Guı́a del usuario de Madrid eFiling
para solicitantes
Contenido
1. Introducción ... 3
2. Acceso a Madrid eFiling ... 3
3. Madrid eFiling para solicitantes ... 5
3.1 Configuración del solicitante ... 5
3.2 Mi cartera ... 6
3.3 Historial de la solicitud y eDossier ... 10
4. Presentación de una solicitud internacional ... 11
4.1 Primeros pasos... 11
4.2 Partes Contratantes designadas ... 14
4.3 Solicitante ... 15
4.4 Representante ... 17
4.5 Idiomas y correspondencia ... 18
4.6 Marca ... 19
4.7 Productos y servicios ... 21
4.8 Limitaciones ... 23
4.9 Reivindicaciones de prioridad ... 25
4.10 Reivindicación de antigüedad (MM17) ... 27
4.11 Declaración de la intención de utilizar la marca (MM18) ... 28
4.12 Documentos adjuntos ... 29
4.13 Cálculo de las tasas ... 30
4.14 Descargos de responsabilidad ... 31
4.15 Validación... 32
4.16 Pago ... 33
4.17 Resumen ... 34
5. Irregularidades ... 35
5.1 Cómo responder a una notificación de defectos de la oficina ... 35
5.2 Respuesta a una irregularidad de la OMPI ... 39
6. Registro ... 41
1. Introducción
Esta guía está destinada a los solicitantes. En ella se explican claramente los pasos que debe seguir el solicitante o su representante para: (i) presentar una solicitud de registro internacional (IA) ante su oficina de origen; (ii) responder a una notificación de defectos en la solicitud previa a la certificación emitida por la oficina de origen; o (iii) responder a una irregularidad emitida por la OMPI.
2. Acceso a Madrid eFiling
El acceso al servicio electrónico de presentación de solicitudes del Sistema de Madrid, “Madrid eFiling”, se realiza a través del servicio de registro y autenticación de usuarios externos de la OMPI.
Para comenzar, el usuario debe contar con una cuenta OMPI. Puede crear su cuenta a través del siguiente enlace: https://www3.wipo.int/wipoaccounts/es/usercenter/public/register.jsf.
Una vez completado el registro de la cuenta, el acceso a Madrid eFiling estará disponible a través del siguiente enlace: https://www3.wipo.int/iwa.
Esta dirección URL dirigirá al usuario a la página de autenticación de usuarios de la OMPI.
Para acceder a Madrid eFiling, el solicitante debe proporcionar las mismas credenciales (nombre de usuario y contraseña) que utilizó para crear la cuenta OMPI y pulsar en el botón «Conectarse». A continuación, se dirigirá al solicitante al módulo para solicitantes de Madrid eFiling.
3. Madrid eFiling para solicitantes
3.1 CONFIGURACIÓN DEL SOLICITANTE
Los solicitantes que nunca hayan utilizado Madrid eFiling deben comenzar dirigiéndose a la pantalla
«Configuración».
Nota: el botón «Configuración» está situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
En esta pantalla, el usuario puede definir la oficina nacional predeterminada y el idioma en el que prefiere comunicarse con su oficina y con la OMPI. Los datos introducidos en estos apartados, incluido el correo electrónico, se cumplimentarán automáticamente durante el proceso de presentación de futuras solicitudes.
Los usuarios avanzados también pueden compartir las solicitudes de registro internacional con otros solicitantes. Para hacerlo, es preciso introducir el ID y el correo electrónico del usuario con el que se desea compartir la solicitud y, a continuación, pulsar en «Guardar». No obstante, recomendamos que se realice un uso responsable y cuidadoso de esta función. El usuario puede retirar el acceso que haya concedido en cualquier momento.
3.2 MI CARTERA
La lista que aparece en la pantalla «Mi cartera de solicitudes de registro internacional» muestra todas las solicitudes de registro internacional (IA) que haya creado el usuario. Estas solicitudes se conservarán de forma permanente en la cuenta de Madrid eFiling del solicitante, por lo que no es necesario descargar y guardar aparte los archivos generados de manera paralela a Madrid eFiling. No obstante, si lo desea, puede descargar una copia en PDF de su solicitud en cualquier momento.
La pantalla con la lista de solicitudes de registro internacional muestra las siguientes columnas:
Número: el número de solicitud o registro nacional que se utiliza como marca de base para la solicitud de registro internacional (IA).
Referencia: campo opcional disponible para que un solicitante indique una referencia.
Denominación: muestra los elementos denominativos de la marca nacional.
Última actualización: fecha en la que se modificó la solicitud o se cambió su estado por última vez.
Pagado: muestra si se ha pagado a la OMPI la tasa internacional de solicitud o no.
Estado: muestra el punto del proceso de tramitación en el que se encuentra la solicitud. Los estados posibles son:
o Solicitud incompleta: se ha iniciado una solicitud de registro internacional, pero no se han completado todos los trámites requeridos para su presentación. La solicitud sigue bajo control del solicitante y deberá completarla.
o Enviado a la Oficina: se ha enviado la solicitud completada a la oficina nacional para su examen y certificación. El control de la solicitud ha pasado a la oficina de origen y el solicitante tiene acceso de solo lectura a la misma.
o Examen de oficina: la oficina de origen ha comenzado a examinar la solicitud. La oficina de origen mantiene el control de la solicitud y el solicitante tiene acceso de solo lectura a la misma.
o Corrección pendiente: la oficina de origen ha examinado la solicitud y ha identificado defectos en la misma durante este proceso, por lo que la ha devuelto al solicitante para que realice las correcciones oportunas. El solicitante recupera el control de la solicitud,
pero solo podrá acceder a aquellas pantallas donde sea necesario realizar alguna corrección. La oficina de origen dispone de la posibilidad de «recuperar» la solicitud.
o Rechazado por la Oficina: el solicitante o la oficina de origen han cancelado el proceso de solicitud por algún motivo: no se ha abonado el pago, se ha retirado/desistido de la solicitud, se han detectado irregularidades, la oficina ha tenido por desistida la solicitud, etc.
o Archivado: una solicitud rechazada se convierte en una solicitud archivada después de un mes.
o Enviado a la OMPI: la solicitud de registro internacional se ha enviado a la Oficina Internacional (OI) después de haber sido examinada y certificada por la oficina de origen.
En este estado la solicitud aún no ha sido recibida por la OI.
o Procesamiento por la OMPI: la solicitud ha sido recibida por la OI después de que se haya examinado y certificado por la oficina de origen. Tanto la oficina de origen como el solicitante tienen acceso de solo lectura a la solicitud.
o Irregularidad pendiente: la solicitud ha sido devuelta al solicitante por la Oficina Internacional porque contiene una o varias irregularidades. Se requiere una respuesta por parte del solicitante, que tiene el control de la petición de respuesta a la irregularidad, aunque la oficina de origen tiene la posibilidad de «recuperar» la solicitud.
o Examen de la irregularidad: la respuesta a una irregularidad en la solicitud se ha enviado a la oficina de origen para su examen y certificación.
o Corrección de la irregularidad: la oficina de origen ha identificado un problema en la respuesta a la irregularidad presentada por el solicitante y la ha devuelto al solicitante para que la corrija. El solicitante tiene el control de la solicitud, pero solo puede editar la pantalla «Irregularidad de la OMPI».
o Irregularidad enviada: la respuesta a una irregularidad en la solicitud se ha enviado a la Oficina Internacional, pero aún no ha sido recibida por la misma.
o Registrada: la solicitud ha sido registrada y ya dispone de un número de registro internacional. Esto indica al solicitante y a la oficina de origen que el proceso de registro internacional ha finalizado.
Al pulsar en la rueda de acciones aparecerán detalles adicionales sobre la solicitud como el idioma de presentación, la referencia del solicitante, la denominación y el número de referencia de la OMPI. Además, en función del estado de la solicitud, aparecerán diferentes detalles y posibles acciones.
Solicitud incompleta: el solicitante solo puede eliminar las solicitudes de registro
internacional incompletas.
Enviado a la Oficina y Examen de oficina: permiten que el solicitante descargue una copia en PDF de la solicitud de registro internacional (IA).
Corrección pendiente: permite que el solicitante visualice los defectos detectados por la oficina de origen durante el examen de la solicitud de registro internacional.
Procesamiento por la OMPI: muestra al solicitante el número de referencia de la OMPI. Al pulsar en el número de referencia, se dirige al usuario al apartado de búsqueda en tiempo real de Madrid Monitor.
Irregularidad pendiente, Examen de la irregularidad y Corrección de la irregularidad: permiten al solicitante descargar una copia de la notificación de la irregularidad.
Registrada: muestra al solicitante el número de registro internacional. Al pulsar en el número de registro internacional se dirige al usuario a la base de datos de Madrid Monitor.
3.3 HISTORIAL DE LA SOLICITUD Y EDOSSIER
El solicitante puede acceder al historial de una solicitud pulsando en el número de solicitud.
La pestaña eDossier muestra todos los documentos y archivos adjuntos relacionados con la solicitud de registro internacional. El solicitante puede crear un único PDF que incluya todos estos documentos pulsando en «Generar expediente de IA».
4. Presentación de una solicitud internacional
4.1 PRIMEROS PASOS
Para iniciar la presentación de una nueva solicitud de registro internacional (IA), pulse en el botón «Nueva solicitud» situado en la esquina superior izquierda de la pantalla «Mi cartera de solicitudes de registro internacional». Al pulsar, se dirigirá al solicitante a la pantalla «Solicitud o registro de base».
El solicitante debe seleccionar la oficina de origen y, si lo desea, puede añadir una referencia propia a su solicitud de registro internacional.
Al pulsar en el botón «Importar marca», se abre la pantalla «Importar una marca de base». El solicitante debe introducir un número de registro o de solicitud nacional y pulsar en el botón «Buscar».
Nota: es importante utilizar adecuadamente los campos relativos al número de solicitud o número de registro de base según el estado (en tramitación o registrada, respectivamente) en que se encuentre la marca nacional.
Siempre que la marca nacional de base introducida se encuentre en vigor y disponible en el registro de marcas de la oficina nacional, Madrid eFiling cargará sus datos y los mostrará.
El solicitante debe pulsar en el botón «Aceptar» para continuar. Al hacerlo, regresará a la pantalla
«Solicitud o registro de base».
Existe también la posibilidad de incluir una segunda o ulteriores marcas de base adicionales siempre que el titular de la marca, el tipo de marca y el signo sean idénticos. En estos casos de múltiples marcas de base, la primera marca de base importada será la referencia para la solicitud de registro internacional.
Nota: no es posible modificar o eliminar los detalles de la marca de base una vez que se haya iniciado el proceso de presentación. No obstante, siempre es posible eliminar una solicitud «incompleta» y volver a empezar de cero.
El proceso de presentación de solicitudes se realiza de manera secuencial. El solicitante debe rellenar todos los datos de una pantalla antes de pasar a la siguiente. No es posible saltar hacia adelante y omitir pantallas que no se hayan cumplimentado.
Cuando una pantalla está completa, el solicitante puede pasar a la siguiente pantalla utilizando el botón de navegación superior o las distintas secciones del lado izquierdo para pasar a la siguiente pantalla.
4.2 PARTES CONTRATANTES DESIGNADAS
El solicitante debe seleccionar los países u organizaciones intergubernamentales en los que desea obtener protección para su registro internacional. Cuando corresponda, aparecerán notas específicas sobre países u organizaciones intergubernamentales con fines informativos.
4.3 SOLICITANTE
Una de las ventajas de importar automáticamente los datos de la marca de base consiste en la carga automática de la información existente en la base de datos del registro de marcas de la oficina de origen, como puede apreciarse claramente en la pantalla «Solicitante(s)».
Al pulsar en el nombre del solicitante, aparecerá la información del «Solicitante(s)».
El solicitante debe añadir manualmente cualquier dato obligatorio que falte. Los campos obligatorios se indican con un asterisco rojo (*).
El solicitante debe indicar si es una persona física o jurídica.
Derecho a presentar la solicitud como persona física: el solicitante es una persona física, ya sea nacional o con domicilio en el territorio de la oficina de origen.
Nota: cuando la solicitud de registro internacional se presente por una persona física con domicilio en el territorio de la oficina de origen, deberá indicar una dirección postal. No se admiten apartados de correos.
Derecho a presentar la solicitud como persona jurídica: el solicitante tiene un establecimiento industrial o comercial, real y efectivo en el territorio de la oficina de origen.
Nota: en este caso también se requiere una dirección postal. No se admite un apartado de correos. Si se ha indicado un apartado de correos como dirección del solicitante, debe marcarse la casilla «Proporcione otra dirección» y aparecerán campos adicionales en los que podrá introducir la dirección postal.
Naturaleza jurídica de la persona jurídica: p. ej. sociedad anónima, sociedad limitada, asociación, etc.
Este dato puede ser necesario para determinadas partes contratantes designadas. Por ejemplo, si el solicitante designa los Estados Unidos de América, es necesario incluir estas indicaciones.
Nota: es conveniente para el solicitante proporcionar estos detalles a fin de evitar cualquier retraso en la tramitación de la solicitud.
Estado o país de la persona jurídica (obligatorio).
Territorio al que pertenece la persona jurídica (opcional).
4.4 REPRESENTANTE
Al igual que en la pantalla «Solicitante(s)», los datos de la pantalla «Representante» que constan en la base de datos del registro de marcas de la oficina de origen se cargan automáticamente en esta pantalla, en el caso de que ya se haya nombrado uno.
Nota: actuar mediante un representante es opcional. En caso de que no se actúe a través de uno de ellos, es obligatorio indicar el correo electrónico y el número de teléfono del solicitante.
4.5 IDIOMAS Y CORRESPONDENCIA
El solicitante debe indicar el idioma en el que quiere comunicarse con la OMPI y con la oficina de origen.
Además, si se designa a la Unión Europea (EUIPO), deberá indicar también un segundo idioma de comunicación con esta oficina.
La Oficina Internacional enviará toda la correspondencia a la dirección del representante si el solicitante ha nombrado uno. De lo contrario, la Oficina Internacional enviará toda la correspondencia a la dirección del solicitante.
En caso de que no se haya nombrado un representante, el solicitante podrá optar por indicar, además, una dirección alternativa para la recepción de la correspondencia.
4.6 MARCA
El solicitante debe comprobar la exactitud de la información importada de la base de datos de la oficina nacional. Si detectase algún error en los datos cargados, deberá realizar las correcciones pertinentes y asegurarse de cumplir las normas del Protocolo.
Por ejemplo, en las marcas que contienen elementos figurativos (con una imagen), Madrid eFiling indica automáticamente si están en color o no. Si la indicación mostrada no es correcta, el solicitante deberá realizar la corrección pertinente ajustándola a la realidad.
En el caso de las marcas denominativas, el solicitante puede indicar que la misma se encuentra en caracteres estándar.
Para las marcas de color y figurativas existe, además, la posibilidad de reivindicar uno o varios colores como una característica distintiva de la marca.
Se pedirá al solicitante que proporcione una transcripción de la marca si esta contiene caracteres que no sean latinos o números que no sean arábigos.
Descripción de la marca (opcional): cuando la solicitud o registro de base contengan una descripción de la marca, se puede incluir en esta sección la misma descripción si el solicitante así lo desea o si la oficina de origen así lo requiere. Si se incluye una descripción, debe ser una descripción de la marca y no, por ejemplo, una declaración acerca del uso de la marca o su renombre.
Descripción voluntaria de la marca (opcional): este apartado se reserva para incluir cualquier descripción de la marca, incluyendo la descripción que ya contiene la solicitud o registro de base, en aquellos supuestos en que no se exige al solicitante que indique esta descripción en el campo «Descripción de la marca» pero este quiere reflejarla en su solicitud.
Elementos denominativos: el solicitante debe indicar los elementos denominativos que componen la marca siempre que los mismos no se hayan importado de la marca nacional y el tipo de marca sea “Mixta”
o “Figurativa” con logotipo de imagen y texto.
4.7 PRODUCTOS Y SERVICIOS
La pantalla «Productos y servicios» se ha diseñado para facilitar la traducción (si es necesario) y comprobar la clasificación y corrección de la lista de productos y servicios.
Nota: de manera predeterminada, Madrid eFiling traduce automáticamente la lista importada de productos y servicios cuando el solicitante avanza desde la pantalla «Marca» a la pantalla «Productos y servicios».
El solicitante puede pulsar en «Verificar la clasificación» para comprobar la clasificación de la lista de productos y servicios importada de la marca de base con respecto a Madrid Goods and Services Manager (MGS).
Además, el solicitante también puede desplegar una clase y pulsar sobre un término no clasificado para determinar si existe una alternativa más adecuada disponible, siempre que no amplíe el alcance de la lista de productos y servicios solicitados en la marca de base.
Nota: que la clasificación del término no haya sido verificada no implica que la Oficina Internacional vaya a notificar una irregularidad. No obstante, la herramienta de validación de términos es una ayuda muy útil para evitar notificaciones de irregularidades.
4.8 LIMITACIONES
En esta pantalla, es posible crear una limitación para cada una de las Partes Contratantes designadas.
Para comenzar, el solicitante debe pulsar en el botón «Añadir limitación».
Para seleccionar una Parte Contratante designada y una o varias clases, pulse en el botón .
Si desea incluir otra Parte Contratante designada en la misma limitación, el solicitante debe seleccionarla de la misma manera que en el paso anterior.
Para crear otra lista de limitaciones nueva, pulse en «Añadir otra limitación».
4.9 REIVINDICACIONES DE PRIORIDAD
Una reivindicación de prioridad aparece automáticamente si la fecha de la solicitud de la marca de base tiene una antigüedad menor de seis meses respecto a la fecha de creación de la solicitud internacional.
Nota: un solicitante puede eliminar una reivindicación de prioridad pulsando el icono situado en la esquina superior derecha de la pantalla.
De manera predeterminada, se incluye la lista completa de productos y servicios en la reivindicación de prioridad. Si se desea crear una lista restringida de productos y servicios respecto de los que se reivindica la prioridad, se pueden añadir clases específicas o términos individuales de una determinada clase.
La reivindicación de prioridad no aparecerá si la fecha de la solicitud de la marca de base tiene una antigüedad superior a seis meses respecto a la fecha de creación de la solicitud internacional
.
4.10 REIVINDICACIÓN DE ANTIGÜEDAD (MM17)
Esta pantalla solo aparece si el solicitante designa a la Unión Europea EUIPO (EM). Solo en estos casos, el solicitante podrá añadir una reivindicación de antigüedad.
Para comenzar, el solicitante debe pulsar en el botón «Añadir reivindicación de antigüedad».
El solicitante debe rellenar los elementos obligatorios, indicados con asteriscos rojos *, para añadir la reivindicación de antigüedad a la solicitud de registro internacional.
4.11 DECLARACIÓN DE LA INTENCIÓN DE UTILIZAR LA MARCA (MM18)
Esta pantalla solo aparece si el solicitante designa a los Estados Unidos de América (US). El solicitante debe rellenar los elementos obligatorios, indicados con asteriscos rojos *, del formulario MM18 para avanzar a la siguiente pantalla.
Nota: tal como ha aprobado la USTPO y de manera coherente con sus normas nacionales de presentación de solicitudes de marcas, una barra inclinada al principio y al final del nombre del solicitante en la línea de firma se interpretan como que se ha firmado el formulario MM18.
4.12 DOCUMENTOS ADJUNTOS
El solicitante puede cargar cualquier otro archivo que sea relevante para la solicitud de registro internacional.
Este es el apartado en el que el solicitante deberá adjuntar el justificante de pago de la tasa de tramitación nacional y la autorización del representante, en caso de que así se requiera.
4.13 CÁLCULO DE LAS TASAS
En este apartado, se muestra un resumen de las tasas necesarias para la presentación de la solicitud de registro internacional.
Al pulsar en «Mostrar los detalles de la tasa», aparecerá el desglose completo de las tasas asociadas a la solicitud.
4.14 DESCARGOS DE RESPONSABILIDAD
Una oficina de origen puede añadir un descargo de responsabilidad que el solicitante deberá confirmar que ha leído y declarar que está de acuerdo con el mismo.
4.15 VALIDACIÓN
Una vez que el solicitante ha finalizado la presentación en el formulario de solicitud internacional, si lo desea, puede descargarse una copia de la solicitud de registro internacional en formato PDF o visualizarla en formato HTML.
Nota: es posible introducir modificaciones en cualquiera de las pantallas rellenadas antes de enviar la solicitud. Por ejemplo, el solicitante puede añadir o eliminar una Parte Contratante designada (PCD). Una vez que el solicitante abone y envíe la solicitud a la oficina de origen, ya no será posible realizar ninguna modificación.
4.16 PAGO
Para finalizar la presentación de la solicitud de registro internacional, el solicitante debe acceder a la pantalla «Pago», seleccionar una de las opciones de pago disponibles y llevar a cabo los pasos posteriores indicados para efectuar el pago.
4.17 RESUMEN
Una vez finalizado el proceso de pago, aparecerá la pantalla «Resumen». Llegados a este punto, Madrid eFiling envía automáticamente la solicitud de registro internacional a la oficina de origen.
El solicitante recibirá una confirmación del pago y un correo electrónico confirmando la presentación y el envío de la solicitud de registro internacional a la oficina de origen. Ambos correos electrónicos incluyen los detalles relevantes sobre el pago y la solicitud de registro internacional. El solicitante puede descargar una copia en PDF de la solicitud de registro internacional enviada para su archivo.
El solicitante puede pulsar en el botón «Mis solicitudes» para volver a la pantalla con la lista de solicitudes de registro internacional en curso. El estado de la solicitud completada habrá cambiado a «Enviado a la Oficina».
Nota: siempre es posible descargar una copia en PDF de cualquier solicitud de registro internacional. Para ello, debe pulsar en el icono de rueda dentada y, a continuación, en «Solicitud internacional».
5. Irregularidades
5.1 CÓMO RESPONDER A UNA NOTIFICACIÓN DE DEFECTOS DE LA OFICINA
El solicitante recibirá una notificación por correo electrónico cuando la oficina encargada de la certificación emita una notificación de defectos y la correspondiente petición de corrección previa a la certificación.
Con este correo electrónico como base, el solicitante puede volver a conectarse a Madrid eFiling para revisar la solicitud de registro internacional en cuestión.
Para contestar a la notificación de defectos, el solicitante puede filtrar por el estado de la solicitud seleccionando «Corrección pendiente», pulsar en el icono de la rueda dentada para ver los detalles de la solicitud y luego pulsar en el botón «Mostrar irregularidades».
De manera predeterminada, aparecerá la pantalla «Validación», con un resumen de todas las irregularidades que se hayan detectado en la solicitud de registro internacional seleccionada.
El solicitante deberá acceder a cada pantalla que contenga una irregularidad (tal como indica el símbolo ) y responder a cada una de ellas de la forma adecuada. Por ejemplo, la siguiente irregularidad en la pantalla «Marca» le indica al solicitante que debe añadir una reivindicación de color.
La irregularidad de la pantalla «Productos y servicios» señala que debe ajustarse un término de la clase 36.
La irregularidad de la pantalla «Documentos adjuntos» exige una respuesta por parte del solicitante.
El solicitante debe responder a todas las cuestiones planteadas antes de volver a enviar la solicitud corregida a la oficina encargada de la certificación. Cuando termine, el solicitante debe pulsar en el botón
«Enviar» situado en la esquina inferior derecha de la pantalla.
5.2 RESPUESTA A UNA IRREGULARIDAD DE LA OMPI
Cuando un examinador de la OMPI genere y envíe una irregularidad, el solicitante recibirá una copia de la irregularidad por correo electrónico certificado. La OMPI enviará el correo electrónico a la dirección que el solicitante indicó al rellenar la solicitud de registro internacional.
Al mismo tiempo, el estado de la solicitud en Madrid eFiling cambiará de «Procesamiento por la OMPI» a
«Irregularidad pendiente». Es el solicitante, y no la oficina, quien debe revisar y responder primero a las irregularidades de la OMPI pulsando en el número de la solicitud afectada.
Al pulsar en el número de solicitud, se mostrará automáticamente al solicitante la pantalla
«Irregularidades OMPI». El solicitante puede responder a las irregularidades escribiendo una respuesta o cargando un archivo adjunto.
Cuando termine, el solicitante debe acceder a la pantalla «Validación» y enviar la respuesta a la irregularidad a la oficina encargada de la certificación.
6. Registro
Una vez completado el registro de la solicitud de registro internacional, el estado en Madrid eFiling cambiará de «Procesamiento por la OMPI» a «Registrada». Si pulsa en la rueda de acciones, el solicitante puede buscar el número de registro internacional asignado (NRI). Al pulsar en el NRI se abrirá la base de datos Madrid Monitor en una nueva ventana.
- Fin del documento -
