El modo de escritura debe
ser objetivo, detallado, claro
y preciso.
Libro de Actas
El Libro de Actas, es un libro foliado en el cual se deben asentar todas las novedades que se produzcan en la Sede / Predio.
Es el documento legal de referencia que servirá como instrumento de verificación fehaciente de lo ocurrido.
Por este motivo hay que tener especial cuidado en la descripción de lo que acontece para que la redacción final de cuenta de lo que realmente sucedió.
Cada vez que se comience a redactar un Acta deben colocar fecha y Nº de actuación.
Ejemplo:
Acta Nº 01 (según corresponda)
NO PUEDE FALTAR LA FECHA!!
Buenos Aires, _____de _________ de 20_ _ En el día de la fecha, siendo las 8:45 hs, se hizo presente el Sr…………. DNI…………., diciendo que representa a la Defensoría del Pueblo.Como no tiene forma de acreditar su identidad, no se le autoriza el ingreso a la Escuela.
Firma, aclaración y nº DNI del Responsable de Escuela
Todas las actas deben contener firma, aclaración, DNI del Responsable de Escuela, Secretario Administrativo, y tercero interviniente que puede ser:
otro docente, auditor, padre o responsable de un alumno, etc.
No está permitido arrancar hojas ni utilizar corrector líquido. En caso de equivocaciones se deben enmendar bajo la leyenda “sobre borrado vale: …(lo que se haya colocado bien)”.
Sí se pueden pegar papeles con escrituras (autorizaciones, certificados médicos, etc.).
¿QUÉ DEBEMOS DEJAR REGISTRADO EN EL LIBRO DE ACTAS?
Salidas y entradas de niños fuera del horario establecido,
Accidentes de alumnos y personal,
Problemas con cualquier prestador de servicios,
Visitas de auditores, Defensoría del Pueblo, u otros organismos,
Docentes que se reubiquen en otra sede y dejen de prestar servicios en nuestra
escuela,
Docentes y grupos de alumnos que se vayan de viaje con Turismo Educativo, si
hubiera, (con fecha de salida y regreso, listado de alumnos y Docentes
acompañantes).
Y todo aquel evento que corresponda según lo considere el Responsable de Escuela
o en su defecto, el Secretario Administrativo.
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IMPORTANTE:
Verificar que estén debidamente efectuadas las autorizaciones de
los padres o responsables.
No se pueden dejar espacios en blanco, se deben utilizar ambos lados de las hojas. En caso de haberse salteado alguna página deberán cruzarla con una línea, colocar “ANULADA” y firmar al pie.
En TODAS las actas deben figurar las firmadas y aclaraciones del Responsable de Escuela y de aquellos que hayan intervenido en la situación descripta en la misma.
Las únicas personas autorizadas a escribir en el libro de actas son el Responsable de Escuela y el Secretario Administrativo. Cualquiera de ellos será responsable de redactar las actas.
IMPORTANTE: En caso de recibir algún reclamo por parte de los padres (que exceda la potestad de la Sede) deberán solicitarles que lo efectúen por escrito. Una vez recibido y asentado en el Libro de Actas tendrán 24 horas para elevarlo a la autoridad inmediata superior para su curso.
Inscripción de Alumnos
La inscripción se realiza on line, los seleccionados (Responsables de Escuela, Secretari@s, Docentes y Auxiliares), deberán contar con disponibilidad para realizar difusión de la inscripción de niños y jóvenes en las escuelas y en el barrio donde serán designados. Concurrir a la confirmación de la inscripción y a las reuniones de padres
Planta Orgánico – Funcional (POF) Inicial
¿Qué es la POF?
La Planta Orgánica Funcional es una planilla en la que se detalla el plantel de trabajadores designados para desempeñar sus funciones dentro del Programa.
En cada sede, se completa una planilla de POF con el personal designado para desempeñarse en ella.
¿Qué consideramos POF INICIAL?
Se considera POF Inicial al equipo de sede que comienza a desempeñarse en la Escuela
el primer día de actividades con alumnos.
La planilla de POF INICIAL se completa un solo ejemplar (puede estar digitalizado con el archivo correspondiente enviado por la oficina central) el primer día de actividades con alumnos, y sólo se incluyen en ella los cargos de:
Responsable de Escuela Secretario Administrativo.
Docente a cargo de grupo
Auxiliar de grupo.
En el caso de los Responsables de Actividades Acuáticas, Predios y Docentes Integradores que no están contemplados en los cargos detallados, deberán ponerse en contacto con el Responsable de Recursos Humanos para la confección de las POF correspondientes.
POF Movimientos
Ya dijimos que en la POF deben figurar todos los agentes que se desempeñan en la Sede (excepto los auxiliares de portería) por eso en caso de producirse movimientos hay que registrarlos. Es decir, las renuncias efectuadas durante el programa y las altas o reemplazos de las cesantías deben inscribirse en esta planilla.
Los movimientos deben ser informados a la brevedad, a través de la planilla específica “POF DE MOVIMIENTOS”. Esta planilla no es un resumen que se presenta al finalizar la edición del Programa. Los movimientos deben ser reportados inmediatamente vía fax a Administración Central.
Los movimientos posibles entonces son ALTAS o BAJAS.
Cada planilla POF de Movimientos que se presente, debe estar acompañada por la “Solicitud de designación de Personal” correspondiente.
No omitir ningún dato, colocando claramente el domicilio real y la localidad de los trabajadores y el
número y distrito de la escuela y el nombre del
Responsable de Nivel referente de la Sede.
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“Los agentes que no firmen su asistencia, serán
considerados como ausentes”
En el caso de las altas el procedimiento es igual al descripto en el punto anterior, con la salvedad de que deberán prestar atención a la fecha de alta, ya que no será el mismo día que el resto del personal.
En el caso de las bajas, como el alta de esa persona obra en la Coordinación Central, se debe:
Completar sólo el casillero de "baja" con la fecha correspondiente y la firma del agente.
Adjuntar la renuncia por escrito presentada por el agente.
En caso de producirse la renuncia de manera verbal, no pudiendo cumplimentarse los puntos anteriores, corresponde adjuntar a la Solicitud una nota del Responsable de la Escuela expresando el motivo de la baja y el último día trabajado.
Tres aclaraciones importantes:
En caso de que algún agente deba ser dado de baja (no se presentó, renunció, avisó telefónicamente que no puede concurrir, etc.) el Responsable de Escuela debe comunicarse de inmediato con su Responsable de Nivel e informarle la situación, este a su vez dará aviso a la Administración Central.
En la planilla POF de Movimientos, la fecha de baja debe coincidir con el "último día trabajado" consignado en la “Solicitud de designación de personal” confeccionada para dar la baja.
Si se designa una persona en reemplazo de la renunciante, NO PUEDE DARSE BAJA Y ALTA EL MISMO DÍA PARA EL MISMO CARGO. Esto significa que la fecha de alta del reemplazante será posterior a la baja.
Registro de Asistencia Personal de POF / Auxiliares de Portería
El personal contratado para cumplir funciones dentro del Programa Vacaciones en la Escuela, tendrá la obligación de registrar su asistencia, firmando las planillas confeccionadas a tal fin, completando todos los campos dispuestos en las mismas, al momento de ingresar y al terminar las actividades.
Tal como lo indica la Auditoría Interna del Ministerio de Educación, en su Informe Final Nº 17/UAIME/09, la inexistencia de firmas en el marco de la normativa vigente implica la ausencia sin admitir prueba en contrario, con las consecuencias que la inasistencia conlleva.
IMPORTANTE: Frente a corrección de errores en los registros de firmas se deberá aplicar la normativa vigente, Resoluciones N° 71-SGCBA/05 N° 2406-MEGC/06
En forma diaria, tanto el personal incluido en la POF como los Auxiliares de Portería, tienen la obligación de registrar su asistencia en las planillas diseñadas para tal fin, firmando al ingresar y al retirarse
Está totalmente prohibido reemplazar hojas del Registro de Asistencia.
una vez concluida su jornada laboral.
Existe una planilla de registro de asistencia específica para el personal de POF y otra para los auxiliares de portería.
El Registro de Asistencia está rubricado por la Dirección Operativa de Extensión Educativa y Recreativa y contiene la cantidad de folios suficientes para que todos los trabajadores registren su asistencia, durante la duración del Programa.
¿Cómo se completa el registro de asistencia?
En el Registro de Asistencia destinado al Personal de POF, el primer día de actividades, el Secretario Administrativo deberá completar la planilla con los datos de los trabajadores que
conforman su POF, detallando con letra clara todos los datos que se solicitan en el registro.
De la misma forma, procederá con los Auxiliares de Portería.
El Registro de Asistencia cuenta con los espacios suficientes para que en forma diaria tanto a la entrada como a la salida, el personal firme su asistencia.
Es importante colocar el horario real ya que en caso de tener que ejecutar alguna póliza de seguro, será éste el documento que avale la presencia del personal en la Sede en los horarios declarados.
En la planilla, se pueden detallar hasta 18 personas por hoja y cada hoja es semanal.
El registro deberá estar disponible para que el personal lo firme al ingresar y al terminar sus actividades.
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TODOS los accidentes deberán
ser reportados al Referente Administrativo, aunque no revistan
gravedad.
¿Cómo detallamos en la planilla si una persona designada renuncia o es reubicada en otra sede?
Ante la renuncia o reubicación de algún agente en otra sede se deberán tachar los campos de firmas, a partir del último día presente en la sede, aclarando la fecha de baja o último día trabajado y el motivo. Ej: “Renuncia a partir …./…./20….” o “Traslado a la sede 17 DE 4 a partir
…./…./20….”.
Registro de Horas Trabajadas - Auxiliares de Portería
El caso de los auxiliares de portería requiere de una explicación previa que tiene que ver con el sistema de trabajo del área.
Este personal depende de la Dirección de Coordinación de Servicios Generales del Ministerio, que es la responsable de designarlos, organizarlos y coordinarlos.
Las designaciones se realizan de acuerdo a los períodos de vacaciones, licencias, etc.; del personal. Por este motivo puede suceder que no concurran a la Sede los mismos agentes durante todo el programa.
Como es necesario, al finalizar la edición del Programa, informar debidamente las jornadas de trabajo efectivamente cumplidas, es que se debe completar el último día de la edición, el REGISTRO DE HORAS TRABAJADAS, más allá de que los auxiliares de portería firmen la asistencia en forma diaria en el Registro de Asistencia correspondiente.
El Registro de Horas trabajadas, es el resumen de las horas que cada auxiliar que se presentó en la sede efectivamente trabajó.
En esta planilla, se consignan los datos de cada Auxiliar que se presentó y al finalizar el programa, el secretario administrativo deberá contabilizar la cantidad de horas totales trabajadas.
Accidentes
Dentro del Programa podemos diferenciar los accidentes en dos categorías y para cada categoría, existe una empresa aseguradora diferente.
A continuación, graficamos las dos categorías de accidentes, con sus respectivas empresas aseguradoras y los tipos de pólizas que incluyen:
Empezaremos a desarrollar a continuación, la categoría de ACCIDENTES DE ALUMNOS y sus respectivas pólizas.
Accidentes de Alumnos
¿Qué consideramos accidentes de alumnos?
Se considera “accidente” cualquier tipo de lesión, aunque sea leve, que se produzca durante la permanencia del alumno en la sede o durante cualquier actividad o salida organizada por el Programa.
El secretario administrativo deberá llevar el control de todos los accidentes ocurridos y será responsabilidad del Responsable de Escuela supervisar que dicho secretario informe, en el transcurso de la primera hora de ocurrido el siniestro, lo acontecido a su Referente Administrativo.
¿Cómo procedemos frente al accidente de un alumno?
Los pasos a seguir ante un accidente, de acuerdo al Reglamento Escolar, en su Capítulo XIII, artículo Nº 72, serán:
En caso de accidente de un/una alumno/alumna producido dentro del establecimiento se procederá en forma inmediata a:
3.1. Atender al/la alumno/alumna, sin afectar con ello su integridad física;
3.2. Comunicarse con algún responsable del alumno y solicitar su concurrencia o la de cualquier otra persona autorizada, dejando constancia en el acta de la respuesta obtenida;
3.3. Solicitar la asistencia del Servicio de Asistencia Médica de Emergencias (SAME 107) del GCBA;
a) Luego de tomar intervención la asistencia médica de emergencia, el/la/los responsable/s del/la alumno/alumna que se hubieran presentado en el establecimiento decidirá/n la derivación a un hospital público o privado; en caso de no haberse presentado un responsable del alumno/alumna, la derivación será determinada por el médico interviniente. Deberá levantarse Acta en el libro destinado para tal fin, donde quede asentada la decisión de los responsables del alumno/a, además de todas las circunstancias relevantes vinculadas con el accidente y la atención brindada al alumno.
b) El Responsable de Escuela determinará, si correspondiere, qué integrante del personal de la sede acompañará al alumno/a afectado en caso de traslado a un hospital hasta tanto se haga presente el responsable del mismo.
3.4. Efectuar la denuncia policial en caso de requerirse internación.
3.5. Informar a la brevedad a la empresa aseguradora del Ministerio de Educación, conforme los formularios establecidos al respecto, la situación acaecida, debiendo constar este extremo en la respectiva acta.
En cuanto sea posible, se procederá a labrar el Acta en el libro de la Sede o Predio, según corresponda.
En ella, es imprescindible detallar:
a) Número de acta y fecha en la que se labra la actuación. (ver explicación de Libro de Actas).
b) Apellido y Nombre completo del alumno accidentado.
c) Lugar, fecha y hora en la que ocurrió el accidente.
d) Grupo al que pertenece el alumno accidentado.
e) DNI, nombre, apellido y puesto que ocupa el adulto que estaba a cargo del grupo o actividad, y de otros dos docentes que estuvieran presentes.
f) Describir lo sucedido y cómo se produjeron los hechos.
g) Describir el tipo de lesión y lugar del cuerpo lastimado. No omitir los síntomas que presenta (hinchazón, dolor, sangrado, etc).
h) Asentar los datos del familiar / responsable que recibió el aviso en la casa y la hora en la que se llamó.
i) SAME: hora en la que se llamó, hora en la que llegó efectivamente a la sede, número del móvil, nombre, apellido y matrícula del médico interviniente.
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DIRECCIÓN GENERAL DE
SEGUROS:
Para enviar Responsabilidad Civil y Accidentes
Personales 4320-9100 Int. 9450 j) Diagnóstico otorgado por el médico.
k) En caso de traslado al Hospital: Se deben detallar los datos del médico que atienda al alumno en esa entidad, y del docente que acompañe al colono en el traslado.
l) Nombre, apellido y DNI del familiar o responsable que firma el acta y retira al alumno.
m) Firma, aclaración y DNI del Responsable de Escuela, Secretario Administrativo, Docente a cargo de Grupo y familiar que retire al alumno.
Para tener en cuenta en caso de ser necesario el trasladado a un Hospital:
a. Siempre deberá acompañar al alumno un docente, y de ser posible, un familiar o responsable.
b. Se deberá solicitar constancia de atención en el Hospital, que especifique el diagnóstico.
c. Tomar los datos del médico y de la ambulancia (estos datos, son los que se especifican en el Acta).
d. El alumno no se puede retirar del Hospital sin la presencia de los padres, tutores o responsables, quienes deberán firmar el acta de accidente.
Tipo de coberturas / Pólizas de Seguro
En el caso de Accidentes de Alumnos, la compañía aseguradora es PROVINCIA Seguros, que brinda las siguientes coberturas:
Pólizas de Responsabilidad Civil y de Accidentes Personales
Todos los formularios correspondientes a accidentes de alumnos serán centralizados en La Dirección General de Seguros del Ministerio de Hacienda del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires. Esta Dirección será la que efectúe el contacto con PROVINCIA Seguros a partir del momento en que llegan los formularios.
Si el alumno tiene que permanecer internado, se deberá realizar una denuncia policial en la comisaría de la
jurisdicción del accidente, dentro de las 48 hs. de
ocurrido.
Los formularios de Responsabilidad Civil y de Accidentes Personales se deben completar con letra clara e imprenta, consignando todos los datos solicitados.
Dentro de las 72 hs. de ocurrido el siniestro, enviar EL FORMULARIO DE DENUNCIA DE SINIESTRO y la ficha de inscripción del alumno por fax al número directo 4331-3887 (Provincia Seguros – Siniestros)
Se deberá guardar la constancia que imprime el fax, en la que figura que la trasmisión del documento se realizó OK (corroborar que la constancia diga Transferencia OK) y abrocharlas junto con los formularios de seguros originales.
Esta documentación posteriormente del envío del fax, junto con la fotocopia de la ficha de inscripción del alumno, la fotocopia del acta/s correspondiente, deberá ser presentada en la calle Maipú 169 1°, Dirección General de Seguros. –
Para gestionar el reintegro de los gastos, el responsable del alumno o quién efectúo la compra de medicamentos deberá presentar:
El formulario de Seguro Escolar (Solicitud de Indemnización por Asistencia Médica y
Farmacéutica) deberá ser completado en caso de requerir reintegro de gastos por compra de medicamentos, y deberá ser presentado dentro de los 15 (quince) días de haberse producido el accidente. No deberá ser enviado por fax.
DOCUMENTACIÓN QUE SE ENTREGARÁ EN LA DIRECCIÓN GENERAL DE SEGUROS:
a)
Formulario de Denuncia de Siniestro
b)
Constancia de envío por fax al seguro.
c)
Fotocopia de la ficha de inscripción del alumno.
d)
Fotocopia del Acta con todas las firmas correspondientes.
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Anexo al Manual se adjuntan los formularios modelo de Denuncia de Siniestro, y el Informe Médico sobre Incapacidad.
En el Número de Póliza consignar la siguiente leyenda "Póliza en EMISION (Renueva N°
59.274)”, hasta tanto se informe la póliza definitiva. Sobre dudas del resto de los datos a ser consignados, comunicarse a la Dirección General de Seguros 4320-9100 int. 9450.
La siguiente imagen corresponde al Formulario de Seguro Escolar, completar solo en caso de precisar reintegro por compra de medicamentos
secretario administrativo deberá contabilizar la cantidad de horas totales trabajadas.
ÁREA DE TRANSPORTE
Existe normativa específica a través de la cual se fijan los requisitos que deben cumplir los micros que deseen prestar servicios como Transporte Escolar, para que se les otorgue la habilitación correspondiente.
En la sede central del programa se encuentra el Responsable del área de Transportes quien es el encargado de coordinar los servicios brindados, sus circuitos y recorridos, siendo el vínculo con las empresas transportistas.
¿Qué documentación deben presentar las empresas?
Las empresas de transporte deberán presentar obligatoriamente en la Oficina Central del Programa, fotocopias de la documentación indicada en el pliego de contratación:
Registro del conductor vigente, d1 (sólo combis) o d2 (micros) (según corresponda).
Seguro del vehículo (correspondiente y vigente).
Habilitación correspondiente (vigente).
Verificación técnica vehicular (vigente).
DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA EL REINTEGRO DE GASTOS:
a) Facturas a reintegrar en original.
b) Alta médica original del menor lesionado.
c) Copia del DNI del Padre / Madre y/o Tutor del menor.
d) Copia del DNI o Certificado de Nacimiento del menor lesionado.
e) Copia del Formulario de denuncia de Seguro Escolar (Solicitud de Indemnización por Asistencia Médica y Farmacéutica), para que la Aseguradora pueda ubicar el Siniestro.
La documentación deberá presentarse en:
Cédula verde correspondiente al vehículo (Los datos deben coincidir con los del micro presente sin importar la fecha de vencimiento impresa en la cédula).
Libreta Sanitaria del Chofer (vigente)
PARA TENER EN CUENTA:
Controlar la existencia del matafuego reglamentario en condiciones operativas óptimas.
Controlar la presencia y funcionamiento correcto de los cinturones de seguridad en todas las butacas.
Efectuar un chequeo a simple vista de la unidad, (vidrios que no estén rajados, que no falten luces, tanto adelante como atrás, paragolpes, puertas que cierren bien) como así también en el interior asientos que no estén vencidos o sin tapizados, con los resortes hacia fuera, pisos en condiciones sin agujeros, etc.
Sobre el conductor: que se manifieste preparado para desempeñar su labor.
Normativas a consultar:
Ley Nº 2148 – 16/11/2006 Código de Tránsito y Transporte de la Ciudad.
Ley Nº 1665 – 07/04/2005 Pautas para las unidades afectadas al transporte Escolar.
Ley Nº 1919 – 15/12/2005 Modifica el Código de habilitaciones y Verificaciones.
Decreto Nº 722/06 13/06/2006 Aprueba el texto reglamentario del capítulo 8.2 transporte escolar.
