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Programa ANTIFRAUDE. Guía para prevenir y detectar el Fraude

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Academic year: 2021

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Programa

ANTIFRAUDE

Reporte especial

Guía para prevenir y detectar el Fraude

Todos los derechos reservados a Auditores y Asesores Gerenciales Cia. Ltda.. Se permite su reproducción con mención a la Firma.

(2)

Estimad@:

Durante nuestra experiencia profesional hemos conocidos fraudes desde los US$30,000 hasta los US$20,000,000. Por este motivo nos preocupa mucho este tema y nuestro mayor deseo es que las compañías se protejan adecuadamente estableciendo las mejores prácticas internacionales.

En las siguientes páginas encontrará un reporte práctico para disminuir los riesgos de Fraude en su organización basado en el documento de Instituto Norteamericano de Contadores Públicos Autorizados, AICPA, en el cual se hace énfasis en 3 líneas de defensa. El punto central del reporte es mostrar porqué unas organizaciones

Urdesa Norte, avd 2da No.129 y calle 3era

2889323, 6001781 info@aseger.com.ec Guayaquil - Ecuador

tienen menor probabilidad de que sus activos sean apropiados indebidamente y son menos susceptibles de que sus reportes sean considerados fraudulentos.

El motivo fundamental de que muchas compañías “están protegidas” es porque han considerado seriamente la implantación de un “programa antifraude” y los responsables de su implementación son los Altos Directivos.

La lucha contra el FRAUDE no es una tarea fácil, se debe implementar un sistema tal como se menciona en el reporte que viene a continuación, sin embargo nosotros podemos guiarlo sin ningún costo para que tome las medidas correctas. Llame a nuestros teléfonos: 6001781 2889323 de la ciudad de Guayaquil en Ecuador o escríbanos su problema a nuestro correo:fabian@aseger.com.ec

Esperamos que con este tipo de reporte pueda implementar las soluciones oportunamente y evite un probable desastre.

Ing. Fabián Delgado Loor, M.B.A. Socio Director

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En un reporte anterior escribí que los empleados de una organización según estadísticas confiables son totalmente honestos en un 10% y totalmente deshonestos en un 10%, y que el comportamiento del 80% restante depende de las influencias de los grupos anteriores. El mensaje es asegurar que al menos el 90% de nuestro personal este de nuestro lado en la lucha contra el Fraude. Pero para alcanzar este objetivo la Alta Administración debe predicar con el ejemplo.

Si logramos crear una cultura de Honestidad y altos estándares de

1 Línea de defensa:

Crear una cultura de

Honestidad y altos estándares de Ética.

Programa

ANTIFRAUDE

Guía para prevenir y detectar el Fraude

Si logramos crear una cultura de Honestidad y altos estándares de Ética podremos reducir los 3 grandes tipos de fraudes: a) Apropiación indebida de activos, b) Reportes financieros fraudulentos y c) Extorsiones o Corrupción.

Para crear una cultura de honestidad la Alta Administración debe : a) Fijar el tono de su organización hacia la ética, b) Crear un ambiente positivo para trabajar, c) Contratar y promover a los empleados apropiados, d) Entrenar adecuadamente al personal en valores, e) Confirmar periódicamente las responsabilidades de los empleados y f) Mantener una disciplina estricta contra el Fraude.

Fijar el tono de su organización hacia la ética significa desarrollar

los valores en los cuales cree la compañía. Toda compañía tiene un fin social y eso lo deben conocer todo el recurso humano. Adicionalmente se deben establecer cuales serían los comportamientos esperados del personal clave en un código de conducta. El código de conducta no es un reglamento más que todos deben obedecer, sino que es una proclamación de los valores de la empresa. Para implementar un adecuado código de conducta se debe definir primeramente la visión y misión de la compañía y realizar un taller con toda la seriedad del caso en el cual se defina que comportamientos del personal son los esperados.

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Debemos tener mucho cuidado al realizar este taller, porque sus resultados, vivénciales, se deberán confirmar todos los años.

Crear un ambiente positivo para trabajar conlleva cuidar que los

empleados sean tratados de una manera justa, brindándole iguales oportunidades de desarrollo, un adecuado sistema de remuneración y recompensa, haciéndolos participar en grupos para la toma de decisión y dándoles el entrenamiento necesario. El recurso humano es el que genera la rentabilidad, las fallas y los fraudes. El mejor negocio

1 Línea de defensa:

Crear una cultura de

Honestidad y altos estándares de Ética.

(continuación)

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ANTIFRAUDE

Guía para prevenir y detectar el Fraude

el que genera la rentabilidad, las fallas y los fraudes. El mejor negocio es crear el ambiente positivo para trabajar. Existe un producto denominado Auditoria del Recurso Humano que puede ayudarlo a evaluar que ambiente tiene en su empresa.

Contratar y promover a los empleados adecuados significa que

antes de la experiencia nuestro personal debe pasar por los filtros de la honestidad y confiabilidad. Muchas firmas especializadas en selección de personal se olvidan de este factor y generan mayores riesgos de fraude. Por eso recomiendo el uso de la encuesta de confiabilidad, especialmente para el personal clave de la organización. Finalmente veo como muchas organizaciones dan el peor de los mensajes al promover a personal con valores morales incorrectos. Tener empleados resentidos es una bomba de tiempo para el Fraude.

Entrenar adecuadamente al personal en valores implica que ellos

sepan reconocer una actitud incorrecta, un procedimiento riesgoso. La compañía debería hacer conocer cuales son los valores que espera que su personal siga fielmente. Una muy buena práctica anual debería ser la realización de un taller tipo “Vivir los valores”. Al final de dicho taller los empleados firmarían con gusto la aceptación del “código de conducta”.

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Confirmar periódicamente las responsabilidades de los empleados significa lograr una aceptación anual por lo menos del

código de conducta. Los empleados deben saber cuáles son sus responsabilidades y cuales las penalidades por un comportamiento deshonesto. Con la evidencia escrita del código de conducta es mucho más difícil que alguien pueda justificar un comportamiento deshonesto.

Programa

ANTIFRAUDE

Guía para prevenir y detectar el Fraude

1 Línea de defensa:

Crear una cultura de

Honestidad y altos estándares de Ética.

(continuación)

Mantener una disciplina estricta contra el Fraude permite alcanzar

un efecto disuasivo muy útil. Hasta la más mínima situación de deshonestidad debe ser causa de separación de un funcionario. Por lo tanto se hace necesario saber cómo actuar en determinadas situaciones de sospechas. ¿Cómo deberíamos actuar ante una situación crítica?¿Cuál debería ser la sanción?. Estas respuestas no son fáciles de contestar, por lo que requieren el análisis y el establecimiento de estrategias antifraudes bien elaboradas.

Nuestra experiencia en estos casos nos permite recomendar la adopción de los siguientes pasos, con la debida asesoría:

a) Conducir una investigación ante la sospecha de un fraude b) Tomar acciones consistentes y apropiados contra los que

cometen fraude

c) Revaluar los controles que han sido vulnerados y mejorarlos

d) Iniciar un proceso de comunicación del hecho, de

reforzamiento de la capacitación en valores, código de conducta y de las expectativas de la organización respecto del comportamiento de su personal.

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Para que el FRAUDE se cometa deben conjugarse los 3 elementos siguientes: a) incentivo o presión del personal, b) oportunidades originadas por debilidades en el control interno y c) escasos o nulos valores morales del personal.

Ya comentamos la necesidad de una cultura de honestidad y ya sabemos porque es un buen negocio. Ahora trataremos el tema de las debilidades en los controles.

2 Línea de defensa:

Evaluar sus procesos,

riesgos y controles Antifraude

Programa

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Guía para prevenir y detectar el Fraude

Recomendamos ser proactivos en la lucha contra el FRAUDE. Esto significa que debemos: a) Tener identificados y medidos los riesgos de fraude en nuestra organización, b) Mitigar los riesgos de fraude con implementación de medidas c) Reevaluar si nuestros controles son efectivos en prevenir, detectar o disuadir una situación fraudulenta.

Tener identificados y medidos los riesgos de fraude:

La Alta Administración es la primera responsable de evaluar los riesgos de FRAUDE en su organización. No están cubiertos los riesgos de fraude porque tenemos Auditores Externos independientes, eso ayuda, pero no es suficiente.

La Alta Administración debe cuestionarse si son susceptibles o no a la apropiación indebida de activos, a la información financiera fraudulenta o a prácticas de corrupción.

Lo correcto es hacer una evaluación desde el más alto ejecutivo hasta el personal operativo en relación a la posibilidad de fraude, tipo de fraude, probabilidad e impacto del fraude en el negocio.¿Si se cometiese un Fraude en nuestra empresa, quien sería el principal sospechoso, cómo lo ejecutaría, se descubriría a tiempo y cuanto costaría?

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Mitigar los riesgos de fraude con la implementación de medidas:

Si se puede mitigar los riesgos de fraude con la eliminación de ciertos procedimientos peligrosos o su rediseño. Por ejemplo el jineteo de la cobranza se puede eliminar con la implementación de los cobros a través de depósitos bancarios. Nuestra experiencia nos ha enseñado a ser muy escépticos con la confiabilidad de ciertos procedimientos, por lo que ayudamos a nuestros clientes con pruebas antifraude para saber si pasan o no el examen.

Programa

ANTIFRAUDE

Guía para prevenir y detectar el Fraude

2 Línea de defensa:

Evaluar sus procesos,

riesgos y controles Antifraude

(continuación)

saber si pasan o no el examen.

Reevaluar si nuestros controles son efectivos:

Ya lo hemos comentado en otros reportes que muchas compañías tienen controles que no cubren ningún riesgo y muchos riesgos que no son cubiertos por algún control. ¿Cuándo fue la última vez que evaluamos nuestro control interno? La teoría dice que el control es un proceso y no un fin, por lo tanto si cambian las condiciones, cambia la efectividad de los controles.

Para evaluar la efectividad de los controles tenemos el estándar de Control Interno, COSO REPORT, en el cual se establece que una compañía debe evaluar 5 aspectos: el ambiente de control, la evaluación de riesgos, sus sistemas de información y comunicación, los controles de aplicación y sus sistemas de monitoreo.

En nuestra Firma hemos desarrollado una metodología denominada “F5, Fortalecimiento de 5 aspectos”, basada en el COSO REPORT para apoyar a las compañías que deseen reevaluar si sus controles internos son efectivos en prevenir, detectar o disuadir situaciones fraudulentas.

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Esta tarea es fundamental para asegurar el mayor éxito del programa antifraude. La revisión debe ser lo más independiente y al mayor nivel. Muchas compañías dedican esta tarea al Comité de Auditoria, otros a la Alta Gerencia, así como a los Auditores Internos, Externos y Forenses, sin embargo lo recomendable es que participen todos en este programa jugando el papel que le corresponda.

El Comité de Auditoria debería ser establecido en toda compañía

cuyos recursos y riesgos lo ameriten. A su vez este comité debería

3 Línea de defensa:

Realizar un monitoreo

independiente del proceso Antifraude .

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Guía para prevenir y detectar el Fraude

cuyos recursos y riesgos lo ameriten. A su vez este comité debería mantener una política de “Cero Tolerancia al Fraude”. La gran ventaja de este comité es que por su alto nivel si podría supervisar las prácticas de la Alta Gerencia y recomendar los correctivos necesarios.

La Alta Gerencia debe estar conciente de que ellos suelen ser los que

cometen los Fraudes más impactantes en la organización, por lo que deben ser los primeros en asegurar la confiabilidad de su sistema de control interno y la implantación de procesos independientes de revisión como auditorias externas de calidad, internas y forenses.

Auditoria Interna debe reconocer que no tiene la suficiente

experiencia en el tema de FRAUDES y debe capacitarse en descubrir señales de un posible fraude. Sin embargo esta función, a buen nivel, y bien entrenada, si logra ser un complemento de la lucha antifraude.

Los Auditores Externos deben tener independencia y prestigio

profesional adecuado. Sin embargo en una auditoria de estados financieros no necesariamente son los responsables de detectar los fraudes.

Los Auditores Forenses se están ganando un gran espacio al ser

auditores especializados en fraudes que pueden aportar con mejores puntos de vista que un auditor normal.

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¿De cuantas maneras

podemos

apoyar su

esfuerzo ANTIFRAUDE

?

Si hasta ahora su empresa es de las pocas que no ha sufrido un FRAUDE de consecuencias graves, debe asegurarse que la causa sea por su sistema de control interno blindado y la calidad moral de su personal, caso contrario recomendamos implantar inmediatamente este Programa Antifraude.

Los mejores procesos son los que se realizan con la supervisión y asesoría adecuada por lo que hemos desarrollado los siguientes servicios de acuerdo con sus necesidades:

1. Asistencia en la evaluación de riesgos de fraude para asegurar que la mayor cantidad de riesgos sean detectados y tomados con la seriedad que el caso amerita.

seriedad que el caso amerita.

2. Apoyo al personal de Auditoria Interna para mejorar su desempeño en la prevención de FRAUDES.

3. Evaluación del Control Interno de manera independiente para saber si es efectivo en prevenir, detectar y disuadir un FRAUDE. Tenemos nuestra propia metodología “F5” basada en la norma internacional de control interno COSO REPORT.

4. Asistencia en la elaboración del Código de Conducta de la organización.

5. Taller para el Fortalecimiento Institucional y prevención de FRAUDES para que toda la Empresa se convierta en nuestro aliado de las prácticas éticas.

6. Revisiones ANTIFRAUDE en la cual nos especializamos en aquellos procedimientos que eviten la realización de actos colusorios. Revisamos que se cobre efectivamente la cartera, que existan los proveedores, que los beneficios se trasladen a los clientes, nos convertimos en comprador misterioso, etc.

7. Auditoria Externa en la cual hacemos énfasis en la revisión de los riesgos de fraude.

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EMPRESAS ASOCIADAS

Mail: info@aseger.com.ec

Quienes somos

Dedicados al Mundo de la

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Auditoria y la Consultoría

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Somos una asociación de Firmas de Auditoria, Consultoría y Servicios Contables integradas por Ejecutivos con más de 19 años de Experiencia Nacional e Internacional. Nuestra calidad es Internacional y nuestros honorarios son justos.

Ing. Fabián Delgado Loor

Socio Director

Ex Gerente de

Pricewaterhouse con 19 años de experiencia nacional e internacional. M.B.A. e Instructor de Maestrías

EMPRESAS ASOCIADAS

Auditores y Asesores Gerenciales Cia. Ltda Guayaquil: Urdesa Norte, avd 2da y calle 3era. No. 129

Telf: 6001781, 2889323, 2381078

Estamos a su alcance para darle mayor información de nuestros servicios. Llámenos a los siguientes teléfonos o visite nuestra página web.

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