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Metodología de monitoreo del cumplimiento de las metas institucionales. Metodología de monitoreo del cumplimiento de la metas institucionales

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Academic year: 2021

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Metodología de monitoreo del cumplimiento de la metas institucionales

En cumplimiento a las actividades establecidas en el Plan Operativo del año 2011, Estrategia 3: Fortalecer las capacidades institucionales del Banco; Subestrategia 12: Fortalecimiento del Gobierno Corporativo, y en cumplimiento a los requerimientos del Plan de Regularización en la matriz GREC, componente Gobierno Corporativo; la Unidad de Planificación ha desarrollado la siguiente metodología de evaluación de avance y cumplimiento de los planes operativos de cada Subgerencia.

Contenido

Concepto ... 1

Objetivo ... 2

Alcance ... 2

Características y funcionamiento de la herramienta de evaluación. ... 2

Criterios de establecimiento de peso porcentual de las actividades dentro de cada subestrategia. ... 3

Criterios de establecimiento de peso porcentual de las subestrategias. ... 7

Evaluaciones trimestrales de cumplimiento. ... 8

Sistema de “premio o multa” según el cumplimiento del plazo establecido ... 9

Validez y medio de calibración ... 10

Concepto

Una metodología es la descripción sistemática y ordenada de pasos, de un modelo, para obtener un resultado. 1

1 Procedimiento: Creación de metodologías y políticas. Documento de levantamiento de procesos

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Objetivo

El objetivo de la metodología de monitoreo del cumplimiento de la metas institucionales es verificar el avance de cada una de las actividades que se han establecido en el POA 2011, vigilar su ejecución, y de ser el caso tomar acciones correctivas a tiempo.

Alcance

Para la evaluación de avance mensual y cumplimiento de las metas establecidas en el Plan Operativo Anual en relación a los objetivos estratégicos planteados. El periodo de evaluación es trimestral, sin embargo se efectuarán controles de avance mensual.

Características y funcionamiento de la herramienta de evaluación.

La herramienta desarrollada como modelo experto2, actualmente funcional en Excel, calcula el cumplimiento de cada actividad sobre el 100%. El mismo es ponderado según su importancia, a criterio del analista, en relación a las estrategias generales, con la finalidad de obtener un porcentaje concreto de ejecución por cada subgerencia, identificar a qué estrategias se ha dedicado mayor esfuerzo y cuáles han quedado desplazadas o se han encontrado problemas que provocaran su incumplimiento total o parcial.

Los campos que se han establecido en esta herramienta son: - Actividades

- Unidad responsable - Funcionario responsable

- Recursos / otras áreas que intervienen.

2 Se llama modelo experto puesto que en su justificación explica el razonamiento utilizado por el sistema

para llegar a una determinada conclusión, en este caso el criterio del analista.

Fecha Inicio Fecha Fin #

ReprogramacionesDías de retraso Afectación % cumplimiento MEDIOS DE VERIFICACIÓNOBSERVACIONES ESTRATEGIA : Subestrategia: META ANUAL (#) EJECUTADO (#) % DE AVANCE ANUAL (EJEC / META ANUAL) PESO SEGÚN SU IMPORTANCIA CUMPLIMIENTO POR PONDERACION ANOTACIONES ACTIVIDADES UNIDAD RESPONSABLE FUNCIONARIO RESPONSABLE RECURSOS / Otras áreas que intervienen. PERIODO DE EJECUCION METAS INDICADORES Cumplimiento de plazos

(3)

- Periodo de ejecución. o Fecha de Inicio o Fecha Fin - Metas

- Indicadores

- Meta del período (cuantitativo) - Ejecutado (cuantitativo)

- Porcentaje de avance anual (ejecución / meta anual) - Peso según su importancia

- Cumplimiento por ponderación (porcentaje de avance anual multiplicado por el peso según su importancia)

- Cumplimiento de plazos

o Número de Reprogramaciones o Días de retraso

o Afectación porcentaje cumplimiento (sistema de “premio o multa”) - Anotaciones

o Medios de verificación o Observaciones

- Evaluación de avance mensual del plan operativo

Criterios de establecimiento de peso porcentual de las actividades dentro

de cada subestrategia.

Para establecer los porcentajes de peso según la importancia de la actividad dentro de cada subestrategia se siguieron los siguientes criterios principalmente:

- En aquellas actividades que están concatenadas; es decir que, el cumplimiento de una no puede darse sin el cumplimiento de la anterior, se establecieron porcentajes iguales a todas las actividades desprendidas de la subestrategia. Por ejemplo si son 5 actividades (100/5) cada una tendrá un peso de 20%.

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- En aquellos casos que existe una sola actividad para el cumplimiento de la subestrategia, se le ha destinado el 100%.

- Aquellas actividades cuya meta es cuantitativa, el valor de dicha meta se ha ponderado sobre el total del plan de Negocios que es de 200 millones de dólares para el 2011. Esta relación es aproximada, considerando el peso asignado a las demás actividades cualitativas que una misma subgerencia puede tener para el cumplimiento de cada estrategia.

- Para aquellas actividades cuyas metas son de índole cualitativa, se han establecido porcentajes de ponderación de acuerdo a tres aspectos:

o Su relación con el desarrollo del negocio del Banco, cabe destacar que de acuerdo al plan estratégico, el objetivo del año 2011 es el fortalecimiento de la operación del banco. En este aspecto hay algunas actividades que están directamente relacionadas con la operatividad y fortalecimiento del banco a las cuales se ha distribuido mayores porcentajes.

o Todas aquellas actividades que están contempladas en el plan de regularización, matriz GREC, tienen un peso más alto, dada la relevancia de este tema.

o Se han establecido porcentajes de ponderación más altos a aquellas actividades que reflejan el cumplimiento efectivo de la estrategia y no solamente tareas o trámites previos. Por ejemplo en la subestrategia “Depuración Bienes realizables” se consideran dos actividades:

a) la determinación del inventario y

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En este caso la elaboración del inventario tiene únicamente un peso porcentual de 25% debido a que si bien es un paso previo importante, la ejecución de la estrategia se mide por el cumplimiento de la segunda actividad 75%.

Desagregación de porcentajes utilizados principalmente para estas actividades: 5% - actividades de soporte o relacionadas en un mismo proceso.

6% - actividades operativas previas a la actividad que ejecuta la subestrategia. 8% - actividades de cálculos o establecimiento de parámetros.

10% - actividades que contemplan una propuesta o agregado de valor.

50% - actividades de establecimiento de necesidades para desarrollo de sistemas.

Nota: estos porcentajes varían en función de la cantidad de actividades que contiene una misma subestrategia puesto que debe sumar 100% y en algunos casos se hacen distribuciones igualitarias.

(6)

Ejemplo: Cuadro de distribución de pesos por actividad de las Regionales 2011

Fecha Inicio Fecha Fin

ESTRATEGIA 3:

11. Fortalecer el Procedimiento de Recuperación de Cartera y Cobranza

Proceso de cobranza prejudicial: Notificaciones telefónicas, campaña puerta a puerta

Regional Ambato Javier Callejas

Subgerencia Bancaria de Negocios Ejecución mensual Ejecución

mensual 1% Índice de morosidad 1% 0% 0% 40% 0%

Proceso de cobranza prejudicial: Notificaciones telefónicas, campaña puerta a puerta

Regional Cuenca Cecilia Abad Subgerencia Bancaria de Negocios Ejecución mensual Ejecución

mensual 1% Índice de morosidad 1% 0% 0% 40% 0%

Proceso de cobranza prejudicial: Notificaciones telefónicas, campaña puerta a puerta

Regional Guayaquil Javier Yánez Subgerencia Bancaria de Negocios Ejecución mensual Ejecución

mensual 4,50% Índice de morosidad 4,50% 0% 0% 40% 0%

Proceso de cobranza prejudicial: Notificaciones telefónicas, campaña puerta a puerta

Regional Portoviejo Jeny Mendoza Subgerencia Bancaria de Negocios Ejecución mensual Ejecución

mensual 1% Índice de morosidad 1% 0% 0% 40% 0%

Proceso de cobranza prejudicial: Notificaciones telefónicas, campaña puerta a puerta

Matriz Quito Eduardo Prado

Subgerencia Bancaria de Negocios Ejecución mensual Ejecución

mensual 1% Índice de morosidad 1% 0% 0% 40% 0%

100%

# juicios iniciados y en proceso / # clientes con un vencimiento mayor a 61 días.

100% 0% 0% 20% 0%

100%

Valor recuperado a través de coactiva/Valor a recuperar en demanda Judicial

100% 0% 0% 20% 0%

100%

# juicios iniciados y en proceso / # clientes con un vencimiento mayor a 61 días.

100% 0% 0% 20% 0%

100%

Valor recuperado a través de coactiva/Valor a recuperar en demanda Judicial

100% 0% 0% 20% 0%

100%

# juicios iniciados y en proceso / # clientes con un vencimiento mayor a 61 días.

100% 0% 0% 20% 0%

100%

Valor recuperado a través de coactiva/Valor a recuperar en demanda Judicial

100% 0% 0% 20% 0%

100%

# juicios iniciados y en proceso / # clientes con un vencimiento mayor a 61 días.

100% 0% 0% 20% 0%

100%

Valor recuperado a través de coactiva/Valor a recuperar en demanda Judicial

100% 0% 0% 20% 0%

100%

# juicios iniciados y en proceso / # clientes con un vencimiento mayor a 61 días.

100% 0% 0% 20% 0%

100%

Valor recuperado a través de coactiva/Valor a recuperar en demanda Judicial

100% 0% 0% 20% 0%

Impulsar juicios coactivos Regional Ambato Javier Callejas

Subgerencia Bancaria de Negocios Ejecución mensual Ejecución mensual Juicios nuevos e iniciados con un avance procesal de 65%. Porcentaje de avance procesal. Juicios iniciados concluidos en el plazo establecido en el proceso (90) días.

65% 0% 0% 20% 0%

Impulsar juicios coactivos Regional Cuenca Cecilia Abad Subgerencia Bancaria de Negocios Ejecución mensual Ejecución mensual Juicios nuevos e iniciados con un avance procesal de 65%. Porcentaje de avance procesal. Juicios iniciados concluidos en el plazo establecido en el proceso (90) días.

65% 0% 0% 20% 0%

Impulsar juicios coactivos Regional Guayaquil Javier Yánez Subgerencia Bancaria de Negocios Ejecución mensual Ejecución mensual Juicios nuevos e iniciados con un avance procesal de 65%. Porcentaje de avance procesal. Juicios iniciados concluidos en el plazo establecido en el proceso (90) días.

65% 0% 0% 20% 0%

Impulsar juicios coactivos Regional Portoviejo Jeny Mendoza Subgerencia Bancaria de Negocios Ejecución mensual Ejecución mensual Juicios nuevos e iniciados con un avance procesal de 65%. Porcentaje de avance procesal. Juicios iniciados concluidos en el plazo establecido en el proceso (90) días.

65% 0% 0% 20% 0%

Impulsar juicios coactivos Matriz Quito Juez de Coactivas

Subgerencia Bancaria de Negocios Ejecución mensual Ejecución mensual Juicios nuevos e iniciados con un avance procesal de 65%. Porcentaje de avance procesal. Juicios iniciados concluidos en el plazo establecido en el proceso (90) días.

65% 0% 0% 20% 0%

Recuperación de Cartera

INICIO DE JUICIOS COACTIVOS: A todos los clientes que registren una morosidad superior a 61 días, con los cuales no se ha concretado

un acuerdo de pago. Regional Ambato EJECUTADO (#) % DE AVANCE ANUAL (EJEC / META ANUAL) PESO SEGÚN SU IMPORTANCIA CUMPLIMIENTO POR PONDERACION Fortalecer las capacidades institucionales del Banco

ACTIVIDADES UNIDAD RESPONSABLEFUNCIONARIO RESPONSABLE RECURSOS / Otras áreas que

PERIODO DE EJECUCION

METAS INDICADORES META ANUAL(#)

Javier Callejas Subgerencia Bancaria de Negocios Ejecución mensual Ejecución mensual

INICIO DE JUICIOS COACTIVOS: A todos los clientes que registren una morosidad superior a 61 días, con los cuales no se ha concretado

un acuerdo de pago.

Regional Cuenca Cecilia Abad Subgerencia Bancaria de Negocios Ejecución mensual Ejecución mensual Ejecución mensual

INICIO DE JUICIOS COACTIVOS: A todos los clientes que registren una morosidad superior a 61 días, con los cuales no se ha concretado

un acuerdo de pago.

Regional Portoviejo Jeny Mendoza Subgerencia Bancaria de Negocios Ejecución mensual Ejecución mensual INICIO DE JUICIOS COACTIVOS: A

todos los clientes que registren una morosidad superior a 61 días, con los cuales no se ha concretado

un acuerdo de pago.

Regional Guayaquil Javier Yánez Subgerencia Bancaria de Negocios

Ejecución mensual

INICIO DE JUICIOS COACTIVOS: A todos los clientes que registren una morosidad superior a 61 días, con los cuales no se ha concretado

un acuerdo de pago. Matriz Quito Subgerencia Bancaria de Negocios Ejecución mensual Ejecución mensual

(7)

Posteriormente, a fin de calcular un porcentaje concreto de cumplimiento de cada subgerencia sobre todas las estrategias en las que está involucrada, se ha dado un peso porcentual a cada una de las subestrategias, para nuevamente ponderarlas, siguiendo los mismos criterios de importancia, y obtener una calificación real de cumplimiento por cada Subgerencia.

Criterios de establecimiento de peso porcentual de las subestrategias.

El criterio de establecimiento de porcentajes a cada subestrategia se ha realizado en función de su importancia en el logro de los objetivos generales planteados en el Plan Estratégico 2011-2020. El principal criterio ha sido considerar el valor de las metas y su afectación sobre el total del plan de Negocios anual (en el 2011 es de 200 millones de dólares). Este porcentaje ha sido redondeado, considerando las demás subestrategias que no se pueden establecer cuantitativamente.

Ejemplo: Cuadro de Ponderación de Subestrategias de la Subgerencia Bancaria de Negocios 2011

Dentro del POA 2011, existen algunas actividades cuya ejecución comprende a dos o más áreas, tal es el caso de desarrollo de sistemas o adquisición de equipos o sistemas, en este caso si bien el

CUMPLIMIENTO POR PONDERACION Peso según su importancia Cumplimiento Total 0,00% 18,00% 0,00% 0,00% 42,00% 0,00% 0,00% 5,00% 0,00% 0,00% 5,00% 0,00% 0,00% 5,00% 0,00% 0,00% 5,00% 0,00% 0,00% 5,00% 0,00% 0,00% 5,00% 0,00% 0,00% 5,00% 0,00% 0,00% 5,00% 0,00% 0,00% Diseño de Procesos ESTRATEGIA 1/ SUBESTRATEGIA 3 Titularización de activos ESTRATEGIA 2/ SUBESTRATEGIA 2: Redescuentos ESTRATEGIA 3/ SUBESTRATEGIA 3 ESTRATEGIA 3/ SUBESTRATEGIA 11

Incorporación de Procesos de Negocios Sistema de Gestión de titularización de Reducir Riesgo Crédito

ESTRATEGIA 3/ SUBESTRATEGIA 9

Sistema Admin Portafolio Proyecto Recuperación de Cartera

ESTRATEGIA 4/ SUBESTRATEGIA 4

Fortalecer relaciones con la red de

ESTRATEGIA 4/ SUBESTRATEGIA 5

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responsable detrás del proceso es la Subgerencia que solicita el sistema, la ponderación de cumplimiento se ha repartido entre las áreas involucradas y se evaluará por su logro conjunto.

Evaluaciones trimestrales de cumplimiento.

A fin de poder calcular el porcentaje de cumplimiento trimestral por subgerencias y áreas, se ha separado los planes operativos, según las actividades a desarrollarse en cada uno de los trimestres, para realizar la evaluación y su respectivo informe de resultados.

De esta manera, los pesos otorgados a las actividades y los porcentajes de ponderación dados a cada subestrategia varían al considerar únicamente las que debieron ser ejecutadas en el período de evaluación. Los pesos asignados siguen los mismos criterios de ponderación explicados y están en función al número de subestrategias para cada trimestre. El objetivo es manejar porcentajes concretos de cumplimiento trimestrales a fin de determinar los principales problemas a tiempo para resolverlos sobre la marcha.

Ejemplo: Cuadro resumen de cumplimiento de metas institucionales Primer trimestre 2011 Cumplimiento de metas trimestrales por Subgerencia/Área

Gestión Gerencial 75,00%

Subgerencia Bancaria de Proyectos 77,46%

Subgerencia Bancaria de Negocios 48,04%

Regional Ambato 130,68%

Regional Cuenca 38,50%

Regional Guayaquil 53,95%

Regional Portoviejo 111,58%

Subgerencia Bancaria Administrativa 30,58%

Subgerencia Bancaria Financiera 77,95%

Subgerencia Bancaria de Operaciones 75,00%

Subgerencia Bancaria Jurídica 43,96%

Subgerencia Bancaria de Riesgos 83,38%

Subgerencia bancaria de Recursos Humanos 68,95%

Subgerencia bancaria de Tecnologia e Información 67,50%

Unidad de Cumplimiento 61,29%

Unidad de Seguridad de la información 60,00%

Unidad de Comunicación Social 104,33%

Secretaría General 75,00%

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Al finalizar el período anual se recalculará el cumplimiento de cada subgerencia en función de lo ejecutado a lo largo del año, obteniendo así un solo porcentaje de cumplimiento para cada Subgerencia o área.

Sistema de “premio o multa” según el cumplimiento del plazo establecido

Toda vez que el Plan Operativo Anual ha sido elaborado, determinando plazos específicos de cumplimiento, y en el caso de las actividades cuantitativas, se han elaborado cronogramas mensuales o trimestrales de cumplimiento, es importante medir la ejecución de los tiempos planteados.

En tal razón, a la metodología de evaluación y cumplimiento se ha incorporado un sistema de premio o multa en función del cumplimiento de los plazos que funciona de la siguiente manera.

- Si el funcionario responsable de cada actividad, la ha ejecutado en menos del tiempo establecido obtiene un 5% más en el cumplimiento, mismo que estará atado a la evaluación de desempeño del personal, relacionado con el bono de eficiencia.

- Si la actividad es cumplida en el tiempo previsto o hasta con una demora de 14 días, el porcentaje de cumplimiento será 100% y no tendrá afectación alguna.

- Si la actividad es cumplida total o parcialmente con una demora entre 15 días hasta 30 días, se aplicará un descuento del 5% en el cumplimiento.

- Si la demora es entre 31 días y 60 días, se aplicará un descuento del 10% en el porcentaje de cumplimiento.

- Si la actividad es cumplida total o parcialmente con una demora de más de 61 días de lo establecido en el plazo cronogramado, se aplicará un descuento del 15% en el cumplimiento.

Estos descuentos afectarán a la sumatoria de cumplimiento de toda la Subgerencia.

Cabe destacar, que a partir de la difusión del Plan Operativo en todas y cada una de las Subgerencias, cada desplazamiento en los plazos será anotado como reprogramación, lo cual se anotará dentro de la herramienta de evaluación.

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Validez y medio de calibración

El presente modelo experto de monitoreo del cumplimiento de la metas institucionales, se denomina “de prueba y error” debido a que, a partir de las primeras evaluaciones se podrá evidenciar en caso de existir errores en los pesos otorgados a cada actividad, en razón que pese a que se ha explicado los criterios utilizados, estos no dejan de ser en algunos casos subjetivos; y de ser el caso realizar los ajustes y modificaciones necesarias para la mejora continua de esta metodología.

Referencias

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