PROCESO ADMINISTRATIVO COMPLETO APLICADO (1).pdf

(1)

Universidad Mariano Gálvez de Guatemala

Facultad de Administración de Empresas

Plan Fin de Semana

APLICACIÓN

Área de Administración de

Empresas

(2)

• Es una unidad económico administrativa, en la que se unen, trabajo, bienes y capital para

generar a su vez bienes y/o servicios que contribuyan al logro de los objetivos

preestablecidos.

2

(3)

• El crecimiento

• La supervivencia, que implica desafíos

y peligros que representan amenazas.

• Las Utilidades, el producto de manejar

Objetivos de la Empresa

• Las Utilidades, el producto de manejar

provechosamente los entornos que rodean

la empresa de forma que al producirse las

utilidades consigue acrecentar sus

fortalezas y minimizar el efecto de sus

debilidades

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1. Bienes materiales:

Edificios, instalaciones: Que se realizan para adaptarlos a la labor productiva.

Maquinaria: Que tiene como objeto multiplicar la capacidad productiva del trabajo humano

Elementos que conforman la empresa

capacidad productiva del trabajo humano

Los equipos: Que sirven como instrumentos o

herramientas que complementan y aplican más al detalle la acción de la maquinaria

Las materias primas

Dinero: Capital constituido por valores, acciones u obligaciones.

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Sistemas: Son las relaciones en que deben

coordinarse las diversas cosas, las diversas

personas, o éstas en su conjunto. Puede decirse que son los bienes inmateriales de la empresa.

5

que son los bienes inmateriales de la empresa.

Sistemas de producción: formulas, patentes,

métodos , sistemas de ventas, de crédito, sistemas de finanzas

Sistemas de organización y administración: consistentes en la forma como debe estar

estructurada la empresa, separación de funciones, niveles jerárquicos, el grado de centralización o descentralización.

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• Según su razón de ser: Lucrativas o no lucrativas.

• Según su actividad económica o giro:

▫ Empresas industriales: Que se dedican a la producción de bienes

6

▫ Empresas industriales: Que se dedican a la producción de bienes mediante la trasformación de materia priva a través de los procesos de producción. Ej. Electricidad, textiles, químicas

▫ Empresas Comerciales: Se encargan de hacer llegar el producto al mercado para su consumo

▫ Empresas financieras: Comercian la recepción de depósitos y la concesión de préstamo, Ej. Bancos, seguros Financieras.

▫ Empresas de Servicio: Pueden ser personales y auxiliares a la industria y el comercio. Ej. Transporte, lavandería etc.

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▫ De sociedad

▫ Cooperativas

• Por el origen de su capital:

▫ Privada

▫ Pública o estatal

7 ▫ Pública o estatal

▫ Empresa Mixta

▫ Empresa transnacional: Son aquellas cuyos centros de producción y venta se encuentran en varios países pero su control y dirección provienen básicamente de uno

▫ Empresa multinacional: El capital es aportado por particulares o gobiernos de varios países, pero la

dirección y planeación se efectúa por miembros de esos países.

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• Por su régimen jurídico

▫ Empresa individual

▫ Sociedad

Sociedad colectiva

Sociedad en comandita simple Comandita por acciones

Comandita por acciones

De responsabilidad limitada Sociedad Anónima

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• Inscribirse como comerciante Art. 334 Código de Comercio Capital de Q. 2,000 o más

• Inscribir la Empresa: El objeto de esto es obtener la patente de Comercio de empresa individual, que es una licencia para operar

comercialmente (En el Registro Mercantil).

• Inscribirse como contribuyente: La ley del IVA establece que el Registro Mercantil debe informar regularmente al

9

establece que el Registro Mercantil debe informar regularmente al

Ministerio de Finanzas de las nuevas inscripciones de comercialmente, el comerciante debe inscribirse en un plazo de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de su inscripción. Para obtener No. De NIT

• Obligación Ética: La buena fé art. 669 del Código de Comercio, En el Art. 362 del mismo código, señala los casos de competencia desleal.

Adicionalmente tiene el compromiso social de generar puestos de trabajo

• Llevar libros Contables

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Proceso Administrativo

• Definición: Serie de etapas que representan la Administración en acción, las que deben ser interrelacionadas para el logro de los objetivos organizacionales.

Etapa Fase A que responde? Etapa Fase A que responde?

Previsión Qué puede hacerse?

Mecánica Planeación Qué se va hacer?

Organización Cómo se va hacer?

Integración Con qué y con quién se va a hacer?

Dinámica Dirección Ver que se haga

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Mecánica

• La etapa estática o mecánica de la

Administración es cómo deben ser las

cosas, es lo constructivo.

• Comprende la Previsión (anticiparse

a algo), la Planeación (trata sobre que

se va a realizar) y Organización

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Previsión

• Responde a ¿Qué puede hacerse? Viene de

prever, ver anticipadamente, implica la idea de cierta anticipación de acontecimientos y

situaciones futuras.

• Con base en la consideración de las condiciones futuras en que una empresa habrá de

encontrarse, reveladas por una investigación técnica se determinan los principales cursos de acción que permitirán realizar los objetivos de esa empresa

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PRINCIPIOS PREVISIÓN

• Probabilidad o previsibilidad: Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca serán 100% tomando en cuenta que nunca serán 100% certeras.

• Objetividad: Las previsiones deben descansar

en hechos más que en opiniones objetivas.

• Medición: Las previsiones serán tanto más seguras cuanto más podamos apreciarlas y medirlas.

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Elementos de la previsión

• Objetivos: Descripción de los resultados que se

esperan alcanzar.

• Investigación: Determinación de los factores

positivos o negativos que habrán de influir en la consecución de los objetivos.

consecución de los objetivos.

▫ Técnicas de Investigación

▫ La observación ▫ La encuesta

▫ La encuesta por cuestionario ▫ La entrevista

• Alternativas: Nacen de la investigación y son

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¿

_{Como aplicar los elementos de la previsión?}

• Se inicia con el planteamiento de un supuesto por ejemplo la necesidad de crear una Empresa en este ejemplo “Creación de un Colegio Kindergarden”

• Se plantean los objetivos de la investigación para la creación de la misma. Por ejemplo:

▫ Identificar la necesidad de un Kindergarten con ▫ Identificar la necesidad de un Kindergarten con

cuidados integrales con niños menores de 6 años. ▫ Identificar los servicios adicionales.

▫ Identificar oportunidad de mercado para un Jardín para niños en la Ciudad San Cristóbal

• Con la utilización de las técnicas de investigación se realiza la investigación. Estableciendo el lugar

donde se realizará el tamaño de la población (Muestra) a la que se aplicará etc.

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Se coloca el encabezado del cuestionario y las instrucciones

1. Tiene usted hijos menores de 6 años Si No

2. Estaría dispuesto a inscribirlos en un nuevo Colegio?

(En este ejemplo colocaremos solamente 4 preguntas)

2. Estaría dispuesto a inscribirlos en un nuevo Colegio? Si No

3. En que lugar le gustaría que se ubicase (Se colocan alternativas derivado a la zona u área en donde se quiera implementar)

4. Que servicios adicionales le gustaría que tuviese el nuevo colegio Servicio de Bus Computación Ingles

Las preguntas del cuestionario tienen que contribuir al logro de los objetivos planteados con anterioridad

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Posterior a realizar las encuestas al

numero de personas establecidas en la

muestra se procede a la tabulación de

resultados que propiciaran el análisis e

interpretación de los mismos, para

ello se pueden utilizar graficas, para

facilitar la interpretación de los

(18)

Por ejemplo por cada pregunta se

realiza una gráfica

El 39% considera que el colegio debería de ubicarse en pinares, el 33% en el Sector A-2, el 12% en Panorama y el 16% en Valle Dorado

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Del análisis e interpretación nacen las

alternativas

• Por ejemplo

• Colocar el colegio en pinares o en el sector A-2

• Brindar servicios adicionales de: Bus, clases de

• Brindar servicios adicionales de: Bus, clases de computación, Ingles.

• Con las alternativas se puede aplicar el proceso de toma de decisiones.

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1. Identificación del problema: elección de

compra de computadoras

2. Identificación de los criterios de

decisión:

Aplicación proceso de toma de decisiones para compra de computadoras del colegio

decisión:

a) Precio b) Marca

c) Mantenimiento

d) Capacidad de memoria RAM e) Velocidad del procesador

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3. Asignación de ponderaciones a los criterios, para facilitar se le coloca una ponderación sobre 10 puntos a cada una.

4. Desarrollo de alternativas: Se identifican las empresas y que ofrecen cada una

5. Para facilitar en una matriz se puede colocar el

5. Para facilitar en una matriz se puede colocar el análisis de alternativas y la escogencia o

selección de alternativa, que son los puntos 5 y 6 del proceso

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Alternativa Precio Marca Manteni miento Capacidad memoria RAM Velocidad procesa dor Presenta ción del equipo Total Empresa BION 8 9 8 10 9 9 53 Criterios de decisión MicroSIS 7 9 9 9 9 8 51 Compulandia 9 10 10 10 10 10 59 Intermarket 8 9 8 8 8 8 49

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• Como se puede observar en el cuadro

anterior la empresa Compulandia es la

que tubo una mayor puntuación por lo

tanto se decide realizar la compra con

ellos

• Implementación de la alternativa: Se

efectúa la compra en la empresa

compulandia.

• Evaluación: Se evalúa posterior a la

compra el beneficio de la decisión de

compra.

(24)

• Es el proceso de establecer objetivos y

escoger el medio más apropiado para el

logro de los mismos antes de emprender la

24

logro de los mismos antes de emprender la

acción .

(25)

PRINCIPIOS PLANEACIÓN

• Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones

vagas o genéricas, porque van a regir acciones concretas.

• Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios

que surjan en éste.

• Unidad de Dirección: Un plan por función, y una

coordinación tal que integrados formen un solo plan general.

• Rentabilidad: Deberá lograr una relación favorable en el

balance costo-beneficio.

• Participación: Todo plan deberá tratar de conseguir la

participación de las personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas con su funcionamiento.

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• Visión:

Pretende ser el norte a donde se proyecta la institución, describe el propósito a largo plazo.

Establece el marco de referencia para definir y formalizar la Misión.

▫ Inspira, motiva e integra o mueve a las personas para

Elementos de la Planeación:

▫ Inspira, motiva e integra o mueve a las personas para que actúen y se gafa cumplir la razón de ser de la

empresa (Misión).

▫ Ejemplo del Colegio: “Ser para el año 2,015 el

Kindergarten líder en Ciudad San Cristóbal, que se distinga por la preparación Integral y el uso de tecnología y técnicas de enseñanzas modernas”

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• Misión

:

Es la declaración duradera de los objetivos que distinguen a una organización de otras similares. Describe el propósito, los clientes, los productos o

servicios, los mercados, la filosofía de la empresa.

▫ La misión es simplemente el enunciado de quienes somos, la razón de ser de la empresa, que hacemos, para que lo hacemos, para quién y a través de qué lo hacemos.

▫ Ejemplo de misión: “Somos una institución que ▫ Ejemplo de misión: “Somos una institución que

busca enseñar por medio de distintos juegos, a

desarrollar las diferentes capacidades de cada niño o niña, con un personal altamente capacitado,

instalaciones y mobiliario acordes a las necesidades de cada grado. Comprometidos con los padres de familia a brindarles a sus hijos (as) educación basada en

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Valores

: Son el conjunto de características y cualidades que buscamos en las personas que traban en la empresa, los cuales facilitarán el logro de la visión y misión.

• Para lograr nuestra misión, en el colegio nos apoyamos de cinco valores fundamentales que son compartidos por todo el personal docente, administrativo y de apoyo de la todo el personal docente, administrativo y de apoyo de la Institución

Responsabilidad

Honestidad

Respeto mutuo

Ética

Profesionalismo

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• Objetivos

: Implica la idea de algo hacia lo cual se dirigen acciones, son los fines. Pueden ser a corto, mediano y largo plazo, o generales y específicos.

Lograr un prestigio a través de los servicios.

Cubrir la demanda y ampliar nuestros servicios Crear fuentes de empleo.

• Metas:

Son las realizaciones parciales de los objetivos, son los objetivos cuantificados.

objetivos, son los objetivos cuantificados.

Corto Plazo (2 meses)

Lograr la inscripción de 40 niños(as). Mediano Plazo (1 año)

Incrementar la demanda de 40 a 60 niños(as). Largo Plazo (3 años)

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• Políticas

: Son criterios generales que

tienen por objeto orientar la acción. Son

Flexibles. Es un criterio del cual se pueden

tomar decisiones diversas.

▫ De pago:

Los pagos de inscripción y mensualidades se deberán realizar por anticipado.

▫ De cobro:

Por cheque rechazado se cobraran gastos administrativos por valor de Q50.00.

▫ Salarial:

Si el personal labora horas extras estas deberán ser incluidas en el pago quincenal.

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Normas

: Todo señalamiento imperativo y

especifico de algo que ha de realizarse.

Ejemplos:

• No se entregará ningún niño(a) a otra persona si no trae la carta de

autorización de los padres de familia en el formato dado por el colegio.

• Si utilizan servicio de bus no se le esperara más de 5 minutos.

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• Estrategias

: Es un programa general

de acción para realizar los objetivos

propuestos, son los cursos de acción a

seguir, responde al que hacer

▫ Contar con personal docentes especializado

en cada una de las áreas de educación.

• Tácticas

: Del griego taktiké, es el maniobrar

hábilmente lo dispuesto en la estrategia, responde al como hacerlo.

▫ Para mantener personal profesional, el Colegio aportará un 50% de la preparación Universitaria de su personal docente.

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señalan la secuencia lógica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de la empresa. Generalmente se

acompañan de un flujograma

No. Actividad Responsable

1 Da información sobre los costos y de requerimiento de la papelería necesaria.

Secretaria papelería necesaria.

2. Llega con la papelería requerida. Padre de Familia 3. Revisa la documentación:

3.1 Si está completa entrega boleta de pago.

3.2 Si no esta completa informa al padre de familia y regresa al paso 1.

Secretaria

4. Recibe boleta de pago y efectúa el pago correspondiente Padre de familia 5. Recibe el pago y llena papelería de inscripción. Entrega

talonario de pago.

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• Programas:

Son planes que fijan el tiempo requerido para las realizaciones de objetivos u otros planes.

ACTIVIDADES ACTIVIDADES ACTIVIDADES

ACTIVIDADES HORARIOHORARIOHORARIOHORARIO FECHAFECHAFECHAFECHA RESPONSABLERESPONSABLERESPONSABLERESPONSABLE Sesión Informativa para padres de alumnos de:

Programa de Actividades para el mes de Enero 2011

Sesión Informativa para padres de alumnos de: Pre-Kinder Kinder 14:00-15:00 15:30-16:30 8 Sub-Directora Académica Sesión Informativa para padres de alumnos de:

Nursery Pre-Nursery Jardín Maternal 15:30-16:30 14:00-15:00 14:00-15:00 14:00-15:00 9 Sub-Directora Académica

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Presupuesto Anual Presupuesto Anual Presupuesto Anual Presupuesto Anual

del 1 de enero al 31 de diciembre 2011 del 1 de enero al 31 de diciembre 2011 del 1 de enero al 31 de diciembre 2011 del 1 de enero al 31 de diciembre 2011

Kindergarten "" Kindergarten ""Kindergarten "" Kindergarten "" Ingresos IngresosIngresos Ingresos Por Colegiaturas Q 180,000.00

Presupuestos

: Es un plan cuantificable en

unidades monetarias a una fecha prevista.

Por Colegiaturas Q 180,000.00

Por Venta de Mercadería Q 30,000.00 Egresos

EgresosEgresos Egresos

Servicio Telefónico Q 7,200.00 Servicio de Energía Eléctrica Q 12,000.00 Servicio de Agua Potable Q 6,000.00 Sueldos Administración Q 5,000.00 Sueldos Conserjería Q 6,000.00 Sueldos Maestros Q 25,000.00 Gastos Médicos Q 20,000.00 Q 210,000.00 Q 81,200.00 Excedente Anual Excedente Anual Excedente Anual Excedente Anual Q 128,800.00

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• Por su amplitud

: Estratégicos y operacionales

• Por el marco temporal

: De corto, mediano

Clasificación de los tipos de

planes

• Por el marco temporal

: De corto, mediano

y largo plazo.

• Por su especificidad:

Direccionales y

específicos.

• Por su frecuencia de uso

: De uso único o

(37)

objetivos generales y posicionan a una

organización en función de su ambiente.

• PLANES OPERACIONALES: Son planes

en los que se especifican los detalles acerca

37

en los que se especifican los detalles acerca

de la forma en que los objetivos tendrán que

ser alcanzados.

• PLANES DIRECCIONALES: Planes

flexibles en los que se establecen

lineamientos generales

.

(38)

• Investigar es buscar la solución a un

problema, dar explicación a hechos que

observamos o que deseamos estudiar.

• Los aspectos necesarios para un plan de

investigación son:

38

• Los aspectos necesarios para un plan de

investigación son:

▫ Planteamiento de un problema ▫ Hipótesis ▫ Comprobación empírica ▫ Operación de resultados ▫ Hallazgos de la investigación

(39)

Antecedentes del estudio Justificación del estudio Propósitos del estudio Objetivos del estudio Resultados a obtener Alcances del estudio

Fases necesarias o acciones para lograr los

Contenido de un plan

Alcances del estudio

Fases necesarias o acciones para lograr los objetivos Recursos necesarios Calendarización Costos Estrategias a utilizar Autorización

Representación gráfica del plan de trabajo Anexos

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Objetivos

Objetivos MetasMetas ActividadesActividades RecursosRecursos ResponsablesResponsables TiempoTiempo

Ejemplo de la Matriz de Planeación Ejemplo de la Matriz de Planeación

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Concepto: Es la

estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo Gerente 41 humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos

señalados. Se refiere a cómo deben ser las funciones,

jerarquías y actividades. Jefe Administrativo Jefe Financiero Jefe de ventas

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PRINCIPIOS ORGANIZACIÓN

• Especialización: Cuanto más se divide el trabajo dedicando a cada empleado a una actividad más limitada y concreta, se obtiene mayor eficiencia, destreza y precisión.

• Unidad de mando: Para cada función debe existir un solo

• Unidad de mando: Para cada función debe existir un solo mando.

• Autoridad-responsabilidad: Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel, así como su autoridad.

• Equilibrio de Dirección-control: A cada grado de

delegación debe corresponder el establecimiento. De los controles adecuados para asegurar la unidad de mando.

• Definición de Puestos: Debe precisarse por escrito las actas y responsable de cada puesto.

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• Funciones: Son las actividades generales que hace una unidad de la organización, como

ventas, finanzas, producción etc.

Elementos de la organización

• Jerarquías: Son los niveles o diferentes

estrados de autoridad y responsabilidad en la organización.

• Atribuciones: Son actividades específicas de un puesto. Es el verbo en acción. Ejemplo

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•• División del TrabajoDivisión del Trabajo: Separación y delimitación de las actividades de cada trabajador, con el fin de que se realice con mayor precisión, eficiencia y mínimo

esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento del trabajo

•• Departamentalización: Departamentalización: Agrupación de

Para lograr la Organización se vale de:

•• Departamentalización: Departamentalización: Agrupación de

funciones y/o actividades de trabajo que son similares.

▫▫ Por funciónPor función

▫▫ Por productoPor producto

▫▫ GeográficaGeográfica

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La Jerarquización de puestos, o estructura orgánica

Código Titulo del puesto Número de plazas

1 1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 Directora

Sub Directora Administrativa Contador

Secretaria

Encargado de personal de apoyo

1 1 1 1 1 1.1.3 1.1.3.1 1.1.3.2 1.1.3.3 1.1.3.4 1.2 1.2.1 1.2.1.1 1.2.1.2 1.2.1.3 1.2.1.4 1.2.1.5

Encargado de personal de apoyo Pilotos

Cocineras Conserje

Guardia de Seguridad Sub Directora Académica Supervisora

Maestro de Educación Física Maestra de Maternal y Jardín Maestra de Pre-Nursery y nursery Maestra de Pre-Kinder y Kinder Niñeras 1 2 2 1 2 1 1 1 1 1 1 2

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la ABU

Fecha de elaboración 13/07/2011 Fecha de elaboración 13/07/2011 Elaborado Por: Sandra Guzmán Elaborado Por: Sandra Guzmán

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Identificación del Puesto Identificación del Puesto:

Titulo del puesto: Director

Código: 1

Autoridad sobre: Sub Directora Administrativa, Sub Directora Académica y cada uno de sus subalternos.

Naturaleza del puesto: Administrativa

Atribuciones: Atribuciones:

• General: Planificar, coordinar y dirigir las actividades del colegio

• Específicas:

▫ Elaborar la planificación anual con la participación de las Sub Directoras. ▫ Realizar entrevistas para la contratación de personal

▫ Contratar personal ▫ Contratar personal

▫ Atender a padres de familia

▫ Supervisar las actividades del colegio ▫ Representación legal del colegio

• Responsabilidades: Logro de objetivos, manejo de bienes, manejo de personal.

Requerimientos del puesto:

Académicos: Poseer titulo de Maestra de Educación Media

Conocimientos: Psicología, Pedagogía, problemas de aprendizaje del habla, manejo de paquetes

de computación.

Habilidades: Manejo de personal, manejo de paquetes de computo, relaciones personales

Actitudes: Amabilidad, presentación personal, responsabilidad, Don de mando, trabajo en equipo,

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CONCEPTO

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.

OBJETO

Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.

UTILIDAD

• Proporcionan una imagen formal de la organización • Constituyen una fuente de consulta oficial

• Facilitan el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía

• Representan un elemento técnico valioso para el análisis organizacional

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1. La división de funciones.

2. Los niveles jerárquicos.

3. Las líneas de autoridad y responsabilidad.

4. Los canales formales de comunicación.

5. La naturaleza lineal o staff del departamento. Esto suele

5. La naturaleza lineal o staff del departamento. Esto suele indicarse ya sea por distintos colores, por distintos gruesos de la línea de comunicación o, en forma más usual,

marcando la autoridad con línea llena y la staff con línea punteada.

6. Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.

7. Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o sección.

(50)

POR SU NATURALEZA POR SU NATURALEZA

Microadministrativos

Corresponden a una sola organización, pero pueden

referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades que la conforman.

Macroadministrativos Macroadministrativos

Involucran a más de una organización. Mesoadministrativos

Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o más organizaciones de un mismo sector.

(51)

POR SU ÁMBITO DE APLICACIÓN

Generales

Contienen información representativa de una

organización hasta determinado nivel jerárquico, organización hasta determinado nivel jerárquico, dependiendo de su magnitud y características.

Específicos

Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o área de la organización.

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POR SU CONTENIDO POR SU CONTENIDO

Integrales o Estructurales

Es la representación gráfica de todas las unidades administrativas de una organización así como sus relaciones de jerarquía o

dependencia.

Funcionales

Incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades Incluyen en el diagrama de organización, además de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen

asignadas las unidades incluidas en el gráfico.

De Puestos, Plazas y Unidades, o Integración de Puestos

Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las personas que

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POR SU PRESENTACIÓN POR SU PRESENTACIÓN

Verticales

Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles

jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de

organización.

Los organigramas verticales tienen las siguientes ventajas:

• Son los más usados y, por lo mismo, fácilmente comprendidos • Indican en forma objetiva las jerarquías del personal

Entre las desventajas figura el llamado “efecto de triangulación”, ya que después de dos niveles es muy difícil indicar los puestos inferiores para lo que se requeriría hacer cartas muy alargadas.

(54)

GERENTE DE FABRICACION

JEFE ALMACENES SUPERTINTENDENTE DE FABRICACION JEFE DEPARTAMENTO DE TECNICAS DE PRODUCCION 54 Elaborado por: Fecha: ENCARGADO ALMACEN MATERIAS PRIMAS ENCARGADO ALMACEN HERRAMIENTA ENCARGADO BODEGA PRODUCTOS TERMINADOS ENCARGADO TROQUELES PEQUEÑOS ENCARGADO SECCION PRENSAS ENCARGADO SECCION ARMADO ENCARGADO SECCION PINTURA JEFE CONTROL CALIDAD JEFE ANALISIS METODOS

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Horizontales

Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma análoga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por líneas se disponen horizontalmente.

Los organigramas horizontales tienen las siguientes ventajas: • Siguen la forma normal en que se acostumbra leer (de • Siguen la forma normal en que se acostumbra leer (de

izquierda a derecha)

• Disminuyen en forma considerable el efecto de triangulación • Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la

autoridad normal.

Entre las desventajas figura el llamado “efecto de

triangulación”, ya que después de dos niveles es muy difícil indicar los puestos inferiores para lo que se requeriría hacer cartas muy alargadas.

(56)

ASAMBLEA DE CONSEJO GERENTE Gerente de Organización Gerente Comercial Gerente de

Jefe Ventas Foráneas

Jefe Ventas Locales Jefe Acabado NOMBRE ASAMBLEA DE ACCIONISTAS CONSEJO DIRECTIVO GERENTE GENERAL Gerente de Producción Contador Gerente de Personal Jefe Montaje Jefe Almacén Cajero Contador General Enc. Cobranzas Elaborado por: Fecha:

(57)

Mixtos

La presentación utiliza combinaciones verticales y

horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda su utilización en el caso de

organizaciones con un gran número de unidades en la base.

De Bloque De Bloque

Parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades en espacios reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas ubicadas en los últimos

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GERENTE GENERAL

Jefe Comercial Jefe de Fábrica Contralor

Jefe Ventas Locales Jefe Almacenes Jefe Sección Contaduría Organigrama Mixto Organigrama Mixto Ventas Locales Jefe Ventas Foráneas Jefe Ventas Extranjero Almacenes Encargado Sección Prensas Encargado Sección Pintura Encargado Sección Despacho Contaduría Jefe Sección Facturación

Jefe Sección Caja

Jefe Sección Cobranzas

Elaborado por: Fecha:

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Circulares

Están formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad

máxima de la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas que

representan los canales de autoridad y responsabilidad. Sus ventaja son:

• Señalan muy bien, forzando casi a ello, la importancia de los niveles • Señalan muy bien, forzando casi a ello, la importancia de los niveles jerárquicos.

• Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status más alto o más bajo. • Permiten colocar mayor número de puestos en el mismo nivel.

Sin embargo, resultan confusas y difíciles de leer, que no permiten colocar con facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan demasiado los niveles.

(60)

Contralor Gerente de Personal Contador General Cajero Encargado Cobranzas Jefe Ventas Gerente General Gerente Comercial Gerente de Producción Gerente de Organización Jefe Ventas Locales Jefe Ventas Foráneas Jefe Almacén Jefe Montaje Jefe Acabado Elaborado por: Fecha:

(61)

Escalar

Consiste en señalar con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos,

ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes. Para mayor

claridad pueden usarse distintos

A S A M B LE A D E A C C IO N IS T A S C O N S E JO D IR E C T IV O G E R E N T E G E N E R A L G E R E N T E P E R S O N A L E nc. sueldos y salarios E nc. relaciones laborales G E R E N T E D E O R G A N IZ A C IÓ N E nc. sistem as fábrica E nc. sistem as oficina

claridad pueden usarse distintos tipos de letra.

Estos organigramas son poco

usados todavía, y aunque resultan muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo adecuadamente.

C O N T R A LO R

C ontador general E nc. de cobranzas C ajero

G E R E N T E D E P R O D U C C IÓ N Jefe de alm acén

Jefe de m ontaje Jefe de acabado G E R E N T E C O M E R C IA L

Jefe v entas locales Jefe v entas foráneas

(62)

1. Las líneas que representan la autoridad o el principio de mando deben quedar bien claras por lo que deben sacarse a la mitad del cuadro, siempre una sola línea. Estas líneas deben ser de un solo grosor.

Correcto

(63)

2. Los organigramas no deben contener flechas, porque no representan flujo sino una relación.

Correcto

(64)

3. Es recomendable utilizar el mismo tipo de figura y tamaño para cada

unidad de la organización independientemente del nivel a que

correspondan y si son de Staff o de línea, la colocación de las figuras debe corresponder a la jerarquía de cada nivel.

Correcto

(65)

4. Los cuadros deben de mostrar en forma uniforme y clara si se trata de funciones ó puestos. Correcto: Funciones: •Gerencia General •--- Asesoría Jurídica •Gerencia Administrativa •Gerencia Financiera Incorrecto •Gerencia de Ventas Puestos: •Gerente General •Gerente Administrativo •Gerente Financiero •Gerente de Ventas •--- Asesor Jurídico

(66)

5. No utilizar uniones o subdivisiones innecesarias al ubicar las unidades

Correcto

(67)

a) Datos del organigrama

1. Nombre de la empresa u organización a que pertenece. En el caso

que sea de una unidad, anotar el nombre de la unidad y de la empresa.

2. Nombre de la o las personas que lo elaboración 3. Fecha de elaboración, o fecha que toma vigencia.

4. Opcional puede agregar el tipo de organigrama y/o su clasificación

de Organigramas de Organigramas

b) Los organigramas deben ser ante todo, muy claros, por ello se

recomienda que no tengan un número excesivo de cuadros y puestos. Por ejemplo cuando existen muchas secretarias, en algunos casos se pueden omitir en el organigrama general y se colocan solo en los organigramas específicos.

c) Las posiciones de igual responsabilidad administrativa deben

aparecer sobre un mismo nivel aunque existen pequeñas

diferencias de sueldos y condiciones. Es muy importante guardar la simplicidad.

(68)

PRINCIPIOS INTEGRACIÓN

• De la Integración de Personas:

• De la adecuación de hombres y funciones: Debe tratar de adaptar los hombres a las funciones y no las funciones a los hombres.

• De la provisión de elementos administrativos: Debe proveerse a cada miembro de un organismo social de los elementos administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones del

necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones del puesto.

• De la importancia de la introducción adecuada: Es la adecuada inducción del elemento humano cuando se integra a la organización.

• De la Integración de Cosas:

• Del carácter administrativo de esta integración

• Del abastecimiento oportuno

• De la instalación y mantenimiento

(69)

• Reclutamiento:

Tiene por objeto hacer de personas totalmente extrañas a la empresa, candidatos a ocupar un puesto en ella. Es una convocatoria sin compromiso para la empresa.

Elementos de la Integración de

personas

la empresa.

• Selección:

Consiste en escoger entre los distintos candidatos otorgados por la fase de reclutamiento, al candidato idóneo para el puesto

(70)

• PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL

Recepción de las solicitudes que pasaron el

proceso de revisión y evaluación.

Pruebas de idoneidad

Entrevistas de selección

Verificación de datos y referencias

Examen médico

Entrevista con el jefe inmediato

Descripción realista del puesto

(71)

CONTRATACIÓN

• Es establecer por medio del contrato individual de trabajo, el vinculo económico jurídico,

mediante el que una persona (Trabajador) mediante el que una persona (Trabajador) queda obligada a presta a otra (Patrono) sus servicios personales o a ejecutarle una obra

personalmente bajo la dependencia continua y dirección inmediata o delegada de esta ultima a cambio de una retribución de cualquier clase.

(72)

Inducción de personal

• Se ocupa de introducir al nuevo empleado a la

organización y su unidad de trabajo, así como a su

labor específica, para reducir el nivel de incertidumbre y lograr un mayor grado de eficiencia y eficacia en el puesto.

puesto.

• OBJETIVOS:

▫ Dar la bienvenida a los nuevos empleados

▫ Familiares con los objetivos ideológicos, historia, estructura operativa e instalaciones.

(73)

CAPACITACIÓN

• Creación de un entorno de oportunidades mediante varios enfoques y programas para mejorar los

conocimientos y las destrezas del personal. conocimientos y las destrezas del personal.

• Del adjetivo capaz, es el conjunto de actividades cuya finalidad es proporcionar, conocimiento, desarrollar habilidades y modificar actitudes del trabajador en todos los niveles, para desarrollar mejor su puesto.

(74)

• Adiestramiento: del adjetivo diestro, es

el conjunto de actividades cuya finalidad

es incrementar los conocimientos y

habilidades del trabajador vinculadas a su

puesto.

• Desarrollo: Ayuda al individuo en el

manejo de responsabilidades futuras

independientemente de las actuales.

• La diferencia entre capacitación y

adiestramiento, es que la capacitación es

teórica y el adiestramiento es práctico.

(75)

Identificar el proceso de reclutamiento, acompañado de un anuncio

Identificar el proceso de selección

Identificar el proceso de contratación

Como aplicar los elementos de la Como aplicar los elementos de la

Integración de personas Integración de personas

Identificar el proceso de contratación

Elaborar un contrato de trabajo

Elaborar un programa de inducción

Describir el proceso de integración de las cosas

(76)

• Concepto:

Es el elemento de la

administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la

autoridad del administrador.

Dirección

autoridad del administrador.

• Koontz O´Donell dice: Es la función ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados

Del griego dirigere, regir gobernar. Del griego dirigere, regir gobernar. La Dirección es la esencia de la

La Dirección es la esencia de la

administración. Fayol indica: una vez administración. Fayol indica: una vez

construido el organismo social, se trata de construido el organismo social, se trata de hacerlo funcionar

(77)

PRINCIPIOS DE DIRECCIÓN

• Coordinación de Intereses: El logro del fin común se hará

más fácil cuando mejor se logren coordinar los intereses de grupo.

• Impersonalidad del Mando: La autoridad debe ejercitarse

más como producto de una necesidad de todo el organismo que como resultado de la voluntad del que manda.

que como resultado de la voluntad del que manda.

• La Vía Jerárquica: La transmisión de órdenes debe

realizarse a través de los conductos respectivos de la jerarquía organizacional.

• Resolución de Conflictos: Resolverlos pronto, sin afectar

la disciplina ni dañar las personas.

• Aprovechamiento del Conflicto: Aprovechar el conflicto para forzar el encuentro de soluciones. Todo conflicto suele ser constructivo.

(78)

Elementos de la Dirección

• Comunicación

• Autoridad

• Liderazgo

• Supervisión

• Motivación

(79)

Comunicación

• Es un proceso mediante el cual los conocimientos,

tendencias y sentimientos son conocidos o trasladados a otros.

Tipos de barreras: físicas,

Fisiológicas, semánticas psicológicas

Emisor Receptor Mensaje Canal Canal Retroalimentación Barreras de la comunicación

(80)

Autoridad

• Es la facultad de que esta investiga una persona dentro de una empresa o institución para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus colaboradores. Es el

derecho propio de un puesto a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras personas.

Tipos de autoridad Origen de Autoridad Tipos de autoridad Origen de Autoridad

▫ De línea - El convenio de trabajo

▫ De staff - La propiedad de los

▫ Funcional bienes productivos

- El régimen económico social

(81)

superiores sobre sus colaboradores inmediatos,

siguiendo la línea de mando. Utiliza el poder

legitimo, de recompensa y coercitivo, los cuales

son inherentes al puesto

.

• Autoridad de Staff: A diferencia de la autoridad de

línea, esta no implica una relación de mando, no tiene responsabilidad directa por el logro de objetivos sino una relación especial de ASESORAMIENTO entre puestos, se representa con línea punteada en el

(82)

Liderazgo

• Es el arte o proceso de influir en las

personas para que se esfuercen con buena

disponibilidad y entusiasmo hacia la

consecución de metas grupales.

••

Componentes del Liderazgo

Componentes del Liderazgo:

••

Componentes del Liderazgo

Componentes del Liderazgo:

El poder

El entendimiento fundamental de las

personas

Habilidad de Inspirar

Habilidad de actuar

(83)

Liderazgo

Se le llama a la

capacidad que tienen

algunas personas

(LIDERES), de

influir, y guiar

efectivamente a otros,

para que se esfuercen

al logro de los

(84)

era un LIDER

CARISMATICO.

El Liderazgo carismático es la

cualidad de las personas

84

cualidad de las personas

cuyos seguidores les atribuyen

aptitudes heroicas o de

extraordinaria capacidad de

liderazgo, cuando observan

en ellos ciertas formas de

conducta.

(85)

Michael Jordán

La capacidad del trabajo en

equipo de Michael Jordán y la

del entrenador Phil Jachson

apoyando con conocimientos

inusuales sobre el campo de

batalla del baloncesto

profesional fue la clave del

exitoso liderazgo en este

equipo.

(86)

Bill Gates, como líder visionario de

Microsoft

Capacidad de crear y plantear

una visión realista, creíble y

atractiva del futuro para una

organización o una unidad de

la misma, que constituya un

desarrollo y mejoramiento de

la situación actual.

(87)

Adolfo Hitler

LIDER AUTOCRATICO

Impone y espera

cumplimiento, es dogmático

y seguro y conduce por

medio de la capacidad de

retener u otorgar premios y

castigos

(88)

Lideres transaccionales

Líderes que identifican lo

que deben hacer los

subordinados para cumplir

sus objetivos, precisan los

papeles y tareas

organizacionales, establecen

una estructura

organizacional, retribuyen el

desempeño y se interesan en

las necesidades sociales de

sus seguidores

(89)

Líderes transformacionales

Líderes que articulan una

visión e inspiran a sus

seguidores. Poseen

asimismo la capacidad de

motivar, moldear la cultura

organizacional y crear un

ambiente favorable al

(90)

Cualidades del líder

Tener una visión clara, saber a donde va y a

donde dirigir a los demás

Capacidad de expresión

Valores

Buen comportamiento

Sensibilidad

Carisma

Poder

Credibilidad

Confianza en si mismo

Creatividad

(91)

(92)

Poder

• Es la capacidad de ejercer influencia, o sea la

capacidad o habilidad que tienen las personas o

grupos de inducir o influir sobre las creencias o

acciones de otras personas, cambiando sus

actitudes o comportamiento.

• Fuentes de Poder:

Poder legitimo Poder de recompensa Poder coercitivo Poder referencial Poder de experiencia

(93)

Supervisión

Consiste en ver o vigilar que las cosas se

hagan como fueron ordenadas

Motivación

Es un termino genérico que se aplica a una

amplia serie de impulsos, deseos,

(94)

Teoría de la Jerarquía de las Necesidades

El psicólogo Abraham

Maslow, concibió las

necesidades humanas

bajo la forma de una

jerarquía, la cual va de

Auto Realización De Estimación

jerarquía, la cual va de

abajo hacia arriba, y

concluyo que una vez

satisfecha una serie de

necesidades, estas

dejan de fungir como

motivadores

Necesidades de Asociación o Aceptación Necesidades De Seguridad Necesidades fisiológicas

(95)

Como aplicar los elementos de la

Dirección

• Describa el proceso de comunicación que se llevará en la empresa

• Describa el proceso de liderazgo

• Describa la motivación de la empresa y elabore un programa de motivación

(96)

Control

• Es la medición de los resultados

actuales y pasados en relación con

los esperados, ya sea total o

parcialmente, con el fin de

corregir, mejorar y formular

nuevos planes o acciones

(97)

PRINCIPIOS DE CONTROL

• Del Carácter Administrativo del Control: Es necesario distinguir “las operaciones” de control de “la función” de control.

• De los Estándares: El control es imposible sino existen estándares.

estándares.

• Del Carácter Medial del Control: Un control debe

usarse sólo si el costo que impone resulta justo en relación con los beneficios que de él se esperan.

• Del Principio de Excepción: El control es mucho más eficaz cuando se concentra en los casos que no se logró lo previsto, más bien que en los resultados que se obtuvieron como se había

(98)

Elementos del Control

1. Su establecimiento

2. Su operación

3. Su evaluación

Proceso básico de control

Establecimiento de normas

Medición del desempeño con base a las

normas

Corrección de las variaciones respecto de

(99)

• Elabore un control con el siguiente contenido

Nombre del control Tipo de control

Objetivos del control

Como aplicar el proceso de Control Como aplicar el proceso de Control

Objetivos del control Normas del control

Periocidad del control (Cada cuanto tiempo se tiene que llevar a cabo)

Responsable de su ejecución

A quién se le reportan los resultados Matriz o formato de Control

(100)

Clave ClaveClave

Clave _Nombre_Nombre_Nombre_Nombre

L u n e s M ar te s M ie rc o le s Ju e ve s V ie rn e s L u n e s M ar te s M ie rc o le s Ju e ve s V ie rn e s L u n e s M ar te s M ie rc o le s Ju e ve s V ie rn e s L u n e s M ar te s M ie rc o le s Ju e ve s V ie rn e s OBJETIVOS OBJETIVOSOBJETIVOS

OBJETIVOS DELDELDELDEL CONTROLCONTROLCONTROLCONTROL

•Llevar el registro de asistencia de los alumnos.

•Servir como instrumento de reporte a los padres de familia. PERIOCIDAD

PERIOCIDADPERIOCIDAD

PERIOCIDAD:::: Diariamente. RESPONSABLE

RESPONSABLERESPONSABLE

RESPONSABLE:::: Maestra de Grado. AUTORIDAD

AUTORIDAD AUTORIDAD

AUTORIDAD AAAA QUIENQUIENQUIEN SEQUIENSE ENTREGASESEENTREGAENTREGAENTREGA ELELELEL REPORTEREPORTEREPORTEREPORTE:::: Sub Directora Académica.

M ie rc o le s V ie rn e s M ie rc o le s V ie rn e s M ie rc o le s V ie rn e s M ie rc o le s V ie rn e s Observaciones: Observaciones:Observaciones: