FORMATO DE PROCEDIMIENTOS LOTERIA DE BOGOTA VERSION: PRO Página: 1 de 7

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FLUJOGRAMA UNIDAD DE TALENTO HUMANO

H 1 Recibir novedades de nómina. Profesional 1d

Recepción de novedades únciamente y exlcusivamente en el término previsto para tal fin, con el

fin de incorporarlas al aplicativo con la

debida anticipación.

Novedades Tres días antes del pago de cada quincena

H 2 Clasificar y organizar los soportes de las

novedades. Profesional Oficio, formato de horas extras, formato programación de vacaciones, libranzas,

Los tipos de novedades que se presentan son: aportes a aseguridad social, vacaciones, cesantias, novedades generales, quinquenios.

V 3 Son novedades generales? Profesional

Oficio, formato de horas extras, formato programación de vacaciones, libranzas,

Las novedades generales son horas extras, turnos, descuentos por libranzas o créditos.

V 4 Son vacaciones o quinquenios. ? Profesional

Oficio, formato de horas extras, formato programación de vacaciones, libranzas,

V 5 Son cesantías parciales. ? Profesional Oficio de solicitud

V 6

Verificar si es liquidación de cesantías a fondos privados o Fondo Nacional del Ahorro.

Profesional Novedades

V 7 Verificar si es retiro de cesantías de fondos

privados. Profesional Oficio de solicitud

V 8 Verificar si es liquidación de prestaciones

sociales definitivas Profesional

Acto administrativo mediante el cual se da por terminado el vínculo laboral 1d

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE NOMINA

FORMATO DE PROCEDIMIENTOS LOTERIA DE BOGOTA

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AREA: UNIDAD DE TALENTO HUMANO RESPONSABLE: JEFE DE LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO

OBJETIVO: Garantizar que la liquidación de nomina se haga de forma oportuna y veraz

ALCANCE: Inicia recibiendo las novedades de nomina y finaliza con el envio del archivo plano y el memorando en donde se solicita la orden de pago a la Unidad Financiera y Contable

PHVA No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES TIEMPOS PUNTOS DE

CONTROL DOCUMENTOS OBSERVACIONES

1 2 3 4 5 6 NO SI SI SI SI NO NO NO SI NO INICIO A

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FLUJOGRAMA UNIDAD DE TALENTO HUMANO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE NOMINA

OBJETIVO: Garantizar que la liquidación de nomina se haga de forma oportuna y veraz

ALCANCE: Inicia recibiendo las novedades de nomina y finaliza con el envio del archivo plano y el memorando en donde se solicita la orden de pago a la Unidad Financiera y Contable

PHVA No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES TIEMPOS PUNTOS DE

CONTROL DOCUMENTOS OBSERVACIONES

A 9 Incorporar novedades al aplicativo de

nómina Profesional

Aplicativo de nómina

H 10 Generar prenómina, imprimir y revisar. Profesional

Realización de las preliquidaciones con una antelación suficiente, que permita hacer las verificaciones y revisiones pertinentes y los ajustes necesarios de ser el caso. Aplicativo de nómina

H 11 Efectuar ajustes necesarios, generar nómina

y anexos. Profesional Se verifica que los descuentos efectuados al servidor, no superen el 50% del salario fijo mensual, a través de la planilla establecida para este fin.

Aplicativo de nómina, reportes de nómina y anéxos

Analizar el reporte total de nómina.

H 12 Generar archivo plano para el pago de

nomina Profesional Archivo Plano

H 13 Generar la liquidación de aportes a

seguridad social. Profesional

Realización de las preliquidaciones

con una antelación suficiente, que permita hacer las

verificaciones y revisiones pertinentes y los ajustes necesarios de ser el caso. Aplicativo de nómina

Después de la liquidación de la nómina de la segunda quincena del mes, se realizará la liquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud y Parafiscales en el aplicativo de nómina 1d 1d 1 A B

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FLUJOGRAMA UNIDAD DE TALENTO HUMANO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE NOMINA

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AREA: UNIDAD DE TALENTO HUMANO RESPONSABLE: JEFE DE LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO

OBJETIVO: Garantizar que la liquidación de nomina se haga de forma oportuna y veraz

ALCANCE: Inicia recibiendo las novedades de nomina y finaliza con el envio del archivo plano y el memorando en donde se solicita la orden de pago a la Unidad Financiera y Contable

PHVA No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES TIEMPOS PUNTOS DE

CONTROL DOCUMENTOS OBSERVACIONES

H 14

Imprimir relación para cada EPS, Fondo de Pensiones, Caja de Compensación Familiar y Riesgos Profesionales

Profesional Reportes. En la que están afiliados los funcionarios de la

Entidad.

H 15 Generar archivo plano para liquidación de la

planilla única de aportes. Profesional Archivo Plano

H 16 Ingresar al sistema de pago por internet y

cargar el archivo plano. Profesional Archivo Plano

V 17

Verificar si el aplicativo del operador de pago por internet, genera errores en la carga del archivo

Reporte de errores

A 18 Corregir errores del archivo plano Profesional Archivo Plano

H 19

Generar la planilla única de aportes en el sistema de pago por internet e imprimir reporte.

Profesional Planilla / Reporte

H 20

Comparar el reporte de la planilla única contra los reportes de liquidación de aportes. Profesional Verificar que los reportes de aplicativo de nómina, coincidan con la planilla arrojada por el operador de pago por internet Planilla / Reporte 1d 9 10 9 10 SI NO 8 B C

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FLUJOGRAMA UNIDAD DE TALENTO HUMANO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE NOMINA

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AREA: UNIDAD DE TALENTO HUMANO RESPONSABLE: JEFE DE LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO

OBJETIVO: Garantizar que la liquidación de nomina se haga de forma oportuna y veraz

ALCANCE: Inicia recibiendo las novedades de nomina y finaliza con el envio del archivo plano y el memorando en donde se solicita la orden de pago a la Unidad Financiera y Contable

PHVA No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES TIEMPOS PUNTOS DE

CONTROL DOCUMENTOS OBSERVACIONES

V 21 Verificar Hoja de Vida del funcionario. Profesional Hoja de Vida

H 22 Generar acumulados salariales del último

año del funcionario Profesional

Reporte de historicos de

nómina

A 23 Incorporar la novedad al aplicativo de

nómina Profesional

Aplicativo de nómina -Liquidación

Se realiza la liquidación a través del aplicativo de nómina

V 24 Recibir y revisar la solicitud con sus

respectivos soportes. Profesional

Solicitud / Soporte

V 25 Son cesantias para educación? Profesional

V 26

verificar que el recibo de pago de matricula sea expedido por la respectiva entidad educativa superior Profesional Recibo de pago de matricula sea expedido por la respectiva entidad V 27 Son cesantias para adquisición de vivienda? Profesional

V 28

Verificar que se haya adjuntado la promesa de compraventa y certificado de tradición y libertad del inmueble

Profesional Promesa de compraventa y certificado de tradición y libertad del inmueble V 29 Son cesantias para mejoras locativas de

vivienda propia? Profesional

V 30 Verificar que se haya adjuntado el contrato

de obra Profesional Contrato de obra 0,5 d 2 1 3 11 NO NO NO SI SI SI 11 11 12 C D

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FORMATO DE PROCEDIMIENTOS LOTERIA DE BOGOTA

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AREA: UNIDAD DE TALENTO HUMANO RESPONSABLE: JEFE DE LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO

OBJETIVO: Garantizar que la liquidación de nomina se haga de forma oportuna y veraz

ALCANCE: Inicia recibiendo las novedades de nomina y finaliza con el envio del archivo plano y el memorando en donde se solicita la orden de pago a la Unidad Financiera y Contable

PHVA No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES TIEMPOS PUNTOS DE

CONTROL DOCUMENTOS OBSERVACIONES

H 31

Solicitar a la unidad de recursos fisicos que realice visita al inmueble con el fin de verificar la necesidad de la obra

Profesional

H 32

Recibir de la unidad de recursos fisicos el resultado de la visita y aprobación de la misma Profesional Resultado de la visita y aprobación de la misma ACTA DE LA VISITA

V 33 Verificar información histórica de anticipos

de cesantías en la hoja de vida del servidor Profesional Hoja de vida Con fecha de corte a la radicación de la petición.

H 34 Generar acumulado de nómina del ultimo

año Profesional

Aplicativo de nomina

Acumulados de nómina y hoja de vida para liquidación de cesantías.

H 35 Realizar liquidación de cesantías Profesional

Realización de las preliquidaciones con una antelación suficiente, que permita hacer las verificaciones y revisiones pertinentes y los ajustes necesarios de ser el caso. Liquidación

V 36 Verificar información de la Hoja de Vida del

servidor Profesional Hoja de vida

H 37 Generar acumulados salariales del

funcionario Profesional

Reporte históricos de

nómina

H 38 Realizar la liquidación de Cesantias Profesional

Realización de las preliquidaciones con una antelación suficiente, que permita hacer las verificaciones y revisiones pertinentes y los ajustes necesarios de ser el caso. Reporte liquidación 0,5 d 0,5d 8 8 4 11 13 D E

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FLUJOGRAMA UNIDAD DE TALENTO HUMANO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE NOMINA

OBJETIVO: Garantizar que la liquidación de nomina se haga de forma oportuna y veraz

ALCANCE: Inicia recibiendo las novedades de nomina y finaliza con el envio del archivo plano y el memorando en donde se solicita la orden de pago a la Unidad Financiera y Contable

PHVA No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES TIEMPOS PUNTOS DE

CONTROL DOCUMENTOS OBSERVACIONES

H 39 Recibir solicitud de autorización de retiro de

cesantías de fondos privados Profesional Oficio de solicitud

De acuerdo a los parametros de cada Fondo de Cesantias se puede diligenciar el formulario de retiro

H 40

Elaborar carta de autorización del retiro de cesantías y entregar al funcionario respectivo

Profesional Carta de

autorización

Esta carta debe ser firmada por el Jefe de Unidad de Talento Humano

El envio al funcionario respectivo se realiza a través del proceso Administación de Comunicaciones Recibidas y Oficiales

H 41 Generar los acumulados del ultimo año del

exfuncionario de la entidad Profesional

Reporte históricos de nómina

H 42 Elaborar e imprimir la liquidación de

prestaciones sociales. Profesional

Verificar entrega de paz y salvo y acta de entrega Liquidación V 43

Revisar contra acumulados y hojas de vida, efectuar ajustes, revisar y refrendar liquidación.

Profesional Liquidación

H 44

Solicitar disponibilidad y registro presupuestal y elaborar Resolución si es el caso Profesional Formato solicitud de registro y disponibilidad presupuestal. Resolución

La elaboración de la Resolución procede en los casos de liquidación de vacaciones, quinquenios, cesantías parciales y liquidación definitiva de prestaciones sociales.

H 45

Elaborar memorando solicitando la orden de pago y enviarlo con los respectivos soportes a la Unidad Financiera y Contable

Profesional Oficio solicitud

orden de pago

Debe ser fimado por el Jefe de Unidad de Talento Humano

En la Unidad Financiera y Contable Continúa con el proceso Gestión de Egresos

0,25d 0,2d 12 6 5 8 13 7 E

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FLUJOGRAMA UNIDAD DE TALENTO HUMANO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE NOMINA

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AREA: UNIDAD DE TALENTO HUMANO RESPONSABLE: JEFE DE LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO

OBJETIVO: Garantizar que la liquidación de nomina se haga de forma oportuna y veraz

ALCANCE: Inicia recibiendo las novedades de nomina y finaliza con el envio del archivo plano y el memorando en donde se solicita la orden de pago a la Unidad Financiera y Contable

PHVA No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES TIEMPOS PUNTOS DE

CONTROL DOCUMENTOS OBSERVACIONES

H 46 Archivar los documentos pertinentes. Profesional

Los documentos se archivan de acuerdo a los parámetros de las tablas de Retención Documental Hoja de vida - Carpeta nómina - Carpeta soportes de nómina

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

0,2d

8

FIN

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