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Objeto
Describir qué es y cómo se utiliza la herramienta empleada para gestionar Actividades de un proyecto.
Afecta/Alcanza
Afecta y alcanza a todos los empleados de LabHuman.
Realización
3.1.-Generalidades
El tracker es un gestor de Actividades que servirá como almacén para recoger toda la información necesaria en un proyecto, como pueden ser: nuevas funcionalidades que hay que desarrollar en un proyecto, errores detectados, etc.
Este tipo de herramientas permite seguir el flujo de trabajo definido así como el estado de las Actividades que lo componen. Esto permitirá saber las operaciones que faltan para terminar la Actividad, quién debe realizarlas, etc.
3.2.-Uso del Tracker
3.2.1-Acceso a la herramienta:
Para acceder a esta herramienta existirá un enlace directo en la intranet caracterizado con el logo de un Relámpago. Para acceder desde el exterior se hará a través de la siguiente url: http://tracker.labhuman.com . Una vez abierto el tracker, habrá que introducir el usuario y la contraseña que cada usuario tenga para acceder a la aplicación.
3.2.2.-Pantalla principal:
En la pantalla principal se muestra el listado de las Actividades de los proyectos en los que se participa. El aspecto que presenta se muestra a continuación:
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Sobre este listado se pueden aplicar los filtros que se quieran, utilizando los combos que hay debajo de los títulos de las columnas. Para filtrar en negativo, es decir, que no cumpla el filtro, debemos pinchar la tecla
control y seleccionar la opción que se desee. También se pueden ordenar los filtros pinchando en los títulos de las columnas.
Además de lo que se puede hacer directamente sobre la tabla, en el combo de la parte superior que inicialmente pone “all activities” se puede seleccionar la opción que se desee. Cada opción realizará un filtrado diferente de las Actividades. Por ejemplo, una opción muy útil es “open activities asigned to me” donde aparecerán todas las Actividades para las que la persona ha sido asignada.
3.2.3-Creación y modificación de Actividades:
Para crear una nueva Actividad, hay que pinchar en “add new activity” habiendo comprobado previamente que la Actividad no estaba creada anteriormente para ese mismo proyecto.
Los diferentes campos que hay que completar para cada Actividad se encuentran explicados con más detalle en el procedimiento: P7-GAP. Gestión de la Actividad de un Proyecto. Para editar cualquier Actividad, simplemente hay que pinchar sobre ella. De esta forma se podrá realizar lo que sea necesario: cambiar el estado, asignarla, añadir comentarios, adjuntar archivos, etc.
Para realizar comentarios privados que otros usuarios no puedan ver, será necesario marcar el check “Comment visible to internal users only” situado en la parte inferior de la pantalla de la Actividad. Esta misma funcionalidad se puede utilizar a la hora de adjuntar archivos a la Actividad marcando el check “Visible to internal users only”.
3.2.4.-Búsquedas:
Gracias a la funcionalidad “search”, además de poder hacer las búsquedas con los parámetros que se elijan, se podrá guardar dicha búsqueda con el botón “Save search criteria as query” y guardándola con un nombre que permita identificarla.
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Las búsquedas que se hayan guardado, aparecerán pinchando en “queries” y allí podrán volver a ser ejecutadas, editadas, etc. También se podrán utilizar en el combo de filtrado de la pantalla principal.
Nota: las queries que guarde cada persona, aparecerán sólo con su usuario. Si se considera que la query puede ser interesante para otros usuarios, se podrá enviar individualmente o solicitar a un administrador que la haga visible a una “organization” (p.e developers) o a todos los usuarios.
3.2.5.-Preferencias del usuario
En la parte superior derecha, aparece la palabra settings, pinchando en ella podemos modificar: Los datos del usuario.
El número de Actividades que vemos en la pantalla principal. La “query” que nos carga por defecto.
Las notificaciones que se reciben por email.
Nota: la modificación de contraseña no surtiría efecto ya que se utiliza la del Active Directory.
3.2.6.-Histórico de cambios de una Actividad
El histórico de cambios de una Actividad se verá en la pantalla de edición de la misma, pinchando abajo en el texto “show change history”. Al pulsar se mostrará qué se ha modificado, quién ha realizado la modificación y cuándo se ha hecho la misma.
3.2.7.-Notificaciones vía email:
El tracker permite la comunicación por correo electrónico. Existen dos tipos de correos:
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Correos directos: Estos son los que se envían con el botón “send email” de la parte izquierda de la pantalla de edición de una Actividad. El envío de este correo, queda almacenado como un comentario con la fecha de envío en la Actividad.
Notificaciones: Son correos que envía el propio tracker con la información de una Actividad a la que se está suscrito. Para poder recibir notificaciones es necesario suscribirse primero a un proyecto.
Dentro de los proyectos, se selecciona cuando recibir la notificación para cada tipo de Actividad de la siguiente forma:
Para cada tipo de Actividad: Actividades reportadas por mí, Actividades asignadas a mí o resto de Actividades, se deberá seleccionar cuando recibir la notificación. Las opciones son:
“no notifications”: no se recibirá ninguna notificación.
“when created”: cada vez que se cree una Actividad de ese tipo, en el proyecto suscrito.
“when status changes”: cada vez se modifica el estado de la Actividad.
“when status or assigned-to changes”: cada vez que se modifica el estado o la persona asignada para la Actividad.
“when anything changes”: cada vez que se modifica la Actividad.
Nota: Si se desea que algún comentario realizado sobre la Actividad sea privado, podemos marcar el check “Comment visible to internal users only” antes de introducirlo. De esta forma no llegarán ni a través de notificaciones vía email, ni accediendo a la aplicación.
Registros
REGISTRO RESP. CREACION RESP. CONSERVACION TIEMPO CONSERVACIÓN. DE
Registro Actividad en el tracker Cualquiera JEPRO Indefinido
Registro de Proyectos en el tracker Jepro Administador del Tracker
Hasta finalización del Proyecto
Resumen
El tracker es un gestor de Actividades que servirá como almacén para recoger toda la información necesaria sobre las Actividades relacionadas con un proyecto, con el fin de que cualquier miembro involucrado en un proyecto pueda saber qué, cómo y cuándo realizar sus tareas o para ver el estado en que se encuentran las tareas introducidas por él mismo. Además esta herramienta gestionará la comunicación mediante notificaciones y correos directos con otras personas involucradas en el trascurso de las Actividades.
Documentación de referencia
Capítulo 7 del Manual de Calidad.P7-GAP. Gestión de la Actividad de un Proyecto.
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Mapa de procesos
Permite realizar el filtrado de las Actividades que se desee. Permite añadir
nuevas Actividades
Permite realizar búsquedas con los parámetros que se elijan.(se podrá guardar dicha búsqueda con el botón
“Save search criteria as query”)
Permite editar las queries guardadas.
Sirve para modificar las preferencias del usuario Permite realizar filtros de
Actividades según lo indicado en cada columna.
Observaciones
Histórico de cambios
REVISION FECHA DESCRIPCIÓN REALIZADO
POR
APROBADO POR
1 25-Sep-09 Creación del documento. Francisco
Toledo Guasp
Comité de Calidad
