Elaboración y control de documentos

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Procedimiento de Gestión Fecha: 05 – 01 – 2009 PG-01 Elaboración y control de documentos Versión: 1

Aprobado por: Gerencia General Pagina: 1 de 15

Elaboración y control

de documentos

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1. Objetivo

Establecer un procedimiento para la elaboración de documentos, definiendo el formato, contenido, codificación y el control de los mismos; con el propósito de estandarizar la generación y el manejo documental.

2. Alcance

Este procedimiento aplica a los documentos que conforman el Sistema de Gestión Integrado de TROPIFLOR A.G.

3. Definiciones y Abreviaturas aplicables

3.1 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

3.2 Manual: Conjunto de documentos asociados que ordenan las actividades de uno

o varios procesos.

3.3 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso.

3.4 Instructivo: Documento que describe en detalle cómo se debe realizar una

actividad específica y define estándares de aceptabilidad para el servicio.

3.5 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas.

3.6 Sistema de Gestion Integrado: Herramienta de gestión sistemática y

transparente que permite dirigir y evaluar el desempeñol, en términos de calidad, salud, seguridad y medio ambiente en la prestación de servicios a cargo.

3.7 Documento: Información y su medio de soporte. El medio soporte puede ser

papel, magnético, óptico, electrónico, fotográfico o una combinación de estos.

3.9 Información: Datos que poseen significado.

3.10 Documento cancelado: Documento que ha perdido vigencia por una nueva

actualización o versión.

3.11 Aprobar: Acción de verificar que lo que está documentado es lo que realmente

se deba hacer.

3.12 Codificación: Mecanismo utilizado para identificar los documentos del Sistema

de Gestión Integrado. Los códigos pueden ser numéricos, alfabéticos, o alfanuméricos.

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3.13 Copia Controlada: Copia del documento original con registro de asignación a

una dependencia o funcionario, por lo tanto, no se debe reproducir sin autorización, y siempre que cambia la versión debe ser actualizada.

3.14 Copia No Controlada: Copia del documento original entregado con fines de

información, motivo por el cual no se actualiza a la persona que lo posea por cambios de versión.

3.15 Versión: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al

documento. La primera versión corresponde al número uno (1).

3.16 QHSE: Quality, Health, Safety & Environment, siglas en ingles referentes a

Calidad, Salud, Seguridad y Medio Ambiente.

3.17 SGI: Sistema de Gestión Integrado

3.18 MSGI: Manual del Sistema de Gestion Integrado.

3.19 PG: Procedimiento de Gestion.

3.20 PO: Procedimiento Operativo

3.21 IT: Instructivo de Trabajo

4. Documentos de referencia

4.1 ISO-9000-2005 Sistemas de gestión de la calidad – Fundamentos y vocabulario. 4.2 ISO-9001-2008 Sistemas de gestión de calidad – Requisitos (4.2.3).

4.3 ISO-14001-2004 Sistemas de gestión ambiental – Especificación con orientación

para su uso (4.4.5).

4.4 OHSAS-18001-2007 Sistemas de gestión de la seguridad y salud ocupacional –

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5. Responsabilidades

5.1 Es responsabilidad de Gerencia Operativa y Gerencia General, revisar y aprobar el presente documento.

5.2 Es responsabilidad del Coordinador de QHSE, la elaboración, corrección y actualización del presente documento.

5.3 Es responsabilidad de todos los involucrados en el Sistema de Gestión Integrado de TROPIFLOR A.G. conocer y aplicar este procedimiento.

6. Descripción

6.1 Documentos del Sistema de Gestión Integrado

Se definen como documentos del SGI de TROPIFLOR A.G. los siguientes:

 MSGI: Manual del Sistema de Gestión Integrado

 PG: Procedimiento de Gestión

 PO: Procedimiento Operativo

 IT: Instructivo de Trabajo

 Registros: donde se incluyen las planillas de control y seguimiento

 Otros documentos como ser cartas, comunicados, memorándum, fax, etc.

6.2 Elaboración de documentos

Para la elaboración de documentos se debe tomar en cuenta el formato, contenido y codificación.

6.2.1 Formato del documento

Este formato aplica solo para el MSGI, PG, PO e IT, los registros tienen formato definido según el proceso a controlar (para los registros aplica el encabezado que se describe en este documento). Los formatos para cartas, comunicados y memorándum se verán en “PG-01-IT-01 Formatos y contenidos de otros documentos”.

 Carátula del documento

La carátula esta presente en la primera hoja del documento y contiene encabezado y pie de página, cuyos detalles y características se detallan a continuación:

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 Encabezado

En el recuadro izquierdo se incluye el logotipo de la empresa TROPIFLOR A.G. con tamaño definido (1.59 cm. de alto x 3.28 cm.).

El recuadro central se encuentra dividido en tres partes: el recuadro superior lleva el nombre del tipo de documento, en el centro se ubica el código y nombre del documento (Ver 6.2.3), en la parte inferior se indica el nombre de Gerencia General como responsable de aprobar el documento, todos los recuadros en negrilla (excepto el apartado de Gerencia General) con tipo de letra Arial N° 9.

El recuadro derecho esta dividido en tres partes. En la parte superior se inserta la fecha de aprobación del documento en forma numérica, en el centro se indica el número de versión del documento y en la parte inferior se inserta el número de páginas, con el formato página “x de y”, para indicar “x” la página y “y” el número total de páginas que contiene el documento, todos los recuadros en negrilla (excepto el numero de versión y los números de paginas) con tipo de letra Arial N° 9. (ver Fig.1).

 Pie de pagina

Los procedimientos serán impresos sin pie de página.

La caratula incluye en su parte central el nombre del documento con tipo de letra Arial N° 44.

En hoja tamaño carta (8.5” x 11” o 21.59 cm. x 27.94 cm.). Los márgenes establecidos son superior 4 cm., inferior 2.5 cm., izquierdo 3 cm. y derecho 2,5 cm.

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Nombre del

documento

La impresión sin autorización de este documento es una Copia No Controlada

Fig.1 Carátula del documento

 Cuerpo

Los documentos se elaboran en hojas tamaño carta (8.5” x 11” o 21.59 cm. x 27.94 cm.). Los márgenes establecidos son superior 4 cm., inferior 2.5 cm., izquierdo 3 cm. y derecho 2,5 cm.

Las hojas tienen “encabezado” sin “pie de página”, siguiendo los lineamientos definidos en la caratula. (ver Fig. 2).

Para el desarrollo del cuerpo de los documentos se utilizara tipo de letra Arial Nº 11, con interlineado sencillo, espaciado anterior y posterior en cero puntos, todos los subtítulos van numerados y en negrilla.

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La impresión sin autorización de este documento es una Copia No Controlada

Fig. 2 Formato de hojas para el cuerpo del documento

6.2.2Contenido del documento

 El contenido del Manual del Sistema de Gestión Integrado se vera en “MSGI-01 Manual del Sistema de Gestión Integrado”

 Para el contenido de los procedimientos de gestión, procedimientos operativos e instructivos, se seguirán los siguientes puntos:

1. Objetivo 2. Alcance

3. Definiciones y abreviaturas aplicables 4. Documentos de referencia

5. Responsabilidades 6. Descripción

7. Control de cambios 8. Anexos

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1. Objetivo

Describe en forma breve el propósito por el cual existe el procedimiento o instructivo, señala también su utilidad y referencia.

Cada procedimiento o instructivo, tiene su objetivo definido.

2. Alcance

Establece las áreas en las que se aplica el documento. Puede mencionar también cualquier excepción o exclusión referidas a la utilización del mismo.

Cada procedimiento o instructivo, tiene su alcance definido.

3. Definiciones y abreviaturas

Muestra las abreviaturas, términos y definiciones utilizadas en el documento.

Cada procedimiento o instructivo tiene definiciones y abreviaturas inherentes al contenido del mismo; las desarrolladas en este procedimiento en el punto 3, son referenciales y aplican a todos los documentos del SGI de TROPIFLOR A.G.

4. Documentos de referencia

Muestra una relación de documentos considerados como base para la realización del mismo, como ser Normas o Leyes en vigencia.

5. Responsabilidades

Establece las responsabilidades sobre las aplicaciones, realización de actividades, generación de documentos, etc.

La revisión y aprobación de todos los documentos del SGI de TROPIFLOR A.G., estarán bajo la responsabilidad de Gerencia Operativa en la revisión y Gerencia General en la aprobación. La elaboración y corrección estará a cargo del Coordinador de QHSE, en coordinación con los encargados de las diferentes áreas afectadas a los procesos para las cuales se genera el procedimiento.

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La actualización, publicación en la Red de TROPIFLOR A.G. y actualización de las copias controladas estará a cargo del Coordinador de QHSE.

6. Descripción

Describe las acciones o actividades secuenciales de la ejecución de un proceso o parte del mismo. Por lo general la descripción de un instructivo de trabajo es más específico que la de un procedimiento.

7. Control de cambios

Relaciona los cambios que sufre el documento en el tiempo, utilizando una tabla de referencia (ver punto 7).

Cada procedimiento o instructivo tendrá la tabla de referencia, la cual se deberá llenar de la siguiente manera:

En la “Fecha” debe indicarse el dd-mm-aaaa, de entrada en vigencia la nueva versión.

La “Versión” al numero consecutivo de la modificación del documento.

En “Descripción del cambio” se indica cual fue la modificación que se hizo a la versión anterior para dejarla como queda en la nueva versión.

La aprobación de los cambios del documento debe ser autorizada por el comité del sistema de gestión, el cual en una reunión donde se encuentre presente la mayoría de los miembros analizara el cambio a realizarse y procederá a aprobar o denegar el mismo, documentándose en un acta los puntos tocados.

8. Anexos

Son documentos, planillas, formularios de registros que sirven para una correcta aplicación del procedimiento o instructivo.

 Los registros por lo general, son formularios o planillas, los cuales tienen contenido definido según el tipo de proceso o actividad a seguir. El contenido de las cartas, comunicados y memorandum se ven en: “PG-01-IT-01 Formatos y contenidos de otros documentos”.

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6.2.3 Codificación de documentos

 Para el MSGI, PG, PO e IT, se codificara de acuerdo a “XX-YY Nombre del documento”, donde:

XX: Es la abreviatura del tipo de documento

YY: Es el numero correlativo del documento

Ejemplo: Para el caso de este documento, el cual es un

Procedimiento Gestión al cual se le asigno el número 01, el código del documento será PG-01 seguido del nombre Elaboración y control de documentos.

“PG-01 Elaboración y control de documentos”

 Para los registros (planillas, formularios, etc.) se codificara de acuerdo al siguiente formato “XX-YY-RE-ZZ Nombre del documento”,donde:

XX: Es la abreviatura del tipo de documento al que pertenece el registro.

YY: Es el numero correlativo del documento.

RE: Código asignado para todo registro (planilla, formulario, etc.).

ZZ: Es el numero correlativo del registro (planilla, formulario, etc.).

Ejemplo: El listado maestro de documentos es un registro de este

documento, al cual se le asigna el numero 01, por lo tanto su codificación será PG-01-RE-01 seguido del nombre Listado maestro de documentos.

“PG-01-RE-01 Listado maestro de documentos”

 El codificado de otros documentos como ser cartas, comunicados y memorandum se ven en: “PG-01-IT-01 Formatos y contenidos de otros documentos”.

6.3 Control de documentos

Para el control de los documentos se debe tomar en cuenta, la vigencia, revisión, cancelación y distribución.

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6.3.1 Vigencia de los documentos

Se consideran documentos vigentes solo aquellos que se encuentran publicados en la red de TROPIFLOR A.G., la versión vigente de un documento se indica en el registro “PG-01-RE-01 Listado maestro de documentos”. Para el llenado del registro se procede de la siguiente manera, bajo la responsabilidad del Coordinador de QHSE:

Tipo de documento: Manual, Procedimiento de Gestión, Procedimiento Operativo o Instructivo de Trabajo.

Código y Nombre del documento: Para el Código y Nombre del documento (ver 6.2.3).

Versión: La ultima versión del documento.

Fecha de entrada en vigencia: Última fecha de actualización del documento.

También son vigentes los documentos distribuidos como Copia Controlada y que tienen el sello de identificación correspondiente, ver 6.3.4.

Los documentos impresos de la red de TROPIFLOR A.G., sin la autorización correspondiente son considerados Copia No Controlada, al imprimirse, se generara un sello transparente en las páginas con la leyenda “COPIA NO CONTROLADA”.

6.3.2 Revisión de los documentos

 La revisión de los documentos se realiza para

Corregir deficiencias, actualizar operaciones y procesos, implementar mejoras, cambios en la estructura organizacional, etc.; la revisión puede generar una nueva versión o su cancelación. Otro motivo de revisión se genera cuando se tienen revisiones planificadas de la Gerencia General.

 Competencia para la revisión

Cualquier trabajador perteneciente a TROPIFLOR A.G. puede revisar un documento, siempre que tenga la competencia para ello, y sugerir modificaciones a través de su inmediato superior, el personal competente de dicha área verifica la sugerencia y si la encuentra pertinente, pone en consulta de las instancias involucradas.

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6.3.3 Cancelación de documentos

La cancelación de un documento se origina cuando la máxima autoridad del área donde se generó y se aplica el documento, considera que el mismo ya no es aplicable debido a cambios en la estructura organizacional, supresión de procesos, cambios en la normativa legal interna y externa, conclusión de un proyecto, etc.

Aspecto que es dado a conocer al Coordinador de QHSE, como responsable de la documentación del SGI, quien en consulta con el comité del sistema de gestión realiza la cancelación del documento, comunicando a las instancias involucradas, retirando de la red y el listado maestro el documento cancelado.

Estos documentos son marcados con un timbre de color rojo que dice “Documento Cancelado” en caso de encontrarlos en circulación.

Fig. 3 Formato del sello para documentos cancelados

6.3.4 Distribución de documentos

El Coordinador de QHSE, distribuye y controla la documentación, a través de los responsables de cada área, asegurándose que las versiones sean las vigentes, fácilmente identificables, legibles y disponibles en los puntos de uso; cumpliendo lo siguiente:

La documentación original se mantiene físicamente en resguardo del Coordinador de QHSE, quien es responsable de su reproducción.

La distribución de documentos será a través de “Copia Controlada”, y es registrada en “PG-01-RE-02 Lista de distribución de documentos”.

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Area o lugar de distribución del documento: Se entiende por Gerencia, Departamento o lugar de trabajo según contratos.

Fecha de entrega: Última fecha de entrega del documento.

Código y Nombre del documento: Para el Código y Nombre del documento (ver 6.2.3).

Versión: La ultima versión del documento.

Responsable de recepción: Nombre y firma del responsable de recepción del documento

.

 Toda “Copia Controlada” debe llevar el sello rojo “Copia Controlada” en la carátula del documento, (ver figura 4).

 Cuando el documento sea impreso sin la autorización correspondiente, se generara en sus paginas un sello transparente con la leyenda “Copia No Controlada”. (ver figura 5)

 Los responsables de la documentación de cada área mantienen un archivo de Copias Controladas dispuestas en archivadores de palanca, fácilmente identificables.

Fig. 4 Formato del sello para Copia Fig. 5 Formato de marca de agua ha Controlada imprimirse en los documentos

no controlados

6.4 Control de documentos externos

El Coordinador de QHSE, controla y distribuye los documentos externos; se consideran documentos externos: requisitos de los clientes como ser manuales de seguridad, planos, guías, etc.

El control de los documentos externos se realiza mediante el registro “PG-01-RE-03 Lista de documentos externos”, en el que se identifica la procedencia, el

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proceso afectado, el responsable de la distribución y la fecha de vigencia del documento.

Para el llenado del registro se procede de la siguiente manera: Nombre del documento: Nombre del documento externo.

Fecha de entrada en vigencia: Fecha en que el documento externo es aplicado en los servicios y areas de trabajo.

Lugar de procedencia: Nombre de la Empresa, Organización, Institución de donde proviene el documento.

Procesos afectados: Se entiende por el servicio y área de trabajo, donde el documento externo será aplicado.

La vigencia de los documentos externos será revisada cada vez que se requiera o la finalización de algún contrato, mediante actas de reuniones con la presencia de los involucrados en los procesos afectados.

6.4.1 Distribución de documentos externos

La distribución de los documentos externos, se realizara mediante el registro “PG-01-RE-04 Lista de distribución de documentos externos”. Para el llenado del registro se procede de la siguiente manera:

Area o lugar de distribución del documento: Se entiende por Gerencia, Departamento o lugar de trabajo según contratos.

Fecha de entrega: Ultima fecha de entrega del documento.

Nombre y procedencia del documento externo: Nombre del documento y lugar de procedencia del documento externo.

Responsable de recepción: Nombre y firma del responsable de recepción del documento.

Para la distribución de los documentos externos, utilizar el sello de Copia Controlada, caso contrario de considera Copia No Controlada.

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7. Control de cambios

Relaciona los cambios que sufre el documento en el tiempo, utilizando la siguiente tabla:

Tabla 1. Control de cambios del documento

Fecha Versión Descripción del cambio

8. Anexos

“PG-01-RE-01 Listado maestro de documentos” “PG-01-RE-02 Lista de distribución de documentos” “PG-01-RE-03 Lista de documentos externos”