C
C
O
O
M
M
I
I
S
S
I
I
Ó
Ó
N
N
N
N
A
A
C
C
I
I
O
O
N
N
A
A
L
L
D
D
E
E
L
L
I
I
B
B
R
R
O
O
S
S
D
D
E
E
T
T
E
E
X
X
T
T
O
O
G
G
R
R
A
A
T
T
U
U
I
I
T
T
O
O
S
S
Normas y Bases para
Cancelar Adeudos a Cargo
de Terceros y a Favor de la
Comisión Nacional de Libros
de Texto Gratuitos
Elaboró: Dirección de Recursos Financieros y Subdirección Jurídica
CONTENIDO
Contenido
Introducción ... 3 Glosario ... 4 Marco Legal ... 5 Objetivos ... 6Lineamientos ... ¡Error! Marcador no definido. Dictamen de Incobrabilidad ... 13
INTRODUCCIÓN
Introducción
La Ley Federal de las Entidades Paraestatales en su artículo 58, fracción XVI, otorga la atribución indelegable a los órganos de gobierno para "… aprobar las normas y bases para cancelar adeudos a cargo de terceros y a favor de la Entidad paraestatal cuando fuere notoria la imposibilidad práctica de su cobro, informando a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público por conducto de la Coordinadora de Sector".
Por lo anterior, y tomando en consideración que la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos presente o pueda presentar saldos de cuentas por cobrar con notoria imposibilidad práctica de cobro, originados por diversas causas, tales como incapacidad de pago del deudor; imposibilidad de localización o de cobro por vías judiciales y extrajudiciales, etc.; a fin de efectuar la cancelación de adeudos conforme a los requisitos y formalidades establecidos en la normatividad, se establecen las presentes Normas y Bases que permiten a las Unidades Administrativas determinar la imposibilidad práctica de cobro con total transparencia.
GLOSARIO
Glosario
Adeudos Incobrables.- Cuentas o documentos por cobrar a cargo de terceros y a favor de la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, en los que éste, previo agotamiento de las gestiones de cobro y justificación de las áreas responsables, acredite su incobrabilidad.
Cancelación de adeudos.- Es la baja en los registros contables de los adeudos a cargo terceros y a favor de la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, determinados como irrecuperables ante la imposibilidad de cobro.
Caso Fortuito.- Se entiende al evento originado por una fuerza o causa humana, que se presente de manera inesperada e imprevisible, es decir, es inevitable por su sorpresividad. Es necesario que el que lo sufre esté efectuando un obrar legítimo con todas las precauciones y diligencias debidas, y que no sea posible atribuirle responsabilidad alguna por el mismo.
Fuerza Mayor.- Se entiende al evento originado por una fuerza de la naturaleza, que se presenta de manera inesperada e imprevisible, es decir, es inevitable por su sorpresividad. Es necesario que el que lo sufre esté efectuando un obrar legítimo con todas las precauciones y diligencias debidas y que no sea posible atribuirle responsabilidad alguna por el mismo.
Incosteable.- Análisis de costo / beneficio que demuestra que resulta más costoso emprender acciones judiciales o extrajudiciales para la recuperación del adeudo que el importe a recuperar.
Insolvencia.- Situación en la que se encuentra el deudor de una cuenta por cobrar que muestra que no tiene capacidad de pago por carecer de bienes.
Prescripción.- Término del período transcurrido entre la fecha de origen del adeudo y el plazo determinado por la ley en la materia para ejercer acción legal.
Registro contable.- Es el registro de las operaciones en la contabilidad.
Saldo.- Es el resultado neto de los movimientos (cargo y abono) de una cuenta contable.
MARCO LEGAL
Marco Legal
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Leyes
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Ley Federal de las Entidades Paraestatales.
Ley del Impuesto sobre la Renta.
Ley General de Sociedades Mercantiles.
Códigos
Código Fiscal de la Federación. Código de Comercio.
Código Civil Federal.
Código Federal de Procedimientos Civiles.
Reglamentos
Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. Reglamento de la Ley Federal de Entidades Paraestatales.
OBJETIVO
Objetivo
Establecer un mecanismo formal para la cancelación de adeudos incobrables en los registros contables de la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, así como integrar un ejercicio ordenado y debidamente normado respecto del uso de esta facultad por parte de las Unidades Administrativas responsables de la Comisión, que evite conductas arbitrarias y discriminatorias, no solo fijando los supuestos o hipótesis y las condiciones que se requieren para la cancelación de algún adeudo de los registros contables, sino también estableciendo lineamientos concretos y de carácter obligatorio para tal fin, considerando la intervención de las diversas autoridades de la Comisión y estableciendo el marco de actuación necesario, a cada instancia que garantice la aplicación moderada y justificada de la atribución que se otorga a los funcionarios públicos facultados para su ejercicio.
Eliminar de los registros contables de la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos las cuentas incobrables que no justifican su permanencia en los Estados Financieros, dada su situación, a través de un procedimiento normativo que hace participar de una manera razonable a las autoridades de la Comisión, bajo supuestos y condiciones específicamente establecidas para estos propósitos.
LINEAMIENTOS
Normas
1 Las presentes normas son de aplicación interna en la administración de los recursos financieros de la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos, y no frente a terceros deudores, que no se liberan de su obligación de pago; en los casos en que la Subdirección Jurídica dictamine que puede recuperarse el adeudo por vía judicial, los importes respectivos se comunicaran a la Dirección de Recursos Financieros para su registro en cuentas de orden que permitan llevar un control de todos los movimientos. En ellos se establecen los requisitos y formalidades que deben cumplirse para la cancelación de adeudos derivados de cuentas clasificadas como incobrables, de los registros contables de la Comisión.
A fin de comprenderse un registro contable como cancelado, se deberá requerir pronunciamiento específico por escrito por parte de la Unidad Administrativa responsable de su emisión, siempre y cuando se cuente con la autorización expresa del Órgano de Gobierno.
Para los efectos de este documento, se deberá entender como “Entidad”, “Comisión” y “Organismo”, a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos.
2 La Dirección de Recursos Financieros, creará una reserva para cuentas incobrables con el 1.6 al millar del saldo mensual de la cuenta de Situación Financiera denominada “Derechos a recibir bienes y Servicios hasta constituir el 10% de su saldo, con el objeto de no afectar directamente los resultados del ejercicio por la cancelación de las cuentas incobrables. Esta reserva podrá ser incrementada o disminuida con base en los dictámenes que emita la Subdirección Jurídica para cada caso específico.
3 La cancelación de adeudos deberá ser por evento con base a acuerdo del Órgano de Gobierno.
4 La Dirección de Recursos Financieros, determinará las cuentas con saldo de difícil recuperación, de acuerdo a las políticas contenidas en el programa permanente de depuración de cuentas por cobrar, considerando como una cuenta con saldo de difícil recuperación aquella que tenga una antigüedad superior a un año por un monto de 5,000 UDIS en adelante, sin que medie
LINEAMIENTOS
alguna acción por parte del deudor que acredite la intención de pagar el adeudo después de su vencimiento o exigibilidad.
Se considerarán los adeudos generados en el ejercicio del presupuesto derivados de la entrega de insumos para la producción a impresores cuando estos no entreguen los bienes contratados ni reintegren los insumos, las mermas o los domys, siempre y cuando no se hayan agotado las gestiones de pago por alguno de estos conceptos e incumplimientos.
No se consideren en este concepto viáticos, gastos por comprobar, préstamos al personal o cualquier adeudo generado con el ejercicio del presupuesto del gasto.
5 La Dirección de Recursos Financieros al vencimiento del tiempo señalado en el punto anterior , turnará a la Subdirección Jurídica las cuentas que representan saldos de difícil recuperación, a través de expediente debidamente foliado, que contendrá el soporté documental y contable, según sea el caso, y en el supuesto de no contar con la documentación soporte que acredite el adeudo, se levantará acta administrativa en la que se hará constar que no se cuenta con la información y/o documentación en los archivos de la Entidad, informando oportunamente al Órgano Interno de Control, sin perjuicio de aplicar las sanciones que procedan.
6 La Subdirección Jurídica con base en los documentos aportados por la Dirección de Recursos Financieros mediante el expediente respectivo, al cual la Subdirección Jurídica le asignara número de identificación, determinará en qué casos resulta procedente el cobro judicial y/o extrajudicial de los adeudos y realizará los trámites legales conducentes a su recuperación.
En el caso de que la Subdirección Jurídica determine que no procede el cobro judicial, elaborará el dictamen de incobrabilidad para justificar la improcedencia, por incosteabilidad, irrecuperabilidad, prescripción o notoria imposibilidad práctica de cobro, en la cual deberán figurar como mínimo los datos de conformidad con la Norma de Información Financiera Gubernamental General para el Sector Paraestatal NIFGG SP03 “Estimación de Cuentas Incobrables” numeral 7 que en su parte medular señala lo siguiente:
LINEAMIENTOS
Nombre y logotipo del ente público, Fecha de elaboración,
Nombre o razón social del deudor, Importe de sus adeudos vencidos, Antigüedad de los adeudos,
Datos de la documentación comprobatoria que sustenta el adeudo, Acciones realizadas para su cobro,
Descripción del motivo por el cual se consideran difícil cobro o incobrables,
Nombres, firmas y cargos de los servidores públicos responsables de la información,
Visto Bueno del Órgano Interno de Control.
7 La Dirección de Recursos Financieros afectará los registros contables contra la reserva respectiva en función del dictamen de incobrabilidad emitido por la Subdirección Jurídica autorizado por el Órgano de Gobierno.
8 Podrán ser cancelados de los registros contables de la Conaliteg, los adeudos incobrables que se encuentren en cualquiera de los siguientes casos:
• Que el deudor haya cubierto la totalidad de los pagos o abonos a los que se haya obligado, constando dicha circunstancia en los documentos relativos y que, por omisiones administrativas del personal de la Entidad, resulte todavía algún adeudo a su cargo originado por errores en registros contables, basta una reclasificación contable con el soporte documental debido.
• Por incosteabilidad legal-operativa, cuando las acciones de cobranza representen un gasto oneroso a la Conaliteg, en relación al monto a recuperar. Para la acreditación de este supuesto, se requiere un análisis del costo-beneficio que refleje la incosteabilidad de cobro, efectuado por la Subdirección Jurídica.
• Por imposibilidad de localización del deudor, siempre que se acredite este supuesto mediante correo certificado o acta administrativa en la que se demuestre que el deudor no fue localizado en el o los domicilios registrados en la documentación que obra en poder de la Comisión, esta Acta será formulada por la Subdirección Jurídica.
LINEAMIENTOS
• Por la imposibilidad de localizar bienes susceptibles de embargo dentro del juicio que se haya entablado en contra del deudor por la Conaliteg, o la evidente insolvencia del deudor, lo cual deberá ser acreditado con actuaciones judiciales y mediante dictamen de la Subdirección Jurídica. • La sentencia judicial absolutoria, ejecutoria y emitida por autoridad
competente, en juicio entablado por la Conaliteg en contra del deudor y en la cual se absuelva a éste.
En el caso de personas físicas con actividad empresarial u honorarios profesionales:
• Por fallecimiento del deudor, siempre que se verifique la existencia de aval y en caso de que no exista aval, agotar la cobranza extrajudicial con los deudos.
Para la acreditación de estos supuestos, se requiere copia certificada de defunción, así como constancias de la Dirección de Recursos Humanos, Subdirección Jurídica y del Órgano Interno de Control, con las que acredite que el deudor no se encuentra sujeto a investigación o denuncia por actos o acciones en contra de la Conaliteg
• Por Incapacidad física o mental permanente del deudor, debidamente acreditada por una Institución Pública.
• Por falta de documentación soporte que acredite el adeudo. • Por prescripción del adeudo.
• Se compruebe que el deudor haya sido declarado en quiebra, suspensión de pagos o concurso. En el primer supuesto, debe existir sentencia que declare concluida la quiebra por pago concursal o por falta de activos.
Será necesario en todos los supuestos anteriores, agregar un estado de cuenta actualizado y emitido por la Dirección de Recursos Financieros; comprobantes de requerimiento de cobro extrajudicial, debidamente notificados; así como aquellos títulos de crédito o documentos que acrediten
LINEAMIENTOS
fehacientemente el adeudo, tales como: el contrato, pagaré, póliza cheque, entre otros, pudiendo presentarse uno o más de estos últimos, de acuerdo a la naturaleza del adeudo.
Todos los documentos deberán ser emitidos y estar suscritos por el funcionario público competente para ello y, en su caso, por las personas que en ellos intervengan.
9 La comprobación de la cobranza extrajudicial podrá realizarse por medio de Acta Administrativa, correo certificado, telegrama, fax o correo electrónico.
10 Para la acreditación de los supuestos de cancelación de adeudo, se deberá acompañar un informe de la Subdirección Jurídica sobre si el deudor se encuentra sujeto a investigación, denuncia o demanda por actos o acciones en contra de la Conaliteg.
11 Para la ubicación de casos concretos a los supuestos señalados en estas Normas y Bases, habrá de tenerse en cuenta el monto neto del adeudo consignado en los documentos en que conste fehacientemente; cancelando un registro contable, se tendrán por cancelados los accesorios que éste haya podido generar sin que medie autorización alguna.
12 Para la aplicación de los criterios referidos será considerado el salario mínimo vigente para el Distrito Federal, emitido por la Comisión Nacional de Salarios Mínimos, y el valor de las unidades de inversión publicado en la página de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, estos deberán considerarse al valor que tengan al momento de su dictaminación.
13 La Subdirección Jurídica, con los elementos y evidencia documental proporcionada efectuará la valoración y calificación de cada caso, así como la procedencia de la solicitud de cancelación de adeudos en los registros contables y emitirá un dictamen de incobrabilidad en el que de manera expresa se asentarán, con toda claridad los razonamientos que soporten la pertinencia o no de efectuar el cobro judicial de los adeudos solicitados.
14 La Subdirección Jurídica determinará los casos en que sea procedente para la Conaliteg, efectuar el cobro judicial y extrajudicial, asimismo recomendará mediante Constancia con los requisitos mínimos señalados en la NIFGG SP03 Estimación de Cuentas Incobrables, numeral 7 y con los elementos necesarios
LINEAMIENTOS
los adeudos que deberán ser cancelados por reunir todos los requisitos y supuestos expuestos en estas normas con la autorización de Órgano de Gobierno.
15 La Dirección de Recursos Financieros deberá integrar un expediente por cada cuenta incobrable que contendrá: documentación soporte que originó el adeudo, documentación relativa al deudor, acta de depuración y solicitud de saldos a cancelar: originales o copias certificadas de los documentos que dieron origen al registro del adeudo, documentación que acredite la depuración y cancelación de saldos, acta administrativa en la que se haga constar que no se cuenta con la información y/o documentación en los archivos en su caso, constancias de requerimientos de pago, comunicados internos, todo esto en los términos de las presentes normas y bases.
DICTAMEN DE INCOBRABILIDAD DICTAMEN DE INCOBRABILIDAD
Dictamen de Incobrabilidad
NUMERO DE IDENTIFICACIÓN FECHA DE ELABORACIÓNNOMBRE O RAZÓN SOCIAL DEL DEUDOR: R. F. C. :
DOMICILIO DEL DEUDOR: MOTIVO Y FECHA DEL ADEUDO:
IMPORTE DEL ADEUDO: FECHA Y OFICIO DE ENVIO A LA SUBDIRECCIÓN
JURÍDICA:
CON FUNDAMENTO EN EL NUMERAL 100.2 DEL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN DE DE LA COMISIÓN NACIONAL DE LIBROS DE TEXTO GRATUITOS QUE ESTABLECE LAS FACULTADES DE LA SUBDIRECCIÓN JURÍDICA, EN VIRTUD DE HABER LLEVADO A CABO
LAS ACCIONES JUDICIALES Y/O EXTRAJUDICIALES
SIGUIENTES:__________________________, DANDO CUMPLIMIENTO A LAS NORMAS Y
BASES PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS DE LA COMISIÓN NACIONAL DE LIBROS DE TEXTO GRATUITOS, LEVANTANDO EL ACTA CORRESPONDIENTE E INTEGRÁNDOLA EN EL RESPECTIVO EXPEDIENTE CON LOS DOCUMENTOS SOPORTES
QUE DIERON ORIGEN AL PRESENTE ADEUDO CONSISTENTES
EN:__________________________________________________________, LA SUBDIRECCIÓN JURÍDICA HA DETERMINADO QUE, ANTE LA IMPOSIBILIDAD DE HACER EFECTIVO EL COBRO DEL ADEUDO DE REFERENCIA DEBIDO A QUE SE ENCUENTRA DENTRO DEL
SUPUESTO COMPRENDIDO EN EL NUMERAL_____DE LAS NORMAS Y BASES PARA
CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS DE LA COMISIÓN NACIONAL DE LIBROS DE TEXTO GRATUITOS, CONCLUYE: LA IRRECUPERABILIDAD DEL ADEUDO, TODA VEZ QUE
SE LLEVARON A CABO LAS SIGUIENTES
ACCIONES___________________________________________.
LA SUBDIRECCIÓN JURÍDICA, CON BASE A LAS FUNCIONES QUE SE LE HAN CONFERIDO
EN LAS NORMAS Y BASES PARA CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS DE LA
COMISIÓN NACIONAL DE LIBROS DE TEXTO GRATUITOS, SE RECOMIENDA LA INCOBRABILIDAD DEL ADEUDO ANTES MENCIONADO, CON UN IMPORTE DE ____________, MAS LOS INTERESES QUE SE HAYAN GENERADO AL DÍA DE HOY.
SE RECOMIENDA SE APRUEBE SU CANCELACIÓN POR EL ORGANO DE GOBIERNO CON
FUNDAMENTO EN LO DISPUESTO EN EL PUNTO ___ DE LAS NORMAS Y BASES PARA
CANCELAR ADEUDOS A CARGO DE TERCEROS DE LA COMISIÓN NACIONAL DE LIBROS DE TEXTO GRATUITOS
DICTAMINA Vo. Bo. ___________________ _____________
SUBDIRECTOR JURÍDICO ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
CANCELACIÓN DEL ADEUDO
FUNCIONARIO AUTORIZADO PRIMERA INSTANCIA:
_______________________________ DIRECTOR DE RECURSOS FINANCIEROS
FUNCIONARIO AUTORIZADO SEGUNDA INSTANCIA ______________________________
TRANSITORIO
Transitorio Único
Único.-Los presentes lineamientos entraran en vigor al siguiente día hábil de su
aprobación por el H. Órgano de Gobierno de la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos.