Codex.pro. Preinscripción y matriculación
Índice
Codex.pro. Preinscripción y matriculación...1
1. Introducción...2
2. Pruebas de acceso...3
2.1. Configuración de los procesos asociados...3
2.2. Datos del proceso de preinscipción...4
2.3. Configuración de preinscripción...5
2.3.1. Configuración de tasas...7
2.3.1. Configuración de plazos...10
2.3.1. Configuración de formularios...14
2.3.1.1. Configuración de Tipos de datos...14
2.3.1.2. Configuración de Preguntas...16
2.3.1.3. Configuración de Cuestionarios...17
2.3.1.4. Configuración de Formularios...18
2.3.1.5. Configuración de Conjuntos de formularios...19
2.3.2. Ejemplo de configuración...21
2.4. Documentos a solicitar para preinscripción...23
2.5. Formularios de solicitud de datos de adicionales de alumno...24
2.6. Configuración para evaluación de las pruebas de acceso...25
3. Asignaturas no asociadas al plan de estudios...29
3.1. Consideraciones comunes...29
3.2. Calificación...30
3.3. Asignaturas de libre elección...31
3.4. Asignaturas reconocidas...31
3.5. Asignaturas provenientes de traslados...32
4. Bajas...33 5. Renuncia de matrícula...34 6. Anulación de matrícula...34 7. Renuncia de convocatoria...34 8. Controles de matrícula...36 8.1. Configuración...36 8.2. Funcionamiento...37 8.3. Notas...37 Última actualización de este manual: 17 de mayo de 2011
1. Introducción
En este manual se describirán todos los procesos relativos a los procesos de matrícula de un alumno, como pueden ser la propia matrícula o procesos de pruebas de acceso, preinscripción, selección o sorteo.
2. Pruebas de acceso
En esta sección se describe como configurar un proceso de pruebas de acceso en Codex.pro. Las fases temporales que debemos destacar en tal proceso son:
1. El centro configura en Codex.pro el proceso de pruebas de acceso.
2. Los alumnos se inscriben en las pruebas de acceso, normalmente a través de internet. 3. Los alumnos entregan la documentación en el centro. El centro apunta en Codex.pro la
documentación recibida.
4. Los alumnos realizan las pruebas de acceso en el centro.
5. Introducción de los resultados de las diferentes pruebas en Codex.pro.
6. Con los alumnos ordenados por según sus resultados, selección de los alumnos admitidos. 7. Matrícula de los alumnos admitidos, por internet o en el centro.
A continuación describimos en detalle cada uno de los pasos, tanto su configuración como su uso. 2.1. Configuración de los procesos asociados
Para realizar pruebas de acceso en Codex.pro hay que crear un “período de admisión” y dentro del período activar las opciones “Preinscripción”, “Selección” y “Matriculación”, según vayan siendo necesarias. Inicialmente solo es obligatorio configurar la “Preinscripción”.
En general, una prueba de acceso a unos estudios consiste en la realización de una o varias pruebas, que posteriormente serán valoradas según los criterios adecuados. Además, es posible que se
requiera que los alumnos, aporten alguna documentación que sea necesaria para la realización o evaluación de las pruebas.
A continuación se abordará la configuración específica de las características para la realización de las pruebas de acceso.
2.2. Datos del proceso de preinscipción
Pulsando sobre el enlace “Modificar los datos de la preinscripción” se accede a la edición proceso de “Preinscipción”.
Es posible configurar los datos que se presentarán en la página de inicio, con un formato adecuado. El editor le permite introducir texto e imágenes y aplicar formato al estilo de cualquier editor de texto conocido.
Por lo general, el contenido está relacionado con las condiciones de la prueba de acceso, y es posible indicar la documentación requerida o cualquier otra información que resulte relevante. La Figura 3, muestra el resultado de la configuración aplicada en la Figura 1.
Figura 3.- Vista de la configuración de la página de inicio.
Un aspecto importante son las fechas de inicio y finalización del proceso de preinscripción.
Estas fechas determinan los límites entre los que es posible que los alumnos se preinscriban a través de la web.
Fuera de las fechas indicadas, no se podrá preinscribir ningún alumno vía web. 2.3. Configuración de preinscripción
En este apartado se indica cómo ha de realizar la configuración del plan de estudios para realizar una prueba de acceso.
Una de las características de las pruebas de acceso es que los alumnos eligen niveles intermedios, es decir, es necesario preinscribir en niveles que no necesariamente han de ser asignaturas.
El plan de estudios sobre el que va a realizar las pruebas de acceso, permite la configuración de los distintos niveles para facilitar la creación de la prueba de acceso.
Pulsando sobre el enlace “Configuración de preinscripción”, se presenta la estructura del plan de estudios que previamente ha creado el centro.
En este apartado puede configurar todo lo relativo a las pruebas de acceso como son las tasas, plazos de pago o formularios específicos por nivel.
Es importante destacar que no es necesario elaborar un plan de estudios específico para pruebas de acceso. El plan de estudios es único para cada estudio impartido en el centro y es posible configurarlo para cada uno de los procesos que el centro realiza.
Figura 4.- Plan de estudios
Para configurar la prueba de acceso en el plan de estudios, debe conocer con antelación los
requisitos en cuanto a selección de niveles, es decir, por ejemplo si se trata de una prueba de acceso en la que los alumnos van a elegir especialidad o modalidad, y cuales de ellas son instrumentales o no.
Figura 5.- Configuración de un nivel para pruebas de acceso
pago, selección de grupo y formularios de datos específicos por cada opción.
A continuación se exponen todos los pasos para configurar el plan de estudios para realizar una prueba de acceso.
2.3.1. Configuración de tasas
Si la prueba de acceso que esté configurando no es gratuita, deberá crear las tasas adecuadas a aplicar. Puede tener una única tasa para toda la prueba o diversas tasas dependiendo de los elementos del plan de estudios que se oferten.
Para crear las tasas, en la página principal pulse sobre el icono “Gestión del centro”
Figura 6.- Botón de acceso al centro y dentro, sobre el menú “Plan de estudios”
Figura 7.- Menú de acceso a configuración de plan de estudios En el apartado de “Configuración de pagos”, se encuentran las opciones de “Gestión de tasas-precios”, en las que podrá crear las tasas para la prueba de acceso según los requisitos que haya previamente establecido.
Figura 8.- Enlaces a configuración de tasas-precios
En este punto, deberá crear las tasas para la prueba de acceso, incluyendo las partidas y los descuentos, si estos últimos son necesarios.
Las siguiente figuras muestran las pantallas de creación de tasas.
Un tipo de pago, representa el conjunto de partidas y descuentos asociados que se aplicarán a un proceso, en este caso a la prueba de acceso.
Está identificado por una descripción y puede configurar un máximo y un mínimo número de partidas que el alumno puede elegir durante la inscripción.
Figura 10.- Edición del tipo de pago para pruebas de acceso
Un tipo de pago, comprende varias partidas, que se pueden entender como los conceptos por lo que el alumno realiza el pago.
Por lo general una prueba de acceso tendrá una única partida, que engloba el precio completo de la realización de la prueba, pero podría añadir otro tipo de partidas, en conceptos de gasto, que fueran necesarias.
Las tasas se identifican por una descripción asociada al concepto y un precio. La aplicación de la tasa se puede configurar de cuatro formas:
• Por crédito: para tasas que se aplican en función del número de créditos de las opciones que selecciona el alumno durante la preinscripción. Por lo general no necesitará usar este formato para la prueba de acceso.
• Por hora: para tasas que se aplican en función de la duración de las opciones que selecciona el alumno durante la preinscripción. Por lo general no necesitará usar este formato para la prueba de acceso.
• Por asignatura: para tasas que se aplican a asignaturas individuales que selecciona el alumno durante la preinscripción. Podría usar este tipo si quisiera sumar una cantidad fija para cada opción seleccionada.
• Por matrícula: para tasas que se aplican al concepto de matrícula completa, es decir, este tipo de tasa se aplica una vez para toda la matrícula completa.
Figura 11.- Edición de partida con descuentos
Como es habitual, una tasa puede disponer de descuentos o recargos dependiendo de ciertos criterios legales como pueden ser familia numerosa, matrícula de honor...etc.
La cantidad que aporta el descuento o el recargo se puede aplicar, como porcentaje de la tasa o como una cantidad fija.
Figura 12.- Edición de descuento
Una vez ha configurado las tasas que sean necesarias para la prueba de acceso, podrá aplicarlas en los elementos del plan de estudios.
2.3.1. Configuración de plazos
En caso de que la prueba de acceso no sea gratuita, deberá, además de configurar las tasas según los pasos indicados en el apartado anterior, configurar el plazo o los plazos en los que se paga el
importe de la prueba de acceso.
Para crear los plazos, en la página principal pulse sobre el icono “Gestión del centro”
Figura 13.- Botón de acceso al centro y dentro, sobre el menú “Plan de estudios”
Figura 14.- Menú de acceso a configuración de plan de estudios El primer paso es crear los métodos de pago que estarán disponibles para realizar el pago de la prueba de acceso.
Figura 15.- Enlace a Gestión de métodos de pago y devolución
Figura 16.- Lista de métodos de pago para la prueba de acceso CodexPro dispone de las siguente formas de pago:
• Pago mediante impreso con código de barras
• Pago mediante tarjeta de crédito
• Pago mediante transferencia internacional
• Pago por domiciliación bancaria Para crear un método de pago pulse sobre
Aparecerá una pantalla como la de la Figura 17, en la que se ha seleccionado la forma de pago con código de barras.
Puede seleccionar cualquiera de las formas de pago enumeradas anteriormente, completando la configuración necesaria en cada caso.
Figura 17.- Nuevo método de pago por código de barras
Una vez configuradas los métodos de pago para la prueba de acceso ya se pueden configurar los plazos de pago.
En el apartado de “Configuración de pagos”, se encuentran las opciones de “Gestión de plazos”.
Las siguiente figuras muestran las pantallas de creación de configuracioń de plazos.
Una configuración de plazos identifica una forma de particionar los pagos asociados a la prueba de acceso.
Por ejemplo, es posible crear una configuración de plazos para pruebas de acceso y otra diferente para la matriculación.
Figura 19.- Lista de configuraciones de plazos para la prueba de acceso Una configuración de plazos, está formada por una o más opciones de plazos.
Una opción de plazos representa un particionado específico como puede ser Pago en un plazo o Pago aplazado.
Cada opción de plazos está formada por los plazos efectivos en los que se permite realizar los pagos de la prueba de acceso.
Figura 21.- Edición de una opción de plazos
En el caso de Pago en un plazo, solo configurará un plazo, de tal forma que el importe se paga íntegro en ese plazo (100%). Así mismo, cada plazo tiene unas fechas entre las que el alumno puede realizar el pago.
Si desea que el alumno disponga de un cierto número de días para realizar el pago, una vez se haya preinscrito a las pruebas, deberá completar el campo “Límite de días para pagar”.
Por otro lado, en caso de que exista la posibilidad de devolver al alumno el importe de las pruebas, marcando la casilla “Pedir datos de cuenta corriente para poder realizar devoluciones”, obligará al alumno a completar datos para poder efectuar una devolución domiciliada, del centro al alumno.
2.3.1. Configuración de formularios
En general en una prueba de acceso es necesario recoger información adicional como por ejemplo, qué obras interpretarán los alumnos y con qué instrumentos o información relativa a estudios cursados anteriormente.
Para realizar solicitud de datos “adicionales” de los alumnos que van a realizar las pruebas de acceso, CodexPro dispone de Formularios.
Un formulario está formado por un conjunto de preguntas que se exponen al alumno durante el proceso de preinscripción y a su vez, se pueden agrupar formularios formando conjuntos, en una estructura jerárquica.
De esta forma, la creación de conjuntos de formularios se realiza en varios pasos, comenzando por la creación de los tipos de datos que espera como respuestas a las preguntas que se formularán. 2.3.1.1. Configuración de Tipos de datos
CodexPro permite gestionar tres tipos de datos para cubrir las necesidades de información para su uso en recogida de datos.
Figura 23.- Enlaces a Gestión de tipos de datos Dispone de los siguientes tipos de datos configurables:
1º) Gestión de datos de tipo numérico
Este tipo de dato corresponde a números con una precisión dada y un rango. Se puede controlar el número de cifras decimales y la precisión. En la figura se muestra una configuración que permite número decimales de 0 a 10, con una cifra decimal y una precisión decimal de 1 décima, es decir, en incrementos de 0.1(5.0, 5.1, 5.2....etc).
2º) Gestión de datos de tipo selección :
Este tipo corresponde a un conjunto de elementos seleccionables.
Figura 25.- Configuración de un tipo de dato selección El conjunto está identificado por una descripción obligatoriamente.
Si está creando un tipo de dato de selección para un formulario de recogida de datos, puede ignorar la propiedad “Permite no presentados” , que únicamente se aplica cuando el tipo de dato que está creando se usa en introducción de calificaciones.
Si permite que del conjunto de opciones, los usuarios puedan seleccionar más de una, debe marcar la casilla “Se permite seleccionar varios”.
Una vez definido el conjunto, ha de añadir las opciones pulsando sobre el botón
Aparecerá una pantalla como la que muestra la figura, en la que es posible configurar una descripción y una equivalencia, en el caso en que el tipo de dato se emplee posteriormente para establecer una configuración de equivalencias numéricas y textuales.
3º) Gestión de datos de tipo texto :
Representa un dato textual con una longitud determinada y configurable.
Figura 27.- Lista de datos de tipo texto
Una vez creados los tipos de datos correspondientes a las respuestas que espera a las preguntas que formulará, se pueden comenzar a crear las preguntas.
2.3.1.2. Configuración de Preguntas
Pulsando sobre el enlace “Gestión de preguntas”, se muestran las preguntas existentes.
Figura 28.- Enlace a Gestión de preguntas
Figura 29.- Lista de preguntas Para crear una nueva pregunta, pulse sobre
Aparecerá una pantalla como la indicada en la figura, en la que podrá introducir en el campo “Nombre” el título que de la pregunta.
Deberá indicar el tipo de dato que espera como respuesta a la pregunta, seleccionándolo de los desplegables que se muestra en la figura, que contienen los tipos de datos que ha creado anteriormente.
Figura 30.- Edición de una pregunta
El tercer paso consiste en la agrupación de preguntas para conformar un cuerstionario propiamente dicho.
2.3.1.3. Configuración de Cuestionarios
Pulsando sobre el enlace “Gestión de cuestionarios”, se muestran los cuestionarios existentes.
Figura 31.- Enlace a Gestión de cuestionarios
Para crear un nuevo cuestionario pulse sobre
Aparecerá una pantalla como la indicada en la figura, en la que podrá introducir en el campo “Nombre” el título del cuestionario.
En el caso de crear un cuestionario de datos, empleado para obtener información adicional de tipo personal, académica o de la naturaleza que se considere adecuada:
• Deberá marcar la casilla “Cuestionario de recogida de datos del alumnado”.
• Desmarcar la casilla “Introducir los resultados de todos los alumnos a la vez”, pues no se aplica en cuestionarios de datos.
Figura 33.- Edición de un cuestionario
Como se ha indicado en el punto es posible agrupar cuestionarios en conjuntos de formularios, lo que ofrece flexibilidad para reutilizar cuestionarios creados anteriormente.
2.3.1.4. Configuración de Formularios
Pulsando sobre el enlace “Gestión de formularios”, se muestran los conjuntos de formularios existentes.
Figura 34.- Enlace a Gestión de formularios Para crear un nuevo conjunto pulse sobre
Figura 35.- Lista de conjuntos de formularios
Aparecerá una pantalla como la indicada en la figura, en la que podrá introducir en el campo “Nombre” el título del conjunto.
Figura 36.- Edición de un conjunto de formularios
Una vez creado el conjunto podrá añadir formularios a partir de los cuestionarios creados anteriormente.
2.3.1.5. Configuración de Conjuntos de formularios
Para añadir formularios al conjunto, pulse sobre el enlace “Añadir/Quitar formularios”, como se indica en la figura.
Se muestra una lista con los formularios del conjunto.
Figura 38.- Lista de formularios de un conjunto de formularios Para añadir un formulario pulse sobre
Figura 39.- Edición de un formulario
El formulario se identifica por un nombre que aparecerá como título del formulario cuando se muestre.
Añadir un formulario equivale a añadir un cuestionario, por lo que deberá seleccionar uno de los que aparecen en el desplegable.
Un conjunto de formularios puede estar formado por uno o más formularios, por lo que podrá repetir este proceso para generar el conjunto con los formularios que considere necesarios.
2.3.2. Ejemplo de configuración
Prueba de acceso con una única tasa para la prueba completa. Selección de dos
especialidades, bien sean instrumentales o no instrumentales. Las no instrumentales tienen un formulario de datos adicionales para recoger el instrumento con el que realizarán la prueba. Las instrumentales tienen formularios de recogidas adicionales, distintos de los de no instrumentales. No hay selección de grupos.
Según la especificación de tasa única por prueba de acceso, el primer elemento del plan de estudios debe contener la configuración que será aplicada. Así mismo, si todo lo que el alumno seleccione en la preinscripción se paga según un criterio, la configuración de plazos también se aplica en este elemento.
Por otro lado, se permite seleccionar al alumno dos especialidades, por lo que el máximo número de elementos que puede elegir está limitado. Para cumplir este requisito, se ha de configurar el campo “Mínimo número de hijos que hay que escoger” al valor uno y “Máximo número de hijos que se puede escoger” a un valor igual a dos.
Al no necesitar que el alumno elija grupo al realizar la preinscipción, el desplegable correspondiente se puede dejar vacío o seleccionar la opción “No”.
La configuración de este caso corresponde con la Figura 40.
Una vez configurado el primer elemento, se continúa descendiendo por el resto de niveles. Se espera recoger un formulario para la especialidad “Instrumental”, por lo que se configura el conjunto de formularios que habrá creado previamente.
De esta especialidad, es posible que el alumno seleccione una o dos modalidades, bajo la restricción de que debe seleccionar dos elementos en total, es decir, si el alumno selecciona dos modalidades bajo la especialidad “Instrumental”, no podrá seleccionar una especialidad “No instrumental”. La configuración completa para esta opción se muestra en la Figura 41.
Figura 41.- Configuración de especialidades
Para la especialidad no instrumental, se recoge un formulario de datos, distinto a de la instrumental, por lo que es necesario configurarlo en el elemento correspondiente.
En este caso, la especialidad no instrumental es “Dirección” y la configuración queda como se indica en la Figura 6.
Finalmente, las modalidades de la especialidad instrumental han de tener activada la configuración de matriculación, sin una configuración específica, por lo que únicamente se ha de activar la casilla “Activar configuración de matriculación” .
Tip: Es recomendable guardar la configuración con cierta frecuencia los cambios pulsando sobre el botón “Guardar”.
2.4. Documentos a solicitar para preinscripción
Puede configurar los documentos que son necesarios que el alumno aporte para la realización o evaluación de las pruebas de acceso.
Para ello, dentro del proceso de “Preinscripción”, debe pulsar sobre el enlace “Documentos a
solicitar para preinscipción”. Aparecerán todos los documentos configurados tal y como se indica en la Figura 42.
Figura 42.- Documentación para pruebas de acceso
Para la creación de un nuevo documento, pulse sobre el botón “Nuevo Documento”.
Figura 43.- Creación de un documento para pruebas de acceso
Deberá completar obligatoriamente la “Descripción del documento”, introduciendo el texto más adecuado para referenciar al documento que está creando.
Por otro lado existe la posibilidad de indicar la obligatoriedad o no del aporte de un documento. A este fin, si desea que el documento sea aportado abligatoriamente, deberá marcar la casilla
“Documento necesario”. Una vez completado, pulse sobre el botón “Crear documento”.
Siguiendo los pasos indicados, podrá crear tantos documentos como sean necesarios para realizar la prueba de acceso.
Para modificar alguna de las propiedades de los documentos creados, bien sea la descripción o la obligatoriedad, desde la página que muestra la lista de documentos de la Figura 1, haga click sobre la descripción del documento que desea cambiar.
modificación. Una vez haya completado la edición, pulse sobre el botón “Actualizar datos del documento”.
Figura 44.- Edición de un documento existente
2.5. Formularios de solicitud de datos de adicionales de alumno
En la configuración de las pruebas de acceso, existe la posibilidad de solicitar a los candidatos, información adicional para realizar las pruebas de acceso.
La información solicitada va en función de los requisitos que el centro imponga a la prueba de acceso y puede ser de carácter personal, académico o cualquier otro tipo que el centro estime conveniente.
Para recoger los datos necesarios de los alumnos que realizarán las pruebas de acceso, es necesario configurar los formularios que se presentarán en la web durante el proceso de preinscripción. Es necesario disponer de los formularios creados anteriormente, para poder configurarlos en las pruebas de acceso. La creación de formularios para pruebas de acceso se realiza de la misma forma expuesta en el apartado
Para asociar los formularios al proceso de “Preinscripción”, pulse sobre el enlace “Formularios de solicitud de datos adicionales de alumno”.
Aparecerá una página como la indicada en la Figura 45, en la que podrá asociar los conjuntos de formularios que haya creado anteriormente, al proceso de “Preinscipción” para la prueba de acceso. En el desplegable aparecerán todos los conjuntos de formularios disponibles para que asocie los que corresponden a las pruebas de acceso.
Figura 45.- Formularios para pruebas de acceso
Si desea eliminar un conjunto de la configuración, pulse sobre el aspa roja. Notar que no podrá eliminar un conjunto de formularios en el caso de que, una vez iniciado el proceso, haya preinscripciones realizadas.
Es importante destacar que los formularios que asocie a la “Preinscripción”, aparecerán a todos los alumnos al iniciar el proceso a través de la web, esto es, los alumnos deberán completar los
formularios aquí configurados antes de poder continuar con la preinscripción.
2.6. Configuración para evaluación de las pruebas de acceso
Una vez los alumnos se han preinscrito y han realizado las partes de las que consta la prueba de acceso, es necesaria la introducción de las calificaciones correspondientes a los resultados de las pruebas. CodexPro permite configurar cada una de las partes de las que está compuesta cada prueba y posteriormente realizar la introducción de las calificaciones obtenidas.
Para configurar las pruebas y las partes de las que consta, pulse sobre en enlace “Gestión de Evaluaciones intermedias y convocatorias”, que aparece en la figura 46.
Figura 46.- Enlace a configuración de las pruebas con sus partes
Aparecerá una página como la indicada en la figura 47, en la que se muestran las configuraciones de evaluaciones existentes.
Figura 47.- Configuraciones de evaluación existentes
El mecanismo de creación de una configuración para pruebas de acceso es similar al explicado para la creación de conjuntos de formularios.
Para crear una nueva configuración pulse sobre
Aparecerá una página de edición en la que debe introducir un nombre descriptivo a la prueba. Así mismo, debe indicar el tipo “Prueba de acceso” y el tipo de cálculo que se aplicará para obtener la nota final, que por lo general será del tipo “Media”.
Si desea introducir las notas de todas las pruebas que comprenderá esta configuración en una vista global en la que se muestran todas las pruebas, debe marcar, “Mostrar todas las
evaluaciones/convocatorias a la vez”. En su defecto, deberá seleccionar cada prueba por separado. Si el sistema de calificaciones que emplea, admite obtener Matrícula de Honor, debe marcar la casilla “Permitir poner Matrícula de Honor”.
En el caso de que requiera algún tipo de equivalencia entre notas numéricas y no numéricas, deberá indicarlo seleccionando el desplegable “Configuración de equivalencia”, que por lo general no se aplica a pruebas de acceso.
El siguiente paso consiste en la creación de cada una de las partes de la prueba. Pulse sobre el enlace “Añadir/quitar pruebas de acceso”.
Figura 49.- Enlace para pruebas de acceso
Aparecerá una página en la que se muestran las partes configuradas para la prueba de acceso.
Figura 50.- Partes de una prueba de acceso Para crear una parte pulse sobre
Aparecerá una página como la indicada en la figura 51. Cada parte consta de un nombre y un cuestionario, al menos.
El cuestionario que seleccione para cada una de las partes de las que conste la prueba de acceso, deberán ser previamente creados siguiendo los mismos pasos que se indican en el punto 2.3.1.5. Configuración de Conjuntos de formularios, con la configuración adecuada a cada una de las partes de la prueba.
Existe la posibilidad de configurar las fechas de introducción y publicación de notas e indicar una fecha para la generación de actas.
Un dato importante es el peso, es decir, cuánto cuenta cada prueba para el cálculo según el arlgoritmo de la media que se ha configurado previamente.
Figura 51.- Configuración de una parte de una prueba de acceso
3. Asignaturas no asociadas al plan de estudios
En ocasiones es necesario añadir al expediente de un alumno asignaturas que no pertenecen al plan de estudios. Es el caso, por ejemplo, de las asignaturas de libre elección o las asignaturas
reconocidas, puesto que hay tantas posibles que no tendría sentido complicar el plan de estudios añadiéndolas todas.
3.1. Consideraciones comunes
Las asignaturas no pertenecientes al plan de estudios se añaden desde las páginas de matriculación o edición de matrícula, justo tras haber seleccionado las asignaturas que componen la matrícula. En la página de selección de asignaturas, marque la opción “Mostrar página de selección de asignaturas no pertenecientes al plan de estudios...” que se encuentra en la parte de abajo de la página.
Tras pulsar el botón “Continuar” se le mostrará una página donde puede añadir las asignaturas necesarias.
Rellene los campos deseados y pulse el botón “Añadir nueva asignatura”. Las asignaturas añadidas se muestran en la parte superior de la pantalla, donde dispone de botones para modificarlas o borrarlas.
De entre los campos obligatorios, es de especial importancia el campo “Nivel”, que es el lugar en el que colocaríamos la asignatura si la añadiésemos al plan de estudios. De este campo se cogerá toda la configuración de matriculación, como por ejemplo la configuración de tasas y precios.
Una vez añadidas las asignaturas, pulse en el botón continuar y continúe con la creación o edición de la matricula como habitualmente.
3.2. Calificación
Si quiere poner calificaciones en asignaturas no pertenecientes al plan de estudios, deberá configurar el tipo de nota en la zona de plan de estudios, con la opción “Configuración de calificación global”.
3.3. Asignaturas de libre elección
Las asignaturas de libre elección son asignaturas que los alumnos pueden cursar pertenecientes a otros estudios. Por haber gran diversidad de estudios, no tiene sentido añadir estas asignaturas al plan de estudios. Por el contrario, cuando tengamos un caso de estas asignaturas, la añadiremos a mano en la matrícula de cada alumno.
Las asignaturas de libre elección pueden cobrarse a un precio diferente de las asignaturas normales. Si ése es el caso en su centro, deberá configurar el precio en la zona de “Gestión de tasas-precios”.
3.4. Asignaturas reconocidas
Las asignaturas reconocidas son asignaturas que se añaden la expediente de un alumno porque se valora que tienen los conocimientos de las mismas, aunque no se hayan cursas oficialmente. Por haber gran número de posibilidades, no tiene sentido añadir estas asignaturas al plan de estudios. Por el contrario, cuando tengamos un caso de estas asignaturas, la añadiremos a mano en la matrícula de cada alumno.
Las asignaturas reconocidas pueden cobrarse a un precio diferente de las asignaturas normales. Si ése es el caso en su centro, deberá configurar el precio en la zona de “Gestión de tasas-precios”.
3.5. Asignaturas provenientes de traslados
En ocasiones un alumno que comenzó los estudios en otro centro viene a continuarlos a nuestro centro. Decimos que el alumno procede de un “traslado”.
En dicho caso, deberemos añadir al expediente todas las asignaturas que el alumno ya haya cursado en el centro anterior.
Puesto que los planes de estudios de los centros de procedencia pueden ser muy diferentes al nuestro, no tiene sentido añadir estas asignaturas al plan de estudios. Por el contrario, cuando tengamos un caso de traslado, añadiremos estas asignaturas a mano en la matrícula de cada alumno. Codex.pro no carga un importe por las asignaturas provenientes de traslado, aunque si queremos podemos crear un pago manual asociado a matrícula.
4. Bajas
Para dar de baja la matrícula de un alumno, vaya a la página donde se muestran las matrículas del alumno, sitúese sobre la matrícula deseada y pulse el botón “Baja”.
Figura 46.- Pantalla de expediente de alumno Se mostrará una pantalla similar a la siguiente:
En caso de que el alumno tenga pagos efectuados o pendientes, habrá que seleccionar qué acción se va a realizar con dichos pagos.
Es posible indicar en cada pago qué acción se desea, con los siguientes criterios:
• Un pago que está “Pendiente de pago”, se puede cancelar si no se desea cobrar o se puede dejar cobrar, dejándolo en el mismo estado.
• Un pago que está “Confirmado”, se puede devolver, cambiando su estado a “Pendiente de devolución” o se puede dejar cobrado.
• Un pago que está “Pendiente de devolución”, se puede cancelar para no realizar la devolución o se puede devolver, dejándolo tal y como está.
Por último habrá que registrar la fecha de la baja de matrícula. Tras pulsar el botón “Aceptar”:
• La aplicación generará pagos o devolución según el importe que se desee cobrar al alumno.
• Se cancela la matrícula al completo (todas las asignaturas).
• Se desasignará al alumno de los grupos a los que perteneciese, dejando de aparecer en los listados asociados.
• La matrícula aparecerá marcada como “BAJA” y se mostrará la fecha de baja.
5. Renuncia de matrícula
Se cancela la matrícula de una asignatura y no se cobra el importe (se devuelve el dinero al alumno en caso de que ya lo haya pagado).
El alumno no pertenece a ningún grupo y no se le pueden poner faltas ni notas.
Para utilizar esta opción hay que ir a la página de expediente del usuario y pulsar en "Editar matrícula". La renuncia se puede marcar en la misma página que las convalidaciones.
6. Anulación de matrícula
Se cancela la matrícula de una asignatura y se cobra el importe.
El alumno no pertenece a ningún grupo y no se le pueden poner faltas ni notas.
Para utilizar esta opción hay que ir a la página de expediente del usuario y pulsar en "Editar matrícula". La anulación se puede marcar en la misma página que las convalidaciones.
7. Renuncia de convocatoria
Algunos centros permiten que un alumno renuncia solamente a una convocatoria, sin renunciar a toda la asignatura.
Por ejemplo, si un centro tiene convocatorias de junio y septiembre, el alumno podría renuncia sólo a la convocatoria de junio o sólo a la convocatoria de septiembre, o a ambas.
Este tipo de renuncia no tiene ninguna consecuencia en las tasas de matrícula.
Para activar este tipo de renuncia, modifique el tipo de nota utilizada para la calificación final activando la casilla “¿Permite renuncias de matrícula?”.
Una vez activada dicha casilla podrá introducirse las renuncias de convocatoria usando el interfaz de carga de notas.
8. Controles de matrícula
8.1. Configuración
En la zona de plan de estudios, se han añadido páginas en las que se pueden añadir, configurar, editar y borrar controles de matricula.
Se pueden configurar controles de matrícula de tres tipos: prohibición para todos, prohibición para las matrículas hechas por internet pero aviso para el centro y aviso para todos.
Los controles de matrícula implementados son los siguientes: 1. Mínimo número de créditos por preinscripción o matrícula. 2. Máximo número de créditos por preinscripción o matrícula. 3. Máximo número de créditos por expediente.
4. Impedir que un usuario se preinscriba o matricule en una asignatura ya aprobada.
5. Impedir que un usuario se preinscriba o matricule en una misma asignatura dos veces en el mismo proceso de admisión (es decir, en el mismo curso escolar).
6. Número máximo de cursos escolares en los que se pueden realizar unos estudios (por ejemplo, si empieza los estudios en 2010/2011 tiene que acabarlos antes de 2016/2017). 7. Itinerarios: lista de asignaturas de manera que un usuario no se puede preinscribir o
matricular en una si no ha superado las anteriores (por ejemplo, Piano I, Piano II, Piano III, Piano IV, Piano V).
8. Impedir preinscribirse o matricularse en una misma asignatura (no superada) más de cierto número de veces, sin contar las matrículas con estado “Anulación” o “Renuncia”.
9. Impedir preinscribirse o matricularse a un alumno que tenga determinada situación de usuario. Por ejemplo, impedir matricularse a un alumno con la situación “Expulsión”. 10. Impedir preinscribirse o matricularse a un alumno que tenga determinada situación de
matrícula. Por ejemplo, impedir matricularse a un alumno con la situación “Impago”. 11. Impedir preinscribirse o matricularse en una asignatura si el alumno previamente se ha
matriculado en la misma asignatura y en esa asignatura tiene determinada situación de matrícula.
12. Mínimo número de créditos aprobados en un nivel para preinscribirse o matricularse en otro nivel (por ejemplo, no se puede matricular en “Segundo” si no ha superado 12 créditos de “Primero”).
13. Mínimo número de créditos que hay que superar para continuar los estudios (por ejemplo, los alumnos no pueden continuar con los estudios de grado si no han superado 18 créditos en el curso primero).
14. Impedir preinscribirse o matricularse en un asignatura a la que el alumno se ha presentado a examen más de cierto número de veces, sin contar las renuncias de convocatoria ni las
matrículas canceladas o con renuncia o anulación. Se cuentan como convocatorias gastadas aquellas que se han calificado (aunque la nota sea “no presentado”), a menos que la
calificación sea “renuncia”.
8.2. Funcionamiento
Al realizar o editar una matrícula, antes de finalizar el proceso, se ejecutan los controles de matrícula configurados en el plan de estudios correspondiente.
Si todos los controles pasan, el proceso continua normalmente.
Si los controles no pasan, se muestra una página explicando los controles que no se han satisfecho. En caso de que algún control no superado sea de tipo prohibición, se impede continuar con la matrícula.
8.3. Notas
• Los controles de matrícula que comprueban asignaturas aprobadas o suspensas sólo
funcionan para convocatorias con notas numéricas en las que están definidas equivalencias.
• El control de matrícula “Máximo número de créditos por expediente” cuenta los créditos totales, sin tener en cuenta si están aprobados, renuncias, o si una asignatura se ha matriculado varias veces.