PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA AERONÁUTICA
1. PROPÓSITO
1.1. Establecer las actividades para la gestión de la infraestructura aeronáutica en los aeropuertos del país.
1.2. Definiciones
Aeródromo (Aeropuerto y Helipuerto):
Área definida de tierra o de agua (que incluye todas sus edificaciones y equipos) destinada total o parcialmente a la llegada o salida y movimiento en superficie de aeronave.
Aeródromo de Estatal de Uso Público:
Son aeródromos propiedad y administrados por el Estado que brindan servicio al tráfico aéreo en general.
Aeródromo Privado (particular):
Los aeródromos de uso privado o particular son los destinados exclusivamente a las actividades de sus propietarios.
Aeródromo Privado de Uso Público:
Son aeródromos de propiedad privada o particular, de uso público que brindan servicio al tráfico aéreo de pasajeros y también podría operar el tráfico aéreo en general; requieren previa determinación del Consejo Técnico de Aviación Civil sobre el interés de uso público; cualquier persona natural o jurídica puede hacer uso de ellos, sujetándose al pago de los correspondientes derechos o tasas que se hayan establecido.
Aeródromo privado de Uso Agrícola:
Área definida, utilizada para el despegue, aterrizaje, movimiento y servicio de aeronaves de categoría agrícola, incluye edificaciones con facilidades para el almacenamiento, mezcla, equipo de carga, descarga de agroquímicos y tratamiento o manejo de desechos de fumigación, sean líquidos o sólidos.
Aeródromo agrícola comercial de uso público: Véase a Aeródromo privado de Uso Agrícola. Vehículo ultraligero:
Es aquel vehículo experimental o no experimental que se pretenda usar en actividades aéreas deportivas/recreativas o comerciales, motorizado o no y que no exceda los 750 kg de peso máximo.
Campos de aterrizaje de vehículos ultraligeros.
Área definida de tierra o de agua (que incluye todas sus edificaciones y equipos) destinada total o parcialmente a la llegada o salida de vehículos ultraligeros.
2. DESCRIPCIÓN
2.1. Este procedimiento contribuye al cumplimiento de las disposiciones contenidas en la 4E02, Ley General de Aviación Civil, sus leyes conexas, y disposiciones de la OACI.
Asimismo presenta la siguiente estructura:
Requisitos para construir e inscribir aeródromos (2.3.) Órdenes de servicio para mantenimiento correctivo (2.4.) Órdenes de servicio para trabajos de Mantenimiento (2.5.) Trabajos de mantenimiento por administración (2.6.)
Ejecución de trabajos de mantenimiento por administración (2.7.) Trabajos de Mantenimiento por contrato (2.8.)
Ejecución de la contratación de trabajos de Mantenimiento (2.9.) Programa de mantenimiento preventivo (2.10.)
Confección del plan de trabajo anual (2.11.)
Seguimiento de proyectos de infraestructura aeronáutica (2.12.) Designación de equipo director del proyecto (2.13.)
Gestión para desarrollo de proyectos CETAC-OACI (2.14.) Elaboración de perfil de obras aeroportuarias (2.15.)
Recomendación de ofertas (2.16.)
Reunión de pre-inicio de proyecto (2.17.) Orden de inicio de proyecto (2.18.) Pago de avance de obra (2.19.) Órdenes de cambio (2.20.) Recepción de obras (2.21.)
Evaluación desarrollo proyecto (EXT-POST) (2.22.)
Archivo de documentos de proyectos fase de ejecución (2.23.) Archivo catastral y registral de los aeródromos (2.24.)
Gestión de información topográfica de Aeródromos (2.25.) Estudios topográficos preliminares (2.26.)
Implementación y mantenimiento del sistema WGS-84 (2.27.) Estudio técnico de restricción de alturas (2.28.)
2.2. La aplicación de este documento corresponde a: Unidad de Infraestructura Aeronáutica Unidad de Mantenimiento Aeroportuaria Unidad de Coordinación de Aeropuertos
Unidad de Certificación y Vigilancia de Aeródromos 2.3. Requisitos para construir e inscribir aeródromos:
2.3.1. El artículo 91 de la 4E02, Ley General de Aviación Civil dispone que para construir y operar aeródromos en el país se requiere de autorización del CETAC; correspondiendo a la DGAC velar porque se cumplan las disposiciones de la reglamentación vigente en cuanto a diseño y construcción de aeródromos, de conformidad con el procedimiento 7P05, Diseño y desarrollo.
2.3.2. Este procedimiento regula el trámite, que todo particular interesado en construir e inscribir un aeródromo tiene que seguir ante la DGAC, actuando a través de la Unidad Certificación y Vigilancia de Aeropuertos, limitando las competencias de cada una de las unidades que intervienen en el proceso, y dando facilidad a los usuarios; de tal forma, que sepan donde canalizar inicialmente y durante el proceso el trámite de su gestión.
2.3.3. Este procedimiento es de aplicación para los siguientes aeródromos:
Aeródromos privados (particular).
Aeródromos privados de uso público.
Aeródromo privado de Uso Agrícola.
Aeródromo agrícola comercial de uso público.
Campos de aterrizaje de vehículos ultraligeros.
Unidad Certificación y Vigilancia de Aeropuertos (UCVA) Solicitud Previa e inducción
2.3.4. Recibe toda solicitud que un particular presente a la DGAC, tendiente a obtener información y autorización para construir e inscribir un aeródromo, helipuertos o campos de aterrizaje para vehículos ultraligeros.
2.3.5. Dispone del 7F47 “Requisitos para construir, operar e inscribir un Aeródromo Helipuertos o campos de Aterrizaje para Ultraligeros” que
proporciona al Gestionante requisitos para orientarlo de acuerdo a su solicitud, y tipo de aeródromo o helipuerto que desea construir.
2.3.6. El usuario recibirá una orientación técnica de la normativa y será la Unidad de Certificación la que la brinde, la cual quedará registrada en el 5F01, Agenda Minuta. El usuario podrá rechazar dicha orientación, lo cual quedará registrado en el expediente.
2.3.7. El Gestionante presentar inicialmente:
Solicitud formal firmada por el propietario o por el represéntate legal del dueño del inmueble. Copia de la Cedula por ambos lados y en caso de ser persona jurídica presentar la personería.
Nombre del encargado del Aeródromo, helipuerto o campo de aterrizaje para ultraligeros, calidades, dirección o fax donde recibir notificaciones, correo electrónico, número telefónico. En caso de persona jurídica acreditar poder legal que lo faculte, conforme Decreto Ejecutivo No. 4440-T del 03-01-1975 Artículo 3 “Reglamento para la Operación del Registro Aeronáutico Costarricense”.
Indicar el posible nombre del aeródromo, helipuerto o campo de aterrizaje para ultraligeros propuesto por el solicitante.
Uso detallado a que se destinará el aeródromo, helipuerto o campo de aterrizaje para ultraligeros (según definiciones en el apartado 1.2).
Indicar si la operación es diurna o nocturna.
Las coordenadas Geográficas WGS-84 (grados, minutos, segundo) con precisión de 1 m de los extremos de pista, los cuales serán verificadas por el proceso de Topografía Aeroportuaria de la Unidad de Infraestructura Aeroportuaria.
Croquis de la orientación de aterrizaje o despegue.
Copia del comprobante de pago según 6E42, Régimen Tarifario para la prestación de servicios y facilidades aeroportuarias.
2.3.8. La Unidad de Certificación y Vigilancia de Aeropuertos (UCVA) revisa preliminarmente la entrega de esta información, si está completa continua con el procedimiento, de lo contrario no se recibe la documentación.
2.3.9. La Unidad de Certificación y Vigilancia de Aeropuertos coordinará una visita al sitio con las distintas Unidades de la DGAC, para verificar la “posible” factibilidad del proyecto.
2.3.10. El proceso de Topografía Aeroportuaria de la Unidad de Infraestructura revisará preliminarmente la posible ubicación del Aeródromo, Helipuerto o campo de aterrizaje de ultraligeros.
2.3.11. Las diferentes unidades participantes realizarán un informe en conjunto de las condiciones encontradas, en la cual debe indicar como mínimo:
Características del terreno donde se emplazará la posible infraestructura.
Limitaciones encontradas.
Resultado del estudio (“Lugar preliminarmente apto” o “lugar preliminarmente No apto”).
Observaciones a considerar en el diseño de la infraestructura.
2.3.12. Si el lugar de emplazamiento NO es apto, se le solicitará al Gestionante cambiar el lugar de emplazamiento. El cambio de emplazamiento no requiere volver a realizar el pago correspondiente por este estudio hasta un máximo de dos cambios de emplazamiento.
2.3.13. Si el lugar de emplazamiento es preliminarmente apto para realizar un Aeródromo, campo de aterrizaje de ultraligeros o Helipuerto, la Unidad de Certificación y Vigilancia de Aeropuertos solicitará al Gestionante los requisitos definidos en las instrucciones (Anteproyecto), y los contemplados en este procedimiento.
2.3.14. La Unidad de Certificación y Vigilancia de Aeropuertos (UCVA) revisa preliminarmente la entrega de toda la información, si está completa procede a trasladar la información a cada Unidad para su revisión, de lo contrario solicita inmediatamente la información faltante al Gestionante.
2.3.15. La UCVA coordinará con la Unidad de Navegación Aérea lo referente a los espacios aéreos de los aeródromos y la ruta locales que puedan ser interferidas por el nuevo proyecto y con la Unidad de Operaciones Aeronáutica lo referente a la elaboración de los estudios de rendimiento de pista y la validación de los procedimientos elaborados (Aproximación, aterrizaje y despegues), de acuerdo a las guías del Manual del inspector (MIO).
2.3.16. La Unidad de Certificación y Vigilancia de Aeropuertos coordinará una visita si es necesario con las distintas Unidades de la DGAC.
Solicitud Formal:
2.3.17. La UCVA remite a las unidades correspondientes la solicitud del usuario a efectos de que cada una realice la revisión atinente. La Información que debe revisar cada Unidad es la Siguiente:
UCVA:
Presentar el anteproyecto de la obra firmado por un Ingeniero o arquitecto miembro del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica (CFIA) según su especialidad, donde se demuestre como mínimo:
Las características físicas del Aeródromo, helipuerto o campo de aterrizaje de ultraligeros y su respectivo emplazamiento según anexo 14 volumen 1, volumen 2 o RAC 103 según corresponda.
Localización del proyecto de acuerdo a la cartografía oficial de Costa Rica.
Perfiles longitudinales del eje y los extremos de la pista prolongados hasta el final de la superficie de aproximación en los cuales se deberá indicar la pendiente de la superficie de aproximación, además deberá suministrar secciones transversales a una distancia no mayor a 50 metros entre ellas con un ancho que incluya la pista y las franjas de la misma, en una distancia que abarque la superficie de aproximación y la pista. Debe incluir la representación del perfil del terreno y los posibles obstáculos identificados.
Temperatura de Referencia del Aeródromo en Grados Centígrados (ºC).
En caso de Aeródromos privados de uso público deberá presentar el estudio Meteorológico que respalde la temperatura de referencia del Aeródromo.
En caso de Aeródromos privados (particular) u otros deberá indicar la temperatura de referencia del Aeródromo.
Orientación de Viento prevalecientes:
En caso de Aeródromos privados de uso público deberá presentar el estudio Meteorológico que respalde la orientación de los vientos prevalecientes.
En caso de Aeródromos privados (particular) u otros deberá presentar la orientación de los vientos prevalecientes.
Orientación de la Pista en caso de Aeródromos y campos de aterrizaje.
Perfil longitudinal de la superficie de aproximación y ascenso despegue en caso de helipuertos. Debe incluir la representación del perfil del terreno y los posibles obstáculos identificados.
Tipo de aeronave crítica a operar, debe indicar envergadura y masa de despegue (MTOM). En caso de Helipuertos debe indicar el modelo y el nivel de performance de la aeronave.
El emplazamiento de un aeródromo, helipuerto o campo de aterrizaje para ultraligeros, deberá disponer de vías de acceso para futuras inspecciones de vigilancia por parte del personal técnico de la Dirección General de Aviación Civil.
Infraestructura Aeronáutica:
Coordenadas WGS-84 (grados, minutos, segundos) con una precisión 1 m de los extremos de pista, las cuales serán verificadas por el proceso de Topografía Aeroportuaria de la Unidad de Infraestructura Aeronáutica.
Elevación sobre nivel Medio del Mar (nmm), precisión 0.5 m, las cuales serán verificadas por el proceso de Topografía Aeroportuaria de la Unidad de Infraestructura Aeronáutica de los extremos de pista. Deben presentar las elevaciones ortométricas y elipsoidicas de los extremos de pista, indicando la fecha y el marco de referencia que fueron tomadas.
Una vez de aprobado el anteproyecto por UCVA el Gestionante debe presentar los Planos del Proyecto en tres copias inscritos en el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica (CFIA), el cual debe incluir según corresponda lo siguiente:
Plantas de diseño de Señalización horizontal y vertical. Como mínimo debe considerarse la señalización del umbral y numeración.
Plantas de Diseño del Sistema de iluminación, si la operación fuera nocturna.
Secciones transversales de la estructura de Pista y de las Franjas de Seguridad, a cada 50 metros como máximo.
Perfiles longitudinal de eje de Pista incluyendo las franjas longitudinales.
Especificaciones de los materiales que conformarán el pavimento la pista de aterrizaje o plataforma de estacionamiento de aeronaves.
Perfiles longitudinales del eje y los extremos de la pista prolongados hasta el final de la superficie de aproximación en los cuales se deberá indicar la pendiente de la superficie de aproximación, además deberá suministrar secciones transversales a una distancia no mayor a 50 metros entre ellas con un ancho que incluya la pista y las franjas de la misma, en una distancia que abarque la superficie de aproximación y la pista. Debe incluir la representación del perfil del terreno y los posibles obstáculos identificados. No aplica para ultraligeros.
Indicar el Material de la superficie de pista en caso de Aeródromos y de campos de aterrizaje para ultraligeros y de la FATO en caso de helipuertos.
Memoria de Cálculo del diseño del pavimento según metodología de la FAA.
Ubicación en los planos, detalle y especificación de las ayudas visuales para la navegación que tendrá la pista de aterrizaje, helipuerto o campos de aterrizaje para ultraligeros.
Temperatura de Referencia del Aeródromo en Grados Centígrados (ºC).
Orientación de Viento prevalecientes.
Orientación de la Pista en caso de Aeródromos y campos de aterrizaje.
Perfil longitudinal de la superficie de aproximación y ascenso despegue en caso de helipuertos. Debe incluir la representación del perfil del terreno y los posibles obstáculos identificados.
Secciones Transversales de las superficies limitadoras de obstáculos, el cual debe incluir el ancho de la FATO, Áreas de seguridad operacional e incluso la “Superficie de Transición”. Debe incluir el perfil del terreno y los obstáculos.
Dimensiones de la pista (ancho y largo) en caso de aeródromos y campos de aterrizaje y de la FATO y TLOF en caso de Helipuertos.
Dimensiones de las Franjas de Pista (Anchura de la franjas de pista y Longitud de las franjas de Pista) en el caso de Aeródromos y campos de Aterrizaje para ultraligeros y de la franja se seguridad operacional en caso de Helipuertos.
Dos Copias certificadas del Plano Catastro donde será ubicado el Aeródromo, Helipuerto o campo de aterrizaje de Ultraligeros.
Las escalas a utilizar en los planos deben estar a una escala que permita la observación detallada del diseño y permita determinar medidas con escalimetro.
2.3.18. La Unidad de Infraestructura Aeronáutica recibe la información, la analiza y participa en la inspección del sitio de emplazamiento, designando a un profesional en Ingeniería y/o Arquitectura para que en conjunto con el Inspector Certificador de Aeródromo, y el Inspector de Estándares de Vuelos según corresponda para que realicen la inspección del sitio del emplazamiento. Una vez realizada la inspección, se confecciona un informe donde cada participante
emite el criterio técnico, según lo que le compete inspeccionar in situ, y lo trasladan a la UCVA para el trámite correspondiente.
UCVA
2.3.19. Recibe el informe técnico y comunica al Gestionante las correcciones a realizar en los planos constructivos, especificaciones técnicas u otro documento requerido.
2.3.20. En caso que los planos constructivos, especificaciones técnicas u otro documento requerido, estén a satisfacción de las Unidades participantes en este procedimiento, la UCVA notifica al Gestionante y se le solicita realizar el pago de $53.00 correspondiente al “Visados de Construcciones”. Además traslada el “Informe de autorización del Diseño del proyecto” a la Dirección General. 2.3.21. La Dirección General recibe el Informe, y lo traslada al CETAC para su trámite
de aprobación.
2.3.22. El CETAC revisa, analiza, y aprueba el Informe y emite un acuerdo el cual es trasladado por la Secretaria del CETAC a la UCVA.
2.3.23. La UCVA traslada al Gestionante el acuerdo de autorización del Diseño del proyecto. En donde se solicita al Gestionante la fecha de Inicio de las obras y un cronograma de trabajo.
Infraestructura Aeronáutica.
2.3.24. Durante la construcción se deberá realizar inspecciones al proyecto, las que considere necesarias, con el objetivo de corroborar el cumplimiento del Diseño aprobado por el CETAC y se presentará un informe de inspección a la UCVA. Certificación de Aeropuertos
2.3.25. La UCVA realizará la inspección final de obra completada para identificar el cumplimiento del Diseño y la normativa.
2.3.26. Al Finalizar las obras estos departamentos emiten “Informe de conformidad de la Ejecución de los requerimientos del Diseño”. La UCVA traslada el “Informe” a la Dirección General.
2.3.27. La Dirección General recibe el Informe, y lo traslada al CETAC para su trámite de aprobación.
2.3.28. El CETAC revisa, analiza, y aprueba el “Informe de conformidad de la Ejecución de los requerimientos del Diseño” y emite un acuerdo el cual es trasladado por la Secretaria del CETAC a la UCVA.
2.3.29. La UCVA recibe la comunicación, e informa de la resolución del CETAC a Registro Aeronáutico Costarricense, con las características del aeródromo para su trámite de inscripción.
2.3.30. Registro Aeronáutico conoce el acuerdo del CETAC, y procede a la inscripción del aeródromo en el Registro Aeronáutico Costarricense, y lo comunica a UCVA.
2.3.31. UCVA comunica a la Unidad de Coordinación de Aeropuertos la certificación del registro Aeronáuticos.
UCVA
2.3.32. La UCVA preparará la información para la publicación en el AIP, la que sea promulgada por AIS, con la cual se autoriza la operación del aeródromo o helipuerto, según 7P01, Gestión de los servicios de Información Aeronáutica. 2.3.33. Mantiene un plan de vigilancia anual de aeródromos operativos.
2.3.34. En caso de aeródromos particulares en que se desee su certificación técnica, las solicitudes tienen que ser sometidas a conocimiento de UCVA, quien determina su viabilidad conforme al 7R01, Reglamento Aeronáutico Costarricense RAC-139 Certificación de aeropuertos.
2.4. Órdenes de servicio para mantenimiento correctivo: Administración del Aeropuerto
2.4.1. Recibe por escrito cualquier reporte de daños y averías, que sufra la infraestructura del aeropuerto en instalaciones ubicadas en el lado aéreo. En el caso de las averías reportadas por las diferentes dependencias gubernamentales ubicadas en el edificio terminal, las reporta a la Empresa Administradora del Edificio Terminal para su corrección.
2.4.2. Se reciben fallas en forma verbal de parte de:
Encargado o Supervisor de la Empresa de Limpieza.
Operador de equipo móvil referente a vehículos, y otros equipos que tienen que contar con reporte por escrito.
Torre de control referente al faro rotativo, aire acondicionado, luces de plataforma y pista.
2.4.3. El Asistente de la Administración en turno anota los reportes verbales en la bitácora, para su posterior trámite a cargo de la Administradora.
2.4.4. Para tramitar cualquier reparación correctiva de edificaciones del área de movimiento, se llena la 7F39, Orden de servicio, la cual es enviada por fax a la Unidad de Mantenimiento, confirmando su recibido.
2.4.5. La 7F39, Orden de servicio es firmada únicamente por la máxima autoridad del Aeropuerto, o el Encargado de turno en la Administración del Aeropuerto.
2.4.6. La Administración del Aeropuerto posteriormente remite a la Unidad de Mantenimiento, los originales de las 7F39, Orden de servicio.
2.4.7. La Administración del Aeropuerto dispone de una bitácora donde anota: Departamento que hizo la solicitud y la fecha de recibida.
Fecha en que se envió la solicitud a la Unidad de Mantenimiento.
Fecha en que funcionarios de la Unidad de Mantenimiento realizaron la gira. Trabajos realizados por parte de funcionarios de la Unidad de Mantenimiento. 2.4.8. La bitácora es firmada una vez finalizados los trabajos por el Encargado de la
Cuadrilla de Mantenimiento, y la Administradora del Aeropuerto. 2.5.
2.5. Órdenes de servicio para trabajos de Mantenimiento:
2.5.1. La Secretaria de Mantenimiento recibe la 7F39, Orden de servicio, oficio o la 6F, Orden de trabajo, generada de la inspección del mantenimiento, que no han sido generadas por entes externos; la sella, registra, y remite al Encargado de Mantenimiento.
2.5.2. El Encargado de Mantenimiento recibe la 7F39, Orden de servicio, oficio o la 6F40, Orden de trabajo, la analiza, le asigna el número de consecutivo, y determina si el trabajo se ejecuta por administración o contrato.
2.5.3. Remite la 7F39, Orden de servicio, oficio o la 6F40, Orden de trabajo al Encargado de Obra Civil o al Encargado de Electromecánico, para procedan con el trabajo a realizar.
2.5.4. El Encargado de Obra Civil o el Encargado de Electromecánico reciben la 7F39, Orden de servicio, oficio o el 6F40, Orden de trabajo, y continúan según sea el caso:
Trabajos de mantenimiento por administración: de acuerdo al apartado 2.11.
Trabajos de mantenimiento por contrato: de acuerdo al apartado 2.13. 2.6. Trabajos de mantenimiento por administración:
Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario
2.6.1. Recibe la 7F39, Orden de servicio, oficio o la 6F40, Orden de trabajo, le asigna prioridad, la registra, y la archiva en una base de datos física y digital, y determina si el trabajo requiere de:
2.6.1.1. Inspección previa y viáticos.
2.6.1.2. Inspección previa y sin viáticos, se procede a realizar la inspección. Si el trabajo no requiere inspección previa, se define el tipo/clase de mantenimiento.
Mantenimiento menor: Se prepara la lista de materiales necesarios para realizar el trabajo.
Mantenimiento mayor: El Encargado Subproceso Mantenimiento Aeroportuario junto con el Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario, analizan el trabajo a realizar.
2.6.1.3. Una vez determinado el requerimiento del trabajo, prepara el 7F43, Perfil del trabajo, con el visto bueno del Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario, y lo remite al Coordinador de Infraestructura Aeroportuaria.
2.6.2. El Coordinador de Infraestructura Aeroportuaria lo estudia, otorga el visto bueno al 7F43, Perfil del trabajo, y lo remite a la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario.
2.6.3. La Secretaria de Mantenimiento recibe el 7F43, Perfil del trabajo, lo sella, registra, y lo remite al Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario.
2.6.4. El Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario lo recibe, y lo remite al Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario.
2.6.5. El Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario abre expediente del trabajo a realizar, y verifica la lista de materiales necesarios para realizar el trabajo.
2.7. Ejecución de trabajos de mantenimiento por administración:
2.7.1. El Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario asigna el personal requerido, así como las herramientas y equipo necesario para ejecutar el trabajo mediante, ya sea con gira o sin ella.
Funcionarios designados
2.7.2. Crean un registro fotográfico, inician los trabajos, y una vez finalizado toman fotografías.
2.7.3. Completan la 7F39, Orden de servicio o la 6F40, Orden de trabajo, y la entregan al Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario.
Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario
2.7.4. La revisa, registra los materiales en la base de datos del inventario de materiales.
2.7.5. Archiva la 7F39, Orden de servicio o la 6F40, Orden de trabajo en forma física y digital.
2.7.6. Si se requiere preparar un oficio de los trabajos realizados, prepara el informe y lo remite al Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario.
2.7.7. El Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario lo revisa, da el visto bueno, y lo remite a la Secretaria de Mantenimiento.
2.7.8. La Secretaria de Mantenimiento registra, archiva copia, y lo remite a la Unidad Solicitante.
2.8. Trabajos de Mantenimiento por contrato: Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario
2.8.1. Realiza inspección previa, prepara un registro fotográfico, y efectúa un levantamiento preliminar de datos.
2.8.2. Con los datos obtenidos en la gira, se reúne con el Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario para determinar los trabajos requeridos, y llevar a cabo la contratación.
Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario
2.8.3. Verifica el presupuesto para ver si existe contenido económico, requerido en la sub-partida correspondiente para realizar la contratación.
2.8.4. De contar con el presupuesto verifica que la contratación este en el plan de compras, y el monto necesario para la misma.
2.8.5. De ser así, le informa al Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario que proceda a preparar las especificaciones técnicas, y otros documentos para el cartel de la contratación.
2.8.6. En el caso de no existir el contenido presupuestario requerido en la partida correspondiente para la contratación, verifica que exista contenido presupuestario en otras sub-partidas.
2.8.7. Una vez que verifica que si existe el contenido presupuestario requerido, remite al Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario para que realice la modificación presupuestaria, y modificación al plan de compras. Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario
2.8.8. Completa la 7F44, Modificación al plan de compras en el cual se indican las sub-partidas a disminuir, para contar con el contenido presupuestario en la respectiva modificación, y realizar la contratación.
2.8.9. Prepara oficio y lo remite al Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario.
2.8.10. El Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario revisa la 7F44, Modificación al plan de compras, coloca el visto bueno al oficio, y lo remite a la Secretaria de Mantenimiento.
2.8.11. La Secretaria de Mantenimiento lo sella, lo registra, lo remite a la Proveeduría, y lo comunica al Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario.
Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario
2.8.12. Espera la aprobación de la misma, la cual verifica mediante el disponible presupuestario.
2.8.13. Le indica al Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario que prepare las especificaciones técnicas, y otros documentos para el cartel de contratación.
2.8.14. En caso de no contar con el presupuesto ni contenido presupuestario en otras sub-partidas, presupuesta para el año siguiente.
Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario
2.8.15. Teniendo las especificaciones técnicas, planos constructivos, y otros documentos, elabora la estimación presupuestaria.
2.8.16. Remite las especificaciones técnicas al Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario.
2.8.17. El Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario revisa y coloca el visto bueno, y lo remite al Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario, para que prepare el 7F43, Perfil del trabajo de mantenimiento, que se envía al Coordinador de Infraestructura Aeroportuaria. 2.8.18. El Coordinador de Infraestructura Aeroportuaria lo estudia, coloca el visto bueno al 7F43, Perfil del trabajo, y lo remite a la Secretaria de Mantenimiento.
2.8.19. La Secretaria de Mantenimiento recibe el 7F43, Perfil del trabajo, el cual sella, registra y remite al Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario.
2.8.20. El Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario recibe, registra, y lo remite al Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario. 2.8.21. El Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario le comunica al
Oficinista que elabore la reserva de fondos para la contratación, de acuerdo a las especificaciones técnicas.
2.8.22. El Oficinista confecciona la reserva de fondos, archiva una copia de la misma para control, y remite la original al Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario.
Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario
2.8.23. La revisa, aprueba y registra en forma digital en la base de datos de reservas. 2.8.24. Disminuye de la base de datos de reservas, el monto correspondiente a la
reserva del disponible presupuestario por sub-partida.
2.8.25. Indica al Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario que prepare el oficio de justificación para la contratación, adjunta especificaciones técnicas, planos constructivos y reserva de fondos, que envía al Coordinador de Infraestructura Aeroportuaria para su visto bueno y trámite ante la Proveeduría, y crea el expediente.
Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario
2.8.26. Abre expediente, en el cual incluye los siguientes documentos: especificaciones técnicas, planos constructivos, reserva de fondos, registro fotográfico, estimación presupuestaria y otros documentos para el trámite de contratación ante la Proveeduría.
2.8.27. Coordina y define la visita al sitio con la Proveeduría.
2.8.28. Realizar la visita al sitio en conjunto con el funcionario que designa la Proveeduría, y los posibles oferentes para la contratación.
2.8.29. La Proveeduría remite oficio con las ofertas adjuntas para realizar el estudio técnico de las mismas, el cual es recibido por la Secretaria de Mantenimiento, la cual registra y traslada al Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario.
2.8.30. El Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario revisa, y las remite al Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario para el respectivo análisis.
2.8.31. El Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario analiza las ofertas, prepara oficio con el criterio técnico, y lo remite al Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario.
Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario
2.8.32. Analiza el informe, aprueba y lo remite a la Secretaria de Mantenimiento para su envió a la Proveeduría.
2.8.33. Verifica en el sistema que la reserva de la contratación tenga la respectiva 7F19, Orden de compra, la cual se imprime para el expediente y verifica el tiempo de entrega.
2.8.34. Continúa de acuerdo al apartado 2.14.
2.9. Ejecución de la contratación de trabajos de Mantenimiento: Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario
2.9.1. Con la Orden de compra, analiza si la contratación requiere visita de pre-construcción, y a la vez viáticos.
2.9.2. Coordina con el Contratista para realizar la visita de pre-construcción.
2.9.3. Solicita al Contratista la lista del personal responsable de ejecutar el trabajo o brindar el servicio, con el fin de tramitar los permisos respectivos y otros documentos.
2.9.4. Elabora la Orden de inicio, y la remite al Contratista.
2.9.5. El Contratista firma la Orden de inicio y la remite al Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario.
2.9.6. El Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario realiza las inspecciones periódicamente sobre el trabajo/servicio que se está realizando, verifica y documenta la calidad de los trabajos (toma fotografías), avance y el tiempo del mismo durante la ejecución, todo de acuerdo con las especificaciones técnicas.
2.9.7. El Contratista notifica por escrito al Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario la finalización del trabajo/servicio, para que proceda a realizar la visita de inspección final.
2.9.8. El Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario, si cumple con las especificaciones técnicas completa el 7F45, Recepción de trabajo, y a la vez toma fotografías de respaldo.
2.9.9. El Contratista remite al Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario la 7F19, Orden de compra y la factura original, y los otros documentos requeridos (INS, CCSS, y otros).
2.9.10. Revisa los documentos, le solicita al Oficinista la confección del recibido conforme (control de consecutivo) del trabajo/servicio realizado, para las respectivas firmas y posterior remisión a la Proveeduría, dejando las copias para el expediente y control consecutivo.
2.9.11. En el caso de que al realizar la visita de inspección final y el Contratista no cumpla con las especificaciones técnicas y el tiempo de entrega, le notifica por escrito al Contratista los puntos que no está cumpliendo. de acuerdo con el cartel. Asimismo, si el trabajo/servicio no está dentro del tiempo establecido para la contratación, se aplica la multa por atraso que estipula el cartel. 2.9.12. En el caso de adquisición de equipo, el Encargado de la Unidad de
Mantenimiento Aeroportuario le solicita al Oficinista que verifique la existencia de la 7F19, Orden de compra, y el tiempo de entrega de los materiales a la Bodega Central.
2.9.13. El Encargado de la Bodega Central informa al Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario cuando ingresa el equipo a la Bodega Central, que se adquiere de acuerdo a la 7F19, Orden de compra.
Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario
2.9.14. Verifica que el equipo cumpla con las especificaciones técnicas y el tiempo de entrega. Si se cumplen ambas condiciones, recibe el equipo en la Bodega Central.
2.9.15. Completa la 7F46, Solicitud de salida de bodega central por el equipo, archiva los documentos, y crea expediente.
2.9.16. Asigna el personal en caso de que se requiera su instalación o a ponerlo en servicio (no requiere instalación).
2.9.17. En el caso que la empresa incumpla con los requerimientos técnicos del equipo, no se recibe en la Bodega Central, y notifica a la empresa los puntos que está incumpliendo de acuerdo al cartel.
2.9.18. De ser corregido el incumplimiento del equipo, pero no está dentro del tiempo ofertado de acuerdo a la entrega del equipo, se aplica la multa respectiva de acuerdo al cartel de contratación.
2.10. Programa de mantenimiento preventivo:
2.10.1. Imprime la lista de chequeo derivada del 7M03, Manual de mantenimiento preventivo (ver tomo I y II).
2.10.2. Programa, asigna, y entrega la lista de chequeo al Trabajador Especializado. Trabajador Especializado
2.10.3. Realiza el chequeo y completa la lista en el sitio indicado, utilizando los instructivos del 7M03, Manual de mantenimiento preventivo.
2.10.4. Si no detecta anomalías o daños en la lista de chequeo, entrega la misma al Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario, para que este la revise, la registre, y la archive.
2.10.5. Si detecta daños o anomalías, las cuales anota en la lista de chequeo, toma fotografías como respaldo.
2.10.6. Entrega la lista de chequeo y las fotografías al Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario.
Encargado Subproceso de Mantenimiento Aeroportuario
2.10.7. Analiza el tipo de problema, e informa al Encargado de la Unidad de Mantenimiento Aeroportuario para que genere la 6F40, Orden de trabajo, de acuerdo a lo establecido en el apartado 2.10.
2.10.8. Revisa, registra y archiva la lista de chequeo, y la remite al Trabajador Especializado.
2.11. Confección del plan de trabajo anual:
2.11.1. El Coordinador de Infraestructura Aeronáutica indica al Encargado de Planificación Aeroportuaria la realización del plan anual de su proceso.
2.11.2. El Encargado de Planificación Aeroportuaria, en conjunto con un equipo multidisciplinario desarrolla el plan de trabajo anual respectivo.
2.11.3. Una vez ejecutado el plan, lo traslada al Coordinador de Infraestructura Aeronáutica para su debida revisión, conocimiento y aprobación.
2.11.4. El Coordinador de Infraestructura Aeronáutica lo conoce, revisa y externa observaciones si proceden.
2.11.5. En caso de aceptación se pasa a la actividad 2.16.8., caso contrario se continúa en la actividad 2.16.6.
2.11.6. El Coordinador de Infraestructura Aeronáutica devuelve el plan de trabajo anual, indicando las modificaciones o cambios requeridos al Encargado de Planificación Aeroportuaria.
2.11.7. El Encargado de Planificación Aeroportuaria realiza las modificaciones o cambios al documento, y lo remite al Coordinador de Infraestructura Aeronáutica.
2.11.8. El Coordinador de Infraestructura Aeronáutica, revisa el plan de trabajo anual, lo avala, lo firma junto con el Encargado de Planificación Aeroportuaria, y lo mantiene en el expediente.
2.12. Seguimiento de proyectos de infraestructura aeronáutica:
2.12.1. El Plan Anual Operativo al ser instrumento que coadyuva en la planificación y cumplimiento de objetivos institucionales, es además un instrumento de discusión y resolución de los proyectos a desarrollar en el corto plazo (un año), y que a su vez permite ser un insumo para la proyección de ejecución de obras de infraestructura aeroportuaria a largo plazo (quinquenales), y que se plasman en el Plan Nacional de Desarrollo.
2.12.2. Siendo así, toda obra de infraestructura aeroportuaria tiene que atender una política institucional que es avalada y refrendada por el CETAC, como autoridad superior, y para tal efecto, este órgano colegiado dispone de los criterios técnicos que le permiten plantear a la DGAC la ejecución de los proyectos, que propicien el mejoramiento y desarrollo de la red nacional aeroportuaria, y de aquellas obras de infraestructura aeroportuaria que sean necesarias implementar para satisfacer la misión y visión Institucionales.
2.12.3. La Unidad de Infraestructura Aeronáutica (UIA) propone la priorización de proyectos a ejecutar en cada año, dicha propuesta deberá de darse a conocer al CETAC, para su debida aprobación.
2.12.4. El CETAC genera la aprobación correspondiente o en casos especiales podrá ser la Dirección General la que brinde la aprobación.
2.12.5. El CETAC recibe y analiza la necesidad de realizar un proyecto y emite un acuerdo de conformidad con el criterio y recomendaciones contenidas en la solicitud de la UIA. En caso de que el CETAC tome acuerdo para generar la contratación mediante convenio de cooperación con OACI, debe remitirse al apartado 2.9 del presente.
2.12.6. En caso de ser un proyecto de Infraestructura se instruye a las unidades de Infraestructura Aeronáutica y de Planificación, para que procedan de conformidad:
Infraestructura Aeronáutica elabora la identificación del proyecto, el perfil y la ficha técnica. Según la complejidad del proyecto, eventualmente se requiere realizar los estudios de pre-factibilidad y factibilidad. En caso de ser una reparación gira instrucciones para su ejecución se lleve a cabo mediante el proceso de Mantenimiento Aeroportuario.
Se remite a la Unidad de Planificación la documentación requerida, para que esta realice las gestiones ante la CGR para el refrendo del ente contralor, y ante MIDEPLAN, para inscribir el proyecto en el Banco de Proyectos de Inversión Pública, y solicita el código de inscripción, en caso de que ya esté inscrito lo actualiza.
2.12.7. Habiendo sido aprobada la gestión por parte del CETAC o la DG, la DGAC emite las directrices pertinentes a la UIA, para la elaboración del proyecto de obra y elaboración de términos de referencia, así como la debida gestión del proceso licitatorio correspondiente, según la 7E02, Ley de Contratación Administrativa y el 7E03, Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, y a la Unidad de Recursos Financieros para el trámite correspondiente para la asignación de recursos presupuestarios correspondientes a la ejecución del proyecto.
2.12.8. Habiendo recibido la Unidad de Proveeduría Institucional la información correspondiente, se tramita lo pertinente para la gestión de la contratación, con las oportunas intervenciones por parte de la UIA en caso de duda técnica. 2.12.9. La DGAC coordina el seguimiento de los proyectos con las dependencias
que conforman la Comisión Técnica de Proyectos de Ejecución de Obras de Infraestructura Aeroportuaria (CTP), para generar un conocimiento Institucional de la priorización de proyectos propuestos por la UIA y aprobado por el CETAC. Esta comisión estará conformada por las siguientes áreas:
Dirección General o su representante. Unidad de Planificación Institucional.
Área de Coordinación de Aeropuertos. Área de Infraestructura.
Área de Servicios de Apoyo (Recursos Financieros, Proveeduría). Área de Asesoría Legal
2.12.10. La CTP, es liderada por el Director General de Aviación Civil, o su representante, y sesiona según sea convocada.
2.12.11. La CTP, en sus reuniones periódicas verifica el avance del proyecto, conforme lo que informe la UIA a efectos de la toma de decisiones Institucionales.
2.13. Designación de equipo director del proyecto:
2.13.1. El Coordinador de Infraestructura Aeronáutica hace la designación del equipo de trabajo del proyecto, especificando sus roles y responsabilidades, para determinado proyecto, utilizando el 7F34, Equipo director de proyecto.
2.13.2. La designación se realiza a la luz del análisis del plan anual de trabajo, sus actualizaciones y el portafolio de proyectos.
2.13.3. Comunican mediante oficio o correo institucional al funcionario la asignación como Director de Proyecto y su responsabilidad de coordinar las acciones desde el inicio de la planificación del proyecto hasta su cierre/finiquito.
2.14. Gestión para desarrollo de proyectos CETAC-OACI:
2.14.1. La dependencia interesada y/o la UIA determinan la necesidad de generar un proyecto por convenio OACI, ya sea de infraestructura o para la compra de equipo para el cumplimiento de las normas internacionales en materia de seguridad operacional, seguridad de la aviación civil, y con fundamento en el crecimiento de tráfico local e internacional de pasajeros, y el número de movimientos de aeronaves, previsto en los planes maestros de aeropuertos, establecidas en 7M01, Plan de Modernización de Aeródromos, 7E16, Plan Nacional de Transportes, 7E17, Plan Nacional de Desarrollo, y 7M02, Plan de Inversiones o con excepciones ampliamente justificadas.
2.14.2. La UIA remite informe para conocimiento y aprobación del CETAC, comunicando la necesidad de desarrollar determinado proyecto o portafolio de proyectos de Infraestructura Aeronáutica, el presupuesto estimado y las recomendaciones necesarias.
2.14.3. El CETAC recibe y analiza la necesidad de realizar un proyecto y emite un acuerdo de conformidad con el criterio y recomendaciones contenidas en la solicitud de la UIA.
2.14.4. En caso de ser un proyecto de Infraestructura se instruye a las unidades de Infraestructura Aeronáutica y de Planificación, para que procedan de conformidad:
Infraestructura Aeronáutica elabora la identificación del proyecto, el perfil y la ficha técnica. Según la complejidad del proyecto, eventualmente se requiere realizar los estudios de pre-factibilidad y factibilidad. En caso de ser una reparación gira instrucciones para su ejecución mediante el proceso de Mantenimiento Aeroportuario.
Se remite a la Unidad de Planificación la documentación requerida (el perfil del proyecto, identificación del proyecto, y la ficha técnica), para que esta realice las gestiones ante la CGR para el refrendo del ente contralor, y ante MIDEPLAN, para inscribir el proyecto en el Banco de Proyectos de Inversión Pública, y solicita el código de inscripción, en caso de que ya esté inscrito lo actualiza.
2.14.5. Se remite acuerdo del CETAC para generar la contratación mediante cooperación técnica con la OACI al Coordinador Nacional.
2.14.6. La Unidad de Planificación recibe, analiza, y prepara nota para Planificación Sectorial del MOPT.
2.14.7. Planificación Sectorial del MOPT recibe, analiza y envía observaciones a la DGAC.
2.14.8. La DGAC recibe, y remite a la Unidad de Planificación, y a UIA para que cumplan las observaciones.
2.14.9. La Unidad de Planificación e Infraestructura Aeronáutica atienden las observaciones, preparan el documento final, remiten para firma del Director General, y se remite a Planificación Sectorial del MOPT.
2.14.10. Planificación Sectorial del MOPT recibe, y prepara carta al Ministro rector para el aval del proyecto, una vez firmado lo traslada al MIDEPLAN.
2.14.11. El MIDEPLAN revisa y analiza la información, si la información está completa inscribe el proyecto en el Banco de Proyectos de Inversión Pública
(BPIP), asignando un número al proyecto (código), el cual puede ser temporal o definitivo. Posteriormente remite la información a la DGAC.
2.14.12. La DGAC una vez que cuenta con el código por parte de MIDEPLAN, actualiza la ficha del proyecto, la cual se remite a Planificación Sectorial del MOPT.
2.14.13. Planificación Sectorial del MOPT recibe, analiza, y envía a la DGAC. 2.14.14. La DGAC recibe, y remite a la Unidad de Planificación
2.14.15. La gestión ante MIDEPLAN se puede llevar paralelamente, o también se puede postergar hasta obtener el anexo al MSA (COS) (Acuerdos de Gestión de Servicios: acuerdo de cada proyecto firmado por el representante del CETAC y la OACI) refrendado, para mayor sustentamiento de la formulación, y perfil del proyecto ante MIDEPLAN.
2.14.16. El coordinador nacional del convenio OACI-CETAC solicita a TCB/OACI la preparación de un documento proyecto PRODOC (documento de proyecto confidencial), que se constituye como un nuevo anexo al MSA (COS).
2.14.17. TCB/OACI elabora documento proyecto PRODOC, y la programación de expertos que se necesitan para el desarrollo del proyecto, en coordinación y colaboración por parte de la UIA, quien cuenta con la información técnica del proyecto. El TCB/OACI prepara y remite el borrador del nuevo anexo del MSA (COS) al Coordinador Nacional.
2.14.18. El Coordinador Nacional recibe, y convoca a los departamentos involucrados en el proyecto, para la correspondiente revisión del borrador del nuevo anexo del MSA (COS), y remite los comentarios correspondientes al TCB/OACI.
2.14.19. TCB/OACI recibe los comentarios, elabora el documento final del nuevo anexo del MSA (COS), y con la firma y sello del Secretario Nacional de la OACI, lo remite para firma de las partes al Coordinador Nacional.
2.14.20. El Coordinador Nacional en coordinación con UIA remite un informe al CETAC, recomendando la adopción del nuevo anexo del MSA (COS), y la correspondiente firma por parte del Presidente o representante designado del CETAC.
2.14.21. El CETAC acepta mediante la emisión de un acuerdo de aprobación, y la firma por parte del Presidente, el nuevo anexo del MSA (COS). Finalmente
se remite acuerdo y documento firmado al Coordinador Nacional, para que se gestione el refrendo ante la CGR.
2.14.22. El Coordinador Nacional recibe documento de proyecto (COS) firmado, lo analiza y prepara la solicitud para el Refrendo por parte del ente Contralor, y lo remite al Director General para su firma, anexando la siguiente información:
Oficio dirigido a la Contraloría General de la República. Documento de proyecto.
Formulario de inscripción y memorando de acuerdo. Acuerdo de aprobación por parte del CETAC.
Personería del CETAC. Certificación de la OACI.
Nombramiento del Secretario General de la OACI.
2.14.23. La DGAC revisa y firma la solicitud de refrendo, y lo remite a la CGR. 2.14.24. La CGR estudia el proyecto para el respectivo refrendo, para lo cual
tiene veinticinco días hábiles, tiempo que puede extenderse en el caso que requiera de información adicional. Una vez refrendado lo remite a la DGAC. 2.14.25. La DGAC lo recibe, y lo remite a la Unidad de Planificación para que
continúe con el proceso.
2.14.26. La Unidad de Planificación una vez que cuenta con el código por parte de MIDEPLAN, y el refrendo de la CGR, remite la información al coordinador nacional.
2.14.27. El coordinador Nacional inicia los trámites ante la Unidad de Recursos Financieros para disponer de fondos para el proyecto, y prepara nota solicitando la transferencia de recursos ante OACI, con el debido soporte por parte de la UIA.
2.14.28. La Unidad de Recursos Financieros inicia los trámites para la gestión de transferencia de fondos, hacia la cuenta correspondiente del proyecto del Gobierno de Costa Rica en la OACI. Bajo el entendido de que la licitación no se inicia, hasta tanto se haya hecho la transferencia de fondos hacia la OACI. Una vez realizada la transferencia de fondos hacia la OACI, lo comunica al coordinador nacional.
2.14.29. El Coordinador Nacional recibe el comunicado, y solicita a UIA que prepare las especificaciones técnicas del proyecto para remitir a la OACI.
2.14.30. UIA recibe la solicitud, y designa al funcionario y/o equipo multidisciplinario, que se encarga de preparar las especificaciones técnicas del proyecto, en el cual se definen los objetivos y alcances del mismo. Una vez preparadas remite al Coordinador Nacional el informe respectivo para el TCB/OACI.
2.14.31. El Coordinador Nacional recibe las especificaciones técnicas del proyecto, y remite el informe respectivo a TCB/OACI.
2.14.32. TCB/OACI recibe las especificaciones técnicas del proyecto para la elaboración del cartel (es) de los distintos productos esperados.
2.14.33. Tanto el Coordinador Nacional como el representante de la UIA, mantienen constante monitoreo del avance en la OACI y lo reportan al CETAC., con el fin de considerar las decisiones oportunas para el desarrollo del proyecto.
2.15. Elaboración de perfil de obras aeroportuarias:
2.15.1. El CETAC o la DGAC comunican al Coordinador de Infraestructura Aeronáutica la necesidad de invertir en un proyecto determinado, para satisfacer alguna necesidad real ligada a los objetivos de la Institución o bien la UIA remite recomendación al CETAC o la DGAC de necesidad de un proyecto.
2.15.2. El Coordinador de Infraestructura Aeronáutica encarga a un Profesional de Infraestructura, de acuerdo a su especialidad, para que elabore el diagnóstico del proyecto.
2.15.3. El Profesional de Infraestructura elabora un diagnóstico del proyecto, inversión necesaria, la magnitud, y las alternativas de solución, y lo remite al Coordinador de Infraestructura Aeronáutica.
2.15.4. El Coordinador de Infraestructura Aeronáutica revisa el diagnóstico del proyecto, emite observaciones si las tuviese, y gira instrucciones al Profesional de Infraestructura, pueden realizarse reuniones interdisciplinarias para discutir el diagnóstico del proyecto.
2.15.5. El Profesional de Infraestructura incorpora las observaciones emitidas, y lo devuelve al Coordinador de Infraestructura Aeronáutica.
2.15.6. El Coordinador de Infraestructura Aeronáutica brinda el visto bueno, y mediante oficio lo remite a la DGAC.
2.15.7. La DGAC analiza los resultados del diagnóstico del proyecto, y remite mediante oficio, al CETAC.
2.15.8. El CETAC realiza el análisis y en caso de requerir observaciones las remite a la DGAC o brinda la aprobación y lo devuelve a la DGAC, para que ésta tome las medidas que le competen.
2.15.9. La DGAC lo remite al Coordinador de Infraestructura Aeronáutica, con las indicaciones competentes.
2.15.10. El Coordinador de Infraestructura Aeronáutica analiza el diagnóstico, y si es del caso incorpora las observaciones del CETAC y de la DGAC. Incluye el proyecto aprobado por el CETAC en el Plan Anual Operativo y en el presupuesto de la Institución, ya sea a corto, largo o mediano plazo.
2.15.11. El Director de Proyecto o el Encargado de Planificación Aeroportuaria en conjunto con un equipo multidisciplinario en caso de ser necesario, inicia el análisis del diagnóstico aprobado para el desarrollo del anteproyecto. Es un proceso continuo para el inicio del diseño definitivo.
2.15.12. El Director de proyecto o el Encargado de Planificación Aeroportuaria coordina la elaboración de los planos finales, especificaciones técnicas, y presupuesto del proyecto. Cabe destacar que dicho presupuesto, debería de concordar con el monto disponible del proyecto, caso contrario y con la debida justificación deberá de solicitarse el presupuesto adicional.
2.15.13. En caso de no contar con el insumo necesario para la elaboración del diseño y de especificaciones técnicas, se procederá a realizar la contratación pertinente para estudios o elaboración de diseños y documentos conexos. 2.15.14. Una vez aprobado los documentos que respaldan la contratación, se inicia
mediante la Proveeduría Institucional o por medio de TCB/OACI.
2.16. Recomendación de ofertas:
2.16.1. Proveeduría recibe las ofertas afines al objeto del contrato, consigna las ofertas admitidas por cumplir con las normas jurídicas que regulan la materia u objeto del contrato, las condiciones y especificaciones del cartel.
2.16.2. Proveeduría remite a la Unidad de Infraestructura Aeronáutica, al encargado del Departamento Financiero (si corresponde análisis financiero), las ofertas
de la licitación de la obra, las especificaciones técnicas, y las fe de erratas para el respectivo análisis de las ofertas, los cuales se deben revisar paralelamente. 2.16.3. El CIA designa la revisión de las ofertas al Director de Proyecto junto al equipo de trabajo asignado, quienes revisan y analizan las ofertas de acuerdo a las especificaciones técnicas. Esto para realizar la recomendación técnica de adjudicación , la cual debe abarcar:
Si cada oferta presentada cumple con las especificaciones técnicas del cartel.
Los aspectos que no cumplen las ofertas con respecto a las especificaciones técnicas.
Análisis de costos para definir si las ofertas son ruinosas, excesivas o se encuentran dentro rango presupuestario para dicha contratación. Para lo cual debe incluir un cuadro comparativo de costos y comparados con los del presupuesto base. El análisis se puede realizar de manera individual o global dependiendo de la complejidad de la obra y presupuesto.
Análisis de tiempos de ejecución de la obra en cada oferta, de acuerdo a un cronograma base. (Si corresponde).
2.16.4. El DP en conjunto con el equipo de trabajo del proyecto, remiten a Proveeduría un informe técnico de cumplimiento de las especificaciones técnicas del cartel, en el tiempo establecido por ley, salvo justificación correspondiente. Dicho informe será revisado por la CIA.
2.16.5. El Departamento Financiero y al Asesor Legal de la Proveeduría, deben revisar que los parámetros solicitados en el cartel según cada área, sean suministrados y cumplan a cabalidad en cada oferta. Los resultados de la revisión y análisis de la información debe ser enviada a Proveeduría mediante un informe de resultados en el tiempo establecido por ley, salvo debida justificación.
2.16.6. Proveeduría realiza un informe de recomendación final, el cual deberá ser firmado por la Comisión de adjudicación y dirigido a CETAC basado en los informes técnicos, legal y financiero remitidos por los Departamentos correspondientes.
2.16.7. CETAC revisa informe y define adjudicación del proceso de contratación administrativa, mismo que debe ser comunicado por la secretaria de dicha dependencia a Proveeduría.
2.17.1. Se realiza una reunión de pre-inicio de proyecto con el fin de aclarar cualquier duda sobre el plan y el programa de trabajo, los trámites administrativos por emplear durante el proceso, y las responsabilidades y derechos de cada uno, que puedan afectar el correcto desarrollo del proceso del proyecto.
Director de Proyecto
2.17.2. Elabora un oficio de invitación al encargado de la obra, designado por la empresa contratista a la reunión de pre-construcción, con el visto bueno del Encargado Desarrollo Aeroportuario.
2.17.3. Solicita al encargado de la obra, por medio del oficio, presentar el día de la reunión de pre-inicio de proyecto los siguientes documentos:
Programa de trabajo actualizado (Gantt)
Programa de autocontrol y certificado de calidad de los materiales. Proceso constructivo de la obra.( Metodología constructiva)
Organigrama del proyecto indicando funciones y nombre de los encargados.
Póliza del INS del proyecto.
Programa de seguridad aeroportuaria.(Si aplica)Nombre del personal y número de cédula.
Bitácora de obra emitida por el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica.
Aprobación de SETENA. (Si aplica)
Aprobación del C.F.I.A. (Si aplica) Aprobación del Ministerio de Salud. (Si aplica)
Aprobación de la Municipalidad. (Si aplica)
2.17.4. En conjunto con el Ingeniero encargado de la obra designado por la empresa contratista de la obra, coordina las acciones que generan duda sobre el plan y el programa de ejecución, deja claro el trámite de pago, y el plazo promedio requerido por la Administración para completar la gestión. Es sumamente importante aclarar las reglas del proceso por iniciar, y salvar cualquier omisión al respecto en el contrato o las especificaciones, que puedan generar discordia entre las partes.
2.17.5. Aclaradas las reglas del proceso por iniciar, llena el 7F48, Acta de reunión de pre-construcción y consigue la firma en cada página, del Ingeniero encargado de la obra designado por la empresa contratista, y del Director de Proyecto, como constancia de que se realiza la reunión.
2.17.6. Dependiendo del proyecto y de la ubicación del mismo, también se invita a la reunión de pre-construcción a Navegación Aérea, Operaciones, y a la Administración del Aeropuerto.
2.18. Orden de inicio de proyecto:
2.18.1. El Coordinador de Infraestructura Aeronáutica recibe copia del contrato. y de acuerdo al monto de la contratación, verifica que este refrendado, sea por la CGR o por la DGAC.
2.18.2. El Director de Proyecto después de que se realiza la reunión de pre-inicio de proyecto, emite la Orden de inicio (cinco originales) y la remite a la Proveeduría Institucional o a OACI, quien la remite al Contratista para la ejecución de la obra dentro de los términos del contrato.
2.18.3. El Contratista firma la Orden de inicio indicando en esta forma su consenso. 2.18.4. La Orden de inicio tiene que indicar la fecha, el nombre del proyecto, el número
de la orden de compra, el plazo del proyecto, y monto del proyecto. 2.19. Pago de avance de obra:
2.19.1. El control de avance de la obra vela por el cumplimiento del programa de ejecución, establecido de previo al proceso constructivo. De presentarse atrasos con respecto al programa, permite tomar las acciones necesarias y establecer las responsabilidades, de manera que la obra se desarrolle de acuerdo a lo programado.
2.19.2. El equipo de trabajo de Infraestructura asignado determina los avances del proyecto, de acuerdo al programa de ejecución, los cuales deben quedar establecidos mediante registro de los informes de actividades y los reportes semanales de inspección.
2.19.3. En los primeros 7 días del mes, el encargado de la empresa, la supervisión y el DP se deben reunir con el fin de realizar una conciliación de las actividades que se aprobarán para reconocimiento del avance de obra. Para formalizar esta conciliación se debe crear el cuadro de cantidades y el cuadro general de estimación, y debe ser firmado por los representantes de las partes involucradas en la supervisión y aprobación del avance de obra.
2.19.4. Realizada la conciliación, el contratista procederá a la presentación del oficio de remisión de la factura, informe de avance de obra y los anexos financieros (Certificación CCSS, FODESAF, INS, cronograma de seguimiento, informe de
laboratorio de autocontrol y otros documentos requeridos para justificación de pago).
2.19.5. El supervisor y el DP revisan la información suministrada por el contratista, para la debida aprobación de la factura. Paralelamente el supervisor, el DP y los especialistas de la Administración deben generar un informe de avance de obra donde se establezca y analice el avance aprobado, adicionalmente se tendrá que adjuntar la documentación técnica respectiva para respaldo del mismo.
2.19.6. Siendo correcta la información suministrada por el contratista, el supervisor coordina reunión con el DP, especialistas y la CIA, con el fin de realizar la revisión de la información suministrada y será revisada mediante listas de chequeo. De estar de acuerdo todos los integrantes, se procede a formalizar la autorización de pago.
2.19.7. En caso de ser proyectos de modalidad de contratación administrativa, el supervisor debe enviar el Recibo Conforme de obra a la Proveeduría para que continúe el trámite.
2.19.8. Si el contrato es de modalidad OACI, el supervisor remitirá al CN para que este comunique al oficial de proveeduría de OACI para que tramite el pago, previo autorizado.
2.20. Órdenes de cambio:
2.20.1. En caso de que se tenga que modificar una obra durante el proceso constructivo, para satisfacer plenamente el interés público, el solicitante debe presentar un documento que justifique el cambio a realizar.
2.20.2. Existen dos tipos de modificación, modificación de cantidades y/o plazo, sin modificación de monto y modificación de cantidades y/o plazo con modificación del monto del contrato.
2.20.3. El Director de Proyecto debe elaborar el documento denominado “Orden de modificación” (OM) donde se incluyan las justificaciones pertinentes, como respaldos existentes.
2.20.4. El DP remite la justificación directamente a la CIA para aprobación.
2.20.5. El DP procede con la recolección de firmas, del representante de la empresa y la CIA, como mínimo.
2.20.6. En caso de no modificar monto contractual la OM debe ser remitido al DG para su aprobación.
2.20.7. En caso de modificar el monto contractual la OM previamente firmada por las partes involucradas se remite a la Unidad de Asesoría Legal de la DGAC, para su criterio.
2.20.8. A criterio del DP se puede elaborar la 7F49, Suspensión de obra (parcial o total), eso mientras queda en firme el cambio de obra.
2.20.9. El Encargado de Asesoría Legal elabora el adendum, emite criterio legal, y lo remite para revisión y firma del CETAC.
2.20.10. El CETAC aprueba o desaprueba y traslada la resolución a la DGAC. 2.20.11. Recibe la resolución del CETAC; en caso de que no sea aprobada la
adedum, la remite al Encargado de Asesoría Legal para sus correcciones. 2.20.12. Si la adendum es aprobado y firmado por el CETAC, se prepara el
documento de remisión de solicitud de refrendo a quien corresponda, a saber CGR o Asesoría Legal.
2.20.13. Recibe la aprobación de la CGR o la aprobación interna de la Asesoría Legal, y se remite a Asesoría Legal y a Proveeduría o Coordinador OACI.
2.20.14. El Encargado de Asesoría Legal y la Proveeduría remiten el adendum refrendado, al CIA.
2.20.15. En caso de ser requerido el DP elabora la 7F50, Orden de reinicio del proyecto, eso con el fin de ejecutar el cambio de obra solicitado o aprobado. 2.21. Recepción de obras:
2.21.1. El Contratista solicita al DP por medio de un oficio, la recepción provisional de la obra.
2.21.2. El DP coordina la recepción provisional de la obra, con el fin de realizar el recorrido de la obra para una inspección detallada, junto con el Encargado de Proveeduría, el Asesor Legal y demás profesionales involucrados.
Durante la recepción provisional de la obra levanta un acta, en la cual se consigna una lista de todas las discrepancias, o cualquier diferencia observada en relación al contrato, especificaciones técnicas del cartel de la licitación, u
otro documento relacionado con la obra, y se estima un plazo para arreglar y mejorar todas las discrepancias encontradas.
2.21.3. En caso de no existir discrepancias se podrá a discreción de la Administración y sin perjuicio de lo señalado en el pliego de condiciones realizar la recepción final.
2.21.4. El responsable de elaborar el acta remite una copia, al Contratista y al DP. 2.21.5. El Contratista debe presentar la documentación técnica, planos As-Build y
otros establecidos en el contrato/cartel de licitación como parte de la recepción definitiva del proyecto. Los cuales deberán ser analizados y aprobados por el equipo de trabajo del proyecto o por el DP.
2.21.6. El DP llevara el seguimiento de las discrepancias establecidas en el acta de recepción provisional con el fin de llevar a cabo el acta de recepción definitiva en un plazo máximo de dos meses o el definido por la Administración del contrato.
2.21.7. En caso de persistir discrepancias se podrá realizar la consulta a la Asesoría Legal en relación con el debido accionar a la luz de la normativa legal y técnica vigente o la establecida en el pliego de condiciones.
2.21.8. La Asesoría Legal remitirá al DP el acta de recepción definitiva del proyecto.
2.22. Evaluación desarrollo proyecto (EXT-POST):
2.22.1. La evaluación desarrollo proyecto (ext-post) permite conocer si las variables empleadas en los estudios son acertadas, si tienen que ajustarse o cambiarse para futuros proyectos, y fundamentalmente, ayuda a no cometer los mismos errores, lo que constituye una fuente de retroalimentación. Este documento tiene que elaborarse en un plazo máximo de un mes, posterior a la recepción definitiva.
2.22.2. Una vez finalizada la obra se elabora un informe por parte del equipo de trabajo del proyecto y debe incluir:
Tiempo de ejecución de acuerdo al contrato. Costo del proyecto.
Modificaciones (justificaciones e impacto).
Control de Calidad (descripción y conclusión general).
