programado a pagar, seleccionar fecha de pago, capturar la descripción del movimiento del pago, seleccionar forma de pago, seleccionar cuenta de banco, capturar folio de transacción, dar clic en el botón guardar, por último ir a la opción de póliza e imprimir. 5.8 AUXILIAR Se integra la documentación y se turna a la Dirección de
6.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES CARGO
NIVEL DE RESPONSABILIDAD
RESPONSABLE APOYA INFORMADO
Entrega factura con soporte documental de la compra realizada
Secretaría de Área
Director Egresos
Auxiliar Contable
Recibe factura y soporte documental y revisa que esté debidamente requisitada.
Auxiliar Contable Director Egresos Registra en el sistema SAAG
las facturas autorizadas en la opción Gasto Ejercido
Auxiliar Contable Director Egresos Entrega documentación al
Director de Egresos para efectuar pago.
Auxiliar Contable Director Egresos Efectúa pago a través de Director Egresos Transferencia electrónica.
Auxiliar Contable Ingresa al sistema SAAG
para registrar el pago en la opción Gasto Pagado.
Auxiliar Contable Director Egresos Integra documentación y se turna a la Dirección de Contabilidad. Auxiliar Contable Director Egresos
7.-FLUJOGRAMA
DIRECTOR DE ADQUISICIONES
AUXILIAR CONTABLE DIRECTOR DE EGRESOS
INICIO SOPORTE DOCUMENTAL Y RECIBE FACTURA Y REVISA QUE ESTE
DEBIDAMENTE REQUISITADA
REGISTRA EN EL SISTEMA SAAG LAS FACTURAS
AUTORIZADAS EN LA OPCIÓN GASTO EJERCIDO
FIN
ENTREGA FACTURA CON SOPORTE DOCUMENTAL DE LA COMPRA REALIZADA
ENTREGA DOCUMENTACION AL DIRECTOR DE EGRESOS
PARA EFECTUAR PAGO
INGRESA AL SISTEMA SAAG PARA REGISTRAR EL PAGO EN LA OPCION GASTO PAGADO INTEGRA DOCUMENTACION Y SE TURNA A LA DIRECCION DE CONTABILIDAD
EFECTUA PAGO A TRAVES DE TRANSFERENCIA
ELECTRONICA
A
8.-DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
DOCUMENTO RELACIONADOS
CODIGO TITULO TIPO DE
DOCUMENTO ORIGEN
LEY GENERAL DEL CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL DIGITAL
ULTIMA REFORMA D.O.F. 18-07-2016 NORMAS Y DISPOSICIONES EMITIDAS
POR EL CONAC DIGITAL
CODIGO FISCAL DE LA FEDERACION DIGITAL ULTIMA REFORMA D.O.F. 30-11-2016 LEY FEDERAL DEL PRESUPUESTO Y
RESPONSABILIDAD HACENDARIA DIGITAL
ULTIMA REFORMA D.O.F. 30-12-2015
9.-REGISTROS.
REGISTRO
CODIGO TITULO RESPONSABLE LUGAR DE CONSERVACION TIEMPO DE RETENCION SISTEMA AUTOMATIZADO DE ADMINISTRACION Y CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL DIRECTOR DE CONTABILIDAD DIRECCION DE CONTABILIDAD 2 AÑOS
