UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Campus Santo Domingo de los Colorados
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Grado previo a la obtención del título de
Licenciada en Contabilidad y Auditoría CPA
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS EN LA FERRETERÍA “LOZADA”
Estudiante
Director de Tesis
Nidia Mercedes López Meneses
MBA.
Moisés Lema
Santo Domingo – Ecuador
ii
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE
INVENTARIOS PARA LA FERRETERÍA “LOZADA”.
MBA. Moisés Lema ______________________________ DIRECTOR DE TESIS
APROBADO
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL ______________________________
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ______________________________
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ______________________________
iii Autor: López Meneses Nidia Mercedes
Institución: Universidad Tecnológica Equinoccial – Campus Santo Domingo
Título de Tesis: Diseño de un sistema de control interno de inventarios en la Ferretería “Lozada”
Del contenido del presente documento se responsabiliza la autora.
iv
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Campus Santo Domingo
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
Santo Domingo de los Tsáchilas a, 19 de Mayo del 2010
Dr.
Galo Guamán
DIRECTOR DEL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Presente.
De mis consideraciones:
Por medio del presente tengo a bien informar a Ud. que la tesis bajo el tema: “DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS EN LA FERRETERÍA LOZADA”, realizada por la señorita Nidia Mercedes López Meneses, egresada de la Facultad de Ciencias Económicas y Negocios de la carrera Contabilidad y Auditoría ha cumplido con todos los requisitos pertinentes conforme al plan previamente aprobado bajo los parámetros programados.
Particular que pongo en conocimiento para los fines consiguientes.
Atentamente
v
DEDICATORIA
A Dios, a mis padres porque han estado conmigo a cada paso que doy, pilares fundamentales en mi vida.
A mis hermanos quienes también han aportado con su granito de arena para ayudarme a llegar a alcanzar este logro deseado.
A todos quienes a lo largo de mi vida han velado por mi bienestar y educación siendo mi apoyo en todo momento, depositando su entera confianza en cada reto que se me presentaba.
vi
AGRADECIMIENTO
Definitivamente a Dios, mi Señor, mi Guía; sabes lo esencial que has sido en mi posición firme de alcanzar esta meta, esta alegría, que si pudiera hacerla material, la hiciera para entregártela, pero a través de esta meta, podré siempre de tu mano alcanzar otras que espero sean para bien personal, de mi familia y de la sociedad.
A mis padres y familia quienes a lo largo de toda mi vida han apoyado y motivado mi formación académica, creyeron en mí en todo momento.
A todos mis amigos pasados y presentes; pasados por ayudarme a crecer y madurar como persona y presentes por estar siempre conmigo apoyándome en todo las circunstancias posibles, también son parte de esta alegría.
A mis profesores a quienes les debo gran parte de mis conocimientos, gracias a su paciencia y enseñanza y finalmente un eterno agradecimiento a esta prestigiosa universidad la cual abre sus puertas a jóvenes como nosotros, preparándonos para un futuro competitivo y formándonos como personas de bien.
A todos gracias por estar a mi lado.
vii
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Descripción Página
Portada i
Hoja de Presentación y Aprobación de Integrantes del Tribunal ii
Hoja de Derecho de Autor iii
Informe de Aprobación del Director del Plan de Titulación iv
Dedicatoria v
Agradecimiento vi
Índice vii
Resumen xiv
CAPITULO I INTRODUCCIÓN 1.1 Planteamiento del problema 2
1.1.1 Formulación del problema 3
1.1.2 Sistematización del problema 4
1.2 Tema 4
1.3 Objetivos 4
1.3.1 Objetivo general 4
1.3.2 Objetivos específicos 5
1.4 Justificación 5
1.5 Criterios de la evaluación de la justificación 6
1.5.1 Conveniencia 6
1.5.2 Impacto social 7
1.5.3 Implicancia práctica 7
1.5.4 Viabilidad o factibilidad de la propuesta 8
1.6 Idea a defender 8
1.7 Metodología 8
1.7.1 Diseño de la investigación 8
1.7.2 Tipo de investigación 9
1.7.3 Fuentes y técnicas de investigación 10
1.7.4 Razones financieras 10
1.7.5 Análisis financiero 11
viii CAPITULO II
MARCO DE REFERENCIA
2.1 Empresa 13
2.1.1 Definición de empresa 13
2.1.2 Características de las empresas 14
2.1.3 Naturaleza de las empresas 14
2.1.4 Tipos de empresas 15
2.1.5 Recursos que requieren las empresas 16
2.1.5.1 Recursos materiales 16
2.1.5.2 Recursos técnicos 16
2.1.5.3 Recursos humanos 17
2.1.5.4 Recursos financieros 17
2.1.6 Objetivos 18
2.1.7 Clasificación de las empresas 19
2.1.7.1 Por su naturaleza 20
2.2 Ferretería Lozada 20
2.2.1 Desarrollo organizacional 21
2.2.2 Finalidad del desarrollo organizacional 22
2.3 Proceso de las empresas 23
2.3.1 Planificación 24
2.3.2 Organización 24
2.3.3 Dirección 25
2.3.4 Control 25
2.4 Control Interno 26
2.4.1 Control Interno sobre los inventarios 27
2.4.2 Importancia del control interno 28
2.4.3 Principios del control interno 29
2.4.4 Fundamentos del control interno 30
2.5 Contabilidad en las empresas 30
2.6 Los Inventarios 31
2.6.1 Propósito de los inventarios 32
2.6.2 Objetivos de los inventarios 33
2.6.3 Administración de los inventarios 33
2.6.3.1 Finalidad de la administración de inventarios 34 2.6.3.2 Importancia de la administración de inventarios 34
2.6.4 Sistemas de inventarios 36
2.7 Tarjetas kardex 37
2.8 Métodos de valoración de inventarios 38
2.8.1 Método PEPS 38
2.8.2 Promedio ponderado 39
ix
2.9 El sistema contable 39
2.9.1 Cuenta 40
2.9.1.1 Partes de la cuenta 40
2.9.1.2 Saldo 40
2.9.1.3 Clasificación de las cuentas 41
2.9.1.3.1 Por su naturaleza 41
2.9.1.3.2 Por el grupo al que pertenecen 41
2.9.1.3.3 Por el estado financiero 41
2.9.1.3.4 Por el saldo 42
2.10 Plan de cuentas 42
2.10.1 Codificación de las cuentas 42
2.10.2 Sistema de codificación 43
2.10.3 Grupo 43
2.10.4 Subgrupo 44
CAPITULO III METODOLOGÍA 3.1 Diseño o tipo de investigación 50
3.2 Técnicas 50
3.2.1 Revisión de literatura 50
3.2.2 Encuesta 50
3.2.3 Consulta a expertos 51
3.2.4 Internet 51
3.3 Situación actual de la empresa 51
3.3.1 Ubicación Geográfica 51
3.3.2 Organización Interna 52
3.3.2.1 Organigrama estructural 52
3.3.2.2 Funciones 52
3.4 Análisis FODA 54
3.4.1 Fortalezas 54
3.4.2 Oportunidades 54
3.4.3 Debilidades 54
3.4.4 Amenazas 55
3.5 Estudio de mercado 55
3.5.1 Población y determinación del tamaño de la muestra 56
3.5.2 Formato de las Encuestas 57
3.5.3 Tabulación y análisis de las encuestas 58
3.5.3.1 Encuesta dirigida a los clientes externos 59
3.5.3.2 Encuesta dirigida a los clientes internos 71
x
3.6 Razones financieras 90
3.6.1 Razones de liquidez 90
3.6.2 Razones de actividad 91
3.6.3 Razones de apalancamiento 94
3.6.4 Razones de rentabilidad 95
3.7 Análisis financiero 98
3.8 Análisis ABC 100
3.9 Resultados del análisis ABC 105
CAPITULO IV 4.1 Diseño de un sistema de control interno de inventarios en la Ferretería “Lozada” 109
4.1.1 Planificación 109
4.1.1.1 Misión 109
4.1.1.2 Visión 110
4.1.1.3 Objetivos 110
4.1.1.3.1. General 110
4.1.1.3.2. Específicos 110
4.1.1.4 Estrategias 111
4.1.2 Organigrama por procesos 112
4.1.3 Manual de normas y procedimiento 113 4.1.4 Ejercicio práctico 146
CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1 Conclusiones 166
5.2 Recomendaciones 167
BIBLIOGRAFÍA 168
xi
ÍNDICE DE FIGURAS
Descripción Página
FIGURA No. 1 Formato de la tarjeta kardex 38 FIGURA No. 2 Organigrama Estructural de la Ferretería “Lozada” 52 FIGURA No. 3 Organigrama por procesos propuesto para la Ferretería
xii
ÍNDICE DE CUADROS
Descripción Página
CUADRO No. 1 Forma en que conocieron a Ferretería “Lozada” 59 CUADRO No. 2 Motivos para realizar sus compras en Ferretería “Lozada” 60 CUADRO No. 3 Tiempo de ser cliente de Ferretería “Lozada” 61 CUADRO No. 4 Calificación de la atención y servicio 62 CUADRO No. 5 Recibe asesoramiento técnico en Ferretería “Lozada” 63 CUADRO No. 6 Ferretería “Lozada”, áreas de asesoramiento 64 CUADRO No. 7 Cumplimiento con las garantías en los productos 65
CUADRO No. 8 Facilidades de pago 66
CUADRO No. 9 Ferretería “Lozada”, agilidad en la atención 67
CUADRO No. 10 Stock completo de productos 68
CUADRO No. 11 Ofrece frecuentemente productos nuevos 69 CUADRO No. 12 Interés en promociones u ofertas 70
CUADRO No. 13 Cargo que desempeña 71
CUADRO No. 14 Existencia de un manual de funciones 72
CUADRO No. 15 Importancia del manual 73
CUADRO No. 16 Opinión de la organización 74
CUADRO No. 17 Área problemática 75
CUADRO No. 18 Procedimiento fijo para el ingreso y despacho de mercadería 76 CUADRO No. 19 Cumplimiento con el procedimiento de ingreso y despacho 77 CUADRO No. 20 Existencia de un responsable del ingreso y despacho 78 CUADRO No. 21 Cumplimiento de los objetivos 79
CUADRO No. 22 Entregas oportunas 80
CUADRO No. 23 Conteo físico en la recepción de mercadería 81 CUADRO No. 24 Periodicidad de constataciones físicas 82
CUADRO No. 25 Periodicidad en pedidos 83
CUADRO No. 26 Forma de llevar los registros de inventarios 84 CUADRO No. 27 Satisfacción por trabajar en la Ferretería “Lozada” 85
CUADRO No. 28 Expectativas de Gerencia 86
xiii
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Descripción Página
GRÁFICO No. 1 Forma en que conocieron a la Ferretería “Lozada” 59 GRÁFICO No. 2 Motivos para realizar sus compras en Ferretería “Lozada” 60 GRÁFICO No. 3 Tiempo de ser cliente de Ferretería “Lozada” 61 GRÁFICO No. 4 Calificación de la atención y servicio 62 GRÁFICO No. 5 Recibe asesoramiento técnico en Ferretería “Lozada” 63 GRÁFICO No. 6 Ferretería “Lozada”, áreas de asesoramiento 64 GRÁFICO No. 7 Cumplimiento con las garantías en los productos 65
GRÁFICO No. 8 Facilidades de pago 66
GRÁFICO No. 9 Ferretería “Lozada”, agilidad en la atención 67
GRÁFICO No. 10 Stock completo de productos 68
GRÁFICO No. 11 Ofrece frecuentemente productos nuevos 69 GRÁFICO No. 12 Interés en promociones u ofertas 70
GRÁFICO No. 13 Cargo que desempeña 71
GRÁFICO No. 14 Existencia de un manual de funciones 72
GRÁFICO No. 15 Importancia del manual 73
GRÁFICO No. 16 Opinión de la organización 74
GRÁFICO No. 17 Área problemática 75
GRÁFICO No. 18 Procedimiento fijo para el ingreso y despacho de mercadería 76 GRÁFICO No. 19 Cumplimiento con el procedimiento de ingreso y despacho 77 GRÁFICO No. 20 Existencia de un responsable del ingreso y despacho 78 GRÁFICO No. 21 Cumplimiento de los objetivos 79
GRÁFICO No. 22 Entregas oportunas 80
GRÁFICO No. 23 Conteo físico en la recepción de mercadería 81 GRÁFICO No. 24 Periodicidad de constataciones físicas 82
GRÁFICO No. 25 Periodicidad en pedidos 83
GRÁFICO No. 26 Forma de llevar los registros de inventarios 84 GRÁFICO No. 27 Satisfacción por trabajar en la Ferretería “Lozada” 85
GRÁFICO No. 28 Expectativas de Gerencia 86
xiv
RESUMEN EJECUTIVO
La investigación que se presenta busca realizar un diseño de un sistema de control interno de inventarios para la Ferretería “Lozada”, en Santo Domingo de los Tsáchilas.
En el desarrollo de este estudio, ha sido preciso dividir su contenido en cinco capítulos los cuales describen tanto el problema, la investigación, las soluciones y un compendio del trabajo; en el primero, se destaca la situación problemática que ha motivado la investigación, adicionalmente se indican los objetivos y justificación de la misma.
El segundo capítulo abarca la fundamentación científica describiéndola de manera teórica, conceptual y legal, y viene a constituir el sustento de esta investigación, así como también se describe la historia de la empresa objeto del estudio.
En el capítulo tercero, se refiere a la situación actual de la Ferretería y el estudio de mercado en el cual se realizó el análisis a los clientes internos y externos, exponiendo los problemas existentes a la vez que hemos dado recomendaciones a las mismas, adicionalmente permitió definir las deficiencias en el control de inventarios, finalmente se anexan los resultados de la encuesta por medio de la tabulación, gráfica e interpretación de ellas.
El cuarto capítulo describimos la misión, visión, estrategias que la empresa utilizará para ser líder en el mercado, presentamos la propuesta de forma detallada con todas las Normas y Procedimientos, que ayudarán a solucionar las falencias del control de inventarios, así como también un organigrama por procesos para el recurso humano de la empresa, de tal manera que la Ferretería “Lozada” continúe con sus actividades económicas demostrando un crecimiento empresarial eficiente.
CAPITULO I
INTRODUCCIÓN
Santo Domingo es una zona eminentemente comercial, debido al elevado índice de crecimiento poblacional y por ende el sector de la construcción se ha visto beneficiado al generar un mayor número de viviendas y también locales comerciales, originando un gran nivel de competencia de diversas cadenas ferreteras como microempresas, éstas últimas se manejan administrativa y organizacionalmente de manera empírica; por desconocimiento de un eficiente direccionamiento de los recursos; provocando así una inestabilidad que podría conllevarla al fracaso.
En la actualidad, la globalización mundial y el gran nivel competitivo ha provocado que muchos empresarios busquen nuevas maneras de desarrollar a sus empresas para alcanzar una etapa de prosperidad económica y estabilidad de los miembros que la integran dirigiéndose principalmente en tomar decisiones orientadas a la reducción de los costos, mejoramiento de la calidad y agilidad en los procesos para alcanzar los máximos resultados económicos.
Para ello, es preciso encontrar opciones de técnicas y métodos que contribuyan a la optimización de sus recursos, incrementar los resultados financieros para poder crear estrategias y tomar decisiones correctas, las que producirán en una empresa a ser eficiente en el mundo competitivo de hoy.
documentos, aspecto que implica una serie de factores negativos para el crecimiento de la empresa.
A través del control permanente de mercaderías el gerente de la ferretería podría conocer a ciencia cierta la rotación de cada uno de los productos, saber cuáles son los más solicitados y en base a qué criterios solicitar una nueva provisión de tal manera que pueda extraer estrategias específicas para aprovechar dicha situación; igualmente indicaría los productos que menos rotación tienen de tal manera que se pueda establecer tácticas para que su demanda se incremente o sencillamente que la empresa deje de invertir en ese tipo de artículos ya que no son muy negociables.
1.1 Planteamiento del problema
El presente tema a desarrollarse servirá como un documento de información para las diferentes empresas existentes en la zona, por cuanto su investigación aportará en la necesidad de contar con un sistema de inventarios que puedan brindar mayor control para el correcto funcionamiento de los mismos dentro de una empresa, ya que gran parte de las empresas no logran mantener su poder competitivo y mucho menos lograr altos niveles de crecimiento debido al poco control que realizan.
Santo Domingo es una ciudad con un alto índice de competencia; debido a su creciente mercado comercial, un ligero estudio sobre la situación actual puede orientar en la determinación de la causa principal que ha llevado a muchas empresas a cesar su actividad comercial, la misma que es debido a la crisis económica del país.
La empresa, en la actualidad se requiere implementar e implantar un sistema de software para el correcto control de sus inventarios, de tal manera que se pueda conocer elementos y los precios de cada uno de sus productos en base al que la empresa decida establecer en base al criterio de competencia.
Las situaciones expuestas revelan que la empresa ha sido manejada de forma poco científica sin una base o sustento técnico por lo que no tiene un control efectivo sobre sus inventarios, y la sección financiera se la maneja en forma empírica, al realizarse tan sólo un registro general, lo que dificulta tener bien detallados los aspectos contables. Si la empresa ferretera “Lozada”, así como otras de la misma cadena continúan laborando de la forma en que lo vienen haciendo afrontarán a mediano plazo inconvenientes a nivel contable y financiero, así no se podrá concretar los márgenes de utilidades reales que la empresa genera, será difícil determinar el abastecimiento y rotación de mercaderías, convirtiéndose en un obstáculo para el crecimiento de las mismas.
Los problemas expuestos anteriormente generan en la empresa una desorganización en el área de inventarios sin un control eficiente el cual permita un crecimiento a nivel comercial y una planificación general, por lo que el diseño de un control de inventarios podría dar solución a dichas situaciones y optimizar sus recursos, de forma que los clientes obtengan una mejor atención acorde, eficiente y por ende una mayor satisfacción en sus necesidades. Por lo tanto, la empresa ferretera “Lozada” necesita mejorar su control de inventarios mediante técnicas lo que ayudará al cumplimiento de los objetivos que se plantee.
1.1.1 Formulación del problema
1.1.2 Sistematización
¿De qué forma un sistema de inventarios permitiría mejorar la administración de las mercaderías en la empresa?
¿Cómo la implementación de un sistema de inventarios logrará optimizar el control de mercaderías?
¿Por qué la empresa precisa un sistema de control de inventarios que garantice el correcto manejo de mercaderías?
¿Qué beneficios presenta la implementación de un sistema de control de inventarios en la empresa?
¿Qué efectos en función de rentabilidad producirá la implementación de un sistema de control de inventarios?
1.2 Tema
Diseño de un sistema de control interno de inventarios en la Ferretería “Lozada”.
1.3 Objetivos
1.3.1 Objetivo general
1.3.2 Objetivos específicos
Conocer el sistema actual de inventarios.
Identificar las falencias del sistema que se está aplicando actualmente.
Analizar los diferentes sistemas de inventarios que existen.
Recoger información sobre los documentos utilizados para el despacho de la
mercadería.
Conocer los controles que existen en el despacho de mercadería actualmente en la empresa.
Elaborar un plan de capacitación para el personal sobre las Normas y
Procedimientos del Sistema implementado.
Realizar un Reglamento Interno del manejo de los inventarios.
Establecer el FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).
Elaborar el diseño del sistema de Control Interno de Inventarios.
1.4 Justificación
Las empresas deben llevar un control muy rigurosos en torno al inventario porque dependiendo del tipo de empresa ésta es una de las partes más importantes ya que toda la actividad económica está en la rotación del inventario de mercaderías.
El manejo de inventarios en una empresa es importante ya que de éste depende el abastecimiento de mercaderías y la fijación de precios, por lo tanto su accionar debe estar basado en teorías científicas que avalen su funcionamiento para que se puedan concretar los propósitos, metas y objetivos de la empresa en un corto, mediano, largo plazoforjar alternativas para entrar en el mercado competitivo.
Mediante la bibliografía que presentan las universidades de la ciudad y especialmente la herramienta de Internet por medio de una amplia biblioteca virtual, se podrá acceder de forma ágil a los requerimientos científicos que serán el fundamento teórico para el progreso de la presente investigación, la misma que se irá adaptando a la realidad de nuestra provincia y ciudad.
Las empresas actualmente en nuestro medio se han ido creando sin contar con un asesoramiento ni basándose en un proceso científico por lo que la presente investigación brindará una planificación administrativa por medio de la cual toda clase de empresas que dedique sus actividades a la labor comercial tenga la posibilidad de mejorar su organización interna optimizando el recurso humano. Por lo cual se ha desarrollado este proyecto, con la finalidad de promover al crecimiento de las organizaciones tomando en cuentalosobjetivosdetalformaquesepuedandeterminarlasmetasqueguiaránal éxito.
1.5 Criterios de evaluación de la justificación
1.5.1 Conveniencia
manejo permitirá a la empresa mantener un control oportuno, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.
La conveniencia de la presente investigación, se presenta, al dar a conocer los beneficios que alcanzará la empresa al llevar un correcto sistema de control de inventarios, situación que no todas las organizaciones de la zona tienen claro, en algunas los propietarios piensan que llevar inventarios es una pérdida de tiempo ya que ellos saben de qué productos disponen y su precio sin necesidad de realizar ningún tipo de registro; sin embargo, la investigación revela la verdadera dimensión y ventajas que se presentan al aplicar un adecuado sistema de control de inventarios.
1.5.2 Impacto social
El impacto para la sociedad sería que todas las empresas tienen que declarar sus impuestos mensualmente y al final del período contable y de éstos valores que se declaran, una parte significativa dependen del valor que la empresa contabiliza como inventario efecto de las transacciones de compra y venta.
Adicionalmente, esta investigación contribuirá a dar información sobre los inventarios a microempresarios que no tienen el capital suficiente para contratar a una empresa asesora para que realice su registro de inventarios, sino que el pueda aplicarlo.
1.5.3 Implicancia práctica
1.5.4 Viabilidad o factibilidad de la propuesta
El presente proyecto de investigación es factible por que se cuenta con el tiempo necesario, el acceso a la información y los recursos indispensables para su correcta ejecución y se cuenta en el aval de sus perspectivas.
1.6 Idea a defender
Si se diseña un sistema contable se puede mejorar el proceso de las operaciones desde la compra hasta la venta de la mercadería, aumentando la eficiencia y eficacia de la empresa.
1.7 Metodología
1.7.1 Diseño de la investigación
Investigación observacional
Ya que se analizará el sistema actual de los inventarios como cada uno de los procesos aplicados a todo el movimiento que realiza la empresa.
Investigación correlacional
1.7.2 Tipo de investigación
Método de observación científica
En un proceso en el cual se perciben ciertos rasgos existentes en el objeto de conocimiento de la empresa.
Método inductivo
Parte de lo particular a lo general, por medio del estudio individual del problema de inventarios de la ferretería “Lozada”, se puede formular las respectivas conclusiones y recomendaciones necesarias para llevar un control más eficiente y claro en los procesos a realizar.
Método deductivo
Parte de lo general a lo particular, a través del análisis de las leyes, reglamentos y normas que se deben aplicar correctamente a los hechos con las respectivas soluciones más idóneas, de acuerdo a la realidad de la empresa.
Método de análisis
Se analiza en su totalidad a la empresa para saber el estado de la misma no solo dentro del marco legal sino también dentro de los valores que posee, los mismos que pueden dar beneficios a los clientes, empleados, etc.
Método de síntesis
1.7.3 Fuentes y técnicas de investigación
Fuentes
La información que se requiere en la investigación necesariamente va a ser de origen primario, secundario y terciaria.
Técnicas
Entrevistas: se realizó un cuestionario con preguntas para los empleados y
gerente de la empresa, de tal forma que instruyan sobre cuales son los procesos que se manejan en los inventarios y demás procesos que realiza.
Consulta a expertos: se buscó ayuda profesional para tener una orientación
durante la realización de los procesos a seguir para mejorar el control interno de los inventarios.
Revisión de documentos: con este tipo de revisión se analiza que
documentos maneja la empresa para controlar todos los ingresos y egresos de mercaderías.
Internet: el medio más utilizado actualmente para una investigación veraz y
eficiente se lo utiliza para obtener una información actualizada así como también brinda más opciones de consulta.
1.7.4 Razones financieras.
Razones de liquidez
Razones de actividad
Indica la intensidad (veces) con que la empresa está utilizando sus activos para generar ventas y por ende la utilidad.
Razones de apalancamiento.
Miden la capacidad de respaldo de las deudas; los acreedores pueden conocer a través de estos índices si el activo y las utilidades son suficientes para cubrir los intereses y el capital adeudado.
Razones de rentabilidad
Nos permite medir el grado de eficiencia de la empresa para generar las rentas a través del uso racional de los activos y sus ventas.
1.7.5 Análisis financiero
El análisis de estados financieros es el proceso crítico dirigido a evaluar la posición financiera, presente y pasada y los resultados de las operaciones de una empresa, con el objetivo primario de establecer las mejores estimaciones y predicciones posibles sobre las condiciones y resultados futuros.
Análisis vertical
1.7.6 Tratamiento y análisis de datos.
Para el tratamiento de la investigación se utilizan métodos estadísticos y la aplicación de cuadros y gráficos, de tal manera que se pueda ilustrar con mayor facilidad los resultados del estudio.
CAPITULO II
2.1 Empresa
2.1.1 Definición de empresa
“Es la entidad u organización que se establece en un lugar determinado con el propósito de desarrollar actividades relacionadas con la producción y comercialización de bienes y/o servicios en general, para satisfacer las diversas necesidades de la sociedad” 1.
“Se concibe como una unidad de producción de la economía, tanto en los países de libre mercado, como en los países socialistas”2.
La empresa por lo tanto viene ser una entidad que contiene personas que están trabajando en distintas áreas pero con un fin determinado, lo cual hace recordar y contemplar la organización como una serie de partes interrelacionadas e interdependientes, que trabajan y funcionan en un todo unificado; hay que tener en cuenta que la sociedad es un sistema dinámico que interactúa y responde a los factores que la afecta lo mismo ocurre con la empresa.
“Organización sometida a una autoridad con miras a ofrecer una o varias actividades de producción”3.
1SARMIENTO R,Rubén, 2004, Contabilidad General, décima edición 2 http://www.monografias.com/economia/index.shtml
2.1.2 Características de las empresas
La característica de las empresa en definitiva es que son una unidad de producción, de decisión, financiera y organizada.
Los objetivos de una empresa desde el punto de vista consisten en:
Producir bienes y servicios.
Obtener beneficios.
Lograr la supervivencia.
Mantener un crecimiento.
Ser rentable.
2.1.3 Naturaleza de las empresas
Una empresa se crea para producir vender y controlar. Cuando una empresa inicia sus operaciones por lo regular tendrá la función de elaborar un producto (producción) venderlo (mercadotecnia) e investigar los resultados (finanzas o control)4.
Las empresas, están direccionadas a un tipo específico, por ejemplo las empresas comerciales, se dedican a negociar productos, es decir de dotar a los clientes de cierto tipo de artículos, dentro de este grupo existen varios subgrupos, continuando con el ejemplo dichas entidades pueden trabajar con bienes de diversa índole ya sea de consumo masivo, ferretería, autos, etc.
2.1.4 Tipos de empresas
Las empresas por el sector al que pertenecen son Públicas, Privadas y Mixtas5: Públicas: aquellas cuyo capital pertenecen al sector público (Estado).
Privadas: aquellas cuyo capital pertenece al sector privado (personas naturales o jurídicas).
Mixtas: aquellas cuyo capital pertenecen tanto al sector público como al privado (personas jurídicas).
Según el tamaño de su capital pueden ser:
Micro Empresas: son unidades productivas menores que las pequeñas empresas
que difieren en el monto de capital y la cantidad de empleados.
Pequeñas Empresas: son unidades que tienen dueños y gerentes locales, que
trabajan en un solo lugar.
Medianas Empresas: son empresas que por lo general no son de un único
dueño, se forman como compañía por acciones.
Grandes Empresas: son empresas que tienen grandes capacidades y que tienen
acceso al crédito ilimitado; en la mayoría de los casos funciona como su principal fuente de financiamiento. Se diferencia de las demás en que realizan grandes inversiones y por ende obtienen grandes beneficios sobre estas inversiones, estas poseen mayores tecnología sus costos son menores por que producen en grandes escalas.
Así pues, la empresa fruto de esta investigación es una empresa privada y su tamaño es mediano dedicada a la comercialización de productos ferreteros.
2.1.5 Recursos que requieren las empresas
Para que una empresa pueda lograr sus objetivos, es necesario que cuente con una serie de elementos, recursos o insumos que conjugados armónicamente contribuyen a su funcionamiento adecuado, dichos recursos son:
2.1.5.1Recursos Materiales
Son los bienes tangibles con que cuenta la empresa para poder ofrecer sus servicios, tales como:
Instalaciones: edificios, maquinaria, equipo, oficinas, terrenos, instrumentos, herramientas, etc. (empresa).
Materia prima: materias auxiliares que forman parte del producto, productos en proceso, productos terminados, etc. (producto).
2.1.5.2Recursos Técnicos
Son aquellos que sirven como herramientas e instrumentos auxiliares en la coordinación de los otros recursos, pueden ser:
Sistemas de producción, de ventas, de finanzas, administrativos, etc.
2.1.5.3Recursos humanos
Estos recursos son indispensables para cualquier grupo social; ya que de ellos depende el manejo y funcionamiento de los demás recursos.
Los Recursos Humanos poseen las siguientes características:
Posibilidad de desarrollo.
Ideas, imaginación, creatividad, habilidades.
Sentimientos
Experiencias, conocimientos, etc.
Estas características los diferencian de los demás recursos, según la función que desempeñan y el nivel jerárquico en que se encuentren pueden ser: obreros, oficinistas, supervisores, técnicos, ejecutivos, directores, etc.
2.1.5.4Recursos Financieros
Son los recursos monetarios propios y ajenos con los que cuenta la empresa, indispensables para su buen funcionamiento y desarrollo, pueden ser:
Recursos financieros propios, se encuentran en: dinero en efectivo, aportaciones de los socios (acciones), utilidades, etc.
2.1.6 Objetivos
La empresa al actuar dentro de un marco social e influir directamente en la vida del ser humano, necesita un patrón u objetivos deseables que le permita satisfacer las necesidades del medio en que actúa, fijándose así los objetivos empresariales que son:
a) Económicos: tendientes a lograr beneficios monetarios:
Cumplir con los intereses monetarios de los inversionistas al retribuirlos con dividendos justos sobre la inversión realizada.
Cubrir los pagos a acreedores por intereses sobre préstamos concedidos.
Mantener el capital a valor presente.
Obtener beneficios arriba de los intereses bancarios para repartir utilidades a inversionistas y empleados.
Reinvertir en el crecimiento de la empresa.
b) Sociales: Aquellos que contribuyen al bienestar de la comunidad:
Satisfacer las necesidades de los consumidores con bienes o servicios de calidad, en las mejores condiciones de venta.
Incrementar el bienestar socioeconómico de una región al consumir materias primas y servicios; y al crear fuentes de trabajo.
Contribuir al sostenimiento de los servicios públicos mediante al pago de cargas tributarias.
Mejorar y conservar la ecología de la región, evitando la contaminación ambiental.
Producir productos y bienes que no sean nocivos al bienestar de la
comunidad.
c) Técnicos: dirigidos a la optimización de la tecnología.
Utilizar los conocimientos más recientes y las aplicaciones tecnológicas más modernas en las diversas áreas de la empresa, para contribuir al logro de sus objetivos.
Propiciar la investigación y mejoramiento de técnicas actuales para la
creación de tecnología nacional.
Investigar las necesidades del mercado para crear productos (pinturas, por ejemplo nuevos colores, mejor calidad) y servicios al cliente competitivos.
2.1.7 Clasificación de las empresas
2.1.7.1Por su naturaleza
Las empresas pueden clasificarse en:
a. Industrial: La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción
de bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas.
b. Comerciales: Son intermediarios entre el productor y el consumidor, su
función primordial es la compra - venta de productos terminados.
c. Servicios: Como su nombre lo indica son aquellas que brindan servicio a la
comunidad y pueden tener o no fines de lucrativos.
La empresa objeto de estudio es una empresa comercial cuya única actividad es la compra y venta de productos terminados.
2.2Empresa ferretera “Lozada”
Esta empresa corresponde a la clase comercial las cuales son intermediarios entre el productor y el consumidor, y su función principal, es la compra y venta de productos terminados.
variedad de productos. Al inicio contrató sólo un empleado para que le ayudara con la atención al cliente.
En el año de 1998 decide contratar un vendedor para que recorra la vía Esmeraldas, Los Bancos y El Carmen, situación que tuvo gran acogida lo que le impulsa a la venta al por mayor.
Con el pasar de los años los clientes fueron aumentando cada vez más al igual que el capital, y es cuando en el año 2004 decide extenderse a la Provincia de Los Ríos y Manabí. En este mismo año, con la motivación de un amigo de la ciudad de Quito, decide viajar a China a una de las Ferias más grandes a nivel de ferretería en el mundo en donde las empresas más grandes de varios países y de la misma China se reúnen cada año. Este hecho le impresionó al ver la variedad de posibilidades de negocio y por la mayor utilidad que podría obtener, en ese momento decide convertirse en importador para traer productos directamente desde China.
La primera importación que realiza es de pintura en Spray marca Splendor.
Debido a la nueva situación de la empresa, en septiembre del 2007 decide crear un nuevo local separando la venta al por mayor y menor, el mismo que está ubicado en la calle Av. Rio Toachi Lote 185 y Luis Valencia.
El crecimiento que esta empresa ha tenido se lo puede constatar al conocer que en la actualidad el número de productos que posee son más o menos unos 300, los mismos que en un 30% son importados directamente y el 70% comprados a proveedores locales.
2.2.1 Desarrollo organizacional
funcional a la organización en el tiempo. Dinamiza los procesos, crea un estilo y señala un norte desde la institucionalidad.
El doctor Richard Beckhard. la define como "Un esfuerzo: planeado, que cubre a la organización, administrado de desde la alta dirección que incrementa la efectividad y la salud de la organización, mediante la intervención deliberada en los procesos de la organización utilizando el conocimiento de las ciencias de la conducta".
Se debe tomar al desarrollo organizacional como un proceso planeado que abarca la totalidad de la organización buscando la eficacia y la transformación cultural para asegurar la competitividad de la organización y sus empleados.
2.2.2 Finalidad del desarrollo organizacional
Es que la organización aprenda como sistema y pueda tener un sello distintivo de hacer las cosas con excelencia a partir de sus propios procesos.
El desarrollo organizacional propende por que haya un mejoramiento continuo, efectividad para funcionar y responder al cambio.
En este aspecto adquiere relevancia cuando plantea que las organizaciones exitosas son aquellas que su adaptación y capacidad para asumir los cambios los encaran de forma positiva y proactiva, las organizaciones que aprenden, son aquellas que están dispuestas a asumir nuevos roles y responsabilidades y que técnicamente están en continuo avance y capacitación.
2.3Procesos de las empresa
“Es la combinación de las actividades que realiza la planificación, la organización, la dirección y el control de una empresa”6.
El siglo XIX varios autores acostumbraban a definir la administración en cuatro funciones específicas los gerentes planifican, organizan, dirigen y controlan, por lo tanto cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización.
Planificar.
Organizar.
Dirección.
Control.
En el proceso administrativo se realiza una serie de pautas necesarias para llegar eficientemente a los objetivos deseados por la empresa, para esto se utiliza la dirección la cual posee la tarea de liderar con motivación y comunicación al equipo de trabajo, esto se debe a que el personal trabaja en distintas áreas las cuales tienen una tarea propia y todas estas fuerzas se deben equilibrasen para realizar los objetivos o metas de la empresa; sin dejar de un lado la administración de los recursos que posee una empresa ya que sin estos tampoco se lograría llegar al punto deseado.
La Ferretería “Lozada”, requiere la implementación de un proceso administrativo completo, ya que desde sus inicios, las actividades las han ido realizando de forma empírica, lo que ha ocasionado que su crecimiento económico no haya sido ágil y también es la causa de los problemas a nivel interno.
2.3.1 Planificación
Las acciones que se llevan a cabo para concretar planes y proyectos de distinto tipo forman parte de la planificación.
“Comprende escoger las tareas que deben ejecutarse para alcanzar los logros de la organización, bosquejar como las tareas se deben ejecutar, e indicar cuando deben ser ejecutadas. Las actividades de planeación se enfocan en el alcance de las metas. Por medio de sus planes, los gerentes bosquejan exactamente lo que las organizaciones deben hacer para tener éxito.”7.
Dentro de la ferretería “Lozada”, las metas a seguir son: reforzar el control de inventarios de tal manera que se obtenga una información constante y real de las necesidades y requerimientos de la empresa.
2.3.2 Organización
“La organización es un sistema formal porque es un ente creado para un objeto, es diseñada artificialmente para que cumpla la meta. Lo primero y fundamental de una organización debe ser el grupo de personas que la conforman. La organización también es un conjunto de roles que sé interactúan y que se entrelazan”8.
“Puede pensarse como la asignación de las tareas que se desarrolla bajo la función de planeación para varios individuos o grupos dentro de la organización. La organización, entonces, crea un mecanismo para llevar los planes a la acción. ”9.
Una buena organización depende de la estructura orgánica, niveles jerárquicos, reglamentos, responsabilidades y del talento humano que posee la empresa.
En este caso en particular se debe reestructura al personal a nivel estructural y funcional ya que no se encuentran definidas tanto el nivel de autoridad como las tareas.
2.3.3 Dirección
“La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad, y se vigila de manera simultánea que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas”10.
“La Dirección es el proceso de orientar las actividades del personal de la organización en las direcciones apropiadas. Las direcciones apropiadas, por supuesto, son aquellas que conducen al logro de los objetivos del sistema administrativo.”11.
El encargado de realizar esta tarea es el gerente que en este caso es el propietario, para lo cual es preciso que se capacite de tal manera que pueda ejercer sus funciones de forma adecuada.
2.3.4 Control
Al mismo ritmo que las empresas se vuelven más complejas y más modernas, el problema del control aumenta. Por tanto los dueños o futuros gerentes deben tener un conocimiento laboral sobre los puntos fundamentales de la función de control.
En forma simple “controlar implica hacer que las cosas sucedan como se planearon. Esta definición conlleva que la planeación y el control son funciones virtualmente inseparables”12.
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.
Control consiste en un esfuerzo sistemático de comparar el rendimiento con los estándares, planes u objetivos predeterminados, con el fin de identificar si el rendimiento cumple esos estándares o necesidades y si no es así, aplicar los correctivos necesarios.
El auditor (también denominado interventor) es la persona que forma parte del equipo administrativo y que recoge la información que les permite a los gerentes ejercer control. En las empresas más pequeñas, los gerentes también pueden estar encargados de la recolección de la información sobre los aspectos de la compañía y de elaborar los informes respectivos con base con base en esta información. Sin embargo, en las grandes y medianas empresas, el auditor realiza gran parte de este trabajo. La responsabilidad fundamental del auditor es generar los informes que reflejan esta información y de esta forma ayudar a los gerentes de línea en su función de controlar.
2.4Control interno
Una responsabilidad muy importante del administrador de un negocio es mantener sus operaciones bajo control. Los propietarios y los más altos ejecutivos establecen las metas de la empresa.
”El control interno es el plan organizacional y todas las medidas correspondientes adoptadas por una empresa para:
1.- Proteger los activos.
2.- Estimular el cumplimiento de las políticas de las compañías.
3.- Promover la eficiencia operacional.
4.- Asegurar registros contables exactos y contables”13.
“Control Interno es un plan organizacional y todas las medidas relativas que adopta un entidad para salvaguardar activos, fomentar al acatamiento de las políticas de la compañía, promover la eficacia operativa y garantizar que los registros contables sean
precisos y fiables. Los controles internos son más efectivos cuando los empleados de todos los niveles adoptan los objetivos y normas éticas de la organización”14.
2.4.1 Control interno sobre los inventarios.
“El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de un negocio de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen”15:
Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.
Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daños y
descomposición.
Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.
Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.
Comprar el inventario en cantidades económicas.
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce en pérdidas en venta, recomendando la aplicación del EOQ previo al pedido.
No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
Todas las empresas deberían necesariamente realizar el conteo anual de sus inventarios, y la única manera de tener la certeza del inventario disponible es contándolo.
Los errores surgen en los mejores sistemas contables y necesitamos de la contabilidad para establecer el valor correcto de los inventarios. Cuando detectamos un error, se comparan los registros con el conteo físico.
2.4.2 Importancia del control interno
La importancia que presenta el control interno a las organizaciones son las siguientes:
Establece una estructura estándar de Control Interno que soporte los procesos de implementación, unifique los criterios de control y garantice un control corporativo a la gestión de las entidades que les permita el cumplimiento de sus objetivos.
Motiva la construcción de un entorno ético alrededor de la función
administrativa de la entidad.
Mantiene una orientación permanente a controlar los riesgos que pueden inhibir el logro de los propósitos de la entidad.
Establece la Comunicación como un proceso de control a la transparencia de
información.
Se basa en una gestión de operaciones por procesos.
Le otorga un valor preponderante a la evaluación ya sea esta de orden
Confiere gran impacto a los Planes de Mejoramiento, como herramienta que garantiza la proyección de la entidad pública hacia la excelencia administrativa.
2.4.3 Principios del control interno
El Control Interno se constituye en el medio para el cumplimiento de los objetivos de las empresas, obliga a que estos principios deben tomarse como la base sobre la cual establecer el Control Interno, a fin de apoyar a la entidad a cumplir sus propósitos y coordinar sus actuaciones hacia el logro de los fines esenciales.
Responsabilidad
Transparencia
Moralidad
Igualdad
Imparcialidad
Eficiencia
Eficacia
Economía
Celeridad
Publicidad
La adecuada operación del Sistema de Control Interno, garantiza el acatamiento de estos principios, al considerarlos como punto de partida para el desempeño de las funciones de las organizaciones.
2.4.4 Fundamentos del control interno
Constituyen las condiciones imprescindibles y básicas que garantizan la efectividad del Control Interno de acuerdo con la naturaleza de las funciones y competencias asignadas por la Constitución y la ley y a las características que le son propias. La Autorregulación, el Autocontrol y la Autogestión son los pilares esenciales que garantizan el funcionamiento del Control Interno.
2.5 Contabilidad en las empresas
Tanto las empresas comerciales como en las empresas de servicios se establecen contabilidad para conocer el Estado de Ganancias y Pérdidas únicamente sin embargo se pueden establecer ciertas sugerencias.
Determinar el costo del bien o servicio
Conocer el efectivo con el que cuentan
Definir los ingresos y ganancias
Determinar los costos en base a las necesidades de la empresa. En las empresas comerciales básicamente se hace lo siguiente:
Se almacenan
Se venden
Se gana, existen ingresos
Se compra nuevamente artículos terminados
Compra-venta dinero de artículos terminados
Invertir, comprar artículos terminados
Vender
Se debe determinar el costo base al precio que se compra los artículos terminados y tener en cuenta que este precio será diferente al precio que se venden.
2.6 Los inventarios
“El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes”.16
Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.
Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo determinado.
“La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados”17.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Para una empresa mercantil el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es decir la mercancía vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo.
El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de una empresa comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y los artículos que serán consumidos directa o indirectamente en la producción. Esta definición de los inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al usarse serán así clasificados.
2.6.1 Propósito de los inventarios
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un
papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda.
Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas responderán que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen un valor, particularmente en compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance General.
2.6.2 Objetivos de los inventarios
“Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa”18.
Colocándolos a disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos perdidas de los mismos. Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.
2.6.3 Administración de inventarios
“Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya que a través de todo esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación”19.
2.6.3.1Finalidad de la administración de inventarios
“La administración de inventario implica la determinación de la cantidad de inventario que deberá mantenerse, la fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar”20.
2.6.3.2Importancia de la administración de inventarios
La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:
Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.
En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.
Que artículos del inventario merecen una atención especial.
Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del
inventario.
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea, se debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de producción.
Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del cliente sé ira con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario suficiente para satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidad adicional para satisfacer la demanda inesperada.
El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en el proceso de producción. Además de ser una protección contra los aumentos de precios y contra la escasez de materia prima.
Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas básicas, tendrá que pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio mas bajo que predomine en el mercado, esto tiene como consecuencia una continuación normal de las operaciones y una buena destreza de inventario.
La administración de inventario es primordial dentro de un proceso de producción ya que existen diversos procedimientos que nos va a garantizar como empresa, lograr la satisfacción para llegar a obtener un nivel óptimo de producción. Dicha política consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que aseguran la continuidad de la producción de una empresa, permitiendo una seguridad razonable en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de mejorar la tasa de rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de la administración de inventario:
Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los
abastecimientos de los diferentes productos.
Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría adecuada.
Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible.
Mantener un nivel adecuado de inventario.
Satisfacer rápidamente la demanda.
Recurrir a la informática.
rendimiento y deben ser financiados. Sin embargo es necesario mantener algún tipo de inventario porque:
La demanda no se puede pronosticar con certeza.
Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda vender.
Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios insuficientes, por que los clientes podrían dirigirse a los competidores si los productos no están disponibles cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. La administración de inventario requiere de una coordinación entre los departamentos de ventas, compras, producción y finanzas; una falta de coordinación nos podría llevar al fracaso financiero.
En conclusión la meta de la administración de inventario es proporcionar los inventarios necesarios para sostener las operaciones en el más bajo costo posible. En tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel optimo de inventario son, los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en que punto se podrían minimizar estos costos.
2.6.4 Sistemas de inventarios
Hay dos tipos principales de sistemas de contabilidad de inventarios:
Sistema de Inventario Perpetuo (que es el que se va a aplicar).
Sistema de Inventario Periódico
“En el sistema de inventario perpetuo, el negocio mantiene un registro continuo para
mensual, trimestral o provisionalmente. El negocio puede determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control porque los registros de inventario están siempre actualizados.
En el sistema de inventario periódico el negocio no mantiene un registro continuo del
inventario disponible. Más bien, al fin del periodo, el negocio hace un conteo físico del inventario disponible y aplica los costos unitarios para determinar el costo del inventario final. Esta es la cifra de inventario que aparece en el balance general. Se utiliza también para calcular el costo de las mercancías vendidas. El sistema periódico es conocido también como sistema físico, porque se apoya en el conteo físico del inventario. El sistema periódico es generalmente utilizado para contabilizar los artículos del inventario que tienen un costo unitario bajo. ”21
2.7 Tarjetas kardex
En el sistema de inventario perpetuo se controla el movimiento de las mercaderías a través de las tarjetas kardex, las mismas que contienen:
Razón Social.
Denominación del artículo o mercadería y código.
Existencia máxima.
Existencia mínima.
Método de valoración.
Unidad de medida.
Fecha de la transacción.
Ingresos o entradas:
- Cantidad
- Valor unitario - Valor total
Egresos o salidas
- Cantidad
- Valor unitario - Valor total
Saldos o existencias
- Cantidad
- Valor unitario - Valor total
FIGURA No. 1
FORMATO DE LA TARJETA KARDEX
EMPRESA “XX”
Artículo: Máximo:
Método: Mínimo
Unidad de medida:
Fecha DETALLE ENTRADAS SALIDAS SALDOS
C VU VT C VU VT C VU VT
2.8 Métodos de valoración de inventarios
Método PEPS (primera en entrar, primera en salir).
Método promedio ponderado.
Método ultima compra (Costo Actual).
2.8.1 Método PEPS
Primeros en entrar, primeros en salir. Significa que las mercaderías que ingresan primero son las primeras que tienen que salir. Provienen del término inglés “first in, firts out” (FIFO),
2.8.2 Promedio ponderado
En este método se determina el valor promedio de las mercaderías que ingresaron a la empresa,esdefácilaplicaciónypermitemantenerunavaloraciónadecuadadel inventario.
2.8.3 Ultima compra (costo actual)
Consisteenevaluarlasmercaderíasalcostoactualdemercado,medianteajustes contables.
2.9El sistema contable
2.9.1 Cuenta
Es el nombre genético que agrupa valores de la misma naturaleza.
”Es el nombre que se asigna a un grupo de bienes, servicios, derechos y obligaciones de una misma especie, el que se mantienen durante el ciclo contable; el que debe ser explícito, para evitar confusión u otra interpretación.”22
Las partes de la cuenta son:
a. DEBE.- En el debe se registran todos los valores que reciben, ingresan o entran
a cada una de las cuentas(lado izquierdo)
b. HABER.- En el haber se registran todos los valores que entregan, egresan o
salen de cada una de las cuentas(lado derecho)
El saldo que mantiene cada cuenta es la diferencia entre el debe y el haber de dicha cuenta, por lo tanto es deudor cuando el Debe es mayor al Haber y es acreedor cuando el Haber es mayor al Debe
2.9.1.1Partes de la cuenta
Debe
Haber
2.9.1.2Saldo
Deudor
Acreedor
2.9.1.3Clasificación de las cuentas
La clasificación de las cuentas se dan por varias razones, entre la que se tienen:
2.9.1.3.1 Por su naturaleza
Personales.
Unipersonales.
2.9.1.3.2 Por el grupo al que pertenecen
Activo.
Pasivo.
De Capital.
De Reserva.
De Gastos.
De Rentas
2.9.1.3.3 Por el estado financiero
De Estado de Pérdidas y Ganancias (Estado de Rentas y Gastos, Estado de Resultados)
2.9.1.3.4 Por el saldo
Deudoras.
Acreedoras.
2.10 Plan de cuentas
.”Toda empresa para iniciar su contabilidad debe estructurar un plan o catálogo de cuentas, con la finalidad de facilitar el manejo de las cuentas mediante códigos de identificación; especialmente en la actualidad que se utiliza en el sistema computarizado para poder ingresar los datos. No se puede hablar de un plan de cuentas uniforme para todas las empresas, su estructura depende del tamaño de las necesidades de la empresa y de quien lo elabore.”23
“Denominado también Catálogo de Cuentas, es la enumeración de cuentas ordenadas sistemáticamente, aplicable a un negocio concreto, que proporciona los nombres y el código de cada una de las cuentas. El plan de cuentas facilita la aplicación de los registros contables y depende de las características de la empresa: comercial, de servicios, industriales, etc.”24
2.10.1 Codificación de las cuentas
Es la utilización de números, letras y otros símbolos que representan o equivalen al grupo, subgrupo, cuentas y subcuentas.
2.10.2 Sistemas de codificación
Numéricos: Cuando se codifica utilizando exclusivamente números, es el que se
utiliza en la ferretería.
Alfabéticos: Cuando se codifica utilizando exclusivamente letras.
Mixtos: Cuando se codifica utilizando simultáneamente números y letras.
“Todo código para que sea eficiente debe reunir ciertas características, cualidades o propiedades que justamente destruyen prácticamente la intuición y la improvisación lo que le hace más aceptable.
Sencillez.
Claridad,
Flexibilidad,
Amplitud,
Identificación o traducción,
Viabilidad,
Lógico y
Auto verificable”25
2.10.3 Grupo
Activo.
Pasivo.
Patrimonio.
Ingresos (Rentas).
Costos.
Gastos.
Cuentas de Orden.
2.10.4 Subgrupo
ACTIVO
Activo Corriente
Activo no corriente
Otros activos
PASIVO
Pasivo corriente (corto plazo).
Pasivo no corriente (largo plazo).
Otros pasivos.
PATRIMONIO
Capital
Reservas
Superávit de capital
INGRESOS (Rentas)
Ingresos operacionales
Ingresos no operacionales
COSTOS
Costos operacionales
Costos no operacionales
GASTOS
Gastos operacionales
Gastos no operacionales
CUENTAS DE ORDEN
Cuentas de orden deudoras