Sistema de información contable en la toma de decisiones el las PyMES, sector comercial de la Parroquia Cruz Carrillo, Municipio Trujillo

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(1)UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO “RAFAEL RANGEL” DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO- ESTADO TRUJILLO. SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE EN LA TOMA DE DECISIONES EN LAS PYMES, SECTOR COMERCIAL DE LA PARROQUIA CRUZ CARRILLO, MUNICIPIO TRUJILLO. Autora: Br. Lady Gabriela Delgado C.I.: 16.014.386. Marzo, 2010. i.

(2) UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO “RAFAEL RANGEL” DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO- ESTADO TRUJILLO. SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE EN LA TOMA DE DECISIONES EN LAS PYMES, SECTOR COMERCIAL DE LA PARROQUIA CRUZ CARRILLO, MUNICIPIO TRUJILLO. Autora: Br: Lady Gabriela Delgado CI: 16.014.386 Tutor: Lcda. Linares Yuraima. TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PRESENTADO LA ILUSTRE UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO “RAFAEL RANGEL” COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR AL TÍTULO DE LICENCIADA EN CONTADURÍA PÚBLICA Trujillo, Marzo 2010. ii.

(3) DEDICATORIA Hoy cuando siento que valió la pena tanto esfuerzo y dedicación, me siento orgullosa de haber logrado esta meta tan anhelada. Dedico este proyecto y toda mi carrera universitaria a quienes han estado a mi lado en todo momento dándome las fuerzas necesarias para continuar luchando día tras día y seguir adelante rompiendo todas las barreras que se nos presenten, es para mí de gran satisfacción dedicar mi triunfo a: Enzo Espósito, un ser maravilloso, quien supo ganarse un lugar especial en mi corazón, razón primordial de mi vida mis sueños y esperanzas, en una palabra mi “todo”, nadie más me ha podido dar tanta felicidad, tanta alegría, tantas sonrisas, quiero reafirmarle una vez más que lo amo, y que por usted luché incansablemente hasta llegar a este momento. Diana Valencia, gran amiga que siempre me diste tu apoyo en los momentos difíciles, tu gesto fue tan elocuente que por primera vez entendí lo que en realidad es un amigo sin que hicieran falta palabras, los momentos difíciles hicieron que nuestra amistad se hiciera más fuerte, los buenos, nos permitieron disfrutarla. Estando a tu lado aprendí que la verdadera amistad no se hiela en el invierno, un amigo es aquel que te extiende la mano, el que te dice una palabra alentadora, aquel que te da sin esperar algo a cambio. De verdad valió la pena habernos conocido, y espero que por siempre permanezcamos unidas y no olvides nunca que en mí tienes una gran amiga. Donde estoy yo, ustedes siempre están. “Los amo” Agradecimientos Gabrielita AGRADECIMIENTOS iv.

(4) A dios todo poderoso, fuente infinita de esperanza y sabiduría, con su amor y la guía de mis pasos, me llevo por el sendero del éxito, permitiendo el logro de esta meta propuesta. A mis padres, gracias a ellos soy quien soy hoy en día, fueron los que me dieron ese cariño y calor humano necesario, son los que han velado por mi salud, mis estudios, mi educación, alimentación entre otros, es a ellos a quien les debo todo, horas de consejos, de regaños, de reprimendas, de tristezas y de alegrías de las cuales estoy muy segura que lo han hecho con todo el amor del mundo para formarme como un ser integral y de las cuales me siento extremadamente orgullosa. A mis HERMANOS, agradezco a mis hermanos por permanecer siempre a mi lado como símbolo de amor, por compartir secretos y aventuras que solo se pueden vivir entre hermanos, por darme ánimo en los momentos difíciles, por ayudarme a levantar y seguir adelante. Es por eso que siempre estaremos juntos y mi triunfo es de ustedes. A mis sobrinos, mis niños queridos son la razón de ser de mi vida, pequeñas luces que han iluminado mi camino, dando alegría con sus travesuras y amor cuando lo he necesitado. Dios los bendiga. A mis amigos,. v.

(5) son muchas las personas especiales a las que me gustaría agradecer su amistad, apoyo, ánimo y compañía en las diferentes etapas de mi vida. Algunos están aquí conmigo y otros en mis recuerdos y en el corazón. Sin importar en donde estén o si alguna vez llegan a leer estas palabras quiero darle gracias por formar parte de mí, por todo lo que me han brindado y por todas sus bendiciones. A todos mis amigos, sin excluir a ninguno, pero en especial a: Diana Valencia, Norbelis Valera, Raíza Lugo, Sabina Briceño, Jessica Peñaloza, Joalis Cegarra, Zulay Zabala, José, Grediver Gil, Yulimar Bracamonte, Hernán González, Eliana Juárez, Raquel Quevedo y Livia Terán, mil gracias por todos los momentos que hemos pasado juntos aunque sea solo para dar lata y molestar.☺. Solo puedo decir que son súper padrísimos. A MIS PROFESORES, no sólo de la carrera si no de toda la vida, a quienes les debo parte de mis conocimientos, con su paciencia y enseñanza han logrado que alcance mis metas más deseadas, de alguna manera forman parte de lo que ahora soy. Especialmente a los que están en esto conmigo: Yohana Mendoza, Yuraima Linares, Edgar Morales y Nathalie Espinoza. A la universidad de los andes (nurr), la cual me abrió las puertas, preparándome para un futuro competitivo y formándome como profesional, como olvidar cada uno de sus espacios donde compartí con mis compañeros y amigos. Hoy puedo decir que me siento orgullosa de pertenecer a la familia ULA, y de haber vivido en tan prestigiosa universidad.. vi.

(6) UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NUCLEO “RAFAEL RANGEL” DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO – ESTADO TRUJILLO. SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE EN LA TOMA DE DECISIONES EN LAS PYMES, SECTOR COMERCIAL DE LA PARROQUIA CRUZ CARRILLO, MUNICIPIO TRUJILLO. Autora: Lady Gabriela Delgado Silva Tutora: Yuraima Linares Año: 2010. Resumen El presente trabajo tiene como objetivo general analizar el sistema de información contable en la toma de decisiones en las Pymes, sector comercial de la Parroquia Cruz Carrillo, Municipio Trujillo. Para abordar el tema fue necesaria la revisión bibliográfica de trabajos anteriores referente al contenido en estudio con el objetivo de buscar mayor documentación en el manejo y desarrollo de trabajos de grado. Para la ejecución del presente trabajo se planteó una investigación de tipo descriptiva que contó con un diseño de campo. La población estuvo conformada por los gerentes de diez (10) empresas comerciales a quienes se les aplicó un cuestionario contentivo de veintiocho 28 ítems, validado a través de la técnica validez de contenido mediante el juicio de tres (3) expertos en la materia; la información obtenida permitió corroborar las deficiencias existentes en las empresas comerciales de la parroquia Cruz Carrillo del Municipio Trujillo acerca del manejo de su sistema de información contable y establecer recomendaciones sobre la elaboración del análisis y evaluación financiera para lograr el éxito en la gestión administrativa y contable. Palabras Claves: Sistema de información, sistema de información contable, toma de decisiones, empresas comerciales.. vii.

(7) ÍNDICE GENERAL p.p. iii iv v vii viii x xi xii 1. APROBACIÓN DE TUTOR DEDICATORIA AGRADECIMIENTOS RESUMEN ÍNDICE GENERAL INDICE DE CUADROS INDICE DE TABLAS INDICE DE GRÁFICOS INTRODUCCIÓN CAPITULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema Objetivos de la Investigación Justificación Delimitación II. 3 10 10 12. MARCO TEÒRICO Antecedentes de la Investigación Bases teóricas Sistemas de información Sistema de información contable Tipo de sistema de información contable Recursos tecnológicos Elementos contables Funcionamiento del sistema de información contable Políticas contables Cualidades del sistema de información contable Toma de decisiones Tipo de decisiones Etapa de la toma de decisiones Fases de la toma de decisiones Información utilizada Ambiente de decisión La información financiera Los estados financieros Análisis Financiero Evaluación financiera La empresa viii. 13 16 16 17 18 19 23 30 34 41 42 43 45 46 48 49 50 51 56 59 64.

(8) Las empresas comerciales Definición y clasificación de empresas comerciales Estructura de las empresas comerciales Importancia y características de las empresas comerciales La pequeña y mediana empresa Definición de Términos Básicos Cuadro de Variables III. IV. V. MARCO METODOLÓGICO Tipo de Investigación Diseño de la Investigación Población Técnica e Instrumento de recolección de datos Validez del instrumento Análisis e interpretación de resultados ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS Caracterizar el sistema de información contable en las Pymes del sector comercial de la Parroquia Cruz Carrillo, Municipio Trujillo Describir el proceso de toma de decisiones en las Pymes del sector comercial de la Parroquia Cruz Carrillo, Municipio Trujillo identificar la información financiera emitida por el sistema contable que apoya el proceso de toma de decisiones en las Pymes del sector comercial de la Parroquia Cruz Carrillo, Municipio Trujillo CONCLUSIONES RECOMENDACIONES Conclusiones Recomendaciones. 65 65 67 67 68 71 73 74 75 75 76 77 78. 80 99. 105 115 117. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS. 118. ANEXOS A Solicitud de validación B Constancias de validación C Instrumento de recolección de datos. 124 130 131. ix.

(9) INDICE DE CUADROS p.p. CUADRO 01 02 03. Esquema de funcionamiento de un sistema contable Cuadro de variables Pequeñas y medianas empresas. x. 32 73 76.

(10) INDICE DE TABLAS p.p. TABLAS 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28. Tipo de sistema de información contable utilizado en la empresa Hardware disponible en la empresa Software disponible Beneficios de los recursos tecnológicos Elementos Contables Libros contables Utilidad de los elementos contables Funcionamiento del sistema Ingreso de datos contables Validación de datos Esquema de funcionamiento del sistema de información contable Políticas contables Principios de contabilidad generalmente aceptados Aplicación de los principios de contabilidad Cualidades del sistema de información contable Tipo de Decisiones Fases en el proceso de toma de decisiones Información de las alternativas de decisión Tipo de información para el proceso de toma de decisiones Consideración del tipo de ambiente de decisión para la toma de decisiones Tipo de ambiente de decisión en la toma de decisiones Estados Financieros Características de los estados financieros Análisis de los Estados Financieros Técnicas para el análisis de los estados financieros Herramientas para la evaluación financiera Herramientas Financieras Información relevante en la Toma de Decisiones. xi. 80 82 83 84 85 87 87 88 90 91 92 93 94 96 97 99 100 102 102 104 105 106 107 108 109 110 111 113.

(11) ÍNDICE DE GRÁFICOS p.p. GRÁFICOS 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24. Tipo de sistema de información contable utilizado en la empresa Hardware disponible en la empresa Software disponible Beneficios de los recursos tecnológicos Elementos Contables Utilidad de los elementos contables Funcionamiento del sistema contable Ingreso de datos contables Proceso de validación de datos Esquema de funcionamiento del sistema de información contable Principios de contabilidad generalmente aceptados Aplicación de los principios de contabilidad Cualidades del sistema de información contable Tipo de Decisiones Fases en el proceso de toma de decisiones Tipo de información para el proceso de toma de decisiones Consideración del tipo de ambiente de decisión para la toma de decisiones Estados Financieros Características de los estados financieros Análisis de los Estados Financieros Técnicas para el análisis de los estados financieros Herramientas para la evaluación financiera Herramientas Financieras Información relevante en la Toma de Decisiones. xii. 81 82 83 84 86 88 89 90 91 93 94 96 98 99 101 103 104 106 107 108 109 111 112 114.

(12) INTRODUCCION En los últimos años, se han observado cambios relevantes en todos los ámbitos, económicos, sociales y políticos, que de una u otra manera han repercutido en la forma como las empresas privadas de cualquier ramo, abordan su administración. En el mundo de hoy se exige de quienes dirigen las organizaciones los conocimientos o el uso de tecnología; pero sobre todo el manejo eficiente de información que le permite una correcta toma de decisiones. La contabilidad es una parte del sistema de información existente en una empresa. En todo su proceso debe cumplir con una serie de requisitos que se inician en la fuente de toda operación: los documentos comerciales; y que utilizando una técnica de registro y de procesamiento de datos, obtiene resultados útiles para la toma de decisiones, ya que aporta elementos para poder determinar y evaluar el patrimonio a una fecha cierta, los bienes de terceros en poder de la empresa, la existencia de ciertas contingencias y, además, brinda la posibilidad de evaluar la evolución del patrimonio a través del tiempo. Por lo antes mencionado, se puede decir que las empresas, deben basarse en un sistema de información contable, organizada de forma tal, que permita obtener datos relevantes y razonables de la situación patrimonial, financiera y económica, mostrando de esta forma la realidad empresarial a una fecha determinada. La información contable está conformada por una serie de elementos que interconectados entre sí permiten obtener datos útiles y confiables para elaborar informes. Es de suma importancia, que desde la fuente de la información hasta la presentación final de los Estados Contables, se respeten una serie de pautas, condiciones y requisitos; ya que son tan necesarios que a través de su aplicación, se deberá llegar a. 1.

(13) resultados que merezcan para cualquier potencial usuario básicamente una calificación, la confiabilidad, ya que la información se completa con el análisis e interpretación de los datos contables, lo que permite llegar a conclusiones mucho más amplias y sólidas sobre la realidad económica de la empresa, para una correcta toma de decisiones. Con base en lo anterior se estructura el presente trabajo de investigación cuyo objetivo es analizar el sistema de información contable para que sea utilizado de manera más eficiente en el proceso de toma de decisiones de las pequeñas y medianas empresas de la parroquia Cruz Carrillo, Municipio Trujillo. En este sentido, el trabajo de investigación se organiza de la siguiente manera: Capítulo I, contiene el planteamiento del problema, los objetivos que se persigue alcanzar y la justificación. Capítulo II, comprende los antecedentes y bases teóricas que fundamentan la investigación. Capítulo III, se presenta la metodología que será utilizada en el proceso de investigación, que comprende el diseño de la investigación, la población considerada, y las técnicas e instrumentos que se aplicarán para la recolección de datos y su posterior análisis. En el Capítulo IV, se desarrolla el análisis e interpretación de los resultados: enmarca la información presentada en las tablas de frecuencias y gráfico estadístico de barra, posteriormente interpretados; tomando en cuenta la variable en estudio y el marco teórico. Capitulo V, aquí se presentan las conclusiones y recomendaciones derivadas del análisis del resultados. Finalmente las referencias bibliográficas, en las que se sustenta el estudio y anexos utilizados para apoyar la investigación.. 2.

(14) CAPÍTULO I EL PROBLEMA. Planteamiento del Problema En el actual mundo de los negocios, las funciones gerenciales son necesarias para el buen desempeño empresarial, sin embargo; de acuerdo a lo expresado por Fernández (1997), para apoyar dichas funciones en especial la planeación y el control son necesarios los sistemas de información contable. Hasta la década de los ochenta los directivos no necesitaban saber mucho sobre cómo la información se obtenía, procesaba y distribuía en sus organizaciones y la tecnología que se requería era mínima, puesto que la información en sí no se consideraba como un activo de importancia. A partir de los años noventa, con el surgimiento y reforzamiento de la globalización, pocos directivos pueden ignorar cómo se maneja la información en sus empresas. En la actualidad los sistemas de información han desempeñado un importante lugar en el mercado como elemento de control y organización, sin embargo no debe limitarse sólo a esa función, dado que es preciso buscar el poder explicativo de los sistemas de información en el comportamiento de los usuarios, así no sólo se busca un manejo técnico en la empresa sino que se tomen todos los componentes de la empresa, tanto tangibles como intangibles que permitan competir en un entorno que cada vez es más fuerte y más agresivo. Es por ello, que la contabilidad tiene como propósito fundamental proporcionar información contable óptima a los usuarios, quienes a través de la contabilidad pueden orientarse sobre el curso que siguen los. 3.

(15) negocios mediante datos contables, los cuales permiten conocer la estabilidad y solvencia de las empresas, o el movimiento de cobros, pagos, tendencia de ventas, costos y gastos generales. Por tanto, todos los datos aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter confiable. En ese marco de ideas Según Catacora (2001), los sistemas contables permiten establecer el control por medio de las normas, políticas y procedimientos para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que suministre. Los medios de control permiten comunicar una información cuantitativa en unidades monetarias, analizada e interpretada. Para que un sistema contable funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada, que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma. El sistema contable de una empresa, independientemente del que utilice, debe ejecutar tres pasos básicos utilizando la información relacionada con las actividades financieras: registro, clasificación y resumen. Dentro del tratamiento de datos se encuentra el correspondiente registro de los sucesos que afectan de forma cuantitativa y cualitativa el patrimonio, renta de los agentes económicos financieros relacionados a cada negocio o empresa que suelen ser origen de derechos y deudas de los contratantes en sí mismos y con terceros. El conjunto de información contable que se obtiene del citado tratamiento de datos, referente a los efectos. jurídicos,. económicos. de. las. transacciones. económicas. financieras, constituye el núcleo central del sistema de información contable.. 4.

(16) Ahora bien el sistema de información contable es uno de los varios sistemas que componen una organización y es relevante en la toma de decisiones. Estos tres pasos que se han descrito: registro clasificación y resumen constituyen los medios utilizados para crear información contable, sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información y comunicación, proporcionando información para la toma de decisiones a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa. Para Bayot (1991), la toma de decisiones se define como la elección entre varias formas de hacer una cosa, en particular o de lograr un fin. Lo más probable es que una decisión constituya una transacción entre lo que se desea hacer en un sentido ideal; y lo que en realidad puede hacerse. Las necesidades de información requeridas dentro de la organización varían de acuerdo al nivel dentro de la estructura organizacional. Las decisiones de los altos ejecutivos o directores generales son menos estructuradas en el sentido que no existen situaciones repetitivas y por ende no pueden aplicarse recetas únicas de solución; por el contrario, deben establecerse criterios de evaluación y punto de vista para cada situación donde muchos de los datos son inexactos y deben prevenir de fuentes externas y subjetivas en entornos con riesgo e incertidumbre. Las decisiones que los ejecutivos efectúen se desplegarán en todos los niveles de organización traducidas en objetivos y acciones más específicas y controladas en cada nivel hacia los niveles más bajos. La toma de decisiones es sólo un paso de la planeación ya que forma parte esencial de los procesos que se siguen para elaboración de los objetivos o metas trazadas a seguir. Rara vez se puede juzgar sólo un curso de acción, porque prácticamente cada decisión tiene que estar engranada en otros planes.. 5.

(17) Los sistemas de información contable colocan a disposición de los gerentes la información confiable y oportuna que se necesita para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las funciones gerenciales se realicen eficazmente; de allí, se deduce que la finalidad de éstos es la de suministrar a los gerentes la información contable y financiera adecuada en el momento oportuno, esto es lo que determina la eficiencia de los mismos. La información financiera es un recurso fundamental; tan cierta es esta aseveración, que en la actualidad está surgiendo una nueva tendencia, denominada organización basada en la información. La fuente principal de información financiera son los informes contables, entre los informes más importantes, ampliamente utilizados se encuentran los estados financieros, que una vez analizados, se podrá evaluar el trabajo de la administración y la manera en que se está manejando: la liquidez, la rentabilidad y la solvencia. En este orden de ideas, es preciso considerar a las empresas como una organización económica donde se combinan los factores productivos para generar bienes y servicios que una sociedad requiere para satisfacer sus necesidades, convirtiéndose en el eje de producción, necesitando de la mejor información para la toma de decisiones. Las empresas necesitan un flujo de datos constantes y precisos para tomar las decisiones correctas que les permita hacerles frente a la intensa competencia a las que están sometidas, para enrumbar la entidad al logro de los objetivos. Cada empresa establece su propia organización en función de sus objetivos y tamaño; la coyuntura que atraviesa, la naturaleza de los productos que genera a los servicios que presta. No existen dos empresas idénticas aunque existan ciertos principios, características básicas empleadas como directrices en el estudio de la organización empresarial. De acuerdo con Chiavenato (1999) la clasificación de las empresas pueden realizarse considerando tres categorías básicas como. 6.

(18) son: de acuerdo a su patrimonio, de acuerdo a su forma jurídica y de acuerdo con la actividad que realicen, que pueden ser comercial, industrial y de servicio. En cuanto a su dimensión no existe una definición de la empresa en función de su dimensión, sino que se pueden utilizar diversos criterios de diferenciadores del tamaño. El grupo empresarial en Venezuela, según estadísticas del Instituto Nacional de Estadística (INE 2009), está representado en un alto porcentaje por la pequeña y mediana empresa, las cuales aportan un alto porcentaje del Producto Interno Bruto (PIB) y a la generación de empleo. En el estado Trujillo, la mayoría de las empresas se encuentran en esta categoría. Ahora bien, desde el punto de vista de estructura organizativa, en general, las pequeñas y medianas empresas siguen el mismo patrón de organización de las grandes empresas y dentro de ellas se encuentran las empresas del sector comercial, en donde los sistemas de información contable deben ser utilizados por los miembros de la junta directiva para la toma de decisiones. Al respecto, cabe destacar según el INE (2009), en la Parroquia Cruz Carrillo, Municipio Trujillo existen diez. pequeñas y medianas. empresas de gran importancia en el sector comercial, por lo que aprecia un elevado volumen de transacciones comerciales, lo que le exige estar actualizado en cuanto al uso de sistemas de información contable que permitan la dinamización de sus operaciones económicas. De acuerdo con entrevistas realizadas por la investigadora de este trabajo se obtuvo como respuesta por parte de administradores y contadores, que en gran parte de las pequeñas y medianas empresas del sector comercial, en la Parroquia Cruz Carrillo, Municipio Trujillo, la principal debilidad, es el uso inadecuado del sistema de información contable, por lo que puede ocurrir la existencia de información errónea o que la misma sea insuficiente, cuestión que genera decisiones inoportunas e imprecisas que atentan con la estabilidad financiera de la empresa; al no contar con herramientas efectivas para obtener. 7.

(19) información , es difícil identificar problemas, seleccionar datos pertinentes, elegir el enfoque adecuado y evaluar los cursos alternativos de acción relativos a su situación financiera. También pudo notarse que en estas empresas no cuentan con la información sobre los beneficios del sistema para la toma de decisiones, por tal razón los directivos no consideran necesario invertir en sistemas de información. La poca formalidad en los procesos de la organización y desasistencia en el área de planificación son otros de los motivos por las cuales se enfrentan a esta situación. Del mismo modo, la carencia de un sistema de información contable eficiente influye en la dispersión de la información relacionada con las operaciones financiero-contables; además puede ocasionar que los subordinados o los empleados de otras áreas funcionales bloqueen información importante en algunas ocasiones, o que la información llegue mucho tiempo después que se necesita. Por lo tanto, un adecuado sistema de información les permitirá en forma oportuna y confiable obtener datos útiles para lograr primero el diagnóstico del ente en sus distintas áreas; después le llegará el turno a las soluciones a tiempo. Se dice que la capacidad que tiene una empresa para adecuarse rápidamente a los cambios externos y/o internos es una de sus principales fortalezas, por ello la dirección superior necesita conocer a fondo fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de organización. Sin información confiable y oportuna no podrá lograrlo. Para que las empresas comerciales de la Parroquia Cruz Carrillo, Municipio. Trujillo,. experimenten de los beneficios que brinda la. existencia de un adecuado sistema de información contable que permita tomar las decisiones adecuadas, deben en primer lugar, actualizar los mecanismos para el registro de las operaciones, y mejorar las condiciones del sistema contable para que la información permita satisfacer las necesidades de los usuarios, tanto para la toma de decisiones de los socios, como para los usuarios externos de la misma,. 8.

(20) logrando así un control en las operaciones, permitiendo a los gerentes conocer sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contable y estadísticos, los cuales permiten lograr la estabilidad y solvencia de la empresa. Por todo lo anterior expuesto se realizará una investigación con el propósito de analizar el sistema de información contable para que los mecanismos de comunicación hagan posible que la información contable se convierta en un instrumento propicio para la toma de decisiones de los directivos de la empresa. Para lo cual se formula el problema de investigación partiendo de la siguiente interrogante: Formulación del problema ¿Cómo es el sistema de información contable en la toma de decisiones en las pequeñas y medianas empresas del sector comercial de la Parroquia Cruz Carrillo, Municipio Trujillo?. Sistematización del problema ¿Cuáles son las características del sistema de información contable en las Pymes del sector comercial de la Parroquia Cruz Carrillo, Municipio Trujillo? ¿Cómo es el el proceso de toma de decisiones en las Pymes del sector comercial de la Parroquia Cruz Carrillo, Municipio Trujillo? ¿Cuál es la información financiera emitida por el sistema contable que apoya el proceso de toma de decisiones en las Pymes del sector comercial de la Parroquia Cruz Carrillo, Municipio Trujillo?. 9.

(21) Objetivo General Analizar el sistema de información contable en la toma de decisiones de las Pymes, sector comercial Parroquia Cruz Carrillo, MunicipioTrujillo. Objetivos Específicos Caracterizar el sistema de información contable en las Pymes del sector comercial de la Parroquia Cruz Carrillo, Municipio Trujillo. Describir el proceso de toma de decisiones en las Pymes del sector comercial de la Parroquia Cruz Carrillo, Municipio Trujillo. Identificar la información financiera emitida por el sistema de información contable que apoya el proceso de toma de decisiones en las Pymes del sector comercial de la Parroquia Cruz Carrillo, Municipio Trujillo. Justificación de la Investigación Toda organización eficiente debe contar con sistemas que le proporcione información para cubrir sus necesidades propias, por ello utiliza sistemas para el procesamiento de la información generadas por sus operaciones que son los llamados sistemas administrativos y estos a su vez pueden ser sistemas contables y no contables. Los sistemas contables son sistemas principales que contienen todos los movimientos de los demás sistemas, mientras que los sistemas no contables son sistemas auxiliares que manejan información detallada. El propósito práctico de esta investigación fue identificar la interacción entre los sistemas contables como medios de información necesarios en las pequeñas y medianas empresas, sector comercial, y la. 10.

(22) toma de decisiones por parte de los directivos con base en la información veraz y oportuna, lo que conduce a un incremento en la eficiencia de la planeación y permite un ahorro de tiempo significativo para beneficio de la empresa, especialmente en las pequeñas y medianas. El funcionamiento adecuado de un sistema de. información. contable dentro de las empresas es indispensable, ya que le permite llevar un control de las negociaciones mercantiles y financieras, además de satisfacer la incesante necesidad de información para tener mayor productividad y aprovechamiento de los recursos, por tal motivo,. se. busco en la investigación analizar el sistema de información contable para el proceso de toma de decisiones de las Pymes sector comercial. Parroquia Cruz Carrillo, Municipio Trujillo. Para el cumplimiento de los objetivos propuestos se emplearon técnicas de investigación como lo es el cuestionario. A través del cuestionario, se permitió caracterizar el sistema de información contable, describir. el proceso de toma de decisiones en las Pymes del sector. comercial de la Parroquia Cruz Carrillo, Municipio Trujillo, e identificar la información financiera emitida por el sistema contable que apoya el proceso de toma de decisiones en las Pymes del sector comercial de la Parroquia Cruz Carrillo, Municipio Trujillo Con esta investigación se intento buscar soluciones y recomendar la utilización de una manera más adecuada del sistema de información contable para el proceso de la toma de decisiones de las pequeñas y medianas empresas de la parroquia Cruz Carrillo, Municipio Trujillo, ya que es necesario que se reconozca la importancia de su existencia y cumplimiento para. establecer así un control de las operaciones y. mantener la información correcta a la hora de tomar decisiones.. 11.

(23) Delimitación de la Investigación Esta investigación tuvo como acción esencial la formulación de los aspectos principales del sistema de información contable y el proceso de toma de decisiones como argumento principal. La acción correspondiente al. objetivo general. estuvo. delimitada por la síntesis, los objetivos. específicos se enmarcaron por medio de las acciones caracterizar, describir e identificar, perteneciente a los niveles de comprensión y conocimiento. El espacio de interés para la consecución de la investigación, estuvo constituido por las Pequeñas y Medianas Empresas ubicadas en la Parroquia Cruz Carrillo Municipio Trujillo Edo Trujillo. La temporalidad del estudio fue conformada por información relevante al periodo comprendido entre los meses septiembre del año 2009 y marzo del año 2010, La información fue recopilada por medio de sujetos, tales como, contadores y gerentes de las Pequeñas y Medianas Empresas, ubicadas en la Parroquia Cruz Carrillo Municipio Trujillo, estado Trujillo. A este personal se le aplico el instrumento de recolección de información el cual fue un cuestionario. Se utilizaron teorías implantadas por autores como: Catacora (2001), Fernández E (1997), Urias V (1995), Duque, H (1987) y McLeod (2000) relacionadas a los sistemas de información contables y la toma de decisiones.. El estudio fue inscrito en la. sistema de Información Contable.. 12. línea de investigación. de.

(24) CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO En este capítulo se muestran los aspectos teóricos que sustentan la investigación. Primeramente se presentan los antecedentes de la investigación relacionados con el problema analizado y que han servido para orientar el presente estudio, estos se citan a continuación para reflejar los aportes que proporcionan a la investigación. Luego se exponen las bases teóricas y los conceptos relativos a la categoría de empresas en la que se realizo el estudio. Antecedentes de la investigación Con el objeto de proporcionar un mejor conocimiento del tema de investigación, se examinaron algunas fuentes documentales relacionadas con este tema, considerándose como antecedentes a la misma: Saavedra (2004) en su trabajo de grado titulado “La información contable como base para el proceso de toma de decisiones en las Instituciones Hospitalarias Públicas del Estado Trujillo. Presentado ante la Universidad de Los Andes para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública. Plantea Analizar la importancia del manejo de la información contable en el proceso de la toma de decisiones en las Instituciones Hospitalarias Públicas del Estado Trujillo en el año 2004, para lograrlo, se utilizó un diseño descriptivo y de campo; el propósito de hacer un análisis del funcionamiento de la Gerencia de las Asociaciones Cooperativas del Estado Lara. Para lo cual se utilizó una metodología descriptiva con un diseño de campo por cuanto permitió conocer la situación real de la gerencia y de las técnicas gerenciales que se manejan dentro de estas organizaciones, y a la vez constatar si estas técnicas son las más idóneas para proyectarse como una cooperativa exitosa.. 13.

(25) Para el manejo de la información se realizó una encuesta a través de entrevistas. La información obtenida, permitió concluir que los problemas más relevantes que presentan estas asociaciones en cuanto a la gerencia, radican en primer lugar en que éstas no cuentan con la figura de un gerente que ayude a mejorar los aspectos administrativos de la organización, y en segundo lugar no poseen un sistema contable adecuado que le permita conocer su situación financiera en un momento determinado para así tomar las decisiones más adecuadas. La investigación se relaciona con el estudio planteado, puesto que el autor busca analizar la información contable para el proceso de toma de decisiones, utilizando un diseño descriptivo y de campo. Urbina (2005), realizó un Trabajo de Grado ante la Universidad de Los Andes para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública “Utilidad de los sistemas de información contable disponibles en las Empresas Comerciales”, en el que planteó como objetivo general determinar la utilidad que tienen los sistemas de información contable en las empresas comerciales establecidas en la Parroquia. Cristóbal. Mendoza del Municipio Trujillo, Estado Trujillo. La metodología fue de tipo descriptivo y el diseño de campo. Como técnica se utilizo la encuesta y como instrumento, su modalidad básica, el cuestionario lo cual constó de 10 ítems, validado a través de juicios de expertos y su confiabilidad calculada mediante el coeficiente de correlación de Pearson contenido en el paquete estadístico del programa Excel. Una vez que se analizaron los datos recabados a las 23 empresas que conformaron la población, se pudo concluir que los sistemas de información automatizados de las empresas comerciales de la Parroquia Cristóbal Mendoza del Municipio Trujillo, poseen algunas condiciones que traducen su utilidad, siendo un grupo a favor de estas empresas. Sin embargo hay un gran número de ellas. que. todavía. funcionan. con. sistemas. contables. manuales,. presentando una desventaja con los competidores. Se recomendó que los Contadores Públicos y los administradores que asisten a las empresas. 14.

(26) comerciales le hagan saber a la gerencia las ventajas que ofrecen los sistemas de información contable para mejorar su posición en el mercado. El aporte de esta. investigación constituye un antecedente del. actual estudio, ya que engloba todo lo inherente a la importancia del manejo de la información contable en el proceso de la toma de decisiones. Otro aporte a la investigación es la de Padrón (2005) en su trabajo de grado titulado “Sistema de Información Contable en el Proceso de Toma de Decisiones en las Empresas Hoteleras del Municipio Trujillo, Edo Trujillo”. . Presentado ante la Universidad de Los Andes para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública, cuyo objetivo General fue describir el funcionamiento de los sistemas de información Contable utilizados en los Hoteles del Municipio Trujillo. Para su logro, se siguieron las directrices de la metodología Descriptiva y un diseño de campo. La población la conformaron los gerentes de nueve hoteles de la entidad, a quienes se le aplico un cuestionario de 16 ítems elaborado como instrumento de recolección de datos, el cual fue previamente validado mediante la modalidad validez de contenido. Lo cual concluyo que los hoteles del Municipio Trujillo, usan sistemas de información manuales y automatizados. Sin embargo no tienen capacidades suficientes para el control de los costos y la comunicación, ni le proveen de los aportes necesarios para sustentar el proceso de toma de decisiones, cuestión que disminuye sobre todo en los hoteles donde se disponen de los sistemas contables. Se recomendó Sistema de información Contable adecuados que les permitan, facilitar a los usuarios internos y externos de los estados financieros de estas empresas, además de proporcionar capacitación a su recurso humano sobre el manejo de dichos sistemas.. 15.

(27) Bases teóricas Una vez definido el planteamiento del problema y precisados sus objetivos generales y específicos que determinan los fines de la investigación, es necesario establecer las bases teóricas que sustentarán el estudio en cuestión. Sistema de Información El. término. sistema. es. ampliamente. utilizado. en. diversas. situaciones de negocios y en distintas áreas del conocimiento. Para Duque (1987: 12), “un sistema es un grupo de elementos que se integran con el propósito común de lograr un objetivo”. En este sentido, un sistema de información puede definirse técnicamente, como “un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar el proceso decisional y el control en una organización”, así lo afirma Duque, H (Ob.Cit: 19) Por otra parte, Díaz (2002), sostiene que un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente distribuye a sus usuarios”.. Ubicándose dentro de los sistemas de. información a los sistemas de información contables.. El Sistema de Información Contable En la actualidad, el manejo de la información es parte fundamental de cualquier organización. Por lo que la información financiera es comunicada a través de los sistemas de información contable.. 16.

(28) Para Chamoso (2005), el sistema contable es un medio. para. recolectar, resumir, analizar y presentar en signos monetarios información relativa al negocio. Ahora bien, los sistemas de información contables “consisten en métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, registrar y producir información cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad económica”. Fernández (1997: 81) Meigs, J y Meigs (1981: 5), establecen que un sistema contable “es un sistema de información financiera consistente en formas de contabilidad, libros, manuales de instrucción, flujo gramas, programas y modelos de estados financieros que se adaptan a las necesidades propias del negocio”. Según Whittington, R y Kurt, P (2000), los sistemas de información contables “consiste en los métodos y registros establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las transacciones de una entidad y dar cuenta de los activos, pasivos y patrimonio relacionados a las actividades financieras. Para Catacora (2001: 27), un sistema de información contable “es un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo común”. Para McLeod (2000), el sistema de información contable reúne las siguientes características:  Realiza tareas necesarias: la compañía no decide si quiere realizar o no procesamiento de datos. La ley obliga a la compañía a mantener un registro de sus actividades. Elementos del entorno como el gobierno, los accionistas y propietarios, y la comunidad financiera, exigen. 17.

(29) que la compañía realice procesamientos de datos. Pero incluso si el entorno no lo exigiera, la gerencia de la compañía siempre implementaría este sistema para establecer y mantener el control.  Sigue. procedimientos. relativamente. estandarizados:. los. reglamentos y las prácticas aceptadas dictan la forma de realizar el procesamiento de datos. Las organizaciones, sea cual sea su clase, procesan sus datos básicamente de la misma manera.  Maneja. datos. detallados:. puesto. que. los. registros. de. procesamientos de datos describen las actividades de la compañía de manera detallada, crean un registro de auditaría  Tiene un enfoque primordialmente histórico: los datos recabados por el sistema generalmente describe lo que sucedió en el pasado.  Proporciona poca información para resolución de problemas: el sistema produce cierta información. Los informes de contabilidad estándar como el balance y el estado de ingreso. Tipo de sistema de información contable: A juicio de Catacora (1997), los sistemas de información se clasifican en: •. Sistema de contabilidad manual: utiliza diarios especiales para facilitar la anotación de operaciones en el libro diario y sus pases al libro mayor. Este sistema estará diseñado de acuerdo al volumen de operaciones y a las necesidades de información. Este sistema consta de un plan de cuentas, diario y mayores principales y auxiliares, formas contables y de oficinas y estados financieros manuscritos.. 18.

(30) • Sistema de contabilidad Mecanizado: es realizado a través de maquinas. de. contabilidad,. diseñadas. para. hacer. registros. contables mediante una sola escritura. Un sistema de contabilidad mecanizado consta de un plan de cuentas, tarjetas y reportes especialmente. diseñados. para. registrar. datos. contables. y. presentar información a los usuarios.. Recursos tecnológicos: Cualquier proyecto de informatización implica el desarrollo de un sistema informático. Es decir, hay que determinar que equipos (hardware) y que programas (software) se van a utilizar, cómo van a combinarse, y que competencias técnicas tienen las personas que van a utilizar, manejar y mantener estos componentes. La mayoría de los sistemas informáticos constan de los siguientes elementos. Según Toledo (2004), entre los recursos tecnológicos más relevantes, se encuentran los siguientes:. • El hardware: este término se refiere a los equipos físicos que ejecutan los programas, computadoras, pantallas, impresoras, unidades de CD-ROM y discos duros (donde se almacenan los datos). Si las computadoras se conectan en red (LAN o WAN), también necesitará otros equipos como tarjetas y cables de red, concentradores, enrutadores, módem y otros. Desde el punto de vista del hardware: o Unidades de entrada/salida: son los dispositivos a través del cual un computador recibe y envía información desde o hacia el ambiente externo. Podemos distinguir los siguientes medios que pueden ser conectados a un computador: terminales y teclados, discos magnéticos, unidades de. 19.

(31) discos. compactos,. cintas. magnéticas,. impresoras. y. graficadoras, tambores magnéticos, unidades de tape backup, lectoras de barras, unidades de reconocimiento de voz, scanners. o Unidad. central. de. proceso. CPU:. Se. encarga. del. procesamiento de la información. Para llevar a cabo esta tarea, emplea dos unidades principales a saber: o La unidad de control: controla y coordina las instrucciones que son elaboradas por un programa. o Unidad. aritmética. lógica:. se. encarga. de. realizar. comparaciones lógicas y cálculos matemáticos. o Unidad de memoria: unidad donde se cargan y procesan los programas y datos su contenido es almacenado en forma temporal. • El software: una computadora no puede hacer nada para sí misma, necesita un conjunto de instrucciones que le indiquen que hacer, que operaciones realizar. Al conjunto de estas instrucciones se les denomina programas informáticos o, en ingles, software. Los puede desarrollar e instalar en la máquina un especialista mecánico local o bien pueden adquirirse a una gran empresa de software. Desde el punto de vista del software tenemos: • Programas fuentes: o Programa: es una serie de instrucciones que se le dan a. un. computador. para. que. procese. alguna. información bajo un esquema lógico preestablecido. o Lenguaje. de. programación:. es. una. serie. de. instrucciones que entiende un computador. o Programas fuentes: son instrucciones que se le dan a una computadora para efectuar una tarea. • Programas objeto:. 20.

(32) o Programa objeto: es un proceso por medio del cual se traspasan instrucciones del programa fuente a instrucciones entendibles por la computadora. o Lenguaje maquina: es una serie de instrucciones de ceros y unos entendibles por la maquina. o Lenguaje simbólico: es una serie de instrucciones de la maquina que utilizan símbolos nemotécnicos que explica al computador las acciones a seguir. Entre los programas contables más utilizados en empresas comerciales existen los siguientes: o Saint Contable: este programa cuenta con un poderoso instrumento que permite gestionar la información desde el punto de vista comercial, un sistema de clasificación de asientos que se denomina “tipos de asiento” haciendo más fácil la agrupación de la información contable al momento de generar un comprobante contable. Otra funcionalidad es el manejo de centros de costos y de terceros, estos permiten definir el manejo costos y de terceros de su empresa, por ejemplo por divisiones,. línea de. productos sucursales, etc. Los centros de costos y terceros, en conjunto con la cuenta contable, genera una matriz bidimensional que permite múltiples entradas, control de retención de ISLR, emitiendo certificados de retención, cruces y agrupaciones. con. información. relevante,. mostrada. en. informes. predefinidos o con la ayuda de un poderoso generador de reportes. o Data pro Sistema Administrativo: es un moderno software para Windows diseñado especialmente para la administración de pequeñas empresas que desean controlar eficientemente todos los procesos de: inventarios, compra, cuentas por pagar, venta y cuentas por cobrar, caja y bancos, incluyendo todas las formalidades fiscales. Datapro brinda al usuario un alto nivel de seguridad, con respecto al acceso a la. 21.

(33) información, funciones, opciones del sistema, mediante los mapas y claves de acceso, que usted mismo puede diseñar, permitiendo así el control total de los usuarios que operan el sistema. Permite la obtención de resultados instantáneamente, porque está diseñado y desarrollado bajo las técnicas de programación más avanzadas del momento. En cuanto a saldos en línea, está diseñado para que usted no tenga la necesidad de efectuar procesos de cierre que le colocan una barrera de acceso de la información o efectuar operaciones en períodos o meses anteriores, ya que el sistema mantiene toda la información disponible cuando usted lo desee y visualizar instantáneamente el flujo o comportamiento de cualquier cuenta durante el ejercicio. o XBRL: es un “nuevo” estándar para el reporte financiero digital, cuyo objetivo es, precisamente, el de facilitar el intercambio automático de información financiera entre aplicaciones de software; seleccionar la información que interesa , capturarla fácilmente y tratarla sin necesidad de una intervención manual. Cualquiera que haya querido encontrar o trabajar información financiera, se habrá encontrado con que ésta le habrá sido entregada en un archivo texto plano, en una hoja de cálculo o, por ejemplo, en un archivo PDF. Esta falta de homogeneidad en el procesamiento y transmisión de la información implica mayores costes en su tratamiento, por este motivo surgió la iniciativa de crear un lenguaje estándar que permitiera el intercambio de información contable, no solo a través de Internet, sino para todos los programas de contabilidad. •. Una conexión a internet: en la actualidad los sistemas informáticos modernos no se pueden mantener sin la cooperativa no disponible de un acceso a internet fiable, preferiblemente de alta velocidad. La mayoría de las actualizaciones de software y firmware se reciben. 22.

(34) ahora a través de internet. El sistema experimentará importantes problemas al cabo de poco tiempo si se carece de acceso a internet. •. El personal: es necesario contar con personal cualificado y motivado para diseñar, programar, manejar y mantener los sistemas. Es importante seleccionar a las personas adecuadas para trabajar en el proyecto. De hecho la mayoría de los problemas surge por presentar una atención insuficiente a este importante factor. El papel del sistema de información contable en la empresa, es. desarrollar y comunicar la información propicia para el proceso de toma de decisiones. Para el logro de estos objetivos se hace necesario del uso de recursos tecnológicos. Los. recursos. tecnológicos. herramientas que contribuyen. de. información. son. aquellas. al funcionamiento del sistema de. información contable, ya que su uso debe permitir lo siguiente:  Facilidad en el control de sus registros  Información veraz y oportuna  Responder. a. los. procedimientos. y. necesidades. de. información.  Almacenar información requerida en menor tiempo y espacio. Elementos Contables: Se refiere a. aquellos elementos especiales para generar. información financiera con las especificaciones de calidad y eficiencia que demandan los usuarios. Entre estos elementos se pueden mencionar los libros contables, formularios contables, instructivos, plan de cuentas, manual de normas y procedimientos contables, entre otros.. 23.

(35)  Libros contables: según Cátacora (2001), los libros contables son los instrumentos donde se registran las operaciones contables y los principales para llevar una contabilidad. Por otra parte según el Código de Comercio de Venezuela, dichos. libros permiten la organización de la. información por partidas y cuyos resultados se presentan al final de un período a través de los Estados Financieros. Según Olivo (1993) los cuatros libros más utilizados son los siguientes: • Libro. Diario:. en. este. libro. quedan. registradas. todas. las. transacciones que se dan en una empresa y en orden cronológico, se registrará indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse o abonarse, así como los importes de los débitos y créditos con el fin de obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos trasladándolos al libro mayor. En este libro, se encuentra información, como, la fecha completa del día en el cual se realizó el comprobante de diario, la descripción del comprobante, la totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta y los saldos finales de cada cuenta. • Libro Mayor: este libro agrupa todas las cuentas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y egresos,. que son utilizadas en una. organización para llevar la contabilidad. El libro mayor es obligatorio llevarlo según lo establece el código de comercio venezolano, en su art, Nº 32 “todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá obligatoriamente el libro diario, el libro mayor y el de inventarios.” En dicho libro, se encuentra la siguiente información; la cuenta y su respectivo código (este código es según el plan de cuentas de la empresa) el saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan, o el movimiento debito o crédito de cada. 24.

(36) cuenta, las operaciones mensuales, los saldos finales para la elaboración de los estados financieros. • Libro de Inventario: las empresas al comenzar sus operaciones (al momento de su registro) y al fin de cada ejercicio económico, detallan en el libro de inventario una descripción de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus créditos, activos pasivos vinculados o no al negocio. • Libros Auxiliares: son los libros de contabilidad donde se registran en forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales. Cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar. En ellos se encuentra la información que sustenta los libros mayores y sus aspectos más importantes son: registro de las operaciones cronológicamente, detalle de la actividad realizada, registro del valor del movimiento de cada subcuenta. Tipos de libros auxiliares: o Cuentas de control: en estos libros se detalla y amplía la información de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta. o Subcuentas: este es el que sustenta la información presentada en los libros mayores y diarios y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares. o Auxiliar de compras y ventas: las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la información solicitada por la administración de impuestos. o Auxiliar de vencimientos: este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar. También existen otros libros que tienen el resto de la información financiera de la empresa, como el libro de. 25.

(37) actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturación etc.  Plan de Cuentas: para Ponte (1995), el plan de cuentas es el elemento común a todos los sistemas integrados del sistema de información contable de una organización. Se encuentra como archivo en el sistema de contabilidad general, donde constituye el archivo maestro de cuentas. Un sistema contable involucra constituir un listado de cuentas, particulares e indispensables, que luego del registro de las transacciones y demás hechos, contendrán la información necesaria para la preparación de los estados financieros. Ese listado de cuentas se conoce como catalogo de cuentas. Para Catacora (1997), el proceso de dirigir un departamento de contabilidad requiere que se dispongan de herramientas gerenciales adecuadas para poder entender cómo suceden o se llevan a cabo los procedimientos en el área contable, entre ellas:  Instructivos: son documentos que norman en forma detallada, la forma en que se debe llevar a cabo una tarea o procedimiento específico. Aún cuando su especificidad permite entender lo que se desea comunicar, su carácter aislado no los favorece, dado que deben ser puntuales y específico.  Formularios de contabilidad: son modelos utilizados para la captura de información para el registro, control y/o proceso de las operaciones de una entidad. Existen formularios aplicables a cada una de las áreas de una empresa: • Área del efectivo: el manejo del efectivo y las transacciones con él realizadas y todo el proceso que se debe llevar a cabo para su. 26.

(38) disposición, requiere que se implanten controles para evitar fraudes o disposiciones no autorizadas. Para controlar el efectivo, se puede dividir en dos tipos de operaciones: los ingresos de efectivo que están constituidos por todos los montos que recibe una empresa por concepto de ventas, servicios que preste, intereses ganados por inversiones, ventas de activos fijos, cobranzas de créditos otorgados y cualquier cantidad de dinero que reciba por sus operaciones y los egresos de efectivo, constituidos por todos los desembolsos que debe efectuar una empresa por la adquisición de bienes y servicios, pagar al personal, pago de deudas o inversiones de excedente de efectivo en general. Algunos de los formularios comúnmente usados para controlar los ingresos y egresos de efectivo son los siguientes: o Vales de caja o Recibos de caja chica o Reposición de fondo fijo o Orden de pago o Arqueo de fondos fijos o Planillas de depósitos o Avisos de cheques devueltos o Movimiento diario de caja • Áreas de compras e inventarios: la segunda función que podemos identificar para el control de los formularios, es el manejo de compras e inventarios. La empresa debe estar en la capacidad de poder determinar cuánto, cuándo, a quién y en qué condiciones se deben efectuar las adquisiciones que permitan a la empresa tomar bienes y servicios en las mejores condiciones. Los principales formularios aplicables para las compras y manejo de inventarios, son los siguientes:. 27.

(39) o Requisición de materiales o Órdenes de compra o Entradas de almacén o Salidas del almacén o Tarjetas de inventario o Notas de entrada de mercancía • Área del personal: maneja y controla al personal de la empresa, sus datos, su ingreso, egreso, evaluación y todas las actividades relacionadas. En el proceso de manejo y control del personal, se pueden identificar entre los siguientes tipos de formularios: o Solicitud de empleo o Ficha del trabajador o Planificación de vacaciones o Contrato de trabajo o Evaluación del personal o Requisición de personal o Liquidación de prestaciones o Control de asistencia o Tarjeta de tiempo • Área de distribución y comercialización: otra área en la cual podemos identificar formularios aplicables a cada uno de los procesos, está relacionada con todo el proceso de ventas y lo que implica las actividades previas y posteriores a las mismas. A continuación nombraremos algunos formularios que deben ser llevados en esta área: o Nota de entrega de mercancía o Factura o Orden de pedido. 28.

(40) o Transferencia entre almacenes o Cotizaciones o Reporte de vendedores o Arqueo de facturas  Manuales de contabilidad: dentro del área contable, los manuales tienen una aplicación sumamente amplia ya que permiten guiar el trabajo que debe llevar a cabo el personal del departamento de contabilidad. Específicamente los manuales los manuales aplicables en el área contable son: • Manuales de políticas contables: detalla todas y cada una de las políticas que se siguen en la entidad respecto a los registros contables. Las políticas deben estar siempre de acuerdo con principios de contabilidad de aceptación general y ello debe ser declarado en los manuales. Las políticas de contabilidad preferiblemente deben ser organizadas, enunciadas y detalladas en el orden que son presentadas las partidas en los estados financieros. Los manuales de políticas de contabilidad se subdividen en : o Políticas generales de contabilidad: declaraciones que enuncian la aceptación de los principios de contabilidad generalmente aceptados. o Políticas específicas de contabilidad: tratamientos contables aplicables a operaciones específicas en los estados financieros. • Manual del código contable: detalla todas y cada una de las cuentas, su naturaleza y los conceptos por las cuales se debitan o acreditan. • Manual de normas y procedimientos contables: detalla bajo el esquema de responsable/acción, todo y cada uno de los. 29.

(41) procedimientos contables. Un manual de normas y procedimientos específica los asientos de tipo contable que se realizan en un determinado procedimiento. Igualmente este tipo de manual establece las normas que son aplicables a cada uno de los procedimientos previamente definidos.. Según Catacora (1997), las decisiones empresariales giran, de alguna manera, alrededor de la información financiera, para todo gerente es necesario conocer los procedimientos que se llevan a cabo en el área contable, a través de herramientas gerenciales, así como la información que se desprende de los libros contables. Es por ello que los elementos contables de una organización deben permitir lo siguiente:  Registrar las operaciones contables  Efectuar un seguimiento preciso a grupos de operaciones o alguna operación específica  Clasificar las partidas contables  Generar información financiera  Dar a conocer los procedimientos y normas contables  Tomar decisiones en diferentes áreas de la empresa Funcionamiento del sistema de información contable: El funcionamiento de un sistema de información contable, según Whittington, R. y Pany (2000:210), “...sigue un modelo básico ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo/beneficio”. Dicho en otras palabras, el sistema contable de cualquier empresa independientemente de la estructura que utilicé debe ejecutar tres pasos básicos, utilizados y relacionados con la actividad financiera; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra en la comunicación a quienes estén interesados y la. 30.

(42) interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones. Los tres pasos anteriormente señalados son los siguientes:  Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. Normalmente, en una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que pueden ser expresadas en términos monetarios, las cuales deben ser registradas en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada, más que una posible acción a futuro. Ciertamente no todos los eventos comerciales se pueden describir y medir objetivamente en términos monetarios.  Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información debe clasificarse en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero. Plantea Catacora (2001), que dentro de la organización contable de la empresa. se debe establecer un orden de cómo manejar la. información que se va generando en la empresa. En cualquier entidad sea esta de producción, prestación de servicios, se debe codificar todo lo que en ella se encuentra, para tener un control sobre las actividades del sistema. El listado de cuenta se conoce como plan de cuentas, catálogo de cuentas, código de cuentas o plan contable.  Resumen de la información: la información contable debe ser resumida para. facilitar la tarea de quienes toman decisiones. Sin. embargo, el proceso de toma de decisiones involucra algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados en invertir en la empresa y la. 31.

(43) interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Los estados financieros forman parte del proceso de presentar información financiera y constituyen el medio principal para comunicarla a las partes que se encuentran fuera de la entidad. Estos tres pasos que se han descrito: registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información contable. Sin embargo, en opinión de estos autores, el proceso contable incluye algo más que la creación de información, también involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. También, un sistema contable que funcione de manera eficiente debe proporcionar información a los gerentes y varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa. Por otra parte, Catacora (1997:110), explica el funcionamiento de los sistemas de información contable a través de un esquema cuyo orden es el que se presenta en el cuadro Nº 1:. Esquema de Funcionamiento de un Sistema Contable Listado de Validación. Comprobante de Diario. Ingreso de Datos. Mayor General. Diario General. Comprobante de Diario. Validación. Actualización de Registros. Fuente: Catacora (1997:111). Ganancias y Pérdidas. Balance General. Emisión de Reportes.  Ingreso de datos: el ingreso de datos se realiza a través de un comprobante de diario, cada comprobante de diario contiene dos o más registros, sean débitos o créditos, los registros débitos o créditos se. 32.

(44) denominan asientos de diario, de esta forma un comprobante de diario está formado al menos por dos o más asientos. Los comprobantes de diario pueden ser de dos tipos: manuales y mecanizados. Afirma Catacora (1997),. que un comprobante manual “implica. necesariamente que los registros en él realizados, sean conformados o validados a través del ingreso de datos en un terminal de captura de datos”, mientras que para los mecanizados se debe utilizar “un medio de almacenamiento magnético para poder transferir los registros contenidos en los comprobantes de diario, sea vía diskette o cinta magnética”.  Validación de datos: en la validación de los datos se verifican que los datos. ingresados cumplan con ciertos parámetros previamente. establecidos para el control de los datos desde el punto de vista de su consistencia.. Un aspecto importante en todo sistema de información. contable, es el de asegurar que no fallen los controles sobre la integridad de los datos. Conjuntamente, uno de los mayores problemas que puede presentar un sistema de información contable, es que no se capturen todas las transacciones; se podría decir en términos de riesgo, que hay poca confianza en que las cifras reveladas por los estados financieros sean razonablemente correctas, lo cual ocurre si los errores de transferencia de datos son muy frecuentes y no se corrigen antes de preparar los estados financieros. . Actualización de registros: La actualización de registros a juicio de. Catacora (1997) consiste “en el traspaso de los movimientos del diario general, a cada una de las cuentas de mayor”. Previo a la actualización de los saldos del mayor, la información grabada en los comprobantes de diario debe haber sido validada. La actualización de registros puede efectuarse de dos maneras: interactivamente y en lote.. 33.

(45) La actualización interactiva hace que los movimientos del diario se contabilicen en el momento en que el operador está grabando el detalle de cada una de las transacciones. Debido a que la actualización interactiva es realizada en el momento en que el operador graba los movimientos, la información debe ser validada totalmente en el momento que es capturada. Una actualización bajo este esquema requiere que se tengan controles fuertes sobre todo el proceso. La actualización en lote implica la validación previa de los datos y ésta se realiza por lotes de registros; es decir, al final del día por ejemplo, se acumulan las transacciones, se resumen y luego son actualizadas. . Emisión de reportes: la emisión de reportes es una de las funciones. principales de un sistema contable y consiste en el procesamiento de la información contable que ha sido grabada, validada y actualizada y que luego es expuesta a través de resúmenes. Políticas Contables: Las políticas contables son los principios específicos, bases, acuerdos, reglas y procedimientos adoptados por la entidad en la elaboración y presentación de estados financieros. Cuando una Norma o Interpretación sea específicamente aplicable a una transacción, otro evento o condición, la política o políticas contables aplicadas a esa partida se determinarán aplicando la Norma o Interpretación en cuestión. Principios de contabilidad: Existen una amplia y vasta literatura sobre los principios contables y su aplicabilidad a los estados financieros, pero qué son realmente los principios contables. Según Catacora (1997:108): “Los principios contables, son aquellas normas y reglas de carácter general o específico emitidos por entidades de la profesión contable y que son aplicables para el tratamiento de las transacciones financieras de una entidad”. 34.

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