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FLUJOGRAMA UNIDAD DE TALENTO HUMANO
H 1 Recibir novedades de nómina. Profesional 1d
Recepción de novedades únciamente y exlcusivamente en el término previsto para tal fin, con el
fin de incorporarlas al aplicativo con la
debida anticipación.
Novedades Tres días antes del pago de cada quincena
H 2 Clasificar y organizar los soportes de las
novedades. Profesional Oficio, formato de horas extras, formato programación de vacaciones, libranzas,
Los tipos de novedades que se presentan son: aportes a aseguridad social, vacaciones, cesantias, novedades generales, quinquenios.
V 3 Son novedades generales? Profesional
Oficio, formato de horas extras, formato programación de vacaciones, libranzas,
Las novedades generales son horas extras, turnos, descuentos por libranzas o créditos.
V 4 Son vacaciones o quinquenios. ? Profesional
Oficio, formato de horas extras, formato programación de vacaciones, libranzas,
V 5 Son cesantías parciales. ? Profesional Oficio de solicitud
V 6
Verificar si es liquidación de cesantías a fondos privados o Fondo Nacional del Ahorro.
Profesional Novedades
V 7 Verificar si es retiro de cesantías de fondos
privados. Profesional Oficio de solicitud
V 8 Verificar si es liquidación de prestaciones
sociales definitivas Profesional
Acto administrativo mediante el cual se da por terminado el vínculo laboral 1d
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE NOMINA
FORMATO DE PROCEDIMIENTOS LOTERIA DE BOGOTA
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AREA: UNIDAD DE TALENTO HUMANO RESPONSABLE: JEFE DE LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO
OBJETIVO: Garantizar que la liquidación de nomina se haga de forma oportuna y veraz
ALCANCE: Inicia recibiendo las novedades de nomina y finaliza con el envio del archivo plano y el memorando en donde se solicita la orden de pago a la Unidad Financiera y Contable
PHVA No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES TIEMPOS PUNTOS DE
CONTROL DOCUMENTOS OBSERVACIONES
1 2 3 4 5 6 NO SI SI SI SI NO NO NO SI NO INICIO A
FLUJOGRAMA UNIDAD DE TALENTO HUMANO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE NOMINA
OBJETIVO: Garantizar que la liquidación de nomina se haga de forma oportuna y veraz
ALCANCE: Inicia recibiendo las novedades de nomina y finaliza con el envio del archivo plano y el memorando en donde se solicita la orden de pago a la Unidad Financiera y Contable
PHVA No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES TIEMPOS PUNTOS DE
CONTROL DOCUMENTOS OBSERVACIONES
A 9 Incorporar novedades al aplicativo de
nómina Profesional
Aplicativo de nómina
H 10 Generar prenómina, imprimir y revisar. Profesional
Realización de las preliquidaciones con una antelación suficiente, que permita hacer las verificaciones y revisiones pertinentes y los ajustes necesarios de ser el caso. Aplicativo de nómina
H 11 Efectuar ajustes necesarios, generar nómina
y anexos. Profesional Se verifica que los descuentos efectuados al servidor, no superen el 50% del salario fijo mensual, a través de la planilla establecida para este fin.
Aplicativo de nómina, reportes de nómina y anéxos
Analizar el reporte total de nómina.
H 12 Generar archivo plano para el pago de
nomina Profesional Archivo Plano
H 13 Generar la liquidación de aportes a
seguridad social. Profesional
Realización de las preliquidaciones
con una antelación suficiente, que permita hacer las
verificaciones y revisiones pertinentes y los ajustes necesarios de ser el caso. Aplicativo de nómina
Después de la liquidación de la nómina de la segunda quincena del mes, se realizará la liquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud y Parafiscales en el aplicativo de nómina 1d 1d 1 A B
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FLUJOGRAMA UNIDAD DE TALENTO HUMANO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE NOMINA
FORMATO DE PROCEDIMIENTOS LOTERIA DE BOGOTA
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AREA: UNIDAD DE TALENTO HUMANO RESPONSABLE: JEFE DE LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO
OBJETIVO: Garantizar que la liquidación de nomina se haga de forma oportuna y veraz
ALCANCE: Inicia recibiendo las novedades de nomina y finaliza con el envio del archivo plano y el memorando en donde se solicita la orden de pago a la Unidad Financiera y Contable
PHVA No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES TIEMPOS PUNTOS DE
CONTROL DOCUMENTOS OBSERVACIONES
H 14
Imprimir relación para cada EPS, Fondo de Pensiones, Caja de Compensación Familiar y Riesgos Profesionales
Profesional Reportes. En la que están afiliados los funcionarios de la
Entidad.
H 15 Generar archivo plano para liquidación de la
planilla única de aportes. Profesional Archivo Plano
H 16 Ingresar al sistema de pago por internet y
cargar el archivo plano. Profesional Archivo Plano
V 17
Verificar si el aplicativo del operador de pago por internet, genera errores en la carga del archivo
Reporte de errores
A 18 Corregir errores del archivo plano Profesional Archivo Plano
H 19
Generar la planilla única de aportes en el sistema de pago por internet e imprimir reporte.
Profesional Planilla / Reporte
H 20
Comparar el reporte de la planilla única contra los reportes de liquidación de aportes. Profesional Verificar que los reportes de aplicativo de nómina, coincidan con la planilla arrojada por el operador de pago por internet Planilla / Reporte 1d 9 10 9 10 SI NO 8 B C
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FLUJOGRAMA UNIDAD DE TALENTO HUMANO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE NOMINA
FORMATO DE PROCEDIMIENTOS LOTERIA DE BOGOTA
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AREA: UNIDAD DE TALENTO HUMANO RESPONSABLE: JEFE DE LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO
OBJETIVO: Garantizar que la liquidación de nomina se haga de forma oportuna y veraz
ALCANCE: Inicia recibiendo las novedades de nomina y finaliza con el envio del archivo plano y el memorando en donde se solicita la orden de pago a la Unidad Financiera y Contable
PHVA No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES TIEMPOS PUNTOS DE
CONTROL DOCUMENTOS OBSERVACIONES
V 21 Verificar Hoja de Vida del funcionario. Profesional Hoja de Vida
H 22 Generar acumulados salariales del último
año del funcionario Profesional
Reporte de historicos de
nómina
A 23 Incorporar la novedad al aplicativo de
nómina Profesional
Aplicativo de nómina -Liquidación
Se realiza la liquidación a través del aplicativo de nómina
V 24 Recibir y revisar la solicitud con sus
respectivos soportes. Profesional
Solicitud / Soporte
V 25 Son cesantias para educación? Profesional
V 26
verificar que el recibo de pago de matricula sea expedido por la respectiva entidad educativa superior Profesional Recibo de pago de matricula sea expedido por la respectiva entidad V 27 Son cesantias para adquisición de vivienda? Profesional
V 28
Verificar que se haya adjuntado la promesa de compraventa y certificado de tradición y libertad del inmueble
Profesional Promesa de compraventa y certificado de tradición y libertad del inmueble V 29 Son cesantias para mejoras locativas de
vivienda propia? Profesional
V 30 Verificar que se haya adjuntado el contrato
de obra Profesional Contrato de obra 0,5 d 2 1 3 11 NO NO NO SI SI SI 11 11 12 C D
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AREA: UNIDAD DE TALENTO HUMANO RESPONSABLE: JEFE DE LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO
OBJETIVO: Garantizar que la liquidación de nomina se haga de forma oportuna y veraz
ALCANCE: Inicia recibiendo las novedades de nomina y finaliza con el envio del archivo plano y el memorando en donde se solicita la orden de pago a la Unidad Financiera y Contable
PHVA No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES TIEMPOS PUNTOS DE
CONTROL DOCUMENTOS OBSERVACIONES
H 31
Solicitar a la unidad de recursos fisicos que realice visita al inmueble con el fin de verificar la necesidad de la obra
Profesional
H 32
Recibir de la unidad de recursos fisicos el resultado de la visita y aprobación de la misma Profesional Resultado de la visita y aprobación de la misma ACTA DE LA VISITA
V 33 Verificar información histórica de anticipos
de cesantías en la hoja de vida del servidor Profesional Hoja de vida Con fecha de corte a la radicación de la petición.
H 34 Generar acumulado de nómina del ultimo
año Profesional
Aplicativo de nomina
Acumulados de nómina y hoja de vida para liquidación de cesantías.
H 35 Realizar liquidación de cesantías Profesional
Realización de las preliquidaciones con una antelación suficiente, que permita hacer las verificaciones y revisiones pertinentes y los ajustes necesarios de ser el caso. Liquidación
V 36 Verificar información de la Hoja de Vida del
servidor Profesional Hoja de vida
H 37 Generar acumulados salariales del
funcionario Profesional
Reporte históricos de
nómina
H 38 Realizar la liquidación de Cesantias Profesional
Realización de las preliquidaciones con una antelación suficiente, que permita hacer las verificaciones y revisiones pertinentes y los ajustes necesarios de ser el caso. Reporte liquidación 0,5 d 0,5d 8 8 4 11 13 D E
FLUJOGRAMA UNIDAD DE TALENTO HUMANO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE NOMINA
OBJETIVO: Garantizar que la liquidación de nomina se haga de forma oportuna y veraz
ALCANCE: Inicia recibiendo las novedades de nomina y finaliza con el envio del archivo plano y el memorando en donde se solicita la orden de pago a la Unidad Financiera y Contable
PHVA No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES TIEMPOS PUNTOS DE
CONTROL DOCUMENTOS OBSERVACIONES
H 39 Recibir solicitud de autorización de retiro de
cesantías de fondos privados Profesional Oficio de solicitud
De acuerdo a los parametros de cada Fondo de Cesantias se puede diligenciar el formulario de retiro
H 40
Elaborar carta de autorización del retiro de cesantías y entregar al funcionario respectivo
Profesional Carta de
autorización
Esta carta debe ser firmada por el Jefe de Unidad de Talento Humano
El envio al funcionario respectivo se realiza a través del proceso Administación de Comunicaciones Recibidas y Oficiales
H 41 Generar los acumulados del ultimo año del
exfuncionario de la entidad Profesional
Reporte históricos de nómina
H 42 Elaborar e imprimir la liquidación de
prestaciones sociales. Profesional
Verificar entrega de paz y salvo y acta de entrega Liquidación V 43
Revisar contra acumulados y hojas de vida, efectuar ajustes, revisar y refrendar liquidación.
Profesional Liquidación
H 44
Solicitar disponibilidad y registro presupuestal y elaborar Resolución si es el caso Profesional Formato solicitud de registro y disponibilidad presupuestal. Resolución
La elaboración de la Resolución procede en los casos de liquidación de vacaciones, quinquenios, cesantías parciales y liquidación definitiva de prestaciones sociales.
H 45
Elaborar memorando solicitando la orden de pago y enviarlo con los respectivos soportes a la Unidad Financiera y Contable
Profesional Oficio solicitud
orden de pago
Debe ser fimado por el Jefe de Unidad de Talento Humano
En la Unidad Financiera y Contable Continúa con el proceso Gestión de Egresos
0,25d 0,2d 12 6 5 8 13 7 E
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FLUJOGRAMA UNIDAD DE TALENTO HUMANO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: LIQUIDACION DE NOMINA
FORMATO DE PROCEDIMIENTOS LOTERIA DE BOGOTA
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AREA: UNIDAD DE TALENTO HUMANO RESPONSABLE: JEFE DE LA UNIDAD DE TALENTO HUMANO
OBJETIVO: Garantizar que la liquidación de nomina se haga de forma oportuna y veraz
ALCANCE: Inicia recibiendo las novedades de nomina y finaliza con el envio del archivo plano y el memorando en donde se solicita la orden de pago a la Unidad Financiera y Contable
PHVA No. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RESPONSABLES TIEMPOS PUNTOS DE
CONTROL DOCUMENTOS OBSERVACIONES
H 46 Archivar los documentos pertinentes. Profesional
Los documentos se archivan de acuerdo a los parámetros de las tablas de Retención Documental Hoja de vida - Carpeta nómina - Carpeta soportes de nómina
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
0,2d
8
FIN
