3 de mayo de DCA-0902

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División de Contratación Administrativa Al contestar refiérase al oficio No.

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3 de mayo de 2017. DCA-0902 Señora

Sofía Soto Maffioli Directora

Museo de Arte Costarricense subdireccion@musarco.go.cr Estimada señora:

Asunto: Se deniega por no requerirse, autorización solicitada por el Museo de Arte Costarricense (MAC), para contratar directamente con las empresas Seguridad Alfa S.A., JW Investigaciones S.A. y Seguridad y Vigilancia SEVIN LTDA, por un periodo de 6 meses y por un monto total de ₡ 42,814.426.14 (cuarenta y dos millones ochocientos catorce mil cuatrocientos veintiséis colones con catorce céntimos), para los servicios de seguridad y vigilancia en el Centro Cultural del Este, oficinas centrales y Acopio del citado Museo. Nos referimos a su oficio MAC-DIR-138-2017 del 27 de marzo del 2017, recibido el día 30 del mismo mes y año en este órgano contralor, por medio del cual solicita la autorización descrita en el asunto.

Dicha solicitud fue ampliada por medio de los oficios MAC-DIR-149-2017 y MAC-DIR-172-2017, recibido el último de ellos el 24 de abril del año en curso.

I. Antecedentes y justificación de la solicitud.

EL Museo de Arte Costarricense, como justificantes de su solicitud, expone lo siguiente. 1. Que el Museo de Arte Costarricense, mediante Licitación Pública No.

2012LN-000105-00200 denominada “Servicios de Seguridad y Vigilancia para el Centro Cultural del Este, Oficinas Centrales y Acopio del Museo de Arte Costarricense adjudicó el 12 de marzo del 2013, tres posiciones de la siguiente forma:

-Oferta No. 1. Seguridad Alfa, Cédula jurídica 3-101-174285, lugar de entrega Oficinas Centrales, monto adjudicado ¢9.164.565.00.

-Oferta 3 JW INVESTIGACIONES S.A., cédula jurídica 3-101-160706, lugar de entrega ACOPIO, San José, Costado este del CENAC, monto adjudicado ¢20.949.141.48.

-Oferta 5 SEGURIDAD Y VIGILANCIA LTDA. SEVIN, cédula jurídica 3-102-067171, lugar de entrega Casa del Artista ubicada en Casa del Este, Guadalupe, monto adjudicado ¢47.752.000.00.

2. Que los contratos fueron aprobados internamente el 4 y 29 de junio del año 2013, siendo que vencen en las mismas fechas, pero del año 2017.

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3. Que el convenio marco de servicios de seguridad y vigilancia promovido por el ente rector está vigente hasta abril 2017, por lo que no es posible utilizarlo.

4. Que las empresas citadas, suscriben contratos según la tabla de folio 2 de la solicitud presentada, dos con horario de 24 horas y Seguridad Alfa, S.A. de lunes a viernes, de 6 a.m. a 10 p.m. Describe dicha tabla contratar a:

- La empresa Seguridad y Vigilancia Sevin Ltda, para el lugar la Casa del artista, por un monto mensual de ¢4.450.561.31 y el monto por seis meses de ¢31.153.929.00,

-La empresa JW Investigaciones S.A, para el lugar: Acopio, por un monto mensual de ¢1.856.736.00 y el monto por seis meses de ¢ 12.997.152.00;

-La empresa Seguridad Alfa S.A., para el lugar: Oficinas Administrativas, por un monto mensual de ¢828.440.38 y el monto por seis meses de ¢ 5.799.082.66, siendo que el monto total de la contratación por seis meses asciende a la suma de ¢49.950.163.83 5. Que mediante solicitud Nº 0062017000400008 ingresada a la plataforma SICOP (el 13 de

marzo de 2017 a las 8:00 a.m.), denominada «Servicio de Seguridad y Vigilancia para el Centro Cultural del Este, Oficinas Centrales y Acopio del Museo de Arte Costarricense, se promueve el concurso para el servicio de seguridad y vigilancia aquí descrito. Advierten que la Licitación aún no ha salido a concurso, por lo que podría estar adjudicada en agosto si no hay recursos, pero que podría ser en diciembre-antes o después- si los hubiera. Que por ello requieren la autorización por un plazo de 6 meses.

6. Que lo pactado en la licitación pública 2012LN-000105-00200, vence el 3 de junio de 2017 y las empresas han brindado sus servicios de manera ininterrumpida y en forma satisfactoria, y añaden que a dicha licitación, no se le han aplicado los artículos 208 y 209 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, normas que regulan la modificación unilateral de contrato y la suscripción de un contrato nuevo respectivamente. 7. Que el MAC se encuentra ubicado en el estrato G de la tabla de límites de contratación

administrativa, con lo cual el monto de contratación directa es de ¢14.180.000.00, y que por un periodo de 6 meses el monto a adjudicar, por la contratación que se solicita autorizar, sería de ¢49.950.163.83, lo cual sobrepasa el estrato.

8. Que según el estudio de mercado, actualmente el precio de la posición Nro.1 es de ¢4.700.000.00 y para las Nro. 2 y 3 de ¢2.350.000.00 cada una, -montos actualizados- de lo que se desprende que el costo es superior en caso de un concurso.

9. Que el MAC debe velar por la seguridad y vigilancia del personal, público, estudiantes de la Casa del Artista, colecciones de obras que se ubican en el Acopio y en el Museo, instalaciones administrativas, del Acopio y de la Casa del Artista, mientras se da por finalizado el proceso licitatorio.

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10. Que se suscitaron una serie de factores para que la Administración del MAC no haya contado con tiempo suficiente para atender el proceso tendiente a la consecución del servicio de seguridad y vigilancia mencionado, a saber:

- A inicios de año, se hacen los cierres presupuestarios del 2016, lo que conlleva hacer la liquidación, solicitar al Ministerio de Cultura y Juventud el presupuesto necesario para realizar los pagos y las reservas presupuestarias para dar inicio a la contratación.

- El sistema SICOP en enero inició con cambios a nivel tecnológico, lo que ocasionó buscar ayuda de informáticos con el Gobierno Digital, ya que no cuentan en el Museo con personal de Informática que realicen esas labores y del Ministerio no podrían ayudar, por cargas de trabajo.

- El cambio de firma digital para quienes se les vence, también conlleva hacer cambios en los sistemas y equipos, lo que ha retrasado el inicio.

- Que se debe llevar el caso para aprobación de la Junta Administrativa.

- Que la Unidad de Proveeduría depende directamente de la Proveeduría Institucional del Ministerio de Cultura y Juventud (MCJ), pues a la fecha no se ha logrado llevar a cabo la desconcentración, para contar con una Proveeduría Institucional ante la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda. Que esa dependencia tiene inconvenientes, pues la Proveeduría Institucional atiende cinco Programas de la Administración Central del Ministerio y nueve Instituciones adscritas, siendo entonces un usuario más. Añaden que por ello, los Proyectos del Ministerio como el Festival Internacional de las Artes y la Feria del Libro- obligan a la Proveeduría Institucional del MCJ a priorizar sus trámites, dejando los del Museo en estado pendiente.

- La Institución procura solventar sus limitaciones en cuanto a recurso humano, no obstante las diferentes directrices presidenciales emitidas congelan plazas vacantes y los salarios, inclusive las ocasionadas por permisos sin sueldo de funcionarios, limitando y afectando directamente la eficacia y la eficiencia institucional, dejando al ápice institucional sin capacidad de solventar las obligaciones impuestas por los diferentes entes gubernamentales, la normativa y los procesos burocráticos. Que en el caso del MAC, el año pasado dos funcionarios de la Proveeduría se trasladaron y uno renunció, lo que ocasionó retrasos tratando de cumplir con las contrataciones de bienes y servicios requeridas.

11. Que por lo expuesto, solicitan autorización para una contratación directa, por medio de los artículos 2 bis inc c) de la Ley de Contratación Administrativa y 146 de su Reglamento de la siguiente forma:

a) Con la empresa SEGURIDAD ALFA, S.A. cédula Jurídica. 3-101-4174285- por un monto de ¢4.970.642,28.

b) Con la empresa JW INVESTIGACIONES S.A. cédula jurídica 3-101-160706, por un monto de ¢11.140.416,00.

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c) Con la empresa SEGURIDAD Y VIGILANCIA LTDA. SEVIN, cédula jurídica 3-102-067171, por un monto de ¢26.703.367,86.

12. Que las tres contrataciones descritas, serían por un plazo de 6 meses, por la suma de ₡42.814.426,14. siendo que este plazo que se solicita es mientras se resuelve la licitación pública que está en curso, con eso rectifican el monto indicando inicialmente y señalado en el punto 4 del apartado I de este oficio.

II.-Criterio de la División.

De conformidad con lo expuesto en el apartado anterior, se desprende que el Museo de Arte Costarricense ha solicitado a este órgano contralor una autorización para poder contratar directamente a las empresas SEGURIDAD ALFA, JW INVESTIGACIONES S.A. y SEGURIDAD Y VIGILANCIA LTDA. SEVIN, para brindar los servicios de seguridad y vigilancia en diferentes instalaciones, las cuales ejecutan en este momento producto de la licitación 2012LN-000105-00200.

Requieren que los servicios descritos, puedan ser contratados por un plazo de 6 meses y por un monto de ₡42.814.426,14. a partir del vencimiento del plazo de ejecución de los contratos derivados de la licitación mencionada, lo cual ha referido acaecería en el mes de junio del presente año.

Aunado a esto, ante requerimiento de información, el Museo ha indicado a esta Contraloría General que no ha realizado aplicación hasta el momento, de lo dispuesto en el artículo 208 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, correspondiente a la modificación contractual -en el sentido de procurar una ampliación del plazo- ni tampoco lo correspondiente al numeral 209 del mismo Reglamento, referido al contrato adicional, lo anterior con respecto a los contratos derivados de la licitación pública mencionada líneas atrás. Estas manifestaciones las ha brindado por medio del oficio MAC-DIR-172-2017 del 21 de abril del 2017.

Sobre el particular, es importante indicar como primer aspecto, y con relación a la aplicación del artículo 208 citado, que esa facultad de modificación unilateral del contrato podría ser valorada por el Museo para modificar los contratos existentes y en ejecución, para así determinar si la misma es procedente sea que se requiera o no para esa modificación autorización de parte de este órgano contralor, según las conclusiones que se obtenga como consecuencia del análisis de los supuestos que establece la norma, esto en el tanto informan que los contratos en ejecución vencen hasta el mes de junio de 2017.

También y sin exclusión de la anterior posibilidad, puede valorar el Museo, la aplicación del numeral 209 de cita, norma que supone de parte de la Administración, la suscripción de un contrato adicional con el mismo contratista (o contratistas) proveedores de los servicios que se vienen ejecutando esto, una vez vencido el contrato original y siempre y cuando se cumplan los supuestos que la misma norma establece, gestiones que puede realizar con la antelación razonable y de previo al vencimiento de los contratos, a efectos de verificar entre otros temas, la disponibilidad presupuestaria para hacer frente a los nuevos contratos por suscribir, la aceptación o anuencias de la empresas contratistas para continuar prestando los servicios conforme lo

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exigido por dicha normativa, la determinación del plazo por el que se requieren los servicios, la ampliación de las respectivas garantías de cumplimiento, e inclusive la revisión y formalización del nuevo contrato o contratos que entrarían en vigencia, todo esto hasta el vencimiento del contrato original.

Además, se permite puntualizar este órgano contralor, que la facultad de aplicar el numeral 209 referido supra, es viable incluso aún y cuando la Administración no decida hacer uso de la facultad de modificación unilateral del contrato en ejecución, establecida en el artículo 208 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

Así las cosas, esta División encuentra que la Administración goza de posibilidades brindadas por el ordenamiento jurídico para mantener la continuidad de los servicios requeridos, ya sea haciendo uso de la potestad de modificación del contrato prevista en el artículo 208 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa –requiriendo autorización o no, según fuere el caso-, o bien recurriendo a la aplicación del artículo 209 del mismo Reglamento, de manera que se vaya gestionando el contrato adicional con las empresas mencionadas, de forma tal que una vez finalizado el contrato actualmente en ejecución, inicie de manera inmediata la ejecución del adicional.

Lo anterior permitiría contar con los servicios que se necesitan mientras se concluye el proceso de contratación que ha iniciado en la Plataforma electrónica de compras SICOP, para esos mismos servicios.

En virtud de lo anterior, estima esta División procedente denegar la solicitud de autorización de contratación directa presentada, ante la existencia de mecanismos a los cuales el Museo puede recurrir para solventar dicha necesidad, siendo que en el evento de poder recurrir tanto a la aplicación del artículo 208 como el 209 citados, la Administración tendría un plazo de ejecución que bien podría igualar, el indicado en la solicitud de autorización sometida a consideración de este órgano contralor.

Atentamente,

Edgar Herrera Loaiza Kathia Volio Cordero

Gerente Asociado Fiscalizadora

KGVC/egm NI: 8284, 9076,9787 G: 2017001382-2

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