LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA

(1)

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

UN FACTOR ESTRATÉGICO

EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA

2º Encuentro Colombiano de Gestión Universitaria Universidad de Caldas, mayo de 2013

(2)

1. La función de las TIC: Entorno de la Universidad 1. La función de las TIC: Entorno de la Universidad 2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP 2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP

4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma 4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

UN FACTOR ESTRATÉGICO EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA

6. Perspectiva de futuro 6. Perspectiva de futuro

5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa 5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa 3. Planeación Universitaria

(3)

SOSTENIBILIDAD Factores Externos Entidades Vinculadas Recurso Humano

No. de: programas académicos estudiantes profesores empleados administrativos Infraestructura física y tecnológica CALIDAD PRESUPUESTO CRECIMIENTO PLANEACIÓN

Desafíos Institucionales

(4)

Organización

Actividades

ACADÉMICAS

Actividades del

MEDIO UNIVERSITARIO

(MU)

Actividades

ADMINISTRATIVAS

Docencia Investigación Servicio

Principios Compañía de Jesús Comunidad Educativa Bienestar Integral Asuntos económicos Asuntos laborales Asuntos de Infraestructura

PUJ Actividades

Asuntos de Infraestructura

(5)

Vicerrectoría de Extensión y Relaciones Interinst. Consejo Directivo Universitario Consejo Académico Consejo Académico

Consejo del Medio Universitario Consejo Administrativo Vicerrectoría Académica Vicerrectoría del Medio Universitario Rectoría Vicerrectoría Administrativa Vicerrectoría de Investigación

Apartes Organigrama PUJ

– Sede Central

(6)

Profesores,

Empleados Administrativos

y Estudiantes

1.420

2.253

2.253 N° de profesores de planta

N° de profesores de planta

N° de profesores de hora cátedra

18.120

18.120 N° de estudiantes de pregrado

N° de estudiantes de pregrado

3.733

3.733 N° de estudiantes de posgrado

N° de estudiantes de posgrado

1.716

1.716 N° de empleados administrativos

N° de empleados administrativos

(7)

Ingresos e Inversiones

410.303

42.271

42.271 Ingresos

Ingresos

Inversiones

Cifras del año 2012

232

23

(8)

1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad 1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

3. Planeación Universitaria

2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP 2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP

(9)

Admisiones

Admisiones Comunidad

Estudiantil Comunidad

Estudiantil Planes de EstudioPlanes de Estudio

Registro Estudiantil

Registro Estudiantil Consejería

Académica Consejería

Académica AutoservicioAutoservicio

Sistema de Administración

de Estudiantes - SAE

Inicio: agosto 2002 Inicio: agosto 2002

Salida en producción: enero 2005

(10)

1998 … 2000 2001 2002 2003 20042004 2005 20062006 2007 …

Sistema de Administración

de Proyectos - SIAP

Inicio: febrero 2004 Inicio: febrero 2004

Salida en producción: abril 2006

2005

Registro, aprobación y seguimiento de propuestas de investigación

(11)

Sistema Consultorías - SIAP

Inicio: enero 2009 Inicio: enero 2009

Salida en producción: septiembre 2009

1998 … 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 20092009 …

Registro de oportunidades y de proyectos de consultoría

Workflow para seguimiento aprobación de propuestas

(12)

1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad 1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad 2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP 2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa 5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa 3. Planeación Estratégica Institucional

(13)

Sistemas de Información Académicos vs. Sistemas de Información Administrativos

Vertiginoso desarrollo académico últimos años

Otros sistemas académicos complementarios (Blackboard; R25; Unicornio y Biblos)

Existencia sistemas aislados soporte parcial procesos administrativos y financieros

Falta interfaces sólidas integración de procesos; alta carga tareas manuales; repetición; papel y archivo físico soportes operaciones.

Necesidad de integrar los sistemas

Planeación Estratégica

Rol de TIC en la Universidad

(14)

Propósito 7 “Replantear la estructura orgánica y fortalecer la gestión universitaria”

Meta No. 1777: relacionada con construcción política institucional adquisición, operación, mantenimiento y renovación de las TIC para el desarrollo artístico, científico y tecnológico; la docencia apoyada en la virtualidad y la gestión universitaria.

Planeación Estratégica

Rol de TIC en la Universidad

Planeación Institucional Universitaria 2007 – 2016

Tecnologías para el desarrollo artístico, científico y tecnológico

TIC aplicadas a la docencia (virtualidad)

TIC para la gestión universitaria

Aprobación Plan de Desarrollo de Tecnología –

(Acuerdo CDU No. 461 agosto 2007)

(15)

Fortalecimiento Infraestructura TIC

Construcción Centro de Cómputo (2008-2009). Inversión $7.100 millones (US $3.7)

Implementación Mesa de Servicios

Planeación Estratégica

Rol de TIC en la Universidad

Creación de la Dirección de Tecnologías de Información (DTI) –

(Acuerdo CDU No. 466 de sept. 2007)

Centro de servicios de infraestructura compartidos . Acuerdo sobre niveles de servicio

Corto plazo: integración de los sistemas de información

administrativos

(Bogotá y Cali)

Mediano plazo: estrategia de inteligencia de negocios

(sistemas de indicadores de gestión e información para análisis y reportes)

(16)

PROYECTO

PRISMA

Efectividad -cobertura Oportunidad Confiabilidad

Modernización

Administrativa

TOMA DE DECISIONES

Tecnologías de Información y

Comunicación (TIC) y

Sistemas de Información en la Universidad

(17)

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

3. Planeación Universitaria

(18)

Sistemas de Información

Administrativos

Sistema integrado gestión académico-administrativa PUJ

Herramienta de clase mundial apoyo procesos académico-administrativos de la Universidad

Adoptar las mejores prácticas administración recursos humanos, procesos de compras y gestión financiera

Objetivos

(19)

Sistemas de Información

Administrativos

Oportunidad y confiabilidad de la información

Procesos eficientes

Mayor cobertura servicios universitarios

Disminución integraciones no naturales entre sistemas

Menor redundancia en la información

Crecimiento servicios y funcionalidades acorde evolución y dinamismo natural Universidad

Cimientos sólidos implementación futura capa de inteligencia de negocios – toma de decisiones

Beneficios

esperados

(20)

Alcance

1998 … 2002 2003 2004 2005 2006 2007 20082008 2009 …

Contabilidad Presupuesto Activos fijos Compras Cuentas por

pagar y cobrar Facturación Caja

Finanzas estudiantiles Mantenimiento

de activos Inventarios

Alcance Financiero, Compras, Mantenimiento

de Activos e Inventarios

(21)

Alcance

1998 … 2002 2003 2004 2005 2006 2007 20082008 2009 …

Liquidación de

Nómina Selección Contratación

Gestor de posiciones Ausencias y

Vacaciones

Higiene y

Seguridad Perfiles Libranzas Registro Académico de Profesores

-RAP (Vicerrectoría Académica)

Alcance Recursos Humanos

(22)

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

UN FACTOR ESTRATÉGICO EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA 6. Perspectiva de futuro 6. Perspectiva de futuro 3. Planeación Universitaria 3. Planeación Universitaria

5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa 5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa

(23)

Inteligencia de Negocios

Contar con información de fácil acceso para apoyar los procesos de toma de decisiones

Disponer de información bajo diferentes criterios, facilitando su visualización y comprensión

Dar valor a la información transaccional

Objetivos

(24)

Desempeño Administrativo

y Financiero

Analíticos Financieros

Analíticos de Compras

Analíticos Gestión Humana

Analíticos de Proyectos Desempeño Académico Analíticos Docencia Analíticos Investigación Analíticos Profesorado Analíticos Estudiantes Planeación Planeación y Medición Estratégica Planeación Financiera Largo Plazo Presupuesto Costeo y Márgenes Modelo de Costos Modelos de Márgenes de Contribución Analíticos de Costos y Márgenes CRM Perfil Sociodemográfico (Vista 360) Campañas y Promoción Centro de Servicios Seguimiento de Proyectos Gestión de Recursos Gestión de Programas

BI: Inteligencia de Negocios CRM: Gestión de las Relaciones con el Cliente

Enfoque estratégico

Alto

Esfuerzo para Ganar

Complejidad de Implementación B e n e fi c io s Ganancia Rápida Baja Alto Bajo Desempeño Académico Planeación Desempeño Administrativo y Financiero Costeo y Márgenes CRM Seguimiento de Proyectos Planta Física Retrasar Cambiar

(25)

Inteligencia de Negocios

Agosto 2013 Julio 2014 Agosto 2012 Julio 2013 Evaluación de Desempeño Institucional BI Administrativo y Financiero BI Académico Planeación Financiera Presupuesto Compensación Auto-Servicio Plan de Sucesión basado en Desempeño

Costeo de Asignaturas, Programas y Carreras

Gestión de Donantes Cliente Único CRM Gestión de Proyectos Gestión de Identidades Preparación ambientes y datos Agosto 2014 Julio 2015

Módulos Oracle PeopleSoft Tecnología Hyperion Tecnología Oracle BI

(26)

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

3. Planeación Universitaria 3. Planeación Universitaria

5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa 5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa

(27)

ARQUITECTURA ORIENTADA A SERVICIOS

Perspectiva de futuro

ARQUITECTURA EMPRESARIAL ARQUITECTURA EMPRESARIAL TIC para el desarrollo artístico, científico y tecnológico PORTALES DE INFORMACIÓN ECONOMÍA DIGITAL BPM PROYECTOS

(28)

Sistemas de Información

Apoyo estratégico

1998 … 2002 2003 2004 2005 … 20082008 20092009 2010… 20122011

Compromiso Alta Dirección

Rediseño de Procesos

Gestión de cambio - incorporación

Capital Humano formado ( líderes funcionales )

Calidad de información - proceso

Gestión basada en información.

(29)

Sistemas de Información

Apoyo estratégico

1998 … 2002 2003 2004 2005 … 20082008 20092009 2010… 20122011

Mejores prácticas (Flexibilidad /Adaptabilidad /Crecimiento)

Mesa de servicios: punto único de atención

Transferencia de tecnología: técnica y funcional

Plan de Desarrollo de Tecnología

Modelo de operación estándar y documentado

Organización dinámica ( entorno dinámico )

(30)

¿Preguntas?

Fin Fin

(31)

¡Muchas Gracias!

Luis Francisco Martínez

Director de Tecnologías de Información